n käyttöohje Versio 5.2 ETSK:n käyttöön FI
I II III Johdanto...5 Viimeisimmät muutokset...7 Julkinen osio...8 Kirjautuminen...8 Julkisten asiakirjojen hakeminen...9 Esityslista ja kalenteri...11 Lausunnot...16 Selaus...17 IV Komitean jäsenille varattu osio...20 Jäsenille varattuun osioon kirjautuminen...20 Salasanan vaihtaminen...23 Aloitussivu...25 Oma kalenteri...26 Kokouspoissaolon ilmoittaminen verkossa...27 Muiden jäsenten kalenterit...29 Ilmoittaminen kiinnostuksesta osallistua lausuntotyöhön...30 Luettelo valmisteluryhmistä, joiden jäsenenä on aiemmin ollut...30 Omat tiedot...31 Oma sivu...32 ETSK:n sähköposti...34 Virkamiehiä ja toimihenkilöitä koskevien tietojen hakeminen...35 Komitean asiakirjojen hakeminen...36 Komission asiakirjat tulostettuina...37 V VI VII Toimielinten välisen menettelyn seuranta...38 Komitean lausuntojen hakeminen PreLex-tietokannasta...38 Komitean lausuntojen hakeminen ŒIL-tietokannasta...40 Asiakirjamuodot ja asiakirjojen nimet...42 Loppuhuomiot...45 Suositukset...45 Onko jäsenportaalin käyttö turvallista?...45
I Johdanto Mikä jäsenportaali on? Jäsenportaali on verkkosovellus, jonka kautta pääsee tutustumaan komitean kokousten kalentereihin, esityslistoihin ja työasiakirjoihin. Lisäksi se tarjoaa jäsenille pääsyn online-palveluihin, jotka voivat sujuvoittaa päivittäistä toimintaa komiteassa. Jäsenportaalin kautta pääsee suoraan käsiksi tietoaineistoon, jonka sihteeristö on koodannut komitean sisäisen työskentelyn organisointia varten tarkoitettuun Agora-järjestelmään. Jäsenportaali täydentää komitean verkkosivuja ja intranet-sivuja tarjoamalla jäsenille tietoa, joka auttaa heitä tehtäviensä suorittamisessa. Mitkä tiedot ovat saatavilla? Jäsenportaali muodostuu kahdesta osasta: 1. julkinen osio 2. komitean jäsenille varattu osio. Julkinen osio sisältää kokouskalenterit, täysistuntojen ja jaostokokousten esityslistat, julkiset työasiakirjat sekä katsauksen komiteassa käynnissä olevaan työhön. Julkisiin työasiakirjoihin kuuluvat erityisjaostojen (ECO, INT, NAT, REX, SOC ja TEN) asiakirjat, neuvoa-antavan valiokunnan CCMI:n asiakirjat, täysistuntoasiakirjat, lehdistötiedotteet, viestintäryhmän asiakirjat ja komission työasiakirjat. Komitean jäsenille varattu osio sisältää henkilökohtaista tietoa komitean jäsenille. Sen kautta jäsenet pääsevät käsiksi omaan henkilökohtaiseen kalenteriinsa. Sen kautta edetään myös tiettyihin onlinepalveluihin, joiden avulla jäsenet voivat päivittää hallinnollisia tietojaan (esim. muuttaa sähköpostiosoitettaan) hallinnoida osallistumistaan kokouksiin (esim. lähettää tiedon siitä, ettei osallistu kokoukseen) ilmaista kiinnostuksensa uusiin tehtäviin komiteassa hallinnoida kotisivuaan komitean internetsivulla (esim. päivittää sosiaalisia verkostojaan). Mitkä kielet ovat saatavilla? Asiakirjat ovat saatavilla kaikilla työkielillä heti, kun ne on käännetty. Sivujen selaus käy päinsä kaikilla työkielillä. IT-KÄYTTÄJÄTUKIPALVELUT - HELPDESK P. +32 (0)2 546 9697 sähköposti: helpdesk@eesc.europa.eu 5
Mitä jäsenportaalin käyttämiseksi tarvitaan? Julkista osiota varten tarvitaan: tietokone, johon on asennettu internet-selain (esim. Microsoft Internet Explorer tai Mozilla Firefox). Nykyinen järjestelmä on testattu kattavasti Internet Explorer 8- ja Mozilla Firefox 7 -selaimilla. Muita selausohjelmia käytettäessä saattaa esiintyä ongelmia. Mobiiliversiota ei tällä hetkellä ole käytettävissä, vaikkakin monet ominaisuudet kuten esityslistojen hakeminen on suunniteltu mobiililaitteita silmällä pitäen. internet-yhteys. Päästäksenne komitean jäsenille varattuun osioon teillä on oltava myös käyttäjätunnus ja salasana Komitean jäsenet saavat käyttäjätunnuksen ja salasanan toimikautensa alussa. yksinomainen sähköpostiosoite Monet online-palvelut lähettävät vahvistuksen sähköpostiosoitteeseen. Tämän vuoksi jäsenen on ilmoitettava yksi ainoa sähköpostiosoite. Huomattakoon, että sähköpostiosoite ei voi olla yhteinen esimerkiksi toisen jäsenen, sijaisen tai muun henkilön kanssa. Jos tarvitsette apua jäsenportaalin käytössä, ottakaa yhteyttä IT-tukipalveluun puhelimitse +32 (0)2 546 9697 sähk hköpostitse helpdesk@eesc.europa.eu (tai "Helpdesk IT") Bertha von Suttner -rakennuksen (BvS) toisessa kerroksessa, tai kysymällä täysistuntosalin ulkopuolella päivystävästä infopisteestä. IT-KÄYTTÄJÄTUKIPALVELUT - HELPDESK P. +32 (0)2 546 9697 sähköposti: helpdesk@eesc.europa.eu 6
II Viimeisimmät muutokset Marraskuu 2011 "Ilmoittautuminen uuteen tehtävään" -toiminto antaa jäsenille mahdollisuuden ilmaista kiinnostuksensa komiteassa avautuvia uusia tehtäviä, kuten valmisteluryhmien tai valtuuskuntien jäsenyyttä tms. kohtaan. IT-KÄYTTÄJÄTUKIPALVELUT - HELPDESK P. +32 (0)2 546 9697 sähköposti: helpdesk@eesc.europa.eu 7
III Julkinen osio Kirjautuminen Jäsenportaalin julkiseen osioon voi kirjautua internetissä seuraavassa osoitteessa: http://www.toad.eesc.europa.eu/ Aloitussivu Sivuston aloitussivulla on muiden internetsivujen tavoin seuraavat ominaisuudet: Navigointipalkki, jossa on linkit kaikkiin toimintoihin Pudotusvalikko, josta voi valita kielen Paluu aloitussivulle Linkki käyttöohjeisiin Aloitussivu IT-KÄYTTÄJÄTUKIPALVELUT - HELPDESK P. +32 (0)2 546 9697 sähköposti: helpdesk@eesc.europa.eu 8
Julkisten asiakirjojen hakeminen Jäsenportaalin kautta voi hakea julkisia asiakirjoja (erityisjaostojen asiakirjat, täysistuntoasiakirjat, lehdistötiedotteet, viestintäryhmän asiakirjat ja komission työasiakirjat). Hakuperusteina voi käyttää seuraavia tietoja: rakenteisia tietoja, kuten lähde, asiakirjan tyyppi, asiakokonaisuuden (dossierin) numero, asiakirjan numero, asiakirjan kieli, julkaisupäivämäärä, esittelijän nimi tai kokouspäivämäärä aikavälejä (julkaistu tiettyjen päivämäärien välissä tai tietyn päivän jälkeen) asiakirjasisältöä (otsikko tai teksti). Haun käynnistämiseksi napsautetaan "Haku"-linkkiä vasemmassa laidassa olevassa valikossa (tai linkkiä sivun yläkulmassa). Haun käynnistäminen Julkisen osion hakukoneella voidaan hakea vain julkisia asiakirjoja. Hakeakseen kaikkia komitean asiakirjoja on käytettävä komitean jäsenille varatussa osiossa olevaa hakukonetta. IT-KÄYTTÄJÄTUKIPALVELUT - HELPDESK P. +32 (0)2 546 9697 sähköposti: helpdesk@eesc.europa.eu 9
Asiakirjahaun käynnistäminen: valitaan hakukieli (ja muut hakukriteerit) napsautetaan kohtaa "Haku". 1. Hakukielen valinta 2. Napsautetaan kohtaa "Haku" Hakukriteerit Hakutulokset sekä löytyneiden asiakirjojen otsikot alkukielellä ja hakukielellä Asiakirjojen haku Asiakirjan avaamiseksi: valitaan haluttu kuvake hakutulosten vasemmalta puolelta. Lisätietoa komitean asiakirjojen hakemisesta löytyy QuickFind-ohjelman käyttöohjeesta. Käyttöohjeet löytyvät IT-yksikön intranetsivuilta seuraavasta osoitteesta: http://jsnet.cor.europa.eu/en/dl/it/guides/pages/default_back.aspx#application_guides IT-KÄYTTÄJÄTUKIPALVELUT - HELPDESK P. +32 (0)2 546 9697 sähköposti: helpdesk@eesc.europa.eu 10
Esityslista ja kalenteri Kokousten ja täysistuntojen päivämäärät ja esityslistat ovat saatavilla heti kun ne on tallennettu komitean sisäiseen kokousten suunnittelusovellukseen (Agora). Tietoa voidaan hakea esityslistan ja kokoustyypin perusteella (täysistunto, jaosto) tarjolla olevista eri kalentereista, tulevien kokouspäivämäärien löytämiseksi. Kokousten esityslistat "Esityslistan perusteella" -lajitelmasta löytyvät (menneiden ja tulevien) täysistuntojen ja jaostokokousten ajankohdat sekä linkit kokouskutsuihin ja työskentelyasiakirjoihin. Saatavilla on eri esityslistoja. Kokouskutsu haetaan seuraavalla tavalla: 1. Napsautetaan täysistunnon (Plen) tai jaoston lyhennettä täysistuntojen tai jaostokokousten luettelon avaamiseksi päivämääristä 2. Valitaan: "Esityslista" tai "Asiakirjat" nähdäkseen kokousasiakirjat Kokouksen esityslista avautuu "Esityslista"-linkistä. Esityslista "Asiakirjat"-linkkiä napsauttamalla aukeaa sivu, missä luetellaan kokoukseen kuuluvat sisäiset ja ulkopuoliset asiakirjat. Hyvä tietää: Sihteeristö on tallentanut asiakirjat kyseisen kokouksen yhteyteen. Kansiot on lueteltu sihteeristön Agoraan kirjaaman esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Asiakirjat ovat kansiossa laatimispäivämäärän mukaisessa järjestyksessä. Asiakirjojen otsikot (ja tyypit) näkyvät selauskielellä. IT-KÄYTTÄJÄTUKIPALVELUT - HELPDESK P. +32 (0)2 546 9697 sähköposti: helpdesk@eesc.europa.eu 11
"Asiakirjat"-näyttö Yksittäisiin asiakirjoihin voi tutustua valitsemalla jonkin tarjolla olevista kieliversioista. Tarjolla olevien kieliversioiden kuvakkeet Napsauttamalla sivun oikeassa yläkulmassa olevaa - kuvaketta voit yhdellä kertaa noutaa kaikki käyttämälläsi selauskielellä saatavissa olevat asiakirjat (.zip-muodossa). Jos asiakirjaa ei vielä ole käännetty, ikonin poikki kulkee punainen viiva. Kuvaketta napsauttamalla saa selville, koska asiakirja tulee saataville. IT-KÄYTTÄJÄTUKIPALVELUT - HELPDESK P. +32 (0)2 546 9697 sähköposti: helpdesk@eesc.europa.eu 12
Kokousaikataulut "Aikataulun perusteella" -valikoimasta löytyvät kokousten ajankohdat sekä linkit esityslistoihin ja asiakirjoihin. Kuukausikalenteri "Kalenteri"-valikosta saa esiin kuukausittaisen kalenterin. Kuukausikalenteri Päivämäärää napsauttamalla näkyvät kaikki kyseisen päivän tapahtumat (kellonaika, aihe, kokoussali jne.). Päivittäinen kalenteri IT-KÄYTTÄJÄTUKIPALVELUT - HELPDESK P. +32 (0)2 546 9697 sähköposti: helpdesk@eesc.europa.eu 13
"Kalenteri"-toiminnot Saatavilla ovat kunkin kokouksen esityslista ja työskentelyasiakirjat, ja kokouksen voi viedä sähköiseen päivyriin. Saatavilla ovat myös viimeisimmät (sihteeristön Agoraan kirjaamat) tiedot kokouksen tulkkausjärjestelyistä. Valitaan: - "Esityslista" esityslistan avaamiseksi - "Asiakirjat" kokousasiakirjojen avaamiseksi Esityslista ja asiakirjat - napsautetaan linkkiä - tallennetaan icalendartiedosto tietokonneelle (valitsemalla "save") - ladataan icalendartiedosto sähköiseen päivyriin (Outlook, Gmail, Hotmail jne.) Kokouksen vienti tiedostoon - napsauttamalla "Lisätietoja" saa näkyviin viimeisimmät tiedot Tulkkausjärjestelyjä koskevat tiedot IT-KÄYTTÄJÄTUKIPALVELUT - HELPDESK P. +32 (0)2 546 9697 sähköposti: helpdesk@eesc.europa.eu 14
Neljännesvuosikalenteri Neljännesvuosikalenterin avulla voidaan hakea kaikkien ryhmien ja kaikentyyppisten kokousten ajankohdat neljännesvuosittain. Neljännesvuosikalenteri Muut kalenterit Kohdasta "Muu" löytyy useita eri kalentereita, muun muassa ryhmien I, II ja III kalenterit. Muut kalenterit IT-KÄYTTÄJÄTUKIPALVELUT - HELPDESK P. +32 (0)2 546 9697 sähköposti: helpdesk@eesc.europa.eu 15
Lausunnot "Lausunnot"-kohtaa napsauttamalla aukeaa hakusivu, jota voi käyttää komitean lausuntojen ja päätöslauselmien hakemiseen. Käytettävissä ovat seuraavat hakukriteerit: jaosto, asiakirjatyyppi, lausunnon viitenumero, vuosi, kieli, esittelijä, (laadinta)päivämäärä, avainsanat ja täysistunto. Esimerkiksi kun haetaan "komitean lausuntoa" jonka "CCMI" on laatinut maaliskuun 1. päivän 2003 ja maaliskuun 31. päivän 2003 välisenä aikana ranskaksi... hakutulokseksi saadaan lausunto nro 413/2003. Haku esittelijän tai täysistunnon perusteella Hakutulos Lausunto IT-KÄYTTÄJÄTUKIPALVELUT - HELPDESK P. +32 (0)2 546 9697 sähköposti: helpdesk@eesc.europa.eu 16
Selaus "Selaa" -valikosta voi etsiä asiakirjoja kansioittain. Valitaan haluttu kansio. Valitaan haluttu kansio Kansiot Esiin tulee alla olevan kaltainen alavalikko. Niistä valitaan haluttu kansio. Esiin tulee alla olevan kaltainen asiakirjaluettelo. Alakansiot Asiakirjat alavalikossa IT-KÄYTTÄJÄTUKIPALVELUT - HELPDESK P. +32 (0)2 546 9697 sähköposti: helpdesk@eesc.europa.eu 17
Keskeneräiset lausunnot Valitsemalla "Keskeneräiset lausunnot yleiskatsaus" -toiminto saadaan yleiskuva komitean kaikesta keskeneräisestä lausuntotyöstä. Kustakin "jaoston asiakokonaisuudesta" (lausuntopyynnöstä) ovat saatavilla seuraavat tiedot: Esittelijä, toinen esittelijä ja asiantuntija(t). Varsinainen asiakirja ja tiedote. Asiakirjan voi avata napsauttamalla viitettä. Oikeusperusta, lausuntopyynnön alkuperä ja ETSK:n työvaliokunnan päätöksen ajankohta. Valmisteluryhmän kokoonpano, yksityiskohtaisia tietoja valmisteluryhmän kokouksista ja täysistunnosta. "Toimielinten välisen menettelyn seuranta" ja linkit ŒILiin ja Prelexiin sekä EP:n, AK:n ja neuvoston työskentelyä koskevat viitteet. Kansliayksikkö pitää kaikki kyseisellä sivulla esitetyt tiedot ajan tasalla Agora-sovelluksen avulla. Yleiskatsaus keskeneräisiin lausuntoihin Keskeneräiset lausunnot IT-KÄYTTÄJÄTUKIPALVELUT - HELPDESK P. +32 (0)2 546 9697 sähköposti: helpdesk@eesc.europa.eu 18
Kansio, johon kaikki asiakirjat on talletettu. Yksittäiset asiakirjat Tulostus tai tallennus Wordasiakirjana Kokoustiedot Luettelo ryhmän jäsenistä Suorat linkit toimielinten välisen menettelyn seurantaan Keskeneräiset lausunnot yleiskatsaus IT-KÄYTTÄJÄTUKIPALVELUT - HELPDESK P. +32 (0)2 546 9697 sähköposti: helpdesk@eesc.europa.eu 19
IV Komitean jäsenille varattu osio Komitean jäsenille varattu osio antaa mahdollisuuden tarkastella ja muokata henkilökohtaisia tietoja sekä käyttää online-palveluita. Jäsenille varattuun osioon kirjautuminen Komitean kotisivulta käsin: Napsautetaan "Jäsenportaali"-linkkiä vasemmassa laidassa olevassa valikossa (tai linkkiä sivun yläkulmassa). Jäsenille varattuun osioon kirjautuminen Mikäli tietokoneen näyttöön ilmestyy sivuston suojausta koskevia viestejä, niihin vastataan aina myöntävästi. Viestien luonne ja määrä riippuu käytössä olevasta selaimesta. IT-KÄYTTÄJÄTUKIPALVELUT - HELPDESK P. +32 (0)2 546 9697 sähköposti: helpdesk@eesc.europa.eu 20
Ruudulle avautuu kirjautumisikkuna: Kirjoitetaan "Domain\user name" -kenttään kirjainyhdistelmä "isis\" sekä käyttäjätunnus. Salasana kirjoitetaan "Password"-kenttään. Merkkien koolla on salasanoissa merkitystä (eli esim. mysecret35 ei ole sama asia kuin mysecret35). Napsauttamalla "Log on" -painiketta, jäsenportaali avautuu. Käyttäjätunnuksen edellä tulee olla kirjainyhdistelmä "isis" sekä kenoviiva "\". Ellei symbolia löydy näppäimistöstä, voi lisätä kenoviivan myös napsauttamalla sitä ruudulla (ympäröity punaisella esimerkissä). Jos olette tietokoneen ainoa käyttäjä, valitkaa vaihtoehto "This is a private computer" (yksityinen tietokone). Tällöin tietokone voi olla pidempään käyttämättä ennen automaattista uloskirjautumista. Muussa tapauksessa automaattinen uloskirjautuminen tapahtuu sen jälkeen, kun tietokone on ollut käyttämättä 10 minuuttia. Hyvä tietää: Käyttäjätunnuksen ja salasanan tarkistaminen voi teknisistä syistä kestää jonkin aikaa. Pyydämme odottamaan kärsivällisesti. Napsauttamalla "Uloskirjautuminen"-painiketta suljetaan yhteys turvallisesti. Jäsenille varattuun osioon kirjautuminen suoraan: Intranet-kotisivuilla napsauttamalla seuraavaa painiketta: Komitean internetsivuilla napsauttamalla seuraavaa painiketta: 21
Tietoa salasanasta Salasana estää muita käyttäjiä pääsemästä luvatta käsiksi yksityisiin tietoihinne. Tämän vuoksi on erittäin tärkeää valita hyvä salasana ja vaihtaa se säännöllisesti. Salasana on henkilökohtainen, eikä sitä pidä koskaan kertoa muille. Salasanan on täytettävä tietyt kriteerit, jotta se kestää tietoverkkohyökkäykset. Salasanan on oltava vähintään kahdeksan merkin pituinen ja sisällettävä merkkejä vähintään kolmesta seuraavassa mainituista viidestä ryhmästä: 1. Eurooppalaisten kielten suuraakkoset (A Z, mukaan luettuina kirjaimiin liitettävät erikoismerkit, kreikkalaiset ja kyrilliset kirjaimet) 2. Eurooppalaisten kielten pienaakkoset (a z, myös ß, mukaan luettuina kirjaimiin liitettävät erikoismerkit, kreikkalaiset ja kyrilliset kirjaimet) 3. Numerot (0 9) 4. Muut kuin aakkosnumeeriset merkit: ~!@#$%^&*_-+=` \(){}[]:;"'<>,.?/ 5. Kaikki Unicode-standardin mukaiset kirjainmerkit, jotka eivät ole suur- tai pienaakkosia. Tähän ryhmään kuuluvat aasialaisten kielten Unicode-merkit. Ohjeita turvallisen salasanan valintaan Yhdistetään kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä. Kannattaa harkita esim. seuraavanlaisten muistisääntöjen käyttöä: We Love to work! Wlv2wrk! Never late to work! Nvrl2wrk! Can t wait to logon! Kantw2lo! 22
Salasanan vaihtaminen Salasana voidaan vaihtaa milloin tahansa. Se vaaditaan vaihtamaan joka tapauksessa kerran vuodessa (käytännössä tästä lähetetään aina sähköpostimuistutus). Salasanan voi vaihtaa joko komitean tietokoneella tai kirjautumisikkunasta (joka avautuu ruudulle jäsenportaaliin tai sähköpostiin kirjauduttaessa). Salasanan vaihtaminen kirjautumisikkunan kautta: Rastitetaan kohta "I want to change my password after logging on". Kirjaudutaan sisään edellä kuvatulla tavalla. Kirjautumisen jälkeen sovellus pyytää kirjoittamaan kenttään "New password" (edellä kuvattujen vaatimusten mukaisen) uuden salasanan. Kirjoitetaan uusi salasana myös kenttään "Confirm new password". Tallennetaan muutokset valitsemalla "Change Password". 23
Salasanan vaihtaminen komitean tietokoneella: Mikäli olette jo kirjautunut sisään, salasanan voi vaihtaa painamalla milloin tahansa Ctrl+Alt+Delyhdistelmää. Napsauttamalla painiketta voitte määritellä uuden salasanan (katso alla oleva ruutukaappaus Change Password -ikkunasta). Muussa tapauksessa Windows pyytää Teitä vaihtamaan järjestelmäsalasanan 21 päivää ennen kuin salasanan voimassaoloaika päättyy. Mikäli ette vaihda sitä, seuraava muistutus avautuu ruudulle aina tietokoneelle kirjauduttaessa: Napsauttamalla Yes-painiketta voitte vaihtaa salasanan alla olevasta Change Password -ikkunasta: 1. Kirjoittakaa nykyinen salasananne 2. Kirjoittakaa uusi salasana 3. Kirjoittakaa uusi salasananne uudestaan 4. Vahvistakaa napsauttamalla OK-painiketta Tarkistakaa käytössä oleva näppäimistöasettelu. Mikäli näppäimistön kieli ei ole oikea, sen voi vaihtaa pitämällä Alt-näppäintä pohjassa ja painamalla vaihtonäppäintä (Shift) niin monta kertaa, kunnes oikea kielikoodi ilmestyy ruudulle. 24
Aloitussivu Aloitussivulta pääsee käyttämään seuraavia tietoja ja palveluja: Kohdassa "Lomakkeita" on saatavilla hallintoon liittyviä lomakkeita. Kohdassa "Oma toiminta" voi tutustua itseä koskeviin tietoihin ja päivittää omalla aloitussivulla näkyviä tietoja. Kohdassa "ETSK:n sähköposti" voi kirjautua omaan ETSK:n sähköpostilaatikkoon ja etsiä jäsenten ja sihteeristöjen sähköpostiosoitteita. Kohdassa "Haku" voi etsiä tietoja ETSK:n jäsenistä ja henkilöstöstä ja selata kaikkia komitean asiakirjoja. Kohdassa "Käytännön tietoa" on linkkejä hyödyllisiin verkkosivustoihin. Jäsenportaalin aloitussivu 25
Oma kalenteri Omaa kalenteria voi selata jäsenportaalin osiossa "Oma toiminta" (toiminto "Oma kalenteri"). Kalenteri antaa mahdollisuuden hakea tiettyä kokousta koskevia tietoja kokouspäivämäärän perusteella. Henkilökohtainen kalenteri Hyvä tietää: Osallistujaluettelo on ajantasainen luettelo kokoukseen osallistuvista jäsenistä. Yhteystiedoissa on omien ryhmä- ja jaostosihteeristöjen, kokouksen järjestäjän ja kokouksen esityslistalla olevista asiakokonaisuuksista vastaavien hallintovirkamiesten sähköpostiosoitteet. Esimerkki: Pysyvät yhteystiedot (ryhmä- ja jaostosihteeristöt) Kokouksen esityslistalla olevista asiakokonaisuuksista vastaavat hallintovirkamiehet Kokouksen järjestäjä, jolta saa käytännön tietoa 26
Kokouspoissaolon ilmoittaminen verkossa Kokouspoissaolon voi ilmoittaa suoraan "Oma kalenteri" -sivulta. Tieto poissaolosta välittyy oman ryhmän sihteeristölle. Poissaolon ilmoittaminen ryhmän sihteeristölle Henkilökohtainen kalenteri Napsauttamalla kohtaa "Ilmoita poissaolo" tai "Muokkaa poissaoloilmoitusta" voi lisätä kommentin ja lähettää ilmoituksen. Poissaoloilmoituksen lähettäminen 27
Tämän jälkeen saa kopion ryhmänsä sihteeristölle lähetetystä sähköpostiviestistä. Esimerkki vahvistusviestistä Huom. Vahvistusviestien saamiseksi on ilmoitettava yksinomainen sähköpostiosoite. 28
Muiden jäsenten kalenterit Napsauttamalla kohtaa "Muun jäsenen kalenteri" voi selata kollegoiden kalentereita. Valitsemalla jäsenen nimen näkee hänen kalenterinsa. Muiden jäsenten kalenterit 29
Ilmoittaminen kiinnostuksesta osallistua lausuntotyöhön Tällä sivulla voi ilmaista kiinnostuksensa komitean valmisteltavaksi tulevia uusia lausuntoja kohtaan. Sivulla voi selata avoimia ja jo suljettuja kiinnostuksenilmaisupyyntöjä tutustua komission asiakirjoihin valitsemalla jokin tarjolla olevista kieliversioista etsiä tietoa komitean tulevasta työstä. Tutustuminen avoimiin kiinnostuksenilmaisupyyntöihin Uusia lausuntoja koskevat avoimet kiinnostuksenilmaisupyynnöt Valitaan yksi tai useita tehtäviä, joista on kiinnostunut Lähetetään Esimerkki kiinnostuksenilmaisupyynnöstä Luettelo valmisteluryhmistä, joiden jäsenenä on aiemmin ollut Tällä sivulla näytetään jäsenen aiempien valmisteluryhmien työskentelyn alkamis- ja päättymispäivämäärät. 30
Omat tiedot Osiossa "Omat tiedot" ilmoitetaan ETSK:lle seuraavat jäsenen ja komitean välisen viestinnän kannalta olennaisen tärkeät tiedot: sähköpostiosoitteet luottamukselliset sähköpostiosoitteet mahdollisesti arkaluonteisten tai raha-asioita koskevien tietojen vastaanottamiseksi (mm. matkakorvausten ja päivärahojen maksutiedot) komitean kanssa viestimisessä käytettävät kielet. Nämä henkilökohtaiset tiedot ovat tärkeitä komitealle. Ilmoitetaan sähköpostiosoite, johon ETSK voi lähettää yleistä tietoa Ilmoitetaan luottamuksellinen sähköpostiosoite Ilmoitetaan kielitaitotiedot Omat tiedot 31
Oma sivu Jokaisella Euroopan talous- ja sosiaalikomitean jäsenellä on oma esittelysivu komitean internetsivuilla. Julkinen esittely jäsensivuilla perustuu tässä kohdassa annettuihin tietoihin. Valikoimalla "Oma sivu" jäsen voi tarkistaa ja muuttaa omalla esittelysivullaan olevia tietoja. Sivun toimintojen avulla voidaan lisätä linkkejä omiin verkkoyhteisöihin, blogeihin ja verkkosivustoihin ilmoittaa erityiset kiinnostuksen kohteet lisätä esittelysivulle oman henkilökuvan määritellä, mitä tietoja halutaan näkyviin (esim. kuva, sähköpostiosoite, postiosoite, sijaisen nimi, omat valmisteluryhmät jne.) esikatsella oma esittelysivu. Jäsen valitsee, mitä tietoja hän haluaa näkyviin. Tässä esimerkissä mm. postiosoite, sähköpostiosoitteet ja syntymäaika eivät tule näkyviin verkkosivulle. Jäsen valitsee käyttämänsä verkkoyhteisön osoitteen (esim. Esittelysivun sisällön määrittely Facebook-sivun). Jäsen ilmoittaa bloginsa osoitteen. Jäsen ilmoittaa verkkosivustonsa osoitteen. Verkkoyhteisöt, blogit ja verkkosivustot 32
Jäsen ilmoittaa kiinnostuksen kohteensa. Jäsen esittelee itsensä omin sanoin. Tallennus Tuloksen esikatselu. Kiinnostuksen kohteet, järjestöt, henkilökuva 33
ETSK:n sähköposti "Outlook Web App" -toiminnolla pääsee selaamaan komitean sisäistä sähköpostilokeroaan (mikäli sellainen on käytössäsi). Lisätietoja saa Outlook Web Access (OWA) -sovelluksen käyttöohjeesta. Käyttöohjeet löytyvät IT-yksikön intranetsivuilta seuraavasta osoitteesta: http://jsnet.cor.europa.eu/en/dl/it/guides/pages/default_back.aspx Toiminnolla "Jäsenten sähköpostiosoitteet" voi etsiä kenen tahansa jäsenen sähköpostiosoitteen kirjoittamalla kenttään osan hänen nimestään. Jäsenten sähköpostiosoitteet Toiminnolla "Sihteeristöjen sähköpostiosoitteet" saa näkyviin ryhmien ja jaostojen sähköpostiosoitteet. Sihteeristöjen sähköpostiosoitteet 34
Virkamiehiä ja toimihenkilöitä koskevien tietojen hakeminen "Haku"-osion kohdassa "Henkilöstö" voidaan etsiä Euroopan unionin toimielimissä työskentelevien henkilöiden sähköpostiosoitteita ja puhelinnumeroita. Sisäinen hakemisto sähköpostiosoitteiden ja puhelinnumeroiden hakeminen Sisäinen hakemisto esimerkki hakutuloksesta 35
Komitean asiakirjojen hakeminen Toiminnolla "Komitean asiakirjat" voidaan tehdä hakuja komitean asiakirjakannassa. QuickFind kaikkien viimeaikaisten asiakirjojen haku Komitean jäsenille varatussa osiossa olevalla hakukoneella voidaan tehdä haku kaikista niistä komitean asiakirjoista, joihin jäsenellä on käyttöoikeus. Esimerkiksi ryhmä I:n jäsen pääsee tutustumaan vain ryhmä I:n asiakirjoihin. Julkisen osion hakukoneella voidaan hakea vain julkisia asiakirjoja. Lisätietoa QuickFind-hakukoneesta on sen käyttöohjeessa. Käyttöohjeet löytyvät IT-yksikön intranetsivuilta seuraavasta osoitteesta: http://jsnet.cor.europa.eu/en/dl/it/guides/pages/default_back.aspx#application_guides 36
Komission asiakirjat tulostettuina Valitsemalla "Lomakkeita"-osion toiminto "Komission asiakirjat tulostettuina" voidaan tilata tiettyjen komission asiakirjojen paperiversioita halutulla kielellä. Tällöin on annettava asiakirjan viitenumero ja julkaisuvuosi. Komission asiakirjojen tilaaminen tulostettuina 37
V Toimielinten välisen menettelyn seuranta Lainsäädäntäprosessiin osallistuvien toimielinten (Euroopan parlamentin, neuvoston, Euroopan talousja sosiaalikomitean, alueiden komitean, Euroopan keskuspankin, Euroopan unionin tuomioistuimen jne.) toimien etenemistä voidaan seurata useiden järjestelmien avulla. Komitean lausuntojen hakeminen PreLex-tietokannasta PreLex on komission ylläpitämä toimielinten välisten menettelyjen tietokanta. Sen avulla voi seurata komission ja muiden toimielinten välisen päätöksenteon tärkeimpiä osatekijöitä: menettelyn vaihe toimielinten päätökset menettelyyn osallistuvien henkilöiden nimet asiasta vastaavat yksiköt asiakirjaviitteet jne. Napsautetaan TOAD-jäsenportaalin aloitussivulla "PRELEX"-linkkiä navigointivalikon alareunassa. PreLex-tietokannan käyttö Tietokanta on käytettävissä Euroopan unionin EUROPA-portaalin kautta internetissä osoitteessa: http://ec.europa.eu/prelex/ "Keskeneräiset lausunnot" -toimintoa käyttämällä pääsee suoraan tiettyä komitean asiakirjaa koskevalle PreLexin sivulle. 38
Asiakirjojen hakeminen PreLex-tietokannasta Ottamalla lähtökohdaksi komission KOM-asiakirja (seuraavassa esimerkissä asiakirja KOM(2003) 383) saadaan näkyviin kaikki alkuperäiseen asiakirjaan liittyvät muiden EU:n toimielinten asiakirjat. Linkki ETSK:n lausuntoon PreLex linkit ETSK:n lausuntoihin Lausunnon teksti voidaan hakea napsauttamalla Euroopan talous- ja sosiaalikomitean lausuntoon (tässä tapauksessa lausuntoon CES/2004/842) ohjaavaa linkkiä. 39
Komitean lausuntojen hakeminen ŒIL-tietokannasta Euroopan parlamentin ylläpitämä lainsäädännön seurantapalvelu (OEIL) analysoi ja seuraa Euroopan unionin toimielinten välistä päätöksentekoprosessia, parlamentin asemaa EU:n lainsäädännön laatimisessa sekä lainsäädäntäprosessiin osallistuvien toimielinten toimintaa. Seurantapalvelun tietokanta sisältää tiedot kaikista käynnissä olevista menettelyistä niiden alkamispäivämäärästä riippumatta sekä kaikista neljännen lainsäädäntökauden käynnistymisen (heinäkuu 1994) jälkeen loppuun saatetuista menettelyistä. Euroopan parlamentin lainsäädännön seurantapalvelu (ŒIL) julkaisee ETSK:n antamat lausunnot, ja kansalaiset voivat tutustua niihin samalla tavalla kuin komission ehdotuksiin tai parlamentin muutosehdotuksiin. Tietokanta löytyy internetistä seuraavasta osoitteesta: http://www.europarl.europa.eu/oeil "Keskeneräiset lausunnot" -toimintoa käyttämällä pääsee suoraan tiettyä komitean asiakirjaa koskevalle ŒILin sivulle. Ottamalla lähtökohdaksi komitean asiakirja (seuraavassa esimerkissä asiakirja 2007/1244) saadaan näkyviin alkuperäiseen asiakirjaan liittyvät muiden EU:n toimielinten asiakirjat. 1. Valitaan aloitussivulla kohta "Procedures". 2. Napsautetaan kohtaa "documents of other EU institutions and bodies". ŒIL-tietokanta 40
3. Annetaan hakukriteerit. ŒIL-tietokannan hakutoiminto Muiden toimielinten ehdotukseen liittyvät asiakirjat Euroopan talous- ja sosiaalikomitean lausunto Hakutulokset 41
VI Asiakirjamuodot ja asiakirjojen nimet Mikä on asiakirjojen tiedostomuoto? Suurin osa asiakirjoista on tallennettu Microsoft Word 2003 -muodossa. Asiakirjoja voi lukea seuraavilla sovelluksilla: Microsoft Word (tai Microsoft WordPad) uusimmat selaimet (esim. Microsoft Explorer) internetissä ilmaiseksi jaettava Word-lukuohjelma (viewer) Microsoft Word -tiedostomuodon tunnistava sovellus, esimerkiksi OpenOffice. Kahdessa viimeksi mainitussa tapauksessa ei ole koskaan takeita siitä, että asiakirja näkyy täsmälleen alkuperäisessä muodossa. Asiasta saatujen tietojen perusteella tuloksia voidaan kuitenkin pitää tyydyttävinä. Joskus asiakirjojen tallennusmuoto on Excel (esim. työvaliokunnan tai budjettiryhmän asiakirjat), PDF (esim. komitean ulkopuoliset viiteasiakirjat) tai HTML (esim. esityslistat, hakukoneista saadut asiakirjat). Komitea noudattaa EU:n toimielinten hyväksymiä ohjeita asiakirjojen vaihdossa käytettävästä formaatista: http://ec.europa.eu/dgs/informatics/oss_tech/index_en.htm 42
Asiakirjojen nimet Luettelo asiakirjatyyppien lyhenteistä Lyhenne Asiakirjatyyppi Prioriteettitaso AM muutosehdotus kiireellinen CP lehdistötiedote kiireellinen Other asiakirjan luonteen mukaan kiireellinen AC komitean lausunto ensisijainen APA alustava lausuntoluonnos ensisijainen APRI alustava tiedonantoluonnos ensisijainen AS jaoston lausunto ensisijainen CAAF talous- ja hallintoasiain komissio ensisijainen DI virallinen asiakirja, jolla on DI-numero ensisijainen DT työasiakirja ensisijainen GB budjettiryhmä ensisijainen NB työvaliokunnan muistio ensisijainen PA 1 lausuntoluonnos ensisijainen PAC komitean lausuntoluonnos ensisijainen PRES päätöslauselmaluonnos ensisijainen PRI 3 tiedonantoluonnos ensisijainen PSP täysistunnon esityslistan kohta ensisijainen RES päätöslauselma ensisijainen RI tiedonanto ensisijainen TCD lausuntotyö, muut ensisijainen ADD lisäys toissijainen ADMIN hallinnollinen asiakirja toissijainen 1 PA- ja PRI-tyyppisten ja muiden suoraan APA-versiota seuraavien asiakirjojen määräaika riippuu niiden kokonaissivumäärästä. 43
Lyhenne Asiakirjatyyppi Prioriteettitaso ANN liite toissijainen AO tarjouskilpailu toissijainen BRO esite toissijainen CONV-POJ kokouskutsu/esityslista toissijainen CORR korjausliite toissijainen CR keskustelupöytäkirja toissijainen DECL julkilausuma toissijainen DISC puhe toissijainen ETU tutkimukset toissijainen INFO tiedotusaineisto toissijainen LET kirje toissijainen NI tiedote toissijainen PV pöytäkirja toissijainen REGL sääntö toissijainen RS seurantaraportti toissijainen WEB verkkosivusto toissijainen Esimerkkejä tiedostonimistä ces1368-2004_am5_am_en.doc: lausuntoon 1368 (2004) tehty muutosehdotus 5 englanninkielinen toisinto r_ces23-2005_apa_en.doc: alustava lausuntoluonnos nro 23 (2005) ces1786-2007_corr_fr.doc: korjausliite lausuntoon nro 1786 (2007) 44
VII Loppuhuomiot Suositukset Jäsenportaalin turvallisen käytön varmistamiseksi tulee muistaa seuraavat säännöt: Salasana Valitaan hyvä salasana ja vaihdetaan se säännöllisesti. Salasanaa ei saa antaa muille. Tietokone Koneeseen asennetaan asianmukainen virustorjuntaohjelma ja pidetään se ajan tasalla. Koneeseen asennettu käyttöjärjestelmä pidetään ajan tasalla. Koneeseen asennettu selainohjelma pidetään ajan tasalla. Tärkeistä tiedostoista tehdään säännöllisesti varmuuskopio. Kannettava tietokone Kannettavaa tietokonetta ei saa koskaan jättää valvomattomaan tilaan. Älypuhelimet Käytetään turvallista PIN-koodia, salasanaa tai tunnuslausetta. Tietoturvallisuudesta on lisätietoa IT-yksikön palvelusivulla intranetissä: http://jsnet.cor.europa.eu/en/dl/it/services/pages/indexofservices.aspx Teemat: Security, Browser, Smart-phones Onko jäsenportaalin käyttö turvallista? Jäsenportaalin suojaamiseen käytetään Secure Sockets Layer (SSL) -turvaprotokollaa. SSL on tiedonsiirtoprotokolla, joka on kehitetty turvaamaan henkilökohtaisten tietojen siirto internetissä. SSL salaa SSL-yhteyksien välityksellä siirrettävät tiedot, ja se on yhteensopiva Mozilla Firefox- ja Microsoft Internet Explorer -selainten kanssa. Jäsenen kirjautuessa jäsenportaaliin hänen salasanansa ja käyttäjätunnuksensa salataan ennen niiden lähettämistä internetissä SSL-yhteyden välityksellä. Kukaan ei voi lukea eikä käyttää näin siirrettyjä tietoja. 45
Otsikko: Jäsenportaalin käyttöohje Versio: 5.2 ETSK:n käyttöön Päivämäärä: 9.1.2012 Tekijä: Käyttäjätukipalvelut