4.10.2012 1 HELSINGIN KAUPUNGIN KONSERNIYHTIÖIDEN JA SÄÄTIÖIDEN VUODEN 2013 JA OP- TIOINA VUOSIEN 2014, 2015 JA 2016 TILINTARKASTUSPALVELUT 1. Hankinnan perustiedot 1.1 Yleistä Helsingin kaupungin tarkastusvirasto järjestää tarjouskilpailun Helsingin kaupunkikonserniin kuuluvien yhtiöiden ja säätiöiden vuoden 2013 ja optioina vuosien 2014, 2015 ja 2016 tilintarkastuspalveluista. Kuntalain 71 :n mukaan tarkastuslautakunnan on huolehdittava kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta. Helsingin kaupungin hallinnon ja talouden tarkastussäännön 7 :n 14. kohdan mukaan Helsingin kaupungin tarkastuslautakunta hyväksyy suunnitelman kaupunkikonserniin kuuluvien yhtiöiden ja säätiöiden tilintarkastuksen järjestämisestä ja nimeää ehdokkaat näiden tilintarkastajiksi. Tarkastuslautakunnan nimettyä tilintarkastajaehdokkaat kaupunginhallituksen konsernijaosto tekee päätöksen tilintarkastajien nimeämisestä kaupunkikonserniin kuuluville yhtiöille ja säätiöille. Yhtiöiden ja säätiöiden vuosikokous valitsee tilintarkastajan konsernijaoston nimeämisen perusteella. Pyydämme osallistumishakemustanne tilintarkastuspalvelua koskevaan tarjouskilpailuun oheisten asiakirjojen mukaisesti. 1.2 Hankinnan kohde Helsingin kaupunginvaltuuston 16.1.2008 hyväksymän konserniohjeen mukaan Helsingin kaupunki ja ne tytäryhteisöt ja säätiöt, joissa kaupungilla on määräysvalta, muodostavat Helsingin kaupunkikonsernin. Helsingin kaupunkikonserniin kuuluu tällä hetkellä 116 tytäryhtiötä (joista 42 tytäryhtiöiden tytäryhtiötä) ja 11 säätiötä. Hankinnan kohteena on osallistumispyynnön liitteessä 1 lueteltujen kaupungin tytäryhtiöiden ja säätiöiden sekä näiden tytäryhtiöiden tilintarkastuspalvelujen hankinta. Hankinta käsittää lakisääteisen hyvän tilintarkastustavan mukaisen tytäryhteisöjen vuosittaisen tilintarkastuksen. Tilintarkastustyö sisältää lisäksi: tarkastustyön yhteydessä syntyneisiin havaintoihin ja tilinpäätösten laatimiseen liittyvän tavanomaisen neuvontatyön, raportoinnin yhtiölle, Helsingin kaupungin johdolle ja emon (Helsingin kaupunki) tilintarkastajalle,
4.10.2012 2 Helsingin kaupungin konserniohjeiden noudattamisen valvonnan, kuten määräajassa tapahtuvan konsernilomakkeiden tarkastamisen sekä tilintarkastusta koskevien raporttien toimittamisen emon (Helsingin kaupunki) tilintarkastajalle tämän antamia ohjeita ja määräaikoja noudattaen. Tilintarkastajan tehtäviin kuuluu myös osakeyhtiölain ja säätiölain mukaisten lausuntojen ja todistusten antaminen. Näiden toimenpiteiden osalta tilintarkastajalla on oikeus veloittaa tarjouksensa mukainen tuntihinta, joka lasketaan jakamalla päivähinta 7,5:llä. Tarjouskilpailua varten tytäryhteisöt on ryhmitelty seitsemään (7) ryhmään A, B, C, D, E, F ja G. Tarjous voidaan antaa koskien yhtä tai useampaa ryhmää kuitenkin niin, että tarjous tulee antaa kokonaisesta ryhmästä. Osallistumishakemuksessa ehdokkaan tulee ilmoittaa, mihin ryhmiin se aikoo antaa tarjouksen, jos hänet valitaan tarjousmenettelyyn. Hankintayksikkö vertailee annetut tarjoukset jokaisen ryhmän osalta erikseen ja valitsee kunkin ryhmän tilintarkastajaehdokkaaksi sen tarjoajan, jonka tarjous on tarjouspyynnön vertailuperusteiden mukaisesti arvioituna kokonaistaloudellisesti edullisin. Käytettävät vertailuperusteet on kerrottu tämän osallistumispyynnön kohdassa 8. 1.3 Hankintamenettely Rajoitettu menettely. Kaikki halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua, mutta ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat saavat tehdä tarjouksen. 1.4 Tarjouskilpailuun kutsuttavien ehdokkaiden vähimmäis- ja enimmäismäärä Kunkin yhtiöryhmän (A G) tarjouskilpailuun kutsutaan vähintään viisi (5) ja enintään kahdeksan (8) ehdokasta. 1.5 Hankintailmoitus EU-hankintailmoitus on lähetetty julkaistavaksi HILMAan 4.10.2012, osoitteeseen www.hankintailmoitukset.fi.
4.10.2012 3 1.6 Sopimusehdot Sopimuskausi käsittää vuoden 2013 sekä optioina vuosien 2014 2016 tilintarkastuksen, kunnes vuoden 2016 tilintarkastus on saatettu loppuun. Sopimusehdot määritellään valituille ehdokkaille toimitettavan tarjouspyynnön liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa. Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. 1.7 Osallistumishakemuksen tekeminen Osallistumishakemus tulee jättää 5.11.2012 klo 16 mennessä. Pyydämme osallistumishakemuksenne allekirjoitettuna ja suljetussa kirjekuoressa yhtenä kappaleena osoitteeseen: Helsingin kaupunki PL 400 00099 HELSINGIN KAUPUNKI (Käyntiosoite: Unioninkatu 25, 5. kerros) Kuoreen tulee merkitä Osallistumishakemus HEL 2012-013055 sekä Helsingin kaupungin konserniyhtiöiden ja säätiöiden tilintarkastuspalvelujen hankinta. Kuoressa on lisäksi ilmoitettava osallistumishakemuksen jättävän yrityksen nimi. Osallistumishakemuksen tulee olla voimassa 31.12.2012 asti. 1.8 Hankintayksikkö Hankintayksikkö on Helsingin kaupungin tarkastuslautakunta. 1.9 Diaarinumero ja asian valmistelija Diaarinumero: HEL 2012-013055 Hankintaa valmistelee Helsingin kaupungin tarkastusvirasto.
4.10.2012 4 2. Ehdokkaan ja tarjoajan soveltuvuuden arvioinnin periaatteet 2.1 Ehdokas ja tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 53 :n pakollinen poissulkemisperuste. 2.2 Ehdokas ja tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jäljempänä osallistumispyynnön 3.2 kohdassa mainittu hankintalain 57 :n poissulkemisperuste (tarjoajaa tai hänen alihankkijaansa ei ole merkitty kaupparekisteriin). 2.3 Ehdokas ja tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankkijaansa koskee jokin hankintalain 54 :n harkinnanvarainen poissulkemisperuste. 2.4 Ehdokas ja tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos hän tai hänen alihankkijansa ei täytä hankintayksikön asettamia soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia. 3. Poissulkemisperusteet ja erikseen pyydettävät selvitykset Hankintayksikkö pyytää alla mainitut todistukset ja selvitykset vain siltä tarjoajalta, joka näyttää alustavan tarjousvertailun perusteella voittavan kilpailun (kohdassa 3.2 ilmoitettu selvitys kuitenkin liitettävä osallistumishakemukseen). Kaikki alla mainitut todistukset ja selvitykset saavat olla enintään 3 kuukautta vanhoja. Määräaika lasketaan siitä, kun hankintayksikkö on vastaanottanut kyseiset asiakirjat. 3.1 Verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen Ehdokkaan on toimitettava hankintayksikölle pyynnöstä seuraava selvitys itsestään ja jäljempänä kohdassa 5 ilmoittamistaan alihankkijoista: Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty.
4.10.2012 5 3.2 Kaupparekisteritieto Ehdokkaan on liitettävä osallistumishakemukseensa seuraava selvitys itsestään ja jäljempänä kohdassa 5 ilmoittamistaan alihankkijoista: Kaupparekisteriote. 4. Ehdokkaan soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ja osallistumishakemukseen liitettävät selvitykset 4.1 Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne Vaatimus 1 Ehdokas on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys rekisteröitymisestä yllä mainittuihin rekistereihin. Vaatimus 2 Siltä osin kuin ehdokasta ei ole merkitty yllä mainittuihin rekistereihin, on hänen liitettävä osallistumishakemukseensa selvitys niistä seikoista, joihin rekisteröimättömyys perustuu. Ehdokkaalla on hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävät taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tämän vaatimuksen täyttymistä arvioitaessa otetaan huomioon kaikki ne yhtiöryhmät, joihin ehdokas on osallistumishakemuksessaan ilmoittanut haluavansa tehdä tarjouksen. Tämän vaatimuksen täyttymistä arvioidaan ehdokkaan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta sekä liikevaihdosta saatujen tietojen perusteella. Ehdokkaan tilinpäätösasiakirjat edelliseltä tilikaudelta. Mikäli ehdokas ei voi toimittaa tilinpäätöstietoja, koska yritys on vasta aloittanut toimintansa, ehdokkaalla on mahdollisuus toimittaa selvitys
4.10.2012 6 vakavaraisuudestaan, maksukyvystään ja liikevaihdostaan muulla hankintayksikön hyväksymällä tavalla. Lisäksi hankintayksikkö varaa itselleen oikeuden tarkistaa ehdokkaan luottotiedot näitä tietoja ylläpitäviltä tahoilta. Vaatimus 3 Ehdokkaalla on toiminnan luonteen ja laajuuteen nähden oltava riittävä ja voimassaoleva vastuuvakuutus ja ehdokas on huolehtinut vastuuvakuutukseen kohdistuvien vakuutusmaksujen maksamisesta. Tämän vaatimuksen täyttymistä arvioitaessa otetaan huomioon kaikki ne yhtiöryhmät, joihin ehdokas on osallistumishakemuksessaan ilmoittanut haluavansa tehdä tarjouksen. Ehdokkaan on toimitettava vakuutusyhtiön todistus vakuutusmaksun voimassaolosta ja vakuutusmaksujen suorittamisesta. 4.2 Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys Vaatimus 4 Ehdokkaan on oltava tilintarkastuslain 33 :n mukainen Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö tai 34 :n mukainen kauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö. Ehdokkaan on annettava selvitys siitä, että yhtiö on tilintarkastuslain 33 :n tai 34 :n tarkoittama tilintarkastusyhteisö. Vaatimus 5 Ehdokkaalla on hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi ammattitaitoista työvoimaa hankinnan toteuttamiseen. Tämän vaatimuksen täyttymistä arvioitaessa otetaan huomioon kaikki ne yhtiöryhmät, joihin ehdokas on osallistumishakemuksessaan ilmoittanut haluavansa tehdä tarjouksen. Lisäksi arvioinnissa huomioidaan seuraavaa: Tytäryhteisöjen yhtiöjärjestys tai säännöt määrittelevät tilintarkastajien lukumäärän (liite 1 A-G). Päävastuullisen tilintarkastajan ja mahdollisen toisen varsinaisen tilintarkastajan sekä varatilintarkastajan tulee olla KHT- tai HTMtilintarkastaja. Päävastuullisella tilintarkastajalla ja mahdollisella toisella varsi-
4.10.2012 7 naisella tilintarkastajalla sekä varatilintarkastajalla on oltava vähintään kolmen vuoden kokemus kunnallisten tytäryhtiöiden ja säätiöiden tilintarkastuksesta. Ehdokkaan tulee nimetä liitteen 1 mukaisesti yhtiöittäin päävastuullinen tilintarkastaja ja mahdollinen toinen varsinainen tilintarkastaja sekä hänelle varatilintarkastaja. Ehdokkaan tulee antaa luettelo liitteessä 1 nimeämiensä päävastuullisen tilintarkastajan sekä mahdollisen toisen varsinaisen tilintarkastajan ja varatilintarkastajan kunnallisten tytäryhtiöiden ja säätiöiden tilintarkastuskokemuksesta. Ehdokkaan tulee antaa kuvaus toimeksiantoihin käytettävissä olevista muista resursseista. Hankintayksikkö huomauttaa, että hankinnassa noudatettavien sopimusehtojen mukaan päävastuullisen tilintarkastajan vaihtaminen edellyttää hankintayksikön suostumusta, ja että uuden ehdotetun tilintarkastajan tulee täyttää edellä asetetut ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset. 5 Alihankinta 5.1 Alihankinnasta ilmoittaminen ja alihankinnan kuvaaminen Jos tarkastuspalvelusta osa on tarkoitus suorittaa alihankintana, tulee ehdokkaan ilmoittaa, minkä osan se aikoo antaa alihankintana kolmannelle taholle sekä kuvattava em. osuus yksityiskohtaisesti ja nimettävä ehdotetut alihankkijat. 5.2 Alihankkijan soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ja osallistumishakemukseen liitettävät selvitykset Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne Vaatimus 1 Ehdokkaan edellä mainittu alihankkija on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Ehdokkaan on liitettävä osallistumishakemukseensa seuraava selvitys tässä kohdassa mainituista alihankkijoistaan:
4.10.2012 8 Selvitys rekisteröitymisestä yllä mainittuihin rekistereihin. Siltä osin kuin alihankkijaa ei ole merkitty yllä mainittuihin rekistereihin, on ehdokkaan selvitettävä ne seikat, joihin rekisteröimättömyys perustuu. Jos ulkomainen alihankkija ei ole rekisteröitynyt vaaditulla tavalla Suomessa, on ehdokkaan toimitettava edellä kerrotut tiedot alihankkijan sijoittautumismaan lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla suomen kielellä. Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys Vaatimus 2 Ehdokkaan alihankkijoiden alihankintatyössä käyttämien henkilöiden ja heidän lukumääränsä on täytettävä edellä 4.2 -kohdassa ehdokkaan henkilöstölle asetetut vaatimukset, jos alihankinnan laatu ja laajuus sitä edellyttää. Tämän vaatimuksen täyttymistä arvioitaessa otetaan huomioon kaikki ne yhtiöryhmät, joissa ehdokas on osallistumishakemuksessaan ilmoittanut haluavansa tehdä tarjouksen, ja joissa hän on ilmoittanut käyttävänsä alihankkijoita. Ehdokkaan on liitettävä osallistumishakemukseensa seuraava selvitys alihankkijoistaan: Soveltuvin osin edellä kohdassa 4.2 vaadittu selvitys. 6 Perusteet, joilla soveltuvat ehdokkaat valitaan tarjouskilpailuun Jos ehdokkaiden ja alihankkijoiden soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin kahdeksan kussakin yhtiöryhmässä (A G), hankintayksikkö asettaa heidät ryhmittäin paremmuusjärjestykseen seuraavan perusteen mukaisesti: Päävastuullisen tilintarkastajan vähimmäisvaatimuksen ylittävä kokemus vuosina kunnallisten tytäryhtiöiden ja säätiöiden lakisääteisestä tilintarkastuksesta. Vertailu tehdään ryhmittäin ehdokkaan osallistumishakemuksessaan ilmoittamien henkilöiden kokemuksen perusteella. Jos ehdokas on ilmoittanut samaan ryhmään useampia päävastuullisia tilintarkastajia, lasketaan heidän kokemuksensa keskiarvo kahden desimaalin tarkkuudella.
4.10.2012 9 Selvitys ehdokkaan osallistumishakemuksessaan ilmoittamien päävastuullisten tilintarkastajien kokemuksesta vuosina kunnallisten tytäryhtiöiden ja säätiöiden lakisääteisestä tilintarkastuksesta siltä osin kuin kokemus ylittää 3 vuotta. 7 Osallistumishakemuksen tekemistä koskevat ohjeet 7.1 Muotovaatimukset Osallistumishakemus liitteineen on tehtävä kirjallisesti suomen kielellä. 7.2 Hankinta-asiakirjojen julkisuus ja ehdokkaan liikesalaisuudet Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Ehdokkaalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Ehdokkaan on ilmoitettava liikesalaisuuksinaan pitämänsä osallistumishakemuksen tiedot erillisellä liitteellä. Kaupunki harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Jos ehdokas ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oikeus pitää ehdokkaan osallistumishakemusta kokonaisuudessaan julkisena. Osallistumishakemuksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla. 7.3 Ehdokkaan sähköisen yhteystiedon ilmoittaminen Ehdokkaan on mahdollisuuksiensa mukaan ilmoitettava osallistumishakemuksessaan ensisijaisesti sähköpostiosoitteensa ja toissijaisesti telefaksi - numeronsa tarjouspyyntöasiakirjojen lähettämistä varten. Edellä mainittu tieto sekä ehdokkaana olevan yrityksen yhteyshenkilö yhteystietoineen on ilmoitettava osallistumishakemuksessa omana kohtanaan. 7.4 Muut huomioitavat seikat Ehdokkaan on ilmoitettava osallistumishakemuksessaan ne yhtiöryhmät, joihin hän aikoo tehdä tarjouksen, jos hänet valitaan tarjousmenettelyyn. Tässä hankinnassa ei hyväksytä osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia.
4.10.2012 10 8 Tarjousten vertailu 9 Tiedottaminen Parhaan tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan tarjoushinnan (50 %) ja palvelun laatutekijöiden (50 %) perusteella ryhmittäin. Tarkemmat vertailuperusteet ilmoitetaan tarjouspyyntöasiakirjoissa. Mahdolliset osallistumishakemuksen tekemiseen liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa 19.10.2012 klo 16.00 mennessä osoitteeseen. Kaikki kysymykset tulee esittää em. sähköpostiosoitteeseen. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viite Helsingin kaupungin konserniyhtiöiden ja säätiöiden tilintarkastuspalvelujen hankinta ja asian diaarinumero HEL 2012-013055. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan sähköisesti viimeistään 26.10.2012 osoitteessa http://www.hel.fi/hki/tav/fi//kilpailutus. Osallistumispyynnön mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan edellä mainitussa Internet-osoitteessa samalla kun edellä mainitut vastaukset julkaistaan. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei voida vastata. Helsingissä 4.10.2012 Pirjo Hakanpää tarkastusjohtaja Arto Ahlqvist konsernitarkastaja Liitteet Tarjouspyynnön kohteena olevat Helsingin kaupungin tytäryhtiöt ja säätiöt. Tilintarkastajien lukumäärät yhtiöjärjestyksen mukaisesti, ryhmät A G (liite 1 A G) Konserniohje (liite 2) Palvelukuvaus: Asuntotuotannossa perustettavien asunto-osakeyhtiöiden rakennusaikainen tarkastustehtävä (liite 3) Tytäryhteisöjen seurantaraportti 2/2012 (liite 4) Liitteeseen 4 sisältymättömien konserniyhtiöiden tilinpäätöstietoja (liite 5)