Valosta vetovoimaa Elämyksellisen kaupunkivalaisun mahdollisuudet Projektisuunnitelma
SISÄLLYSLUETTELO 1. Taustaa ja tarve... 3 2. Tehtävä, tavoitteet ja kohderyhmä... 4 3. Toimenpiteet, tehtävät ja aikataulu... 5 4. Odotettavissa olevat tulokset, hyödyt ja mittarit... 6 5. Projektin organisointi ja henkilöresurssit... 7 6. Projektin vaiheistus ja tuotokset... 8 7. Kustannukset ja rahoitus... 9 8. Riskienhallinta... 10 9. Viestintä ja tiedotus... 12 10. Raportointi, arviointi ja seuranta... 13 11. Jatkotyön organisointi ja resursointi... 14
1. Taustaa ja tarve Kaupungit kilpailevat asukkaista, matkailijoista, opiskelijoista, yrittäjistä, sijoittajista, kulttuuri- ja urheilutapahtumista sekä mediahuomiosta. Tässä kilpailussa monimuotoinen ja viihtyisä kaupunkiympäristö on noussut yhdeksi tärkeimmistä vetovoimatekijöistä. Useat asiantuntijat, kuten Simon Anholt ja Richard Florida, ovat selkeästi osoittaneet elävän kaupunkikulttuurin keskeisen merkityksen kaupungin menestymiselle. Monet signaalit ja tutkimukset osoittavat myös sen tosiasian, että suuri osa nuorista osaajista valitsee kaupunkinsa sen yleisen viihtyvyyden, ei pelkästään työmahdollisuuksien perusteella. Arvostettu kaupunkiasiantuntija Charles Landry vieraili Oulussa 2011 keväällä. Hän nosti esiin tarpeen kasvattaa ns. pehmän kulttuurisen ja elämyksellisen infrastruktuurin painoarvoa Oulussa. Landryn toteuttama Oulu sykkimään raportti kannustaa kehittämään erityisesti uutta luovaa yhteisöllistä kaupunkikulttuuria, kuten mm. monimuotoisia kaupunkitapahtumia. Luova kaupunki luo maaperän taloudelliselle kasvulle, sivistykselle ja viihtymiselle. Oulussa on puhuttu pitkään kolmesta kaupunkikulttuurisesta elementistä, jotka kaipaavat vahvistamista: merellisyys, opiskelijakulttuurin näkyminen keskustassa sekä valon hyödyntäminen pimeän aikaan. Valosta vetovoimaa -hanke selvittää ja pilotoi valaisemisen eri muotoja ja mahdollisuuksia viihtyisän kaupungin rakentamisessa. Kaupunkitilan valaisemiseen liittyvät toimenpiteet tuovat merkittävää imagohyötyä, kehittävät matkailua, luovat turvallisuutta ja rakentavat yhteisöllisyyttä. Valosta vetovoimaa projekti suunnitellaan ja pilotoidaan tapahtuman muodossa. Tapahtumaformaatti antaa hankkeelle laajaa näkyvyyttä ja mahdollistaa useiden toimenpiteiden pilotoinnin ja esimerkiksi viranomaisyhteistyön yhden sateenvarjon alla. Tapahtumakenttä on muuttumassa enenevässä määrin asukkaita osallistavan yhteisöllisen kaupunkikulttuurin suuntaan. Tästä osoituksena on useissa eurooppalaisissa kaupungeissa syntyneet kaikille avoimet, kaupunkilaisten ideoista ja aloitteista syntyvät kaupunkitapahtumat, jossa uusia asioita pilotoidaan tapahtumallisesti kaupunkitilassa. Valosta vetovoimaa -hankkeen tapahtuma ottaa vahvasti huomioon yhteisöstä ja asukkaista nousevat ideat ja ehdotukset.
2. Tehtävä, tavoitteet ja kohderyhmä Tehtävänä on luoda konseptisuunnitelma ja osasuunnitelmat sekä yksi valoinstallaation aluepilotointi vuoden pimeimpään aikaan marraskuun loppuun sijoittuvalle valotapahtumalle. Tapahtumassa tuodaan esille elämykselliseen valaistukseen liittyviä mahdollisuuksia kaupunkitilassa. Valofestivaali vahvistaa kaupungin imagoa, matkailua ja luo yhteisöllisyyttä. Projektin tavoitteena on toteuttaa seuraavat toimenpiteet: 1.Elämyksellisen valaisemisen tapahtumakonsepti ja toimijoiden verkosto -benchmarking ja kartoitus vastaavista tapahtumista kansallisesti ja kansainvälisesti -kokonaiskuvan ja toimintamallin luominen (ajankohta, sisällöt, organisaatio, jatkuvuus) - kootaan tietoa valotapahtumien tuottamiseen liittyvistä eri toimijoista ja suunnittelijoista sekä seuraavat osasuunnitelmat ja näiden pilotointi: 2.Kaupunginosien yhteisöllisyyden kehittäminen -sosiaalisen median käyttö osana tapahtumaa -ohjaavat toimenpiteet talojen, puistojen ja pihojen ekologiseen valaisemisen -suunnitelma yhteisöllisille valotapahtumille 3.Valoinstallaatiot ja -tapahtumat -julkisten ulkotilojen valoinstallaatioiden ja tapahtumien suunnitelmat, pilotointi alueella Kirkkokatu- Torinranta -osaamisen ja tiedon välittäminen, esim. valosuunnittelun ammattilaisten vierailut Oulussa 4.Tapahtuman markkinointi- ja viestintäsuunnitelma 5. Lisäksi arvioidaan tapahtumakonseptin ja osasuunnitelmien toteutuksen onnistumista ja tehdä tarvittavat rahoitushakemukset toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi. Verkoston toimijat sitoutetaan parhaalla mahdollisella tavalla luomaan pysyvää kaupunkivalaisemista pilotoinnin jälkeen. Suunnitelmien pohjalta toteutuvan tapahtuman kohderyhmä on laaja, johtuen tapahtuman maksuttomuudesta ja sijoittumisesta julkiseen tilaan. Kohderyhmäksi katsotaan kaikki oulun seudun asukkaat sekä Oulussa vierailevat matkailijat. Tapahtuma ajoittuu myös joulun ajan odotukseen ollen luontevasti vuorovaikutuksessa mm. Tierna-ajan, joulutorin ja muiden jouluaikaan liittyvien valotempausten kanssa. Oulun matkailutoimijoiden kanssa on koordinoitava yksi kärkiviesti johon joulunajan tapahtumat tuovat omat vahvuutensa.
3. Toimenpiteet, tehtävät ja aikataulu Suunnittelussa hyödynnetään Oulun kaupungin konsernipalveluitten projektitoimiston mallipohjia. http://akkuna/kaupunki/tietovarastot/oulun_kehittamishankkeet/materiaalipankki/etusivu.htm Esimerkki Toimenpidelistaukset tarkennetaan projektin käynnistyessä. Toimenpide / Aikataulu 1.11.- 31.12.2012 1.1.- 31.3.2013 1.4.- 31.10.2013 1.11.- 31.12.2013 Hankkeen käynnistäminen x Verkostojen rakentaminen x Tapahtumakonseptin luominen x x x Osasuunnitelmien työstäminen ja pilotointi x x Tapahtumakonseptin ja osasuunnitelmien toteutuksen arvioiminen sekä sitouttaminen x
4. Odotettavissa olevat tulokset, hyödyt ja mittarit Onnistuneilla suunnitelmilla toteutaan laadukas elämyksellisen kaupunkivalaisemisen mahdollisuuksia kartoittava tapahtuma, jolla on myös jatkuvuutta. Suunnitelmilla pyritään saamaan aikaiseksi tapahtuma joka tuo seuraavia tuloksia: 1. Taloudelliset hyödyt ja tulokset -elämyksellinen kaupunkivalaisu ja -tapahtuma lisää matkailua ja ihmisvirtojen liikettä kaupallisten palvelujen läheisyydessä 2.Sosiaaliset hyödyt ja tulokset -elämyksellinen kaupunkivalaisu ja -tapahtuma rakentaa osallistavaa kaupunkikulttuuria, joka luo yhteisöllisyyttä, viihtyvyyttä ja lisää turvallisuuden tuntua 3.Tiedolliset hyödyt ja tulokset -tapahtuman avulla lisätään yleistä tietoisuutta kestävän ja ekologisen valaisusteknologian käytöstä 4.Imagolliset hyödyt ja tulokset -elämyksellinen kaupunkivalaisu ja -tapahtuma vahvistaa Oulun seudun imagoa ja roolia pohjoisen Euroopan keskuspaikkana luomalla kaupungista ainutlaatuisen käyntikohteen pimeimpään vuodenaikaan Tapahtuman mittareina käytetään yleisömäärää, mediahuomiota sekä asiakaspalautetta.
5. Projektin organisointi ja henkilöresurssit Projektiin palkataan 1 projektipäällikkö/tuottaja (80% työaika). Käytännön organisointi toteutetaan yhteistyössä yrityksistä, yhdistyksistä ja free-lance suunnittelijoista koostuvan asiantuntijajoukon kanssa. Ohjausryhmään kutsutaan edustajat Oulun kaupunkiorganisaatiosta, Oulun liikekeskus ry.:stä, Oulun yliopistolta sekä Pohjois-Pohjanmaan liitosta. Tarvittaessa kokouksiin voidaan kutsua mukaan asiantuntijajäseniä.
6. Projektin vaiheistus ja tuotokset Projektin vaiheet ovat seuraavat 1.11 31.12.2012 Hanke käynnistyy, verkostojen rakentaminen ja tapahtuman kokonaiskonseptin luominen alkaa. 1.1. 31.10.2013 Tapahtumakonseptin luominen jatkuu ja osasuunnitelmien suunnittelutyö alkaa 1.11 31.12.2013 Tapahtumakonseptin ja osasuunnitelmien pilotointi ja toimivuuden arviointi sekä hankkeen sitouttaminen ja rahoitusmahdollisuuksien kartoittaminen Projektin tuotokset ovat: 1. konseptisuunnitelma 2. osasuunnitelma kaupunginosien ja yhteisöllisyyden kehittämiseksi valon avulla 3. osasuunnitelma ja pilotointi soveltuvin osin valoinstallaatiolle ja tapahtumille 4. tapahtuman markkinointi- ja viestintäsuunnitelma 5. arviointi tapahtumakonseptin ja osasuunnitelmien toteutuksen onnistumisesta ja tarvittavien rahoitushakemuksien tekeminen toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi
7. Kustannukset ja rahoitus Projektin kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma ajalle 1.11.2012 31.12.2013 ovat seuraavat: Valosta vetovoimaa Maakunnan kehittämisraha 2012 2013 Yhteensä Palkat ja sivukulut 6 160 36 960 43 120 Projektipäällikkö 6 160 36 960 43 120 0 Asiantuntijapalkkiot 7 300 58 300 65 600 suunnitelmat ja aluepilotti 7 300 58 300 65 600 Matkakulut 1 000 2 000 3 000 neuvottelut ja benchmarking 1 000 2 000 3 000 0 Kone- ja laitehankinnat 0 0 0 0 Toimisto- ja vuokrakustannukset 1 040 6 240 7 280 Puhelinkulut, toimistokulut 320 1 920 2 240 Toimitilavuokrat 480 2 880 3 360 Laite- ja ohjelmistovuokrat 240 1 440 1 680 Muut menot 500 500 1 000 YHTEENSÄ Bruttomenot 16 000 104 000 120 000 0 Rahoitus PPL:n rahoitus 50% 8 000 52 000 60 000 Kuntarahoitus 8 000 52 000 60 000 Kokonaisrahoitus 16 000 104 000 120 000
8. Riskienhallinta Oulun kaupungin toimintamallin mukaisesti projektien riskejä pyritään kartoittamaan jo projektin suunnitteluvaiheessa. Jos riskin vaikutus on suuri, riskeihin varaudutaan varotoimenpiteiden suunnitelmalla, jota seurataan projektin ohjausryhmässä sekä tarvittaessa sen kehittämisohjelman koordinaatioryhmässä, johon projekti kuuluu. Näin vältetään projektitoiminnan tyypilliset pullonkaulat, ja vastataan niihin toimenpiteillä riittävän ajoissa. Projektille tehdyn alustava riskien arvioinnin mukaan merkityksellisin riski on toiminnan jatkuminen projektiajan jälkeen, ja tätä varten valmistellaan erityiset toimenpiteet. Riskien arviointi Selite: Riskin vaikutus Vähäinen (1) Vakava (2) Erittäin vakava (3) Riskin todennäköisyys Ei merkitystä (0) 0 0 0 Alhainen (1) 1 2 4 Keskimääräinen (2) 3 6 7 Korkea (3) 5 8 9 Värikoodien merkitykset: Riski on hallinnassa, seurataan säännöllisesti Projektipäällikkö valmistelee toimenpide-ehdotukset vastuulliselle johtajalle Projektipäällikkö valmistelee toimenpide-ehdotukset ohjausryhmälle Riski Riskin kuvaus TN Vaik. Merki -tys Budjetti Esim. ali- tai ylimitoitettu budjetti puutteellisesta 1 3 3 suunnittelusta johtuen Rahoitus Esim. kumppaneiden resurssien riittämättömyys 1 1 1 Henkilöstö Esim. pätevän henkilöstön saatavuus 1 3 3 Aikataulu 2 3 6 Yhteistyökumppanit vastuut Esim. epäselvät roolit tai 1 2 2
Viestintä ja tiedonkulku Sitoutuminen Esim. viestintä ei tavoita haluttuja kohderyhmiä, väärät kohderyhmät, epäselvä viestintä Esim. henkilöstön, johdon tai muiden osallistuvien tahojen puutteellinen sitoutuminen Rahoittaja Esim. rahoittaja karsii budjettia Osaaminen Esim. julkisten hankintojen tai kunnallishallinnon tuntemus, projektiosaaminen 2 3 6 1 3 3 2 3 6 1 2 2 Organisaatio Esim. projektiorganisaation määrittely epäselvä tai määrittelemätön 1 2 2 Esim. riittämättömät sopimukset, sopimusten 1 3 3 valmistelun väärä ajoitus Esim. kehittämisen tuloksia ei oteta käyttöön linjaorganisaatiossa 3 3 9 Sopimukset Toiminnan jatkuminen projektin päättymisen jälkeen Johtaminen Esim. resurssien riittävyys ja johtamisen oikean tason määrittely Dokumentointi Esim. riittämätön dokumentaatio Asiakirjahallinta Tavoite/tulos muuttuu Merkittävä toimintaympäristön Esim. hankkeen tavoittos muuteeseen erityisesti liittyvä toimintaympäristössä tapahtuva muutos 1 3 3 1 1 1 1 2 2 1 1 1 1 3 3
9. Viestintä ja tiedotus Hankkeen yksi toteutettava toimenpide on viestintä- ja markkinointisuunnitelma valotapahtumalle. Projektipäällikkö vastaa hankkeen viestinnästä rahoittajan ja Oulun kaupungin ohjeistuksen mukaisesti. Itse hankkeen tiedottaminen on ennen kaikkea tiedottamista projektin etenemisestä ja verkoston luomista. Viestinnän rooli tulee painottumaan tapahtumaan liittyvään viestintäsuunnitelman toteutukseen.
10. Raportointi, arviointi ja seuranta Projektista raportoidaan ja sitä arvioidaan Pohjois-Pohjanmaan liiton sekä Oulun kaupungin määrittelemien kriteerien mukaisesti. Hankkeeseen perustetaan ohjausryhmä, jonka tehtävä on seurata hankkeen etenemistä. Etenemistä seuraa myös SYKE kaupunkikulttuurin kehittämisohjelman koordinaatioryhmä.
11. Jatkotyön organisointi ja resursointi Hankkeen avulla luodaan tapahtuma, joka etsii uusia toimintamalleja elämyksellisen kaupunkivalaisemiseen. Valosta vetovoimaa hankkeen tulokset juurtuvat osaksi normaalia toimintaa useita polkuja pitkin. Tässä kaksi päälinjaa: 1. Yksittäiset valohankkeet tulevaisuudessa Hankkeen kantava ajatus on nostaa esiin elämyksellisen valaisemisen mahdollisuuksia kaupunkitilassa esimerkkien avulla. Tätä ilmiötä kutsutaan joskus myös leikkisästi sissivalaisemiseksi, jossa puiston, rakennuksen tai muun alueen valaisullinen potentiaali näytetään väliaikaisen valoteoksen avulla. Näiden esimerkkien avulla innostetaan ja houkutellaan kiinteistön ja alueiden omistajia tai muita sidosryhmiä toteuttamaan pysyviä valaisuja, jotka ovat raskaampia ja kalliimpia toteuttaa, kuin väliaikaiset kevyemmät installaatiot. 2. Valofestivaali Oulun kaupungin kulttuuri- ja tapahtumayksikkö on valmiudessa ottamaan tuotantovastuun hankkeen yhteydessä olevasta valotapahtumasta tulevaisuudessa, kun talousarviovaikutukset on kartoitettu ja käyttösuunnitelma hyväksytty. Hankkeen avulla luotava verkosto on avainasemassa hankkeen jatkuvuuden kannalta.