Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma, 2015 www.visma.fi
Sisällysluettelo 1 Visma.net AutoInvoice -verkkolaskupalvelu: yleistä...4 2 Laskutettavan yrityksen valinta...5 2.1 Tilitoimistot ja isännöintitoimistot... 5 2.2 Laskutettavan yrityksen valitseminen käyttäjätunnuksella eli ns. vanha tapa... 5 2.3 Laskutettavan yrityksen valinta AutoInvoice tilillä... 6 2.4 Rajoituksia ja poikkeustilanteita... 7 2.5 Laskutettavan yrityksen poistaminen... 7 2.6 Laskutettavan yrityksen valinta Autoinvoice Wizardissa... 7 3 Visma.net AutoInvoice -tilin avaaminen...8 3.1 Ensimmäisen yrityksen tilin avaaminen Visma Fivaldin AutoInvoice Wizardissa... 8 3.2 Seuraavien yritysten tilien avaaminen ja käyttöönottaminen... 8 3.3 Pankkiverkkoyhteyden avaaminen... 10 3.3.1 Tilitoimistot ja isännöintitoimistot... 12 3.3.2 Pankkiverkon avaus valtakirjalla... 12 3.4 Saapuvien ostolaskujen estäminen... 13 3.5 Tulostuspalvelun asetukset... 13 3.6 Skannauspalvelun asetukset... 14 3.7 Toimittajien tiedottaminen... 15 3.8 Visma.net AutoInvoice -käyttäjien ylläpitäminen Visma Fivaldissa ja AutoInvoice -tilillä... 16 4 Hyödyllisiä dokumentteja...16 Käyttöönotto-opas sivu 3
1 Visma.net AutoInvoice -verkkolaskupalvelu: yleistä Visma.net AutoInvoice -verkkolaskupalvelu koostuu kahdesta osasta: Visma Fivaldi AutoInvoice Wizardista sekä Maventa verkkolaskuoperaattorista. Maventa on Visman omistama pohjoismainen verkkolaskuoperaattori. Alla toimenpiteet verkkolaskun lähetyksen ja vastaanoton käyttöönottoon liittyen pähkinänkuoressa: 1. Käynnistä Visma.net Autoinvoice Wizard ja aktivoi AutoInvoice verkkolaskutili 2. Kirjaudu Visma.net AutoInvoice -tilillesi (autoinvoice.visma.com) ja tee pankkiverkkoyhteyden avaus 3. Aktivoi tarvittaessa paperilaskujen skannauspalvelu 4. Visma.net AutoInvoice -verkkolaskupalvelu on käytettävissä verkkolaskujen lähetykseen ja vastaanottoon kun saat sähköposti-ilmoituksen, että yhteys pankkiverkkoon on käytössä 5. Informoi toimittajiasi uudesta laskutusosoitteesta 6. Jos ympäristössäsi on useita yrityksiä, niin valitse tuleeko teille koontilasku vai meneekö laskut jokaiselle yritykselle erikseen 7. Lisätietoa muista Visma.net AutoInvoice -palveluista löydät palvelukuvauksesta ja tästä käyttöönotto-oppaasta Käyttöönottotehtävät palveluittain lyhyesti Käyttöönotto-opas sivu 4
2 Laskutettavan yrityksen valinta Visma.net AutoInvoice -verkkolaskupalvelun transaktioissa on määräportaat, joiden mukaan transaktion a-hinta määräytyy. Transaktiot lasketaan yhteen laskutusasiakkaittain. Jos ympäristössänne on useita yrityksiä, niin teillä on kaksi vaihtoehtoa 1. lasku menee erikseen jokaiseen yritykseen 2. lasku menee yhteen yritykseen Ensimmäisessä tapauksessa määräportaaseen lasketaan mukaan vain yhden yrityksen laskut ja a-hinta määräytyy sen perusteella. Toisessa tapauksessa määräportaaseen lasketaan kaikkien yritysten laskut ja tällöin transaktion a-hinta saattaa olla pienempi kuin ensimmäisessä tapauksessa. Laskulla näkyy erittely yrityksittäin ja palveluittain. 2.1 Tilitoimistot ja isännöintitoimistot Tilitoimisto- ja isännöintitoimistoympäristöissä laskutettava yritys riippuu usein siitä, minkälaisen sopimuksen tilitoimisto on tehnyt asiakkaansa kanssa eli meneekö laskut suoraan asiakkaalle vai tilitoimistolle. Jos laskutettava yritys on tilitoimisto, on mahdollista hyötyä suuren laskumäärän tuomasta alemmasta tapahtuman a-hinnasta. Toisaalta suoraan loppuasiakkaalle lähetettävä lasku työllistää tilitoimistoa vähemmän. 2.2 Laskutettavan yrityksen valitseminen käyttäjätunnuksella eli ns. vanha tapa Jos AutoInvoice ympäristössänne on käytössä laskutettavan yrityksen valinta käyttäjätunnuksen perusteella, se pysyy voimassa. Käyttöliittymässä ei näy laskutettavan yrityksen valintaa, millä vältetään sekaannuksia. Mahdollisuus linkittää yritys laskutettavaan yritykseen käyttäjätunnuksen perusteella säilyy jatkossa sellaisenaan ja se on voimakkaampi asetus kuin tämä uusi asetus. Jos linkitys käyttäjätunnuksen perusteella otetaan käyttöön, se poistaa tilille tehdyt laskutettavan yrityksen valinnat. Käyttäjätunnuksen linkityksen voi poistaa ainoastaan tuki. Jos haluat poistaa käyttäjätunnuslinkityksen, ole yhteydessä tukee support@maventa.com. Käyttöönotto-opas sivu 5
2.3 Laskutettavan yrityksen valinta AutoInvoice tilillä Kirjaudu AutoInvoice-tilillesi autoinvoice.visma.com. Valitse yrityslistalta yritys, jonka tapahtumat haluat laskutettavan toiselta yritykseltä ja määrät lasketaan toisen yritykselle. Alla olevan esimerkin avulla valitse ensin yritys 1. Laskutettava yritys 4 täytyy olla avattuna ennen kuin valinnan voi tehdä. Yritys voi ottaa laskunsa vastaan paperisena, jos yritys ei voi ottaa vastaan verkkolaskua Autoinvoice-palvelusta. Yritys 1 Yritys 2 Yritys 3 Yritys 4 Valitse oikeasta ylänurkasta Asetukset. Valitse Yrityksen asetukset Laskutustiedot. Valitse Toimitustapa-kenttään Laskutus laskutusyrityksen kautta ja Laskutusyritys-kenttään yritys, jota laskutetaan eli yllä olevassa esimerkissä Yritys 4. Tallenna. Tee sama asetus myös muille yrityksille Yritys 2 ja Yritys 3. Laskutettavan yrityksen valinta Huom! Vain tämän asetuksen jälkeen tulleet Autoinvoice-tapahtumat laskutetaan laskutettavalta yritykseltä. Käyttöönotto-opas sivu 6
2.4 Rajoituksia ja poikkeustilanteita Laskutettavan yrityksen valitaan liittyy rajoituksia. Laskutettavan yrityksen valinnan voi tehdä vain käyttäjä, jolla on ADMIN-rooli molempiin yrityksiin eli yritykseen, josta laskutustapahtumat siirretään ja yritykseen, jota laskutetaan. Yritys ei voi olla itsensä laskutusyritys eli valittu yritys ei näy listalla. Yrityksiä, joille on jo valittu laskutusyritys, ei näy valintalistalla (ketjujen muodostaminen on estetty) Yritykselle, joka on valittu toisen yrityksen laskutettavaksi yritykseksi, ei voi valita laskutettavaa yritystä (ketjujen muodostaminen on estetty) Jos laskutettava yritys poistetaan, laskutettava yritys valinta poistuu ja laskutus palaa yritykselle. 2.5 Laskutettavan yrityksen poistaminen Laskutettavan yrityksen voi poistaa tililtä valitsemalla Laskutusyritys-kenttään Poista laskutusyritys ja Tallenna. Jos valitset vain toisen laskutustavan, tieto ei tallennu oikein. Laskutettavan yrityksen poistaminen 2.6 Laskutettavan yrityksen valinta Autoinvoice Wizardissa Laskutettavan yrityksen valinta tullaan lisäämään myös taloushallinto-ohjelmistoihin, joissa on Autoinvoice Wizard toiminto. Aikataulu vaihtelee tuotteittain. Kerromme tästä lisää tuotekohtaisissa versiosaatteissa. Käyttöönotto-opas sivu 7
3 Visma.net AutoInvoice -tilin avaaminen Visma.net AutoInvoice -verkkolaskupalvelun tili avataan aina Visma Fivaldin AutoInvoice Wizardilla. Kun kaikki tilit on avattu, päätetään laskutetaanko verkkolaskutapahtumista suoraan tilitoimiston asiakasta vai tilitoimistoa. Jos laskutetaan tilitoimistoa, tilitoimisto näkee laskulla erittelyn yrityksittäin/palveluittain. 3.1 Ensimmäisen yrityksen tilin avaaminen Visma Fivaldin AutoInvoice Wizardissa Tili avataan Fivaldin AutoInvoice Wizardissa Laskujen välitys -apuohjelmassa. Laskujen välitys -ylävalikossa Perustiedot. Siirry Perustiedot-välilehdelle. Klikkaa painiketta [Rekisteröidy Maventan palveluun] Sähköpostiosoite tulee kirjautuneen käyttäjän mukaisesti. Hyväksy ehdot ja klikkaa Rekisteröi. Sinulle tulee sähköpostiin aktivointiviesti. Noudata viestin ohjeita. 3.2 Seuraavien yritysten tilien avaaminen ja käyttöönottaminen Suorita tilin avaaminen samalla tavalla kuin ensimmäinen tili. Wizard ei tällä hetkellä hyväksy muiden yrityksien avaamista samalla tunnuksella, vaan antaa virheen puuttuvasta APIavaimesta. Käyttöönotto-opas sivu 8
Klikkaa Käyttäjätietojen muutos, jolloin aukeaa ruutu, johon voi syöttää puuttuvan APIavaimen. Kirjaudu AutoInvoice-tilille AutoInvoice.visma.com ja valitse perustettu yritys. Mene asetuksiin ja valitse Asetukset. Kopioi API-avain. Tallenna API-avain ja Päivitä. Tiedot päivitetty! Käyttöönotto-opas sivu 9
3.3 Pankkiverkkoyhteyden avaaminen Jotta voit lähettää verkkolaskuja asiakkaille, joiden verkkolaskuoperaattori on pankki, sinun täytyy avata pankkiverkkoyhteys AutoInvoice-tilillesi. Sama asia verkkolaskujen vastaanoton puolella, eli pankkiverkkoyhteyttä tarvitaan myös ostolaskujen vastaanotossa toimittajilta, joilla on verkkolaskuoperaattorina pankki. Huom! Kaikille yrityksille täytyy avata pankkiverkkoyhteys käyttöönoton yhteydessä, jotta laskujen välityksessä ei tule ongelmia. Pankkiverkkoyhteyden avaus on maksuton Visma Software Oy:n asiakkaille. Mene kohtaan Asetukset - Pankkiverkkoasetukset. Klikkaa [Avaa pankkiverkko]. Klikkaa [Vakuutan]. Ohjaudut Signomin tunnistautumissivuille. Noudata sivujen ohjeita. Käyttöönotto-opas sivu 10
Tunnistautumisen jälkeen palaat takaisin Autoinvoice-sivulle. Klikkaa [Jatka]. Ohjelma ilmoittaa onnistuneesta avauksesta. Ilmoitamme sähköpostilla muutaman päivän kuluessa kun yhteys on auki ja voit alkaa lähettää verkkolaskuja asiakkaillesi, joiden verkkolaskujen välittäjänä on pankki. Voit myös ottaa vastaan verkkolaskuja toimittajiltasi, jotka käyttävät verkkolaskujen välittäjänä pankkia. Esimerkki sähköpostista, joka tulee kun yhteys on auki. Käyttöönotto-opas sivu 11
Voit myös käydä katsomassa yhteyden tilaa AutoInvoice-tililläsi. 3.3.1 Tilitoimistot ja isännöintitoimistot Tilitoimistot voivat avata asiakkaidensa AutoInvoice-tilin pankkiverkkoyhteyden ilman valtakirjaa tai asiakkaan läsnäoloa. Pankkiverkkoyhteyden voi avata myös valtakirjan avulla, mutta käytäntöön on tullut tarkennuksia käyttäjän tunnistamiseen liittyen. Lisää muutoksista seuraavalla sivulla. 3.3.2 Pankkiverkon avaus valtakirjalla Valtakirjaa käytetään jatkossa ainoastaan tilitoimistojen ja isännöintitoimistojen käyttöönottojen yhteydessä siinä tapauksessa, kun yrityksiä tai taloyhtiöitä on erittäin paljon. Muutaman yrityksen tai taloyhtiön pankkiverkkoyhteyden avauksen voi tehdä helposti yllä esitetyllä tavalla ilman valtakirjaa. Vaatimukset valtakirjan käsittelyyn tilitoimistoissa ja isännöintitoimistoissa Valtakirja täytetään ja allekirjoitetaan sekä lähetetään skannattuna support@maventa.com osoitteeseen. Avauspyynnön lähettäneen tulee olla sama henkilö joka on valtuutuksen allekirjoittanut. Tämän henkilön tulee olla käyttäjänä sekä yrityksenne tilillä, että asiakasyrityksien tileillä. Käyttäjätunnuksen sekä sähköpostiosoitteen, josta avauspyyntö lähetetään, tulee täsmätä toisiinsa. Tämän henkilön tulee tunnistautua omilla pankkitunnuksillaan yhdeltä tililtä kohdasta Asetukset -> Lisäpalvelut -> Pankkiverkkoasetukset -> Tunnistautuminen. Näin saamme vahvistettua pankin vaatiman henkilökohtaisen TUPAS-tunnistautumisen. Ilmoitattehan tunnistautumisen muutoksista asiakaspalveluumme support@maventa.com niin kirjaamme sen toimistonne tilille, jonka jälkeen kyseisen käyttäjän ei tarvitse enää tunnistautua jatkossa. Valtakirjapohjat on päivitetty, löydät uudet pohjat Visma Communitysta Visma.net AutoInvoice sivulta kohdasta Ladattavat tiedostot. Käyttöönotto-opas sivu 12
3.4 Saapuvien ostolaskujen estäminen Mikäli yritys eli esimerkiksi tilitoimisto ei halua vastaanottaa ostolaskuja AutoInvoice -palvelun kautta, tulee asetuksista poistaa Vastaanota laskuja. Asetus löytyy Asetukset Laskujen vastaanotto sivulta. 3.5 Tulostuspalvelun asetukset Kun lasku lähetetään AutoInvoice-palveluun ilman verkkolaskuosoitetta, AutoInvoice palvelu käy katsomassa Tieken rekisteristä onko vastaanottajalla verkkolaskuosoitetta. Jos vastaanottajalla ei ole verkkolaskuosoitetta, katsotaan onko aineistossa sähköpostiosoitetta. Jos sähköpostiosoitetta ei ole, lasku menee tulostuspalveluun, jossa lasku tulostetaan paperille ja postitetaan asiakkaalle. Tulostuspalvelun otetaan käyttöön AutoInvoice-tililläsi asetuksissa kohdassa Laskujen lähettäminen. Asetusten ohjeet löydät käyttöliittymästä. Lisäasetuksia tulostuspalveluun on Laskutuslisät ja Ulkoasuasetukset. Käyttöönotto-opas sivu 13
Kun lasku menee tulostettavaksi paperille ja käytät omaa laskupohjaa, tarkista, että osoitetiedot osuvat kirjekuoren aukkoon. Visma Nova standardipohjat toimivat AutoInvoice tulostuspalvelussa eli suosittelemme vertaamaan kohdistusta niihin. Huom! Tulostuspalveluun toimitetaan ainoastaan laskun kuva, ei muita laskun liitetiedostoja. Huom! Kun lähetät laskuja tulostuspalveluun, laita asiakkaan verkkolaskuosoitteen paikalle sana PRINT. Tällöin lasku menee tulostuspalveluun. 3.6 Skannauspalvelun asetukset Kaikki toimittajat eivät voi lähettää verkkolaskuja. Jos haluat ottaa vastaan kaikki laskusi verkkolaskuina, voit ottaa skannauspalvelun käyttöösi. Mikäli toimittaja ei voi lähettää laskuja verkkolaskuina, pyydä toimittajaa lähettämään paperilasku skannauspalveluun. Skannauspalvelu muodostaa paperilaskusta verkkolaskun alkuperäisen kuvan kanssa. Skannauspalvelun käyttöönottaminen 1. Kirjaudu sähköpostiosoitteellasi ja salasanallasi sivulle AutoInvoice.visma.com. 2. Valitse yritys ja sieltä asetukset 3. Valitse vasemmasta reunasta Lisäpalvelut Skannitili 4. Lue ohjeistus ja syötä postiosoite, johon palautettava materiaali lähetetään 5. Hyväksy ehdot ja Tilaa Muista tehdä avaus kaikille yrityksillesi. Skannauspalvelu on voimassa välittömästi. Käyttöönotto-opas sivu 14
Skannauspalveluun saapuvien dokumenttien käsittely Mikäli saapuvassa laskussa ei ole sarjanumeroa osoitetiedoissa, siinä on väärä sarjanumero tai sarjanumero on puutteellinen, se lisätään laskulle. (sarjanumeron lisäys laskutetaan voimassa olevan hinnaston mukaan) Mikäli skannauspalveluun saapuu huomautus- tai perintäkirje, lähetetään se vastaanottajalle sähköpostitse. (dokumentin edelleen lähetys voimassa olevan hinnaston mukaan) Mikäli skannauspalveluun saapuu tilausdokumentti, sopimus yms. lähetetään se vastaanottajalle sähköpostitse. (dokumentin edelleen lähetys voimassa olevan hinnaston mukaan) Mikäli skannauspalveluun saapuu paketti tms., lähetetään se vastaanottajalle postitse. (edelleen lähetys voimassa olevan hinnaston mukaan) Kaikki skannauspalveluun saapuvat mainokset, katalogit yms. tuhotaan. Ei-lasku materiaalin edelleen lähetys Ei-lasku dokumentit lähetetään edelleen asiakkaan skannitilin avaamisen yhteydessä ilmoittamaan sähköposti- tai postiosoitteeseen. Mikäli sähköposti- tai postiosoite muuttuu tilin avaamisen jälkeen on asiakkaan päivitettävä tiedot AutoInvoice-tililtä kohdasta Asetukset Skannitili tai oltava yhteydessä asiakastukeemme. Laskulta tunnistettavat kentät Ostolaskun skannauksen onnistumiseksi on tärkeää, että laskulla olevat kentät ovat tunnistettavissa. Kentät tunnistetaan automaattisesti, joten kenttien tulee olla selkeästi merkitty yleisesti käytetyillä tunnistesanoilla. Laskulta tunnistetaan seuraavat 13 kenttää 1. Laskun numero / Invoice number 2. Laskunpäivämäärä / Invoice date 3. Eräpäivä / Due date 4. Valuuttakoodi / Currency code 5. IBAN-tilinumero / Bank IBAN number 6. Viitteenne / Your reference 7. Viitenumero / Payment reference no 8. Sarjanumero / Serial number 9. ALV summa / VAT amount 10. Laskun summa / Invoice total amount 11. Toimittajan VAT tunnus / Supplier s business code 12. Toimittajan nimi / Supplier name 13. Laskutyyppi / Invoice type Tilin sulkeminen Skannitilin voi sulkea ottamalla yhteyden asiakastukeemme support@maventa.com. Kun skannitili on suljettu, skanniosoitteeseen lähetetty materiaali lähetetään seuraavan 60 päivän ajan joko palautusosoitteeseen erillistä maksua vastaan tai tuhotaan (esimerkiksi mainokset ja tuotekuvastot). 60 päivän jälkeen kaikki skannauspalveluun saapunut materiaali tuhotaan. 3.7 Toimittajien tiedottaminen Toimittajilla täytyy ilmoittaa uusi verkkolaskuosoite ja mahdollisesti skannauspalvelun postiosoite ja ohjeistus kuinka skannauspalvelun kanssa toimitaan. Hyvällä ohjeistuksella vältyt esimerkiksi skannauspalvelun lisäkustannuksista kun toimittajat lähettävät palveluun laskujen lisäksi muita dokumentteja. Toimittajien tiedottamista varten löydät Visma Communitysta mallipohjat sekä yhtä että useampaa yritystä varten. Käyttöönotto-opas sivu 15
3.8 Visma.net AutoInvoice -käyttäjien ylläpitäminen Visma Fivaldissa ja AutoInvoice -tilillä Käyttäjien ylläpitäminen tapahtuu AutoInvoice-tilillä. Asetukset -Käyttäjät sivulla. 4 Hyödyllisiä dokumentteja 1. Tiedote toimittajille laskutusosoitteen muutoksesta (yksi yritys) 2. Tiedote toimittajille laskutusosoitteen muutoksesta (monta yritystä) 3. Pankkiverkkoyhteyden avauksen valtakirjat Käyttöönotto-opas sivu 16