BASWAREN HANKINTATUTKIMUS 2012. Epäsuorien hankintojen kehittäminen

BASWAREN HANKINTATUTKIMUS 2012 Epäsuorien hankintojen kehittäminen

Baswaren hankintatutkimus 2012 Toteutettiin kesä-elokuussa 2012 Vastaajia: 278 kpl (355 kpl vuonna 2011, 139 kpl vuonna 2010) Vastaajina hankintatoimen ja talouden ammattilaiset Vastaajia yksityiseltä sektorilta (85 %) sekä julkishallinnosta (15 %) Epäsuoralla hankinnalla tarkoitamme sekä selkeää epäsuoraa hankintaa kuten toimistotarvikkeet, IT-hankinnat, palvelut että muuta tuotannollista hankintaa kuten laitteita ja kunnossapitoa. Suoralla hankinnalla tarkoitamme tässä tuotannollista hankintaa eli ostoja, jotka sisältyvät organisaation myytävään tuotteeseen. 2

Vastaajaorganisaatioiden koko (työntekijämäärä) 2012 Vuonna 2012 vastaajayritysten koko hieman tasaisemmin jakautunut. Vuonna 2011 enemmän pieniä organisaatioita vastaajien joukossa. 2011 18 % 21 % alle 100 19 % 24 % 18 % 101-500 501-1000 1001-5000 yli 5000 9 % 15 % 35 % 14 % 27 % alle 100 101 500 501 1000 1001 5000 yli 5000 henkilöä 3

Hankintatoimi talous- ja hankintaprosesseissa

Onko käytössänne sähköisiä hankintajärjestelmiä? Kaikkeen epäsuoraan hankintaan sähköinen järjestelmä Kaikkeen suoraan hankintaan on käytössä sähköisiä järjestelmiä 10% 20% Yli 70% vastaajilla ei ole konkreettisia suunnitelmia hankkia uusia hankintajärjestelmiä tulevaisuudessa. Käytössämme ei ole sähköisiä hankintajärjestelmiä 38% Osaan suoraan hankintaan on sähköinen järjestelmä 31% Osaan epäsuoraan hankintaan on sähköinen järjestelmä 33% 5

Onko organisaatiossanne tuotannollista eli suoraa hankintaa? Kuinka paljon kaikista hankinnoista/ostoista on ns. epäsuoria? 26% Ei 24 % 18% 8% 5% 9% 5% 15% 13% Kyllä 76 % 6

Onko suunnitelmissanne lisätä/automatisoida suoraan järjestelmästä lähtevien ja sinne saapuvien sähköisten hankintasanomien määrää? Ei konkreettisia suunnitelmia Kyllä, myöhemmin 20% 23% 12% 14% 10% 37% Kyllä, seuraavan 12-24 kk aikana 14% 16% 24% Kyllä, seuraavan 12 kk aikana 35% 44% 51% 2012 2011 2010 7

Epäsuoran ostamisen ja hankinnan seuraaminen

Onko teillä nimetty epäsuorista hankinnoista ja prosessien kehittämisestä vastaava henkilö? Ei 51 % Kyllä 49 % Kyllä vastanneista kertoi vastaavan henkilön olevan seuraavista toiminnoista: Hankintaorganisaatio: 55% Hallinto: 19% Talousorganisaatio: 14 % Liiketoiminta: 12 % Vuonna 2011 tulokset olivat samansuuntaiset: 47 % vastaajista kertoi organisaatiolla olevan nimetyn epäsuorista hankinnoista vastaavan henkilön. 9

Miten epäsuorat ostot hyväksytään ja seurataan? Epäsuoria ostoja ei hyväksytä etukäteen 22% Kaikkien ostojen tai ostojen yli tietyn euromäärän tulee perustua budjettiin 19% Kaikki ostot tai ostot yli tietyn euromäärän euroa hyväksytetään hankintakategoriavastaavalla 6% Kaikki ostot tai ostot yli tietyn euromäärän hyväksytetään hankintajärjestelmässä vähintään yhdellä tai useammalla henkilöllä Kaikki ostot tai ostot yli tietyn euromäärän pitää hyväksyttää suullisesti yhdellä tai useammalla henkilöllä 12% 26% Epäsuorien ostojen hyväksymiskäytännöt on meillä määritelty ja dokumentoitu 48% 10

Miten seuraatte epäsuoran hankinnan kokonaiskustannuksia? Seurantaraporteilla talouden järjestelmistä (Toimittajakohtaiset ostolaskut, tiliseuranta tms.) Epäsuoran hankinnan kustannuksia ei seurata keskitetysti, vaan seuranta tehdään yksikkö/kustannuspaikkojen omassa budjettiseurannassa Hankintakuluraporteilla / ns. spendiraporteilla hankintajärjestelmästä 20% 47% 48% Seurantaraportteja talouden järjestelmistä, joita mm. hyödynnetään: Budjettitiliryhmäkohtaisia raportteja, toimittajakohtaisia tapauskoti Budjettivertailut Hankintoja seurataan tilitasolla tai tiliryhmätasolla kustannuspaikoittain. Johdon raportteja Kustannuspaikka- ja yrityskohtaisia tuloslaskelmia Kustannuspaikkojen tavoiteet vs. toteutuneet Kustannusraportit kategorioittain Matkustaminen, konttoritarvikkeet Osastokohtaiset tuloslaskelmat Ostolaskut, tiliseuranta, budjetti SAP- raportit ostoista, manuaaliraportointi säästöistä 11

Miten tärkeää on juuri nyt säästää epäsuoran hankinnan kustannuksissa? Emme hae aktiivisesti uusia säästökohteita Epäsuorat hankinnat ovat juuri nyt säästötoimenpiteiden kohteina Haemme aktiivisesti uusia säästökohteita epäsuorista hankinnoista Haemme aktiivisesti uusia säästökohteita, mutta emme epäsuorista hankinnoista 7% 16% 20% 13% 12% 15% 9% 13% 2012 2011 2010 24% 56% 48% 72% Epäsuorista hankinnoista haetaan eniten uusia säästökohteita. 50% vastaajista oli sitä mieltä, että epäsuoriin hankintoihin kohdistunut säästöpaine on kasvanut viime vuoteen verrattuna. Loput puolet vastaajista kertoi sen pysyneen samana. Kenelläkään säästöpaine ei ollut vähentynyt. 12

Kategoriahallinta epäsuorien hankintojen osalta

Miten kategoriahallinta on toteutettu epäsuorien hankintojen osalta? Varsinaista kategoriahallintaa ei epäsuorien hankintojen osalta tehdä Kaikki epäsuorat hankinnat on vastuutettu omille kategoriavastaaville Kategoriahallinta on liiketoimintayksiköissä nimettyjen henkilöiden vastuulla oman työn ohella Osa epäsuorista hankinnoista on vastuutettu omille kategoriavastaaville yli 5000 101-5000 alle 100 Epäsuorista hankinnoista vastaava henkilö on vastuussa kaikista kategorioista 0% 20% 40% 60% 80% 100% 14

Miten kategoriahallinta on toteutettu epäsuorien hankintojen osalta? Varsinaista kategoriahallintaa ei epäsuorien hankintojen osalta tehdä 25% 25% 24% Kaikki epäsuorat hankinnat on vastuutettu omille kategoriavastaaville 12% 17% 25% Kategoriahallinta on liiketoimintayksiköissä nimettyjen henkilöiden vastuulla oman työn ohella 15% 14% 16% Osa epäsuorista hankinnoista on vastuutettu omille kategoriavastaaville 21% 32% 33% Epäsuorista hankinnoista vastaava henkilö on vastuussa kaikista kategorioista 11% 12% 13% 2012 2011 2010 15

Avoimia kommentteja kategoriahallinnasta Epäsuorat hankinnat vaativat sisältöosaamista sisältäen palvelun ja työn ostamista Ilman järjestelmää seuranta on jälkijättöistä Kategoriajohtaminen alkuvaiheessa. Osa kategorioista määritelty ja vastuutettu. Jatkossa kaikki epäsuorat hankinnat kategorioihin ja siten vastuualueet kategoriapäällikö(i)lle. Kategoriamalli otettu käyttöön syksyllä 2011 Kategorianhallintaa kehitetään parhaillaan. Kategoriavastuut ovat kategoriasta riippuen eri organisaatiotasoilla. Kehitys työn alla Toistaiseksi ei ole kategoriahallintaa. Parhaillaan on menossa hankintojen analysointi, jonka lopputuloksena kenties saadaan selkeät kategoriat. Yhteishankintaorgansiaatiossa vastuutus toimii 16

Miten aiotte kehittää kategorianhallintaa? Hankintaorganisaation keskitys, järjestelmän hankinta ja implementointi Hankkia uuden ohjelmiston täi kehittää siltä osin entisiä Johtamisen avulla, mittaamista ja tavoiteasetantaa kehittämällä Kaikki epäsuorat kategoriat suunnitellaan ja keskitetään mahdollisuuksien mukaan. Kategoriajakoa viedään syvemmälle tasolla ja vastuutetaan niitä lisää Keskittämistä tehdään jatkuvasti lähinnä priorisoiden hankinnan arvo ja keskittämisen helppous Nimeämällä kategoriavastaavat uudelleen Parantamalla oheistusta ja selkeyttämällä vastuualueita Resurssointi SÄHKÖISET OSTOLASKUT /HYVÄKSYNTÄ Tarkentaa vastuita, lisää analysointia ja sopimushallintaa Tehostaa kontrollia ja seurantaa, jotta hankinnat sopimusten mukaisesti. Yritykseen tullaan nimeämään Purchasing manager, jonka tehtävänä on kehittää prosesseja ja aloittaa seuranta 47% aikoo kehittää kategoriahallintaa seuraavan kahden vuoden aikana. 40% ei ole konkreettisia suunnitelmia kategorianhallinnan kehittämiselle. Viime vuonna konkreettisia suunnitelmia ei ollut 50% vastaajista. 17

Mitä seuraavista hankintakategorioista teillä ohjataan ja seurataan keskitetysti? Henkilöstöhallinta ja vuokraus Tuotantoon liittyvät laitteet 39% 38% Tietotekniikka 79% Kiinteistöhallinta ja kunnossapito 58% Palvelut 33% Markkinointi ja mainonta 49% Toimistotarvikkeet Liikematkustus 66% 62% 18

Mitä seuraavista hankintakategorioista teillä ohjataan ja seurataan keskitetysti? Henkilöstöhallinta ja vuokraus Tuotantoon liittyvät laitteet Tietotekniikka Kiinteistöhallinta ja kunnossapito Palvelut 2010 2011 2012 Markkinointi ja mainonta Toimistotarvikkeet Liikematkustus 0% 20% 40% 60% 80% 100% 19

Katalogipohjainen ostaminen

Hyödynnättekö katalogipohjaista ostamista? Kuinka suuri osuus epäsuorista hankinnoista on katalogipohjaista? Kyllä Ei 45 % 55 % 1 % 2 % 27 % 57 % 0-20 % 21 40 % 41 60 % 61 80 % Yli 80 % 5 % 8 % Ei tietoa Vuonna 2011 52% vastaajista ilmoitti, ettei hyödynnä katalogipohjaista ostamista. Epäsuorien hankintojen osuus katalogipohjaisista hankinnoista oli jakautunut hyvin saman tapaisesti vuosina 2011 ja 2012. 21

Missä tuotekategorioissa teette ostoja katalogeihin perustuen? 2011 2012 Tuotantoon liittyvät laitteet / Varaosat 12% 24% Tietotekniikka 18% 44% Kiinteistöhallinta ja kunnossapito 6% 10% (Tuotteistetut) palvelut Markkinointi ja mainonta Henkilöstöhallinta ja vuokraus 5% 5% 9% 3% 6% 14% Toimistokalusteet 20% 36% Toimistotarvikkeet 42% 79% 22

Missä muodossa toimittajat tarjoavat teille tuotekatalogeja? Katalogipalvelu 24% 28% Toimittajien omat ekstranetit 33% 63% Tiedosto 21% 32% Excel 15% 33% 2011 2012 23

Mikä on tyypillisen tuotekatalogin tuotteiden määrä? Yli 500 10% 101 500 30% 21 100 37% Alle 20 23% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 24

Sopimustenmukainen ostaminen epäsuorissa hankinnoissa

Kuinka suuri osuus epäsuorista ostoista kohdistuu toimittajille, joiden kanssa on sopimus? Pienissä yrityksissä tapahtuu eniten tietoista ohiostamista. Ei tietoa, kuinka paljon ostot kohdistuvat sopimustoimittajille 18% 15% 29% 0 20 % 10% 14% 19% 21 % - 40 % 14% 24% 22% 41% - 60 % 10% 16% 22% 61 % - 80 % 6% 18% 31% yli 80 % 3% 13% 16% 26 yli 5000 101-5000 alle 100

Kuinka suuri osuus epäsuorista ostoista kohdistuu toimittajille, joiden kanssa on sopimus? Ei tietoa, kuinka paljon ostot kohdistuvat sopimustoimittajille 10% 17% 20% 0 20 % 11% 11% 14% 21 % - 40 % 8% 15% 16% 41% - 60 % 14% 17% 23% 61 % - 80 % 18% 21% 25% yli 80 % 19% 18% 25% 27 2012 2011 2010

Kuinka monta prosenttia sopimustoimittajille kohdistuvista epäsuorista ostoista tehdään sopimusten mukaisesti? Ei tietoa siitä kuinka hyvin ostetaan sopimusten mukaisesti 0 20 % 21 % - 40 % 41% - 60 % 61 % - 80 % yli 80 % 7% 10% 11% 11% 14% 14% 10% 10% 14% 14% 14% 13% 14% 22% 24% 25% 35% 38% 28 yli 5000 101-5000 alle 100

Kuinka monta prosenttia sopimustoimittajille kohdistuvista epäsuorista ostoista tehdään sopimusten mukaisesti? Ei tietoa siitä kuinka hyvin ostetaan sopimusten mukaisesti 18% 34% 30% 0 20 % 5% 12% 11% 21 % - 40 % 4% 6% 11% 41% - 60 % 14% 8% 10% 61 % - 80 % 14% 13% 20% yli 80 % 15% 35% 41% 29 2012 2011 2010

Kuinka suuri osuus epäsuorista hankinnoista pitäisi olla sopimusten mukaista? Tavoitetasoa ei ole määritelty 25% 32% 55% En osaa sanoa 0 20 % 21 % - 40 % 41% - 60 % 4% 4% 0% 1% 2% 3% 6% 3% 0% 16% 15% 27% Vain 22% vastaajaorganisaatioista sopimusten mukainen ostaminen oli osana hankintaorganisaation tuloskorttia. 61 % - 80 % 9% 19% 30% 30 2012 2011 2010

Jos sopimusten mukainen ostaminen ei ole vielä tavoitteen mukaista, mitkä seikat vaikuttavat siihen? Sopimukset kattavat vain tietyn maantieteellisen osa-alueen Henkilöstöä ei ole koulutettu hankintaprosesseista/ käytössä olevista hankintajärjestelmistä Viestintä on puutteellista eli henkilöstöllä ei ole riittävästi tietoa sopimuksista Sopimukset ja niihin liittyvät tiedot eivät ole henkilöstön saatavilla Henkilöstö kokee muut kuin sopimushinnat edullisimmiksi ja ei tästä syystä hyödynnä sopimuksia Kaikista hankintakategorioista ei ole tehty sopimuksia / Sopimukset eivät kata kaikkia hankintakategorioita 15% 30% 16% 22% 21% 22% 11% 20% 34% 30% 17% 47% 39% 41% 70% 68% 2012 2011 2010 31

Tulevia kehityshankkeita sopimusten mukaisen ostamisen lisäämiseksi Hankintajärjestelmän ostaminen ja implementointi Katalogitarjonnan lisääminen, viestintä, ylimmän johdon kautta paineen lisääminen organisaatioon, jne. Kategoriaostaminen, koulutus Organisoituminen, uudet prosessit ja hankintajärjestelmän käyttöönotto. Sopimuspohjan laajentaminen Sopimusten ja hankintojen kilpailuttaminen ja henkilöstön tiedottaminen Sopimustenhallintajärjestelmän uusiminen Tiedotus intranet-sivuilla sopimuksista sekä henkilöstön koulutus 53% vastaajaorganisaatioista aikoo lisätä sopimuksiin kohdistuvaa ostamista seuraavan kahden vuoden aikana. 32

Tilauksen ja laskun täsmäyttäminen kaikissa hankintakategorioissa

Miten lähetätte ostotilauksia (epäsuora ja suora hankinta)? En osaa sanoa 9% 33% vastaajista, jotka kertoivat lähettäänsä ostotilauksensa sähköisesti suoraan tilausjärjestelmästä, oli aloittanut sen vuonna 2010 tai myöhemmin. Sähköisellä tilauksella suoraan tilausjärjestelmästä 32% Sähköpostilla 45% Puhelimella 6% Faksilla 5% Paperilla 3% 34

Miten kontrolloitte tilauksen ja laskun vastaavuuden? Emme kontrolloi tilauksen ja laskun vastaavuutta, laskut käsitellään erikseen 16% Lasku ja tilaus täsmäytyvät automaattisesti 35% Lasku ja tilaus täsmäytetään manuaalisesti 51% Lasku ja tilaus täsmäytetään manuaalisesti yhdessä tai useammassa järjestelmässä 21% 35

Kuinka monta prosenttia kaikista laskuistanne täsmää tilauksen? (Sekä epäsuorat että suorat hankinnat) Ei tietoa siitä kuinka suuri osa laskuista täsmää tilauksista 19% 23% 36% 90% vastaajaorganisaatioista tilausten täsmäytysaste laskuihin ei ole osa hankintaorganisaation tuloskorttia. 0 20 % 21 % - 40 % 41% - 60 % 7% 3% 7% 6% 3% 5% 9% 5% 11% 61 % - 80 % 6% 10% 24% yli 80 % 32% 31% 30% 36 2012 2011 2010

Jos laskujen ja tilausten täsmäyttäminen ei ole vielä tavoitteen mukaista tai sitä ei tehdä, mitkä seikat vaikuttavat siihen? Laskun ja tilauksen täsmäytys ei ole kenenkään vastuulla Talous ja hankinta eivät tee yhteistyötä täsmäytyksen onnistumiseksi Täsmäytystä ei koeta organisaatiossa hyödylliseksi Toimittajat eivät lisää laskulle tarvittavia tietoja Ostoista ei ole tilauksia 4% 9% 12% 7% 8% 11% 16% 20% 18% 7% 11% 19% 47% aikoo lisätä tilauksen ja laskun täsmäytyksen automaatiota seuraavan kahden vuoden aikana. Toimittajaviestintään on panostettu vuodesta 2010. 38% 45% 43% 66% Ostoista ei ole sähköisiä tilauksia järjestelmässä 29% 65% 2012 2011 2010 37

Kiitos!