MUISTIO 1/2017 1 Esivalmistelun henkilöstöfoorumi Aika 07.02.2017 klo 14:00-16:05 Paikka Uudenmaan liitto, Esterinportti 2 B Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 1 Kokouksen avaus 3 2 Esivalmistelun projektisuunnitelma ja valmistelun tilannekatsaus 5 3 Kuntatyönantajien katsaus sote- ja maakuntauudistuksen valtakunnalliseen valmistelutilanteeseen 7 4 Seuraavat kokoukset 8 5 Kokouksen ydinviesti ja kokouksen päättäminen 9
MUISTIO 1/2017 2 Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Aronkytö Timo muutosjohtaja Hyvönen Hannele Super Kalmari Aija Suomen Hammaslääkäriliitto Kannisto Kalevi JHL Karjalainen Esko JUKO/ valtio Kesälahti Janne KEHA-keskus Lindholm Eeva-Liisa Talentia Lindholm Laura JUKO/ kuntasektori Nikkola Juha-Pekka JUKO/ valtio Nybondas-Kangas Henrika KT kuntatyönantajat Rastas Pekka Tehy Ruokonen Jussi JYTY Savolainen Ossi Uudenmaan liitto, Läsnä kohdissa 1-2 puheenjohtaja Sonkeri Outi HUS Sovala Markus muutosjohtaja, varapuheenjohtaja Tikkanen-Pietikäinen Inka muutosjohtajien tuki, sihteeri Torkkeli Petri SPAL Tornivaara Ruikka Riitta Pardia
MUISTIO 1/2017 3 Esivalmistelun henkilöstöfoorumi 1 07.02.2017 Kokouksen avaus Uudenmaan sosiaali- ja terveyspalveluiden uudistuksen ja maakuntauudistuksen ns. esivalmisteluvaihe alkoi Finlandia-talolla 3.10.2016 pidetyn virallisen käynnistämiskokouksen myötä. Tilaisuudessa keskusteltiin ja kuultiin maakuntauudistuksen kannalta keskeisiä tahoja Uudenmaan soteja maakuntauudistuksen organisoitumisesta. Maakuntahallitus päätti 24.10.2016 140 käynnistää uudistuksen organisoitumisen. Samalla maakuntahallitus päätti esivalmistelun ohjaus- ja valmistelurakenteesta. Maakuntajohtajan viranhaltijapäätöksillä on tämän lisäksi asetettu sosiaali- ja terveydenhuollon tiimi (ns. sote-tiimi) maakuntauudistustiimi (ns. maku-tiimi) sekä henkilöstöfoorumi. Esivalmistelun henkilöstöfoorumiin on pyydetty edustus kuntien ja valtion pääsopijajärjestöistä tai niiden jäsenliitoista. Pysyviksi asiantuntijajäseniksi on kutsuttu neuvottelupäällikkö Henrika Nybondas-Kangas KT Kuntatyönantajista, hallintojohtaja Janne Kesälahti ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskuksesta (Keha-keskus) sekä henkilöstöjohtaja Outi Sonkeri Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiristä. Henkilöstöfoorumin tehtävät: Hahmottaa ja muodostaa näkemystä muutoksen henkilöstövaikutuksia Tuoda henkilöstönäkökulmaa valmistelutyöhön Välittää henkilöstöjärjestöjen näkemykset muutoshankkeeseen Osallistaa ja sitouttaa henkilöstöjärjestöt hankkeen toteutukseen Tukea tiedonvälitystä järjestöjen paikallistasolle Kysessä on henkilöstöfoorumin ensimmäinen kokous. Maakuntahallitus päätti 21.11.2016 157 mm. että esivalmisteluprojektin Uudenmaan liiton vastuujohtajana toimii maakuntajohtaja, minkä takia on luontevaa että maakuntajohtaja toimii poliittisen ohjausryhmän esittelijänä.
MUISTIO 1/2017 4 Hallintopäällikkö Inka TIkkanen-Pietikäinen on nimetty ohjausryhmän sihteeriksi. Valmistelija: Käsittely: Puheenjohtaja Ossi Savolainen avaa kokouksen. Todetaan osanottajat. Inka Tikkanen-Pietikäinen, 040 554 5538 Maakuntajohtaja Ossi Savolainen avasi kokouksen. Käytiin esittäytymiskierros. Maakuntajohtaja tiedusteli tämän jälkeen sopiko henkilöstöfoorumin jäsenille järjestely, jossa hän toimisi foorumin puheenjohtajana, muutosjohtaja Markus Sovala sen varapuheenjohtajana ja hallintopäällikkö sen sihteerinä. Tämä hyväksyttiin yksimielisesti. Maakuntajohtaja antoi lyhyen katsauksen esivalmistelun organisoitumiseen ja projektin lähtökohtiin Uudellamaalla. Hän myös totesi, että pitää henkilöstöfoorumi-mallia parhaana ja tehokkaimpana tapana tässä vaiheessa saada henkilöstön ääntä kuuluviin valmistelun tässä vaiheessa. Lopuksi hän toivoi hyvää ja hedelmällistä vuorovaikutusta ja osallistujien aktiivista osallistumista ja palautetta. Ehdotuksen mukaan.
MUISTIO 1/2017 5 Esivalmistelun henkilöstöfoorumi 2 07.02.2017 Esivalmistelun projektisuunnitelma ja valmistelun tilannekatsaus Esivalmistelun ja valmistelun käyynnistämisen projektisuunnitelmassa on määritelty esivalmisteluvaiheen (n. -1.7.2017) tavoitteet, toimenpiteet, aikataulu sekä valmistelun organisoituminen. Alustavasti on hahmotettu myös työohjelmaa väliaikaishallinnolle (1.7.2017/1.9.2017 28.2.2018). Valmistelun projektisuunnitelma tarkentuu esivalmisteluvaiheen aikana jatkovalmistelun osalta. Esivalmisteluvaiheen tavoitteena on sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen ja maakuntauudistuksen valmistelun suunnittelu ja käynnistäminen muutokseen osallisten yhteistyönä. Keskeisenä tavoitteena on myös muodostaa yhteinen tahtotila uudistusten valmisteluvaiheen organisoitumisesta ja toimenpiteistä. Esivalmisteluvaiheessa sote-uudistuksen ja maakuntauudistuksen valmistelu toteutetaan yhteen sovitettuina. Valmistelun lähtökohtana on varmistaa maakunnan toiminnan häiriötön ja hallittu käynnistyminen niin, että maakunnan asukkaille voidaan turvata palveluiden 100 % jatkuvuus 1.1.2019 alkaen. Valmistelussa pyritään samalla luomaan edellytykset sille, että Uudenmaan maakunta voi aloittaa toimintansa eteenpäin suuntautuvana, uudistumishaluisena ja -kykyisenä. Muutosviestinnän onnistunut toteutus yhdessä lähettävien tahojen kanssa on kriittinen menestystekijä muutosprosessille. Turvallisen muutoksen ajatuksen on saavutettava päättäjien lisäksi sekä henkilöstö, potilaat, asiakkaat kuin muutkin maakunnan asukkaat. Esivalmistelun aikana laaditaan väliaikaishallinnolle ehdotus viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelmaksi, jonka tärkeä osa on suunnitelma väliaikaishallinnon henkilöstöviestinnästä ja henkilöstön osallisuudesta. Muutosjohtaja Markus Sovala ja Sote-muutosjohtaja antavat henkilöstöfoorumille katsauksen esivalmistelun ajankohtaiseen tilanteeseen. Kehittämisjohtaja Inka Kanerva antaa tiiviin katsauksen esivalmistelun viestintäsuunnitelmaan. Valmistelija: Henkilöstöfoorumi keskustelee esivalmistelun toteutuksesta henkilöstön näkökulmasta ja esivalmistelun aikana laadittavan väliaikaishallinnon viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelman valmistelutavasta. Inka Tikkanen-Pietikäinen, 040 554 5538 Käsittely: Muutosjohtaja Markus Sovala antoi tilannekatsauksen valmisteluun. Projektinäkökulma on viimeisen kuukauden ajan ollut ongelmakeskeinen valtakunnallisten epävarmuustekijöiden takia. Projekti pyrkii vastamaan epävarmuuteen mahdollisimman avoimella viestinnällä.
MUISTIO 1/2017 6 Uudistuksen aikataulu on äärimmäisen tiukka ja tosiasia on, että maakunta vastaanottaa lähemmäs 55 000 työntekijää 23 kuukauden kuluttua. Tämä tarkoittaa, että tärkein tavoite on varmistaa toiminnan 100 % jatkuvuus vuodenvaihteessa 2018-2019. Samalla syntyvän organisaation tulisi mahdollistaa toiminnan uudistaminen. Näiden tavoitteiden toteutuminen on pitkälti kiinni siitä, luottaako henkilöstö siihen että heistä pidetään huolta ja että heille annetaan edellytykset kehittää omaa työtään. Projektin edetessä on kysyttävä miten Suomen suurimmaksi työnantajaksi muodostuvasta Uudenmaan maakunnasta voisi tulla myös Suomen paras työpaikka. Sovala myös korosti lähiesimiesten ratkaisevaa roolia muutoksessa. Sote-muutosjohtaja antoi oman tilannekatsauksensa valmisteluun ja kertoi, että hallituksen esitys nyt lausunnoilla olevasta valinnanvapauslaista on tarkoitus antaa eduskunnalle huhtikuun lopussa. Myös sote-muutosjohtaja painotti puheenvuorossaan avointa kommunikaatiota. Kehittämisjohtaja kertoi, että esivalmistelulle on laadittu viestintäsuunnitelma, joka perustuu avoimeen vuorovaikutukseen ja aineiston matalan kynnyksen jakamiseen www.uusimaa2019.fi verkkosivulla. Muutoshankkeella on myös uutiskirje, joka lähetetään noin kolmen viikon välein, ja jossa on erillinen kohta henkilöstöasioille silloin, kun niistä voidaan tiedottaa jotain. Kehittämisjohtaja pyysi seuraavaan kokoukseen miettimään, mitkä ovat ne keinot, joilla henkilöstöfoorumissa edustettuina olevien tahojen kanssa yhdessä tavoitetaan tehokkaimmin henkilöstö heitä koskevissa asioissa. Asiasta käyty keskustelu koski mm. tukipalveluiden vaihtoehtoisia organisoimistapoja, yhtiöittämisiä ja epätietoisuuttaa valtakunnallisten ratkaisujen tarkasta sisällöstä ja henkilöstövaikutuksista, mikä hankaloittaa henkilöstöviestintää merkittävästi. Päätös ehdotuksen mukaan. Oheismateriaali Projektisuunnitelma, 23.1.2017
MUISTIO 1/2017 7 Esivalmistelun henkilöstöfoorumi 3 07.02.2017 Kuntatyönantajien katsaus sote- ja maakuntauudistuksen valtakunnalliseen valmistelutilanteeseen Neuvottelupäällikkö Henrika Nybondas-Kangasta on pyydetty antamaan henkilöstöfoorumille katsaus ajankohtaiseen valtakunnalliseen valmistelutilanteeseen henkilöstöasioiden näkökulmasta. Käsittely: Henkilöstöfoorumi merkitsee katsauksen tiedoksi. Henkilöstöfoorumi kuuli neuvottelupäällikkö Henrika Nybondas-Kankaan esityksen henkilöstön asemasta lakiesitysten valossa. Esitys on muistion oheismateriaalina. Asiasta käydyssä keskustelussa todettiin mm. että muutoksen yhteistoiminnalle tulisi laatia oma tiekarttansa. Päätös ehdotuksen mukaan. Oheismateriaali KT Henkilöstön asema henkilöstöfoorumi 7.2.2017
MUISTIO 1/2017 8 Esivalmistelun henkilöstöfoorumi 4 07.02.2017 Seuraavat kokoukset Kevätkauden 2017 kokoukset ehdotetaan pidettäväksi kuukauden välein tiistaisin kello 14. Seuraavat kokousajat ovat: 7.3. 4.4. 2.5. 30.5. 27.6. Henkilöstöfoorumi päättää kevään kokousajoista yllä olevan ehdotuksen mukaan. Ylimääräisten kokousten tai työpajojen pitämisestä sovitaan erikseen Päätettiin, että henkilöstöfoorumi kokoontuu seuraavasti: 15.3. 4.4. 2.5. 30.5. 27.6. Kokousten aloitusajankohta on klo 14, paikkana Uudenmaan liitto. Ylimääräisten kokousten tai työpajojen pitämisestä sovitaan erikseen
MUISTIO 1/2017 9 Esivalmistelun henkilöstöfoorumi 5 07.02.2017 Kokouksen ydinviesti ja kokouksen päättäminen Henkilöstöfoorumi muotoilee kokouksen ydinviestin, jonka jälkeen puheenjohtaja päättää kokouksen. Henkilöstöfoorumi päätti seuraavasta kokouksen ydinviestistä: Esivalmistelun henkilöstöfoorumi kokoontui ensimmäiseen kokoukseensa ja kuuli maakuntajohtajan ja muutosjohtajien katsaukset Uudenmaan esivalmistelun nykytilanteeseen ja -reunaehtoihin. Lisäksi henkilöstöfoorumi kuuli KT:n neuvottelupäällikkö Henrika Nybondas-Kankaan esityksen henkilöstön asemasta sote- ja maakuntalakipaketin valossa. Keskustelua käytiin etenkin uudistuksen valtakunnallisten ratkaisujen keskeneräisyydestä, mikä hankaloittaa muutosviestintää ja aiheuttaa henkilöstön keskuudessa huolta. Varapuheenjohtaja päätti kokouksen klo 16:05.