. Esimies10 Työyhteisön toiveet esimiestyön kehittämiseksi
Esimiesarviointi - Arvioinnin perusteet ja periaatteet - Työkalu ja menetelmä - Raportin luku- ja tulkintaohjeistus - Palautteiden käsittelyprosessi - Malliraportin käsitteleminen
Arvioinnin perusteet ja periaatteet
Miksi esimiesarvioita tehdään? Oulun kaupunkistrategiaan on kirjattu tavoitteeksi johtamistyön tukeminen. Arvioinnin tehtävänä on toimia työvälineenä työyhteisöjen ja esimiesten: - Kuunteluun - Tulosten pohjalta tehtävien kysymysten esittämiselle - Positiivisen, kannustavan ja ratkaisukeskeisen keskusteluilmapiirin luomiselle, jossa: Tunnistetaan ja vahvistetaan esimiehen tärkeimpiä vahvuuksia Tunnistetaan ja kehitetään esimiehen tärkeimpiä kehittämisen painopistealueita Priorisoidaan ja suunnataan esimiehen työn toiminnan kannalta oikeisiin ja tärkeisiin asioihin Jatkossa esimiesarvio tullaan toteuttamaan säännöllisesti satujen palautteiden pohjalta.
Esimiesarvioinnin periaatteita Arviointi ei tuota eikä mahdollista - Esimieskohtaista ranking -listaa - Esimieskohtaista arvosanaa tai indeksiä Arviointiraportit tuottaa ja mahdollistaa - Arvioitujen asioiden suhteellisen tarkastelun - Oikeisiin ja tärkeisiin asioihin keskittyvän keskustelualustan - Turvallisen ja kannustavan keskusteluilmapiirin luomisen - Ratkaisukeskeisen ja kysymyksiin perustuvan keskustelun
Kyselyn osa-alueet: Lyhyt yhteenveto 1. Oulun kaupungin tavoitteet ja arvot Toimimmeko kaupungin linjausten ja arvojen mukaisesti 2. Hyvän johtamisen periaatteet ja arvot - Pitääkö esimies huolta siitä, että jokainen tietää, mitä varten olemme täällä tekemässä töitä 3. Uudistuminen - Pitääkö esimies huolta siitä, että uudistamme ja kehitämme toimintaa 4. Yhteistyö ja verkostot - Pitääkö esimies huolta siitä, että toimimme niissä verkostoissa, jotka hyödyntävät meitä ja toimimme moniammatillisesti, silloin kun sitä tarvitaan 5. Osaamisen kehittäminen Pitääkö esimies huolta siitä, että kaikkien osaaminen on tavoitteiden muaksiella tasolla 6. Monimuotoisuus ja työhön osallistuminen 7. Luottamus Pitääkö esimies huolta siitä, että kaikkien osaaminen, voimavarat yms. ovat työyhteisössä käytössä Miten esimies omalla toiminnallaan edistää luottamuksellista ilmapiiriä
Työkalu ja menetelmä
Zef esimiesten arviointyökaluna Mikä on ZEF-menetelmä ja miksi sitä käytetään? ZEF-menetelmän avulla muutetaan absoluuttiset arviointitulokset suhteellisiksi. Suhteelliset vastauspisteet lasketaan siten, että kaikkien arvioijien kohdalta vastauspisteiden keskiarvo siirretään taulun keskelle ja vastaukset hajoitetaan koko taulun alueelle. Tällä tavalla normitetuista tuloksista päästään tarkastelemaan vastausten suhteita toisiinsa. Menetelmän avulla käsiteltävät asiat voidaan asettaa tehokkaasti keskinäiseen tärkeysjärjestykseen ja arvioida niitä suhteessa toisiinsa. Esimiesarvioinnissa: Pystyakselilla kerrotaan asian merkittävyyttä itselle (Merkitys itselle pieni - suuri) Vaaka-akselilla kerrotaan asian toteutumista työyhteisössä (Toteutuu tällä hetkellä työyhteisön toiminnassa hyvin huonosti)
Vähäinen Tärkeys Suuri ZEF menetelmä (nelikenttä vs. Likert-asteikko) Miten olemme onnistuneet? 1. Oulun kaupungin tavoitteet ja arvot 2. Hyvän johtamisen periaatteet ja arvot 3. Uudistuminen 4. Yhteistyö ja verkostot 5. Osaamisen kehittäminen 6. Monimuotoisuus ja työhön osallistuminen 7. Luottamus Ka. 2,1 Heikosti Toteutuu Hyvin Tavallisessa kyselyssä (scaalalla 1-5) saatu keskiarvo ei kerro siitä, onko asia meidän työssä juuri tällä hetkellä tärkeä. Zef -kyselyn avulla saatu suhteellinen tulos kertoo asian tärkeydestä vastaajilleen, jolloin tämän asian kehittämiseen kannattaa panostaa.
Raportin luku- ja tulkintaohjeistus
Raportissa kaikki vastaukset on suhteutettuna toisiinsa Numero on kysymyksen numero. Ympyrä (ellipsi) numeron ympärillä kertoo keskihajonnan, ts. miten paljon vastaukset ovat hajonneet vastaajien kesken taululla. Suuri ympyrä kertoo suuresta keskihajonnasta, pieni pienestä keskihajonnasta. Esim. Tässä kysymysryhmässä tämä asia on kaikkien tärkein asia, joka toteutuu heikoiten. Miksi tämä on meille niin tärkeä asia Mitä ja miten meidän tulisi tehdä paremmin, tai muuttaa nykyisiä toimintatapojamme, jotta työyhteisö kokisi asian toteutuvan käytännössä (eli miten saisimme siirrettyä tämän oikeaan ylänurkkaan)? Keskipiste on kohta, josta lähtien tuloksia suhteutetaan toisiinsa
Raportin lukuohje Vasen ylänurkka: asiat ovat tärkeitä, mutta eivät toteudu käytännössä. Tästä osiosta löytyvät keskeiset kehittämiskohteet. Osio sisältää myös estäviä tekijöitä, jotka eivät mahdollista mm. alempana olevien asioiden nousemasta tärkeämmäksi asioiksi. Oikea ylänurkka (tärkeys itselle suuri, asia ei toteudu käytännössä Tästä osiosta löytyvät esimiehen vahvuudet. Näitä kannattaa vahvistaa edelleen. Vasen alanurkka (Tärkeys itselle vähäinen, asia ei toteudu käytännössä) Tähän osioon voidaan oma vastaus sijoittaa myös silloin kun asiaa tai sen merkityksellisyyttä ei tunneta Oikea alanurkka (tärkeys itselle vähäinen, toteutuu käytännössä hyvin) Tähän osioon voidaan sijoittaa itsestään selviä asioita tai esim. asioita, joihin käytetään liikaa resursseja (pitäisikö kohdistaa työtä enemmän vasemman ylänurkan lisäresursointiin).
Mihin osaan työyhteisön kannattaa omia ratkaisuehdotuksia esittäessä keskittyä? Esimiestyön kehittämisalueet Tärkeät asiat, joihin esimiehen tulisi panostaa enemmän Esimiehen vahvuudet Tärkeät asiat, jotka esimies hoitaa hyvin, ja joihin panostamista kannattaa jatkaa
Palautteiden käsittelyprosessi
Esimiesarvioprosessi Vaihe 1: Zef- Kyselyn toteuttaminen Esimieskysely toteutetaan joka toinen vuosi ennalta sovitulla aikataululla Vaihe 2: Esimiehen vetämä tilaisuus työyhteisössä Esimies käy läpi kyselyn annetulla koulutusaineistolla ja antaa ohjeet vahvuuksien ja kehittämiskohteiden valintaan Vaihe 3: Alaisten palaute (vahvuudet ja kehittämiskohteet) esimiehelle Vahvuudet ja ratkaisuehdotukset esimiestyön kehittämiseksi Vaihe 4: Esimies käy läpi saamaansa palautetta Oma arvio esimiestyön kehittämiseksi suhteutettuna alaisten ehdotuksiin, tehtävänkuvaan ja asetettuihin tavoitteisiin Vaihe 6: Esimies käy oman esimiehen kanssa keskustelun palautteesta Yhteinen ymmärrys siitä, mitkä ovat esimiehen vahvuusalueet ja kehittymistarpeet suhteutettuina tehtäväkuvaan ja organisaation asettamiin tavoitteisiin
Prosessin lopputulos: Esimiehen huoneentaulu Autan parhaiten työyhteisöäni onnistumaan tehtävissään huolehtimalla siitä, että: 1. Alaisten kehittämisideat 1. Omat alaiseni toivovat, että minä... 2. Esimiehen omat johtopäätökset 2. Itse olen havainnut, että minun kannattaisi... 3. Oman esimiehen kanssa käytävä keskustelu 3. Oma esimieheni toivoisi, että.. (08/2014) Kehityskeskustelua täydentävää toimintaa: Kehittämissuunnitelma (tarvittava koulutus, mentorointi, työnohjaus tms.) Seuraa aktiivisesti huoneentaulun tilannetta oman työyhteisön kanssa.
Esimiehen huoneentaulu:
Malliraportin käsitteleminen Esimerkki siitä, miten työyhteisö voi antaa konkreettisia ehdotuksia esimiehelleen esimiestyön kehittämiseksi
1. Olemme työyhteisössämme käyneet Oulun kaupunkistrategian läpi ja yhdessä pohtineet sitä, miten sen linjaukset vaikuttavat konkreettisesti meidän toimintaamme (12) (N/A: 1) Niiden henkilöiden määrä, jotka eivät ole osanneet vastata kysymykseen 1. Oulun kaupungin tavoitteet ja arvot (Kaikki) Mitkä tärkeät asiat esimies hoitaa mielestänne hyvin ja miten toimimalla voisimme edistää työyhteisömme näkökannalta katsottuna tärkeimpiä kehittämistä ja muutosta kaipaavia asioita? Vastaajien määrä 2. Esimiehemme pitää huolta siitä, että uudistamme perustehtäväämme Oulun kaupunkistrategian linjausten mukaisesti (11) (N/A: 1) 3. Olemme keskustelleet lähimmässä työyhteisössämme siitä, mitä meidän työssämme tarkoittaa toimiminen Oulun arvojen (Rohkeus, Reiluus, Vastuullisuus) mukaisesti (12) (N/A: 1) 4. Oma esimieheni toimii työssään Oulun arvojen mukaisesti (11) (N/A: 2) Mitkä tämän osion asiat esimies hoitaa mielestänne hyvin: Miten toimimalla/mitä konkreettisia asioita muuttamalla esimies voisi ratkaista tämän osion meille tärkeimmät asiat, jotka eivät toimi/hoidu toivotulla tavalla? Voisimmeko käydä esimiesjohtoista keskustelua kohdista 1 ja 3? Toiveena olisi, että paikalle kutsuttaisiin myös yläjohtoon kuuluva henkilö osallistumaan tähän keskusteluun. Kaipaamme konkretiaa!
2. Hyvän johtamisen periaatteet ja arvot (Kaikki) 1. Esimiehemme huolehtii, että lähimmässä työyhteisössämme toimimme yhteiskunnallisesti kestävällä ja eettisesti hyväksyttävällä tavalla (11) (N/A: 2) 2. Esimieheni huolehtii siitä, että vastaamme asiakkaiden haasteisiin ennakoivasti ja kokonaistilanne huomioiden (10) (N/A: 1) 3. Esimiehemme pitää huolta siitä, että toimimme kustannustehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti (11) (N/A: 1) 4. Esimiehemme huolehtii siitä, että keskustelemme työyhteisössämme oman vastuualueemme haasteista, tavoitteista ja kehittämistarpeista (10) (N/A: 0) 5. Esimieheni huolehtii siitä, että työyhteisössämme kaikilla on selkeä tehtävä ja rooli kuntalaisten palvelemisessa (11) (N/A: 1) 6. Olen käynyt esimieheni kanssa oman vastuualueeni, tavoitteeni sekä työroolini läpi niin, että tiedän, mitä minulta odotetaan (10) (N/A: 0) 7. Lähimmässä työyhteisössämme seurataan säännöllisesti ja systemaattisesti tavoitteiden toteutumista (11) (N/A: 1) Mitkä tämän osion asiat esimies hoitaa mielestänne hyvin: Erityisesti tärkeää on kysymys 6. Pidetään jatkossakin yllä aktiivista keskustelua kunkin henkilön tehtävien ja vastuiden määrittelystä! Miten toimimalla/mitä konkreettisia asioita muuttamalla esimies voisi ratkaista tämän osion meille tärkeimmät asiat, jotka eivät toimi/hoidu toivotulla tavalla? Tiedottaminen eri henkilöiden tehtävissä ja vastuissa tapahtuvista muutoksista koko työyhteisölle on ollut hidasta ja siihen toivottaisiin selkeämpää ja nopeampaa tiedottamisen toimintamallia.
3. Uudistuminen (Kaikki) 1. Esimiehemme innostaa meitä kokeilemaan uusia toimintatapoja ja työtapoja (10) (N/A: 0) 2. Esimiehemme pitää huolta siitä, että hyödynnämme asiakkaidemme kokemuksia ja toiveita toiminnan uudistamisessa (9) (N/A: 0) 3. Esimies rohkaisee jokaista osallistumaan työyhteisömme kehittämistä koskevaan keskusteluun (10) (N/A: 0) 4. Esimiehemme pystyy päätöksentekoon vaikeissakin tilanteissa (10) (N/A: 0) 5. Esimiehemme pitää huolta siitä, että päätökset viedään suunnitelmallisesti ripeästi käytäntöön (10) (N/A: 0) 6. Esimiehemme vie sellaiset uudistustarpeet, johon meillä itsellämme ei ole päätösvaltaa, oikealle tasolle ratkaistavaksi (10) (N/A: 0) 7. Siedämme omassa työyhteisössämme virheitä ja keskeneräisyyttä: hyväksymme, että uudistuksissa kaikki ei tule kerralla valmiiksi (10) (N/A: 1) Mitkä tämän osion asiat esimies hoitaa mielestänne hyvin: Miten toimimalla/mitä konkreettisia asioita muuttamalla esimies voisi ratkaista tämän osion meille tärkeimmät asiat, jotka eivät toimi/hoidu toivotulla tavalla? Usein päätöksen viivästymistä perustellaan kiireellä (4), vaikka asiat ovat olleet tiedossa jo pitkään. Esimies voisi kysyä apua ja kuunnella koko työyhteisöä heti asian tultua esille, eikä vasta viime tingassa. Haluaisimme olla osallisia ja tietoisia ajoissa meitä koskevissa asioissa ja suunnitelmissa.
4. Yhteistyö ja verkostot (Kaikki) 1. Toimimme lähimmässä työyhteisössämme moniammatillisesti tai palvelualueiden hallinnolliset rajat ylittäen silloin, kun asiakastilanteet sitä edellyttävät (10) (N/A: 1) 2. Esimiehemme pitää huolta, että meillä on toimivat suhteet niihin verkostoihin, jotka edesauttavat meitä luomaan uusia innovatiivisia ja asiakaslähtöisiä palveluja (10) (N/A: 0) 3. Esimiehemme pitää huolta siitä, että verkostomainen toiminta on tarkoituksenmukaista ja tavoitteellista. (10) (N/A: 0) 4. Esimiehemme edellyttää työyhteisömme jäseniltä työyhteisötaitoja ja kykyä toimia erilaisten ihmisten kanssa (10) (N/A: 1) Mitkä tämän osion asiat esimies hoitaa mielestänne hyvin: Työyhteisö ei kokenut tärkeäksi käsitellä tätä taulua Miten toimimalla/mitä konkreettisia asioita muuttamalla esimies voisi ratkaista tämän osion meille tärkeimmät asiat, jotka eivät toimi/hoidu toivotulla tavalla?
5. Osaamisen kehittäminen (Kaikki) 1. Työyhteisössämme osaamisen kehittäminen perustuu työmme tavoitteisiin ja se on suunnitelmallista (10) (N/A: 0) 2. Työyhteisömme osaamis- ja kehittämistarpeita ennakoidaan yhdessä ja yhteistyössä muiden työmme tuloksellisuuden kannalta keskeisten toimijoiden kanssa (10) (N/A: 0) 3. Esimieheni antaa minulle jatkuvaa palautetta työsuorituksista, työssä kehittymisestä ja toisten ihmisten huomioonottamisesta (10) (N/A: 0) 4. Esimiehemme pitää huolta siitä, että työyhteisössämme jaamme tietoa ja opimme toinen toisiltamme (10) (N/A: 0) Mitkä tämän osion asiat esimies hoitaa mielestänne hyvin: Miten toimimalla/mitä konkreettisia asioita muuttamalla esimies voisi ratkaista tämän osion meille tärkeimmät asiat, jotka eivät toimi/hoidu toivotulla tavalla? Esimies voisi kiinnittää huolehtia, että selkeä palautteen antaminen (3) koskisi kaikkia tasapuolisesti. Osa kokee saavansa palautetta, osa ei. Tämä aiheuttaa välillä kateutta erityisesti positiivisen palautteen osalta.
6. Monimuotoisuus ja työhön osallistuminen (Kaikki) 1. Esimiehemme arvostaa ja hyödyntää työntekijöiden erilaista kokemusta, osaamista sekä näkemyksiä toiminnan kehittämisessä. (10) (N/A: 0) 2. Esimiehemme tukee työhyvinvointia ja työkyvyltään erilaisten yksilöiden osallistumista työhön. (10) (N/A: 0) 3. Lähiesimieheni johtamistapa ja töiden organisointi huomioi ihmisen elämänkulun, työkyvyn ja voimavarojen näkökulman. (10) (N/A: 1) 4. Lähiesimieheni päätöksentekotapa on oikeudenmukaista ja syrjimätöntä (10) (N/A: 2) Mitkä tämän osion asiat esimies hoitaa mielestänne hyvin: Koemme ja olemme erittäin tyytyväisiä, että meillä aidosti arvostetaan ja hyödynnetään työntekijöiden osaamista ja näkemyksiä (1)! Miten toimimalla/mitä konkreettisia asioita muuttamalla esimies voisi ratkaista tämän osion meille tärkeimmät asiat, jotka eivät toimi/hoidu toivotulla tavalla? Toivottavaa olisi vielä parempi ennakointi esim. ylätasolta tulleisiin pyyntöihin ja muutoksiin, että olisi paremmin aikaa miettiä, suunnitella, vaikuttaa ja organisoida asioita ennakoivasti omassa yksikössä ja työssä.
7. Luottamus (Kaikki) 1. Lähiesimieheni näyttää omalla käyttäytymisellään esimerkkiä eettisestä ja vastuullisesta toiminnasta (10) (N/A: 1) 2. Lähiesimieheni viestii selkeästi, avoimesti ja rehellisesti niin, että ymmärrämme johdon päätökset ja sen, mihin suuntaan työyhteisömme toimintaa tulisi kehittää (10) (N/A: 1) 3. Luotan esimieheni kykyyn hoitaa esimiestyötään niin, että yhdessä saavutamme tavoitteemme (10) (N/A: 1) 4. Olemme sopineet yhteisistä pelisäännöistä, käytännöistä ja toimintatavoista työyhteisössämme (10) (N/A: 0) 5. Työyhteisössämme on hyvä yhteisen tekemisen meininki: olemme sitoutuneet toimimaan tavoitteidemme suuntaisesti (10) (N/A: 0) 6. Esimiehemme huolehtii siitä, että pidämme kiinni annetuista lupauksista ja noudatamme yhdessä sovittuja toimintaperiaatteita (10) (N/A: 1) 7. Esimiehemme pitää huolta, että työyhteisössämme voi keskustella turvallisesti, avoimesti ja tarvittaessa myös kriittisesti toimintaamme liittyvistä asioista (10) (N/A: 2) 8. Voin luottaa siihen, että esimiehemme uskaltaa ottaa käsittelyyn myös vaikeat asiat ja puuttuu niihin varhaisessa vaiheessa. (10) (N/A: 2) Mitkä tämän osion asiat esimies hoitaa mielestänne hyvin: Miten toimimalla/mitä konkreettisia asioita muuttamalla esimies voisi ratkaista tämän osion meille tärkeimmät asiat, jotka eivät toimi/hoidu toivotulla tavalla? Toivotaan kissan nostamista pöydälle ajoissa (8)! Ongelmat eivät häviä, vaan kasvavat ja pitkittyvät, kun vaikeita asioita ei oteta heti käsittelyyn. Olisi hyvä tietää ja tarkentaa miten, missä ja milloin mahdollisia ongelmia saadaan käsiteltyä
Tulosten käsittelyprosessin kuvaus: Miten kyselyn tulokset käsiteltiin työyhteisössä: Kehittämissuunnitelman teossa mukana olleet henkilöt: