Sähköisen taloushallinnon hyödyt ja haitat tilitoimiston asiakkaalle

Tampereen ammattikorkeakoulu Liiketalouden koulutusohjelma Suvi Veijonen Opinnäytetyö Sähköisen taloushallinnon hyödyt ja haitat tilitoimiston asiakkaalle Työn ohjaaja Työn tilaaja Tampere 11/2010 yliopettaja, KTT Pirkko Jaatinen Homeros Oy

Tampereen ammattikorkeakoulu Liiketalouden koulutusohjelma Tekijä Suvi Veijonen Työn nimi Sähköisen taloushallinnon hyödyt ja haitat tilitoimiston asiakkaalle Sivumäärä 45 Valmistumisaika 11/2010 Työn ohjaaja yliopettaja, KTT Pirkko Jaatinen Työn tilaaja Homeros Oy Tiivistelmä Nopeus ja kustannustehokkuus ovat nykyään hyvin tärkeitä liiketoiminnassa, ja säästöjä pyritään saavuttamaan kaikin mahdollisin keinoin, jotta liiketoiminta saataisiin kannattavammaksi. Sähköisen taloushallinnon sanotaan olevan yksi keino, jolla voi saavuttaa kustannussäästöjä sekä tehostaa liiketoimintaa. Sähköistä taloushallintoa on ollut Suomessa jo yli kymmenen vuotta, mutta kehitys on ollut ennakoitua hitaampaa. Sähköinen taloushallinto on kuitenkin yleistymässä, mikä ilmenee esimerkiksi siitä, että monet isommat organisaatiot sekä kunnat ja kaupungit ovat siirtyneet verkkolaskujen käyttöön. Tämä asettaa paineita myös muille yrityksille sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä, vaikka halukkuutta muutokseen ei olisi. Moni yrittäjä saattaa miettiä, mitä etuja ja haittoja sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä olisi, ja tämän työn tarkoituksena oli perehtyä sähköisen ja perinteisen taloushallinnon eroihin tilitoimiston asiakkaan näkökulmasta. Toimeksiantajana tälle työlle toimi tilitoimisto Homeros Oy. Teoriapohjana tässä työssä on käytetty sähköistä taloushallintoa käsittelevää kirjallisuutta, lehtiartikkeleita sekä kirjanpitolakia ja kirjanpitolautakunnan yleisohjetta koneellisessa kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä. Aineistoa hankittiin lähettämällä sähköpostikysely Homeros Oy:n asiakkaille sekä haastattelemalla Homeros Oy:n työntekijöitä. Aineistoa analysoitiin laadullisilla menetelmillä. Suurimmat hyödyt sähköisessä taloushallinnossa saadaan ostolaskujen käsittelyssä. Sanotaan, että perinteisestä paperiprosessista sähköiseen ostolaskujen käsittelyyn siirryttäessä voidaan säästää jopa 90 prosenttia prosessin kustannuksissa. Sähköisessä taloushallinnossa myynti- ja ostolaskut kirjautuvat automaattisesti kirjanpitoon heti kun ne tehdään tai käsitellään. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa raportoinnin paremman ajantasaisuuden sekä poistaa päällekkäistä työtä. Sähköinen arkistointi poistaa tarpeen aineiston säilytystilalle, ja aineisto on saatavilla paikasta ja ajasta riippumatta. Sähköinen taloushallinto on osa tulevaisuutta, johon jokaisen yrittäjän on jossain vaiheessa sopeuduttava. Tämän työn tuloksena sähköisestä taloushallinnosta löytyi enemmän hyötyjä kuin haittoja. Avainsanat sähköinen taloushallinto, perinteinen taloushallinto, verkkolasku

TAMK University of Applied Sciences Business administration Writer Suvi Veijonen Thesis The advantages and disadvantages of electronic accounting for the customers of an accounting firm Pages 45 Graduation time 11/2010 Thesis supervisor Principal Lecturer, Doctor of Science (Economics and Business Administration) Pirkko Jaatinen Co-operating company Homeros Ltd Abstract Nowadays it is very important to be efficient and cost-effective in business. Companies try to cut back costs in every possible way in order to make business more profitable, and electronic accounting is said to be one way to do this. Electronic accounting has existed in Finland for over ten years, but it hasn t evolved as fast as expected. Electronic accounting is, however, becoming more popular and one sign of this is that bigger enterprises and the public sector have started to use electronic invoices and they no longer accept invoices in paper form. This sets pressure also on other companies to change over to using electronic accounting, even if they wouldn t want to do that. The advantages and disadvantages may not be quite clear for many entrepreneurs. The goal of this thesis was to find out the differences between electronic and traditional accounting from the entrepreneur s point of view. This thesis was done for the accounting firm Homeros Ltd. The theory for this thesis was based on, for example, literature on accounting, articles in professional journals and the Finnish Accounting Act. Research material was also gathered by sending a questionnaire via e-mail to the customers of Homeros Ltd and by interviewing the employees of Homeros Ltd. The processing of purchase invoices gives the major advantages in the electronic accounting. It is said that up to 90 percent of the costs can be saved on the expenses of processing purchase invoices by using electronic accounting compared to traditional accounting. In electronic accounting the entries of sales and purchase invoices are made automatically when the invoices are created or processed. Electronic accounting enables real-time reporting and electronic archiving makes it possible to access the material regardless of time or place. Electronic accounting is a part of the future, and every entrepreneur must adapt to it sooner or later. The result of this thesis was that electronic accounting gives more advantages than disadvantages. Keywords electronic accounting, traditional accounting, electronic invoice

Sisällysluettelo 1 JOHDANTO... 6 1.1 TUTKIMUSONGELMA JA -MENETELMÄT... 7 1.2 TYÖN NÄKÖKULMA JA RAKENNE... 7 2 SÄHKÖINEN TALOUSHALLINTO... 9 2.1 SÄHKÖISEN TALOUSHALLINNON VAIHEET... 9 2.2 SÄHKÖINEN TALOUSHALLINTO SUOMESSA... 10 2.3 SÄHKÖISEN TALOUSHALLINNON HIDASTEET... 10 2.4 TÄYSIN SÄHKÖINEN ELI DIGITAALINEN TALOUSHALLINTO... 12 2.5 OSITTAIN SÄHKÖINEN TALOUSHALLINTO... 12 3 TALOUSHALLINNON OSA-ALUEET... 14 3.1 KIRJANPITO... 14 3.1.1 Kirjanpito perinteisessä taloushallinnossa... 15 3.1.2 Kirjanpito sähköisessä taloushallinnossa... 15 3.2 OSTOLASKUT... 16 3.2.1 Ostolaskut perinteisessä taloushallinnossa... 16 3.2.2 Ostolaskut sähköisessä taloushallinnossa... 17 3.3 MYYNTILASKUT... 18 3.3.1 Myyntilaskut perinteisessä taloushallinnossa... 18 3.3.2 Myyntilaskut sähköisessä taloushallinnossa... 19 3.5 PALKANLASKENTA, TYÖAJANKIRJAUS SEKÄ MATKA- JA KULULASKUT... 19 3.5.1 Palkanlaskenta ja työajankirjaus... 19 3.5.2 Matka- ja kululaskut... 20 3.6 VIRANOMAISILMOITUKSET... 21 3.6.1 Kausiveroilmoitus... 21 3.6.2 Palkkojen vuosi-ilmoitukset... 22 3.6.3 Veroilmoitus... 22 3.7 ARKISTOINTI... 23 3.7.1 Perinteinen arkistointi... 23 3.7.2 Sähköinen arkistointi... 24 3.8 TILINTARKASTUS... 24 4 SÄHKÖINEN TALOUSHALLINTO NETVISOR-OHJELMISTOSSA... 26 4.1 OSTOLASKUT JA MAKSULIIKENNE... 26 4.2 MYYNTILASKUT... 27 4.3 KIRJANPITO JA ARKISTOINTI... 29 4.4 VIRANOMAISILMOITUKSET... 30 4.5 PALKANLASKENTA, TYÖAJANKIRJAUS SEKÄ MATKA- JA KULULASKUT... 30

5 TILITOIMISTON ASIAKKAIDEN JA TYÖNTEKIJÖIDEN KOKEMUKSIA SÄHKÖISESTÄ TALOUSHALLINNOSTA... 32 5.1 ASIAKKAIDEN KOKEMUKSIA SÄHKÖISESTÄ TALOUSHALLINNOSTA... 32 5.2 TYÖNTEKIJÖIDEN KOKEMUKSIA SÄHKÖISESTÄ TALOUSHALLINNOSTA... 35 6 JOHTOPÄÄTÖKSET... 39 8 LÄHTEET... 42 9 LIITTEET... 44 LIITE 1: KYSYMYKSET TILITOIMISTON ASIAKKAILLE... 44 LIITE 2: KYSYMYKSET TILITOIMISTON TYÖNTEKIJÖILLE... 45

6 (45) 1 Johdanto Nopeus ja kustannustehokkuus ovat nykyään hyvin tärkeitä liiketoiminnassa. Yritykset pyrkivät saavuttamaan säästöjä kaikin mahdollisin tavoin saadakseen liiketoimintaansa kannattavammaksi. Sähköiseen taloushallintoon siirtymisen sanotaan olevan yksi keino, jolla voi tehostaa liiketoimintaa sekä saavuttaa kustannussäästöjä. Omassa työssäni tilitoimistossa teen kirjanpitoa suurimmaksi osaksi sähköisesti. Itse pidän sähköisestä kirjanpidosta paljon enemmän kuin perinteisestä, joten ajatus opinnäytetyöhöni lähti tästä innostuksesta sähköiseen taloushallintoon. Haluan työssäni tuoda esiin sähköisen taloushallinnon hyödyt ja haitat verrattuna perinteiseen taloushallintoon tilitoimiston asiakkaan näkökulmasta. Teen työni toimeksiantona työpaikalleni Homeros Oy:lle, ja työni tuloksia käytetään mahdollisesti työpaikkani Internet-sivuilla asiakkaille tarkoitetuissa sähköisen taloushallinnon oppaissa. Sähköinen taloushallinto ei ole kaikille yrittäjille tuttua, eikä moni välttämättä tiedä miten se eroaa perinteisestä taloushallinnosta ja mitä hyötyjä siitä voisi saada. Myös muiden yritysten siirtyminen sähköiseen taloushallintoon voi asettaa paineita omankin yrityksen muutokseen, vaikka halukkuutta muutokseen ei olisi. Esimerkiksi monet isommat organisaatiot sekä kunnat ja kaupungit ovat jo siirtyneet verkkolaskutuksen käyttöön, eivätkä enää ota vastaan perinteisiä paperilaskuja, ilmenee Timo Sormusen (2010) artikkelista Varma-lehdessä. Tämä pakottaa myös muita yrityksiä siirtymään verkkolaskun käyttäjiksi, ja Sormusen (2010) artikkelissa Suomen Yrittäjien ekonomisti Johanna Hietamäki toteaa, että verkkolaskuun siirrytäänkin usein tärkeiden asiakkaiden takia, eikä niinkään oman liiketoiminnan vaatimusten pohjalta. Työn tarkoitus on perehtyä sähköiseen taloushallintoon ja ottaa selville, miten se eroaa perinteisestä taloushallinnosta tilitoimiston asiakkaan näkökulmasta. Koska sähköinen taloushallinto ei ole kaikille yrittäjille tuttua ja moni saattaa suhtautua siihen jopa hieman ennakkoluuloisesti, pyrin tuomaan selkeästi esille sähköisen taloushallinnon hyödyt ja haitat. Selvitän taloushallinnon osa-alueet sekä perinteisessä että sähköisessä muodossa, jotta niin uusien kuin vanhojenkin yrittäjien olisi helpompi tehdä päätös sähköiseen taloushallintoon siirtymisestä.

7 (45) 1.1 Tutkimusongelma ja -menetelmät Tutkimusongelma on se, että miksi yrittäjän pitäisi siirtyä sähköiseen taloushallintoon, eli mitä hyötyjä ja haittoja siinä on verrattuna perinteiseen taloushallintoon. Teoriapohjana käytän tutustumista sähköistä taloushallintoa käsittelevään kirjallisuuteen ja muuhun materiaaliin. Teen myös sähköpostilla kyselyn avoimin kysymyksin tilitoimiston asiakkaille, ja kysyn heiltä miksi he ovat valinneet sähköisen taloushallinnon ja millaisia kokemuksia heillä siitä on. Haastattelen myös Homeros Oy:n kirjanpitäjiä heidän kokemuksistaan sähköisestä taloushallinnosta. Tutkimusmenetelmänä käytän kvalitatiivista tutkimusta. 1.2 Työn näkökulma ja rakenne Käsittelen työssäni sähköistä taloushallintoa tilitoimiston asiakkaan näkökulmasta. Sähköisen taloushallinnon yleistyessä moni asiakas saattaa miettiä, kannattaako vaihtaa perinteisestä taloushallinnosta sähköiseen taloushallintoon. Myös monelle uudelle yrittäjälle ei välttämättä ole selvää, miten perinteinen ja sähköinen taloushallinto eroavat toisistaan, ja mitä hyötyjä ja haittoja niissä on. Tässä työssä pyrin selvittämään selkeästi erot näiden kahden välillä, ja sitä kautta auttamaan yrittäjiä tutustumaan taloushallinnon eri vaihtoehtoihin. Työni käsittelee nimenomaan tilitoimiston ja sen asiakkaan välisiä toimintatapoja. En siis ota käsittelyssä huomioon sellaisia yrityksiä, joissa kaikki taloushallinnon asiat hoidetaan yrityksen omalla talousosastolla. Ulkoistetussa taloushallinnossa toimintatavat saattavat erota hyvinkin paljon yrityksen sisäisen taloushallinnon toimintatavoista. Toimeksiantajana työlleni on Homeros Oy, jossa toimin kirjanpitäjänä. Homeros Oy on vuonna 2008 perustettu tilitoimisto, joka työllistää viisi työntekijää. Työpaikallani on käytössä perinteisen taloushallinnon ohjelma Econet sekä sähköisen taloushallinnon ohjelma Netvisor. Itse teen työni suurimmaksi osaksi Netvisorilla ja tässä työssäni käytän esimerkkinä Netvisoria, ja kerron, miten taloushallinnon eri osa-alueet siinä toimivat. Yksi luku työssäni käsittelee taloushallintoa Netvisor-ympäristössä, ja tämä luku perustuu omiin kokemuksiini Netvisorin käytöstä.

8 (45) Käsittelen työssäni luvussa kaksi sähköistä taloushallintoa yleisesti, sekä luon katsauksen myös osittaiseen sähköiseen taloushallintoon. Tämän jälkeen paneudun luvussa kolme syvällisemmin taloushallinnon eri osa-alueisiin, joista tässä työssä käsittelen kirjanpitoa, myyntilaskutusta, ostolaskutusta, palkanlaskentaa, työajankirjauksia, matka- ja kululaskuja sekä viranomaisilmoituksia. Käsittelen myös arkistointia ja tilintarkastusta. Luvussa neljä käsittelen sähköistä taloushallintoa Netvisor-ohjelmistossa. Luvussa viisi käyn läpi Homeros Oy:n asiakkaiden sekä työntekijöiden kokemuksia ja mielipiteitä sähköisestä taloushallinnosta. Lopuksi pohdin, mitä hyötyjä ja haittoja sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä on tilitoimiston asiakkaalle.

9 (45) 2 Sähköinen taloushallinto Internet on antanut mahdollisuuden myös taloushallinnon tehostamiseen. Toimintoja automatisoimalla voidaan vapauttaa voimavaroja yrityksen talouden ohjaukseen ja tulevaisuuden suunnitteluun. Perinteisessä taloushallinnossa tulee paljon kustannuksia esimerkiksi myyntilaskujen tulostamisesta ja lähettämisestä, ja ostopuolella kuluu paljon aikaa paperilaskujen käsittelyyn, tarkastamiseen, hyväksymiseen ja kirjaamiseen. (Tomperi 2010, 139.) Myös lainsäädäntö mahdollistaa sähköisen taloushallinnon. Kaikki kirjanpitoaineisto tasekirjaa lukuun ottamatta voidaan säilyttää sähköisessä muodossa. Aineisto on kuitenkin tarvittaessa voitava saattaa selväkieliseen kirjalliseen muotoon. (Kirjanpitolaki 1997, 2:8.) Suomen Talousverkon (2008) mukaan taloushallinnon sähköistämisellä pystytään säästämään tyypillisesti 25 prosenttia taloushallinnon kustannuksissa, ja samalla voidaan myös parantaa laatua. Toimintojen automatisointi tehostaa taloushallinnon prosesseja, ja kun perusprosessit tehostuvat, saadaan kustannussäästöjä. Raportointi on ajantasaisempaa ja läpinäkyvää. Koska perusprosesseissa saavutetaan säästöjä, pystytään siirtämään painopiste liiketoiminnan kehittämiseen, analysointiin ja suunnitteluun. Sähköisen taloushallinnon hyödyt ovat yleisesti ottaen ajantasaisuus, paperittomuus sekä riippumattomuus paikasta ja ajasta. (Suomen Talousverkko 2008.) Sähköinen taloushallinto mielletään usein vain verkkolaskutukseksi ja laskujen sähköiseksi käsittelyksi. Se on kuitenkin paljon enemmän, ja sähköisen taloushallinnon synonyyminä voisikin käyttää automaattista taloushallintoa. (Lahti & Salminen 2008, 9.) 2.1 Sähköisen taloushallinnon vaiheet Sähköisessä taloushallinnossa voidaan nähdä kolme vaihetta. 1990-luvun lopulla puhuttiin paperittomasta kirjanpidosta, joka tarkoittaa vain tositteiden esittämistapaa sähköisesti. Tositteet esimerkiksi skannattiin jälkikäteen sähköiseen muotoon, mikä ei kuitenkaan säästänyt aikaa eikä kustannuksia, vaan jopa lisäsi työn määrää ja sitä kautta

10 (45) myös kustannuksia. 2000-luvulla on siirrytty puhumaan sähköisestä taloushallinnosta, joka on esiaste digitaalisesta taloushallinnosta, jota kohti ollaan menossa. Digitaalisessa taloushallinnossa kaikki taloushallinnon aineisto käsitellään koko arvoketjussa sähköisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että mm. toimittajayritys lähettää laskut sopivassa sähköisessä muodossa. Jos yritykseen tulee lasku paperisena, ja se muutetaan sähköiseen muotoon skannaamalla, puhutaan sähköisestä taloushallinnosta. Aito digitaalinen taloushallinto on Suomessa jo mahdollista, mutta se saavutetaan vasta sitten, kun aidot verkkolaskut yleistyvät. (Lahti & Salminen 2008, 21 22.) 2.2 Sähköinen taloushallinto Suomessa Suomessa on ollut sähköistä taloushallintoa jo yli kymmenen vuoden ajan. Suomi on sähköisessä taloushallinnossa ykkösmaa, vaikka täälläkin kehitys on ollut ennakoitua hitaampaa. (Lahti & Salminen 2008, 9.) Yritysten välisessä verkkolaskutuksessa Suomi on ykkösmaa, mutta kuluttajalaskutuksessa vasta lähtökuopissa. Tanska on hyvä esimerkki julkishallinnon puolelta, sillä siellä koko valtion hallinto on siirtynyt sähköiseen taloushallintoon ottamalla vastaan ainoastaan sähköisiä laskuja. (Lahti & Salminen 2008, 23.) Vaikka Lahden ja Salmisen mukaan (2008, 9) Suomea on pidetty sähköisen taloushallinnon ykkösmaana, on sähköisen laskutuksen suosio Suomessa huomattavasti alhaisempi kuin monessa muussa Euroopan maassa, mikä ilmenee Itellan teettämästä tutkimuksesta, joka on valmistunut vuonna 2010. Valmius lähettää sähköisiä laskuja asiakasyrityksilleen on Britanniassa 90 prosentilla yrityksistä. Virossa vastaava luku on 82, Tanskassa 68 ja Saksassa 60, kun taas Suomessa vain 44 prosenttia yrityksistä voi lähettää sähköisiä laskuja asiakasyrityksilleen. Myös laskujen vastaanottamisessa ilmiö on näkyvissä. Virossa, Latviassa, Liettuassa ja Tanskassa lähes kaikki yritykset ottavat vastaan sähköisiä laskuja, kun Suomessa vain reilu puolet on siirtynyt laskujen sähköiseen vastaanottamiseen. (Jurvelin 2010.) 2.3 Sähköisen taloushallinnon hidasteet Vuonna 2008 Suomessa lähetettiin noin 400 miljoonaa laskua, joista kuitenkin vain noin 10 prosenttia oli sähköisiä. Kehitys on ollut odotettua hitaampaa, mutta

11 (45) tulevaisuudessa myyntilaskujen sähköistyminen saattaa alkaa yleistymään aikaisempaa nopeammalla tahdilla. Hitaaseen kehitykseen on monia syitä, mutta yhtenä tärkeimpänä syynä on se, että sähköisyyden avulla saatava kustannussäästö on usein laskuttajalle hyvin pieni. Laskuttaja saa rahat tilille yleensä yhtä nopeasti riippumatta siitä, lähetetäänkö lasku verkkolaskuna vai paperilla. Verkkolaskutuksesta saavutettavat säästöt, jotka yleensä ovat tulostus- ja postituskuluja, ovat yleensä melko pienet. (Lahti & Salminen 2008, 74.) Toisena hidasteena sähköisessä myyntilaskutuksessa on ollut se, että sähköistäminen saattaa vaatia monissa tapauksissa suuria kehittämistoimia, jollei täysin standardi ratkaisu sovellu yritykselle. Suuret kehittämistoimet ovat johtuneet lähinnä siitä, että 1990-luvun ja 2000-luvun alun laskutussovellusten ohjelmistoversioissa ei ole ollut valmiita toiminnallisuuksia verkkolaskutukseen, vaan niihin on jouduttu rakentamaan räätälöityjä laskuliittymiä verkkolaskuoperaattoreille. Nykyään tekniset ongelmat eivät kuitenkaan enää ole ajankohtaisia, ja käyttöönotto ei ole enää niin haastavaa, sillä etenkin uusissa taloushallinnon ohjelmistojen versioissa verkkolaskutus on yleensä huomioitu valmiiksi. On myös olemassa ilmaisia Internet-palveluita pienille yrityksille, joissa voi laatia ja lähettää vastaanottajalle verkkolaskun. (Lahti & Salminen 2008, 75.) Hannu Lähdesmäki (2010, 28) kirjoittaa artikkelissaan Pk-yrityksen sähköinen taloushallinto Tilintarkastus-lehdessä 4/2010, että e-laskun lähetyksen ja vastaanoton kehitys on ollut hidasta kilpailevien laskustandardien ja operaattoreiden takia. Hän kirjoittaa myös, että valtionhallinnon ja isojen yritysten päätökset kieltäytyä vastaanottamasta paperisia laskuja muuttanevat tilanteen nopeasti. Jenni Koskinen (2008, 36) kirjoittaa tutkimuksessaan, että tekniikka ei ole enää esteenä sähköisen laskutuksen laajamittaiselle toteuttamiselle. Laskuttajien, laskun saajien sekä laskun välittäjien välisessä yhteistyössä sen sijaan olisi paljon kehitettävää, jotta tämä hyväksi tunnustettu palvelu saataisiin toimimaan tehokkaasti. Eniten Koskisen (2008, 36) mukaan tarvittaisiin sähköisen laskun muodon ja toiminnallisuuden standardointia niin, että sekä kuluttajat että yritykset voisivat käyttää sähköisiä laskuja tehostaakseen omaa taloushallintoaan. Tällä hetkellä on käytössä useita eri standardeja, mikä on ollut syynä siihen, että erityisesti pienet ja keskisuuret yritykset eivät vielä ole siirtyneet sähköiseen taloushallintoon. (Koskinen 2008, 36.)

12 (45) 2.4 Täysin sähköinen eli digitaalinen taloushallinto Digitaalisesta taloushallinnosta on olemassa monia eri määritelmiä. Joissakin määritelmissä se nähdään vain sähköisinä myynti- ja ostolaskuina sekä konekielisinä tapahtumina. Täysin sähköisessä taloushallinnossa kaikki taloushallinnon osa-alueet käsitellään ilman paperia ja ne myös syntyvät mahdollisimman automaattisesti ilman paperia. Sähköistä taloushallintoa voisikin kutsua kuvaavammin automaattiseksi taloushallinnoksi. Sähköiseen taloushallintoon liittyy olennaisena osana kaikkien talousprosessien kehittäminen ja uudelleen suunnittelu, ja sitä kautta turhien työvaiheiden eliminointi. (Lahti & Salminen 2008, 19 21.) Lahti ja Salminen (2008, 21) listaavat digitaalisen taloushallinnon merkeiksi seuraavat seikat: kaikki taloushallinnon ja kirjanpidon materiaali käsitellään sähköisessä muodossa tositteet ovat konekielisiä tieto siirtyy eri osapuolien välillä sähköisesti yritysten sisällä ja eri sovellusten välillä tietoa siirretään sähköisesti arkistointi on sähköisessä muodossa tietoon pääsee käsiksi sähköisesti toistuvat rutiinityöt on automatisoitu. Verkkolaskutus on keskeisin osa-alue digitaalisessa taloushallinnossa. Se on myös merkittävin tehokkuutta edistävä yksittäinen taloushallinnon osa-alue. Verkkolaskutuksessa laskun tiedot siirtyvät suoraan laskuttajan laskutusjärjestelmästä vastaanottajan ostoreskontraan. (Lahti & Salminen 2008, 22.) Digitaalisen taloushallinnon kiistattomia hyötyjä ovat sen tehokkuus ja nopeus. Myös resurssien ja arkistointitilan tarve vähenee taloushallinnon tullessa digitaalisemmaksi. Digitaalisuus on myös ekologinen ratkaisu. (Lahti & Salminen 2008, 27.) 2.5 Osittain sähköinen taloushallinto Taloushallinto voi olla myös osittain sähköistä. Jos asiakas esimerkiksi hoitaa itse reskontrat sekä myynti- ja ostolaskujen tiliöinnit, ja loput kirjanpidosta jää tilitoimiston hoidettavaksi, voidaan nämä osakirjanpidot siirtää asiakkaan ohjelmasta tilitoimiston

13 (45) ohjelmaan sähköisellä siirtotiedostolla. Tällöin tilitoimiston tehtäväksi jää ainoastaan tiliotteen läpikäyminen ja mahdollisen kassakirjan kirjaaminen sekä jaksotukset. Siirto edellyttää kuitenkin ohjelmien yhteensopivuutta, sillä siirto ei luonnollisestikaan voi onnistua kaikkien ohjelmien välillä. Taloushallinto voi olla osittaista myös siten, että sähköisestä taloushallinnon ohjelmistosta valitaan vain ne osiot, joiden katsotaan olevan tarpeellisia hoitaa sähköisesti. Esimerkiksi myyntilaskut ja kirjanpito voidaan hoitaa sähköisen taloushallinnon ohjelmistossa, mutta ostolaskut käsitellään edelleen paperisina ja maksetaan verkkopankin kautta. Voi myös olla toisin päin, eli ostolaskut tulevat sähköisinä ohjelmistoon, mutta myyntilaskut tehdään toisessa ohjelmassa tai esimerkiksi excelissä ja lähetetään paperisina. Myyntilaskujen sähköistäminen on järkevää, jos niitä tehdään useita kuukaudessa. Joissakin yrityksissä myyntilaskuja saatetaan tehdä vain muutama kuukaudessa, jolloin sähköisen myyntilaskutuksen käyttö ei ole kannattavaa. Myöskään ostolaskujen käsittelyä ei kannata sähköistää, jos laskuja tulee vain muutama kappale kuukaudessa.

14 (45) 3 Taloushallinnon osa-alueet Yrityksen taloushallinto koostuu monesta eri osa-alueesta. Taloushallinnolla tarkoitetaan järjestelmää, jolla organisaatio seuraa taloudellisia tapahtumia siten, että se voi raportoida toiminnastaan sidosryhmilleen. (Lahti & Salminen 2008, 14.) Taloushallinto jaetaan kahteen osaan, joiden tarkoitus on tuottaa erilaista taloudellista informaatiota. Nämä osat ovat ulkoinen eli yleinen laskentatoimi ja sisäinen eli johdon laskentatoimi. Ulkoinen laskentatoimi tuottaa informaatiota pääasiassa organisaation ulkopuolisille sidosryhmille, kuten viranomaisille, omistajille, työntekijöille, asiakkaille ja toimittajille. (Lahti & Salminen 2008, 14.) Sisäisen laskentatoimen tarkoituksena puolestaan on palvella yrityksen johtamista. Sisäisen laskentatoimen laskelmat voidaan jakaa suunnittelua avustaviin laskelmiin, toimeenpanolaskelmiin ja tarkkailulaskelmiin. (Tomperi 2010, 10.) Käsittelen tässä osiossa ulkoisen laskentatoimen osa-alueita, joita ovat kirjanpito, osto- ja myyntilaskuprosessit, palkanlaskenta, viranomaisilmoitukset sekä arkistointi. 3.1 Kirjanpito Kirjanpidon päätarkoitus on yrityksen toiminnan tuloksen selvittäminen. Kirjanpidon avulla pidetään myös erillään yrityksen ja yrittäjän menot, tulot ja rahat. Kirjanpito tuottaa tietoa yrityksen johtamista varten, sekä myös veroilmoituksen laadintaan tarvittavat tiedot saadaan kirjanpidosta. (Tomperi 2010, 11.) Kirjanpidossa kerätään ja järjestetään tositteet, minkä jälkeen rekisteröidään niiden tiedot tietyn järjestelmän mukaan. Tämän jälkeen saadaan laskelmat yrityksen talouden tilasta. (Kirjanpidon ABC 2010.) Kaikki liike- tai ammattitoimintaa harjoittavat ovat kirjanpitovelvollisia. Oikeudellisen muotonsa perusteella, riippumatta siitä minkälaista toimintaa ne harjoittavat, ovat kirjanpitovelvollisia kaikki osakeyhtiöt, osuuskunnat, avoimet ja kommandiittiyhtiöt, yhdistykset sekä säätiöt. (Kirjanpitolaki 1997, 1:1.) Kirjanpidon merkitys yrityksen johtamisessa kasvaa jatkuvasti, eikä se enää tuota vain tilinpäätöksiä tai osavuosikatsauksia, vaan siitä saa ajantasaista tietoa päivittäiseen päätöksentekoon. Mitä automaattisempi kirjanpidon järjestelmä on, sitä ajantasaisempaa

15 (45) tietoa siitä saa yrityksen johtamista varten. Mahdollisuudet reagoida häiriöihin tai ongelmiin ovat paremmat, jos tieto on nopeasti käytettävissä. (Mäkinen & Vuorio 2002, 53.) 3.1.1 Kirjanpito perinteisessä taloushallinnossa Kirjanpito perinteisellä tavalla vaatii paljon käsityötä. Ensin myyntilaskut luodaan omalla laskutusohjelmalla ja ostolaskut maksetaan joko automaattisesti reskontrasta tai syöttämällä laskut verkkopankkiin. Sitten laskut, käteiskuitit, tiliote ja muu kirjanpitoaineisto toimitetaan kirjanpitäjälle, joka järjestää tositteet, tiliöi ne ja tallentaa kirjanpito-ohjelmaan. (Tilikirjurit Oy 2010.) Perinteisessä kirjanpidossa kirjanpitäjä voi aloittaa kirjanpidon vasta kuukauden päätyttyä, kun asiakas on tuonut aineiston sekä tiliotteen. Näin ollen kirjanpidon raportteja ei saada valmiiksi kovin nopeasti kuukauden päätyttyä. Jos aineistoa on hyvin paljon, voi kirjanpidon tekemiseen kulua paljon aikaa, eikä raportteja saada välttämättä niin nopeasti kuin tarvittaisiin. 3.1.2 Kirjanpito sähköisessä taloushallinnossa Sähköisessä taloushallinnon järjestelmässä tiedot myyntilaskuista, verkkolaskuna tai skannattuna saapuneista ostolaskuista ja tiliotteista siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon. Myös käteismyynnistä saattaa tulla tilitykset sähköisesti suoraan kassajärjestelmästä. Kuitit käteisostoista voidaan skannata samaan tapaan kuin ostolaskut. (Mäkinen & Vuorio 2002, 143 144.) Sähköisessä taloushallinnossa kirjanpitäjä voi käsitellä ostolaskuja jo kuluvan kuukauden aikana, jolloin ne menevät automaattisesti kirjanpitoon, eikä niitä tarvitse enää kuukauden päätyttyä käsitellä. Myös myyntilaskut kirjautuvat automaattisesti kirjanpitoon kun ne tehdään, joten niidenkään käsittelyyn ei kulu aikaa kuukauden päätyttyä kirjanpitoa tehdessä. Tiliotteet tulevat suoraan sähköisen taloushallinnon ohjelmistoon, joten asiakkaan ei tarvitse toimittaa niitä erikseen kirjanpitäjälle. Myös tiliotteita kirjanpitäjä voi käsitellä jo kuluvan kuukauden aikana, sillä ne tulevat sopimuksen mukaan joko päivittäin, viikoittain tai kuukausittain ohjelmistoon. Näin ollen myös tiliotteet voivat olla lähes läpikäytyinä kuukauden lopussa.

16 (45) Sähköisessä taloushallinnossa kirjanpidon voi siis saada valmiiksi paljon nopeammin kuin perinteisessä taloushallinnossa. Myös kuukauden aikana raportointi on ajantasaisempaa, sillä osto- ja myyntilaskut kirjautuvat kirjanpitoon sitä mukaa kun ne saapuvat tai tehdään. Suomen Talousverkon (2008) mukaan kirjanpidon sähköistämisestä saavutetaan hyötyjä automatisoinnissa, raportointi on ajantasaisempaa ja porautuminen on mahdollista. Sähköistäminen mahdollistaa myös monipuolisen seurannan ja ennustamisen. 3.2 Ostolaskut Ostolaskuja lähetetään Suomessa vasta noin 10 prosenttia kaikista laskuista sähköisesti. Useimmiten ostolaskujen käsittely on yrityksessä eniten talousosaston aikaa vievä prosessi, joten sen tehostamisella voidaan saada suuria säästöjä sekä kustannuksissa että ajassa. Perinteisestä paperiprosessista sähköiseen ostolaskujen käsittelyyn siirryttäessä voidaan säästää jopa 90 prosenttia prosessin kustannuksissa. Ostolaskuprosessi alkaa taloushallinnon näkökulmasta laskun vastaanottamisesta ja päättyy siihen, kun lasku on maksettu, kirjattu kirjanpitoon ja arkistoitu. (Lahti & Salminen 2008, 48.) 3.2.1 Ostolaskut perinteisessä taloushallinnossa Perinteisessä taloushallinnossa ostolaskut käsitellään paperisina. Ensimmäiseksi lasku saapuu vastaanottajalle paperilla, minkä jälkeen se viedään tai postitetaan asiatarkastajalle. Asiatarkastaja tekee laskulle tarkastusmerkinnän ja vie tai postittaa laskun sitten hyväksyjälle. Hyväksyjä tekee laskulle hyväksymismerkinnän, minkä jälkeen hän vie tai postittaa laskun ostoreskontranhoitajalle. Ostoreskontranhoitaja tallentaa manuaalisesti laskun perustiedot ostoreskontraan, samoin kuin myös tiliöinnin, minkä jälkeen hän arkistoi laskun mappiin. Ostolaskuista muodostetaan maksuaineisto, joka siirretään pankkiin. (Lahti & Salminen 2008, 49). Tämä ketju saattaa joissain yrityksissä jatkua vielä niin, että vasta kirjanpitäjä tekee tiliöinnin, jolloin myös hänen täytyy etsiä lasku mapista ja tarkistaa mitä kulua se on. Pienissä yrityksissä ostolaskujen kierto ei tosin ole näin aikaa vievä, sillä monesti laskut asiatarkastaa, hyväksyy ja maksaa sama henkilö.

17 (45) Ongelmia paperisessa ostolaskujen käsittelyssä aiheuttavat esimerkiksi laskun hidas kierto, laskujen häviäminen, laskun näkyminen kirjanpidossa vasta hyväksymiskierron jälkeen, sekä manuaaliset työvaiheet ja tallennus. Myös arkistointi aiheuttaa mahdollisia ongelmia myöhemmin, sillä laskut ovat arkistoituna mappiin tietyssä fyysisessä paikassa. Näin ollen, jos laskua haluaa myöhemmin tarkastella, täytyy se etsiä mapista tositenumeron perusteella. Tämä saattaa myös johtaa siihen, että laskujen tarkastajat ja hyväksyjät ottavat laskuista kopioita omiin arkistoihinsa, mikä taas lisää kopiointikuluja. (Lahti & Salminen 2008, 49 50.) Monesti tehdään myös niin, että kaikki laskut toimitetaan tilitoimistoon kirjanpitoa varten, jolloin laskuja täytyy pyytää sieltä tarvittaessa. 3.2.2 Ostolaskut sähköisessä taloushallinnossa Jos ostolaskut käsitellään sähköisesti, tehostuvat niiden käsittely ja kierrätys. Myös ostolaskun läpimenoaika nopeutuu ja kontrolli paranee. Laskun perustiedot tallentuvat automaattisesti, eikä niitä tarvitse enää syöttää manuaalisesti. Lisäksi laskut ovat tietokannassa heti saapumisensa jälkeen, jolloin ne voidaan käydä tiliöimässä ennen kuin ne on tarkastettu ja hyväksytty. Laskut ovat myös tallennettuina sähköiseen arkistoon, jolloin niitä voidaan hakea esimerkiksi toimittajan perusteella, eikä niitä tarvitse etsiä erikseen mapeista, ja näin ollen asiatarkastajat ja hyväksyjät eivät tarvitse omia arkistojaan laskuista. (Lahti & Salminen 2008, 50.) Laskuja voi siis selata missä vain ja milloin vain, kun on tietokoneen ääressä. Suomen Talousverkko (2008) listaa sähköisten ostolaskujen eduiksi paperittomuuden, laskujen seurannan helppouden sekä sähköisen arkistoinnin. Sähköinen ostolaskuprosessi alkaa siitä, kun lasku otetaan vastaan joko paperilla, jolloin se skannataan ostolaskujen käsittelyjärjestelmään, tai verkkolaskuna suoraan ohjelmaan. Näin laskun perustiedot tallentuvat automaattisesti, eikä niitä tarvitse erikseen manuaalisesti syöttää. Seuraavaksi ostolasku tiliöidään joko manuaalisesti tai automaattisesti. Sitten ostolasku lähetetään sähköiseen tarkastus- ja hyväksymiskiertoon joko manuaalisesti tai automaattisesti erikseen määriteltyjen kierrätyssääntöjen mukaan. Tämän jälkeen ostolaskun tarkastaja ja hyväksyjä hyväksyvät laskun ja se palautuu ostoreskontranhoitajan käsiteltäväksi. Ostoreskontranhoitaja päivittää sitten hyväksytyt laskut automaattisesti ostoreskontraan, minkä jälkeen hän muodostaa maksuaineiston ja lähettää sen pankkiin. (Lahti & Salminen 2008, 50.)

18 (45) 3.3 Myyntilaskut Myyntilaskutus on yksi yrityksen kriittisimmistä toiminnoista, ja sen viivästyminen voi aiheuttaa toiminnan vaarantumisen likviditeettitilanteen vuoksi. Myyntilaskutus näkyy myös asiakkaalle, joten se on osa yrityksen imagoa ja asiakaspalvelua. Myyntilaskuprosessi alkaa laskun laatimisesta ja päättyy siihen, kun lasku on maksettu, maksusuoritus on kohdistettu myyntireskontraan, ja kirjaus näkyy kirjanpidossa. (Lahti & Salminen 2008, 73.) 3.3.1 Myyntilaskut perinteisessä taloushallinnossa Perinteisellä tavalla myyntilaskut tehdään manuaalisesti laskutusohjelmassa. Etenkin pienet yrittäjät saattavat tehdä laskunsa myös excelissä tai wordissä. Prosessi alkaa siitä, kun saadaan laskutustiedot, minkä jälkeen niistä tehdään yksitellen laskut. Valmiit laskut tulostetaan ja lähetetään postissa asiakkaalle. Laskuista otetaan myös usein kopio omaa arkistointia varten. Näin ollen laskuttajalle tulee melko paljon postitus- ja tulostuskuluja, sekä arkistointi vaatii tilaa. Laskut ovat myös vain yhdessä paikassa, joten niiden selaaminen on paikkasidonnaista. Kun asiakas maksaa laskun, pitää pankkiohjelmasta hakea viitesuoritukset, ja kirjata laskut maksetuiksi manuaalisesti, mihin saattaa kulua reskontranhoitajalta hyvinkin paljon aikaa. Myyntireskontra ei siten välttämättä ole myöskään kovin ajantasainen, jos reskontranhoitaja ei ehdi joka päivä maksettuja laskuja kuittaamaan. Jos laskut tehdään perinteisellä tavalla, täytyy ne kirjata erikseen kirjanpitoon. Usein myynnit kirjataan kirjanpitoon joko asiakkaan tekemästä yhteenvedosta, jolloin asiakas toimittaa vain yhteenvedon tilitoimistoon, tai yksitellen lasku laskulta, jolloin asiakas toimittaa kaikki myyntilaskut tilitoimistoon. Ensimmäisessä tapauksessa asiakas joutuu itse näkemään hieman enemmän vaivaa tehdessään koontiraportin myynneistään. Tällöin kirjanpitäjän työ helpottuu hieman, kun hänen tarvitsee tehdä myyntikirjaukset ainoastaan yhteenvedon perusteella. Jälkimmäisessä tapauksessa kirjanpitäjällä menee enemmän aikaa myyntien kirjaamiseen. Hän voi joko kirjata kaikki laskut yksitellen kirjanpitoon, tai tehdä niistä itse koontiraportin, jonka mukaan sitten myynnit kirjataan. Myös mahdolliset erot avoimissa myyntisaamisissa ja reskontran mukaan avoimissa laskuissa on vaikeampi selvittää, kun laskut on tehty eri ohjelmassa kuin missä kirjanpito on.

19 (45) 3.3.2 Myyntilaskut sähköisessä taloushallinnossa Järjestelmässä olevien perus- ja ohjaustietojen avulla ohjataan ja hallitaan hyvin pitkälle digitaalista laskutusprosessia. Myyntilasku muodostetaan sähköisesti valitsemalla asiakkaan tilaamat tuotteet tuoterekisteristä tai tallentamalla tuotetiedot manuaalisesti laskulle. Tuoterekisterin käyttö nopeuttaa huomattavasti laskun tekoa, varmentaa hinnoittelua sekä antaa mahdollisuuden automaattiseen tiliöintiin tuoterekisterin taakse annettujen tiliöintisääntöjen mukaisesti. Myös tuotekohtainen raportointi on mahdollista tuoterekisterin ollessa käytössä. (Lahti & Salminen 2008, 76 77.) Lahti ja Salminen (2008, 76) listaavat sähköisten myyntilaskujen hyödyiksi seuraavia: virheet vähenevät, jolloin myös selvitystyön määrä vähenee tulostus- ja postituskuluissa saavutetaan säästöjä nopeus asiakaspalvelu paranee laskujen läpimenoaika paranee, jolloin lähettäjä saa rahansa varmemmin ajoissa imago paranee. Suomen Talousverkon (2008) mukaan myyntilaskujen sähköistämisessä etuna on etenkin laskujen lähettämisen sekä saatavien seurannan helppous. Sähköinen myyntilaskutus voi olla myös kilpailuvaltti, sillä etenkin valtionhallinto ja isot yritykset eivät välttämättä ota vastaan muita kuin sähköisiä laskuja. Näin ollen ne eivät välttämättä valitse toimittajaa, joka ei pysty lähettämään laskuja sähköisesti. 3.5 Palkanlaskenta, työajankirjaus sekä matka- ja kululaskut Myös henkilöstöön liittyvät toiminnot, kuten palkanlaskenta, matka- ja kululaskut sekä työajankirjaukset voidaan sähköistää. Nämä toiminnot ovat etenkin suurissa yrityksissä melko aikaa vieviä, joten sähköistämisellä voidaan tehostaa henkilöstöön liittyviä toimintoja. 3.5.1 Palkanlaskenta ja työajankirjaus Monissa yrityksissä tuntipalkat kirjataan työvuorolistaan, joka saattaa olla paperisena työpaikan seinällä, tai jokainen työntekijä listaa tekemänsä tunnit paperille, jonka

20 (45) kuukauden päätyttyä toimittaa esimiehelleen. Esimies toimittaa sitten listat palkanlaskijalle, joka laskee tunnit yhteen ja kirjaa ne palkanlaskentaohjelmaan. Tässä joudutaan tekemään monenkertaista työtä, kun ensin työntekijä kirjaa tunnit, sitten esimies tarkistaa ja toimittaa eteenpäin, ja vielä palkanlaskija laskee ja kirjaa tunnit. Sähköisessä taloushallinnossa voidaan poistaa päällekkäistä työtä sähköisellä työajankirjauksella. Työntekijä voi omilla tunnuksillaan kirjata työaikansa ohjelmistoon, josta esimies voi sen tarkistaa. Työtunnit menevät suoraan palkanlaskentaan, jolloin palkanlaskijan ei enää tarvitse niitä laskea eikä kirjata ohjelmaan. Myös kirjanpitoon palkat kirjautuvat automaattisesti, jos ne lasketaan samassa sähköisen taloushallinnon ohjelmistossa kuin missä kirjanpito on. Näin ollen niitä ei tarvitse sinne erikseen kirjata. Palkat saa myös maksuun automaattisesti, ja kun palkat on maksettu, tulee siitä automaattisesti kirjaus kirjanpitoon. Työntekijöille ei välttämättä tarvitse lähettää paperista palkkalaskelmaa kotiin, vaan työntekijä voi Internetin kautta käydä katsomassa palkkatietonsa ohjelmasta omilla tunnuksillaan (Procountor 2008). Näin ollen säästetään myös tulostus- ja postituskuluja sekä aikaa. 3.5.2 Matka- ja kululaskut Lähestulkoon jokaisessa yrityksessä maksetaan työntekijöille matka- ja kulukorvauksia. Etenkin suurissa yrityksissä matka- ja kululaskuja on sen verran paljon, että voidaan puhua omasta prosessista. Tämän prosessin sähköistäminen ei pienissä yrityksissä ole välttämättä kovinkaan merkittävä asia muuten kuin tilitoimiston näkökulmasta, mutta suurissa yrityksissä sähköistämisellä voi olla suuriakin vaikutuksia. (Lahti & Salminen 2008, 94.) Matka- ja kululaskuprosessi alkaa yleensä matka-/kululaskun laadinnasta, ja joskus tätä edeltää vielä matkasuunnitelman teko. Kun lasku on laadittu, on vuorossa sen asiatarkistus sekä kuittien tarkastus. Tämän jälkeen matka-/kululasku maksetaan ja kirjataan kirjanpitoon. (Lahti & Salminen 2008, 94.)