HANKINTAOHJEET Pirkanmaan sairaanhoitopiirin konserni
PIRKANMAAN SAIRAANHOITOPIIRIN KONSERNIA KOSKEVAT HANKINTAOHJEET 3 1. YLEISTÄ... 3 1. 1. Hankintaohjeiden soveltaminen... 3 1.2. Yleiset hankintaperiaatteet... 3 1.3. Yhteishankinta ja yhteistyö muiden hankintaorganisaatioiden kanssa... 3 1.4. Laatuvaatimukset... 4 2. HANKINTAMENETTELYT... 5 2.1. Hankintamuodot... 5 2.2. Hankintamenettelyn valitseminen... 5 2.2.1. Hankintamenettely EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa... 5 2.2.2. Hankintamenettely kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa... 7 2.2.3. Hankintamenettely kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa... 9 3. HANKINNOISTA ILMOITTAMINEN... 10 3.1. Ilmoittamisvelvollisuus ja hankintailmoitus... 10 4. TARJOUSMENETTELY... 11 4.1. Tarjousten pyytäminen... 11 4.2. Määräajat... 12 4.3. Ehdokkaiden ja tarjoajien valinta... 13 4.4. Tarjousten vastaanotto ja avaaminen... 13 4.5. Tarjousten hylkääminen... 13 4.6. Tarjousten arviointi ja hyväksyminen... 14 5. SOPIMUSMENETTELY... 14 5.1. Sopimuksen tai tilauksen tekeminen... 14 5.2. Ennakot... 15 5.3. Vakuudet... 15 5.4 Hankinnan vastaanotto ja hyväksyminen... 15 6. ERINÄISET MÄÄRÄYKSET... 16 6.1. Hyvä hankintatapa... 16 6.2. Esteellisyys... 16 6.2. Asiakirjojen julkisuus ja salassapito... 16 2
PIRKANMAAN SAIRAANHOITOPIIRIN KONSERNIA KOSKEVAT HANKINTAOHJEET 1. YLEISTÄ 1. 1. Hankintaohjeiden soveltaminen Hankintaohjeet koskevat kuntayhtymää ja sen tytäryhteisöjä sekä näiden tytäryhteisöjä ja lisäksi myös hankintaohjeen voimaantulon jälkeen perustettavia tytär- ja osakkuusyhteisöjä. Hankintaohjeen tarkoituksena on ohjeistaa ja yhdenmukaistaa tehtävien hankintojen toteuttamistapaa ja hankintakäytäntöjä. Sen lisäksi mitä julkisista hankinnoista annetuissa säännöksissä, kuntalaissa ja hallintolaissa sekä konserniohjeessa ja sitä täydentävässä sisäisessä ohjeessa säädetään, noudatetaan hankinnoissa näitä ohjeita. Hankinnalla tarkoitetaan sairaanhoitopiirin ulkopuolelta tapahtuvaa tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä. 1.2. Yleiset hankintaperiaatteet Hankinnat jakaantuvat taloudellisen arvon perusteella kolmeen eri ryhmään 1) EU-kynnysarvon ylittäviin 2) kansallisen kynnysarvon ylittäviin ja 3) hankintalaissa tarkoitettujen kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin. Näitä ohjeita sovelletaan kaikkiin hankintatyyppeihin tässä ohjeessa mainituin tarkennuksin. Hankinnat on suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailumahdollisuudet. Tarjouksista on hyväksyttävä se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin sen mukaan kuin tarjouspyynnössä on esitetty. Hankinnoissa on, riippumatta hankinnan suuruudesta, noudatettava avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Tarjouksentekijöitä ja tarjouksia on kohdeltava tasapuolisesti. Hankinnoissa noudatettavasta sopimusmenettelystä ja sovellettavista sopimusehdoista on säädetty hankintaohjeen kohdassa 5. 1.3. Yhteishankinta ja yhteistyö muiden hankintaorganisaatioiden kanssa Pirkanmaan sairaanhoitopiirin hankinnoista ja niiden kilpailuttamisesta rakentamiseen liittyviä palveluita ja lääkevalmisteita lukuun ottamatta vastaa keskitetysti Tuomi Logistiikka Oy. Tuomi Logistiikka Oy kilpailuttaa myös erityisvastuualueen sairaanhoitopiirien keskeisiä hoitoon liittyviä tarvikkeita koskevat hankinnat ja muut erikseen päätetyt erityisvastuualueen hankinnat. Rakentamisurakointiin ja -suunnitteluun liittyvät palveluhankinnat kilpailuttaa yliopistollisen sairaalan toimitilat vastuualue ja erityisvastuualueen 3
sairaanhoitopiirin yhteiset lääkevalmistehankinnat yliopistollisen sairaalan sairaala-apteekki. Hankinnoissa ja niiden toteuttamisessa on pyrittävä tarkoituksenmukaiseen yhteistyöhön ensisijaisesti muiden sairaanhoitopiirien ja yliopistollisten sairaaloiden hankintaorganisaatioiden kanssa. Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä on annettu sairaanhoitopiirin johtajalle hankintapäätösvaltuudet, joita on päätöksellä delegoitu eteenpäin viranhaltijoille. Tuomi Logistiikka Oy:lle luovutettavista valtuuksista päättää sairaanhoitopiirin hallitus. Konserniyhtiöiden osalta päätösvaltuuksista päätetään yhtiöissä erikseen. 1.4. Laatuvaatimukset Hankinnat on pyrittävä kohdistamaan yleisesti saatavilla oleviin tavaramalleihin ja -laatuihin sekä suorittamaan ne sellaisena ajankohtana ja sellaisissa erissä, että pakkaus-, kuljetus-, huolinta- ja muut hankintakustannukset ovat mahdollisimman alhaisia. Hankinnoissa on vältettävä rinnakkaistuotteita. Pirkanmaan sairaanhoitopiirillä on vastuullisuusohjelma, jonka toimeenpanoa ovat osaltaan myös hankinnat. Kestävän kehityksen vaatimukset huomioidaan aina kun se on mahdollista ja kustannuksiltaan sekä toiminnallisesti perusteltua. Kestävä kehitys pyritään huomioimaan mm. sertifioiduilla ympäristömerkeillä, elinkaarikustannuksina, tuotteiden kierrätysmahdollisuuksilla niiden elinkaaren aikana, sekä kuljetusten yhdistelyllä. Kilpailuttamisessa on huolehdittava siitä: että hankintasuunnitelmat/hankintaohjelmat ovat selkeitä ja sisältävät kaikki hankinnan toteuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot että laatuvaatimuksia ei aseteta korkeammiksi, kuin mitä kulloinkin on tarpeellista että tavaroiden osalta käytetään yleisiä nimikkeitä ja standardeja, ellei erityisistä syistä muuta johdu että valitaan toimittajia, jotka kykenevät täyttämään hankintasopimuksen vaatimukset kaikilta osin Teknisiä eritelmiä ei saa laatia siten, että ainoastaan tietyn valmistajan tuote voi tulla kysymykseen. Tiettyyn tavaramerkkiin viittaaminen edellyttää erityisiä perusteluita. Mikäli teknisiä eritelmiä ei ole mahdollista millään muulla tavoin yksilöidä, voidaan erityistapauksissa käyttää ilmaisua "tai vastaava". Tämä kuitenkin edellyttää kilpailuttamisesta vastaavalta taholta hyvin huolellisen harkinnan. Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tekninen eritelmä tulee määritellä ensisijaisesti viittaamalla joko eurooppalaisten standardien mukaisiin kansallisiin standardeihin tai eurooppalaisiin teknisiin hyväksyntöihin tai eritelmiin hankintalain mukaisesti. Jokaiseen viittaukseen on liitettävä ilmaisu tai vastaava. Hankinnassa voidaan edellyttää, että tavaran toimittaja tai palvelun tuottaja noudattaa tuotteiden valmistuksessa tai palvelusten tuottamisessa yleisesti hyväksyttyä laatu- tai muuta järjestelmää. Kaikki vastaavat laatu- tai muut järjestelmät on hyväksyttävä. 4
Muita kuin tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyjä vaatimuksia ei voida käyttää tarjousten tarjouspyynnön mukaisuutta arvioitaessa. 2. HANKINTAMENETTELYT 2.1. Hankintamuodot Hankinnat suoritetaan hankintalaissa määritetyin menettelyin kuten avointa, rajoitettua, neuvottelumenettelyä, kilpailullista neuvottelumenettelyä, innovaatiokumppanuutta, puitejärjestelyä tai suorahankintaa käyttäen siten kuin erikseen on säädetty tai jäljempänä määrätty. Hankinnoissa on käytettävä ensisijaisesti avointa menettelyä. Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksensa. 2.2. Hankintamenettelyn valitseminen Kilpailuttamisesta vastaava taho yhdessä toimeksiantajan kanssa valitsee kussakin tapauksessa hankintamenettelyn jäljempänä mainittavin perustein. Hankintamuodon valintaan vaikuttaa onko kysymyksessä EU-kynnysarvon ylittävä, kansallisen kynnysarvon ylittävä tai kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. 2.2.1. Hankintamenettely EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa Hankintalain tarkoittamissa EU-kynnysarvojen ylittävissä hankinnoissa sovelletaan hankintalain säännöksissä määrättyjä menettelytapoja ja toimintaaikoja. Hankinta käynnistetään julkaisemalla sitä koskeva ilmoitus julkisten hankintojen sähköisessä ilmoitusportaalissa. Hankinnoissa on käytettävä ensisijaisesti avointa tai rajoitettua menettelyä. Neuvottelumenettelyä, suorahankintaa, kilpailullista neuvottelumenettelyä ja puitejärjestelyä voidaan käyttää hankintalaissa säädetyin edellytyksin. Avoin menettely Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. Rajoitettu menettely Rajoitettua menettelyä käytetään, kun hankittavien tuotteiden erityislaatu tai muu näihin verrattava syy sitä vaativat. Rajoitetussa menettelyssä hankintayksikön on tehtävä hankintailmoitus julkisten hankintojen sähköisessä ilmoitusportaalissa. Rajoitettua menettelyä koskevat hankinta-asiakirjat, esim. tarjouspyyntö on asetettava saataville sähköisesti hankintailmoituksen julkaisupäivänä. Hankintayksikkö voi ennalta rajata niiden ehdokkaiden määrää, jotka kutsutaan tarjousmenettelyyn. Menettelyyn kutsuttavien ehdokkaiden vähimmäismäärä sekä tarvittaessa ehdokkaiden enimmäismäärä on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Tarjoajiksi hyväksyttävät ehdokkaat on valittava noudattamalla 5
hankintailmoituksessa esitettyjä ehdokkaiden soveltuvuutta koskevia vähimmäisvaatimuksia sekä objektiivisia ja syrjimättömiä perusteita. Ehdokkaita on kutsuttava tarjouskilpailuun hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä todellisen kilpailun varmistamiseksi. Tarjouskilpailuun on kutsuttava vähintään viisi ehdokasta, jollei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Tarjouskilpailuun otetaan ne ehdokkaat, jotka täyttävät vähimmäisedellytykset, ja jotka ovat tehneet osallistumishakemuksen. Neuvottelumenettely a) Siirtyminen neuvottelumenettelyyn Hankintayksikkö voi valita neuvottelumenettelyn, jos avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä on saatu tarjouksia, jotka eivät sisällöltään vastaa tarjouspyyntöä tai tarjouksia ei voida hankintalain määräysten perusteella hyväksyä. Edellytyksenä on myös, ettei tarjouspyynnön mukaisia sopimusehtoja muuteta olennaisesti. Uutta hankintailmoitusta ei tarvitse julkaista, jos neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki tarjoajat, jotka täyttävät hankintalain mukaiset vähimmäisedellytykset, ja jotka ovat edeltävässä menettelyssä tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen. Neuvottelumenettelyyn siirtyminen on perusteltava ja siitä on ilmoitettava kilpailussa mukana oleville. Hankintayksikön on neuvoteltava vähintään kolmen ehdokkaan kanssa, jos sopivia ehdokkaita on riittävästi. b) Neuvottelumenettely itsenäisenä hankintamuotona Hankintayksikkö voi käyttää neuvottelumenettelyä itsenäisenä hankintamuotona, josta julkaistaan ilmoitus, hankintalaista ilmenevin erityisin perustein. Hankintaasiakirjat, esim. neuvottelukutsu ja tarjouspyyntö on asetettava saataville sähköisesti hankintailmoituksen julkaisupäivänä. Neuvottelumenettelyn kulkua koskevat määräykset sisältyvät hankintalakiin. Vähimmäisvaatimuksista tai vertailuperusteista ei saa neuvotella. Neuvotteluihin valituilta ehdokkailta on pyydettävä alustavat tarjoukset, joiden pohjalta neuvottelut käydään. Kilpailullinen neuvottelumenettely Kilpailullisen neuvottelumenettelyn soveltamisedellytyksistä on säädetty hankintalaissa. Kilpailullista neuvottelumenettelyä käytetään, kun tavaraa, palvelua tai rakennustyötä ei voida määritellä niin tarkoin, että tarjouksen tekijät voisivat antaa hankintayksikölle yksityiskohtaisen tarjouksen. Hankintayksikön on laadittava neuvottelujen pohjaksi hankinnan tavoitteita ja sisältöä koskeva hankekuvaus, jonka pohjalta neuvottelut käydään hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä mainitulla tavalla vaiheittain. Kilpailullisen neuvottelumenettelyn ensimmäisessä vaiheessa neuvotellaan 6
ratkaisusta, joka täyttää hankintayksikön tarpeet. Neuvottelujen jälkeen hankintayksikkö pyytää lopulliset tarjoukset. Puitejärjestely Puitejärjestelyn käytön edellytyksistä on säädetty hankintalaissa. Puitejärjestelyn kesto saa pääsääntöisesti olla enintään neljä vuotta. Suorahankinta Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen tai aikaisemman sopimuksen perusteella tarjouskilpailua järjestämättä. Suorahankintaa ja suorahankintaa lisätilauksena koskevat määräykset sisältyvät hankintalakiin. Suorahankinnasta tehdään suorahankintaa koskeva ilmoitus julkisten hankintojen sähköiseen ilmoitusportaaliin. Päätös suorahankinnan käyttämisestä on perusteltava. Päätöksenteko EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankinnasta on tehtävä kirjallinen päätös, jonka perusteluista käy ilmi, miten hankinnalle hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä asetettuja vertailuperusteita on sovellettu. Hankintapäätös on lähetettävä tiedoksi hankintaan osallistuneille ja siihen on liitettävä valitusosoitus markkinaoikeuteen sekä ohjeet hankintaoikaisun tekemisestä. Hankintaoikaisu samoin kuin valituksen saattaminen markkinaoikeuteen on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kirjallisella tiedoksiannolla asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua päätöksen tiedoksi lähettämisestä. Sähköisellä tiedoksiannolla asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, tiedoksiantopäivänä. Hankintapäätös ja hankintapäätökseen liittyvä valmisteluaineisto kuten tarjouspyyntö, tarjoukset, tarjousvertailut ja käyttöön soveltuvuuteen liittyvät lausunnot säilytetään hankinnan valmistelusta vastanneen tahon sähköisessä järjestelmässä. EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoista tulee tehdä jälki-ilmoitus 30 päivän kuluessa hankintasopimuksen tekemisestä. 2.2.2. Hankintamenettely kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa Kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa noudatetaan hankintalakia. Tähän ryhmään kuuluvat myös hankintalain liitteen e 1-4 kohdassa tarkoitetut sosiaali- ja terveyspalvelut sekä 7
liitteen kohdassa 5-15 tarkoitetut erityispalvelut sekä käyttöoikeussopimukset. Hankinta käynnistetään julkaisemalla sitä koskeva ilmoitus julkisten hankintojen sähköisessä ilmoitusportaalissa. Hankinnat on suoritettava pääsääntöisesti tarjouskilpailuina avointa menettelyä käyttäen. Kansallisista menettelyistä ei ole säädetty erikseen hankintalaissa. Avoin menettely Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen. Tarjouksista on hyväksyttävä se, joka on hankintayksikön kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin. Ennen saatujen tarjousten käsittelyä on arvioitava tarjouksen jättäneiden yritysten kelpoisuus ja jätettyjen tarjousten tarjouspyynnönmukaisuus. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella tarjouspyynnössä mainituin valintaperustein ja arviointikriteerein. Rajoitettu menettely Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään määrätyltä joukolta toimittajia, jotka tarjousta pyydettäessä arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan aiottu hankinta. Hankinnasta on julkaistava ilmoitus kansallisessa julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa. Kiinnostuneiden yritysten tulee jättää osallistumishakemuksensa hankintayksikölle asetettuun määräaikaan mennessä. Osallistumishakemuksen jättämistä varten on varattava riittävä aika, joka määräytyy hankinnan luonteen ja laajuuden mukaan. Tarjouskilpailuun hyväksyttävät toimittajat on valittava niiden osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden joukosta, jotka täyttävät hankintalain edellyttämät ja hankintayksikön asettamat vaatimukset. Hankintayksikkö voi ennalta rajata niiden ehdokkaiden lukumäärää, joille tarjouspyyntö lähetetään. Lukumäärä tai sitä koskeva vaihteluväli on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Todellisen kilpailun aikaansaamiseksi tarjoajia on kutsuttava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä, vähintään kuitenkin viisi ehdokasta, jollei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Tarjouspyyntöasiakirjat lähetetään hankintayksikön valitsemille ehdokkaille samanaikaisesti. Tarjouspyyntöasiakirjoja ei saa lähettää muille toimittajille. Tarjousten tekemiselle varattavan ajan tulee olla riittävä ottaen huomioon hankittavan tavaran, palvelun tai urakan laajuus ja luonne. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella tarjouspyynnössä mainituin edellytyksin ja perustein. Erityisin perustein tarjoajien kanssa voidaan avoimessa ja rajoitetussa hankintamenettelyssä käydä hankintaneuvotteluja, joiden tarkoituksena on selventää tai täsmentää tarjousten sisältöä tai tilaajan vaatimuksia. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvottelut tulee käydä kaikkien tarjousten tekijöiden kanssa, ellei poikkeavaan menettelyyn ole saatujen 8
tarjousten perusteella erityistä syytä. Neuvottelut yksinomaan tarjoushinnan tarkistamiseksi ovat kiellettyjä. Suorahankinta Hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan hankintalaissa säädetyin edellytyksin. Suorahankintaa voidaan käyttää hankintalaki huomioiden yksittäisissä tapauksissa sosiaali-, terveys- tai koulutuspalvelujen hankinnoissa, jos tarjouskilpailun järjestäminen, neuvottelumenettelyn käyttö tai palvelun tarjoajan vaihtaminen olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista asiakkaan kannalta merkittävän hoito- tai asiakassuhteen turvaamiseksi. Päätöksenteko Kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankinnasta on tehtävä kirjallinen päätös, jonka perusteluista käy ilmi, miten hankinnalle hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä asetettuja vertailuperusteita on sovellettu. Hankintapäätös on lähetettävä tiedoksi hankintaan osallistuneille ja siihen on liitettävä valitusosoitus markkinaoikeuteen sekä ohjeet hankintaoikaisun tekemisestä. Hankintaoikaisu samoin kuin valituksen saattaminen markkinaoikeuteen on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kirjallisella tiedoksiannolla asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua päätöksen tiedoksi lähettämisestä. Sähköisellä tiedoksiannolla asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, tiedoksiantopäivänä. Hankintapäätökset säilytetään sähköisessä järjestelmässä. 2.2.3. Hankintamenettely kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa Kansallinen kynnysarvo on ilman arvonlisäveroa tavara-, palveluhankinnoissa sekä suunnittelukilpailuissa 60 000 euroa Liitteen E 1 4 kohdassa tarkoitettuja sosiaali- ja terveyspalveluja koskevissa hankinnoissa 400 000 euroa liitteen E 5 15 kohdassa tarkoitettuja muita erityisiä palveluja koskevissa hankinnoissa 300 000 euroa Rakennusurakoissa 150 000 euroa Käyttöoikeussopimuksissa 500 000 euroa Kansallisen kynnysarvon alittavien hankintojen kilpailuttamisesta, hankintamenettelyn valinnasta tai hankinnan toteuttamisesta ilman kilpailutusta suorahankintana ohjeistetaan pienhankintaohjein. Kansallisen kynnysarvojen alittavia hankintoja tehtäessä tulee ottaa huomioon hankintalain keskeiset periaatteet kokonaisedullisuuden tavoittelusta ja asianosaisten tasapuolisesta kohtelusta. 9
Avoin menettely Avoimessa menettelyssä tarjouskilpailuun osallistuvien lukumäärää ei rajoiteta etukäteen, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat tehdä tarjouksensa. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella. Rajoitettu menettely Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään määrätyltä joukolta tarjoajia, jotka arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan aiottu hankinta. Mahdollisimman tasapuolisen kilpailutilanteen luomiseksi tarjouspyyntö lähetetään riittävän monelle luotettavalle ja toimituskykyiselle yritykselle. Suositeltavana määränä pienissä hankinnoissa pidetään vähintään kolmea tarjoajaa. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella. Tarjoajien kanssa voidaan avoimessa ja rajoitetussa hankintamenettelyssä tarvittaessa käydä neuvotteluja, joiden tarkoituksena on selventää tai täsmentää tarjousten sisältöä tai tilaajan vaatimuksia. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvottelumenettely Hankinnat voidaan suorittaa myös neuvottelumenettelyllä ilman erityistä syytä. Neuvottelumenettely voidaan toteuttaa usealta eri toimittajalta saatujen tarjousten perusteella tai neuvottelemalla tarjoajien kanssa ilman tarjousmenettelyä. Suorahankinta Hankinta ilman kilpailua on mahdollista mm. jos hankinnan arvo on vähäinen, uudesta alkavasta toiminnasta, kun kilpailevia toimittajia ei ole tai kilpailuttaminen muutoin on epätarkoituksenmukaista. Hankinnan arvon vähäisyys on arvioitava hankintayksikön hankintavolyymien ja hankintojen luonteen perusteella. Suorahankintaa käytettäessä mitään toimittajaa ei saa suosia tai syrjiä. 3. HANKINNOISTA ILMOITTAMINEN 3.1. Ilmoittamisvelvollisuus ja hankintailmoitus EU-kynnysarvot ylittävistä suorahankinnoista tehdään ilmoitus sähköiseen julkisten hankintojen ilmoituskanavaan. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa, joihin hankintalakia ei sovelleta, ei ole mahdollista julkaista hankintailmoitusta. Hankintailmoituksella käynnistetään varsinainen tarjouskilpailu avoimessa menettelyssä ja osallistumishakemuksen jättäminen rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä. Hankintaa koskevat yksityiskohtaiset tiedot ilmoitetaan tarjouspyyntöasiakirjoissa. 10
4. TARJOUSMENETTELY 4.1. Tarjousten pyytäminen Tarjouspyyntö tehdään hankintalain soveltamisalaan kuuluvissa hankinnoissa kirjallisena. Tarjouspyyntöön sisältyvät yksityiskohtaiset määräykset voidaan kirjata erilliseen hankintaohjelmaan tai -suunnitelmaan. Suullista tarjouspyyntöä voidaan käyttää ainoastaan kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa. Suullinen tarjouspyyntö on tarvittaessa vahvistettava kirjallisesti. Tarjouspyyntö tulee olla saatavissa ilmaiseksi, rajoituksetta, suoraan ja kokonaan kaikille halukkaille sähköisessä muodossa hankintailmoituksen julkaisupäivänä. Tämä vaatimus koskee myös rajoitettua menettelyä ja neuvottelumenettelyä. Jos EU-kynnysarvot ylittävää hankintaa ei jaeta osiin, hankintayksikön on perusteltava jakamatta jättäminen hankinta-asiakirjoissa. Tarjousaikana välttämättömiksi ilmenneet lisäykset ja muutokset tarjouspyyntöasiakirjoihin tai tarjousajan pidentäminen ilmoitetaan hankintalain edellyttämällä tavalla. Vähimmäisvaatimusten tai vertailuperusteiden muutokset edellyttävät aina korjausilmoituksen julkaisemista. Tarjouspyyntöön sisällytettävät oikeudelliset ja tekniset vaatimukset on laadittava niin selviksi, että tarjouksentekijät voivat niiden perusteella tehdä mahdollisimman yksiselitteisen tarjouksen, ja että tarjoukset saadaan keskenään vertailukelpoisiksi. Valintaperusteet, joita sovelletaan tarjoajaehdokkaita valittaessa tai hankintapäätöstä tehtäessä on mainittava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Tarjouspyynnön poiketessa hankintailmoituksesta, hankintailmoitukseen kirjatut tiedot menevät tarjouspyynnön edelle. Tarjouspyynnön sisältö Tarjouspyynnössä tai soveltuvin osin hankintailmoituksessa on hankinnan laadusta ja arvosta riippuen ilmoitettava: 1. tiedot hankintayksiköstä 2. hankittavien tavaroiden ja palvelujen määrä ja erityisominaisuudet samoin kuin rakennustyön tekninen sisältö sekä toimitukselta edellytettävät laatuvaatimukset 3. sovellettava hankintamenettely 4. ilmoitus toimittajien kelpoisuusvaatimuksista ja sen osoittamiseksi vaadittavista asiakirjoista 5. tarjouksen valintaperuste ja käytettävät vertailuperusteet 6. voidaanko kokonaistarjouksen lisäksi tehdä osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia 7. vaatimus huolto- ja käyttöohjeista sekä koulutuksesta, joiden tulee sisältyä tarjoukseen 11
8. varaosien saantimahdollisuudet sekä tuotteen huolto- ja korjausmahdollisuudet 9. hankinnan toimitusaika ja paikka 10. määräaika tarjouksen jättämiselle sekä osoite, johon tarjous on toimitettava samoin kuin tarjoukseen merkittävä tunnus 11. kuinka pitkään tarjouksen pitää olla voimassa 12. maksuehdot ja vakuudet 13. edellytetäänkö tarjoukselta kiinteää hintaa vai hyväksytäänkö myös hinnanmuutosperusteeseen sidottu hinta 14. tarjoajan selvitys yhteystiedoista sähköistä tiedoksiantoa varten 15. keskeiset sopimusehdot 16. viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen 17. kieli tai kielet, joilla tarjous on laadittava 18. tarjousasiakirjojen esittämistä ja muotoa koskevat muut vaatimukset, esim. liikesalaisuustietojen ilmoittamistapa 19. hankintalain edellyttämä muu aineisto, kuten ESPD-lomake Valintaperusteen ja käytettävien vertailuperusteiden asettaminen Tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa on mainittava hankintapäätöstä tehtäessä sovellettava valintaperuste. EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta. Tarjousasiakirjoissa on ilmoitettava tarjouksen vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus tai kohtuullinen vaihteluväli taikka poikkeuksellisissa tapauksissa vertailuperusteiden tärkeysjärjestys. EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa on mahdollista ilmoittaa kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet myös tärkeysjärjestyksessä. Pelkän hinnan käyttäminen vertailuperusteena on perusteltava sote-palveluissa tai muissa erityspalveluissa ja EU-ylittävissä hankinnoissa (muut kuin tavarahankinnat). 4.2. Määräajat Tarjous sekä tarjouskilpailuun osallistumista koskeva hakemus on jätettävä määräajassa. Määräajaksi ilmoitetaan päivämäärä ja kellonaika. Tarjouksen tekemiseen on varattava riittävä aika. Mikäli tarjousten tekemiseksi on tilaajasta johtuvasta syystä aiheellista myöntää lisäaikaa, siitä on ilmoitettava kaikille, joilta tarjous on pyydetty. Tarjouspyynnössä on ilmoitettava aika, jonka tarjouksen tulee olla voimassa. Osallistumishakemuksen ja tarjouksen jättämiselle varattavan määräajan vähimmäisajasta on EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta säädetty hankintalaissa. 12
4.3. Ehdokkaiden ja tarjoajien valinta EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja koskevat ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden arvioinnin yksityiskohtaiset perusteet on määritelty hankintalaissa. Vastaavia perusteita noudatetaan soveltuvin osin myös kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Hankintayksikön on ehdottomasti suljettava ehdokas tai tarjoaja pois kilpailusta hankintalaissa tarkoitetuissa tilanteissa EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa sekä sote-palveluiden ja muiden erityispalveluiden hankinnoissa. Hankintayksikön harkinnan mukaan ehdokas tai tarjoaja voidaan sulkea pois esimerkiksi seuraavien edellytysten vallitessa: toimittaja on konkurssissa tai toimittaja on päätetty asettaa selvitystilaan toimittaja on ammattitoiminnassaan syyllistynyt vakavaan virheeseen toimittaja on laiminlyönyt verojen ja lakisääteisten sosiaalimaksujen (esim. eläkevakuutusmaksujen) suorittamisen toimittaja on osoittautunut epäluotettavaksi antamalla vääriä tietoja hankintayksikölle tarjouksentekijän luotettavuuden arvioimiseksi. Hankintayksikön on tehtävä ehdokkaan tai tarjoajan sulkemisesta kilpailusta päätös joko heti tai lopullisen valintapäätöksen yhteydessä. Rajoitetussa menettelyssä ja neuvottelumenettelyissä ehdokkaalla on pyytämällä oikeus saada tarjoajien valintapäätös jo ennen lopullista hankintapäätöstä. Hankintayksikkö voi ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuuden selvittämiseksi pyytää näiltä todistuksia tai selvityksiä hankintalaista ilmenevällä tavalla. Selvityspyynnöt on suhteutettava hankkeen laadun ja koon mukaisesti. 4.4. Tarjousten vastaanotto ja avaaminen Tarjouksen jättöosoite ja jättöaika sekä tarjoukseen merkittävä tunnus tulee yksilöidä tarjouspyynnössä selvästi. Tietoteknisin menetelmin tehtyjen tarjousten vastaanotto on järjestettävä siten, ettei tarjousten salaisuutta vaaranneta. Tarjoukset säilytetään avaamattomina niiden avaamistilaisuuteen saakka. Myös avaamistilaisuuden jälkeen on huolehdittava siitä, että tarjoukset niihin kuuluvine hankintapäätöksen kannalta oleellisine liitteineen säilytetään huolellisesti. Tarjoukset avataan ilman julkisuutta hankintayksikköä edustavien henkilöiden toimesta. 4.5. Tarjousten hylkääminen Hankinnasta päättävällä on oikeus hylätä saadut tarjoukset hankintalain mukaisin perustein. Tarjousta ei saa hyväksyä: 1. jos se on tarjouspyynnön vastainen 2. jos tarjoushintaa ei ole annettu yksiselitteisesti tai tarjouksessa ei ole esitetty vaadittuja hintaerittelyjä 13
3. jos tarjouksentekijä on tarjousmenettelyssä toiminut vilpillisesti taikka muuten lain tai hyvän kauppatavan vastaisesti 4. jos tarjous on saapunut määräajan päättymisen jälkeen. Myöhästynyt, mutta ennen avaustilaisuutta saapunut tarjous voidaan kuitenkin ottaa huomioon kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa, joihin ei sovelleta hankintalakia. Lisäksi tarjoukset voidaan hylätä 1. jos kaikki tarjoukset ylittävät olennaisesti tarkoitukseen varatut määrärahat tai hankinta osoittautuu tarpeettomaksi. 2. jos tarjoushinta on niin alhainen, että on ilmeistä, että hankintaa ei myyjän taloudelliset edellytykset huomioon ottaen voida tarjouksen mukaisesti toteuttaa. Tarjousten hylkääminen alhaisen hinnan johdosta edellyttää kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintalaista selviävällä tavalla yksityiskohtaista selvitysmenettelyä. 4.6. Tarjousten arviointi ja hyväksyminen Tarjoukset on käsiteltävä niin hyvissä ajoin, että tarjouksen hyväksyminen voidaan saada tarjouksentekijän tietoon tarjouksen voimassaoloaikana. Tarjousten vertailusta huolehtii hankinnan kilpailuttamisesta vastaava yksikkö käyttäen tarvittaessa asiantuntijoita. Tarjouksia vertailtaessa ei saa ottaa mukaan uusia vertailuperusteita, joita ei ole mainittu tarjouspyyntöasiakirjoissa. Tarjouksentekijälle saadaan myöntää tilaisuus oikaista ilmeinen kirjoitus- tai laskuvirhe. Oikaisu on tehtävä ennen hankintapäätöstä. Tarjouksista on hyväksyttävä se, joka on hankintayksikön kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin hankinnan kohteeseen liittyvien vertailuperusteen tai vertailuperusteiden mukaan. Kokonaistaloudellisesti edullisinta valintaperustetta käytettäessä on sovellettava kaikkia hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä mainittuja vertailuperusteita. 5. SOPIMUSMENETTELY 5.1. Sopimuksen tai tilauksen tekeminen EU-kynnysarvon ylittävää hankintasopimusta ei saa tehdä ennen kuin sopimuskumppanin rikosrekisteriote (hankintamenettelyote) on tarkastettu. Hankinnasta tehtävä tilaus tai sopimus tehdään noudattaen sopimuksen tekemistä koskevia voimassa olevia yksityisoikeudellisia säännöksiä kuten oikeustoimilakia ja kauppalakia sekä mitä hankintalaissa sopimuksen tekemisestä säädetään. Julkisia hankintoja varten on laadittu yleiset sopimusehdot. Näitä ja eräiden erikoisalojen hyväksyttyjä yleisiä sopimusehtoja voidaan käyttää hankinnan laatuun soveltuvalla tavalla lyhennettyinä, muutettuina tai lisätiedoilla täydennettyinä. 14
Tuomi Logistiikka Oy:n toimesta suoritettujen hankintojen sopimukset allekirjoittaa yhteishankintojen ja sairaanhoitopiirin 10 000 euroa alittavien erillishankintojen osalta Tuomi Logistiikka Oy:n nimeämä henkilö. Tätä suurempien erillishankintojen sopimukset tai tilaukset allekirjoittaa hankintavaltuudet omaava viranhaltija. Sopimukset valmistelee kilpailuttamisesta vastannut hankintayksikön nimeämä henkilö ja sopimuksen allekirjoittajana toimii hankintapäätöksen tehnyt viranhaltija. Erityisvastuualueen yhteishankintoina toteutettuja keskeisiä hoitoon liittyviä tarvikkeita koskevat sopimukset allekirjoittaa yhteishankintatoiminnasta vastaava Tuomi Logistiikka Oy:n nimeämä henkilö ja lääkehankintoja koskevat hankinnat yliopistollisen sairaalan sairaala-apteekkari. Rakentamisurakointiin ja -suunnitteluun liittyvät sopimukset allekirjoittaa hankintapäätöksen tehnyt viranhaltija. 5.2. Ennakot Myyjälle voidaan myöntää ennakkoa ainoastaan poikkeustapauksessa ja sille on vaadittava riittävä vakuus. 5.3. Vakuudet Hankinnan sopimuksen mukaisen täyttämisen ja takuuajan velvoitteiden täyttämisen varalta voidaan tarvittaessa vaatia vakuus. Vakuudeksi voidaan hyväksyä raha- tai vakuutuslaitoksen antama omavelkainen takaus, pankin antama talletustodistus tai tilaajan hyväksymä muu luotettava vakuus. 5.4 Hankinnan vastaanotto ja hyväksyminen Tavaraa vastaanotettaessa on sen määrä ja kunto viipymättä tarkistettava. Laitteen saa hyväksyä vasta, kun sille on suoritettu käyttöönottotarkastus, jossa on todettu, että laite on toimintakunnossa ja täyttää sille asetetut suoritusarvot sekä muut hankintasopimuksen ehdot. Palvelutehtävän tai rakennusurakan vastaanotto toteutetaan tehdyn sopimuksen mukaisesti joko toimeksiannon päättyessä tai osatehtävien suorittamisen jälkeen. Toimituksen viivästyessä tai myyjän syyllistyessä virheelliseen tai sopimuksenvastaiseen toimitukseen taikka muulla tavoin rikkoessa sopimusta, on asiasta viipymättä reklamoitava. Kilpailuttamisesta vastaavan yksikön on huolehdittava siitä, että sopimuksen tarkoittamia maksueriä ei makseta ennen velvoitteiden täyttämistä eikä kauppahintaa kokonaisuudessaan suoriteta ennen kuin hankinta on hyväksyttävästi vastaanotettu. Vastaavasti saman yksikön tulee huolehtia myös, että korvaukset mahdollisista sanktioista peritään, ja että hankintaan liittyvät vakuudet on toimitettu ennen kauppahinnan suorittamista. 15
6. ERINÄISET MÄÄRÄYKSET 6.1. Hyvä hankintatapa Sairaanhoitopiirin hankinnat on suoritettava hankintalain ja hankintaohjeiden sekä sairaanhoitopiirin ohjeiden mukaan. Hankintojen yhteydessä ei saa vastaanottaa henkilökohtaisia etuja. Sairaanhoitopiirin hankinnoissa toimitaan myös Sailab Ry:n suosittamien eettisten ohjeiden mukaisesti, joiden tavoitteena on mm. varmistaa terveydenhuollon alalla toimivien osapuolten riippumattomuus toisistaan (Sailab Ry:n suositus eettisiksi ohjeiksi). 6.2. Esteellisyys Tarjouksen, hankintaa koskevan sopimuksen tai sen tulkintaa koskevan asian käsittelyyn tai tavaran tai palvelun tarkistamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön. Esteellisyydestä hankinta-asioissa on voimassa, mitä siitä on erikseen säädetty kuntalaissa ja hallintolaissa. Palveluja kilpailutettaessa tulee tarjoajien tiedoksi saattaa, että sairaanhoitopiirin henkilökunta ei saa osallistua kilpailevaan toimintaan eikä olla mukana tarjottavaa palvelua tuottamassa. 6.2. Asiakirjojen julkisuus ja salassapito Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta on noudatettava viranomaisen julkisuudesta annetun lain (621/1999) eli julkisuuslain säännöksiä. EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintasopimusta koskeva jälkiilmoitus ei saa sisältää tietoja, joiden julkaiseminen olisi yleisen edun vastaista tai saattaisi vaarantaa luottamuksellisten liiketietojen säilyttämistä, perustettuja kaupallisia etuja tai tervettä kilpailua. 16