MUISTIO 4/2017 1 Aika 19.04.2017 klo 10:30-12:30 Paikka Uudenmaan liitto, Esterinportti 2, Helsinki, Maakuntasali Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 1 Kokouksen avaaminen 3 2 ICT-projektin ajankohtaiskatsaus 4 3 tilannekatsaus 5 4 Työsuunnitelma siirtymävaiheen yhteistyölle luovuttavien organisaatioiden ja maakunnan välillä, väliaikaishallinnon rekrytoinnin periaatteet ja alustava projektisuunnitelma väliaikaishallinnolle 7 5 Neuvottelujen käynnistäminen väliaikaishallinnon nimeämiseksi 9 6 Mahdolliset muut asiat 10 7 Seuraavat kokoukset 11 8 Kokouksen ydinviesti ja päättäminen 12
MUISTIO 4/2017 2 Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Aaltonen Janne HUS Aronkytö Timo Muutosjohtaja/ Maakuntauudistus Knaapinen Petri ELY-keskus Kukkonen Erkki Järvenpää/ Kuuma-seutu Liljemark Olavi Pelastus/Itä-Uusimaa Linden Aki HUS Mäkelä Jukka Espoo Nenonen Kari Vantaa, varapuheenjohtaja Savolainen Ossi Uudenmaan liitto, puheenjohtaja Sivula Mika Lohja/ Länsi-Uusimaa Sovala Markus Muutosjohtaja/ Maakuntauudistus Ujula Jukka-Pekka Porvoo/ Itä-Uusimaa Ukkonen Jarmo TE-toimisto Vallittu Anja Helsinki, sijainen Suursalmi Tero Uudenmaan liitto, sihteeri Kanerva Inka Uudenmaan liitto/ Muutosjohtajien tuki Paqvalin Rolf Uudenmaan liitto/ Muutosjohtajien tuki Tikkanen-Pietikäinen Inka Uudenmaan liitto/ Muutosjohtajien tuki Poissa Harjuhahto-Madetoja Katrina ETEVA Lindholm Laura Henkilöstö/lääkäriliitto Pajunen Jussi Helsinki Pärnänen Heikki Henkilöstö/lääkäriliitto
MUISTIO 4/2017 3 1 19.04.2017 Kokouksen avaaminen Ossi Savolainen puheenjohtajana avasi kokouksen. Todettiin läsnäolijat. Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio ja kokouksen asialista.
MUISTIO 4/2017 4 2 19.04.2017 ICT-projektin ajankohtaiskatsaus ICT-projektijohtajat antoivat ajankohtaiskatsauksen sote- ja maakuntauudistuksen ICT-ryhmän työhön. ICT-ryhmän toimikausi 1.3.2017 30.6.2017. Helena Ylisipola kertoi, että ICT-asioiden nykytila (tietojärjestelmät ja -tekniikka) kartoitetaan huhtikuun loppuun mennessä yhteistyössä kuntien ja muiden sidosryhmien kanssa. Pohjana käytetään aiempia kartoituksia, jotka päivitetään ja tarkennetaan. Kokonaisuudessaan ICT-tiekartta on valmis kesäkuun loppuun mennessä. Toimialasidonnaiset tietojärjestelmät on tarkoitus siirtää maakunnalle ns. as is -periaatteella. Toimialariippumattomien järjestelmien on tarkoitus perustua HUS:in tietojärjestelmälisensseihin. Ryhmässä valmistellaan väliaikaisen valmistelutoimielimen ICT-tehtävien toimintasuunnitelma ja budjetti. Lisäksi suunnitellaan pidemmän tähtäimen tiekartta valtakunnallisen palvelukeskuksen järjestelmiin siirtymistä varten. Mikko Rotonen kertoi, että valmistelijat ovat kiertäneet Uudellamaalla tapaamassa ICT-toimijoita. Tavoitteena on ollut kartoittaa eri tahoilla käytössä olevia järjestelmiä. Tähänastisten tulosten perusteella on mahdollista todeta, että useissa organisaatioissa on käytössä samantyyppinen henkilöstöjärjestelmä. Muissa järjestelmissä kuten asianhallintajärjestelmissä on huomattavan paljon variaatioita. Virkamiesjohtoryhmä merkitsi ICT projektinjohtajien katsauksen tiedoksi ja totesi, että huolta tulee kantaa myös niistä tietojärjestelmistä, joita ei vielä ole, mutta joita maakunta tulee tarvitsemaan. Maakunnan tietojohtaminen edellyttää alueelta yhdenmukaisesti kerättyä tietoa, jota ei tällä hetkellä ole käytettävissä. Lisäksi tarvitaan järjestelmä, johon voidaan integroida sekä asiakas- ja potilastiedot että palvelutuottajat. Epäselvää on myös, mitä toimintaedellytyksiä ja ratkaisuja voidaan saada kansallisen tason kautta. Jokatapauksessa maakunnassa tulee tehdä myös omia linjauksia. Rotonen vastasi kysymyksiin ja kertoi, että tarkoitus on, että Kelalle on suunniteltu vastaavan valinnanvapauden toteuttamiseen tarvittavista tietojärjestelmistä. Asiakkaita varten tarvitaan ns. palvelusuunnitelma, johon asiakaskohtainen tieto kerätään ja jota kaikki palveluntuottajat tulevat käyttämään. Sitra on suunnitellut tarvittavaa ratkaisua tietojen raportoinnin osalta, mutta itse palvelussuunnitelmalta puuttuu vielä vastuutaho. Selvää on, että maakunnan on tarpeen siirtää paljon tietoa. Esimerkiksi palvelutuottajat voivat saada maksunsa vain, jos ovat ensin täyttäneet raportointivelvollisuutensa maakunnalle järjestämislain 32 mukaisesti. Myös maakunnan on tarpeen välittää tietoa edelleen esimerkiksi ministeriöille. Tarkoitus on, että jokaiseen maakuntaan perustetaan oma palvelukeskus, mutta sen kautta tehtävän toiminnan laajuus on vielä epäselvää. Todettiin, että varsinkin soteen liittyvät toiminnot ovat hyvin teknologiasidonnaisia ja niitä koskevia hankintoja on voitava tehdä ennakoivasti, jotta ne olisivat myös maakunnan käytettävissä. Vielä tässä vaiheessa on mahdollista viedä viestiä kipukohdista eduskuntaan, kun lainsäädäntötyö on kesken.
MUISTIO 4/2017 5 3 19.04.2017 tilannekatsaus Muutosjohtajat esittivät sote- ja maakuntauudistuksen esivalmistelun tilannekatsauksen. Markus Sovala arvioi maakuntauudistuksen osalta, että Uudellamaalla on varsin todennäköistä, ettei voimaanpanolain mukainen väliaikainen valmistelutoimielin aloita toimintaansa hallituksen suunnitteleman aikataulun 1.7.2017 mukaisesti vaan sen toiminnan aloittaminen siirtyy syyslokakuulle. Takarajana on käytännössä lokakuu, jos maakuntavaalit aiotaan järjestää suunnitellussa aikataulussa tammikuussa. Joka tapauksessa neuvottelut asiasta kannattaa Sovalan näkemyksen mukaan käynnistää heti. Siirtymäaikojen ja muiden aikataulujen osalta Sovalan arvio on, että nykytietojen perusteella aikataulujen puitteissa on mahdollista toimia. Periaatteellinen aikatauluhaaste on toki edelleen. Kuitenkin paine on vähentynyt hallituksen välikysymysvastauksen ja käytyjen virkamieskeskustelujen perusteella. Väliaikaisen valmistelutoimielimen on mahdollista tehdä valtioneuvostolle anomus kahden vuoden siirtymäajasta julkistaustaisten sote-keskusten perustamista varten. Sovala arvioi, että tuleva maakuntahallinto tulee syksyyn 2018 mennessä linjaamaan, että ns. suora valinnanvapaus (maakunnan ja yksityisten sote-keskusyhtiöiden toiminta alkaa) aloitetaan vuodenvaihteessa 2020/2021. Tilanne on kuitenkin auki vielä henkilökohtaisen budjetin ja asiakassetelin käytön osalta, mutta niidenkin suhteen siirtymäaika saattaa olla mahdollinen. Aikatauluja vieläkin keskeisempi haaste on maakuntauudistuksen valmisteluun tarvittavien varojen saaminen. Kaikkiaan vuosina 2017 ja 2018 tehtävään valmisteluun tarvitaan varoja arvion mukaan noin 70 miljoonaa euroa, josta ICT:n osuus on kaksikolmasosaa. Todettiin, että toimintojen integroinnista muodostuu oma haasteensa, sillä kustakin organisaatiosta siirtyvät toiminnot ja maakunnan toiminnot on voitava saattaa yhteen. Soten osalta selvittämättä on, miten voidaan toteuttaa asiakasseteliin liittyvä asiakaslähtöisesti tapahtuva palvelujen valinta, joka puolestaan edellyttää uusia tietopohjia ja järjestelmiä, joita vielä ei ole olemassa. Määrittelemättä on myös henkilökohtaisen budjetin tarkempi sisältö, ottaen huomioon, että asukkailla on sen saamiseen periaatteessa lain mukainen oikeus. Myöskään sen määrittelyssä tarvittavaa tietojärjestelmää ei ole olemassa. Sote uudistuksen osalta Timo Aronkytö kertoi valmisteluryhmien tilanteesta. Niissä tehdään valmistelua maakuntauudistusta varten, mutta samalla sen puitteissa tehtävää työtä on myös tarkoitus hyödyntää nykyisen työn kehittämisessä. Järjestäjän roolina Aronkytö näkee ohjausmoottorina toimimisen, hyödyntäen käytettävissä olevia eri ohjauskeinoja. Liiketoimintaosaamiseen liittyen Aronkytö näkee, että sitä on tälläkin hetkellä myös kunnallisissa organisaatioissa muun muassa työntekijöiden ja johdon aikaisempien työkokemusten kautta. Ulkopuolista liiketoimintaosaamista jouduttaneen hankkimaan jossakin määrin. Sovala puolestaan korosti, että nykytiedon mukaiset siirtymäajat sallivat tarvittavan osaamisen kehittämisen valmisteluprosessin aikana.
MUISTIO 4/2017 6 Virkamiesjohtoryhmä merkitsi tilannekatsauksen tiedoksi ja korosti järjestäjän roolin osalta, että siinä tarvitaan huomattavaa konsernijohtamisen osaamista ja että käytävässä keskustelussa järjestäminen ja tuottaminen tulee ylipäänsä selkeästi erottaa.
MUISTIO 4/2017 7 4 19.04.2017 Työsuunnitelma siirtymävaiheen yhteistyölle luovuttavien organisaatioiden ja maakunnan välillä, väliaikaishallinnon rekrytoinnin periaatteet ja alustava projektisuunnitelma väliaikaishallinnolle Hallintopäällikkö Inka Tikkanen-Pietikäinen kertoi henkilöstöasioiden osalta, että muutostiimi on työsuunnitelmassa suunnitellut syksylle ulottuvat väliaikaisen valmistelutoimen henkilöstövalmistelua koskevat tehtävät. Muutostiimissä rekrytoinnin suunnittelun lähtökohtana on ollut yhteistyö sidosryhmien henkilöstöjohtajien kanssa. Henkilöstöjohtajien verkosto on kokoontunut kaksi kertaa. Työsuunnitelman keskeisenä tavoitteena on, että henkilöstösiirrot toteutetaan yhdenmukaisesti kaikissa luovuttavissa organisaatioissa. Väliaikaishallintovaiheen rekrytoinnit on suunniteltu suoritettavan kohdennettuina avoimina hakuina, jossa kohderyhmänä on kuntien ja muiden sidosryhmien maakuntaan siirtyvä henkilöstö. Lähtökohtana on väliaikaisen valmistelutoimielimelle laissa määritellyt tehtävät sekä alustava käsitys siitä, mikä maakunnan organisaatio tulee olemaan vuonna 2019. Rekrytointien toteuttamisen eri vaihtoehtoja ovat sidosryhmiltä saatava virka-apu, henkilöresurssien jakaminen osa-aikaisesti tai rekrytointi suoraan maakunnan palvelukseen. Pääosa tarvittavista rekrytoinneista on tarkoitus sopia vielä ennen lomakautta. Valtiolta on pyydetty rekrytointeja varten rahoitusta 5,5 miljoonaa euroa. Kysyttäessä Tikkanen-Pietikäinen kertoi, ettei asukkaita tai muita sidosryhmiä ole vielä valmistelun aikana laajasti kuultu, koska tarvittavat lait eivät ole voimassa. Merkittiin esitys tiedoksi ja käytiin henkilöstöasioita koskeva keskustelu. Todettiin, että suunnattu rekrytointi voi toisaalta olla haasteellinen, jos maakunta ei voi vapaasti kartoittaa kaikkia mahdollisia osaajia. Osa-aikaisuuden käyttämiseen maakunnan rekrytointikeinona vaikuttavat eri sidosryhmien käytännöt virkavapauden myöntämisessä, sillä virkavapauden saaminen on maakunnassa työskentelyn edellytys. Todettiin, että jos työntekijä irtisanoutuu nykyisen työnantajan palveluksesta, hän ei enää voi siirtyä maakuntaan vanhana työntekijänä. Maakunnan valmistelun osalta ei ole vielä ratkaistu esimerkiksi, missä instanssissa tullaan tekemään päätökset edellä mainittujen eri rekrytointikeinojen käytöstä. Virkamiesjohtoryhmä totesi, että kunkin luovuttavan organisaation ylin johto päättää henkilöstöresurssien käytöstä ja niiden mahdollisesta kohdentamisesta maakuntauudistukseen. Puheenjohtaja korosti, että maakunnan väliaikainen valmistelutoimielin voi voimaanpanolain nojalla rekrytoida henkilöstöä ylipäänsä vain määräaikaisiin työ- tai virkasuhteisiin enintään vuoden 2018 loppuun. Maakuntavaalien perustella muodostuva maakuntavaltuusto ja hallitus voivat tehdä pysyvämpiä henkilöstöratkaisuja.
MUISTIO 4/2017 8 Muutosjohtaja Sovala korosti, että kyseessä on vasta alustava rekrytointeja koskeva keskustelu, eikä kaikkiin avoinna oleviin kysymyksiin ole mahdollista vielä vastata. Seuraavaan kokoukseen toimitetaan uusi versio työsuunnitelmasta. Oheismateriaali Työsuunnitelmaluonnoksen tiivistelmä Maakunnan toiminnan käynnistämisen projektikehikko Työsuunnitelmaluonnos
MUISTIO 4/2017 9 5 19.04.2017 Neuvottelujen käynnistäminen väliaikaishallinnon nimeämiseksi Puheenjohtaja kertasi sote- ja maakuntauudistuksen voimaanpanolain 6 :n mukaiset edellytykset väliaikaisen valmistelutoimielimen muodostamiseksi. Lakiesityksen mukaan maakunnan liitto johtaa sopimusneuvotteluja valmistelutoimielimen nimeämiseksi. Maakunnan liiton hallitus asettaa valmistelutoimielimen neuvottelussa sovitun mukaisesti. Valmistelutoimielimen toimikausi alkaa 1.7.2017 ja päättyy, kun maakuntavaaleissa valittu maakuntahallitus on toimintakykyinen (mahdollisesti maaliskuussa 2018). Puheenjohtaja kertoi, että hän maakuntajohtajan roolissa hän tulee esittämään maakuntahallitukselle 24.4.2017 neuvottelujen käynnistämistä voimaanpanolain mukaisesti. Esityksessä on lähdetty siitä periaatteesta, että valmistelutoimielimellä tulee olla poliittinen ohjaus jatkuvuuden ja uskottavuuden varmistamiseksi. Esitykseen sisältyy myös ajatus siitä, että kaikki valmistelutoimielimen jäsenet ovat osa-aikaisia ja toimivat ovat oman toimensa ohella. Valmistelutoimielimen nimeämisestä sovitaan Uudellamaalla yhteisesti. Todennäköisesti tuleva maakuntahallitus nimittää toimielimen alueella sovitun perusteella. Savolainen totesi myös, että jos väliaikaisen valmistelutoimielimen käynnistymien viivästyy heinäkuulta esimerkiksi lokakuulle, jää sen työskentelyaika varsin lyhyeksi. Joka tapauksessa valmistelua on tarkoitus jatkaa myös mahdollisesta viivästymisestä huolimatta käytettävissä olevien resurssien puitteissa. Virkamiesjohtoryhmä merkitsi Savolaisen selostuksen tiedoksi ja totesi, että toimielimen jäsenten mahdollinen esteellisyys heidän omien organisaatioidensa puitteissa pitää arvioida tarkasti. Todettiin myös, että väliaikaishallinto tullee mahdollisesti olemaan kolmiportainen: poliittinen ohjausryhmä, virkamiehistä koostuva toimielin ja mahdollisesti noin 70 henkilötyövuotta käsittävä henkilöstö, joka on rekrytoitu maakunnan palvelukseen osa- tai kokoaikaisesti edellä mainittuja kolmea menetelmää käyttäen. Puheenjohtaja korosti, että valmistelutoimielimen toiminnan käynnistymisen jälkeen maakunnasta tulee itsenäinen juridinen oikeushenkilö, jolla on oma Y-tunnus ja joka voi omissa nimissään tehdä sitoumuksia. Sen jälkeen Uudenmaan liiton velvollisuudet rajoittuvat toiminnan käynnistämiseen liittyvän teknisen tuen antamiseen.
MUISTIO 4/2017 10 6 19.04.2017 Mahdolliset muut asiat Merkittiin tiedoksi, että sote- ja maakuntauudistuksen neuvottelukunta kokoontuu kuntatalossa seuraavasti: 4.5. kello 8:30 11:30 15.6. kello 10:00 13:00
MUISTIO 4/2017 11 7 19.04.2017 Seuraavat kokoukset Seuraavat kokousajat ovat kolmen viikon välein keskiviikkoisin kello 10:30 12:30: 10.5., 31.5. 21.6.
MUISTIO 4/2017 12 8 19.04.2017 Kokouksen ydinviesti ja päättäminen Puheenjohtaja veti yhteen kokouksen ydinviestin: Virkamiesjohtoryhmä totesi, että Uudenmaan maakunnan valmistelu tarvitsee valtiolta vuoden 2017 ja 2018 aikana noin 70 miljoonaa euroa, josta kaksikolmasosaa on ICT-kuluja. Uudeltamaalta puuttuu vielä järjestäjän toiminnanohjausjärjestelmä, jonka avulla voidaan hallita potilastietoja ja palvelutuottajayhteyksiä. Lisäksi tarvitaan järjestelmä, jonka avulla alueelta voidaan kerätä yhdenmukaista tietoa. Uudellamaalla ei ole mahdollista käynnistää asiakasseteliin ja henkilökohtaiseen budjettiin perustuvia palveluja vuoden 2019 alussa, vaan myös niitä varten tarvitaan riittävä siirtymäaika. Virkamiesjohtoryhmä totesi, että kunkin luovuttavan organisaation ylin johto päättää henkilöstöresurssien käytöstä ja niiden mahdollisesta kohdentamisesta maakuntauudistukseen. Maakunnan väliaikainen valmistelutoimielin voi rekrytoida henkilöstöä vai määräaikaisiin työ- tai virkasuhteisiin enintään vuoden 2018 loppuun. Virkamiesjohtoryhmä totesi myös, mikäli Uudenmaan valmisteluun ei saada ministeriöiltä riittävästi rahaa, maakunnan valmistelua ei ole mahdollista jatkaa syksyllä. Maakunnan kesäkuulle suunnitellut rekrytoinnit voidaan käynnistää vain, jos valtiolta saadaan kevään aikana riittävä rahoitus. Lisäksi edellytyksenä on, että tarvittavat lait ovat tulleet voimaan. Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 12:35.