Hyvät asiakkaamme ja yhteistyökumppanimme 1 2007 28.3.2007 Helsingin kaupunki Talous- ja suunnittelukeskus TALOUSHALLINTOPALVELUN SÄHKÖINEN TIEDOTE Tuula Jäppinen: Keskittämisen vaikutukset näkyvät...2 Maija Voutilainen: Kaupungin taloustiedot ja tilinpäätös sujuvasti...3 Elina Tirkkonen: Suuret laskumäärät ripeästi liikkeelle...4 Harri Numminen: Kosti täydentää laskujenkäsittelyä...5 Päivi Turpeinen: Maksuliikenteessä riittää uudistuksia...6 Eija Keränen: Palkanlaskenta sujuu ja sähköistyy...7 Leena Rautakorpi: Myötätuulessa eteenpäin...8 Harri Pirkkalainen: Opetusvirasto Talpan asiakkaana...9 Asiakaskommentteja...9 Toimitilamme Meritalo...10 Talpa netissä...10 Kuin delfiinejä...10 Asiakastiedotteen toimitus...10 Taloushallintopalvelu Talpa lähestyy Teitä nyt ensimmäistä kertaa asiakastiedotteella Saamamme palautteen perusteella pyrimme tehostamaan tiedotustamme. Asiakastiedotteemme on siitä yksi esimerkki. Ensimmäisessä numerossa keskitymme ajankohtaisiin asioihimme. Kerromme, mitä tapahtuu kirjanpidossa, laskutuksessa, maksuliikenteessä, ostolaskuissa, palkanlaskennassa ja koko Talpassa. Kaupungin sisäverkosta Helistä meidät löytää myös kohdasta Palvelukeskukset sekä kohdasta Talous. Tiedotteemme osoitteisto on koottu Talpan tietojärjestelmien käyttäjistä. Muutokset ja lisäykset jakeluun voi tehdä osoitteessa: talpa.asiakastiedote@hel.fi. Odotamme myös palautetta tiedotteestamme ja toivomuksia tulevien numeroiden sisällöstä. Talpan johtoryhmä, istumassa vas. Päivi Turpeinen (maksuliikenne), Tuula Jäppinen (taloushallintopäällikkö) ja Leena Rautakorpi (hallinto), takana vas. Siv Norrman (henkilöstön edustaja), Maija Voutilainen (kirjanpito), Harri Numminen (ostolaskut), Elina Tirkkonen (laskutus), Eija Keränen (palkanlaskenta) ja Pirjo Kivi (controller).
Tuula Jäppinen: Keskittämisen vaikutukset näkyvät KTM Tuula Jäppinen veti taloushallintopalvelujen keskittämis- ja uudistamishankkeen 2002 2003 ja siirtyi kaupunginkamreerin paikalta johtamaan uutta taloushallinnon palvelukeskusta vuoden 2004 alusta. Talpan visio Luotettava ja kilpailukykyinen kumppani. Pääsemme päämääräämme ammattitaitoisella ja työhönsä sitoutuneella henkilöstöllä, korkealla osaamisella, yhtenäisillä tietojärjestelmillä ja toimintavoilla. Kuluva vuosi on taloushallintopalvelun (Talpa) neljäs toimintavuosi. Olemme reilun kolmen vuoden aikana yhtenäistäneet toimintatapojamme ja tuotteistaneet palvelujamme. Myös tietojärjestelmämme on uudistettu ja yhtenäistetty, ja monia taloushallinnon prosesseja on sähköistetty. Talpan perustaminen ja taloushallinnon työn keskittäminen on parempaa taloushallinnon kokonaishallintaa sekä sitä, ettei meillä enää ole pieniä, haavoittuvia yksiköitä. Keskitetty taloushallintopalvelu vaikuttaa myös muihin prosesseihin. Esimerkiksi tilintarkastusta voidaan hoitaa keskitetymmin. Taloushallinnon uudelleenorganisointi ei ole ollut helppoa eikä kitkatonta; 438 henkilön siirtyminen 28 kaupungin virastoista keskitettyihin taloushallintopalveluihin oli oma prosessinsa. Myös virastoissa on pitänyt pohtia niihin jäävän taloushallintohenkilöstön tehtäviä. Jatkossakin meillä riittää yhteistä kehitettävää, sillä taloushallinnon prosessit ovat virastojen ja Talpan yhteisiä. Kehittäminen on saatu hyvään alkuun, mutta savottaa on vielä paljon jäljellä. Kehittämisessä tarvitaan molempien työpanosta. Kuluva vuosi on ensimmäinen normaali vuosi Talpan toiminnassa. Koko henkilökunta on nyt samassa toimipisteessä ja toiminnan kehittäminen siten tehokkaampaa. Kaikki keskeiset tietojärjestelmät on uudistettu, mutta mittavaa kehittämistyötä tehdään edelleenkin. Käynnissä olevia tietojärjestelmähankkeita ovat mm. sähköinen hankinta (Kosti), matkanhallintajärjestelmä, kuluttajien verkkolaskutus, sähköinen arkistointi ja henkilöstöhallinnon lomakkeiden sähköistäminen. Nyt on tehty yhdessä ja edullisemmin se, mikä jokaisen kaupungin viraston olisi pitänyt tehdä ilman Talpaakin. Meidän haasteenamme on kuluvana vuonna ottaa kaikki hyöty irti tietojärjestelmistä. Laajennamme myös osaamistamme. Jokaisen talpalaisen on hyvä tietää nykyistä enemmän arvonlisäverosta, kirjanpidosta ja kaupungin organisaatiosta. Taloushallintopalvelujen keskittämisen vaikutus on jo alkanut näkyä taloushallinnon kehittämisessä, osaamisessa ja kustannuksissa. Suuret kiitokset tähänastisesta yhteistyöstä. Tuula Jäppinen taloushallintopäällikkö Taloushallintopalvelu tuottaa tehokkaita ja laadukkaita talous- ja palkkahallinnon palveluja yhtenäisin toimintatavoin ja järjestelmin. Talpan tavoitteena on luotettavuus, oikea-aikaisuus, ystävällisyys ja kilpailukykyisyys. Hyvällä talousasioiden hoidolla asiakasvirasto voi keskittyä ydintoimintoihinsa. Taloushallintopalvelu on nettobudjetoitu osasto, jonka talousarvion sitovuus on toimintakate. Toimintakate toteutui viime vuonna 114 166 euroa suunniteltua suurempana. Toteutuneet tulot olivat 23,4 miljoonaa (tulovajausta 346 726 euroa) ja menot 22,6 miljoonaa euroa (menosäästöä 460 892 euroa). Talpa tiedottaa 1 2007 Takaisin etusivulle 2
Maija Voutilainen: Kaupungin taloustiedot ja tilinpäätös sujuvasti Ekonomi Maija Voutilainen veti Talpaa perustettaessa laskutusta suunnittelevaa työryhmää, mutta päätyi omaksi yllätyksekseen Talpan kirjanpitoyksikön vetäjäksi. Hän siirtyi Talpaan sosiaali- ja terveydenhuollon keskitetystä taloushallinnosta. Työhistoriaan kuuluu myös taloushallintotehtäviä terveydenhuollon eri yksiköissä ja piipahdus 1980-luvun lopussa talous- ja suunnitteluosastolla. Osaaminen on valttikorttimme, sanoo Talpan kirjanpitoyksikön vetäjä Maija Voutilainen. Tehtävämme on tuottaa luotettavaa ja oikea-aikaista taloustietoa asiakasvirastoille ja kaupungin johdolle. Talpan kirjanpitoyksikössä hoidetaan kirjanpidon lisäksi käyttöomaisuuskirjanpito, raportointi, tilinpäätös, EU-projekteista Urban 2 -ohjelman taloushallinto sekä työllistämistukien hakeminen valtiolta ja niitä koskeva raportointi. Talpan perustamisen jälkeen kirjanpidon ensimmäinen tehtävä oli yhtenäistää AdeEko-kirjanpitojärjestelmä. Lähtötilanteessa oli neljä erilaista kirjanpitojärjestelmää. Yhtenäistäminen sujui hyvässä yhteistyössä asiakasvirastojen kanssa, vaikka projektissa mukana olleet toimivatkin eri puolilla kaupunkia, Maija Voutilainen kertoo. Kirjanpitojärjestelmän uudistaminen tulee ajankohtaiseksi lähitulevaisuudessa. Talpassa on meneillään talous- ja palkkahallinnon aineiston sähköiseen arkistointiin tähtäävä TASA-projekti. Sähköinen arkistointi otetaan käyttöön vuoden 2007 aikana. Talpa on mukana myös johdon raportointihankkeessa, sillä suuri osa raportoinnissa käytettävistä talous- ja henkilöstötiedoista tuotetaan Talpassa, Voutilainen sanoo. Yhteydenpito asiakasvirastojen kanssa on tiivistä: tapaamme asiakasvirastojen henkilöitä sopimusneuvottelujen lisäksi myös työkokouksissa tarpeen mukaan. Viime vuonna Talpan toimistot kuvasivat ydinprosessinsa, joiden avulla on mahdollista vielä selkeyttää ja yhtenäistää työnjakoa asiakasvirastojen ja Talpan toimistojen kesken. Kirjanpitoyksikössä prosessikuvauksia syntyi 25. Talpan vastuulla on myös tuottaa kaupungin tilinpäätös. Vuoden 2006 tilinpäätöksen kokoaminen sujui edellisvuotta paremmin, kun Talpan koko henkilöstö oli vihdoinkin saman katon alla. Aika hyvin virastot noudattivat aikataulua, kun tilinpäätöstä varten tietoja koottiin, Maija Voutilainen kiittelee. Kaupunginhallitus käsitteli tilinpäätöstä strategiakokouksessaan 26.3.2007. Talpan kirjanpidossa työskentelee 28 henkilöä. Kullekin asiakasvirastolle on nimetty oma yhteyshenkilö, johon viraston henkilöstö voi kirjanpitoasioissa ottaa yhteyttä. Talpan toiminnan myötä varsinkin pienten virastojen taloushallintotehtävien hoidon haavoittuvuus on historiaa. Talpa tiedottaa 1 2007 Takaisin etusivulle 3
Elina Tirkkonen: Suuret laskumäärät ripeästi liikkeelle Laskutuksen palvelupäällikkö Elina Tirkkonen oli aikanaan vastuussa sosiaali- ja terveysviraston laskutuksen keskittämisestä. Nyt hän vastaa Talpan laskutuksesta. Talpan laskutuksesta lähetettiin viime vuonna lähes 1, 2 miljoonaa laskua. Laskujen kirjo on valtava isoista öljyvahinkolaskuista pieniin kopiolaskuihin. Eniten laskuja lähetetään terveyskeskuksen palveluista, seuraavaksi suurin yksittäinen ryhmä on lasten päivähoidon laskutus. Lisää laskutettavaa tulee, kun osa kiinteistöviraston laskutusta ja kulttuuriasiainkeskuksen laskutus siirtyvät meille, palvelupäällikkö Elina Tirkkonen kertoo. Virastot pyrkivät vähentämään käteiskassapalveluita ja luopumaan asiakkaille käteen annettavista pankkisiirroista. Tavoitteena on, että kaikki laskutus tapahtuu myyntireskontran kautta, jolloin myös perinnän asianmukainen hoitaminen on mahdollista. Pystymme tarjoamaan virastoille laskutuksesta valmiin palvelupaketin: laskutuksen, suoritusten seurannan, maksumuistutusten lähettämisen ja perintäpalvelut. Perinnän osuus laskutuksen työstä onkin melkoinen, koska noin joka kymmenettä laskua pitää karhuta. Maksumuistutuksia lähetettiin viime vuonna 144 806 kappaletta ja edelleen perintätoimistoon niistä päätyi 86 829 tapausta. Ulosottoon toimitettiin 7 671 toimeksiantoa. Lisäksi laskutus valmisteli 4 687 sosiaali- ja terveydenhuollon tulosidonnaista maksupäätöstä sekä kirjoitti 2 791 sosiaali- ja terveydenhuollon vapaakorttia. Laskutuksessa työskentelee 77 työntekijää. Sähköistyminen tuo säästöjä Loppukevään aikana Talpa tarjoaa asiakkailleen web-lomakkeen, jolla laskutuspyynnöt voidaan jatkossa tehdä nykyisen excellomakkeen asemasta. Kysymys on toiminnan järkiperäistämisestä, ettei samoja tietoja tallenneta sekä asiakasvirastossa että meillä täällä laskutuksessa. Web-lomakkeelta tiedot pystytään siirtämään päivittäin suoraan laskutusjärjestelmään. Tämä näkyy myös palvelumme hinnassa, joten web-lomaketta odotetaan kuumeisesti sekä meillä että asiakasvirastoissamme, Elina Tirkkonen toteaa. Laskutuksen seuraava suuri harppaus tapahtuu, kun verkkolaskutus laajenee myös yksityishenkilöiden laskutukseen. Yksityishenkilöiden osuus laskunsaajista on Talpassa yli 90 prosenttia. Kuluttajan verkkolasku otetaan käyttöön ensin lasten päivähoidon ja koululaisten iltapäivähoidon laskutuksessa. Verkkolasku on nykyaikaa ja selvästi edullisempi vaihtoehto paperilaskuun verrattuna. Lisäksi verkkolaskutuksen myötä poistuvat inhimilliset virheet, kuten väärät viitenumerot, laskuja ei voi maksaa kahteen kertaan eivätkä vastaanottajat kadota laskujaan, Elina Tirkkonen luettelee. Asiakaspalvelu on tärkeä osa laskutuksen henkilöstön työpäivää, sillä laskukseen tulee päivittäin keskimäärin 350 450 puhelua. Kaupungin puhelinuudistus tosin on aiheuttanut jonkin verran takkuilua puhelinpalvelussa. Elina Tirkkonen toivookin, että uusi järjestelmä saadaan toimimaan moitteettomasti mahdollisimman pian. Laskutus järjestää asiakkailleen toukokuun lopussa kaksi puolen päivän tilaisuutta laskutuksen ja perinnän ajankohtaisista aiheista. Talpa tiedottaa 1 2007 Takaisin etusivulle 4
Harri Numminen: Kosti täydentää laskujenkäsittelyä HM Harri Numminen on vetänyt ostolaskut-yksikköä sen perustamisesta lähtien. Hän tuli Talpaan terveyskeskuksesta, jossa karttui kokemusta erilaisista taloushallinnon tehtävistä. Kosti Prosessin kulku: hankintaehdotus * hyväksyntä * järjestelmä luo tilauksen (estää samannumeroiset tilaukset) * tavaran vastaanotto = kuitataan järjestelmään * laskun vastaanotto = verrataan tilaukseen * laskun maksaminen tai sähköiseen kiertoon lähettäminen (mikäli ei täsmää) Ostolaskuyksikkö keskittyy tilausten ja ostolaskujen käsittelyyn sekä toimittajarekisterin ylläpitoon vajaan 100 hengen voimin. Yksikön vetäjä Harri Numminen sanoo, että vuoden 2007 suurin hanke on Kostijärjestelmän käyttöönotto. Kosti tarkoittaa hankintakeskuksen hallinnoimaa sähköistä tilausjärjestelmää, jonka kehittämisessä Talpa on ollut mukana. Sen seurannaisvaikutukset ovat suuret ja asiakasvirastojen työtapoihin tulee muutoksia. Kosti täydentää jo käytössä olevaa sähköistä ostolaskujärjestelmää BIPiä. Kosti tukee sekä taloushallinnon että hankintatoimen tarpeita. Kun hankintaprosessi sähköistyy, päästään eroon tilausten skannauksesta. Verkkolaskujen osuutta kasvattamalla myös laskujen skannaus vähenee. Historiaan jää vähitellen myös käsityönä tehtävä tilausten ja laskujen täsmääminen. Laskunkäsittely nopeutuu kun tarvittavat tiedot kerätään jo hankintavaiheessa siellä, missä tiedot hankinnasta on. Asiat tehdään jo alusta alkaen oikein. Näin voidaan luopua jälkikäteen tehtävästä laskun kierrättämisestä. Jos lasku vastaa tilausta, ei tarvita enää erillistä laskun tarkastusta tai hyväksyntää, Harri Numminen selvittää. Tilaus tehdään Kostiin aina sähköisesti. Työ helpottuu, kun tuoteluettelot, käyttäjätiedot ja tilaukset löytyvät yhdestä paikasta, Kostista. Kaikki tilaukset kulkevat Kostin kautta. Ohitilaukset aiheuttavat lisätöitä, jolle Talpa saattaa jatkossa määritellä eri hinnan. Kosti on osa taloushallintoprosessin uudistamista. Järjestelmästä on hyötyä koko kaupungille: hankinnat otetaan haltuun ja yhdenmukaistetaan prosessit. Kustannussäästöjä saadaan, kun prosessia osataan käyttää hyväksi. Eri virastojen väliset erot pitää saada pois. Jo nyt ostolaskuissa suuret massat hoidetaan hienosti, mutta epäselvät yksittäiset tapaukset työllistävät ja maksavat, Harri Numminen sanoo. Ostolaskuissa kehitetään myös sopimuksiin perustuvien laskujen kuten vuokrien, kopiokonevuokrien, ja puhelinlaskujen käsittelyä automaattisemmaksi. Muutenkin pyrkimys on mahdollisimman suureen automaatioon ja räätälöidystä palvelusta luopumiseen. Toistuvaislaskujen automatisointi vaatii sekin järjestelmän ja Basware Contract Matchingin käyttöönotto on aloitettu. Suuret muutokset vaikuttavat työhön. Osaaminen fokusoituu eri tavalla. Kuljemme nyt kohti kokonaisuuden hallintaa. Mekaaniset vaiheet vähenevät, mutta työssämme korostuu erityisosaaminen, kuten taloushallinnon, tietojärjestelmien, asiakkuuden ja prosessin osaaminen. Meistä tulee enemmän sisällön asiantuntijoita, vähemmän tallennuksen. Muutos voi pelottaa, mutta Harri Numminen sanoo, että työhön pitää asennoitua eri tavalla, kun rutiinit ja mekaaninen työ vähenee. Harri Numminen luottaa omaan tiimiinsä. Henkilökuntamme on innostuvaa ja osaavaa. Olemme menossa hyvään suuntaan. Talpa tiedottaa 1 2007 Takaisin etusivulle 5
Päivi Turpeinen: Maksuliikenteessä riittää uudistuksia Kasvatustieteen maisteri, merkonomi Päivi Turpeinen tuli Talpaan opetusvirastosta. Päivi on nelivuotiaiden kolmospoikien ja seitsenvuotiaan tytön äiti. Taloushallinnon tärkeimpiä päivittäisiä toimintoja on maksuliikenteen pitäminen sujuvana. Talpan maksuliikenteessä hoidetaan kaupungin sisäistä pankkia, tilataan maksujen katteet, hoidetaan ulkomaan maksut, selvitetään epäselvät maksusuoritukset ja tarkastetaan tiedonsiirtojen oikeellisuus ja reskontran ulkopuoliset maksut. Maksuliikenteen tehtäviä ovat myös taloushallintopalvelun asiakasvirastojen pankkitilikirjanpito, käteiskassakirjanpito ja muut maksuliikenteeseen kuuluvat työt. Kehittämishankkeena viedään eteenpäin matkalaskuprojektia. Maksuliikenteessä työskentelee 15 henkilöä. Paremman ja yksilöllisemmän palvelun turvaamiseksi olemme nimenneet jokaiselle virastolle oman vastuuhenkilön, maksuliikenneyksikön vetäjä, palvelupäällikkö Päivi Turpeinen kertoo. Matkanhallintajärjestelmän kilpailutus on takana ja käyttöönotto aloitetaan pilotointiprojektina jo ennen kesää. Järjestelmän avulla yhdenmukaistetaan kaupungin virkamatkojen hallintaa. Järjestelmä on Talpan asiakasvirastojen ja HKR:n käytössä vuoden 2007 loppuun mennessä, Päivi Turpeinen lupaa. Maksuliikenneyksikkö on myös hankkimassa kaupungin käyttöön käteismaksukortin ensi vuoden alkupuolella. Käteismaksukortti on luonnollista jatkoa matkahallintajärjestelmälle. Järjestelmä mahdollistaa kortilla tehtyjen tapahtumien sähköisen tiedonsiirron ja käsittelyn. Käteisrahalippaat korvataan käteiskortilla. Kortti nopeuttaa ja helpottaa asiointia. Se antaa myös aina oikeat alennukset, tallentaa kortin käytön historiat ja ohjaa yleensäkin pois käteisen rahan käsittelystä. Talpan maksuliikenne pyörittää myös kaupungin sisäistä pankkia. Järjestelmä koskee taloushallintopalvelun asiakasvirastojen ja liikelaitosten välisiä sisäisiä laskuja. Niitä ei enää kuljeteta pankkien kautta, vaan maksut kuittaantuvat kaupungin sisällä, maksuliikennejärjestelmässä olevan IHB:n (In-House Banking) avulla. Talpa sekä liikelaitokset lähettävät ja noutavat IHB-palvelimelle omat osto- ja myyntireskontra-aineistonsa. Järjestelmän avulla säästämme pankkipalvelumaksuissa. Lisäksi uusi toimintatapa on nopea ja siitä on hyötyä kaikille. Sisäinen pankki on ollut käytössä vuodesta 2005, joten tiedämme jo mistä on kysymys, Päivi Turpeinen toteaa. EU:n sisällä on meneillään SEPA-hanke (Single Euro Payments Area), jolla yksinkertaistetaan maksamista EU:n sisällä. EU:sta tulee yhtenäinen pankkialue ja kaikki maksut EU:n sisällä ovat tulevaisuudessa kotimaan maksuja. SEPA tuo Talpalle ja virastoille ensimmäiset haasteet jo tämän vuoden aikana, kun nykyisenlaisesta pankkikortista luovutaan. Tämä vaikuttaa mm. kortinlukijoihin. Ne pitää uusia kaikissa kaupungin rahaa vastaanottavissa toimipisteissä. Uutena haasteena on verkkomaksaminen, jonka käyttöönotto tarjoaa suuria etuja ja mahdollisuuksia. Maksut saadaan kaupungin pankkitilille välittömästi, kun asiakas käy internetin avulla varaamassa ja maksamassa haluamansa palvelun. Esimerkkinä tästä voisi mainita liikuntaviraston tennispaikkavaraukset. Vuodesta 2006 alkaen tennispaikan on voinut varata ja maksaa sähköisesti internettiä ja verkkopankkia hyväksikäyttäen. Uusi toimintatapa vaatii virastoilta halua kehittää järjestelmiään ja ottaa käyttöön erillisen asiointisovelluksen, jolla palvelun varaus tehdään. Verkkomaksaminen onnistuu tänä päivänä jo kolmeen eri pankkiin: Nordeaan, Sampoon ja OP-ryhmään, Päivi Turpeinen kertoo. Muutenkin maksuliikenteessä riittää uudistuksia. Tavoitteena on asiakasvirastojen maksuliikenteen yhdenmukaistaminen mm. luopumalla virastojen omista pankkitileistä ja ohjaamalla rahavarat maksuliikenteen hallinnoimille pankkitileille. Käteiskassakirjanpito sähköistettiin laajentamalla varainhankinnan palvelukassajärjestelmää usean asiakasviraston käyttöön. Tulonkantokassojen järjestelmät ovat jo pitkälle yhtenevät ja niistä saadaan esimerkiksi arvonlisäverotilitykset sähköisesti Talpan järjestelmiin. Maksuliikenne huolehtii myös siitä, että kaupungin tileillä on riittävästi katetta kun suuria eriä maksetaan. Kaiken kaikkiaan maksuliikenteessä tehdään monenlaisia töitä. Meidän pitää olla selvillä monista asioista ja pienistä yksityiskohdista. Muutoksia tulee kaiken aikaa, mutta olemme niihin valmiita, Päivi Turpeinen sanoo. Talpa tiedottaa 1 2007 Takaisin etusivulle 6
Eija Keränen: Palkanlaskenta sujuu ja sähköistyy YTM Eija Keränen vetää palkanlaskentayksikköä. Hänellä on pitkä kokemus erilaisista henkilöstöhallinnon tehtävistä. Erikoisosaamista vaativa työ lisääntyy, kun rutiinitöitä saadaan sähköistettyä, sanoo palkanlaskentayksikön vetäjä Eija Keränen. Palkanlaskentaa hoitaa 180 henkilöä, jotka ovat jakautuneet kymmeneen palvelualueeseen. Jokaisella palvelualueella on omat vastuuyksikkönsä tai -virastonsa, suurimpien hallintokuntien asioita hoidetaan useammalla palvelualueella. Talpan palkanlaskentayksikkö vastaa siitä, että palkat, palkkiot ja eläkkeet ovat oikeaan aikaan maksussa. Yksikössä hoidetaan niin kuukausi- ja tuntipalkkaisten kuin opettajien palkanlaskenta sekä kaupungin vanhan eläkejärjestelmän mukaisten eläkkeiden maksatus. Yksikkö ylläpitää myös palvelussuhde- ja poissaolotietoja, hakee Kela- ja Pohjola-korvaukset, laatii palkka- ja palvelutodistukset sekä valmistelee henkilökohtaisten lisien vuosisidonnaisten osien ja ammattilisien laskennan. Joidenkin virastojen vakanssirekisterit ylläpidetään Talpassa. Palkanlaskennassa hoidetaan myös palkkakirjanpito ja viranomaistietojen ilmoittaminen. Palvelusopimukset palkanlaskennan työnjaosta vaihtelevat. Hoidamme laajastikin palvelussuhdetietoja ja palkanlaskentaa sekä tuotamme erilaisia raportteja ja tilastoja. Uusia töitä palkanlaskennassa ovat työsuhdematkasetelit, Eija Keränen kertoo. Erikoisosaamista tarvitaan aikaisempaa enemmän niin lainsäädännön kuin sopimusmuutosten, ja myös verotuksen ja palkkakirjanpidon tuntemiseen. Palkanlaskennassa tehdään yhteistyötä myös esimerkiksi Kuntien Eläkevakuutuksen kanssa. Tämä työ ei juurikaan näy suoraan asiakkaillemme. Organisaatiomuutokset työllistävät meitä runsaasti. Muutoksia tapahtuu sen verran paljon, ettemme pääse juuttumaan paikoillemme, Eija Keränen sanoo. Esimiehet ja virastojen henkilöstöhallinnon asiantuntijat sekä yhteyshenkilöt ovat tärkeitä yhteistyökumppaneita Talpan palkanlaskennan henkilöstölle. Myös palkkioiden maksaminen kuuluu palkanlaskentayksikölle. Näitä on runsaasti ja erilaisia; parhaillaan ajankohtaisia ovat mm. vaalilautakuntien ja -toimikuntien palkkiot. Palkanlaskennassa hoidetaan myös omaishoidon tukien ja vammaisten henkilökohtaisten avustajien palkkojen maksaminen. Henkilöstöhallinnon lomakkeiden sähköistäminen on suuri kehittämishanke myös palkanlaskennalle. Yhteistyötä tehdään paitsi henkilöstökeskuksen ja Tasken tietotekniikkaosaston, myös naapurikuntien kanssa. Henkilöstöhallinnon lomakkeissa on paljon tekemistä ja perinteistä paperipostia tulee paljon. Joskus posti kulkee hitaasti ja kangerrellen. Tiedoissa on joskus myös puutteita, joita palkanlaskennan henkilökunta joutuu korjaamaan. Sähköisyys vähentää virheiden määrää, kun lomakkeiden täyttämistä voidaan ohjata. Tiedot alkavat liikkua sähköisesti myös yhä useamman ulkopuolisen yhteistyökumppanin ja Talpan välillä. Verkkopalkkalaskelma pilotoidaan Taskessa keväällä 2007 ja sen jälkeen käyttö mahdollistetaan kaikissa virastoissa. Jokainen päättää itse, ottaako verkkopalkkalaskelman käyttöön vai haluaako pitäytyä perinteisessä paperisessa. Tavoitteemme on kuitenkin, että verkkopalkkalaskelma yleistyy, Eija Keränen sanoo. Henkilöstötietojärjestelmät eli hijat-tiimi on yksi osa palkanlaskennan yksikköä. Tämä ryhmä vastaa henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien asiantuntijapalveluista. Hijat-tiimi ylläpitää ja kehittää tietojärjestelmiä, hoitaa käyttöoikeusasiat sekä laatii johdon raportit ja henkilöstöraportin tilastot. Hijat-tiimi tuottaa hyvinkin erilaisia raportteja ja tilastoja niin henkilöstö-, palkka- kuin vakanssitiedoista. Talpa tiedottaa 1 2007 Takaisin etusivulle 7
Leena Rautakorpi: Myötätuulessa eteenpäin OTK, hallintopäällikkö Leena Rautakorpi tuli taloushallintopalveluun terveysvirastosta. Asiakasvirastoilta saamamme palautteen perusteella taloushallintopalvelu Talpa on kehittynyt hyvään suuntaan, sanoo hallintopäällikkö Leena Rautakorpi. Vuodesta 2004 eri toimipisteissä toiminut Talpa pääsi muuttamaan Meritaloon vuosi sitten helmi maaliskuussa. Muutto oli kova ponnistus Talpalle. Muutto piti aikatauluttaa niin, että tietojärjestelmät toimivat; laskujen, palkkojen ja palkkioiden maksatus ei saanut häiriintyä, talo piti kalustaa ja ottaa käyttöön remontin jälkeen. Talpan henkilökunta muutti Ilmalasta, Dagmarinkadulta, Pohjoisespalta ja kymmenestä asiakasvirastoista. Ilmassa oli odotusta, mutta osalla myös haikeutta oman viraston jäädessä taakse. Yhteistä Talpaa luotiin koko vuoden kestäneessä tyhy-hankkeessa Loiskinnasta tyynille vesille. Siinä luotiin yhteishenkeä ja yhteisiä toimintatapoja, keskusteltiin Talpan arvoista ja päämääristä. Taloushallintoihmisille tyypilliseen tapaan toiminta Meritalossa käynnistyi ripeästi ja Talpa alkoi nivoutua yhteen. kennettä, ostolaskuja ja palkanlaskentaa tuottamalla tukipalvelut osaston 423 henkilölle. Meritalo itsessään on niin suuri, että siellä on omat nykyaikaiset kulunvalvonta- ja turvajärjestelmät. Hallinto on luonut järjestelmät tarviketilauksille, hoitaa arkistot, atk-asiat, henkilöstöhallinnon ja taloushallinnon sekä puhelinuudistuksen jälkitöineen. Hallinto tuottaa myös kuukausi- ja neljännesvuosiraportit Talpan johtoryhmälle. Talpa pyrkii eroon paperista, ja mahdollisimman laajaan toimintojen sähköistämiseen. Sähköisyyden eteneminen näkyy niin konkreettisessa asiassa kuin saapuvan paperipostin määrässä. Kun sähköiset hankkeet etenevät, perinteinen posti vähenee. Meille tulee päivässä jopa 12 postilaatikkoa. Aikaisemmin sitä tuli vielä enemmän. Myös Leena Rautakorpi oli rakentamassa Talpaa jo valmisteluvaiheessa. Talpa on puskenut hyvin eteenpäin. Vaikka pääsimme saman katon alle vasta viime vuonna, olemme selvinneet toiminnan käynnistämisestä jo hajautettunakin. Olen ylpeä Talpan saavutuksista, Leena Rautakorpi sanoo. Taloushallintopalvelu mittaa asiakastyytyväisyyttä kyselyin. Asiakastyytyväisyys 2006 oli 3,6 (2005= 3,67) Tulosten perusteella Talpa kehittää ohjeistusta, lisää tiedotusta ja parantaa raportoinnin luotettavuutta. Lisäksi kiinnitetään huomiota sisäiseen valvontaan, riskienhallintaan ja toteutetaan itsearviointi. Talpan henkilömäärä Palkat 195 Ostolaskut 99 Maksuliikenne 15 Laskutus 77 Kirjanpito 28 Hallinto 9 Yhteensä 423 Talpan hallinto toiminnan tukena Talpassa on kuusi toimistoa, joista hallinto on yksi. Hallinnon tehtävänä on tukea muita toimistoja, eli kirjanpitoa, laskutusta, maksulii- Talpa tiedottaa 1 2007 Takaisin etusivulle 8
Talpa asiakkaiden silmin Harri Pirkkalainen Opetusviraston talousjohtaja Henkilöstökeskus Henkilöstöjohtajan sihteeri Salme Hämäläinen henkilöstökeskuksessa käyttää Talpan palveluista laskujenkierrätysohjelmaa BIPiä. Minä saan ja olen aina saanut hyvän palvelun Talpalta. Asiantuntemus on kunnossa sillä alueella, jolla minä pyörin. Ehkä minua vaivaa Talpassa sen tuntemattomuus. En tiedä kenelle soittaisin mistäkin asiasta, kun tehtävänkuvat eivät ole arkitasolla tiedossa. Jos Talpa saa tähän parannuksen, niin se jos mikä helpottaa kummasti tällaista tavallisista, talouden ei-ammattilaista asioiden selvittämisessä. Asiakaskommentteja Vuosi 2007 on kolmas opetusviraston ja Talpan yhteinen toimintavuosi. Opetusviraston Talpasta hankittujen taloushallintopalvelujen arvo on tänä vuonna lähes 2,8 miljoonaa euroa. Tällä rahalla hoidetaan koko opetustoimen perustaloushallinto: kaikki ostolaskut (lähes 100 000), laskutus, maksuliikenne ja kirjanpito sekä opetus - ja hallintohenkilöstön palkanmaksu. Mitä mieltä olet Talpan palveluista? Opetusviraston ja Talpan välillä on seurantaryhmä, jossa Maija Voutilaisen sekä palvelupäälliköiden kanssa keskustellaan ja arvioidaan säännöllisesti toimintaan liittyvä palaute ja kehityskohteet. Lisäksi opetusviraston hallinto- ja kehittämiskeskuksen talouspalveluiden ja Talpan ostoreskontran, maksuliikenteen, laskutuksen ja kirjanpidon vastuuhenkilöiden kanssa on säännölliset työkokoukset. Lisäksi pidetään erilliset seurantakokoukset laskutuksesta, Talpahan hoitaa mm. koulujen ilta-ja vapaa-aikakäytön sekä aamu- ja iltapäivätoiminnan laskutuksen. Näillä kokouksilla varmistetaan yhteistyön sujuminen. Yhteistyöpalaverit pidetään tarvittaessa, jos selvitettäviä ongelmia esiintyy. Opetusviraston talous- ja palkkahallinnosta siirtyi vuonna 2005 Talpaan erittäin kokenut ja osaava joukko. Talpassa on siis hyvä opetustoimen osaaminen. Tärkeätä on, että asiakkaiden toiminnan tuntemus säilyy ja moniosaaminen kehittyy Talpan vahvuutena. Koulujen rehtoreilta on tullut hyvää palautetta mm. ostolaskujen käsittelyjärjestelmästä (BIP) verrattuna viime vuosituhannen järjestelmiin. Mitä odotat Talpalta tulevaisuudessa? Taloushallinnon palvelukeskukset ovat ajan henki niin julkisen alan kuin yritysmaailman tukipalvelujen tuottavuuden edistämisessä. Sähköisen taloushallinnon täytyy tulevaisuudessa olla sisällöntuotannoltaan tavallista toimintaa. Opetusvirasto odottaa Talpalta kustannustehokkaita ja luotettavia palveluita tuotettuna lokaalisesti sopivan lähellä. Jatkuvuus ja osaamisen varmistaminen muutostilanteissa on erityisen tärkeätä. Vuotuiset toiminnan muutokset taloushallinnon järjestelmiin toteutetaan yhteistyössä ennakoiden ja neuvotellen. Merkittävä lähiajan haaste on sähköisen tilausjärjestelmän (Kosti) niveltäminen Talpan järjestelmiin ja osaksi taloushallintokokonaisuutta, siis sujuva prosessi tilauksesta laskuun ja maksamiseen. Terveyskeskus Terveyskeskuksen suunnittelupäällikön Jussi Lindin mukaan Talpan palveluissa on käyttäjän kannalta runsaasti kehittämiskohteita. Suhtaudun oikein positiivisesti tulevaisuuteen. Hän odottaa, että sähköisistä ratkaisuista aletaan saada hyötyjä lähitulevaisuudessa. Näin olen kuullut. Tärkeimmät kysymykset terveyskeskuksen ja Talpan yhteistyössä liittyvät juuri prosessien sujuvuuteen. Asioiden pitää tulla kerralla oikein tehdyiksi. Näen tulevaisuuden valoisana. Talpa tiedottaa 1 2007 Takaisin etusivulle 9
Meritalo on taloushallintopalvelun toimitalo Merihaan alueen suunnittelivat arkkitehdit Peter Bieber, Arvi Ilonen ja Sulo Savolainen. Heidän visionsa oli rakentaa tiiviisti, korkealle ja tehokkaasti. Tavoitteena oli saada aikaan teknisesti edistyksellinen ja jalankulkijaystävällinen ratkaisu. Talojen väliin rakennettiin kansirakenne 5,6 metriä maanpinnan yläpuolelle. Sillä sallitaan ainoastaan jalankulku. Autoliikenne jää kansitason alle, jonne sukeltaa myös alueen läpikulkuväylä Haapaniemenkatu. Merihaan alue rakennettiin vuosina 1972 1985. Meritalo (Haapaniemenkatu 7 A) valmistui vuonna 1975. Kiinteistöjen huollosta vastaa huoltoyhtiö Helsingin Merihaka Oy. Kaupungin omistus Meritaloon tulee sitä kautta, että kaupunki on osakkaana Kiin- Kuin delfiinejä Talpan kehittämishankkeen yhteydessä järjestettiin tunnuskilpailu. Mikä parhaiten kuvaa talpaa, talpalaisten asennetta, Talpan ominaisuuksia pyrkimyksiä? Kilpailun voitti delfiini. Delfiini valittiin, koska delfiini on ominaisuuksiltaan neuvokas, luotettava, älykäs, nopea oppimaan uusia asioita, aggressiivinen teistö Oy Haapaniemenkatu 7 9:ssä (kiinteistövirasto edustaa kaupungin omistajatahoa) omistaen Kiinteistö Oy Haapaniemenkatu 7 A hallintaan oikeuttavat osakkeet. Kiinteistöyhtiöön kuuluvat Meritalo, verohallinnon talo sekä ammattiliitojen ja joidenkin pienempien toimijoiden talo, eli kolme kiinteistöä. puolustaessaan omaansa, utelias, rohkea, sopeutuvainen, villi, ennakkoluuloton edelläkävijä, pystyy kaikuluotaamaan, auttamishaluinen, ryhmäsidonnainen, sosiaalinen, ystävällinen ja pystyy kommunikoimaan toisten kanssa. Delfiini esiintyy siksi Talpan tiedotteessa ja verkkosivuillamme. Meritalon valmistuttua siinä toimi Helsingin verovirasto siihen saakka, kun Talpa sijoittui sinne. Meritalossa on erinomainen audiotorio ja samaan tilaan kuuluu vielä iso kokoushuone isoine kokouspöytineen. Talpa vuokraa auditoriota ja käytössään olevia kokouskabinetteja. Talpa netissä Kaupungin intranetissa Heli-intra > Palvelukeskukset > Talpa Heli-intra > Talous Talous- ja suunnittelukeskuksen www-sivuilla www.hel.fi / Talous- ja suunnittelukeskus / Viraston esittely / Taloushallintopalvelu Sähköinen julkaisu, ilmestyy 4 kertaa vuodessa. Julkaisija Taloushallintopalvelu Toimituskunta Julkaisun vastaava Tuula Jäppinen, toimitussihteeri Pirkko Tiainen, Sirpa Jyrkänne, Leena Rautakorpi. Valokuvat Olli Turunen Ulkoasu Tovia Design Oy, Olli Turunen Toimituksen osoite pirkko.tiainen@hel.fi Jakelu Talpan yhteistyökumppanit ja asiakkaat Palaute talpa.asiakastiedote@hel.fi Talpa tiedottaa 1 2007 Takaisin etusivulle 10