RUOKOLAHDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNAN TOIMINTAOHJE Kh 3.7.2017 /
Sisällysluettelo 1. ASIAKIRJAHALLINTA... 2 1.1 Yleistä... 2 1.2 Asiakirjahallinnan tehtävät ja tavoitteet... 2 1.3 Hyvä tiedonhallintatapa... 2 2. ASIAKIRJAHALLINNAN ORGANISAATIO, TEHTÄVÄT JA VASTUUT... 3 2.1 Organisaatio... 3 2.2 Kunnanhallituksen tehtävät ja vastuut... 3 2.3 Asiakirjahallintaa johtavan tehtävät ja vastuut... 3 2.4 Arkistonmuodostajan tehtävät ja vastuut... 4 3. ARKISTONMUODOSTUS... 5 3.1 Arkistonmuodostussuunnitelma... 5 3.2 Kirjaaminen ja rekisteröinti... 5 3.3 Asiakirjojen säilytysajat ja -tavat... 5 3.4 Tietojärjestelmät ja rekisterit... 6 4. ARKISTOJEN LUETTELOINTI JA JÄRJESTÄMINEN... 6 5. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN... 7 6. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON... 7 7. ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS JA SUOJELU... 8 7.1 Asiakirjojen arkistokelpoisuus... 8 7.2 Arkistotilat... 8 7.3 Asiakirjojen suojelu poikkeusoloissa... 8 8. ASIAKIRJOJEN TIETOPALVELU JA LAINAAMINEN... 9 1
1. ASIAKIRJAHALLINTA 1.1 Yleistä Tämä toimintaohje ohjaa Ruokolahden kunnan asiakirjojen käsittelyä, asiakirjahallintaa ja arkistonhoitoa. Tässä ohjeessa kerrotaan kunnan toimialoille yhteiset asiakirjahallinnan sekä arkiston järjestämistä ja hoitoa koskevat määräykset. Ruokolahden kunnan asiakirjahallinnan tulee noudattaa arkistolakia, muita voimassa olevia lakeja ja määräyksiä (esim. henkilötietolaki, laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta), kunnan hallintosääntöä (voimassa 1.6.2017 alkaen), tätä toimintaohjetta sekä muita erillisohjeita. Ruokolahden kunnanhallitus on hyväksynyt tämän ohjeen pp.kk.2017 ja se tulee voimaan pp.kk.2017 alkaen. Tämä toimintaohje kumoaa 13.3.2006 voimaantulleen arkistotoimen toimintaohjeen. Asiakirjahallinnan toimintaohjeen ja liitteiden päivittämisen valmistelee asiakirjahallintaa johtava henkilö. 1.2 Asiakirjahallinnan tehtävät ja tavoitteet Asiakirja kuuluu välittömästi organisaation arkistoon, kun se on laadittu organisaatiossa tai saapunut organisaatioon. Asiakirjahallinta ohjaa ja valvoo asiakirjojen tuottamista, vastaanottoa, käsittelyä ja tallennusta. Asiakirjahallinta vastaa asiakirjan elinkaaresta alusta loppuun saakka. Se määrittelee säilytysajat ja arkistoinnin sekä huolehtii asiakirjojen käyttöön saattamisesta. Koko henkilöstö osallistuu asiakirjahallintaan ja arkistointiin, koska kaikki käsittelevät työssään asiakirjoja. Asiakirjahallintaa hoidetaan siten, että se tukee arkistonmuodostajan (Ruokolahden kunnan toimialat) tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen toteutumista. Asiakirjahallinta varmistaa, että asiakirjat palvelevat myös tutkimuksen tiedonlähteinä. Asiakirjahallinta ottaa huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan. Asiakirjahallinta ja asiakirjojen pysyvä säilyttäminen on otettava huomioon tietohallintoa ja tietotekniikan käyttöä suunnittelevissa työryhmissä. 1.3 Hyvä tiedonhallintatapa Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää, että viranomainen huolehtii asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta, eheydestä ja muusta tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Hyvään tiedonhallintatapaan kuuluvat ajantasaiset arkistonmuodostussuunnitelmat sekä rekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet. 2
Hyvä tiedonhallintatapa tarkoittaa avointa pääsyä julkisiin tietoihin, korkealaatuisen tiedon tuottamista päätöksentekoon, oikeusturvaa ja taloudellisuutta, asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyttämistä. 2. ASIAKIRJAHALLINNAN ORGANISAATIO, TEHTÄVÄT JA VASTUUT 2.1 Organisaatio Arkistolain mukaan arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle. Kunnanhallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Hallintopalveluiden päätearkistosta käytetään tässä ohjeessa nimeä kunnan keskusarkisto. Se ohjaa ja valvoo kunnan asiakirjahallintaa ja huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Keskusarkiston vastaavana viranhaltijana toimii keskusarkistonhoitaja. Vastuu asiakirjahallinnan hoitamisesta ja oman toimialan ohjeistojen ylläpidosta ja käyttöön vahvistamisesta kuuluu arkistonmuodostajille kohdan 2.4 mukaisesti. Asiakirjahallinnan yleis- ja erillisohjeet käsitellään asiakirjahallinnan työryhmässä. Asiakirjahallintaa johtava henkilö tarkistaa ja hyväksyy ohjeet yhteistyössä niiden kanssa, joita ohjeet koskevat. Asianomaisen toimialan johtaja vahvistaa ohjeet. Ruokolahden kunta on yksi arkistonmuodostaja, jolle muodostuu seuraavien toimialojen arkistoja: hallintopalvelujen toimiala hyvinvointipalvelujen toimiala teknisten palvelujen toimiala sosiaali- ja terveystoimi 31.12.2009 saakka 2.2 Kunnanhallituksen tehtävät ja vastuut vastaa koko kunnan asiakirjahallinnan organisoinnista, suunnittelusta ja resursseista. Seuraa ja valvoo asiakirjahallinnan hoitoa, nimeää asiakirjahallintaa johtavan henkilön. 2.3 Asiakirjahallintaa johtavan viranhaltijan tehtävät ja vastuut johtaa kunnan asiakirjahallintaa ja arkistonmuodostusta, vastaa keskusarkiston säilytys-, hoito- ja käyttöpalvelutehtävistä, kehittää asiakirjahallintaa kunnan asiakirja- ja tietohallinnon toimivaksi osaksi, huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista, valvoo, että kunnan pysyvästi säilytettäviä asiakirjallisia tietoaineistoja hoidetaan asianmukaisesti, 3
valvoo, että kunnan kaikkien arkistonmuodostajien asiakirjahallinnan tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti (oikeus ja velvollisuus puuttua laiminlyönteihin), tarkastaa ja hyväksyy kunnan asiakirjallisten tietoaineistojen säilytysajat, valmistelee kunnanhallitukselle asiakirjahallinnan toimintaohjeen, ylläpitää asiakirjahallinnan yleis- ja erillisohjeita yhteistyössä toimialojen edustajien kanssa, laatii asiakirjoja koskevan suojelusuunnitelman yhteistyössä toimialojen kanssa ja valvoo sen noudattamista, raportoi vuosittain toimintakertomuksen yhteydessä asiakirjahallinnan tilanteesta sekä aina tarvittaessa, huolehtii kunnan asiakirjahallintaan liittyvästä koulutuksesta, neuvonnasta ja ohjauksesta, omaa oikeuden kutsua koolle asiakirjahallinnan kehittämis- ja suunnittelutehtäviin työryhmän, johon kuuluu asiakirjahallintaa johtava henkilö ja ao. toimialojen vastuuhenkilöt, hallintojohtaja, tvt-päällikkö ja tarvittaessa ao. toimialajohtaja. 2.4 Arkistonmuodostajan tehtävät ja vastuut Toimialajohtajan tehtävät ja vastuut nimeää toimialansa arkistovastaavat ja ilmoittaa vastuuhenkilöiden muutokset asiakirjahallintaa johtavalle henkilölle, huolehtii, että oman toimialan arkistonmuodostussuunnitelmat ovat ajan tasalla (ylläpito ja noudattaminen). Vahvistaa toimialansa arkistonmuodostussuunnitelmat ja niitä koskevat muutokset käyttöön asiakirjahallintaa johtavan tarkastuksen ja hyväksymisen jälkeen. Toimialojen arkistovastaavien tehtävät ja vastuut suunnittelee, ohjaa ja valvoo arkistonmuodostajan asiakirjahallintaa sekä laatii ja ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmat yhteistyössä asiakirjahallintaa johtavan kanssa, huolehtii arkistonmuodostajan asiakirjahallintaan liittyvästä koulutuksesta, neuvonnasta ja tietopalveluun liittyvistä tehtävistä sekä muista asiakirjahallintaan liittyvistä asioista yhteistyössä asiakirjahallintaa johtavan kanssa, vastaa oman toimialansa asiakirjojen suojelusta kunnan asiakirjojen suojelusuunnitelman mukaisesti. Jokaisen viranhaltijan ja työntekijän ja asiakirjoja käsittelevän tehtävät ja vastuut vastaa asiakirjoista/tiedoista niin kauan kun ne ovat hänen hallussaan, käsittelee asiakirjoja huolellisesti, on velvollinen noudattamaan arkistonmuodostussuunnitelmassa annettu ja ohjeita. 4
3. ARKISTONMUODOSTUS 3.1 Arkistonmuodostussuunnitelma Arkistonmuodostajan on ylläpidettävä tehtäviensä hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen ja muiden tietoaineistojen käsittelyn ohjaamista varten arkistonmuodostussuunnitelmaa. Arkistonmuodostussuunnitelma toimii myös ennakkoseulonnan välineenä, kun eri säilytysajan omaavat asiakirjat arkistoidaan eri ryhmiin. Arkistonmuodostussuunnitelma kattaa kaikki kunnan toimialat ja tehtävät sekä kaikki arkistonmuodostajan toiminnassa syntyvät asiakirjat. Asiakirjoja ovat kirjalliset tai kuvalliset esitykset taikka sellaiset sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaadut esitykset, jotka ovat luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Asiakirjoja ovat perinteisten paperiasiakirjojen lisäksi mm. tietojärjestelmissä ja rekistereissä olevat kunnan tehtävien hoidossa käytettävät tiedot. Arkistonmuodostussuunnitelma kertoo mitä ja missä muodossa olevia asiakirjoja toimintaprosessien yhteydessä muodostuu, miten, missä ja miten pitkään niitä säilytetään, asiakirjoista vastuussa olevat viranhaltijat, asiakirjojen salassapidon ja suojeluluokat. Arkistonmuodostussuunnitelmaan tehtävät muutokset hyväksyy asiakirjahallintaa johtava henkilö. Arkistonmuodostussuunnitelmien päivittämisen yhteydessä siirrytään käyttämään tehtäväpohjaista, arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmittelyyn pohjautuvaa arkistokaavaa. Kunnassa on otettu käyttöön Dynasty-asianhallintajärjestelmä 1.1.2013. Dynastyyn on integroitu tiedonohjausjärjestelmä. Arkistonmuodostussuunnitelmat on tarkoitus kehittää tiedonohjaussuunnitelmiksi, jotka integroidaan Dynastyyn. Tiedonohjaussuunnitelmat ohjaavat asia- ja asiakirjaprosesseja. Tavoitteena on siirtyä kohti sähköistä arkistointia, jonka Dynasty mahdollistaa. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään toistaiseksi paperimuodossa. 3.2 Kirjaaminen ja rekisteröinti Ruokolahden kunnan kirjaamisohje on Dynasty-asianhallintajärjestelmän toimintatapaohjeessa. 3.3 Asiakirjojen säilytysajat ja -tavat Erimuotoisille arkistoaineistoille määritellään arkistonmuodostussuunnitelmassa säilytysajat. Säilytysaikoja määriteltäessä on huomioitava Kansallisarkiston määräykset 5
pysyvästi säilytettävistä tiedoista sekä muut säilytysajoista annetut säädökset ja ohjeet. Määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista päättää arkistonmuodostaja itse. Säilytysaikoja määriteltäessä on otettava huomioon mahdollinen erityislainsäädäntö ja muut säilytysajoista annetut säädökset ja ohjeet. Säilytysaikaan vaikuttaa myös tiedon säilytystarve arkistonmuodostajan oman toiminnan, oikeusturvan ja tieteellisen tutkimuksen kannalta. Pysyvästi säilytettävät pöytäkirjat sidotaan. Muutoin noudatetaan asiakirjojen kansioinnissa, yhteen liittämisessä ja sitomisessa asiakirjahallintaa johtavan henkilön antamia ohjeita. Arkistolain mukaan arkistonmuodostaja määrää tehtävien hoidon tuloksena kertyvät asiakirjojen säilytystavat. Arkistointi- ja säilytysjärjestys vaihtelee arkistonmuodostajan tehtävän ja säilytettävän tiedon mukaan. Pysyvästi säilytettävien tietojen päällekkäisarkistointia pitää välttää. Pysyvästi säilytettävän asiakirjan arkistoi vain se toimiala, joka on velvollinen ottamaan asiakirjan talteen. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat laaditaan siten, ettei niiden liitteeksi ole tarvetta ottaa määräajan säilytettäviä aineistoja. 3.4 Tietojärjestelmät ja rekisterit Ruokolahden kunnassa on käytössä erilaisia tietojärjestelmiä ja rekistereitä. Nämä on koottu tietojärjestelmäluetteloon, jota päivitetään tarvittaessa. Tietojärjestelmäluettelo on esillä kunnan internetsivuilla ja kunnanviraston ilmoitustaululla. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta edellyttää ylläpitämään kuvauksia kunnan tietojärjestelmistä ja niiden julkisista tiedoista. Tällainen tietojärjestelmäseloste edistää julkisuuslain toteutumista: julkisen tiedon löytämistä ja käyttämistä. Henkilötietolaki edellyttää, että henkilötietoja sisältävistä rekistereistä ylläpidetään puolestaan rekisteriselostetta. Rekisteritietojen käsittelyssä on huomioitava, että ne voivat sisältää arkaluonteisia ja salassa pidettäviä tietoja. 4. ARKISTOJEN LUETTELOINTI JA JÄRJESTÄMINEN Luettelointi Pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista ja muista tietoaineistoista laaditaan arkistoluettelot. Arkistoluettelot sisältävät arkistonmuodostussuunnitelman mukaiset asiakirjojen tunnistamisessa ja löytymisessä tarpeelliset tunnistetiedot. Arkistoluetteloon merkitään muun muassa: sarjat ja säilytysyksiköt (sidokset, kotelot tms.) aikarajaukset arkistotunnukset (signum) sijoituspaikkatiedot asiakirjojen mahdollinen alkaminen/jatkuminen muissa sarjoissa salassapito. 6
Arkistoluettelo on aineiston fyysisen hallinnan väline, joka kertoo, mitä aineistoa arkistoon kuuluu ja missä järjestyksessä. Jos arkistoa siirretään, arkistoluettelon avulla kontrolloidaan aineistoa ja mahdollista aineiston häviämistä. Asiakirjahallinta ohjeistaa toimialojen arkistovastaavia arkistojen luetteloimisesta. Arkistoluettelot toimitetaan kunnan keskusarkistoon. Järjestäminen Mikäli arkistonmuodostajalla on epäjärjestykseen joutuneita asiakirjoja, on sen otettava yhteys asiakirjahallintaa johtavaan henkilöön. Järjestämätön arkisto pitää seuloa ja palauttaa sen muodostumisvaiheessa voimassa olleen arkistointiohjeen mukaiseen järjestykseen. Jos tällaisesta järjestyksestä ei ole tietoa, aineisto järjestetään asiakirjahallinnan ohjeistuksen mukaisesti. Järjestämisen hoitaa toimiala. 5. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Asiakirjojen hävittäminen tehdään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Määräajan säilytettävien asiakirjojen vähimmäissäilytysajoista päättävät asiakirjahallintaa johtava henkilö ja toimialajohtaja. Nämä huolehtivat, että asiakirjat hävitetään niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu. Yli 10 vuotta säilytettävistä asiakirjoista pidetään hävittämisluetteloa. Hävittämistä helpottaa, jos määräajan säilytettävät asiakirjat arkistoidaan erilleen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Hävittämistä kannattaa tehdä parin vuoden välein. Näin tarpeeton aineisto ei vie tilaa eikä vaikeuta arkiston käyttöä. 6. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON Yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat, joita ei virkatoiminnassa enää tarvita, arkistonmuodostaja siirtää toimialansa päätearkistoon. Tätä uudemmat asiakirjat arkistonmuodostaja säilyttää lähiarkistossaan. Siirroista sovitaan etukäteen kunnan keskusarkiston kanssa. Siirrettävien asiakirjojen on oltava arkistonmuodostussuunnitelman mukaisessa järjestyksessä arkistokelpoisissa kansioissa ja aineisto seulottuna. Mikäli päätearkistoon tulevat asiakirjat eivät ole asianmukaisessa järjestyksessä, ne palautetaan arkistonmuodostajalle uudelleen järjestettäväksi. Asiakirjoista laaditaan luovutusluettelo, jonka allekirjoittavat ao. toimialan arkistovastaava ja asiakirjat keskusarkistossa vastaanottava henkilö. Jos arkistonmuodostaja lakkaa tai päättää toimintansa, asiakirjat pitää järjestää ja siirtää päätearkistoon. Näistäkin siirroista sovitaan etukäteen keskusarkiston kanssa. 7
Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään tieto arkistonmuodostajan lakkauttamisesta ja tehtävien siirrosta toiselle arkistonmuodostajalle. Lakkautetun arkistonmuodostajan arkistosta siirretään käytössä tarvittavat asiakirjat uudelle arkistonmuodostajalle. Asiakirjojen siirto merkitään arkistoluetteloon. 7. ASIAKIRJOJEN SÄILYTYS JA SUOJELU 7.1 Asiakirjojen arkistokelpoisuus Pysyvästi säilytettävät asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen (Kansallisarkisto: Arkistokelpoisuusluettelo). Asiakirjojen korjaus ja konservointi pitää jättää asiantuntijoiden tehtäväksi. Teippiä, happamia liimoja tai muita asiakirjoja vahingoittavia aineita ei saa käyttää. Työpisteissä ja lähiarkistoissa asiakirjat voidaan säilyttää esim. rengaskansioissa. Pysyvästi tai pitkään säilytettävät asiakirjat arkistoidaan arkistokelpoisiin happovapaisiin kansioihin. Asiakirjoista poistetaan muovitaskut, klemmarit, kuminauhat ja tarralaput. Tarvittaessa käytetään vaippalehtiä erottelemaan asiakirjoja. Kansioiden selkiin kiinnitetään nimiöt. Nimiössä on arkistonmuodostajan nimi, arkistotunnus, asiakirjasarjan nimi, vuosi/vuodet, joilta asiakirjat ovat, säilytysaika ja tarvittaessa hävitysvuosi. 7.2 Arkistotilat Asiakirjat ja muut tietoaineistot on säilytettävä sellaisissa tiloissa, että asiakirjat ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Tilojen osalta on noudatettava Kansallisarkiston Arkistotilaohjetta. Arkistoa ei saa käyttää sinne kuulumattoman tavaran säilytyspaikkana. Arkistotilojen on oltava lukittuja, valvottuja ja ne on siivottava tarvittaessa. Tiloissa on oltava lämpöja kosteusmittari. Lähiarkistojen aineistot säilytetään lukittavissa kaapeissa. 7.3 Asiakirjojen suojelu poikkeusoloissa Arkistoaineistolle on laadittava suojelusuunnitelma. Tämän suunnitelman tarkoitus on turvata yksiköiden toiminnan jatkumisen ja tutkimuksen kannalta arvokkaan aineiston säilyminen poikkeusoloissa. Aineisto on jaettava kolmeen suojeluluokkaan: 1. toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat 2. tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat 3. muut asiakirjat. Ensimmäisen ja toisen luokan aineiston koteloihin (tai muuhun säilytysvälineeseen) tehdään suojeluluokka-merkintä. 8
Jos kriisitilanteessa yksikön toimipaikka siirtyy muualle, ensimmäisen luokan asiakirjat seuraavat yksikön mukana. Toisen luokan asiakirjat siirretään työhuoneista päätearkistoon ja tarvittaessa evakuoidaan. Kolmanteen luokkaan kuuluvat asiakirjat sijoitetaan mahdollisimman turvalliseen paikkaan työhuoneissa, ja ne jäävät kriisitilanteessa paikoilleen. Kaikkien asiakirjojen tietosuojasta on huolehdittava. 8. ASIAKIRJOJEN TIETOPALVELU JA LAINAAMINEN Asiakirjahallintaa johtava henkilö ja toimialojen arkistovastaavat varmistavat, että jokaisella on oikeus saada tietoja julkisista asiakirjoista. Toimialojen arkistovastaavat voivat antaa tietoja julkisista asiakirjoista. Asiakirjoja annetaan käyttöön tietosuojalainsäädäntö huomioiden (esim. henkilötietolaki, laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta). Asiakirjojen salassapito on aina perusteltava. Asiakirjojen käyttörajoitukset merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan ja arkistoluetteloon. Toimialan arkistovastaava tai hänen määräämänsä henkilö vastaa asiakirjojen lainaamisesta toimialan päätearkistosta. Viranhaltijoilla ja työntekijöillä on oikeus lainata arkistoista asiakirjoja virkakäyttöön. Lainaaja vastaa lainaksi saamistaan asiakirjoista kunnes ne on palautettu. Jokaisessa arkistossa on oltava lainausvihko, johon merkitään, mitä on lainattu ja kenelle sekä lainaus- ja palautuspäivä. Yksityishenkilöt voivat tutkia julkisia asiakirjoja ainoastaan ao. toimialan tai keskusarkiston tiloissa. Asiakirjoista voidaan ottaa kopioita maksua vastaan. 9