Financials Integroitu Taloushallintoohjelma Macintosh:lle ja Windows:lle Osa 2: Taloushallinto Laskutus, ostoreskontra, kirjanpito ja valuutat 1998 Hansa Business Solutions Oy Ab, Helsinki, Finland Kaikki oikeudet pidätetään. 1998-31-08 1
Esipuhe FinHansa tuotteet ovat tehokkaita Taloushallinto-ohjelmistoja Windows ja Macintosh käyttöjärjestelmille. Ohjelmat ovat käytännössä katsoen identtiset molempiin ympäristöihin ja ohjelmat on suunniteltu tekemään taloushallinnon niin tehokkaaksi ja nopeaksi kuin on mahdollista. Kuten kaikki nykyaikaiset ohjelmat, FinHansakin on jatkuvan kehityksen kohteena. Käsikirja on siksi suunniteltu eri osiksi ja kohdiksi, jotta kohtia voidaan tarvittaessa muuttaa. Käsikirja ja ohjelma elävät kokoajan nopeasti muuttuvan maailman mukana. Niissä kohdissa missä Macintosh ja Windows eroavat niin molemmille käyttöjärjestelmille on kuvailtu kohdat tässä manuaalissa, mutta useimmissa muissa kohdissa esimerkit on otettu Windows versiosta. Tämä manuaali kattaa laskutuksen, ostoreskontran, kirjanpidon ja valuutat. Ennen kuin luet sen niin sinun tulisi olla jo tutustunut FinHansan työpöytään (moduuleihin, ikkunoihin, valikoihin ja painikkeisiin) ja asiakkaat ja tuotteet rekistereihin. Nämä kohdat on kuvailtu manuaalisarjan 1 osassa "Johdatus FinHansaan". 2
Kuinka nämä manuaalit on organisoitu? Osa 1: Johdatus FinHansaan Esittely Työpöytä FinHansa ja yrityksesi Työn aloittaminen FinHansan asennus ja perus ideat. FinHansan peruselementit: Moduulit, rekisterit, ikkunat, valikot, toiminnot ja painikkeet. Kuinka FinHansa toimii yrityksessäsi, moduulien ja kohteiden integrointi. Alkusaldojen syöttäminen. Asiakkaat Tuotteet Järjestelmä Asiakkaat, asiakasryhmät ja raportit. Tuotteet ja palvelut, hinnoittelu, kirjanpidon varastoarvojen ylläpito. Asetukset ja toiminnot. Järjestelmän laaja käyttö. Osa 2: Taloushallinto Laskutus Ostoreskontra Kirjanpito Monivaluutta Laskut, suoritukset ja myyntisaamiset. Ostolaskut, maksut ja ostovelat. Kirjanpito, johon kuuluu tositteet, budjetit, ennusteet, simuloinnit ja valuutat. Valuutat ja valuuttakurssit. Osa 3: Materiaalihallinto Myyntitilaukset Ostotilaukset Varasto Tilaukset ja toimitukset. Laskut myyntitilauksista. Ostotilaukset, saapuvat toimitukset ja ostojen hinnoittelu. Toimitukset, saapuvat toimitukset ja varastosiirrot. Lisäosat Erikoismoduulit kuten tarjoukset, kulut, käyttöomaisuus, projekti, tuotanto ja sopimuslaskutus on kuvailtu erillisissä tulosteissa. 3
Sisällysluettelo Esipuhe...2 Kuinka nämä manuaalit on organisoitu?...3 Osa 1: Johdatus FinHansaan...3 Osa 2: Taloushallinto...3 Osa 3: Materiaalihallinto...3 Lisäosat...3 Laskutus moduuli...14 Asetukset...14 Tiliöinti myyntilaskut...15 Kortti 1... 16 Kortti 2... 19 Kortti 3... 20 Kortti 4... 21 Ikäjakauma...22 Yhteyshenkilöt...23 Kustannustiliöinti...25 Luottoraja...26 Asiakasryhmät...27 Alennustaulukot...27 Rahti...27 Viivästyskorko...28 Laskukaavat...31 Tuoteryhmät...32 Numerosarjat - Laskut...32 Numerosarjat - Suoritus...33 Suoritustavat...33 Maksuehdot...35 Hintakaavat...38 Hinnastot...38 Alennustaulukot...39 4
Sisällysluettelo Myyntikoodit... 39 Muistutustekstit... 40 Yksiköt... 40 Laskut rekisteri... 42 Laskujen syöttäminen... 43 Laskun yläosa...44 Kortti 1...45 Laskun alaosa...47 Kortti 2...48 Kortti 3...53 Kortti 4...56 Kortti 5...57 Laskun syöttäminen - Esimerkkejä... 58 Laskujen tarkastaminen ja Hyväksyminen... 59 Virheilmoitukset... 60 Laskujen tulostaminen... 60 Laskut eri kielillä...62 Lähetteiden tulostaminen jos Myyntitilaus moduulia ei ole käytössä....63 Hyvityslasku... 64 Laskun hyvittäminen osittain...65 Erikoistoiminta valikko... 66 Hyväksy...66 Laskutilanne raportti...66 Tuotetilanne...67 Tulosta laskulähete...67 Yhdistä ennakkomaksuun...68 Päivitä valuutta-tuotteet hinnastossa...69 Luo osasuorituksia...69 Suoritukset rekisteri... 71 Suorituksen syöttäminen... 71 Suorituksen yläosa...72 Suorituksen alaosa...75 Moniriviset suoritukset... 77 Suoritukset valuutassa... 77 Suoritusten tarkistaminen ja hyväksyminen... 77 Erikoistoiminta valikko... 78 Hyväksy...78 Uusi kassa-ale...78 Uusi poisto...79 5
Jaa suoritus... 79 Laske summa... 79 Ennakkomyynnit ja -suoritukset...79 Jos ennakkosuoritus numeroa ei ole laitettu... 81 Virheiden korjaaminen suorituksissa...83 Asiakasrekisteri...84 Tuoterekisteri...84 Hinnat rekisteri...84 Ylläpito...85 Laske hinnastot uudestaan...85 Muodosta korkolaskut...85 Hyväksy laskut...87 Poista laskut...87 Lomakkeet...89 Asiakastarrat...90 Laskut...91 Käteis,- hyvitys-, ennakkolaskut...92 Asiakastiliote, avoimet laskut...92 Asiakastiliote, kausi...94 Muistutukset...95 Raportit...97 Provisio, myyjät...98 Asiakasluettelo...99 Asiakas/Tuotetilasto...99 Asiakastilasto...100 Asiakastilanne...100 Alennustilasto...100 EU ALV-myynti...101 Kate, Laskut...102 Laskuluettelo...104 Tuoteluettelo...106 Tuotetilasto...106 Tiliote, avoimet laskut...106 6
Sisällysluettelo Asiakastiliote, kausi... 108 Kirjanpitoalusta, laskut... 109 Hinnasto... 110 Suoritusluettelo... 111 Maksukäyttäytyminen... 112 Suoritusennuste... 113 Myyntikirja... 114 Myyntireskontra... 114 ALV-kooditilasto... 116 ALV-kooditilasto, myyntikirja... 117 Tuonnit... 118 Viennit... 118 Tuotetilastovienti... 119 Asiakastilastovienti... 119 Laskurivivienti... 120 Laskut... 120 Factoring-laskut... 121 Avoimet laskut... 121 Tuotetietovienti... 121 Asiakas/Tuotetilastovienti... 121 Ostoreskontra moduuli... 124 Asetukset... 124 Tiliöinti, ostolaskut... 124 Kortti 1...125 Korttit 2 ja 3...127 Pankit... 129 Numerosarjat - ostolaskut... 129 Numerosarjat - Maksut... 130 Maksutavat... 130 Maksuehdot... 131 Ostolaskukirjaus... 131 Toimittajaryhmät... 133 Ostolaskut rekisteri... 134 7
Ostolaskun syöttäminen...135 Ostolaskun yläosa... 136 Kortti 1... 138 Ostolaskun alaosa... 139 Kortti 2... 140 Ostolaskun syöttäminen- Esimerkki...145 Ennakkokirjaus...146 Ostolaskujen tarkastaminen ja hyväksyminen...148 Virheilmoitukset...148 Ostolaskujen tulostaminen...149 Ostolaskujen hyvitys...149 Erikoistoiminta Valikko...150 Hyväksy... 150 Tasaa... 150 Muodosta käyttöomaisuus... 151 Maksut rekisteri...152 Maksun syöttäminen...152 Maksun yläosa... 153 Maksun alaosa... 156 Maksun Syöttäminen - Esimerkki...158 Moniriviset Maksut...159 Maksut Valuutassa...159 Erikoistoiminta Valikko...159 Tilaa... 159 Hyväksy... 160 Muodosta maksuehdotus... 160 Maksulomakkeiden Tulostaminen...162 Tulosta Maksulomake... 164 Uusi Kassa-alennus... 164 A konto ja Ennakkomaksut...165 Toimittajarekisteri...167 Toimittajan rekisteröinti...168 Toimittajakortin yläosa... 168 Kortti 1... 169 Kortti 2... 170 Kortti 3... 172 Kortti 4... 174 Toimittajan muokkaus...175 8
Sisällysluettelo Toimittajan poistaminen... 176 Lomakkeet... 177 Ostolaskut... 178 Maksulomake... 179 Maksumääräys... 180 Raportit... 181 Maksuennuste... 182 Maksuluettelo... 183 Toimittajatiliote, kausi... 184 Ostokirja... 185 Ostolaskuluettelo... 185 Ostoreskontra... 187 Toimittajat... 189 Toimittajatilasto... 190 ALV-kooditilasto... 191 ALV-kooditilasto... 192 ALV raportti... 192 Viennit... 193 Pankkiyhteys (maksuerät)... 193 Avoimet ostolaskut... 195 Kirjanpito moduuli... 199 Asetukset... 199 Tilien sovittelu... 199 Automaattitiliöinnit... 201 Uuden automaattitiliöinnin luominen...202 Uusien automaattitiliöintien luominen olemassa olevista...206 Automaattitiliöinnin muuttaminen...206 Automaattitiliöinnin poistaminen...207 Budjettiavaimet... 208 Laskukaavat... 210 Numerosarjat-simuloinnit... 210 Numerosarjat-tositteet... 210 Kohdetarkistus... 211 9
Kohderyhmät...212 Kohderyhmän perustaminen... 213 Kohderyhmän poistaminen... 213 Tililuokat...214 Tiliöinti Kurssierot...215 Tositemuodostus, esijärj....215 Tositeasetukset...217 ALV Koodit...218 Tositteet...221 Tositteen syöttäminen... 222 Tositteen yläosa... 223 Tositteen alaosa... 224 Viennin syöttäminen - Esimerkki... 230 Tositteet korjaus / Korjausmerkintä ja Muutosmerkintä... 232 Erikoistoiminta valikko...235 Tasaa tosite... 235 Vaihda Debet & Kredit... 235 Muutosmerkintä... 236 Korjausmerkintä... 236 Laske uudestaan... 236 Muuta merkki... 236 Simuloinnit rekisteri...237 Erikoistoiminta valikko...237 Tasaa simulointi... 237 Budjetti rekisteri...238 Budjetin syöttäminen...238 Budjettien tarkistaminen ja muuttaminen...242 Budjetti määritysten tulostaminen...242 Ennusteet rekisteri...244 Alkusaldot rekisteri...246 Ylläpito...247 Lomakkeet...247 Raportit...249 Kirjanpiton raporttien määrittely... 250 Porautuminen... 250 Erikoistoiminta... 251 Saldoraportti D/K...252 10
Sisällysluettelo Tase... 253 Taseen määrittely...253 Taseen tulostaminen...258 Erikoistoimintoja taseessa...261 Korjauslista... 264 Rinnakkaistilit... 265 Valuuttatilien kurssimuutokset... 266 Päivän saldot... 267 Tunnusluku... 267 Tunnuslukujen määrittely...267 Tunnusluku raportin tulostaminen...271 Rahavirtaennuste... 272 Pääkirja... 274 Kirjanpitoalusta, esijärj... 278 Tuloslaskelma... 279 Määrittely...279 Tuloslaskelma Raportin Tulostaminen...279 Kohdesaldot... 282 Tarkista rinnakkaissäännöt... 284 Päiväkirja... 285 Saldoraportti... 287 ALV Raportti... 289 ALV Raportin määrittely...290 ALV Raportin tulostaminen...292 Tuonnit... 294 Tositteet riveinä... 294 Tositteet muista järjestelmistä... 294 Viennit... 294 Tositevienti... 295 Kuukausisaldovienti... 297 Saldovienti... 298 Tunnuslukuvienti... 299 Konsolidaatio... 300 Kohdesaldovienti... 303 Monivaluutta... 306 11
Valuutat ja Valuuttakurssit...306 Valuutat...306 Valuuttakurssit...307 Tiliöinti...309 Asiakkaat ja Toimittajat...311 Tapahtumien syöttäminen...312 Laskut...312 Myyntitilaukset...313 Ostolaskut...313 Suoritukset...314 Maksut...315 Kirjanpidon tositteet...315 Raportit...316 Hakemisto...320 12
Sisällysluettelo FinHansa Laskutus 13
Laskutus moduuli Tämä moduuli on ensisijainen työkalu Myyntisaamisten käsittelyyn, ja kaikkeen mikä liittyy yrityksen lähettämiin Laskuihin asiakkaille. Laskutus on yhteydessä moniin muihin FinHansan Moduuleihin. Laskutus moduuli vastaanottaa laskuja Myyntitilauksista, Sopimuslaskutus moduulista ja luo kirjanpidon vientejä Kirjanpito moduuliin. Asetukset Laskutuksessa on seuraavat asetukset. 14
Laskutus Tiliöinti myyntilaskut Tässä asetuksessa voit määritellä oletus tilit ja ALV koodit joita käytetään sinun Laskutuksen vienneissä (esim. Laskuissa ja Suorituksissa). Näitä oletuksia käytetään jos tilien tai ALV koodien määrityksiä ei ole tehty muualle (esim. Tuotteille, Tuoteryhmille, Asiakkaille, ja Asiakasryhmille). Yksityiskohtaisen kuvauksen siitä miten FinHansa valitsee nämä oletukset niin löydät tämän Johdatus FinHansaan Manuaalin kappaleesta FinHansa ja Yrityksesi. Jos olet tuonut FinHansan mukana tulleen Tilikartan niin huomaat että useimmat kentät Tiliöinti, myyntilaskut asetuksissa sisältävät ehdotetut arvot (tilit). Jos olet muuttanut tätä FinHansan tilikarttaa tai käytät kokonaan omaa tilikarttaa niin silloin sinun pitää varmistua että nämä Tiliöinti, Myyntilaskut asetuksen oletus tilit tulee muutetuksi sinun omiksi tilinumeroiksi.! Tilinumerot, jotka ovat tässä asetuksessa, tulee löytyä Tilikartasta. Muutoin FinHansa ei tunnista tilejä ja hyväksy vientejä, jotka ovat tämän asetuksen hallinnassa. Sinun täytyy joko lisätä tilejä Tilikarttaan, tai muuttaa tilinumeroita tässä asetuksessa tilinumeroiksi jotka löytyvät tilikartasta. Tiliöinti myyntilaskut asetus on jaettu 4 eri korttiin. Katsoaksesi erityisesti jotain korteista, klikkaa Korttien painikkeita jotka on merkitty 1-4. Monet kentistä vaativat Tilinumerot tai koodit syötetyksi. Useimmissa kentissä voit käyttää Sijoita kohtaan toimintoa (Ctrl-Enter or Command- Enter) helpottaaksesi oikea tilin valintaa. Kolmessa ALV koodi kentässä, jotka ovat kortissa 3 voit myös käyttää Sijoita kohtaan toimintoa helpottaaksesi oikean ALV koodin valintaa. 15
Kortti 1 Tilikentät Myyntisaamiset (Käteismyynti) Käteislasku ALV-oikaisu Penninpyöristys Määrittele täällä oletus Myyntisaamisten tili joka ohjautuu laskuihin ja tilauksiin. Oletus kumoutuu, jos myyntisaamisten tili on määritelty Asiakkaan Asiakasryhmälle tai tuotekortille. Oletustili Käteislaskujen tiliöinnille. Tälle tilille kirjautuu kassa-alennuksesta alv oikaisun osuus, kun Suoritus rekisterissä muodostuu tai muodostetaan manuaalisesti kassa-alennus vienti. Tätä tiliä käytetään pennien pyöristykseen, joko ALV:stä tai Laskun kokonaissummasta. Kassa-ale Tilille kerääntyy Kassa-alennusten määrät Myynneistä. Tilille kirjaantuu koko kassa-alennuksen määrä sisältäen alv:n. Alv osuus kirjantuu Alv-oikaisu tilille. Jos Alv- oikaisu kenttään ja tähän kenttään määritellään sama tili kirjaantu kassa-alennus verottomana tilille. 16
Laskutus Rasti kohdat Kohde myyntisaam. tilille Reskontralukitus Laskut päiv. varastoa Laita tähän rasti jos haluat käyttää kohdetta Myyntisaamisten tilillä. Tämän asetuksen ollessa päällä, kun kirjanpidon vienti laskusta syntyy FinHansa ottaa Asiakkaalle/laskulle annetun kohteen(teet) niille tositteen riveille mitkä sisältävät Myyntisaamisten tilin. Huomaa, että tämä Kohde myyntisaamisten tilille toimii vain tietyille Laskutuksen tileille, eli juuri myyntisaamis tileilleostoreskontran puolella on samanlainen asetus kohdassa Tiliöinti ostolaskut joka on tarkoitettu ostovelkojen seurantaan. Tämä tarkoittaa että on mahdollista eritellä tilejä (kuten Myyntisaamisten tilit) esijärjestelmiin (esim laskut ja Suoritus laskutuksessa). Jos silloin yrität kohdistaa viennin suoraan kyseiselle tilille kirjanpidon puolella niin saa varoituksen Tili suojattu, reskontralukituksella näytölle eikä tositetta voida hyväksyä. Tällä tavalla voidaan estää Reskontran ohitus.. Ota reskontralukitus käyttöön Järjestelmä moduulin asetuksissa Reskontralukitus, esijärj. Määrittele myös siellä mitkä myyntisaamisten ja ostovelkojen tilit halutaan suojata reskontralukituksella. Tällä toiminnolla voidaan varmistaa, että laskut ja suoritukset saapuvat myyntireskontraan eivätkä kulkeudu suoraan kirjanpitoon reskontran ohi. Suoritus kuuluu kohdistaa laskuille laskutuksen puolella, jotta myyntireskontra pysyisi ajan tasalla. Samalla varmistutaan siitä, että myyntireskontran saldo ja myyntisaamisten saldot täsmäävät. Tämä ja seuraava rastin paikka määräävät kuinka laskut päivittävät varastosaldoja. Jos tämä vaihtoehto on valittu, FinHansa muuttaa varastosaldoja kaikille varastoiduille tuotteille jotka ovat laskulla. Tarkistuksia varastosaldojen ylittymisestä ei tapahdu ellei Älä salli 17
Hyvitysl. Päiv varastoa LV. sis ALV ALV-koodi tarkistus ylitoimituksia kohtaan on laitettu rasti Varasto moduulin asetuksissa. Tämä asetus voidaan muuttaa jokaiselle laskulle erikseen laittamalla rasti laskun sivulle 3 päivitä varastoa. Tarkista tämä kohta aktivoidaksesi toiminnon. Tätä toimintoa käytetään ainoastaan silloin kun Varasto moduuli on asennettu. Tällä toiminnolla on samat vaikutukset kuin yllä olevalla toiminnolla, mutta tämä käsittelee Hyvityslaskuja. Laita tämä rasti, jos haluat että Liikevaihto sisältää Arvonlisäveron. Ohjelma kirjaa myyntitililtä sekä alv tilille alv-osuuden. Tämä asetus kontrolloi ALV koodin laskulle. Jos Myyntitili jota on käytetty sisältää ALV koodin ja on merkitty Järjestelmä moduulin Tilit rekisteriin, FinHansa ei salli käyttäjän muuttaa ALV koodia yksittäiselle Laskun riville. Seuraavanlainen varoitus viesti ilmestyy: Perushinta sis. ALV Jos Perushinta Tuotekortissa sisältää ALV:een niin silloin laita rasti tähän kohtaan, jotta ohjelma ei laske automaattisesti ALV:tä perushinnan päälle. 18
Laskutus Kortti 2 Kassa-ale ALV-velka myynti Pieni poisto suorituksessa Jos ALV:tä vähennetään kun annetaan kassa-alennusta tätä tiliä käytetään silloin. Tili jonne myynnistä johtuvat korjaukset voidaan kirjata. Tämä ei vähennä ALV:tä. Kurssivoitto Tili valuuttakurssivoitolle laskutuksen suoritusten yhteydessä. Kurssitappio A Konto Valuuttakurssitappioiden tili Laskutuksen suorituksissa. Tätä tiliä käytetään kun sallitaan asiakkaiden käyttää A Kontoa eli ennakkomaksua suorituksissa. Mahdollistaaksesi tämän sinun pitää laittaa A konto asetus kyseisten asiakkaiden kohdalle. (Asiakasrekisterin 3. kortti). Kun asiakkaat tekevät suorituksia vaikka heillä ei ole avoimia laskuja, niin suoritukset kirjautuvat ennakkosuoritusten tilille. (katso kohta Suoritus alta). Pankkikulut Laskutuksen suoritusten yhteydessä käytettävä pankkikulujen tili. Kurssipyöristys Tälle tilille ohjautuvat määrät, jotka on voitettu tai hävitty pyöristysten yhteydessä, jotka tulee 19
valuuttakurssimuutosten yhteydessä laskutuksen suorituksissa. Kortti 3 Myynti Suomessa, Myynti EU maissa, Myynti EU:n ulkopuolella Käytä näitä 3 tiliä asettaaksesi oletus myyntitilit. Mitä tiliä käytetään kullakin laskulla määräytyy sen mukaan millä alueella asiakas sijaitsee. (Asiakaskortin sivu 3). Huomioi, että Tiliöinti, myyntilaskut asetuksen tilit tulevat käyttöön jos ei Tuotekorttiin tai Asiakasryhmään ole merkitty myyntitiliä. ALV-koodi Suomessa, ALV-koodi EU:ssa, ALVkoodi EU:n ulkopuolella Käytä näitä kolmea kenttää perustaaksesi oletus ALV koodit silloin kuin ALV koodia ei ole määritelty tuotteelle, tuoteryhmälle tai Asiakkaalle. Mitä käytetään riippuu kyseiselle asiakkaalle laitetusta alueesta. (Asiakaskortin sivu 3). Jokainen ALV koodi pitäisi olla jokin ALV koodi rekisteriin merkitty ALV koodi. ALV koodi kontrolloi mitä ALV tiliä käytetään ja millä prosentilla ALV:tä veloitetaan kun laskusta syntyy vienti kirjapitoon. ALV 20
Laskutus koodi rekisteri sijaitsee Kirjanpito moduulin asetuksista löytyvästä kohdasta ALV-koodit. Huomaa, että Asiakkaat jotka kuuluvat " EU maissa alueeseen, ALV:tä ei veloiteta kuten ALV koodi on määriteltykin 0Y:si eli 0%. Kortti 4 Ostojen tarkistus Kulutili, johon kirjataan tavarat joita ei ole vielä saatu eikä laskua tullut. Käytetään saapuneiden toimitusten yhteydessä Varastomoduulissa. Lisäkustannukset Erityinen kulutili johon kerätään saapuneista toimituksista syntyneet Lisäkustannukset. Käytetään saapuneiden toimitusten yhteydessä Varastomoduulissa. Myös suoritusten lisäkulut ohjautuvat tälle tilille. Rahtikustannus Käytetään tiliöimään kustannuksia jotka ovat syntyneet rahdeista. Käytetään saapuneiden toimitusten yhteydessä Varastomoduulissa. Tullimaksu Käytetään tullimaksujen kirjaamiseen saapuvien toimitusten yhteydessä. Käytetään saapuneiden toimitusten yhteydessä Varastomoduulissa Varastotili Varaston tarkistustili. Käytössä ainoastaan jos Varasto moduuli on käytössä. Kustannuslaskennan ollessa käytössä, tätä tiliä lisätään silloin kun tuotteet saapuvat 21
Ikäjakauma Varastosta toimitetut Varastovoitto varastoon ja vähennetään silloin kun laskutetaan tai toimitetaan jos kyseisen tilin kohta Tuoteryhmässä tai Varastopaikoissa on tyhjä. Varastosta toimitetut tiliä käytetään silloin kun tavarat on toimitettu Varastosta. Kustannuslaskennan ollessa käytössä, tätä tiliä vähennetään silloin kun laskutetaan tai toimitetaan jos kyseisen tilin kohta Tuoteryhmässä tai Varastopaikoissa on tyhjä. Tätä tiliä käytetään kun sisäisten varastopaikkojen välillä tehdään varastosiirtoja ja ks siirroissa syntyy eroja. Tässä asetuksessa voidaan määritellä Laskutuksen ja Ostoreskontran raporttien ikäjakauma välit. Laskutuksen tai Ostoreskontran raportteissa, joissa on ikäjakauma vaihtoehto, auki olevat laskut on ryhmitelty yhteen niiden iän mukaan, kuten kuvailtu alla. Kausi 1 asetus määrää loppumispäivämäärän toisen kauden kolumnille ja aloituspäivämäärän kolmannen kauden alulle. Kausi 2 määrää kolmannen ajanjakson loppumispäivämäärän ja neljännen kauden alkamispäivämäärän. 22
Laskutus Yhteyshenkilöt Voit syöttää niin monta yhteyshenkilöä kuin on tarpeen kullekin Asiakkaalle. Ensin kun valitset Yhteyshenkilöt niin 'Yhteyshenkilöt: Selaa' ikkuna tulee näyttöön, näyttäen kaikki yhteyshenkilöt jotka on aikaisemmin syötetty. 23
Klikkaa [Uusi] saadaksesi Yhteyshenkilöt: Uusi ikkunan. Voit käyttää Sijoita kohtaan esim. Asiakasnumerossa, työtehtävässä ja luokassa helpottaaksesi syöttöprosessia. Tämä asetus on sama kuin Myynnintuki moduulin Yhteyshenkilöt rekisteri. 24
Laskutus Kustannustiliöinti Jos käytät kustannuslaskentaa, esim. laskuille tai toimituksille, niin FinHansa automaattisesti laskee ostojen kustannukset ja lisää kyseiset määrät kustannustilille ja vähentää varastotiliä. Kustannustiliöinti, jota käytetään tässä laskelmassa voidaan asettaa jokaiselle Tuoteryhmälle erikseen (Tuoteryhmän kortissa 2). Yksi mahdollisuuksista on käyttää oletus kustannustiliöintiä: joka on määritelty täällä. Käytettävissä olevat vaihtoehdot laskettaessa kustannuksen määrää on listattu alla. Valitse yksi kustannustiliöintien vaihtoehdoista, joko laskuista tapahtuva kustannustiliöinti, jos kustannuslaskennan viennit luodaan laskuista tai toimituksista tapahtuva kustannustiliöinti, jos kustannustiliöinit halutaan tapahtuvaksi toimituksista. Ei mikään Valitse vaihtoehto, jos et halua käyttää Kustannuslaskentaa. 25
Luottoraja Kustannushinta Käyttää tuotteen kustannushintaa (nähtävissä tuotekortin 3. sivulla). % of Perushinnastosta Laskun kate FIFO Kustannushinta Laskee kustannuksen käyttämällä tiettyä % Tuotteen Perushinnasta (i.e. vähittäismyyntihinnasta). Prosentti on määritelty Kustannusprosentti % Perushinnasta kentässä eli ikkunan yläosassa. Laskee Laskun riviltä katteen. Todellinen FIFO Kustannushinta on oikein silloin, kun kustannushinta päivittyy saapuvista toimituksista. Keskiostohinta Käyttää Tuotteen Keskiostohintaa perustana (keskiostohinta on nähtävissä tuotekortin 3 sivulla). Tämä asetus antaa sinulle mahdollisuuden kontrolloida tapauksia jolloin asiakas on saavuttanut Luottorajan. 26
Laskutus Asiakasryhmät Alennustaulukot Rahti Palauta mieleesi Asiakkaat kappale Johdatus FinHansaan manuaalista saadaksesi lisätietoja tästä asetuksesta. Palauta mieleesi Tuotteet ja Hinnoittelu kappale Johdatus FinHansaan manuaalista saadaksesi lisätietoja tästä asetuksesta. Tätä asetusta voidaan käyttää liittämään kiinteä rahti kaikkiin laskuihin automaattisesti. Jos tämä asetus on käytössä niin silloin tämä Ohjelma lisää rahdin sekä suoraan laskutuksessa tehtyihin laskuihin että Myyntitilauksen kautta syntyneisiin laskuihin. Laskutettava rahti ilmestyy laskun alareunassa olevaan rahti kenttään. Tuotekoodi Sijoita kohtaan Tuoterekisteri Kate-% hinnasta Tuoterekisterissä täytyy olla rahti määriteltynä tuotteena, joten syötä Tuotekoodi tänne. Huomaa, että Tuotteella täytyy olla Perushinta määriteltynä: ei voi olla että tuotteen hinta olisi laskettu hintakaavan avulla. Määrittele rahdin osuus antamalla Kate-% hinnasta, joka sisältyy Kate laskelmiin. Jos numeroa ei ole 27
annettu, Rahti ei sisälly kate laskelmiin, vaikka kustannushinta olisi määriteltynä Tuotteelle. Viivästyskorko Viivästyneille laskuille voit tehdä korkolaskuja. Viivästyneet laskut ovat niitä laskuja, jotka ovat vielä maksamatta siinä vaiheessa kun maksuaika on loppunut. Tällä mekanismilla voit määritellä viivästyskorkolaskujen asetukset. FinHansa mahdollistaa sinun päättää Viivästyskorko prosentin, vähimmäismäärän, vähimmäismäärän päiviä mitä suoritus saa olla myöhässä, maksuehdot viivästyskorkolaskuille ja viivästyskoron maksutavan. Asiakaskortin 3 sivulla voit määritellä jokaiselle Asiakkaalle jos kyseistä asiakkaalta laskutetaan viivästyskorkoa.! Jos Asiakkaalle on merkitty että asiakasta ei korkolaskuteta, niin silloin FinHansa ei luo korkolaskua kyseiselle asiakkaalle, vaikka laskut olisi kuinka myöhässä. Korko % Syötä manuaalisesti vuosittainen viivästyskorko %. Käytä numeroita vain. 28
Laskutus Jos muutat Korko %, tämä vaikuttaa vain tuleviin Laskuihin. Vähimmäismäärä Voit määritellä vähimmäismäärän minkä haluat veloittaa. Jos laskettu määrä on pienempi niin silloin korkolaskua ei synny. Minimi päiviä Syötä vähittäismäärä päiviä mikä laskun pitää olla myöhässä ennen kuin Viivästyskorko lasku voi syntyä. Maksuehdot Sijoita kohtaan Laskutus / Ostoreskontra moduuli, asetukset Viivästyskorko Valitse maksuehto joka halutaan käyttää Viivästyskorkolaskuissa. Jos jätetään tyhjäksi niin silloin ohjelma käyttää Asiakkaalle määriteltyä normaalia maksuehtoa. Tuote Sijoita kohtaan Tuoterekisteri Tuoterekisteristä lyötyvä tuote. Se voi ottaa Laskulle kuin minkä tahansa tuotteen ja antaa määrän / hinnan. Tämä tuote kontrolloi Viivästyskoron laskemista. Korkolaskutuskulut Veloitustapa Sijoita kohtaan Tuoterekisteri Tuoterekisterin Tuote. Tämä tuote voidaan laittaa laskulle jos halutaan määritellä Korkolaskutuskuluja (jos on käytössä). Valitse yksi tapa päättääksesi kuinka Viivästyskoron haluat laskettavan. Laskutuspäivän korko % * viivästyspäivät Nykyinen Korko % * viivästyspäivät Viivästyskorko on laskettu perustuen Viivästyskorko % joka oli voimassa silloin kun alkuperäinen lasku on tehty. Viivästyskorko on laskettu kuten vuosittainen viivästyskorko. Viivästyskorko on laskettu perustuen Viivästyskorko %, joka on voimassa silloin kun korkolasku tehdään. Viivästyskorko on laskettu kuten vuosittainen viivästyskorko. 29
Veloitustapa Netto per korkolaskutusajankohta Viivästyskorko on laskettu nettoarvona ja viivästyskorko on kerrottu laskun loppusummalla. Täällä voit määritellä jos haluat Viivästyskoron laskettavaksi käyttäen Korko %, joka oli voimassa laskua tehtäessä tai maksuhetkellä. Jatkuva Viivästyskorkon määrä lasketaan käyttäen pohjana viivästyneitä päiviä ja perustuen vähimmäismäärään ja minimi päiviin. Hyvin paljon myöhässä olevat laskut tekevät siksi yleensä monta korkolaskua. Maksuhetkellä Sis. erääntymättömät laskut Kasvata muistutuslaskuria Valittuasi tämän vaihtoehdon, Järjestelmä luo korkolaskun vasta kun alkuperäinen lasku on maksettu. Menetelmä laskee korkomäärän todellisten myöhästymispäivien määrän perusteella. Voit tarvittaessa sisällyttää korkolaskuun erääntymättömät laskut. Jokainen lasku sisältää koodin (Muistutus numeron), joka määrittelee kuinka monta kertaa kyseistä laskua on muistutettu tai sisällytetty Asiakastiliotteeseen. Laita tähän rasti jos haluat viivästyskorkolaskujen päivittävän muistutuslaskuria. Kun lähetät muistutuksia (käytä 'lomakkeet toimintoa joka on kuvailtu myöhemmin tässä kappaleessa) Muistutus numero määrittelee muistutustekstin. Tämä teksti tulee syöttää Muistutusten asetuksiin. Jokaisen muistutuksen numero on näkyvissä laskun sivulla 3. Luo Viivästyskorko Laskut käyttämällä komentoa Luo korkolaskut ylläpito toimintoa käyttämällä, joka on kuvailtu Ylläpito osuudessa tässä kappaleessa. 30
Laskutus Laskukaavat Sellaisissa tapauksissa, että sinulla on Tuotteita joiden hinnat lasketaan prosenteissa muiden tuotteiden hinnoista, esimerkiksi rahtivakuutus, voit määritellä laskukaavan tälläiselle tuotteelle Laskukaavat asetuksessa. Syötä koodi ja selite. Tuoteryhmät Sijoita kohtaan Laskutus moduuli, asetukset, tuoteryhmä Syötä Tuoteryhmän koodi joka soveltuu laskukaavaan. Jätä tyhjäksi jos haluat kaikkien tuoteryhmien käyttävän tätä kaavaa. % Syötä hinnoittelua ohjaava prosentti tänne kullekin tuoteryhmälle erikseen. Käyttääksesi tätä toimintoa syötä Hintakaava kuten yllä. Seuraavaksi syötä Tuote tuoterekisteriin ja määrittele tämän hintakaavan koodi Hintakaava kenttään tuotekortin sivulle 1. Tilattaessa tai laskutettaessa, kaikki tuotteet jotka kuuluvat kyseiseen Tuoteryhmään niin vaikuttavat uuden tuotteen hintaan, jolle on merkitty kyseinen hintakaava. Syötä Hintakaava tilauksen tai laskun viimeiselle riville. Kaikki arvot oleellisista tuoteryhmistä kerrotaan hintakaavarekisteristä löytyvällä prosentilla ja tulee olemaan tämän yhden tuotteen (esim rahtivakuutus) hinta. 31
Tuoteryhmät Palauta mieleesi Tuotteet ja Hinnoittelu kappale Johdatus FinHansaan kappaleesta saadaksesi tarkempia tietoja tästä asetuksesta. Numerosarjat - Laskut FinHansan monivuotinen tietokanta vaatii jokaisen kirjanpitovuoden määritellyksi ja numerosarjat määritellyiksi laskuille, suorituksille jne. Jos numerosarjoja ei ole määritelty silloin laskun numerot alkaa 1 ja jatkuu siitä eteenpäin rullaten. Jos haluat käyttää omia laskunumero välejä niin syötä ne tässä asetuksessa. Voit syöttää eri numerosarjat eri vuosille, eri osastoille, eri tilaustyypeille jne. Eri numerosarjat eivät saa mennä päällekkäin. Kun numerosarjat on määritelty ne voidaan kohdistaa käyttäjille käyttäen Järjestelmä moduulista löytyvää Henkilöt rekisteriä (Henkilön kortti 3). Henkilökohtainen numerosarja voidaan syöttää tänne siten, että laitetaan kyseisen numerosarjan ensimmäinen numero tänne kullekin käyttäjälle. Henkilökohtaisesti annettu numerosarja tulee käyttöön, kun henkilö kirjautuu ohjelmann omalla nimimerkillään. Jos jollekin käyttäjälle ei anneta omia numerosarjoja silloin Numerosarjoista ensimmäinen numerosarja tulee käyttöön. 32
Laskutus Numerosarjat - Suoritus Numerosarjojen määrittely Suorituksille - katso ylle numerosarjat laskut. Suoritustavat Suoritustavat edustavat eri maksutapoja, joilla Asiakkaasi voivat maksaa laskusi (ja joilla voit maksaa ostolaskusi toimittajille). Tyypilliset esimerkit on käteislasku, pankkisiirrot ja mm. Englannissa shekki. Suoritustavat voi erotella eri kohteille. Huomaa, että tämä asetus on käytössä myös Ostroreskontran puolella Maksutavat nimisenä rekisterinä. 33
Voit syöttää monia eri Suoritustapoja, käyttämällä Suoritustavat ikkunaa. Lisätäksesi Suoritustavan, klikkaa koodikenttää ensimmäisellä tyhjällä rivillä ja syötä asianmukainen teksti. Poistaaksesi suoritustavan klikkaa rivin numeroa ja paina Back Space näppäintä. Koodi Syötä yksilöllinen koodi jokaiselle Suoritustavalle, koodi jota ei ole määritelty muualla FinHansassa. Sijoita kohtaan Järjestelmä moduuli, Tilit rekisteri NÄMÄ KENTÄT EIVÄT OLE TARPEELLISIA SUOMESSA. Kenttiä käytetään esim. Englannissa. Näitä kenttiä voidaan käyttää jos Suoritustapana on shekki. Todellisuudessa se on tili epäselville varoille. Kun shekki on saatu se merkitään Suorituksiin ihan normaalilla tavalla. Vastaanotettu laatikkoon on laitettu rasti, mutta ei Hyväksytty laatikkoon. Tämä aiheuttaa tänne Ennakkotiliöinti sisään kohtaan merkityn Tilin lisääntymisen. Kun Hyväksytty rasti on laitettu niin silloin summa epäselvistä varoista pankkitilille. Jos pankki palauttaa shekin ja Hylätty rasti laitetaan niin silloin edelliset kaksi vientiä kumoutuvat. Hylätty rastin sijaan voidaan käyttää sovitettu rastia. The Enn. til. ulos kenttä toimii samalla lailla maksuille jotka tehdään Ostoreskontrasta. 34