1 RUOKAPALVELUIDEN ORGANISOINTIVAIHTOEHDOT SELVITYS 27.8.2014 1. TAUSTA Ruokapalveluiden ohjausryhmä on päättänyt pyytää 22.4.2014 tekniseltä toimelta selvitystä ruoka- ja siivouspalveluiden sijoittumisvaihtoehdoista Lohjan kaupungin organisaatiossa. Lohjan kaupunginhallitus asetti 20.1.2014 ruokahuollon kehittämistä selvittävän työryhmän, jonka tehtävänä on tehdä esi tyk siä mm. ruoan laatuun, tuottavuushankkeeseen, keskuskeittiöhankkeen mu kai siin toimenpiteisiin, lähiruokaan, asiakaspalautteen ja aloitteiden mu kai siin ehdotuksiin. Työryhmän kehittämistyön lähtökohtana tulisi olla tyy ty väi syy den ja laadun lisääminen ruokapalveluissa, siten että ruokapalvelut tuo te taan taloudellisesti ja tehokkaasti, eivätkä kustannukset nouse. Kaupunginhallitus päätti 1) asettaa ohjausryhmän selvittämään ruokahuollon kehittämistä 2) nimetä viranhaltijajäseniksi ruoka- ja siivouspalvelupäällikkö Jere Jan tu sen sekä lisäksi johtoryhmän valitsemat, ns. tilaajapuolta edustavat laitos-, kou lu- ja päiväkotiruuan "tilaajia" /käyttäjiä edustavat kolme viranhaltijaa 3) nimetä ohjausryhmään jäseniksi: Pekka Luoma, Jarmo Aho, Paula Nordström, Päivi Alanne, Janne Laakkonen ja Hannu Makkonen 4) pyytää nuorisovaltuustoa nimeämään jäsenen ohjausryhmään 5) nimetä puheenjohtajaksi Jarmo Ahon ja varapuheenjohtajaksi Päivi Alanteen 6) että ohjausryhmä nimeää sihteerin keskuudestaan 7) että ohjausryhmän tulee saada työnsä valmiiksi 30.5.2014 mennessä. Lisäksi kaupunginhallitus päätti 26.5.2014 jatkaa ruokahuollon kehittämistä varten perustetun ohjausryhmän työn valmistelumiselle asetettua määräaikaa 30.9.2014 saakka. 2.
2 RUOKAPALVELUIDEN KEHITYS LOHJAN KAUPUNGISSA Lohjan kaupungin organisaatiossa ruoka- ja siivouspalvelut on yksi tulosalue teknisen toimen toimialalla teknisen lautakunnan alaisuudessa. Lohjan kaupungin ja Lohjan kunnan kuntaliitoksessa v. 1997 ruoka- ja siivouspalvelut tulosalue sijoitettiin keskushallinnon tukipalveluihin, mutta jo vuodesta 1999 alkaen ruoka- ja siivouspalvelujen tulosalue on sijoittunut teknisen lautakunnan alaiseen toimialaan. Sammatin liitoksen v. 2009 sekä Karjalohjan ja Nummi-Pusulan liitosten v. 2013 jälkeen kyseisten kuntien henkilöt ovat siirtyneet Lohjan organisaatioon tehtäviensä mukaan. Teknistä toimialaa johtaa tekninen johtaja ja ruoka- ja siivouspalveluiden tulosaluetta ruoka- ja siivouspäällikkö. Tulosalue on jaettu kahteen kustannuspaikkaan: ruokapalveluihin ja siivouspalveluihin. Varsinainen toiminta on jaettu 6 alueeseen, joissa kullakin alueella on oma aluepäällikkö. Tulosalueen organisaatio uusittiin v. 2013. Ruokapalvelut tuottaa n. 3 milj. ateriasuoritetta vuosittain. Valmistuskeittiöitä on nyt 12 kpl ja jakelukeittiöitä 51 kpl. Vuonna 2015 valmistuva uusi tuotantokeittiö Pappilankorpeen muuttaa tuotantotapaa. Tämän jälkeen jää kolme valmistavaa keittiötä: Uusi tuotantokeittiö, Perttilä ja palvelukeskus. Lisäksi siirrytään pääosin ns. kylmävalmistustekniikkaan uudessa tuotantokeittiössä. Tässä toimintamallissa ateria koostetaan eri ainesosista valmiiksi, kuljetetaan kylmänä jakelukeittiöihin, joissa ateriaan lisätään tarvittaessa vesi ja se kuumennetaan valmiiksi. Kuljetukset vähenevät, hävikki pienenee ja henkilöstöä tarvitaan vähemmän. Tällöin toiminnan taloudellisuus ja tuottavuus paranee. Organisaatiokaaviot liitteenä (3 kpl). Vuoden 2014 talousarvio: tulosalue ruokapalvelut toimintatuotot 13 484 800 8 084 130 toimintakulut 13 384 150 7 971 120 toimintakate 100 650 113 010 henkilöstö, vakituiset 225 104 henkilöstö, määräaikaiset 44 29 yhteensä 269 133 3.
3 TOIMINTATAPAMALLEJA MUISSA KUNNISSA Porvoo Palvelutoiminta on liikelaitoksessa yhdessä tilapalveluiden ja siivouksen kanssa. Liikelaitoksella on oma johtokunta. Kaupungin ohjaus on konsernihallinnossa. Uusi keskuskeittiö on hankesuunnitteluvaiheessa (syksy 2013). Hyvinkää Ruokapalvelut on konserni- ja tukipalveluyksikössä, jota vetää konsernipalvelujohtaja (vrt. toimiala). Samassa yksikössä on myös siivous ja tilapalvelut sekä tietohallinto ja hankintapalvelut. Ruoka- ja siivouspalvelut on oma taseyksikkö. Uusi tuotantokeittiö on rakenteilla yhdessä Hyvinkään sairaalan kanssa. Luottamusmieselimenä toimii kaupunginhallituksen alainen konserni- ja tukipalvelujaosto. Hämeenlinna Ruokapalvelut on organisoitu kahteen 100 % kaupungin omistamaan osakeyhtiöön: Linnan Ateria Oy ja Linnan Ateriapalvelut Oy. Linnan Ateria Oy valmistaa ja kuljettaa ateriat, Linnan Ateriapalvelut Oy vastaa ruoan tarjoamisesta asiakkaille. Kahden yhtiön malli johtuu kouluruokailun piilevästä arvonlisäverosta. Lisäksi kaupungin 100 % omistama TEKME Oy vastaa kiinteistöjen ylläpidosta ja siivouksesta. Näiden yhtiöiden fuusio on valmistelussa. Salo Salon ravitsemis- ja puhtaanapitopalvelut on teknisiin palveluihin kuuluva nettobudjetoitu palveluosasto, jonka toiminta alkoi 1.1.2009. Toimielimenä on tekninen lautakunta. Toiminnan organisointia on tarkasteltu ja työryhmän esityksenä on ns. parannettu nykytilanne. Järvenpää Ruokapalvelut on osa teknistä palvelukeskusta, joka toimii konsernipalveluiden ohjauksessa suoraan kaupunginjohtajan alaisuudessa. Tekninen lautakunta toimii teknisen palvelukeskuksen luottamuselimenä. Vihti Ruokapalvelut on yhdessä puhdistuspalveluiden kanssa oma yksikkö hallintokeskuksessa hallintojohtajan alaisuudessa.
4 Raasepori Ruokapalvelut kuuluu sisäisten palvelujen yksikköön, jossa on myös siivouspalvelut ja kiinteistönhoito. Yksikköä johtaa sisäisten palvelujen päällikkö. Luottamuselimenä toimii kaupunginhallituksen alainen sisäisten palvelujen johtokunta. Yksikkö ei kuitenkaan ole KunL:n mukainen liikelaitos. Kirkkonummi Ruokapalvelut on oma yksikkö yhdyskuntatekniikan toimialan palvelutuotannon tulosalueella yhdyskuntatekniikan johtajan alaisuudessa. Luottamuselimenä toimii palvelutuotannon lautakunta. Espoo Ruokapalveluita hoitaa Espoo Catering liikelaitos, joka kuuluu palveluliiketoiminta - toimialaan liiketoimintajohtajan alaisuudessa. Palveluliiketoimi on kaupungin oma palveluntuottaja, joka rakentaa katuja ja puistoja, hoitaa ja ylläpitää kaupungin rakennuksia, katuja ja puistoja sekä pitää kaupunkia siistinä. Toimiala huolehtii myös palo- ja pelastustehtävistä sekä koulujen, päiväkotien ja vanhustentalojen ruokapalveluista. Palveluliiketoimessa hoidetaan myös kaupungin sisäiset palvelut. Luottamuselimenä toimii palveluliikelaitosten johtokunta. Yhteenveto organisointitavoista Ruokapalveluiden organisointi on hoidettu periaatteessa kahdella eri tavalla. Joko se kuuluu teknisen toimen yksiköihin tai se on eriasteisena tukipalveluyksikkönä keskus-/konsernihallintoon liittyen. Muotoja on perinteinen tulosyksikkö, taseyksikkö, kunnallinen liikelaitos tai kunnan omistama osakeyhtiö. Pääosin siivous on mukana samassa yksikössä, mutta myös kiinteistönhoito. 4. YHTEISTYÖTAHOT Toiminnallisuuden ja asiakkuuksien näkökulmasta ruokapalveluilla on selkeitä yhteistyötarpeita niin siivouspalveluiden kuin kiinteistönhoidon kanssa. Ruoka- ja siivouspalvelut ovat perinteisesti kuuluneen samaan yksikköön yhden päällikön alaisuudessa. Yhteistyö korostuu erityisesti pienten yksiköiden kohdalla, joissa sama henkilö hoitaa molempia tehtäviä. Suuremmissa yksiköissä tehtävät ovat eriytyneet. Tämä suunta on edelleen vallitseva: erillään olevat ruoka- ja siivousyksiköt ovat liittymässä yhteen (vrt. Hämeenlinna). Toinen linkki tulee kiinteistönhoitoon. Vaikka keittiöiden laitehuolto on erikoisalaa ja se hoidetaan ostopalveluina, kiinteistönhoidon mm. ilmastoinnit ym. yhteistyö on kiinteää. Kiinteistönhoidon yhteistyön merkitys korostuu vielä enemmän siivouspalveluiden kanssa.
5. 5
6 VAIHTOEHTOISET TOIMINTAMALLIT Yksikkötason toimintamallit: 1. Tulosalue (tai taseyksikkö) Tulosalue (taseyksikkö) on kaupungin organisaation yksikkö. Toiminta- ja taloussuunnitelman hyväksyy lautakunnan ja hallituksen esityksestä valtuusto osana laajempaa kokonaisuutta, käyttösuunnitelman lautakunta. Lautakunnan hyväksymä tilinpäätös on osa kaupungin tilinpäätöstä. Yksityiskohtaiset toimintaohjeet tulevat keskushallintovetoisesti. nykyinen toimintamalli, tuttu ja turvallinen yhdessä siivouspalveluiden kanssa samalla toimialalla kiinteistönhoidon kanssa päätöksenteko kunnan organisaation mukainen toimintaa ohjaa talousarvio, ulkoiset menot ei niinkään asiakastarpeet, taloudellisuus- ja tuottavuusmittarit tulo on sisäistä ja se määräytyy ulkoisten menojen mukaan, tavoitteena noin +/- 0 tulos sisäisen palvelun hinta ei sisällä kaikkia välillisiä kustannuksia, mutta ne ovat vyörytyserissä tuottajan suoritteen hinnassa mukana ei mahdollista juurikaan ulkopuolisille myyntiä kilpailuneutraliteetti 2. Liikelaitos Kunta voi KunL 10 a luvun mukaisesti perustaa liiketoimintaa tai liiketaloudellisten periaatteiden mukaan hoidettavaa tehtävää varten liikelaitoksen. Liikelaitoksella on valtuuston asettama johtokunta, joka ohjaa ja valvoo sen toimintaa. Johtosäännöllä määrätään tarkemmin liikelaitoksen tehtävistä, mutta sillä on lainsäädännön kautta laajemmat oikeudet ja velvollisuudet kuin lautakunnilla. Liikelaitoksen talousarvio ja -suunnitelma on kunnan talousarvion ja suunnitelman erillinen osa ja kirjanpito on eriytettävä kunnan kirjanpidosta. Liikelaitos tekee oman tilinpäätöksen, johon kuuluu tase, tuloslaskelma, rahoituslaskelma ja liitetiedot sekä talousarvion toteuttamisvertailu ja toimintakertomus. Liikelaitoksen erillistilinpäätös yhdistellään kunnan tilinpäätöksessä. antaa mahdollisuuden joustavaan päätöksentekoon mm. toiminnan järjestämisessä, henkilöstöhallinnossa ja palkkauksessa, edellyttää kuitenkin konserniohjeiden tarkistamista vaatii selkeää sopimusta tilaajan ja tuottajan välillä, jolloin asiakkaiden tarpeet voidaan ottaa paremmin huomioon tilaajan vastuu (kustannusvastuu) korostuu on mukana kaupungin talousarviossa toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden muodossa, jolla ohjataan liikelaitoksen toimintaa vähintäänkin siivouspalvelut tulisi olla samassa yksikössä, yhteistyö kiinteistönhoidon kanssa pitää olla tiivistä
7 vähäinen ulkopuolisille myynti on mahdollista kilpailuneutraliteetti edellyttää erillistä johtokuntaa, jonka jäsenmäärä voisi olla n. puolet ltk:n jäsenistä (5-6) vaatii hallinto- ja taloushenkilöstöä joko omaa tai ostopalveluna 3. Osakeyhtiö Kunta voi perustaa yksin tai yhdessä muiden kanssa osakeyhtiön. 100 % kunnan tai muiden kuntien kanssa omistamalle yhtiölle voidaan antaa ilman kilpailua kunnan tehtäviä hoidettavaksi. Yhtiöllä on oltava hallitus, jonka valitsee yhtiökokous. Hallitus huolehtii yhtiön hallinnon ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä ja se vastaa myös siitä, että yhtiön kirjanpito ja valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Yhtiöllä voi olla toimitusjohtaja. Kunnan määräysvallassa oleva yhtiö (omistus yli 50 %) on kunnan tytäryhteisö ja se kuuluu kuntakonserniin. Kunta tytäryhteisöineen laatii konsernitilinpäätöksen, joka sisällytetään kunnan tilinpäätökseen. joustava ja matala päätöksenteko, vastuu päätöksistä (hallitus) vaatii hallinto- ja taloushenkilöstöä joko omaa tai ostopalveluna päätöksenteko menee kauemmaksi (vrt. valtuusto-hallitus-lautakunta) toiminnan rajapinnat suhteessa kaupungin toimintaan vaatii yksityiskohtaiset sopimukset tulot ja menot ovat ulkoista, jolloin hallintokuntienkin maksamat palvelumaksut ovat myös ulkoisia asiakastarpeet saadaan tyydytettyä, edellyttää tilaajan ja tuottajan välistä selkeää sopimusta kaikki kustannukset tulevat palvelun hintaan mahdollistaa myynnin ulkopuolisille mahdollistaa kuntien yhteisen yhtiön perustamisen arvonlisävero tullenee osittain hintoihin (turha maksu kaupungille) tilaaja voi kilpailuttaa palvelun, jolloin kaupungin omistama yhtiö on yksi tarjoajista, yhtiön tulee sopeuttaa toiminta kilpailun tuloksen mukaisesti 4. Ulkoistettu ostopalvelu Palvelukokonaisuus kilpailutetaan ja ostetaan ulkopuoliselta toimijalta. Tarjouspyynnössä määritellään ostettava palvelu, rajapinnat, hinta/laatu-suhde ym., jonka jälkeen kilpailutus, vertailu sekä päätöksenteko. palvelu pääosin kaupungin tiloissa ja koneilla, rajapinnat määritettävä selkeästi työnjako palvelun tuottajan ja kaupungin toiminnan välillä sovittava yksityiskohtaisesti, jotta vältytään lisälaskutukselta vaatii tilaajan puolelta ammattitaitoisen tilaajaorganisoinnin, aikaa ja resursseja. ostopalveluna tulee olla kokonaisvaltainen palvelutuotanto, ei osaoptimointeja nykyisen henkilöstön asema pitää ratkaista liikkeen luovutus
8 poikkeaa täysin nykyisestä toimintalinjasta
9 Asema organisaatiossa: A. Tekninen toimi Teknisessä toimessa ruokapalvelut on saman toimialajohtajan alaisuudessa kuin sen lähellä olevat toiminnot; siivouspalvelut ja kiinteistönhoito; sekä muu tekninen palvelu. Tällöin edellytykset joustavalle toiminnalle ovat olemassa. B. Keskus- /konsernihallinto Ruokapalveluiden sijoittuminen keskus-/konsernihallintoon edellyttää erillistä tukipalveluyksikköä, jossa tulisi olla myös siivouspalvelut ja mahdollisesti myös kiinteistönhoito. Yksiköllä tulee olla erillinen toimielin, koska suoraan kh:n alaisuudessa toimiminen suuntaa kh:n toimintaa liikaa yhden yksikön asioihin. Tällöin luonteva vaihtoehto toimintamalliksi olisi liikelaitos, jolla erillinen johtokunta. Mikäli toimintamalli olisi osakeyhtiö, koordinointi voisi olla konsernihallinnon kautta. Tukipalveluyksikössä voisi toimi myös muita toimintoja. C. Muu hallintokunta Muina hallintokuntina tulisi kyseeseen joko sivistys tai perusturva. Ongelma voisi tulla siitä, että kyseisten hallintokuntien perustehtävän hoito ja isohko tukipalvelu saattaisivat sekoittua, jolloin tehtävien tehokas hoitaminen kärsisi. Lisäksi ruokapalvelut palvelee molempia hallintokuntia, jolloin joka tapauksessa tulisi hallintokuntien välistä myyntiä. Uhkana on palata ajassa taaksepäin eikä tämä malli tue nykyistä kehitystä. 6. JOHTOPÄÄTÖS Ruokapalveluiden tulee olla ammattimaisesti ja taloudellisesti organisoitu ja johdettu, päätöksenteko joustavaa, toiminta tehokasta ja tuottavaa sekä asiakastarpeet huomioon ottavaa. Lisäksi yhteistyö niin siivouspalveluiden kuin kiinteistönhoidon välillä pitää olla saumatonta sekä henkilöstön hyvinvointiin ja palkitsemiseen tulee kiinnittää huomiota. Toiminta nykymuotoisena tulosalueena on luontevinta teknisessä toimessa. Vuonna 1997 ruoka- ja siivouspalvelut tulosalue sijoittui keskushallinnon tukipalveluihin ja melko pian siirryttiin nykyiseen tilanteeseen. Palvelutuotanto oli niin erillinen keskushallinnon silloisesta toiminnosta, että paremmat kehittymisen mahdollisuudet syntyi teknisellä toimialalla. Jos ruokapalveluita kehitetään liiketoiminnan suuntaan (liikelaitos, osakeyhtiö), myös sijoittuminen keskus-/konsernihallintoon on mahdollista edellyttäen, että sinne on perustettu oma tukipalveluyksikkö ja että vähintäänkin siivouspalvelut ovat samassa yksikössä sekä mielellään myös kiinteistönhoito. Jussi Savela tekninen johtaja
10