KIRKKONEUVOSTON KOKOUS Aika: 8.3.2010 kello 18.00 20.25 Paikka: Rusko Seurakuntakeskus (Vanhatie 7)/Leipomo Läsnä: Salminen Pasi puheenjohtaja Elomaa Ulla Eskola Reima Himala Milja Kankare Seija Koskinen Rauli Kulmala Marja Raikasniemi Martti Vesterinen Vilho varapuheenjohtaja Vähä-Piikkiö Antti Lähteenmäki Antero Uusitalo Päivi Javanainen Lasse kirkkovaltuuston puheenjohtaja kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja talouspäällikkö Asialista 2/2009: 22. Kokouksen avaus 23. Päätösvaltaisuuden ja laillisuuden toteaminen 24. Pöytäkirjantarkastajien valinta 25. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi 26. Ruskon seurakunnan toiminta vuonna 2009 27. Ruskon seurakunnan tilinpäätös vuodelta 2009 28. Digitoinnin kilpailutus 29. Ruskon seurakunnan keskeisten säännösten uusiminen, työryhmän perustaminen 30. C-kanttorin valintaan liittyvät toimenpiteet 31. Kappelineuvoston päätökset 32. Taloudellisen jaoston päätökset 33. Johtokuntien päätökset 34. Viranhaltijapäätökset 35. Saapuneet kirjeet 36. Muut asiat 37. Jäsenten esille ottamat asiat 38. Ilmoitusasiat 39. Valitusosoitus 40. Kokouksen päättäminen 1
Kirkkoherran alkuhartaus 22. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen 23. Päätösvaltaisuuden ja toteaminen Kokouskutsu on postitettu 19.2.2010 kirkkoneuvoston jäsenille ja kirkkovaltuuston puheenjohtajille. Esityslista on postiettu (myös sähköpostitse) 2.3.2010 kirkkoneuvoston jäsenille ja kirkkovaltuuston puheenjohtajille. Todetaan läsnäolijat. Todetaan kokouksen päätösvaltaisuus ja laillisuus. Läsnä oli 8 kirkkoneuvoston jäsentä. Todettiin kokous päätösvaltaiseksi ja lailliseksi. 24. Pöytäkirjan tarkastajien valinta Kirkkoneuvoston ohjesäännön 6 :n mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa pöytäkirjan tarkastajaa. Kirkkoneuvoston kokouksessa 1/2009 (4.2.2009, 3 ) päätettiin, että pöytäkirjan tarkastajat valitaan kirkkoneuvoston kokouksissa aakkosjärjestyksessä sukunimen mukaan. Aakkosjärjestyksen mukaan pöytäkirjan tarkastajiksi ovat vuorossa Marja Kulmala ja Martti Raikasniemi, joka oli poissa kokouksesta, seuraavana vuorossa Vilho Vesterinen Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi Marja Kulmala ja Vilho Vesterinen. 25. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 2
26. Ruskon seurakunnan toiminta vuonna 2009 Kirkkoherran esittely: Esityslistan liitteenä on selvitys Ruskon seurakunnan toiminnasta vuonna 2009 (toimintakertomus) eli kirkkoherran yleiskatsaus toiminnallisten tavoitteiden toteutumiseen vuonna 2009 sekä johtokuntien ja kappelineuvoston toimintakertomukset vuodelta 2009 sekä Kirkkohallitukselle toimitetut tilastotiedot A1-A6: A1 Väestömuutokset A2 Avioliitot A3 Yleinen seurakuntatyö A4 Lapsi-, nuoriso- ja rippikoulutyö A5 Diakoniatyö A6 Lähetystyö Kirkkoneuvosto päättää antaa selvityksen tiedoksi kirkkovaltuustolle. Lisätään kirkkoherran ylesikatsauksen tekstiin: Musiikkitoimintaa on ollut Ruskolla ja Vahdolla kanttorien johtamana. Vahdolla kuoroja on ollut mieskuoro, lapsikuoro, Arietta ja virsiryhmä. Ruskolla kirkkokuoro, hopeakuoro, lapsikuorot, Luminos ja veteraanikuoro. 27. Ruskon seurakunnan tilinpäätös vuodelta 2009 Talouspäällikön esittely: Joitakin kohtia Kirkkohallituksen ohjeista tilinpäätöksen laatimisesta: Seurakunnan kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä noudatetaan kirkkolakia ja -järjestystä, taloussääntöä sekä soveltuvin osin kirjanpitolakia (KPL 1336/1997). Seurakunnan varainhoitovuosi on kalenterivuosi. Kirkkoneuvoston on laadittava tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Tilinpäätökseen kuuluvat tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma ja niiden liitetiedot sekä toimintakertomus, joka sisältää mm. talousarvion toteutumisvertailun. Samassa yhteydessä on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelystä sekä talouden tasapainottamista koskevista toimenpiteistä. Kirkkovaltuusto päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä kesäkuun loppuun mennessä (KJ 15:9,3). Toimintakertomus ja tilinpäätöslaskelmat liitteineen sekä luettelo kirjanpitokirjoista ja tositteiden lajeista samoin kuin tieto niiden säilytystavoista on kirjoitettava sidottuun tai välittömästi tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen sidottavaan tasekirjaan, jonka sivut tai aukeamat on numeroitava (KPL 3:8,1). Kirkkoneuvosto vastaa siitä, että tilastotiedot toimitetaan Kirkkohallitukselle sen antamien ohjeiden mukaisesti (taloussääntömalli 26 ). Tilinpäätökseen kuuluvien asiakirjojen on oltava selkeitä ja tilinpäätöksen on muodostettava yhtenäinen kokonaisuus (KPL 3:1,7). Toimintakertomuksen ja tilinpäätöslaskelmien liitetie- 3
toineen tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot kirjanpitovelvollisen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta (KPL 3:2,1). Tilinpäätöksen laadintavastuussa olevien kirkkoneuvoston ja viranhaltijoiden on tiedettävä, mitä säännöksiä on noudatettava ja milloin on mahdollista tehdä omaan harkintaan perustuvia ratkaisuja, esimerkiksi valintoja sovellettavista menettelytavoista. Väärin laadittuun tilinpäätökseen liittyy mahdollinen rangaistus- ja vahingonkorvausvastuu. Kirkkoneuvoston jäsenet ovat henkilökohtaisesti vastuussa sivullisille tahallisesti tai tuottamuksellisesti aiheutetusta vahingosta (VahKorvL 31.5.1974/412, korjattu 1423/1991). Tilinpäätöksen tarkastamisesta vastuussa olevat tilintarkastajat toimivat tehtävässään virkavastuulla. Esityslistan liitteenä on luonnos ym. ohjeen mukaisesti laaditusta Ruskon seurakunnan tasekirjasta, josta kokouksessa esitellään täydennetty versio. Liitteenä olevien tilinpäätöslaskelmien luvut ovat lopullisessa muodossa. Keskeistä tilinpäätöksestä: tilikauden tulos 47.404,93 siirretään tilikauden ylijäämiin, joiksi muodostuu poistoeron vähennyksen jälkeen 54.469,13 vuosikate (tulorahoitus) 107.840,21 kattaa tilikauden investoinnit 71.846,95 vuosikate/jäsen oli 21,09 (v. 2008 Rusko 57,64, Vahto 4,52 ) kassavarojen lisäys oli 29.336,91 rahavarojen riittävyys oli 354 pv ( v. 2008 Rusko 351 pv, Vahto 340 pv) taseen loppusumma 3.185.606,83 omavararaisuusaste 94,3 % (v. 2008 Rusko 94,6%, Vahto 88,1 %) toimintakate oli 51.841 (5 %) parempi kuin talousarviossa henkilöstökulut 720.837,48 alittivat talousarvion 10.162,52 (1,4 %) kertyneet verotulot 1.177.321 alittivat talousarvion 28.679 (2,4 %) vuosikate 107.840 ylitti talousarvion 20.840 investointeja tehtiin 71.847 eli 12.853 vähemmän kuin talousarviossa Henkilöstökulujen alitus johtui lähinnä siitä, että lisätalousarviossa (+21.000 ) arvioitiin henkilöstökulut liian suureksi (mm. laskelmissa käyetttiin liian suurta hsk-%). Verotulojen kertymäarviota laskettiin lisätalousarviossa (17.12.2009) 46.000, mutta joulukuun kirkollisverotuotto jäi ennustettuakin pienemmäksi, mistä johtuen koko vuoden kirkollisverokertymä jäi alle talousarvion. Investointeja suunniteltiin alun perin toteutettavaksi 240.000 :lla, mutta suunnitelmat eivät edenneet aiotulla tavalla, vaan suurin osa investoinneista peruttiin vuoden 2009 osalta lisätalousarviossa (17.12.2009). Investointien toteutuman alitus 12.853 johtuu pääosin siitä, että vuosina 2006-2008 keskeneräisiin investointeihin kirjatuista Ruskon hautausmaan ja kirkon hankkeiden suunnitelumenoja siirrettiin kuluiksi vuoden 2009 tilinpäätöksessä, koska nämä hankkeet jäänevät toteutumatta siinä muodossa kuin niitä aikanaan suunniteltiin. 4
Kirkkoneuvosto hyväksyy ja allekirjoittaa Ruskon seurakunnan vuoden 2009 tilinpäätöksen, joka osoittaa 54.468,13 :n ylijäämää ja jossa taseen loppusumma on 3.185.606,83 sekä päättää lähettää tilinpäätöksen tilintarkastajille tarkastettavaksi. Kokoukselle esiteltiin tasekirjan lopullinen versio. Kirkkoneuvosto hyväksyi ja allekirjoitti Ruskon seurakunnan vuoden 2009 tilinpäätöksen, joka osoittaa 54.468,13 :n ylijäämää ja jossa taseen loppusumma on 3.185.606,83 sekä päättää lähettää tilinpäätöksen tilintarkastajille tarkastettavaksi. 28. Digitoinnin kilpailutus Talouspäällikön esittely: Kirkossamme valmistellaan koko kirkon yhteistä jäsentietojärjestelmää, jonka yhdeksi osaksi tulee ns. digitaalinen osio: kaikkien seurakuntien vanhat kirkonkirjat ja perhelehti-kortit saatetaan kuvaamalla digitaaliseen muotoon. Digitointityö on seurakunnan kannalta mittava projekti, jota on jo pitempään valmisteltu Naantalin rovastikunnan seurakuntien yhteisenä projektina. Tällöin on päädytty siihen, että myös digitoinnin kilpailutus hoidetaan yhteisenä hankkeena siten, että kilpailutuksen hoitaa Raision seurakunta. Tarjouspyyntö on viimeistelyvaiheessa. Tarjouspyyntöasiakirja liitteineen on seurakunnassamme virkamiestyönä tarkistettavana (1.4.2010 mennessä). Lääninrovasti Pertti Ruotsalo pyytää kirjeessään 2/2010 11.2.2010 kirkkoneuvostoja päättämään 1.4.2010 mennessä seurakunnan osallistumisesta yhteiseen kilpailutukseen. Tällöin seurakunta hyväksyy tarjouspyynnön sisällön ja sitoutuu siihen vastuuseen ja kustannusten jakamiseen, jotka liittyvät yhteiseen projektiin. Seurakunta voi tässä vaiheessa luonnollisesti vetäytyä rovastikunnan yhteishankkeesta, jolloin digitointiprojektin jatko jää sen itsensä hoidettavaksi. Tarjouspohjan hyväksymisen jälkeen itse kilpailutus annetaan Oy Kilport Ltd:n hoidettavaksi. Arvioitu hinta Kilportin palveluille on noin 1500 (alv 0 %). Kustannus jaetaan yhteiskilpailutukseen osallistuvien seurakuntien kesken seurakuntien jäsenmäärän suhteessa. Ruskon seurakunnalla ei ole resursseja omin voimin kilpailutuksen järjestämiseen. Toisaalta on oletettavaa, että yhteisen kilpailutuksen kautta saadaan digitoinnille halvempi hinta. Ruskon seurakunnalla on digitoitavia aukeamia ja sivuja Ruskon osalta 8177, joista jo aikaisemmin mikrokuvattu 3699 ja mikrokuvaamatta 4478 ja Vahdon osalta 4830, joista jo aikaisemmin mikrokuvattu 2721 ja mikrokuvaamatta 2109. Yhteensä digitoitavia sivuja on n. 13000. Karkean 5
arvion mukaan digitoinnin kustannus on 1 /sivu eli yhteensä siis 13000 Ruskon seurakunnan osalta. Kirkkoneuvosto päättää, että Ruskon seurakunta osallistuu Naantalin rovastikunnan yhteishankkeena toteutettavaan kirkonkirjojen digitointityöhön ja sen kilpailuttamisen sekä hyväksyy tarjouspyynnön sisällön ja sitoutuu siihen vastuuseen ja kustannusten jakamiseen, jotka liittyvät yhteiseen projektiin. Ehdotuksen mukasiesti. 29. Ruskon seurakunnan keskeisten säännösten uusiminen, työryhmän perustaminen Kirkkoherran esittely: Ruskon seurakunnan keskeinen säännöstö on vanhentunut ja se tulee uusia. Kiireellisin on uusia ensimmäisenä kirkkoneuvoston ohjesääntö, joka on vuodelta 1999. Tavoitteena on ollut uusia se seurakuntaliitoksen yhteydessä ja siinä vaiheessa, jolloin riittävät tiedot ja kokemukset on saatu liitoksesta ja näin päästä parhaaseen tulokseen. Säännöstön uusimisessa on syytä perustaa työryhmä, joka miettii ja aikatauluttaa säännöstön uusimisen. Kirkkoneuvosto valitsee työryhmän, jonka puheenjohtajana on kirkkoherra. Työryhmään ehdotettiin: Kirkkoherra (pj), talouspäällikö, Seija Kankare, Rauli Koskinen 30. C-kanttorin valintaan liittyvät toimenpiteet Kirkkoherran esittely: Kanttorin vaalin hakemukset ovat tätä kirjoittaessa tuomiokapitulissa käsiteltävänä. On syytä valita työryhmä, joka käsittelee ja mahdollisesti haastattelee kapitulilta saadut hakijat sitten kun ne saapuvat. Kirkkoneuvosto valitsee valintatyöryhmän, joka esittelee hakijat kirkkoneuvostolle. Valintaryhmään ehdotettiin: kirkkoherra (pj), Rauli Koskinen, Kaisa Salonen, Marja Kulmala, Ritva Sipilä, Reima Eskola, Milja Himala 6
31. Kappelineuvoston päätökset Annetaan tiedoksi kappelineuvoston kokousten päätökset. Merkitään tiedoksi. 32. Taloudellisen jaoston päätökset Annetaan tiedoksi taloudellisen jaoston kokousten päätökset. Merkitään tiedoksi. 33. Johtokuntien päätökset Annetaan tiedoksi johtokuntien kokousten päätökset. Merkitään tiedoksi. 34. Viranhaltijapäätökset Annetaan tiedoksi viranhaltijapäätökset. 35. Saapuneet kirjeet Ei ollut. Merkitään tiedoksi. 36. Muut asiat 1. Kirkkoherra kertoi, että Riian matkaan on yli 40 ilmoittautunutta. Kirkkoherra ehdotti, että seurakunta antaa matkaa varten 150 opastuksen kustannuksiin. Muita välittömiä kustannuksia ei matkasta seurakunnalle aiheudu. Kirkkoneuvosto päätti, että kevään Riikan matkalla voidaan käyttää 150 e seurakunnan varoja opastuksen kustannuksiin. 7
2. Talouspäällikön ehdotus periaatteiksi luovutettaessa seurakunnan tiloja ulkopuoliseen käyttöön: Kaupallisiin, poliittisiin ja seurakunnan mission kanssa ristiriidassa oleviin tarkoituksiin tiloja ei luovuteta; mikäli asiassa on epäselvyyttä, asian ratkaisee kirkkoherra tai kirkkoneuvosto. Etusijalla ovat aina seurakunnan omat tilaisuudet. Kirkot kirkkoherra päättää Ruskon seurakuntakeskus, Ruskon seurakuntatalo, Vahdon seurakuntatalo, Ruskon Kirkkotupa tiloja luovutetaan tavanomaisiin perhejuhliin seurakunnan jäsenille ilmaiseksi, muille kirkkoneuvoston määrittelemään hintaan; mikäli asiassa on epäselvyyttä, asiasta päättää talouspäällikkö tai kirkkoherra tiloja voidaan luovuttaa ruskolaisille järjestöille, yhdistyksille ja muille vastaaville, myös kunnalle, kirkkoherran tai kirkkoneuvoston taloudellisen jaoston luvalla ja määrittelemään hintaan tilojen luovuttamisesta säännölliseen toimintaan (esim. musiikkiopetus) ja siitä perittävästä maksusta päättää kirkkoneuvosto anomuksesta Kirkkoneuvosto hyväksyi ehdotuksen periaatteiksi luovutettaessa seurakunnan tiloja ulkopuoliseen käyttöön. 37. Jäsenten esille nostamat asiat Vilho Vesterinen välitti toivomuksen, että valtuutetuille lähetetään neuvoston esityslista. Kirkkoneuvosto päätti, ettei neuvoston esityslistaa lähetetä muille kuin kirkkoneuvoston jäsenille ja kirkkovaltuuston puheenjohtajille. 38. Ilmoitusasiat Arkkipiispan visitaatio 10.3. Kirkkoherra vuosilomalla 12.-30.3.2010-Seurakuntapastori Miika Ahola sijaisena. 39. Valitusosoitus Liitetään pöytäkirjaan. 40. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 20.25. 8
Pöytäkirjan allekirjoitus ja tarkastus: Pasi Salminen puheenjohtaja Lasse Javanainen sihteeri Pöytäkirja tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Pöytäkirjan muut sivut on samalla varustettu nimikirjaimillamme. Tarkastusaika Rusko..2010 Rusko..2010 Allekirjoitus Marja Kulmala Vilho Vesterinen 9