1 Mediahallinta käyttöohje Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
2 VIS Online Mediahallinta käyttöohje Sisältö 1. VIS Online käyttöliittymä s. 3 2. Mediahallinnan perustoiminnot s. 5 3. Varastotietojen hallinnointi s. 6 3.1. Varastohaku s. 6 3.2. Pikahaut s. 7 3.3. Varastolistaus s. 8 3.4. Tietojen päivittäminen varastolistauksessa s. 9 3.5. Tietojen päivittäminen yksityiskohtanäytöllä s. 11 4. Autojen tyypitys s. 12 4.1. Autojen tyypitys varastolistauksesta s. 12 4.2. Autojen tyypitys Varaston tyypitys -valikosta s. 15 5. Varusteiden ja kuvien lisääminen autojen tietoihin s. 21 5.1. Varusteiden lisääminen s. 21 5.2. Kuvien lisääminen ja käsittely s. 22 6. Aineiston lähetys mediaan s. 29 6.1. Aineiston lähetys eri lehtitaloihin s. 29 6.2. Aineiston lähetys Internettiin s. 32 7. Tulosteet, hintalaput ja esite s. 34 8. Erityistapauksia s. 37 8.1. Myyntitiliautojen lisääminen varastoon s. 37 8.2. Tyyppirekisteristä puuttuvat ajoneuvot, varastoauton lisäys -toiminto s. 39 Parhaiten hyödyt tästä oppaasta käyttäessäsi sitä yhdessä VIS Online Mediahallinta -ohjelmiston kanssa.
1. VIS Online käyttöliittymä 3 VIS Onlinen peruskäyttöliittymä koostuu vasemmalla olevasta valikosta, keskellä olevasta yhteenvetoalueesta ja oikealla olevasta toiminta-alueesta. Sovelluksen yläreunassa on aina Grey-Hen Oy:n tekemä yrityskohtainen ylägrafiikka, joka antaa kunkin yrityksen sovellukselle oman ilmeen. Ylägeafiikan lisäksi fontit ja värit saattavat vaihdella yrityskohtaisesti. Vasemmassa reunassa olevasta valikosta pääsee käyttämään VIS Online ohjelmiston eri osioita. Käyttäjän oikeuksista riippuen valikossa ovat esillä ohjelmiston eri osiot. Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
4 Keskellä olevassa yhteenveto ikkunassa näkyy kulloinkin käsittelyssä olevan tapahtuman tallennetut tiedot. Yhteenveto ikkunan avulla käyttäjä muistaa helposti, minkä tapauksen tietoja on käsittelemässä ja mitä tietoja on jo tallentanut järjestelmään. Toiminta-alueella käyttäjä käyttää kulloinkin valittuna olevan ohjelmiston osion toimintoja.
2. Mediahallinnan perustoiminnot 5 VIS Online mediahallinnalla autoliike hallinnoi varastoaan, lähettää kätevästi tiedot autotarjonnastaan eri lehtitaloihin ja Internet-portaaleihin ja tulostaa hintalaput sekä esitteet myytävistä autoistaan. Mediahallinnan perustoiminnot ovat: - Varastoautojen tyypitys (auton merkki-, malli- ja tyyppitietojen hankkiminen) - Varastoautojen tietojen seuraaminen ja hallinta - Varastoautojen tietojen rikastaminen kuvilla ja varustetiedoilla - Varastoautojen tietojen lähetys eri mainontakanaviin, lehtitaloihin ja Internettiin - Hintalappujen, osamaksuhintalappujen ja esitteiden tulostaminen varastoautojen tiedoista VIS Online Mediahallintaan liittyvät tiiviisti myös: - Varastoautojen hinnoittelu ja hintojen päivitys VIS Online Arviomiehellä - Varaston vaihtuvuuden, tuottavuuden ja myynnin seuraaminen ja ennustaminen VIS Online Raportoinnilla Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
6 3. Varastotietojen hallinnointi 3.1. VARASTOHAKU Painamalla valikosta otsikkoa Mediahallinta aukeaa toiminta-alueelle Mediahallinnan varastohaku. Varastohaulla voi hakea varastossa olevien autojen tietoja eri hakukriteerein. Jos autoja haetaan lähetettäväksi tiettyyn mediaan, silloin haettaessa valitaan myös media, johon autoja ollaan lähettämässä. Jos halutaan vain tarkastella tai muuttaa varastossa olevien autojen tietoja, mediaa ei valita. Rajaamatta hakua, eli painamalla suoraan OK-nappulaa varastohaussa, pääsee katsomaan kaikkia varastossa olevia autoja. Varastohakua voi rajata varastossaoloajan, merkin, mallin, tyypin, varastotilanteen tai sen mukaan onko auto käytetty vai uusi. Lisäksi hakua voidaan rajata kilometrilukemalla, vuosimallilla, pyyntihinnalla tai varastossaolopäivien mukaan. Jos halutaan hakea tietty tiedossa oleva auto, voidaan se hakea myös rekisterinumerolla. Varastohaussa määritetään myös, minkä kriteerin mukaan haun tulokset järjestetään: rekisterinumeron, merkin, vuosimallin, pyyntihinnan, varastopäivien vai kilometrimäärän mukaan. Painamalla OK-nappulaa VIS Mediahallinta hakee hakukriteereillä rajatun listan varastotietokannassa olevista autoista.
3.2 PIKAHAUT 7 VIS Mediahallinnan varastohaun kriteereitä voi tallentaa pikahauiksi, jotta usein käytettyjä hakukriteereitä ei tarvitse joka kerta valita uudestaan. Pikahaku tehdään valitsemalla halutut hakukriteerit, ruksaamalla valintalaatikko Tallenna haku, kirjoittamalla sen alla olevaan tekstilaatikkoon nimi, joka haulle halutaan antaa, ja painamalla OK-nappulaa. Tämän jälkeen Mediahallinta ohjelma siirtyy varastolistaukseen, eli tekee haun annetuilla kriteereillä. Seuraavan kerran mentäessä varastohakuun on pikahaku tallentunut linkiksi varastohaun oikeaan yläkulmaan. Klikkaamalla tätä linkkiä Mediahallinta ohjelma tekee varastohaun tallennetun pikahaun kriteereillä. Pikahaut tallentuvat käyttäjäkohtaisesti. Pikahakuja, joita ei enää tarvita, voidaan poistaa järjestelmästä varastohaun yläreunassa olevasta Poista hakuja -linkistä. Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
8 3.3. VARASTOLISTAUS Varastolistauksessa esitetään hakukriteerit täyttävien autojen tietoja tietokannasta. Varastolistaukseen tulevat autot määritetään varastohaun hakukriteereillä. (ks.6) Varastolistauksessa esitetään: 1. Koska tiedot on viimeksi päivitetty autoliikkeen pääjärjestelmästä, sekä kuinka monta autoa listaan haettiin. 2. Pieni esikatselukuva autosta, jos autosta on tallennettu kuvia järjestelmään. 3. Auton rekisterinumero. (linkki auton yksityiskohtanäytölle) 4. Valintalaatikko, jolla autoja voi valita listasta ohjelman eri toimintoja varten. 5. Mittarilukema, joka esitetään tuhansina kilometreinä. 6. Pyyntihinta. 7. Merkki, malli ja tyyppi. 8. Vuosimalli. 9. VIS Online Arviomiehen laskema keskimääräinen pyyntihinta, jos auto on arvioitu. 10. Ostohinta. 11. Kulut. (ei käytössä kaikilla asiakkailla) 12. Tila, eli onko auto varastossa, tulossa, esittely, yms. (tilaluokitukset ovat asiakaskohtaisia) 13. Varastopäivät. 14. Varusteet. Ok tarkoittaa, että autolle on lisätty varusteita tietokantaan, ja Tarkista, että autolla ei ole yhtään varustetta tietokannassa.
Painamalla yksittäisen auton rekisterinumeroa avautuu kyseisestä autosta yksityiskohtanäyttö, jossa esitetään kaikki tietokannassa olevat tiedot autosta ja jossa voi muuttaa monia auton tiedoista. (ks. 11) 9 3.4. TIETOJEN PÄIVITTÄMINEN VARASTOLISTAUKSESSA Varastolistauksessa voi päivittää auton mittarilukeman, pyyntihinnan ja vuosimallin. Päivitettävät tiedot esitetään tekstilaatikoissa, joita pystyy muokkaamaan. Listauksessa alunperin olevat tiedot tulevat autoliikkeen pääjärjestelmästä. Varastolistauksessa niitä pystyy korjaamaan, jos on tapahtunut virheitä. Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
10 Tietojen päivittäminen tapahtuu korjaamalla haluttuihin autoihin halutut tiedot kirjoittamalla oikeat arvot tekstilaatikkoihin. Tämän jälkeen joko: 1. Ruksataan korjattavien autojen valintalaatikot ja painetaan OK. Tällöin tiedot tallentuvat ja ohjelma siirtyy mediaan lähetys -ikkunaan. Jos media on valittuna, myös valintalaatikkojen valinnat tallentuvat. tai 2. Ruksataan varastolistauksen yläreunassa oleva valintalaatikko Tallenna muutokset ja painetaan OK. Tällöin ohjelma tallentaa kaikki tietoihin tehdyt muutokset ja päivittää varastolistauksen siirtymättä mihinkään. Valintalaatikkojen ruksit eivät tallennu. Varastolistauksessa voi päivittää vain kaikista tärkeimmät tiedot, sillä tietojen päivittämismahdollisuus hidastaa varastolistausten hakua ja heikentää ohjelman käytettävyyttä. Tämän vuoksi vähemmän tärkeät päivitettävät tiedot voi päivittää vain auton yksityiskohtanäytöltä.
3.5. TIETOJEN PÄIVITTÄMINEN YKSITYISKOHTANÄYTÖLLÄ 11 Yksityiskohtanäytöllä voi pävittää auton tilan, värin, korimallin, polttoainetyypin, vaihteistotyypin, ajoneuvoluokan, takuutiedon, varastotilanteen ja käyttöasteen. Lisäksi, jos auto on tyypittämätön, on yksityiskohtanäytöllä linkki auton tyypittämiseen. Päivitettävät tiedot näkyvät tekstilaatikkoina, joihin voi kirjoittaa, sekä alaspäin aukeavina valikkoina, joista voi valita oikean vaihtoehdon. Yksityiskohtanäytöllä alunperin olevat tiedot tulevat autoliikkeen pääjärjestelmästä, mutta niitä pystyy korjaamaan, jos on tapahtunut virheitä. Tietojen päivittäminen yksityiskohtanäytöllä tapahtuu kirjoittamalla tekstikenttään tai valitsemalla valikosta autolle oikeat tiedot ja tämän jälkeen painamalla Tallenna -nappulaa, jolloin tiedot tallentuvat tietokantaan. Yksityiskohtanäytöstä pääsee takaisin varastolistaukseen painamalla selaimen Back tai Takaisin -nappulaa. Varastolista ei ole tällöin päivittynyt ja muutokset tietoihin näkyvät vasta listauksen päivityttyä. Helpoin tapa päivittää lista on ruksata Tallenna kaikki -valintalaatikko ja painaa OK. HUOM! Autoliikkeen kanssa tehdystä sopimuksesta riippuen, muutettavissa olevat tiedot saattavat päivittyä säännöllisesti pääjärjestelmästä käyttäjien tekemien muutosten yli. Viimeisimmän päivityksen kellonajan ja päivämäärän näkee varastolistauksen yläreunasta. Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
12 4. Autojen tyypitys Autojen tyypittäminen tarkoittaa autojen merkki-, malli- ja tyyppitietojen hankkimista ja päivittämistä tietokantaan. Tyypittämättömiä autoja ei voi lähettää kaikkiin Internet-portaaleihin ja tyypittämät autot eivät ole mukana VIS Online raportoinnin laskennassa. 4.1. AUTOJEN TYYPITYS VARASTOLISTAUKSESTA Varastolistauksessa tyypittämättömien autojen rekisterinumeron perässä on punainen huutomerkki.
Autojen tyypitys varastolistauksen kautta tapahtuu painamalla ensin tyypittämättömän auton rekisterinumeroa, jolloin ohjelma siirtyy auton yksityiskohtanäytölle. Tyypittämättömän auton yksityiskohtanäytöllä on näkyvissä Tyypitä -nappula. 13 Tyypitä -nappulaa painamalla pääsee auton tyypitykseen. Auton tyypityksessä autolle valitaan ensin käyttöönottokuukausi, merkki ja ajomäärä. Nämä perustiedot tulevat oletuksena autoliikkeen pääjärjestelmästä. Oletustietoja voi tyypityksessä korjata. Tiedot hyväksytään painamalla OK-nappulaa. Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
14 Seuraavaksi tyypityksessä tarkennetaan auton tietoja edelleen valitsemalla sille oikea malli ja vaihtoehtoisesti myös polttoaine ja korimalli. Tiedot hyväksytään painamalla OK-nappulaa. Huom! Korimallin määrittäminen voi olla hankalaa, eikä sitä kaikissa tapauksissa suositella käytettäväksi suuren virhevaaran takia. Seuraavaksi järjestelmä tuottaa listan kaikista kyseisen automerkin ja -mallin tyypeistä ja tyyppikohtaisista tiedoista. Tyypeistä valitaan oikea painamalla tyypin nimeä. Tyypityksen lopuksi kannattaa vielä tarkistaa auton tiedot oikeiksi ja rekisterinumerosta, että ollaan varmasti tyypittämässä oikeaa autoa. Tyypitys tallennetaan auton rekisterinumerolla tietokantaan painamalla OK-nappulaa.
Kun tyypitys on tallennettu, pääsee takaisin varastolistaukseen valikon Medianhallinta-linkin ja varastohaun kautta. 15 Autoja kannattaa tyypittää varastolistauksen kautta, vain jos on kyse vain muutaman auton tyypittämisestä. Jos tyypittämättömiä autoja on paljon, kannattaa ne tyypittää valikon Varaston tyypitys -toimintojen kautta. 5.2. AUTOJEN TYYPITYS VARASTON TYYPITYS -VALIKOSTA Valikossa on kaksi erilaista tyypitysvaihtoehtoa Varaston tyypitys ja Varaston tyypitys (AKE). Varaston tyypityksessä käyttäjä päivittää autojen merkki-, malli- ja tyyppitiedot itse tietokantaan. Varaston tyypityksessä AKE:n avulla autojen merkki- ja mallitiedot haetaan automaattisesti AKE:n rekisteristä rekisterinumeron perusteella. Auton tyypin käyttäjä joutuu syöttämään itse, kuten tavallisessakin tyypityksessä. Tyypitys AKE:n rekisterin avulla on tehokkaampaa ja varmenpaa kuin tietojen hankkiminen itse, mutta yhden auton tietojen hakeminen AKE:sta maksaa 0,76. Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
16 Varaston tyypitys Kun klikataan valikosta Varaston tyypitys -linkkiä aukeaa toiminta-alueelle Varaston tyypitys -ikkuna. Varaston tyypityksessä valitaan ensin toimipiste, jonka varastoa halutaan käsitellä. Liikeketjun on mahdollista tyypittää kaikkien toimipisteiden autoja yhtä aikaa. Painamalla OK-nappulaa ohjelma hakee kaikki valittujen varastojen tyypittämättömät autot. Lista tyypittämättömistä autoista aukeaa yhteenvetoalueelle.
Tyypittämättömättömän auton rekisterinumeroa klikkaamalla kyseinen auto siirtyy tyypitykseen toiminta-alueelle. 17 Auton tyypityksessä autolle valitaan ensin käyttöönottokuukausi, merkki ja ajomäärä. Nämä perustiedot tulevat oletuksena autoliikkeen pääjärjestelmästä tai auton VIS Arviomies arvioinnista. Oletustietoja voi tyypityksessä korjata. Tiedot hyväksytään painamalla OK-nappulaa. Seuraavaksi tyypityksessä tarkennetaan auton tietoja edellen valitsemalla sille oikea malli ja vaihtoehtoisesti myös polttoaine ja korimalli. Tiedot hyväksytään painamalla OK-nappulaa. Seuraavaksi järjestelmä tuottaa listan kaikista kyseisen automerkin ja -mallin tyypeistä ja tyyppikohtaisista tiedoista. Tyypeistä valitaan oikea klikkaamalla tyypin nimeä. Tyypityksen lopuksi kannattaa vielä tarkistaa auton tiedot oikeiksi ja rekisterinumerosta, että ollaan varmasti tyypittämässä oikeaa autoa. Tyypitys tallennetaan auton rekisterinumerolla tietokantaan painamalla OK-nappulaa. Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
18 Kun tyypitys on tallennettu, tyypitetty auto poistuu yhteenvetoalueessa olevasta tyypittämättömien autojen listasta ja voidaan valita seuraava auto tyypitykseen. Varaston tyypitys (AKE) Kun klikataan valikosta Varaston tyypitys (AKE) linkkiä aukeaa toiminta-alueelle Varaston tyypitys -ikkuna. Varaston tyypityksessä valitaan ensin toimipiste, jonka varastoa halutaan käsitellä. Liikeketjun on mahdollista tyypittää kaikkien toimipisteiden autoja yhtä aikaa.
Painamalla OK-nappulaa ohjelma hakee kaikki valittujen varastojen tyypittämättömät autot. Lista tyypittämättömistä autoista aukeaa yhteenvetoalueelle. AKE tyypityslistauksessa näkyvät kaikki AKE-tyypittämättömät autot, myös ne jotka on jo tyypitetty tavallisessa varastotyypityksessä. 19 Tyypittämättömättömän auton rekisterinumeroa klikkaamalla kyseinen auto siirtyy tyypitykseen toiminta-alueelle. Tähän asti autojen tyypittäminen AKE:n rekisterin avulla toimii samalla tavalla kuin tyypittäminen ilman AKE:n apua. Seuraavaksi ohjelma pyytää varmistamaan rekisterinumeron, jonka tiedot AKE:sta haetaan. Painamalla OK-nappulaa ohjelma hakee auton merkin ja mallin AKE:sta rekisterinumeron perusteella. Kun ohjelma on hakenut auton merkin ja mallin AKE:sta ohjelma esittää listana kaikki kyseisen merkin ja mallin tyypit. Tyypeistä valitaan oikea klikkaamalla tyypin nimeä. Tyypityksen lopuksi kannattaa vielä tarkistaa auton tiedot oikeiksi ja rekisterinumerosta, että ollaan varmasti tyypittämässä oikeaa autoa. Tyypitys tallennetaan auton rekisterinumerolla tietokantaan painamalla OK-nappulaa. Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
20 Kun tyypitys on tallennettu, tyypitetty auto poistuu yhteenvetoalueessa olevasta tyypittämättömien autojen listasta ja voidaan valita seuraava auto tyypitykseen.
5. Varusteiden ja kuvien lisääminen autojen tietoihin 5.1. VARUSTEIDEN LISÄÄMINEN 21 Varastolistauksesta näkee suoraan, miltä autoilta puuttuu varusteita. Listan viimeisessä sarakkeessa Varusteet lukee Tarkista!, jos autolle ei ole merkitty yhtään varustetta. Normaalisti autolle lisätään varusteet VIS Arviomiehen arviointiprosessin yhteydessä. Kun halutaan lisätä autolle varusteita, painetaan ensin auton rekisterinumeroa, jolloin ohjelma siirtyy auton yksityiskohtanäytölle. Yksityiskohtanäytöllä auto tallennetaan käsiteltäväksi siirtämällä se yhteenvetoon. Auto siirretään yksityiskohtanäytöltä yhteenvetoon ruksaamalla valintalaatikko Siirrä yhteenvetoon ja painamalla Tallenna -nappulaa. Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
22 Kun auto on valittu aktiiviseksi sille voidaan lisätä varusteita valikon Asiakkaan auto otsikon alla olevista toiminnoista Vakiovarusteet, Lisävarusteet ja Muu varustelu. Varusteiden lisääminen tapahtuu samalla tavalla kuin normaalissa VIS Arviomiehen arviointiprosessissa. HUOM! Varusteiden lisääminen tapahtuu aina sille autolle, joka on aktiivisena käsiteltävänä yhteenvetoalueella. Ole tarkka, ettet lisää varusteita väärälle autolle! Mikäli olet tekemässä useamman auton varusteiden korjaamista, avaa mediahallinta omaan ikkunaan. Näin saat siihen enemmän tilaa, etkä menetä listausta jokaisen auton päivityksen kohdalla. Listauksen saa avattua omaan ikkunaan painamalla hiiren oikeata nappulaa Mediahallinta valikon päällä ja valitsemalla open in new window tai avaa uudessa ikkunassa. ALT+TAB -nappuloilla voi vaihtaa ikkunoita keskenään. 5.2. KUVIEN LISÄÄMINEN JA KÄSITTELY Kuvia lisätään autojen tietoihin VIS Online kuvankäsittelyohjelmalla. Ohjelma käynnistyy klikkaamalla valikosta otsikkoa Kuvakäsittely. Kuvankäsittelyohjelma aukeaa omaan ikkunaansa selaimessa.
Kuvien hakeminen kuvankäsittelyohjelmaan 23 Kuvat haetaan kuvankäsittelyohjelmaan klikkaamalla Lisää kameralta -nappulaa tai valitsemalla valikosta Tiedosto Lisää kuva hakemistosta tai Lisää kuva kameralta. Kaikista näistä aukeaa hakemistoikkuna, jolla voit etsiä kovalevyiltäsi tai digitaalisesta kamerastasi haluamasi kuvat. Ohjelma avaa hakemistoikkunaan automaattisesti sen kansion, joka on määritetty asetuksissa oletuskansioksi. Hakemistoikkunasta valitaan halutut kuvat. Useita kuvia voi poimia yksi kerrallaan pitämällä pohjassa CTRL-näppäintä kun klikkaa kuvien nimiä, tai kuvalistan voi valita kerralla valitsemalla listan ensimmäisen kuvan klikkaamalla sitä ja klikkaamalla listan viimeistä kuvaa pitäen SHIFT-näppäintä pohjassa. Kun halutut kuvat on valittu painetaan Lisää -nappulaa, jolloin ohjema avaa valitut kuvat kuvankäsittelyohjelmaan. Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
24 Kuvat ilmestyvät kuvankäsittelyohjelman kuvalistaan. Kuvalistassa esitetään alkuperäisen kuvatiedoston nimi, Auton rekisterinumero, jolle kuva tallennetaan, auton kuvan järjestysnumero sekä pieni esikatselukuva kuvasta. Kuvan ollessa valittuna se näkyy isona esikatseluruudussa. Oletuskansioiden määrittäminen Lisää kuva kameralta avaa hakemistoikkunaan kansion, joka on asetuksissa määritetty kameran osoitteeksi. Lisää kuva hakemistosta avaa kansion, joka on määritetty kuvakansioksi. Määrittämällä valmiiksi oikeat kansiot ei tarvitse joka kerta etsiä oikeaa kansiota. Oletuskansiot määritetään valikosta Asetukset, kohdasta Asetukset. Valikosta aukeaa asetusikkuna, josta voi hakea oletuskansiot kuville ja kameralle. Painamalla nappulaa, jossa on kolme pistettä aukeaa hakemistoikkuna, josta voi etsiä oikean kansion. Painamalla hakemisto ikkunan Valitse nappulaa ohjelma valitsee valitun kansion oletuskansioksi. Asetukset tallentuvat painamalla Asetusikkunassa Jatka -nappulaa.
Kuvien tietojen käsittely kuvalistassa 25 Jotta kuvat voidaan tallentaa oikeille autoille tietokantaan, täytyy kuvat osoittaa oikealle autolle auton rekisterinumerolla. Rekisterinumero kirjoitetaan kuvalistan Auto -kenttään. Klikkaa ensin kuvan Auto -kenttä aktiiviseksi ja kirjoita rekisterinumero. Järjestysnumerot kertovat missä järjestyksessä saman auton useat eri kuvat esitetään. Ohjelma laittaa järjestysnumerot automaattisesti nimeämisjärjestyksessä, mutta niitä voi kuvalistassa muuttaa klikkaamalla numerokenttää ja kirjoittamalla oikean numeron. Kuvat, joiden tiedot on täytetty ja jotka ovat valmiita lähetykseen näkyvät listassa vaaleanpunaisella taustavärillä, ja kuvat joilta puuttuu tietoja näkyvät vaalean sinisellä taustavärillä. Aktiivinen kenttä näkyy valkoisena. Kuvalistassa voi liikkua kätevästi TAB-näppäimellä täyttäessään tietoja. Jos haluat poistaa listalta kuvan, jota et haluakaan lähettää tietokantaan, valitse kuva klikkaamalla sitä hiirellä ja valise valikosta Muokkaa Poista valitut kuvat, ja kuva poistuu kuvalistalta. Voit valita listalta useita kuvia pitämällä CTRL-näppäitä pohjassa valitessasi kuvia. Kuvien muokkaaminen VIS Online kuvankäsittelyohjelmalla kuvia voi rajata uudestaan sekä säätää niitten kirkkautta, kontrastia, sävyä ja värikylläisyyttä. Voit myös tallentaa käsitellyn kuvan helposti omaksi tiedostokseen kadottamatta alkuperäistä kuvaa. Kun klikkaat hiirellä valitun kuvan esikatselukuvaa tai valitset valikosta Muokkaa toiminnon Muokkaa valittua kuvaa avautuu esikatselukuvan tilalle muokkausikkuna. Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
26 Peruuta -nappula peruuttaa muokkausikkunaan siirtymisen ja ohjelma palaa takaisin normaaliin esikatseluun. Palauta alkuperäinen -nappula peruuttaa kaikki muokkaukset ja palaa takaisin alkuperäiseen kuvaan, mutta ei poistu muokkausikkunasta. Esikatselu -nappula näyttää tehdyt muutokset esikatseluikkunassa. Kopioi -nappula tallentaa kuvasta kopion tehdyillä muokkauksilla. Jatka -nappula tallentaa alkuperäisen kuvan tehdyillä muokkauksilla ja siirtyy takaisin normaaliin esikatseluikkunaan. Kuvan voi rajata uudestaan valitsemalla siitä halutun alueen hiirellä raahaamalla ja painamalla sitten Rajaus -nappulaa. Jos ei ole tyytyväinen uuteen rajaukseen, voi painaa Palauta alkuperäinen -nappulaa ja rajata kuvan uudestaan. Jos haluaa esim. nostaa esiin kiinnostavan yksityiskohdan autosta, mutta säilyttää alkuperäisen kuvan, voi painaa Kopioi -nappulaa ja tallentaa rajatun kuvan uutena kuvana kuvalistaan, muuttamatta alkuperäistä kuvaa.
Kuvan kirkkautta, kontrastia, värikylläisyyttä ja savyä voi säätää muokkausikkunan alareunassa olevista numerokentistä. Numeroa voi muuttaa joko kentän vieressä olevista nulista tai kirjoittamalla kenttään uusi arvo. Perusarvona oleva numero 100 kuvaa kuvan tämänhetkistä tilaa. Arvoa pienentämällä kuvan kirkkaus vähenee ja suurentamalla suurenee. Samoin toimivat kontrasti ja värikylläisyys. Sävyarvo muuttaa koko kuvan yleissävyä. Kuvan sävyä kannattaa muutta vain vähän, jos ollenkaan. 27 Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
28 Kuvien lähetys tietokantaan Kuvat on helpointa lähettää tietokantaan painamalla ensin Valitse kaikki -nappulaa, joka valitsee kaikki kuvat, ja sitten Lähetä valitut kuvat -nappulaa, joka lähettää kaikki valitut kuvat tietokantaan. Jos kuitenkin haluat lähettää vain osan listasi kuvista, voit valita vain haluamasi kuvat ja painaa Lähetä valitut kuvat -nappulaa. Muista, että kaikilla lähetettävillä kuvilla tulee olla oikea reksiterinumero ja järjestysnumero! Väärille autoille menneitä tai muuten vääriä kuvia ei pysty helposti poistamaan tietokannasta. Painettuasi Lähetä valitut kuvat -nappulaa lähetyksen eteneminen näkyy palkeissa, jotka ilmestyvät esikatseluikkunan alle. Kun kuvat on lähetetty niistä muodostuu automaattisesti kolme erikokoista kuvaa VIS Online palveluun eri käyttötarkoituksia varten: pieni esikatselukuva listauksia varten, keskikokoinen kuva Internettiä varten ja iso kuva tulosteita varten. Kuvat näkyvät välittömästi esim. mediahallinnan varastolistauksessa.
6. Aineiston lähetys mediaan 29 6.1. AINEISTON LÄHETYS PRINTTIMEDIAAN VIS Mediahallinnalla lähetetään ilmoitusaineisto printtimediaan varastohaun (ks.6) kautta. Ensimmäiseksi klikataan valikosta otsikkoa Mediahallinta, jolloin toiminta-alueelle avautuu varastohaku. Kun halutaan lähettää ilmoitusaineistoa printtimediaan valitaan varastohaun alussa olevista valintalaatikoista listaustyypiksi Medialistaus ja mediaksi lehti, johon aineistoa ollaan lähettämässä. Jos on kyse liikeketjusta, valitaan lisäksi minkä toimipisteen varaston autoja halutaan mediaan lähettää. Lisäksi voidaan määrittää muita haluttuja hakukriteereitä, kuten esimerkiksi vain tietyn merkkiset autot tai tiettyjen varastopäivien välillä olevat autot. Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
30 Mikäli mediavalinnoista ei löydy haluttua lehtimediaa, ilmoita siitä suoraan Grey-Heniin. Lisäämme GH:ssa ko. median välittömästi valintalistalle. Liikkeen Mediavastaava voi kytkeä palvelun päälle tämän jälkeen. Lopuksi painetaan OK-nappulaa, jolloin ohjelma hakee haun mukaiset autot varastosta medialistaukseen. Kun ollaan lähettämässä autoja mediaan medialistauksen yläosassa näkyy valittu media ja listan viimeisessä sarakkeessa ilmoituskertojen määrä, eli kuinka monta kertaa kyseinen auto on ollut esillä valitussa mediassa. Valittuun mediaan lähetettävät autot valitaan ruksaamalla auton rekisterinumeron jäljessä oleva valintalaatikko. Medialähetyksen valinnat tallentuvat ohjelmaan mediakohtaisesti. Edellisen lähetyksen valinnat ovat oletuksena valittuna medialistauksessa. Jos halutaan tyhjentää kaikki valinnat medialistauksesta, ruksataan listauksen yläosasta valintalaatikko Poista valinnat ja painetaan OK-nappulaa, jolloin ohjelma lataa listan uudestaan ilman valintoja. Jos halutaan taas valita kaikki autot, ruksataan listauksen yläosasta valintalaatikko Valitse kaikki ja painetaan OK-nappulaa, jolloin ohjelma lataa listan uudestaan kaikki autot valittuna.
Huom! Medialistauksen Poista valinnat poistaa ainoastaan listauksellä näkyvät valinnat. Jos halutaan varmistaa ettei kyseiseen mediaan ole valittu muita autoja, pitää listauksen hakuruudulla olla määrittämättä mitään rajauksia. 31 Kun mediaan lähetettävät autot on valittu, painetaan OK-nappulaa. Ohjelma siirtyy aineiston lähetysruudulle. Lähetysruudulla on lista lähetettävistä autoista ja niiden tiedoista tarkistusta varten sekä lähetystiedot. Automaattisesti tietokannasta tulevat (pakolliset) lähetystiedot: 1. Vastaanottajan sähköpostiosoite. 2. Lähettäjän sähköpostisoite, jos sähköpostiosoite on lisätty käyttäjän tietoihin käyttäjätunnuksen ylläpitoruudulla. (Lähettäjän osoite on pakollinen tieto ja se tulee kirjoittaa tekstikenttään, jos se ei tule automaattisesti.) Ennen lopullista lähetystä aineistolla annetaan vielä: 3. Aihe (sähköpostin otsikko) 4. Huomautusviesti (sähköpostin tekstiosa) 5. Mahdollinen toinen sähköpostiosoite, johon aineisto halutaan myös lähettää (esimerkiksi oma myyntiryhmä) 6. aineiston nimi (aineistotiedosto nimetään tällä, esim. päivämäärä) 7. Lähetettäessä valitaan myös halutaanko, että seuraavat tiedot lähetetään perusaineiston mukana: - Autojen kuvat - Autojen varustetiedot (vakiovarusteet, lisävarusteet, muut varusteet ja muun varustelun huomautukset) - Lyhennetyt vai pitkät varustenimikkeet - Väri - Lähteekö vuosimalli lyhyenä kaksimerkkisenä vai neljämerkkisenä Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
32 Lopuksi aineisto lähetetään sähköpostilla vastaanottajalle Lähetä -painikkeesta. Huom! Yhteen osoitekenttään voi kirjoittaa vain yhden osoitteen! Huom! Lyhennetyt nimikkeet tulevat kaikille liikkeille vakio- ja lisävarusteisiin, mutta muuhun varusteluun vain niille, jotka ovat määritelleet omat lyhytnimikkeensä. Huom! Tiedosto saattaa lähteä eteenpäin hiukan erinäköisenä riippuen vastaaottajasta. 6.2. AINEISTON LÄHETYS INTERNETTIIN Aineisto lähetetään VIS Mediahallinnalla Internettiin samalla tavalla varastohaun kautta kuin printtimedioihinkin. Varastohaussa vain valitaan mediaksi Internet. Hakukriteerit valitaan samalla tavalla kuin aineiston lähetyksessä printtimediaan. (ks.30) Painamalla OK-nappia ohjelma hakee varastolistaukseen haun mukaiset autot lähetettäväksi Internettiin. Lähetettävät autot valitaan ruksaamalla auton rekisterinumeron jäljessä oleva valintalaatikko. Edellisen lähetyksen valinnat ovat oletuksena valittuna varastolistauksessa. Jos halutaan tyhjentää kaikki valinnat varastolistauksesta ruksataan listauksen yläosasta valintalaatikko Poista valinnat ja painetaan OK-nappulaa, jolloin ohjelma lataa listan uudestaan ilman valintoja. Jos halutaan taas valita kaikki autot ruksataan listauksen yläosasta valintalaatikko Valitse kaikki ja painetaan OK-nappulaa, jolloin ohjelma lataa listan uudestaan kaikki autot valittuna.
Huom! Medialistauksen Poista valinnat poistaa ainoastaan listauksellä näkyvät valinnat. Jos halutaan varmistaa ettei kyseiseen mediaan ole valittu muita autoja, pitää listauksen hakuruudulla olla määrittämättä mitään rajauksia. 33 Kun mediaan lähetettävät autot on valittu painetaan OK-nappulaa. Ohjelma siirtyy aineiston lähetysruudulle. Lähetysruudulla näkyvät Internettiin lähetetyt autot ja niiden tiedot. Internet-portaalit, joihin VIS Medianhallinta lähettää autojen tiedot on määritelty sopimuksen mukaan Grey-Henin, autoliikkeen ja portaalipalveluntarjoajan kanssa. Sopimuksestasi näet mihin portaaleihin aineistosi lähtee. Mikäli haluat olla mukana useammassa portaalissa, ilmoita siitä Grey-Heniin ja palveluntarjoajalle. Lehtimedioista poiketen, vaikka auto olisi valittu, 0 pyyntihinta tai 0 kilometrilukema estää auton menemisen palveluun, sillä kaikki Internet-portaalit eivät hyväksy tällaisia autoja. Henkilö- ja pakettiautojen tulee olla myös tyypitettyjä, tai niiden meneminen joihinkin portaaleihin estetään portaaleiden kanssa tehdyn sopimuksen mukaan. Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
34 7. Tulosteet: hintalaput ja esite Autolle voi tulostaa VIS Mediahallinnassa hintalapun, osamaksuhintalapun tai esitteen varastossa olevista autoista. Hintalappuja on olemassa kaksi perusmallia ja osamaksuhintalappua sekä esitettä yksi. Autoliike voi kuitenkin lisäksi tilata omat yksilölliset yrityskuvansa mukaiset räätälöidyt tulosteet. Tulosteiden käyttäminen edellyttää, että työasemassa on asennettuna Adobe Acrobat Reader -ohjelma, jonka saa ladata ilmaiseksi osoitteesta www.adobe.fi. Hintalapun voi tulostaa joko auton yksityiskohtanäytöltä klikkaamalla linkkiä Hintalappu tai valitsemalla valikosta toiminnon Hintalaput. Jos et tiedä, miten päästään auton yksityiskohtanäytölle, ks.6-9. Yksityiskohtanäytöltä pystyy tulostamaan vain kyseisen auton hintalapun, mutta valikon Hintalaput -toiminnolla voit tehdä varastohaun, jonka perusteella voit tulostaa samalla kerralla useiden autojen hintalappuja. Hintalaput -toiminnolla pystyt tulostamaan myös osamakkuhintalapun tai esitteen. Räätälöity hintalappu korvaa normaalin Hintalappu 2:sen, jolloin sen voi tulostaa sekä yksityiskohtanäytöllä, että Hintalaput -toiminnolla.
Kun auton yksityisskohtanäytöllä painaa Hintalappu -linkkiä ohjelma avaa suoraan Acrobat Readerin, jossa on tulostusvalmiina kyseisen auton hintalappu. Tulostus käynnistyy tulostinkuvakkeesta Acrobat Reader -ikkunan yläreunassa. 35 Painamalla valikon linkkiä Hintalaput aukeaa toiminta-alueelle vaihtoautohaku. Haussa voit joko syöttää tietyn auton rekisterinumeron, jos haluat tulostaa vain yhden tietyn auton hintalapun tai esitteen tai hakea koko varaston autot varastolistaukseen. Varastolistauksesta voit valita ne autot, joiden hintalaput tai esitteet haluat tulostaa. Valitse myös tuloste, jonka haluat tulostaa: - Hintalappu 1 (VIS Onlinen peruslappu) - Hintalappu 2 (VIS Onlinen peruslappu tai räätälöity hintalappu) - Osamaksulappu (VIS Onlinen peruslappu tai räätälöity hintalappu) - Esite (VIS Onlinen perusesite tai räätälöity esite). Painamalla OK-nappulaa ohjelma tuottaa varastolistauksen. Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
36 Varastolistauksesta valitaan ne autot, joiden hintalaput tai esitteet halutaan tulostaa ruksaamalla rekisterinumeron jälkeen oleva valintalaatikko. Hintalapun tulostuksen varastolistauksessa on myös muokattava vuosimallikenttä. Siitä voi muuttaa esimerkiksi tuontiautoille oikean vuosimallin, joka saattaa tietokannassa olla Suomen rekisteröintipäivä. Kun oikeat autot on valittu ja tiedot korjattu, painetaan OK-nappulaa. Ohjelma avaa Acrobat Readerin uuteen ikkunaan, jossa ovat tulostusvalmiina valittujen autojen hintalaput tai esitteet. Tulostus käynnistyy tulostinkuvakkeesta -ikkunan yläreunassa.
8. Erityistapauksia 37 8.1. MYYNTITILIAUTOJEN LISÄÄMINEN VARASTOON Autot, joita ei ole vielä omassa varastossa, voidaan syöttää ennakkoon varastotietokantaan AKE-kyselyn, vanhojen arviointien tai tyyppihaun avulla. Näin kannattaa tehdä, kun haluaa hyödyntää auton tietoja mainonnassa jo ennenkuin se tulee varastoon. Myyntitiliauton lisääminen AKE-kyselyn kautta Paina valikosta otsikkoa Asiakkaan auto, ja toiminta-alueelle aukeaa AKE-kysely -toiminto. Syötä auton rekisterinumero ja kilometrimäärä, jos tiedät sen. Muista ruksata valintalaatikko Hae tiedot joka tapauksessa ja paina OK-nappulaa. Järjestelmä hakee auton merkki- ja mallitiedot AKE:n tietokannasta ja tuottaa listan mahdollisista tyypeistä. Valitse oikea tyyppi klikkaamalla tyypin nimeä. Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
38 Tyypin valinnan jälkeen ohjelma esittää listan kaikista auton tiedoista. Ruksaa Lisää varastoon valintalaatikko ja paina OK-nappulaa. Auton tiedot siirtyvät varastotietokantaan. Kun olet painanut OK-nappulaa auto siirtyy yhteenvetoon, ja sille voi lisätä varusteita normaaliin tapaan. Auton tilaksi tulee automaattisesti tulossa oleva. Tilan voi vaihtaa Medianhallinnan varas-tolistauksessa auton yksityiskohtanäytöllä. (ks.6-10) Kun auto myöhemmin tulee myyntijärjestelmän (Automaster, CD tms.) kautta varastoon tai myydyksi, niin se käyttäytyy kuten normaalit varastoautot. HUOM! Myyntitiliautojen lisääminen varastoon on liikekohtainen vaihtoehto, joka on käytössä autoliikkeen sopimuksesta riippuen. HUOM! Jos varastotilanteen muuttaa tulossa olevasta varastossa olevaksi ennen kuin auto on pääjärjestelmässä, se katoaa! Myyntitiliautoja voi lisätä myös vanhojen arviointien ja tyyppihaun kautta.
8.2. TYYPPIREKISTERISTÄ PUUTTUVAT AJONEUVOT, VARASTOAUTON LISÄYS 39 Varastoon lisäys -toiminto on ajoneuvoille, joita ei ole tyyppirekisterissä, kuten traktoreille, lumikelkoille tai matkailuautoille. VIS Online ei pysty tuottamaan näiden ajoneuvojen teknisiä- tai hintatietoja, mutta ne pystyy lisäämään varastotietokantaan, laittamaan niille kuvia ja tietoja, tulostamaan hintalaput ja esitteen, sekä lähettämään ne mediaan. Tyyppirekisteristä puuttuva ajoneuvo lisätään varastoon Varastoauton lisäys -toiminnolla. Klikkaa valikosta Varastoauton lisäys -linkkiä ja toiminto avautuu toiminta-alueelle. Varastoauton lisäyksessä autosta vaaditaan seuraavat tiedot: rekisterinumero, pyyntihinta, vuosimalli, ajokilometrit, merkki, malli ja tyyppi. Lisäksi autolle voi tallentaa korimallin, polttoainetyypin, vaihteistotyypin, ajoneuvoluokan, tiedon takuusta, värin ja lisätietoja. Lisätiedot kirjoitetaan vapasti Muuta -tekstikenttään. Tallenna -nappulalla ajoneuvo ja tiedot tallennetaan varastotietokantaan. Ajoneuvo näkyy varastolistauksessa tyypittämättömänä autona. Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
40 Tyypittämättömän auton vuosimallia, pyyntihintaa ja ajokilometrejä voi muokata varastolistauksessa kuten tyypitetynkin auton. (ks.10) Tyypittämättöman auton muita tietoja voi muokata ajoneuvon yksityiskohtanäytöllä. Yksityiskohtanäytölle pääset painamalla varastolistauksessa auton rekisterinumeroa. Yksityiskohtanäytöllä voi muokata tyypittämättömän ajoneuvon merkkiä, mallia, tyyppiä, väriä, lisätietoja, varastotilannetta, käyttöastetta, tilaa, korimallia, polttoainetyyppiä, vaihteistotyyppiä, ajoneuvoluokkaa ja takuutietoa. Tiedot tallennetaan Tallenna -nappulalla. Tyypittämättömälle ajoneuvolle voi lisätä kuvia normaalisti Kuvakäsittely -linkin kautta. (katso osio Kuvien lisääminen ja käsittely s.26)
41 Tyypittämättömästä ajoneuvosta voi tulostaa hintalapun tai sen tiedot voi lähettää mediaan. (Ks. 33 Aineiston lähetys mediaan ja s. 38 Hintalapun tulostus ) Huom! Tätä toimintoa kannattaa käyttää vain ajoneuvoille, joita ei voi tyypittää! Huom! Kaikki Internet-portaalit eivät vastaanota tyypittämättömiä ajoneuvoja! Grey-Hen Oy. Kaikki oikeudet pidätetään. Päivitetty 19.7.2005.
42 Grey-Hen Oy Piispanportti 9 PL 84 02240 Espoo FINLAND Tel: +358 (0)20 7415 600 Fax: +358 (0)20 7415 601 www.grey-hen.com