FlowIT virtaa IT-hankintoihin Virpi Kalakoski, Matti Gröhn, Kirsi Jääskeläinen, Tiina Kalliomäki-Levanto, Jani Lukander, Kristian Lukander, Jarno Turunen, Teppo Valtonen, Tiina Vihtonen, Tuija Virtanen & Kiti Müller Työterveyslaitos Marko Nieminen, Mikael Runonen & Sampo Teräs Aalto-yliopisto Tekes strateginen tutkimusavaus 1.9.2012 31.12.2014: Kysyntä edelläkävijämarkkinoiden synnyttäjänä www.ttl.fi/flowit 1
Työterveyslaitos ja Aaltoyliopisto yhteistyössä Työterveyslaitos tärkein tavoite: terve ja hyvinvoiva työikäinen väestö sekä turvalliset ja toimivat työpaikat mukana 10 eri alojen tutkijaa muuttuva työ, työyhteisöt, organisaatiot, kehittävä työntutkimus, taloudelliset laskelmat, Design-for-all, kokonaisvaltainen ergonomia, DynaMITe laboratoriossa tulevaisuuden informaatioteknologiaa, käyttöliittymiä, mobiililaitteita, ja sulautettuja teknologioita Hankkeen vastuullisena johtajana erikoistutkija, PsT, Virpi Kalakoski (TTL) Projektipäällikkönä kehittämispäällikkö, DI, Teppo Valtonen Aalto-yliopisto pitkä kokemus käytettävyyteen ja käyttöliittymiin liittyvästä tutkimuksesta ja opetuksesta Strategisen käytettävyyden tutkimusryhmä (STRATUS) hajautettujen ja verkostoituneiden työympäristöjen ja palveluketjujen tutkiminen tutkimusta kenttätyönä käytettävyyslaboratorio kuluttaja- ja työkäyttöön tarkoitetut vuorovaikutteiset laitteet ja järjestelmät yhteistoiminnalliset työtilanteet Hankkeen vastuullisena johtajana professori, TkT, Marko Nieminen (Aalto-yliopisto) Virpi Kalakoski 2
Miksi FlowIT hanketta tarvitaan? Yhteiskunnassa on tunnistettu ja tunnustettu tarve saada parempilaatuisia ja kokonaistaloudellisesti kestäviä tietoteknisiä ratkaisuja Tietoteknisten sovellusten määrä ja käyttö vain kasvaa tulevaisuudessa Organisaatioissa tarvitaan uutta osaamista tietojärjestelmien hankintoihin Julkisen sektorin tuottavuustavoitteiden toteuttamiseen tarvitaan uusia keinoja
FlowIT ohjausryhmä Kiti Müller (puheenjohtaja, TTL) Eija Helena Karsten (Åbo Akademi) Juha Laine (Aalto/SoberIT) Maarit Lahtonen (Tekes, hankevastaava) Reijo Paajanen (Tivit Oy) Tapio Takala (Aalto-yliopisto) Virpi Kalakoski (TTL, hankkeen vastuullinen johtaja) Marko Nieminen (Aalto-yliopisto, hankkeen vastuullinen johtaja) Teppo Valtonen (sihteeri, TTL, projektipäällikkö) 2.3.2015 Virpi Kalakoski 4
FlowIT-visio Vuonna 2022 Julkisissa organisaatioissa tietotekniikka on ihmistä varten ja tietojärjestelmäratkaisut ovat kokonaistaloudellisesti optimaalisia. FlowIT-tutkimushanke on tuottanut uutta tietoa, jonka avulla organisaatiolla on keinoja ottaa aidosti huomioon hankintojen keskeiset tavoitteet eli hyvä laatu ja kohtuullinen hinta. Uudenlainen kysyntä on luonut Suomeen ohjelmistoteollisuuden edelläkävijöitä, joiden ajattelutapaa ja ratkaisuja on jo alettu matkia muualla maailmassa. 2.3.2015 Esittäjän nimi 5
Monipuolinen näkemys Työ Ihminen Liiketalous
FlowIT monitieteinen ratkaisu Ihmisen toimintakyvyn näkökulma järjestelmien käytettävyys tiedonkäsittelyn kyvyt ja rajoitukset Työntutkimuksen näkökulma työssä tapahtuvat muutokset kokonaissujuvuus yhteiskehittely Liiketaloudellinen näkökulma laadun osatekijät numeerisessa muodossa kokonaiskustannusten laskentamalli FlowIT 5.9.2013 Teppo Valtonen, Virpi Kalakoski
FlowIT Toteutus TP 1: Työn kokonaisuus laadun osatekijänä OP 1.1: Hankinta yhteiskehittelynä OP 1.2: Tietojärjestelmät osana työn kokonaissujuvuutta TP 2: Käytettävyys ja toimintakyky laadun osatekijöinä OP 2.1: Käytettävyys ja käyttäjäkokemukset OP 2.2: Työskentelyn tehokkuutta ilman kuormittumista TP 3: Hankintojen kokonaistaloudellisuus OP 3.1: Monitieteisestä näkökulmasta numeerisiin muuttujiin OP 3.2: Laskentamallin kehittäminen FlowIT
FlowIT Toteutus: TP 1 TP 1: Työn kokonaisuus laadun osatekijänä OP 1.1: Hankinta yhteiskehittelynä hankintakokousten seuraaminen: eri osapuolten näkemykset, työn sujuvuuden, käytettävyyden ja ergonomian konkretisointi vaatimusmäärittelyissä ja hankinnoissa OP 1.2: Tietojärjestelmät osana työn kokonaissujuvuutta kysely: työn kuva ja työn sisältö, työn olosuhteet, tietotekniikan käyttö ja käyttöönotto, työn muutokset, inhimilliset tekijät, hyvinvointi työssä, tietotyön hyvät käytännöt FlowIT Virpi Kalakoski 9
FlowIT Toteutus: TP 2 TP 2: Käytettävyys ja toimintakyky laadun osatekijöinä OP 2.1: Käytettävyys ja käyttäjäkokemukset olemassa olevien ja suunniteltujen ratkaisuiden hyödyllisyys, joustavuus, tehokkuus, opittavuus esteettömyyden ja käytettävyyden huomiointi: kysely OP 2.2: Työskentelyn tehokkuutta ilman kuormittumista kysely: työn olosuhteet, tietotekniikan käyttö, inhimilliset tekijät, hyvinvointi työssä, tietotyön hyvät käytännöt laboratoriosimulaatiot: tehtävänvaihtokustannus FlowIT Virpi Kalakoski 10
FlowIT Toteutus: TP 3 TP 3: Hankintojen kokonaistaloudellisuus OP 3.1: Monitieteisestä näkökulmasta numeerisiin muuttujiin kutsuseminaari 5.9.2013 Helsingissä OP 3.2: Laskentamallin kehittäminen kokonaiskustannusten ja laatutekijöiden huomioonottaminen FlowIT Virpi Kalakoski 11
FlowIT - toteutus Osallistujat Hanke toteutetaan julkisissa organisaatioissa Organisaatiot osallistuvat yhden tai useamman osahankkeen toteuttamiseen Organisaatiot osallistuvat omalla työpanoksellaan ja/tai osarahoituksella/osallistumismaksulla Hankkeen anti keinoja määritellä konkreettisella tavalla laatu- ja kustannustekijöitä IT-hankinnoissa sujuvampaa työtä parempia tietojärjestelmäratkaisuita todellisten kokonaiskustannusten hahmottamista uutta tietoa, menetelmiä ja toimintatapoja Miten asiaa tutkitaan ja kehitetään? kyselyt, haastattelut, hankintaprosessin seuraaminen, käytettävyysarviot, ergonomia-arviot, käyttäjätutkimukset, käyttötutkimukset ja mittaukset, laboratoriosimulaatiot, taloudelliset laskelmat
Monipuolisia menetelmiä Kyselyt 4 julkista organisaatiota ja avoin verkkokysely Havainnoinnit 2 julkista organisaatiota Haastattelut 2 julkista organisaatiota Tapaustutkimukset 2 julkista organisaatiota Selvitykset HILMA-tietokanta FlowIT työpajat ja seminaarit v. 2012-2014 Kymmeniä osallistujia yksityistä ja julkisista organisaatioista 2.3.2015 Esittäjän nimi 13
FlowIT tulevaisuuden tavoitteita Tutkimusavauksemme v. 2012-2014 tunnisti seuraavat kehittämisen kohteet: Ostajan tarpeet näkyviin Miten varmistetaan se, että työ ja organisaation toiminta muuttuu haluttuun suuntaan? Sujuvan työn esteet esiin Miten varmistetaan, että uudet tietojärjestelmät ja - palvelut sujuvoittavat työtä? Käyttäjäarvo kasvuun Millä keinoin varmistetaan, että valittava ratkaisu tulee olemaan merkityksellinen ja hyödyllinen käyttäjälle? Tietojärjestelmillä ja -palveluilla tuottavuutta Millaisia taloudellisia hyötyjä suunnitellulla hankinnalla voidaan saavuttaa, mitkä ovat todelliset kustannukset? 2.3.2015 Esittäjän nimi 14
FlowIT jatkon tavoitteet Organisaation toiminnan kehittäminen Painopiste siirtyy vanhoja ratkaisuja täydentävistä ostoista mahdollisuuteen kehittää työn sujuvuutta ja tehostaa organisaation toimintaa. Keskeistä on hyödyntää ICT-ratkaisumahdollisuudet tuntevan toimittajan näkemyksiä ja innovointikykyä. Tarpeet esiin ennen hankintailmoituksen laatimista On keskeistä tunnistaa syvällisellä tasolla tilaajan tarpeita niin organisaation tavoitteiden kuin yksilön työn sujuvuuden näkökulmista. Uudenlaisella suunnittelulla organisaation todelliset tarpeet voidaan tunnistaa ja kommunikoida toimittajalle. 15.1.2014 Virpi Kalakoski 15
FlowIT jatkon tavoitteet Hyvä hankintailmoitus Tavoitteena on tuottaa hankintailmoitus, jossa keskitytään ennemmin ratkaistavan ongelman kuvaamiseen kuin vaatimusmäärittelylistaukseen, jossa ratkaisumahdollisuuksia rajoitetaan tarpeettomasti Hankinnat haltuun Miten laaditaan hyvä hankintailmoitus ja miten työn sujuvuus ja kustannusten hallinta tuodaan esiin hankintailmoituksessa ja päätöksenteossa. Ennakoidaan vaikutukset kokonaiskustannuksiin ja tuottavuuteen. Suunnitelma on linjassa organisaation tavoitteiden kanssa sekä strategisella että arjen työn tasolla. 15.1.2014 Virpi Kalakoski 16
FlowIT Tietojärjestelmät työssä Haluatko olla mukana FlowIT jatkohankkeessa ja sen suunnittelussa? Ota yhteyttä! teppo.valtonen@ttl.fi virpi.kalakoski@ttl.fi marko.nieminen@ttl.fi
FlowIT Virtaa IT-hankintoihin www.ttl.fi/flowit www.flowit.fi Virpi Kalakoski 18