Tilikartan uuden version käyttöönotto

Transkriptio

1 Syyskuu (10) Tilikartan uuden 1. Yleistä Liikekirjurin version tunnistaminen Tapahtumien lukitus ja noudot Raporttien tulostaminen ennen uuden a Varmistukset ennen uuden a Uuden Tilimuunnot Kiinteistöyhteisön tilikarttamuutokset Yleistä Ohjeessa kuvataan Kirjurituotteen tilikarttayritysten uuden on liittyvät toimenpiteet, kun Liikekirjurin, Kiinteistökirjurin tai Yhdistyskirjurin tilikartta on jo ollut käytössä. Liikekirjuritilikartan alkuperäiseen (vuodelta 2000) olevaan versioon on tehty useita versiopäivityksiä. Tikon versioihin tulleet tilikartta- ja raporttimuutokset on kerrottu Kirjurituotteen saatteissa, jotka on nimetty LK Muutokset Tikon n.nn, missä n.nn on Tikonin versionumero. Liikekirjuritilikartan kaikkien versioiden tilimuutoksista yhteenveto löytyy Tilikarttamuutokset nimisestä asiakirjasta. Kirjurituotteen tilikartat on kuvattu taseen ja tuloslaskelman mukaisesti ryhmiteltynä exceltaulukoissa: liikekirjurin tilikartta nimellä LK_Tilikartta_versio _n.xls, kiinteistökirjurin tilikartta nimellä KK_Tilikartta_versio_n.xls ja yhdistyskirjurin tilikartta nimellä YK_Tilikartta_versio_n.xls (n=tilikartan versionumero). Liikekirjurin perustilikarttayritykselle 7000 on rinnakkaisyritys 7010, missä on erilaiset taseerittelyn määritykset laskureskontratileille. Rinnakkaisyrityksellä 7010 on alv-automatiikassa nettosäännöt ja yrityksellä 7000 on bruttosäännöt. Erot 7000 ja 7010 yrityksen tiedoista on lueteltu taulukossa LK Tase-erittelyrakenne 5.xls. Kaikki dokumentit löytyvät asiakassivujen versiotoimitussivuilta. Ennen uuden a on hyvä miettiä uuden tilikartan ja raporttien käyttöönoton ajankohta ja varata aikaa Tilijärjestelmän muuntoajoihin.

2 Syyskuu (10) Jos uusi tilikartta kopioidaan käyttöön ennen yrityksille tehtäviä Tilijärjestelmän muuntoajoja, tulostuvat muunnettavien tilien nimet raporteille uuden tilikartan mukaisina ja tilien sisältö on vanhan tilikartan mukainen. Jos useat yritykset käyttävät samaa Liikekirjuri-tilikarttaa, on tilimuunnot tehtävä ko. yrityksille ennen kuin yrityksille tulostetaan raportteja, koska yritykset käyttävät samoja raportteja, jotka perustuvat Liikekirjurin uusimpaan versioon. Käytössä raportit ja tilikartta on oltava samaa versiota. Toimenpideluettelo uuden Liikekirjuriversion tilikartan ja raporttimallien käyttöönottoon: käytössä olevan version tarkistaminen välitaulujen tyhjennys eli tapahtumien noudot ja tapahtumien lukitus (suositus) raporttien tulostaminen ennen käyttöönottoa: tuloslaskelma ja tase varmistusten otto uuden version malliyritysten kantojen msde/sql -tietokantaan kopiointi uuden version raporttien kopiointi raporttimallikannoista uuden version tasekirjapohjien kopiointi tilimuunto-ohjausten tarkistaminen ja korjaaminen Tilijärjestelmän muuntoajot - tilimuunnon 1. vaihe Muunna - muuntoraportin tarkistaminen - tarvittaessa muunto-ohjausten korjaus ja 1. vaiheen uusinta - tilimuunnon 2. vaihe: Hyväksyminen, raporttien tulostus ja tarkastaminen tilimuuntojen jälkeen

3 Syyskuu (10) 2. Liikekirjurin version tunnistaminen 2.1 Tilikarttaversio Käytössä olevan Liikekirjuritilikartan version tunnistat seuraavasti: 1.4 versiossa on tili 1111 Maanvuokraoikeudet 1.5 versiossa on tili 1142 Muut rakennukset ja rakennelmat (alv) Versiosta 1.6 lähtien versionumero löytyy tilikartasta tilinumeron 1 nimestä: 2.2 Raporttimallien versio Raporttien versiotiedot näkyvät versiosta 1.60 lähtien raporttiryhmästä Versionumerot, josta raporttiriviä klikkaamalla saa versiotiedot näkyviin näytön alareunaan. Valitse Raportit - Tuloslaskelma ja tase - Tietoja - Versionumerot ja haluamasi kohteen versiotiedot.

4 Syyskuu (10) 3. Tapahtumien lukitus ja noudot Tilijärjestelmän muuntoajon voi suorittaa milloin vain, mutta suositeltavaa on, että muunnettavan yrityksen tapahtumat on lukittu ja kaikki välitaulut on tyhjennetty eli kaikki tapahtumien noudot kirjanpitoon on suoritettu. Tyhjennä välitaulut toiminnolla Kausi Tapahtumien nouto. Avaa muunnettava yritys toiminnolla Yritys Avaa yritys ja lukitse muunnettavan yrityksen tapahtumat toiminnolla Kausi Tapahtumien lukitus. 4. Raporttien tulostaminen ennen uuden a Varmista, että käytössäsi on joka yrityksestä tulostettuna vanhan version ja raporttien mukainen tuloslaskelma ja tase tileineen. 5. Varmistukset ennen uuden a Sulje muunnettava yritys toiminnolla Yritys Sulje yritys ja ota varmistus yrityksen tietokannoista TKxxxx toiminnolla Aputoim Varmistukset. 6. Uuden Liikekirjuritilikartasta saat uusimman painoksen käyttöösi kopioimalla malliyritysten TKxxxx (xxxx=yritysnumero) kannat toiminnolla Aputoim. - Mallitiedostojen kopiointi - Mallikantojen kopiointi.

5 Syyskuu (10) Kopioitavia kantoja ovat: TK7000 = suomenkielinen tilikartta TK7002 = ruotsinkielinen tilikartta TK7004 = englanninkielinen tilikartta. TK7010 = suomenkielinen tilikartta 2 (rinnakkaisversio tase-erittelyyn) TK7012 = ruotsinkielinen tilikartta 2 (rinnakkaisversio tase-erittelyyn) TK7050 = suomenkielinen Kiinteistökirjuri tilikartta (alv) TK7052 = ruotsinkielinen Kiinteistökirjuri tilikartta (alv) TK7060 = malliyritys on muuten samanlainen kuin malliyritys 7050, mutta tämän yrityksen arvonlisäveron kirjaussäännöillä arvonlisävero kirjautuu pois suoraan päätililtä. TK7062 = ruotsinkielinen Kiinteistökirjuri tilikartta. Malliyritys on muuten samanlainen kuin malliyritys 7050, mutta tämän yrityksen arvonlisäveron kirjaussäännöillä arvonlisävero kirjautuu pois suoraan päätililtä. TK7090 = suomenkielinen Yhdistyskirjuri tilikartta TK7092 = ruotsinkielinen Yhdistyskirjuri tilikartta TK8470 = suomenkielinen Kiinteistöliiton tilikartta TK8471 = suomenkielinen Kiinteistöliiton tasekirja TK8472 = ruotsinkielinen Kiinteistöliiton tilikartta Uusitun tilikartan muunnettavat tiliparimääritykset löytyvät 7000, 7010 ja 8470 yritysten Ylläpito - Tili - Tilimuunto-ohjauksista. Huomaa ennen TKxxxx kannassa olevan uusitun tilikartan kopiointia, että kopiointi tuhoaa yrityksen tileihin ja arvolisäveromäärityksiin tekemäsi muutokset. Jos olet itse tehnyt muutoksia em. yritysten tileihin tai alv-automatiikkaan harkitse kumpi on pienempi työ: lisätä ohjeessa mainitut uudet tilit manuaalisesti itse muokkaamasi tilikartan/alv-määritysten jatkoksi tai kopioida käyttöösi yrityksen uusittu tilikartta ja lisätä siihen omat aikaisemmin tekemäsi muutokset. Jos laajat tilikarttamuutokset ovat tarpeellisia niin on suositeltavaa perustaa oma tilikarttayritys jollekin käyttämättömälle yritysnumerolle, kopioida sille malliyrityksen tilikartta Kopioi Taulu toiminnolla ja tehdä muutokset aina tilikarttapäivityksen yhteydessä tälle omalle tilikarttayritykselle.

6 Syyskuu (10) Toinen suositeltava tapa on tehdä tarvittavat tilikarttamuutokset aina jokaisen yrityksen Omiin tileihin. Uudet tilit on hyvä numeroida kuusinumeroisina ja välttää näitä laskennallisiin tileihin varattuja XXX9X/XXXX9/XXXX99 -loppuisia tilinumeroita, jolloin törmäykset Liikekirjuritilikarttaan mahdollisesti tehtävien uusien tilien kanssa ovat vältettävissä. Raportinosat kopioidaan käyttöön yritys suljettuna Kpmallit nimisestä kannasta joko Yritys, Kopioi taulu, Raporttimallit (Tulos- ja tase)- tai Raporttikehittimen Aputoiminnot, Raporttimallien nouto toiminnolla. Jos olet hankkinut käyttöoikeuden myös erikielisiin raportteihin (ruotsi ja/tai englanti) niin muutosten käyttöönotto suoritetaan vastaavalla tavalla KpmallitR ja/tai Kpmal-litE nimisistä kannoista. Suorita kopioinnit Kaikki kerralla valinnalla silloin, kun et ole tehnyt samannimisiin raportinosiin omia muutoksia. Jos olet tehnyt muutoksia kannoista kopioidaan kaikki LK -alkuiset Rivi-, Sarake- ja Otsikkoosat, Nimeämismäärittelyt ja Tyylit. Jos olet hankkinut käyttöoikeuden Tasekirjaan, uudet tekstipohjat FALLxxxx, FKANxxxx, FLIIxxxx, FTKExxxx, FTKOxxxx (xxxx=yritysnumero) otetaan käyttöön kopioimalla ne toiminnolla Aputoim - Mallitiedostojen kopiointi - Mallitiedostojen kopiointi.

7 Syyskuu (10) 7. Tilimuunnot 7.1 Tilimuunto-ohjaukset Tarkista uuden version tilimuunto-ohjaukset tulostamalla raportti toiminnolla Ylläpito Tilitiedot Tilimuunto-ohjaukset Tulosta. Jos uuden version tilimuunnot eivät vastaa käytössäsi olevan version muuttamista nykyversioon, tee tarvittavat korjaukset toiminnolla Ylläpito Tilitiedot Tilimuunto-ohjaukset. Kun tilimuunto-ohjaukset on tarkistettu voit suorittaa Tilijärjestelmän muuntoajon tiliparien tarkastuksen jälkeen. Tarkista myös uusien tilien vaikutus, jos olet lisännyt omia tilejä ja tee tarvittavat lisäykset muunto-ohjauksiin. Jos yrityksellä on käytössä oma tilikartta luodaan yritykselle oma tilimuuntotaulu ja lisätään omat tilimuunto-ohjaukset. Tilimuuntotaulu luodaan yritys suljettuna toiminnolla Yritys Uusi taulu Tilimuunto. 7.2 Tilimuunnon suorittaminen Muuntoajo on suoritettava yrityskohtaisesti. Eri yritysten muuntoajon voi kuitenkin suorittaa samoilla muuntoajo-ohjauksilla. Avaa muunnettava yritys ja suorita muuntoajo toiminnolla Aputoim Tilijärjestelmän muuntoajo. Ohjelma tuo valintaan automaattisesti yritystaulusta yrityksen käyttämän tilikarttayrityksen. Valitse -kohdassa annetaan yritys missä tilimuunto-ohjaukset sijaitsevat. Tilijärjestelmän muuntoajossa on valinnainen vaihtoehto: Muunna myös yrityksen oman tilikartan tilinumerot. Kun valitset tämän vaihtoehdon, ohjelma muuttaa yrityksen omien tilien saldojen lisäksi myös Ylläpito, Omat tilit valinnan takana olevat tilinumerot (tilien nimet säilyvät entisellään) uutta tilikarttaa vastaaviksi.

8 Syyskuu (10) 7.3 Tilimuunnon 1. vaihe Muunna painikkeella ohjelma suorittaa tilijärjestelmän muuntoajon 1. vaiheen (=alustavan tilijärjestelmän muunnon) ja tulostaa TILIJÄRJESTELMÄN MUUNTORAPORTIN. Muuntoraportin tarkistaminen Tarkista muuntoraportti huolellisesti. Huom. Muuntoraportti tulostuu vain lukituista tileistä saldoineen, mutta ohjelma kyllä muuntaa myös lukitsemattomien tapahtumien tilit. Vaiheen 1 uusinta (tarvittaessa) Mikäli havaitset korjattavaa, muuta tilimuunto-ohjauksia toiminnolla Ylläpito Tilitiedot Tilimuunto-ohjaukset ja suorita muuntoajon 1. vaihe uudelleen. Aja muuntoajon 1. vaihe uudestaan niin monta kertaa, että tilimuuntoraportti tulostuu oikein. Säilytä lopullinen muuntoajoraportti huolellisesti kirjanpidon liitteenä.

9 Syyskuu (10) 7.4 Tilimuunnon 2. vaihe hyväksyminen Hyväksy muuntoajo Hyväksy muunto painikkeella, joka hävittää yrityksen vanhat tiedot ja muunto astuu voimaan. Ennen lopullista muuntoa, ohjelma kuitenkin vielä ilmoittaa, milloin muuntoajo on viimeksi ajettu, ja kysyy, muunnetaanko. Kun hyväksyt muunnon, ohjelma ei enää tulosta mitään raporttia. Jos haluat palata tilanteeseen ennen tilijärjestelmän muuntoa, palauta ottamasi varmistukset toiminnolla Aputoim Varmistukset. Raporttien tulostaminen tilimuunnon jälkeen Tulosta uuden version mukaiset tuloslaskelma ja tase tileineen ja tarkista raportit. 8. Kiinteistöyhteisön tilikarttamuutokset Kiinteistöyhteisön uusi versio otetaan käyttöön edellä kuvattujen toimenpiteiden mukaisesti. Kiinteistöyhteisön yritysnumerot ovat 7050 suomenkielinen Kiinteistökirjuri tilikartta (alv) 7052 ruotsinkielinen Kiinteistökirjuri tilikartta (alv) 7060 (ja 7062 ruotsinkielinen tilikartta) malliyritys on muuten samanlainen kuin Malliyritys 7050, mutta tämän yrityksen arvonlisäveron kirjaussäännöillä arvonlisävero kirjautuu pois suoraan päätililtä.

10 Syyskuu (10) 8470 suomenkielinen Kiinteistöliiton tilikartta 8472 ruotsinkielinen Kiinteistöliiton tilikartta 8471 suomenkielinen Tasekirja Kiinteistöliitto (3.laitos) Yrityksiin 7050/7052 on täydennetty yritysten 8470/8472 tilikartat Kiinteistöliiton mallin mukaisesti 5-numerotasolle. Kiinteistökirjuriin 7050/7052 on lisätty myös alv-käsittelyä ja poistoautomatiikkasääntöjä. Kiinteistökirjurille 7050 on tasekirjapohjat. Yrityksen 8470 tilimuunto-ohjauksilla voit suorittaa tilijärjestelmän muuntoajon tiliparien tarkastuksen jälkeen, kun käytössäsi on ollut ensimmäinen yritysnumerolla 8470 toimitettu tilikartta.