Tekninen lautakunta 95 19.09.2017 Siivouspalvelujen hankinta 292/02.08.00/2017 Tekninen lautakunta 19.09.2017 95 Valmistelija: siivouspäällikkö Irma Harju, puh. 040 848 7841 ja hankinta- ja kehittämispäällikkö Jarmo Pasanen, puh. 0400 806 014. Hankinnan taustaa Siivous on kilpailutettu edellisen kerran vuosille 2014 2017. Tuolloin kilpailutettuun sopimuksen sisältyi yksi optiovuosi 1.1.2018 31.12.2018, jota ei teknisen lautakunnan päätöksen 45 11.4.2017 mukaisesti käytetty. Tämä johdosta puhtauspalvelut on kilpailuttanut uuden siivoussopimuksen vuosille 2018 2021 sekä option vuodelle 2022. Sopimus on jaettu viiteen osaan taajamittain. Hankinnan suunnittelu Hankintaa varten tehtiin konsulttisopimus TPA Andersson Oy:n kanssa. Sopimuksen mukaan TPA Andersson Oy laatii hankinta-asiakirjat ja tekee tarjousten laatuvertailun. Hankinnan ennakoiduksi arvoksi laskettiin 3.310.000 euroa, joten hankintaan sovellettiin hankintalain (1397/2016) EU-kynnysarvon ylittäviä tavara- ja palveluhankintoja koskevia säännöksiä. Hankintamenettelynä käytettiin hankintalain 32 mukaista avointa menettelyä, jossa julkaistaan hankintailmoitus, asetetaan hankinta-asiakirjat yleisesti saataville ja kuka tahansa kelpoisuusehdot täyttävä voi jättää tarjouksensa. Hankinnan kohteen CPV-koodi on 90910000-9, siivous- ja puhdistuspalvelut. Hankinta jaettiin viiteen osaan taajamittain. Osat olivat Lievestuoreen alue, Leppäveden alue, Vihtavuoren alue, kirkonkylän alue ja Valkola Vehniä alue. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjouksen voi jättää yhdestä, useammasta tai kaikista osa-alueista. Parhaan tarjouksen valintaperusteeksi valittiin paras hinta-laatusuhde, jossa hinnan painoarvo oli 50 % ja laadun panoarvo 50 %. Laatu jakaantui seuraaviin osa-alueisiin: haltuunottosuunnitelma, painoarvo 15 pistettä, toimintavarmuus 15 pistettä, palvelun laadunhallinta 15 pistettä ja vastuullisuus 5 pistettä. Yksityiskohtaiset kelpoisuusehdot lueteltiin tarjouspyynnössä sekä lain vaatimassa ESPD-dokumentissa mukaan lukien tilaajavastuulain
5 asetettujen vaatimusten täyttyminen. Lisäksi tarjoajalta vaadittiin vähintään 1.000.000 euron vastuuvakuutus. Tarjouspyynnön liitteinä oli siivouskohteiden tarkat sanalliset kuvaukset sekä pohjakuvat sekä kohteittain esitäytetyt hinta- ja resurssilomakkeet jokaiselle alueelle. Tarjoaja siirsi täyttämältään hinta- ja resurssilomakkeelta hintatiedot sähköiselle tarjouslomakkeelle sekä varmuudeksi liitti hinta- ja resurssilomakkeet sähköiseen tarjoukseensa. Lisäksi tarjouspyynnön liitteenä oli sopimusluonnos, SFS 5994 INSTA 800:2010 laadunarviointimalli, sekä tarjousohje, missä ohjeistettiin mm. hinta- ja resurssilomakkeiden sekä laadunarvioinnissa käytettävien suunnitelmien esittämistä. Tarjouspyyntö oheisaineistona. Kilpailutus Siivouspalvelujen hankinta aloitettiin lähettämällä EU-hankintailmoitus julkaistavaksi julkisten hankintojen HILMA-ilmoituskanavaan sekä EUVL:een 1.6.2017. Tarjouspyyntö liitteineen asetettiin samalla suoraan sähköisesti saataville täydellisinä, rajoituksetta ja maksutta osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/laukaa. Hankintailmoitus oheisaineistona. Tarjoajille järjestettiin mahdollisuus tutustua siivouskohteisiin 12. 13.6.2017. Tutustumistilaisuuksissa pystyi myös esittämään kysymyksiä, jotka kirjattiin muistiin. Mikäli tarjoajilla oli kysyttävää kilpailutuksesta tai tarjouspyynnöstä, he saattoivat esittää kysymykset kirjallisesti osoitteessa tarjouspalvelu.fi/laukaa 19.6.2017 klo 15.00 mennessä sekä suullisesti tutustumistilaisuuksissa jotka järjestettiin siivouskohteissa. Vastaukset kirjallisiin kysymyksiin sekä tutustumistilaisuuksissa annettuihin kysymyksiin ilmoitettiin annettaviksi verkko-osoitteessa tarjouspalvelu.fi/laukaa 21.6.2017 klo 15.00 mennessä. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset oheisaineistona. Tarjoukset tuli jättää sähköisesti verkko-osoitteessa tarjouspalvelu.fi/laukaa 31.7.2017 klo 15.00 mennessä. Tarjouksensa jättivät (myöhemmin ISS), Lassila & Tikanoja Oyj (myöhemmin L&T), (myöhemmin RTK), (myöhemmin SOL) sekä Total Kiinteistöpalvelut Oy (myöhemmin Total). Kaikki tarjoajat jättivät tarjouksen kaikista osa-alueista. Tarjoukset avattiin 1.8.2017 hankinta- ja kehittämispäällikön työhuoneessa. Läsnä avaustilaisuudessa olivat hankinta- ja kehittämispäällikkö sekä siivouspäällikkö. Avauspöytäkirja oheisaineistona.
Tarjousten vertailu Tarjoajien ja tarjousten soveltuvuustarkastuksessa kaikki tarjoajat todettiin soveltuviksi sekä kaikki tarjoukset tarjouspyynnön mukaisiksi. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että jokaiselle osa-alueelle valitaan yksi toimittaja. Osa-alueita oli Lievestuoreen alue, Leppäveden alue, Vihtavuoren alue, kirkonkylän alue ja Valkola Vehniä alue. Tarjouksen kokonaistaloudelliseksi valintaperusteeksi oli valittu paras hinta/laatusuhde, jossa kokonaishinnan painoarvo oli 50 prosenttia, jolloin halvin sai 50 pistettä ja muut suhteessa halvimpaan. Laadusta sai maksimissaan 50 absoluuttista pistettä, joka jakaantui haltuunottosuunnitelmaan, maksimipisteet 15 pistettä, toimintavarmuussuunnitelmaan 15 pistettä, palvelun laadunhallinnan suunnitelmaan 15 pistettä ja vastuullisuussuunnitelmaan 5 pistettä. Se, miten laatua arvioitiin, ilmoitettiin tarjouspyynnön liitteessä 6, tarjousohje. Absoluuttiset laatupisteet lisättiin alueittain hintapisteisiin ja näin saatiin kunkin alueen eniten pisteitä saanut tarjous, joka katsotaan alueellisesti parhaaksi hinta/laatusuhteeltaan. TPA Andersson Oy:n suorittama laatuvertailu perusteluineen liitteenä. Laatuvertailuliitteessä on annettu perustelut, mikäli vertailussa on vähennetty pisteitä suunnitelmien puutteiden vuoksi. Tarjouspyynnön liitteessä 6, tarjousohje, oli ilmoitettu laatuvertailussa arvostettavat seikat kunkin suunnitelman osalta. Tarjousten vertailutaulukot, joista liikesalaisuudet on poistettu, liitteenä. Kaikki hinnat on esitetty arvonlisäverottomina. Alue 1, Lievestuoreen alue ISS ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 70.689,89 euroa ja sai siten hintapisteitä 42,353. ISS sai laatupisteitä seuraavasti: haltuunottosuunnitelma 15 pistettä, toimintavarmuussuunnitelmasta 14 pistettä, palvelun- ja laadunhallintasuunnitelma 15 pistettä sekä vastuullisuussuunnitelma 5 pistettä, yhteensä 49 laatupistettä. ISS sai Lievestuoreen alueen osalta yhteensä 91,353 pistettä. SOL ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 76.291,60 euroa ja sai siten hintapisteitä 39,243. SOL sai laatupisteitä seuraavasti: haltuunottosuunnitelma 13 pistettä, toimintavarmuussuunnitelmasta 12 pistettä, palvelun- ja laadunhallintasuunnitelma 6 pistettä sekä vastuullisuussuunnitelma 2 pistettä, yhteensä 33 laatupistettä.
SOL sai Lievestuoreen alueen osalta yhteensä 72,243 pistettä. L&T ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 73.829,98 euroa ja sai siten hintapisteitä 40,551. L&T sai laatupisteitä seuraavasti: haltuunottosuunnitelma 15 pistettä, toimintavarmuussuunnitelmasta 15 pistettä, palvelun- ja laadunhallintasuunnitelma 15 pistettä sekä vastuullisuussuunnitelma 5 pistettä, yhteensä 50 laatupistettä. L&T sai Lievestuoreen alueen osalta yhteensä 90,551 pistettä. Total ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 117.328,00 euroa ja sai siten hintapisteitä 25,517. Total sai laatupisteitä seuraavasti: haltuunottosuunnitelma 14 pistettä, toimintavarmuussuunnitelmasta 11 pistettä, palvelun- ja laadunhallintasuunnitelma 13 pistettä sekä vastuullisuussuunnitelma 5 pistettä, yhteensä 43 laatupistettä. L&T sai Lievestuoreen alueen osalta yhteensä 68,517 pistettä. RTK ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 59.878,00 euroa ja sai siten hintapisteitä 50. RTK sai laatupisteitä seuraavasti: haltuunottosuunnitelma 14 pistettä, toimintavarmuussuunnitelmasta 11 pistettä, palvelun- ja laadunhallintasuunnitelma 9 pistettä sekä vastuullisuussuunnitelma 5 pistettä, yhteensä 39 laatupistettä. RTK sai Lievestuoreen alueen osalta yhteensä 89 pistettä. Alue 2, Leppäveden alue ISS ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 98.895,44 euroa ja sai siten hintapisteitä 41,896. ISS sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 49. ISS sai Leppäveden alueen osalta yhteensä 90,896 pistettä. SOL ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 89.578,00 euroa ja sai siten hintapisteitä 46,253. SOL sai laatupisteitä edellä selostetun
mukaisesti 33. SOL sai Leppäveden alueen osalta yhteensä 79,253 pistettä. L&T ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 82.865,00 euroa ja sai siten hintapisteitä 50. L&T sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 50. L&T sai Leppäveden alueen osalta yhteensä 100 pistettä. Total ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 147.984,87 euroa ja sai siten hintapisteitä 27,998. Total sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 43. Total sai Leppäveden alueen osalta yhteensä 70,998 pistettä. RTK ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 94.509,00 euroa ja sai siten hintapisteitä 43,840. RTK sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 39. RTK sai Leppäveden alueen osalta yhteensä 82,840 pistettä. Alue 3, Vihtavuoren alue ISS ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 67.654,12 euroa ja sai siten hintapisteitä 47,200. ISS sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 49. ISS sai Vihtavuoren alueen osalta yhteensä 96,200 pistettä. SOL ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 63.866,00 euroa ja sai siten hintapisteitä 50. SOL sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 33. SOL sai Vihtavuoren alueen osalta yhteensä 83,000 pistettä.
L&T ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 78.497,26 euroa ja sai siten hintapisteitä 40,680. L&T sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 50. L&T sai Vihtavuoren alueen osalta yhteensä 90,680 pistettä. Total ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 118.322,00 euroa ja sai siten hintapisteitä 26,988. Total sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 43. Total sai Vihtavuoren alueen osalta yhteensä 69,988 pistettä. RTK ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 94.714,00 euroa ja sai siten hintapisteitä 33,715. RTK sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 39. RTK sai Vihtavuoren alueen osalta yhteensä 72,715 pistettä. Alue 4, Laukaan kirkonkylän alue ISS ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 211.787,56 euroa ja sai siten hintapisteitä 42,707. ISS sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 49. ISS sai Laukaan kirkonkylän alueen osalta yhteensä 91,707 pistettä. SOL ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 180.896,00 euroa ja sai siten hintapisteitä 50. SOL sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 33. SOL sai Laukaan kirkonkylän alueen osalta yhteensä 83,000 pistettä. L&T ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 185.126,64 euroa ja sai siten hintapisteitä 48,857. L&T sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 50.
L&T sai Laukaan kirkonkylän alueen osalta yhteensä 98,857 pistettä. Total ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 327.921,80 euroa ja sai siten hintapisteitä 27,582. Total sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 43. Total sai Laukaan kirkonkylän alueen osalta yhteensä 70,582 pistettä. RTK ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 224.048,90 euroa ja sai siten hintapisteitä 40,370. RTK sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 39. RTK sai Laukaan kirkonkylän alueen osalta yhteensä 79,370 pistettä. Alue 5, Valkola-Vehniä alue ISS ilmoitti jättämässään sähköisessä tarjouslomakkeessa Valkola-Vehniä alueen vuosihinnaksi 385.586,06 euroa. Liittämässään hinta- ja resurssilomakkeessa ISS kuitenkin ilmoitti vuosihinnaksi 38.586,06 euroa. Ristiriitaisuuden vuoksi hankintayksikkö pyysi ISS:ä tarkentamaan kumpi summista oli oikein. ISS ilmoitti tarkennuksessa vuosikokonaishinnaksi 38.586,06 euroa ja sai siten hintapisteitä 40,914. ISS sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 49. ISS sai Valkola-Vehniä alueen osalta yhteensä 89,914 pistettä. SOL ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 31.574,00 euroa ja sai siten hintapisteitä 50. SOL sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 33. SOL sai Valkola-Vehniä alueen osalta yhteensä 83,000 pistettä. L&T ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 42.841,21 euroa ja sai siten
hintapisteitä 36,850. L&T sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 50. L&T sai Valkola-Vehniä alueen osalta yhteensä 86,850 pistettä. Total ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 77.215,75 euroa ja sai siten hintapisteitä 38,359. Total sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 43. Total sai Valkola-Vehniä alueen osalta yhteensä 63,445 pistettä. RTK ilmoitti vuosikokonaishinnaksi 41.156,00 euroa ja sai siten hintapisteitä 40,370. RTK sai laatupisteitä edellä selostetun mukaisesti 39. RTK sai Valkola-Vehniä alueen osalta yhteensä 77,359 pistettä. Yhteenveto Tarjouspyynnön mukaisesti tarjouksista valitaan jokaiselle alueelle yksi hinta/laatusuhteeltaan paras tarjous. Sopimuskumppaneiksi ehdotetuilta on tarkastettu hankintalain 88 4 mom. mukaiset rikosrekisteriotteet hankintalain 80 mukaisten pakollisten poissulkemisperusteiden osalta sekä todettu, että sopimuskumppaneiksi ehdotettuja ei koske 80 eikä 81 mukaiset pakolliset tai harkinnanvaraiset poissulkemisperusteet. Lisäksi sopimuskumppaneiksi ehdotetuista on hankittu tilaajavastuulain (1233/2006) 5 mukaiset selvitykset tilaajavastuu.fi palvelusta. Kilpailutuksen ennakoiduksi arvoksi arvioitiin 3.310.000 koko sopimuskaudeksi optiovuosi mukaan lukien. Arvio perustui edellisen sopimuksen toteutuneisiin kustannuksiin. Saatujen tarjousten perusteella seuraava sopimuskausi optiovuosineen kustantaa arvioituine hinnankorotuksineen noin 2.362.000 euroa. Esityslistan ohessa tarjouspyyntö, hankintailmoitus, kysymykset ja vastaukset, avauspöytäkirja. Ehdotus Tekninen johtaja: Tekninen lautakunta päättää valita siivouspalvelujen tuottajiksi vuosille 2018 2021 alueelle 1, Lievestuoreen alue, alueelle 3 Vihtavuoren alue ja alueelle 5, Valkola-Vehniä alue,
hinta/laatusuhteeltaan parhaat tarjoukset jättäneen. Alueelle 2, Leppäveden alue ja alueelle 4, Laukaan kirkonkylän alue, tekninen lautakunta päättää valita hinta/laatusuhteeltaan parhaat tarjoukset jättäneen. Hankintasopimus voidaan tehdä, kun odotusaika 14 vrk tämän päätöksen tiedoksiannosta on kulunut ja on tullut selväksi, että päätöksestä ei ole tehty hankintaoikaisuvaatimusta tai valitusta markkinaoikeuteen. Tarjouspyynnössä varatun optiovuoden käytöstä tilaaja päättää viimeistään 30.6.2021. Päätös Tekninen lautakunta: Tekninen lautakunta hyväksyi päätösehdotuksen yksimielisesti.