AIKAJÄRJESTYS ASIANTUNTIJATYÖSSÄ -TYÖPAJOJEN KOOSTE Pohdintoja, kommentteja ja ratkaisuja ajanhallintaan AikaJärjestys asiantuntijatyössä -työpajat järjestettiin marraskuussa 2015 ja niihin osallistui yhteensä 69 eri alan asiantuntijaa ja esimiestä. Työpajoissa etsittiin ratkaisuja asiantuntijoiden ajallisiin haasteisiin. Työskentelyn pohjana tarkasteltiin Työterveyslaitoksen AikaJärjestys asiantuntijatyössä tutkimuksen tuloksia. Tutkimuksen tavoitteena on kartoittaa ajallista epäjärjestystä suomalaisessa asiantuntijatyössä ja kehittää keinoja sen vähentämiseen. Olli Viljanen, Minna Toivanen & Minna Janhonen 7.12.2015 Työterveyslaitos, Helsinki
Yksilötason ajanhallintakeinot... 3 1.1 AIKAA KESKITTYÄ, IRTI SIDOKSISTA MÄÄRÄAJAKSI... 3 1.2 TULEVAN JA MENNEEN JÄSENTÄMINEN SUUNNITTELULLA... 4 1.3 TYÖTEHTÄVIEN PRIORISOINTI... 5 1.4 TEHTÄVÄ- JA MUISTILISTAT... 6 1.5 MUITA RATKAISUJA... 6 Työyhteisötason ratkaisut ajanhallintaan... 7 2.1 SÄÄNNÖLLISET TILANNEPALAVERIT... 7 2.2 TEHTÄVÄTAULU... 8 2.3 KESKEYTYSTEN HALLINTA... 9 2.4 MUITA RATKAISUJA... 9 Esimies ajan arkkitehtina... 10 Lisätietoja... 10 2
Yksilötason ajanhallintakeinoja 1.1 AIKAA KESKITTYÄ, IRTI SIDOKSISTA MÄÄRÄAJAKSI Erilaiset työtehtävät vaativat erilaista tilaa ja aikaa. Esimerkiksi uudet perehtymistä ja valmisteluja vaativat tehtävät, tärkeät mutta kiireettömät asiat, korkean laatuvaatimuksen tehtävät, suunnittelu, tutkimus sekä kirjoitus-/luovatyö voivat vaatia erityistä keskittymisaikaa. Keskittymisajan luomiseen voi hyödyntää esimerkiksi seuraavia keinoja: - Kalenterivaraus suunnittelutyöskentelylle. - Viestintäkanavien sulkeminen määräajaksi, jos työn luonne sallii sen. - Sähköpostivapaat päivät, SOME-paasto. - Sähköpostivastaamisen rajoittaminen tiettyihin määrättyihin aikoihin, viestisi on huomattu automaattivastausviestin asentaminen. - Eri aikaistaminen, tullaan esim. työpaikalle aikaisemmin kuin muut. - Hiljaiseen tilaan vetäytyminen. - Etätyöpäivät. - Myönteinen itsekkyys, itsen ja oman rauhan vaaliminen. Kun on miettinyt jonkin tehtävän jollekin ajalle, se vapauttaa aivot miettimään muita asioita muina aikoina. - Jos etätyöpäiviä on työyhteisössä paljon, on vaarana yhteisöllisyyden heikentyminen ja työntekijöiden eristäytyminen. - Etätyöpäiville kertyy helposti liikaa töitä ja päivät venyvät: malttia. - Entä jos kokoukset ilmestyvät kalenteriin merkityn suunnitteluajan/etäpäivän päälle? - Voiko etätyöpäivinä sulkea itsensä eri kanavista ulos? Pidetäänkö puhelin ja sähköposti auki etätyöpäivinä? Jatkuvatko keskeytykset etätyöpäivinä? - Voiko puhelimen, pikaviestintäkanavat ja oven sulkea määräajaksi, jos haluaa keskittymisrauhaa? Miten kasautuvat yhteydenotot (puhelin/sähköposti) hoidetaan? - Tarvitseeko olla aina tavoitettavissa? Vaivaako huono omatunto ja syyllisyys, jos ei ole tavoitettavissa? Onko sähköpostiin reagoitava välittömästi? 3
1.2 TULEVAN JA MENNEEN JÄSENTÄMINEN SUUNNITTELULLA - Jokaiseen päivään hieman löysää, asiat harvoin menee täysin suunnitelmien mukaan. - Menneen työviikon tilannekatsaus viikon päätteeksi - näin omat saavutukset, onnistumiset ja eteneminen tulevat havaituksi. - Myös tulevan viikon suunnittelu ja hahmottelu jäsentää toimintaa: luodaan kokonaiskuva tulevan viikon työtehtävistä. - Edellisenä päivänä tai työpäivän aluksi päivän tehtävien listaaminen ja ajoitus. - Kalenteri avuksi: tehtävien merkitseminen ja ajan varaaminen. - Sähköpostin ja sähköisen kalenterin synkronointi niin, että sähköpostit liputetaan tietylle päivälle. - Suunnittelu auttaa keskittymään yhteen asiaan kerralla. - Avoimuus muutoksille: suunnitelmat on suunnitelmia, ne voivat muuttua. - Yhden asian periaate: Varaa yksi asia päivässä, joka edistää päätavoitteita, kaikki muu voi olla sälää. Kun mielessä on valmis sapluuna niin keskittyminen kohdistuu suunniteltuihin tehtäviin - Oma jämäkkyys osaltaan ratkaisee, miten hyvin suunnitelmat toimivat. - Jos työtä on vaan liikaa, suunnittelu ei auta (priorisointi on otettava keinoksi tämän rinnalle). - Kaikkea ei voi suunnitella, on varauduttava yllätyksiin. - Yhdelle päivälle tulee helposti suunniteltua liikaa, jolloin suunniteltu aika ei riitä: realismia suunnitteluun. - Lähityöpäivien lisäksi myös pitkän aikavälin suunnittelu keskeistä. Työtehtävien suunnittelun kautta hahmottuu työn pieniä palasia, jolloin kokonaisuus saattaa kadota. - Myös aikasuunnittelulle tulee varata aikaa. 4
1.3 TYÖTEHTÄVIEN PRIORISOINTI - Priorisointi on hyvä työkalu kun pitää hallita päivän rytmiä ja jakaa työtehtäviä itselleen. - Priorisointia voi tehdä monien tekijöiden pohjalta: esim. asioiden kiireellisyys, tärkeys, kiinnostavuus, henkilösuhteet, asiakkaat. Jos muiden työ odottaa omaa vastausta, prioriteetti on korkea. - Työtehtävät voi myös jakaa esim. kiireellisyyden ja tärkeyden pohjalta neljään luokkaan: o kiireelliset ja tärkeät tehtävät o kiireelliset ja ei niin tärkeät tehtävät o ei kiireelliset, mutta tärkeät tehtävät o ei kiireelliset eikä niin tärkeät tehtävät - Kiireellisiä tehtäviä pidetään helposti tärkeimpinä, jolloin tärkeät, mutta eivät niin kiireelliset tehtävät jäävät taustalle. - Joskus on paikallaan kyseenalaistaa ns. kiireelliset tehtävät onko tämä oikeasti kiireellinen? - Priorisoinnissa voi käyttää apuna esimerkiksi tehtävälistoja, jossa värikoodattuna tehtävät kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan. - Oleellista myös sen kirkastaminen, mitkä työt kuuluvat itselle, mitä voi siirtää muille (delegointi). - Priorisointi liittyy vastuukysymyksiin. Vastuut on oltava selkeät organisaatiotasolla, eikä priorisointi voi jäädä yksilön vastuulle, vaan sen on tultava yhteisen päätöksen tai johdon tasolta. - Priorisoinnissa olisi hyvä sovittaa yhteen yksilön toiveet ja organisaation tarpeet. - Esimies tukena Voisiko esimies olla apuna priorisoinnissa ja kertomassa mitkä tehtävät voi siirtää jollekin muulle. - Priorisoidessa joutuu usein luopumaan jostakin. - Priorisointia voi tehdä eri aika-akseleilla: esim. päivä, työviikko, kuukausi, työvuosi. - Vapaa-aikaa tulee myös priorisoida, jotta jaksaa. - Jotkut työt prioriteettilistan pohjalla jäävät helposti tekemättä, kun listan päälle tulee uusia tehtäviä. - Kaikki eivät priorisoi samoja asioita (asiantuntijat/johto), kuka määrittää? - Priorisointi ei aina helppoa. Jos priorisointi tuntuu hankalalta, kannattaa keskustella priorisointiperiaatteista oman esimiehen kanssa. - Muutenkin priorisoinnista olisi hyvä käydä dialogia esimiehen kanssa. Esimies ei välttämättä tiedä muuten mitä asiantuntija tekee ja milloin annettu tehtävä on häiritsevä keskeytys. - Priorisointi ei aina ole omissa käsissä. Esimerkiksi organisaation rakenteet ja ulkopuolelta tulevat aikataulut voivat ohjata työn tekemisen järjestystä. - Joskus voi olla hyvä pohtia, millä perusteella priorisoi omia työtehtäviään. - Joskus raja priorisoinnin ja tiettyjen työtehtävien välttelyn välillä voi olla häilyvä. 5
1.4 TEHTÄVÄ- JA MUISTILISTAT - Työlistojen kautta voi sanallistaa omia töitä, mikä jäsentää työtä ja auttaa muistamaan. - Muistilaput vapauttavat aivokapasiteettia: muistettavat asiat eivät pyöri mielessä. - Muistilistoja voi tehdä esim. eri aika-akselilla (päivä, viikko, vuosi) ja eritasoisille töille (akuutit työt, pienet asiat ja suuret, aikaa vievät työt). - Vuosikelloa voi käyttää tehtävälistojen pohjana. - Omien töiden lisäksi myös yhteiset työt voi olla toisinaan hyvä listata (ks. tehtävätaulu). - Ennen töistä lähtöä seuraavan päivän tehtävien listaus. - Apuna voi käyttää sähköisiä sovelluksia. - Lappuja kertyy helposti liikaa ja laput voivat kadota. - Tehtävälistojen lisäksi tulee usein ennakoimattomia ulkopuolelta tulevia tehtäviä, jotka muuttavat suunnitelmia. - Oman to do-listan ohella huomioitava myös työyhteisö, ettei uppoudu vain omaan työhön/arkeen. - Kun listan on tehnyt, asiat voivat tuntua hoidetulta. - Ovatko listat ahdistavia vai ahdistaako kaaos enemmän? - Jos listasta puuttuu jotain ja siihen luottaa liikaa, voi jotain tärkeää jäädä tekemättä - Listojen tekeminen ja päivittäminen vie aikaa 1.5 MUITA RATKAISUJA - Työ kerrallaan pino pienemmäksi sovellettavissa erityisesti paperityöhön, nopeisiin tehtäviin. - Työn jaksottaminen ja työtehtävien pilkkominen pienempiin osiin, esim. pomodorotekniikka (työn tekeminen 25 minuutin jaksoissa). - Työn ja muun elämän yhteensovittamisen ratkaisut voivat toisinaan helpottaa ajanhallintaa, esim. kotona työskentely. - Delegointi työtehtävän delegointi tai siirtäminen muille on monelle henkisesti hankalaa, minkä vuoksi tehdään usein itselle kuulumattomia työtehtäviä. Myönteistä röyhkeyttä. - Työn rajaaminen, EI on joskus välttämätön sana. - Oman työajan seuranta: antaa tukea itsensä johtamiselle. - Armollinen suhtautumistapa itseä kohtaan: irti perfektionismista. - Oman rajallisuuden myöntäminen: on valittava tärkeimmät tehtävät, joihin aika riittää. - Uusi asenne: muutos voi olla väylä uuteen. 6
Työyhteisötason ratkaisuja ajanhallintaan 2.1 SÄÄNNÖLLISET TILANNEPALAVERIT - Palaverit ovat helposti aikasyöppöjä, joten on kiinnitettävä huomiota palaverien laatuun. - Säännöllinen lyhyt palaveri, jossa jokainen kertoo lyhyesti (n. 1 min): mitä on tehnyt edellisen palaverin jälkeen, mitä aikoo tehdä ja mitä ongelmia on ilmennyt. - Ongelmat ratkotaan eri palaverissa. - Pysyvä rakenne, joka mahdollistaa muiden tiimin jäsenten tavoittamisen määriteltynä lyhyenä ajanjaksona. Ei kuitenkaan liian raskas lyhyen keston vuoksi. Voidaan pitää esimerkiksi seisten. - Oma vuoro ja rajoitettu aika pakottaa tiivistämään ja valmistautumaan. Aremmatkin saavat suunvuoron ja palaverin säännöillä estetään keskustelun dominointi, rönsyily ja turha kritiikki. - Tiimityöskentelyyn soveltuva malli, mutta soveltuu vain kohtuullisen pienille tiimeille, muuten palaveri venyy. - Pieni yhteinen hetki: voi auttaa työyhteisöä kokonaisuuden hahmottamisessa ja hallinnassa. - Sisällöllisesti kohdennetut tilanne-/teemapalaverit: esim. tarpeen/aiheen mukaan. - Aika/palaverin kesto suhteutettava tavoitteeseen. Tilannepalaverit voivat olla erimittaisia. - Toisen ajan arvostaminen: kun kokoonnutaan yhteen, ollaan aidosti läsnä. - Lyhyet puheenvuorot vaativat harjoittelua. - Haasteena yhteisen yhteisen ajan löytäminen. - Lyhyempien, useammin toistuvien tilannepalaverien lisäksi tarvitaan pidempiä suunnittelupalavereita. 7
2.2 TEHTÄVÄTAULU - Taulu, johon kootaan tiimin/yhteisön suunnitellut, työn alla olevat ja valmiit tehtävät sekä niiden tekijät. - Tehtävätaulu helpottaa työnjakoa ja kokonaisuuden hahmottamista. - Tekee työn, sen etenemisen ja työvaiheet näkyviksi: visuaalinen näkymä lisää läpinäkyvyyttä tekemiseen. - Voi toimia tekemättömien, ei-kiireellisten töiden varantona, josta voi poimia tehtävän kun on aikaa. - On oltava yhteisessä käytössä, ei ainoastaan työnjohdon liikuteltavana. - Voi hyödyntää eri värejä kuvaamaan työntekijöitä, jotka suorittavat tehtävää. - Taulun yhteinen suunnittelu, esim. minkäkokoisia tehtäviä taululle viedään, tehtävien aikajänne, kuka taulusta vastaa. - Yksinkertainen malli: toisinaan laajat projektihallintamallit voivat olla liian monimutkaisia. - Apuna voi käyttää sähköisiä sovelluksia, esim. Trello. - Olennaisin haaste on, että taulu on yhteiskehitelty - jos vain osa sitoutuu, niin hyöty jää vähäiseksi. Miten motivoida kaikki käyttämään taulua? - Tiimin koko vaikuttaa siihen, toimiiko taulu. - Voi lisätä arvostusta muiden tekemää työtä kohtaan, kun tieto muiden töistä leviää tiimin sisällä. - Tarvitaanko monitasoisuutta: isosta kuvasta yksityiskohtaisempaan (koska esim. asiantuntijoilla ja tukihenkilökunnalla on erikokoisia tehtäviä)? 8
2.3 KESKEYTYSTEN HALLINTA - Sovitaan yhdessä pelisäännöt siitä, miten ja milloin toisten työskentelyn voi keskeyttää ja miten ulkopuolelta tulevat keskeytykset hallitaan. - Asiakkaiden yhteydenottojen koordinoitu hallinta, esimerkiksi: o asiakaspalvelupisteet, joissa kohdataan uudet asiakkaat keskitetysti o asiakaspalvelija voi avustaa tiedonetsinnässä, jolloin tehtävät eivät jakaudu usealle asiantuntijalle o kiertävä asiakasvastaava. - Sähköpostietiketti: sähköpostin käytöstä yhteisiä pelisääntöjä: o esimerkiksi miten pitkiä jakelulistoja voi käyttää o milloin sähköpostin voi sulkea o miten nopeasti sähköposteihin tulisi vastata o sähköpostikulttuuri ei ole vain yksilön oma asia, vaan osittain siitä on hyvä sopia yhdessä. - Yhdessä sovitut Ei saa häiritä signaalit sisäisten keskeytysten hallintaan, esim. suljettu ovi, kuulokkeet. - Hiljaiset tilat pidetään hiljaisina. - Työnjohdon tuki keskittymisajan rauhoittamiseen. - Toisten työrauhan kunnioittaminen. 2.4 MUITA RATKAISUJA - Selkeät työnkuvat, työtehtävät ja työnjaot työyksikössä. - Erilaisten teknisten sovellusten laajempi käyttö, esim. o projektinhallintatyökalut o jaetut projektityökalut ja jaetut tiedostot, joihin eteneminen kirjataan o jaetut kalenterit o yksinkertaisia läpinäkyviä järjestelmiä, jotta nähdään kaikki työstettävät tehtävät. - Organisaation yhteinen vuosikello, joka on kaikkien nähtävillä. - Hyvä tiedonkulku työryhmän tai tiimin aikatauluista ja niiden muutoksista. - Tilallinen työn muotoilu: ajan ja rytmin huomioiminen tilaratkaisuissa, esim. eri rytmissä toimivien toimintojen sijoittamisen suunnittelu. - Keskittymistä helpottava työympäristö, esimerkiksi hiljaiset tilat, erilliset neuvotteluhuoneet, kokolattiamatot ja etätyömahdollisuus. - Ajankäytön pelisääntöjen sopiminen työyhteisössä, projektissa tai verkostossa, esim. kokouksettomat päivät tai hiljaiset tunnit. - Työpajapäivät, joihin vaaditaan kaikkien osallistujien sitoutumista. - Työyksikön jäsenten ajankäytön seuranta. - Työntekoa tukevat kokouskäytännöt, esim. o kokousten rauhoittaminen sulkemalla sähköposti o selkeä esityslista askelmerkit nopeuttavat o hyvä valmistautuminen. 9
Esimies ajan arkkitehtina - Esimies on keskeinen henkilö yhteisten ajanhallintakeinojen luojana ja sopijana. - Esimiehen tehtävänä myös oikean suunnan kirkastaminen: tiedetään mihin mennään. - Esimies voi tukea asiantuntijoiden itseohjautuvuutta selkiyttämällä työnkuvia ja käymällä alaistensa kanssa dialogia siitä, mitä itse kultakin odotetaan. - Esimiehen on tunnettava ja tunnistettava yksilöiden tavat tehdä töitä ja osattava arvioida ajankäyttöä ja siihen sopivia ratkaisuja sen mukaan. - Nopean reagoinnin töissä on oltava selkeä työnjako ja komentoketju: esimiehen/johdon päätöksiä ei välttämättä voida jäädä odottamaan. - Viime kädessä on usein vain luotettava, että asiat hoituvat. - Läsnäolo esimiestyössä o o o o o Esimiehen ei tarvitse olla jatkuvasti saatavilla, mutta kun on läsnä on oltava oikeasti läsnä. Kun on kiire, on tilanne ilmoitettava suoraan, jotta työntekijä ei koe tulevansa vähätellyksi. Fyysinen läsnäolo on tärkeää. Kukaan ei saa häiritä ketään hetki, mutta myös hetkiä, jolloin saa häiritä. Tiettyjen kanavien sulkeminen ajoittain (ovi, sähköposti) on paikallaan: asioiden vastaanotto suunnitelmallisesti vain tiettyyn rajattuun aikaan. - Esimiehen on hyvä kannustaa alaisiaan ilmaisemaan tarpeitaan: esimiehen ei tarvitse olla ajatusten lukija. - On tärkeää osata rajata vaatimuksia itseään ja muita kohtaan. - Esimiehen on tärkeää näyttää esimerkkiä ajankäytön keinoista ja hallinnasta. - Esimiehen on hyvä aika-ajoin rauhoittaa alaisten töitä ja taata ajatusten lepo vapaaajalla. - Happinaamari ensin itselle, esimiehen innostuksen ja luovuuden säilyminen on usein edellytys työyhteisön/tiimin innostukselle. - Nopeat päätökset: päätetään heti tai määritellään milloin päätetään, ei jätetä päätösajankohtaa auki. - Asioiden jakaminen ja sparraaminen kollegoiden kanssa voi auttaa jaksamaan ja tuoda uusia näkökulmia. Lisätietoja - Tutkimuksen sivut: www.ttl.fi/aikajarjestys - Ketterä käsikirja ladattavana versiona: http://trc.utu.fi/embedded/kasikirja 10