SAP Our Story Tarinamme asiakkaidemme kertomana 1
Sisällysluettelo: Aktia Parempaa asiakaspalvelua yhtenäisellä viestintäratkaisulla... 4 Anvia TV SAP Business One mukautuu kehittyvän konsernin tarpeisiin... 6 Arvid Nordquist Liiketoimintajärjestelmän ansiosta kokonaiskuva nähdään helposti... 8 Componenta Käytön helppoutta ja kustannussäästöjä... 10 Expert ASA BusinessObjects Edge kasvun tukena...12 Expert ASA Parempaa asiakaspalvelua SAP-ratkaisun avulla...14 Gycom SAP -ratkaisun avulla koko konserni puhuu samaa kieltä...16 Heinon tukku SAP E-Commerce parantaa palvelua ja helpottaa myyjien työtä...18 Heinon tukku SAP-järjestelmä nopean toimitusrytmin avaimena...20 Helvar SAP-ratkaisu prosessien integroinnin avaimena... 22 Honkarakenne Tehokkuutta myyntiin ja logistiikkaan... 24 Hästens SAP petaa globaalia laajentumista... 26 Jyväskylä Tähtäimenä parempi tiedon laatu... 28 Kaakon Taitoa Parempia palveluita kuntatoimijoille...30 Kalevan Kukkatukku Toiminta tehostuu SAP-järjestelmällä... 32 Klinkmann SAP-ratkaisulla asiakaspalvelu läpinäkyväksi yli rajojen... 34 Lemminkäinen Talotekniikka Luotettava SAP projektinhallinnan perustana... 36 Luottokunta SAP-ratkaisu antaa palvelulle toimintavarmuutta... 38 Medix Biochemica Lääkealalle räätälöity SAP-ratkaisu uskottavuuden takeenaa...40 Mikkelin AMK Tradenomit ottavat toiminnanohjausjärjestelmän haltuun opintojen aikana... 42 Scandic Tiedottaminen ja viestintä on yksinkertaista ja tehokasta... 44 Seutulaskenta Seutulaskennassa SAP rullaa saumattomalla yhteistyöllä... 46 Toimihenkilöunioni Ruuhka väheni ja palvelu parani... 48 Toripiha SAP-ratkaisu lisäsi marjojen toimittajan asiakastyytyväisyyttä...50 Vaahto Group Laajentuminen SAP-ratkaisun tuella... 52 VVO Perinteiset puhelinjärjestelmät vaihtuivat SAP:n IP-puhelinratkaisuun... 54 2
40 vuoden kokemuksella, SAP on yksi maailman johtavista järjestelmätoimittajista. Kehitämme ja toimitamme joustavia liiketoimintajärjestelmiä organisaatioiden eri tarpeisiin toimialasta ja koosta riippumatta. Ratkaisumme täyttävät jokaisen organisaation järjestelmätarpeet ja tukevat liiketoiminnan eri prosesseja. SAP tukee nykypäivän muuttuvia markkinatilanteita, joissa on nopeastikin sopeuduttava uusiin haasteisiin. Haluamme jakaa kanssanne asiakkaidemme onnistuneita järjestelmähankkeita asiakkaidemme kertomana! Olemme keränneet asiakastarinoita tähän koosteeseen eri toimialoilta, eri SAP-ratkaisuista. Tarinamme asiakkaidemme kertomana koostuu keskisuurten, Suomessa toimivien organisaatioiden järjestelmähankinnoista, joissa on onnistuneesti yhdistetty oikea SAP-ratkaisu, resurssit sekä tavoitteet. SAP-ekosysteemiin kuuluu myös ammattitaitoinen ja eri toimialoja tunteva jälleenmyyntiverkosto, joka toimittaa kustannustehokkaita SAP-ratkaisuja, jotka ovat nopeasti käyttöönotettavissa ja antavat nopeasti hyötyjä sekä tuottoa sijoitetulle pääomalle. Toivomme, että asiakkaidemme onnistuneet SAP-järjestelmäkäyttöönotot sekä esitetyt hyödyt herättävät kiinnostuksenne ja voimme jatkaa keskustelua tapaamisen merkeissä! Hyviä lukuhetkiä toivottaen, SAP Finland Oy 3
AKTIA Parempaa asiakaspalvelua yhtenäisellä viestintäratkaisulla Aktia on laajentanut liiketoimintaansa voimakkaasti ja muuttunut säästöpankista finanssikonserniksi, jonka toimialueet kattavat sekä pankki-, varainhoito-, vakuutus- että kiinteistönvälitystoiminnan. Lyhyessä ajassa Aktian asiakasmäärä kaksinkertaistui, henkilöstön määrä kasvoi 850:stä 1250:een ja konttoriverkosto laajeni. Toiminnan laajenemisen myötä asiakaspalvelu oli uusien haasteiden edessä, ja palvelun kehittäminen nostettiin konsernissa yhdeksi keskeisimmäksi kehityskohteeksi. Aktia halusi parantaa tavoitettavuuttaan ja sitä kautta kehittää asiakaspalvelua ja -tyytyväisyyttä. Lisäksi haluttiin säilyttää nykyisen järjestelmäkokonaisuuden luotettavuus sekä säästää käyttökustannuksissa. Asiakaspalvelulle asetettujen tavoitteiden pohjalta Aktia määritteli vaatimukset uudelle järjestelmälle. Nopeasti selvisi, että käytössä olevilla puhelinjärjestelmillä haluttuja muutoksia ei saada aikaan, vaan tilalle tarvittiin koko konsernin kattava, yhtenäinen viestintäratkaisu. Aktian uudeksi viestintäratkaisuksi valittiin IP-pohjainen SAP Business Communications Management -ohjelmisto, jolla korvattiin käytössä olevat, erilliset puhelinjärjestelmät. Ratkaisun toteutti SAP-konserniin kuuluva Merlin Systems Oy. Vanhat puhelinjärjestelmät eivät olisi pysyneet kehittyvän Aktian perässä millään. Käytännössä uuden strategian asettamia vaatimuksia palvelulle ja tavoitettavuudelle ei olisi ollut mahdollista toteuttaa vanhojen järjestelmien päivityksellä, Aktian johtaja Petri Vuontela kertoo. PAREMPAA ASIAKASPALVELUA TEHOKKAAMMIN Lähtötilanteessa Aktian jokaisessa konttorissa oli omat puhelinjärjestelmänsä. Lisäksi puheluiden välitykselle sekä asiakkaiden tukipalveluille oli omat järjestelmänsä. Erillisiä puhelinjärjestelmiä oli yhteensä lähes 100. Nämä erilliset puhelinjärjestelmät korvattiin koko konsernin kattavalla viestintäratkaisulla. IP-pohjainen ratkaisu kytkee Aktian 90 konttoria ja 1250 työntekijää yhtenäisen ratkaisun piiriin. Konsernin laajassa konttoriverkostossa oleva asiantuntemus ja osaaminen saadaan näin tehokkaasti asiakaspalvelun käyttöön, mikä nopeuttaa asiakaspalvelua sekä tehostaa resurssien käyttöä. Lisäksi asiakaspalvelun johtamiseen on saatu tärkeitä työkaluja. Kun käytössä on yksi yhtenäinen viestintäratkaisu, raportointi- ja monitorointityökalut kertovat asiakaspalvelun tilan koko konsernin tasolla. Näemme esimerkiksi tarkasti, miten palvelutavoitteemme toteutuvat, ja pystymme kehittämään asiakaspalveluamme tämän tiedon pohjalta. Tarvittaessa muutoksia pystytään tekemään nopeasti, Vuontela sanoo. Vanhojen puhelinjärjestelmien korvaamisen yhtenäisellä IP-pohjaisella järjestelmällä odotetaan tuovan myös kustannussäästöjä, vaikka tietoliikenteen hallittavuuden ja nauhoituksen vuoksi investoitiin erillisiin kytkimiin sekä ip-puhelimiin. Tarkemmat kustannussäästöt selviävät myöhemmin, kun esimerkiksi operaattorin laskutusta päästään tarkemmin vertailemaan. Päätelaitekustannuksissa saavutetaan kuitenkin säästöjä, sillä matkapuhelimen voi liittää ainoaksi päätelaitteeksi järjestelmään. Puhelinpalvelun jatkuvuuden varmistaminen on pankkitoiminnassa tärkeää. Merlinin toimittama järjestelmä on toteutettu täysin kahdennettuna kahteen eri konesaliin, mikä takaa häiriöttömän toiminnan kaikissa olosuhteissa. Yksi valintakriteereistämme oli järjestelmän kyky hallita helposti erilaisten poikkeustilanteiden vaatimuksia, Vuontela kertoo. JOUSTAVA RATKAISU TUKEE LIIKETOIMINNAN MUUTOKSISSA Aktialla on erikokoisia konttoreita: kahden työntekijän konttoreista 25 hengen konttoreihin. Käyttöönoton tuli olla vaivatonta 4
Käytännössä uuden strategian asettamia vaatimuksia palvelulle ja tavoitettavuudelle ei olisi ollut mahdollista toteuttaa vanhojen järjestelmien päivityksellä. Petri Vuontela, johtaja, Aktia ja muutoksia on jatkossa pystyttävä tekemään helposti, joten tässäkin mielessä ohjelmistopohjainen ratkaisu oli perinteisiä puhelinjärjestelmiä parempi vaihtoehto. Työntekijä voi kirjautua järjestelmään sisään miltä tahansa yritysverkossa olevalta työasemalta ja uusien käyttäjien lisääminen järjestelmään on nopeaa ja onnistuu omin voimin. Kun ihmiset vaihtuvat, toimipaikat muuttuvat tai konttoriin tulee tuuraajia, halusimme, että näitä tilanteita varten ei tarvita puhelinasentajaa paikalle. Nykypäivän liiketoiminnassa muutoksia tapahtuu koko ajan, ja tekniikan tulee tukea näitä muutoksia, eikä olla jarruna, Vuontela pohtii. Merlin Systems Oy tarjoaa SAP BCM -ratkaisun Aktialle palveluna. Palvelumalli sopii Aktian tarpeisiin hyvin, sillä se vapauttaa yrityksen resursseja järjestelmän ylläpidosta sekä mukautuu joustavasti käyttäjämäärien muutoksiin. HYÖTYÄ SEKÄ YRITYKSELLE ETTÄ ASIAKKAILLE Sopivan ratkaisun selvittäminen ja tarjousvaihe olivat isoja prosesseja. Painotimme tässä vaiheessa käyttökokemusta. Olimme käyttäneet SAP BCM -ohjelmistoa yhteyskeskuksessamme sekä kahdessa tytäryhtiössämme jo aikaisemmin, joten tuote oli tuttu. Lisäksi kävimme tutustumassa SAP BCM:n referenssiyrityksiin. Nämä käynnit olivat erittäin tärkeitä ratkaisun tekemisen kannalta, Vuontela sanoo. Kokonaisuudessaan Aktiassa koettiin projekti onnistuneeksi ja uuteen järjestelmään ollaan tyytyväisiä. Projekti oli hyvin suunniteltu ja vaiheistettu, eivätkä sen riskit realisoituneet. Antaisin projektille 10 pisteestä 9, ehkä jopa enemmänkin. Vaikea keksiä, mitä olisi voinut enää paremmin tehdä, Vuontela summaa. Tarinamme asiakkaiden kertomana Aktia 5
ANVIA TV SAP Business One mukautuu kehittyvän konsernin tarpeisiin Anvia TV Oy ohjaa liiketoimintaansa SAP Business One -ratkaisulla. Joustava ja tehokas toiminnanohjaus-järjestelmä helpottaa henkilöstön päivittäisiä rutiineja, parantaa raportointia ja tuo selkeitä kustannussäästöjä taloushallinnossa. Anvia TV:llä on yli 35 vuoden kokemus antenni- ja tietoverkoista ja se on Suomessa alan markkinajohtaja. Suomessa lähetettävät tv-ohjelmat digitoidaan pääasiassa Anvia TV:n toimittamin laittein. Kuluttajamarkkinoilla yritys tunnetaan parhaiten Finnsat- ja Humax-digitallentimista. Anvia-konserni on kasvava ja kansainvälistyvä ICT-alan ratkaisu- ja palveluyhtymä. SAP BUSINESS ONE KASVUN MOOTTORINA Anvia TV:lle toiminnanohjausjärjestelmän uusiminen tuli ajankohtaiseksi vuodenvaihteessa 2002-2003, jolloin yrityksen liiketoiminta oli tv-lähetysten digitalisoinnin ansiosta erittäin voimakkaassa kasvussa. Yritys oli jo pitkään harjoittanut maahantuontia ja valmistuttamista useista eri maista sekä projektiluonteista vientiä ulkomaille. Lisäksi yritys laajensi toimintaansa Baltian markkinoille. Näistä lähtökohdista johtuen pidettiin selvänä, että uuden ohjelmiston on tultava kansainvälisesti toimivalta yritykseltä, joka pystyy takaamaan tuotteelle kehityksen ja tuen myös jatkossa. Pidimme myös tärkeänä, että ohjelmistoa pystytään helposti muokkaamaan ja integroimaan ulkopuolisiin järjestelmiin. SAP Business One -ratkaisu tuntui soveltuvan erinomaisesti yrityksemme tarpeisiin, Anvia TV:n tietohallintopäällikkö Jarkko Kankaanpää muistelee. JÄRJESTELMÄ JOUSTAA MUUTTUVISSA TILANTEISSA Vuonna 2007 silloinen Finnsat Oy jaettiin kolmeksi eri yhtiöksi: Finnsat Verkkotuotteet Oy, Finnsat Kulutuselektroniikka Oy ja Finnsat Broadcast Systems Oy. Lisäksi konserniin kuului myös Virossa toimiva tytäryhtiö. Kaikkien perustettujen yritysten toiminnanohjaus päätettiin aiempien hyvien kokemusten perusteella hoitaa SAP Business One -järjestelmällä. Perustamisprosessin yhteydessä mm. Finnsat Oy:n asiakas- ja tuoterekisterit siirrettiin automatisoidusti tytäryhtiöiden kantoihin. Olimme varautuneet siihen, että go-live päivänä ilmenisi ainakin jonkin verran ongelmia, mutta uusien tietokantojen käyttöönotto sujui lopulta täysin ongelmattomasti, tietohallintopäällikkö Jarkko Kankaanpää kertoo. Syksyllä 2009 Anvia Oyj osti tuolloin konsernin emoyhtiön koko osakekannan. Hallinnon yksinkertaistamiseksi Finnsatalakonsernin suomalaiset tytäryhtiöt sulautuivat emoyhtiöönsä ja yhtiön nimeksi tuli Anvia TV Oy. Yritysten yhdistäminen takaisin yhteen tietokantaan osoittautui työmäärältään ja sujuvuudeltaan saman kokoluokan toimenpiteeksi kuin niiden jakaminenkin. Tietojärjestelmän osalta koko operaatioon meni vain muutamia konsulttipäiviä ja kaikki sujui jälleen kerran todella vaivattomasti, Jarkko Kankaanpää toteaa. 6
SAP Business One -ratkaisu soveltuu erinomaisesti yrityksemme tarpeisiin Jarkko Kankaanpää, tietohallintopäällikkö, Anvia TV KONSERNIRATKAISUSTA LISÄTEHOA TALOUSHALLINTOON Samalla kun Finnsat Oy:stä irroitettiin useampia eri yrityksiä, todettiin tarve kehittää konsernilaskennan prosesseja virtaviivaisemmiksi. Siihen asti konsernituloslaskelma ja -tase oli koostettu manuaalisesti Excelissä useammasta eri SAP-tietokannasta ajettujen raporttien pohjalta. Yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa ideoitiin ratkaisu, jossa kirjanpitoaineistojen konsolidointia varten SAP Business One -palvelimelle perustettiin erityinen konserniyritys laskentatoimen tarpeisiin. Ratkaisu osoittautui todella näppäräksi. Pystyn ajamaan milloin tahansa konsernikannasta tuloslaskelman sekä taseen ja voin luottaa siihen, että tiedot ovat ajan tasalla. Ratkaisu on myös kustannustehokas kolmansien osapuolten tarjoamien konsernilaskentaratkaisujen osalta pelkät integrointikustannukset olisivat olleet moninkertaiset verrattuna siihen mitä SAP Business One -ratkaisu tuli meille maksamaan, Anvia TV:n varatoimitusjohtaja Jaana Mäkipernaa kertoo. Anvia TV:n myyntilaskutus on hoidettu SAP-järjestelmällä e-kirjeenä jo vuodesta 2004 lähtien. Laskuja lähtee päivittäin useita kymmeniä, joten sähköistäminen vähentää tältä osin työmäärää merkittävästi perinteiseen laskutukseen verrattuna. Myös konsernin raportointitarpeiden osalta SAP Business One on osoittautunut erittäin päteväksi ratkaisuksi. Pystymme helposti tuottamaan raporttiaineistot juuri sellaisessa muodossa mitä konsernin järjestelmät edellyttävät, tietohallintopäällikkö Jarkko Kankaanpää jatkaa. Anvia TV on tehnyt jo vuosien ajan yhteistyötä Boyum IT Finland Oy:n konsulttien kanssa. Jarkko Kankaanpää on ollut tyytyväinen Boyumin palveluun ja asiantuntemukseen. Yhteistyö on ollut alusta saakka mutkatonta. Meille on tärkeää että voimme luottaa paitsi toimittajamme asiantuntemukseen, myös siihen että he tarjoavat meille vain sellaisia ratkaisuja joihin itsekin uskovat. Luottamus on kaiken A ja O, Jarkko Kankaanpää toteaa. Tarinamme asiakkaiden kertomana Anvia TV 7
ARVID NORDQUIST Liiketoimintajärjestelmän ansiosta Arvid Nordquistilla nähdään kokonaiskuva helposti Kahvipaahtimossa toteutetaan uskomattoman monimutkainen prosessi, jotta hankituista kahvipavuista muodostuu kupillinen kahvia sinun nautittavaksesi. Yleiskuva kahvin hinnasta yhdeksässä maassa ja papujen jatkuva laaduntarkkailu ovat Arvin Nordquist H.A.B:llä arkipäivää. Kahvipapujen ja osakkeiden kaupassa on paljon samaa. Arabica-kahvipavuilla käydään kauppaa New Yorkin pörssissä. Aivan kuten osakkeiden, myös kahvin hinta saattaa vaihdella nopeasti. Hinnanvaihtelut voivat olla huimia, jopa 20 prosenttia viikossa. Hinnat ovatkin yksi tekijä, josta Arvid Nordquistilla on jatkuvasti oltava selkeä kuva. Arvid Nordquist käyttää SAP:n liiketoimintajärjestelmää ja on vastikään ottanut käyttöönsä APO (Advanced Planning and Optimization) -moduulin, joka on parantanut raakakahvin ostoprosessia. Moduuli yksinkertaistaa suunnitelmien laatimista niin, että paahtimon tarvitsemien raakakahvimäärien osto on mahdollista oikeaan aikaan. Arvid Nordquist hyötyy huomattavasti SAP:n liiketoimintajärjestelmän käytöstä kaikissa liiketoimintaprosessien vaiheissa. Järjestelmää käytetään esimerkiksi laadittaessa perusteltuja ennusteita yrityksen hinnoittelun avuksi, mikä on ratkaisevaa kannattavuuden varmistamiseksi. SAP auttaa myös Arvid Nordquistin kuukausittaisten tilinpäätösesitysten tekemisessä. Elintarvikealalla jatkuva tehokkuuden parantaminen on elintärkeää aseman säilyttämiseksi. Arvid Nordquistin täytyy ennen kaikkea seurata kahvin hintakehitystä kaikissa niissä maissa, joista pavut hankitaan. Toisaalta tulee myös huomioida tukkuliikkeiden, kuten ICA:n, Coopin ja Bergendahlsin, hinnoille asettamat vaatimukset. Taantuman aikana meidän tulee kiinnittää entistä enemmän huomiota ostojen optimointiin. Tämä on tarpeen, koska myös tukkuliikkeet, joille tuotteita myymme, tekevät niin. APO (Advanced Planning and Optimization) on meille loistava työväline. Se antaa joka kuukausi selkeät vastaukset siihen, mitä prosessien osia meidän on tehostettava, kuvailee Classic-kahvin osto- ja laatuvastaava Philippe Barecca. Lisäksi on tärkeää määrittää, miten tuotteiden jakelua voidaan tehostaa. Kahvin tasaisen korkean laadun varmistamiseen on myös kiinnitettävä huomiota. Ruotsin parhaimman kahvimerkin aseman säilyttäminen vuodesta toiseen vaatii mittavaa laaduntarkkailujärjestelmää. Kahvisäkeistä otetaan ensimmäiset näytteet jo lähtösatamassa, esimerkiksi Kolumbiassa. Testaus on kaiken A ja O. Suoritamme makutestit, kun ostamme kahvipapuja. Kun pavut saapuvat tuotantolaitoksellemme Solnaan, tulee maun vastata hyväksymäämme tuotetta. Tiedot on tallennettu SAP-järjestelmäämme. Tämä on tärkeää, sillä kuluttajat vaativat, että maku on joka kerta samanlainen. Maun lisäksi analysoimme papujen kosteutta, väriä ja kemiallista koostumusta, Philippe Barecca kertoo. Helppo raportointi SAP:n avulla vaikuttaa Reilun kaupan ja KRAV-järjestön raportteihin. Arvid Nordquistin on raportoitava järjestöille niiden sertifioimien tuotteiden kaupasta. Raportointitoiminnolla on kuitenkin suuri merkitys myös koko organisaatiolle. APO (Advanced Planning and Optimization) auttaa meitä saamaan järjestelmästä oikeaa tietoa siitä, mitä meidän ylipää- 8
tään tulisi ostaa. Kauppa- ja valuuttatrendit pysyvät paremmin hallussa. Saamme järjestelmästä tietoa ostoista, emmekä täytä hyllyjä turhilla tuotteilla. Sisäänostajiemme näppituntuma on tärkeä ja APO:n tuottaman tiedon avulla he voivat parantaa ostoja entisestään, toteaa Arvid Nordquistin IT-johtaja Gabriella Fällman. Fällman on toiminut Arvid Nordquistin palveluksessa useissa erilaisissa tehtävissä, joten hänellä on käytännön kokemusta siitä, millaisia tietoja eri osastot tarvitsevat. Hän tietää, kuinka tärkeä SAP:n tiedontallennusmahdollisuus on monille yrityksen tehtävistä. Tilastojen nopea saatavuus on toinen Arvid Nordquistille tärkeä SAP-ominaisuus. Liiketoimintajärjestelmän avulla tuotepäälliköt ja asiakasvastaavat saavat kattavat tilastot helposti käyttöönsä itse. SAP on tehokas ja toimiva liiketoimintajärjestelmä. Järjestelmästä saamamme hyödyt tekevät siitä ehdottomasti kannattavan, korostaa Gabriella Fällman. SAP:llä koetaan, että yhteistyö Arvid Nordquistin kanssa on ollut avointa. Se on ollut tärkeä tekijä SAP:n menestyksessä, kun prosesseja on optimoitu. Järjestelmän liiketoimintaeduilla on tärkeä merkitys Arvid Nordquistille. Vuonna 2005 Arvid Nordquist H.A.B. osti suomalaisen perheyrityksen Alex. F. Lindberg Oy:n ja nimi muuttui Oy Arvid Nordquist Finland Ab:ksi. Tuolloin myös Arvid Nordquistin käyttämät SAPratkaisut ulotettiin käytettäväksi myös Suomen toimistolla. Arvid Nordquist työllistää Suomessa 20 henkilöä, joista 10 käyttää SAP-ratkaisuja päivittäisessä työssään. Suomalaiset työntekijät, kuten tuotepäälliköt, käyttävät APO-ratkaisua kampanjoiden hallintaan. APO-ratkaisun lisäksi Arvid Nordquistin työntekijät käyttävät SAP-ratkaisuja tuotannonsuunnittelusa, ostoissa, myynnissä ja jakelussa, taloushallinnossa sekä Business Intelligece- ratkaisuja myynti-, varasto- ja tulosraportointiin. Gabriella Fällman kertoo, että tänä päivänä, kun sekä Suomi että Ruotsi käyttävät samoja artikkelinumeroita tuotteissaan, APO-ratkaisua on huomattavasti helpompi käyttää. Hän lisää, että osittain APO-ratkaisun ansiosta, varastomääriä on voitu pienentää. Tarinamme asiakkaiden kertomana Arvid Nordquist 9
COMPONENTA Käytön helppoutta ja kustannussäästöjä Bilot toimitti Componentalle palveluna SAP BusinessObjects -ratkaisun parantamaan toimitusvarmuusraportointia. Helppokäyttöinen Web Intelligence -työkalu tehostaa koko konsernin toimintaa ja lisää loppuasiakkaiden tyytyväisyyttä. Componenta on yksi suurimmista valukomponenttien toimittajista Euroopassa. Konsernin toiminta perustuu vahvaan suunnittelu-, valu- ja koneistusosaamiseen sekä monipuolisiin palveluihin. Componentan asiakkaat ovat maailman johtavia raskaiden ajoneuvojen, rakennus- ja kaivoskoneiden, henkilöautojen, maatalouskoneiden, tuulivoimaloiden sekä muiden koneiden ja laitteiden valmistajia. Konsernin tuotantolaitokset, valimot, konepajat ja takomot sijaitsevat Suomessa, Turkissa, Hollannissa ja Ruotsissa. Componentan SAP-hanke alkoi vuonna 2005, ja kahta vuotta myöhemmin otettiin käyttöön SAP BW -tuotantojärjestelmä. Vuonna 2010 Bilot toimitti palveluna SAP BusinessObjects -raportointijärjestelmän integroituna SAP BW -järjestelmään. SAP-ratkaisut ovat tuoneet meille ja tuovat jatkossakin merkittäviä synergiaetuja, Componentan SAP Program Manager Matti Tuomela kertoo. TOIMITUSVARMUUSRAPORTOINNIN PILOTTIPROJEKTI Componenta valitsi SAP BusinessObjects -ratkaisun parantamaan toimitusvarmuutta. Toimittajan valinnassa yhtenä kriteerinä oli, että konsulttikumppani olisi sopivan kokoinen ja Componenta olisi sille tärkeä asiakas. Valitsemme Bilotin heidän ammattitaitonsa ja vakuuttavuutensa perusteella. Heillä oli jo aiempaa kokemusta työkalusta ja he olivat valmiita toteuttamaan pilottiprojektin kanssamme. Bilot hoiti myös oman SAP-työryhmämme kouluttamisen, SAP Program Manager Matti Tuomela kertoo. Pilottiprojekti toteutettiin Web Intelligence -työkalulla, jolla voidaan hakea tarkkaa tietoa toimitusvarmuudesta valitulla ajanjaksolla niin loppukäyttäjä- kuin toimipistejaottelulla. Toimitukset luokitellaan visuaalisesti eri vaiheisiin SAP BW:n luokitteluihin perustuen. Ratkaisu tarjoaa myös helpot rajausja porautumismahdollisuudet eri dimensioiden, kuten loppuasiakkaiden, materiaalien ja toimipisteiden suhteen. Tarvitsimme työkalun, joka olisi helposti ja nopeasti käytettävissä. Halusimme myös selkeitä ja visuaalisia raportteja eri käyttäjille, Matti Tuomela kuvailee. VISUAALISUUS AUTTAA KÄYTTÄJÄÄ SAP BusinessObjects -ratkaisu ja Web Intelligence -työkalu tuovat Componentalle kustannussäästöjä raporttien kehittämisessä ja ylläpitämisessä. Nettipohjainen työkalu ja helppokäyttöinen InfoView-portaali ovat käyttäjien mieleen. Kenenkään ei tarvitse ladata omalle koneelleen mitään. Pystymme ylläpitämään järjestelmää omin voimin, sillä se ei vaadi ohjelmointiosaamista. Visuaalisuus auttaa käyttäjiä ja raportit toimivat nyt paljon paremmin, Matti Tuomela toteaa. Alkuperäiset tavoitteet käytön helppoudesta sekä kustannussäästöistä pitkällä aikavälillä ovat toteutuneet toivotulla tavalla. Componenta aikookin jatkaa yhteistyötä Bilotin kanssa myös tulevaisuudessa. Ensimmäinen vaihe on tehty ja todettu hyväksi, ja nyt jatkamme Bilotin kanssa toimivaa yhteistyötä. Heidän osaamisensa on juuri sellaista kuin myyntivaiheessa näytti kaverit tietävät mistä puhuvat, Matti Tuomela korostaa. 10
SAP-ratkaisut ovat tuoneet meille ja tuovat jatkossakin merkittäviä synergiaetuja. Matti Tuomela, SAP Program Manager, Componenta Tarinamme asiakkaiden kertomana Componenta 11
EXPERT ASA BusinessObjects Edge kasvavan Expert ASA:n tukena Expert ASA on Suomen nopeimmin kasvava kodintekniikkakaupan ketju, jonka toiminnan koordinointi- ja raportointityökaluilta vaaditaan paljon. Expert ASA:n kasvun tukena on jo vuoden ajan ollut BusinessObjects Edge -ratkaisu. BusinessObjects Edge -raportointisovelluksen avulla Expert ASA on vähentänyt kustannuksiaan ajansäästön myötä ja yhtenäistänyt koko organisaationsa raportointikäytännöt. Expert ASA:n vuosimyynti on yli 120 miljoonaa euroa, ja yrityksellä on tällä hetkellä 21 myymälää. Aikaisemmin raportointikäytännöt vaihtelivat eri myymälöiden välillä. Nopeasti kasvaneella yrityksellä oli tarve helpottaa organisaation sisäistä viestintää ja koordinointia. Ratkaisuksi haettiin sovellusta, johon on paketoitu järkevä määrä yksittäisiä komponentteja kohtuulliseen hintaan. BusinessObjects Edge vastasi myyntiorganisaation tarpeita. Expert ASA:n tietohallintopäällikkö Jarkko Lehtismäen mukaan organisaatiossa voidaan nyt tuottaa BusinessObjects Edge -ratkaisulla räätälöityjä ja ilmeeltään yhtenäisiä raportteja. Myyntiorganisaation ohjauksessa on tärkeää, että eri toimipisteiden työntekijät pystyvät tuottamaan keskenään vertailukelpoisia raportteja. Ennen työntekijät tekivät raportteja taulukkolaskentaohjelmilla, joten kaikki dokumentit olivat keskenään erilaisia ja siksi hankalasti vertailtavia, tietohallintopäällikkö Lehtismäki kertoo. MYYNTIORGANISAATIOSSA NOPEUS ON VALTTIA Hektisessä toimintaympäristössä nopea reagointi tuo liiketoiminnallista etua. Kassajärjestelmän lisäksi raportoitavaa tietoa tulee myös muualta yrityksestä, joten keskitetty raportointijärjestelmä on nopeuttanut yrityksen sisäistä kommunikointia. Tehokkuus näkyy myös loppuasiakkaalle parempana palvelun laatuna. Ratkaisu sopisi myös pienemmille yrityksille, joilla on paljon raportoitavaa ja joiden liiketoiminnan luonteeseen liittyy nopeita muutoksia. Esimerkiksi nyt voimme seurata tietyn avaintuotteen myyntiä valitun ajanjakson sisällä niin, ettei tietoa tarvitse hakea eri lähteistä. Sovellus on maksanut itsensä takaisin ajansäästönä. Nykyisin aikaa menee muutama minuutti siihen, mihin ennen kului useita työtunteja, Lehtismäki sanoo. Laadukkaat ja visuaaliset raportit ovat tärkeitä esimerkiksi palavereissa tavarantoimittajien kanssa, kun halutaan perustella, miksi Expert ASA on oikea jakelukanava heidän tuotteilleen. Lehtismäen mukaan raporttien työstäminen ja käyttäminen BusinessObjects Edge -järjestelmällä ei vaadi erityisiä IT-taitoja. Aikaisemmin, kun tarvitsimme erityistilanteissa vaativampia raportteja, maksoimme yrityksille siitä, että he tekivät räätälöidyn raportin johonkin sovellukseemme, mutta nykyisin voimme tehdä kaiken itse. Muutoksessa pitää pysyä mukana. Jos aina pitää käynnistää ja viedä läpi IT-projekti, on hidasta ja kallista käyttää ulkopuolista apua, Lehtismäki kertoo. Raportointisovellus on saanut Expert ASA:n työntekijöiltä paljon positiivista palautetta käyttöominaisuuksien monipuolisuudesta ja helppokäyttöisyydestä. Kun joku kerran näyttää, miten sovellusta käytetään, niin jatkossa sen osaa jo itse, Lehtismäki toteaa. Edellisen version käyttöönotto oli helppoa ja nopeaa, ja se sujui valmiilla asetuksilla omin voimin. Tuotteen jälleenmyyjä Moonsoft Oy oli imple mentoinnissa hyvin tukena ja vastasi tarvittaessa kaikkiin kysymyksiin. Suomalainen Moonsoft on tietokoneoh jelmistojen konsultoivaan myyntiin ja ohjelmistoihin liittyviin palveluihin erikoistunut yritys. Moonsoft auttaa löytämään sopivat ratkaisut erikokoisille yrityksille, oppilaitoksille ja julkishallin non tarpeisiin. 12
Nyt voimme seurata tietyn avaintuotteen myyntiä valitun ajanjakson sisällä niin, ettei tietoa tarvitse hakea eri lähteistä. Jarkko Lehtismäki, tietohallintopäällikkö, Expert ASA Tarinamme asiakkaiden kertomana Expert ASA 13
EXPERT ASA Parempaa asiakaspalvelua SAP-ratkaisun avulla Expert ASA on Suomen nopeimmin kasvava kodintekniikkakaupan ketju, joka haluaa erottua kilpailijoistaan parhaalla asiakaspalvelun laadulla. Palvelun laadun rakentamisen tukena toimii SAP-ratkaisu, josta ensimmäisinä on otettu käyttöön työkalut asiakassegmentoinnin ja markkinointikampanjoiden hallintaan. Expert ASAlla nousi esiin selkeä tarve kehittyneemmälle asiakkuudenhallintajärjestelmälle niin myynnin kuin markkinoinninkin osalta. Asiakaspalvelun laadun parantaminen oli keskeinen syy SAP CRM:n hankintaan. Tarpeellinen informaatio haluttiin koota yhteen paikkaan, mikä asetti uusia vaatimuksia myös käytetylle järjestelmälle. Asiakkaan saama lisäarvo ostokselle tulee tässä bisneksessä ennen kaikkea palvelun laadusta. Kyse on siis asiakkaiden tuntemisesta. Siihen tarvitaan toimiva asiakkuudenhallintajärjestelmä, johon asiakastiedot tallentuvat järjestelmällisesti ja ovat tehokkaasti hyödynnettävissä, Expert ASAn tietohallintopäällikkö Jarkko Lehtismäki kertoo. Suurin osa Expert ASAn asiakastiedoista oli päätepohjaisessa kassajärjestelmässä, joka sisälsi tiedot asiakkaista ja ostoista koko toiminnan ajalta. Aiempi asiakassuhdemarkkinoinnin työkalu oli jo rajoittunut lähinnä kampanjoiden luomiseen. Halusimme järjestelmän, jolla pystytään segmentoimaan asiakkaat ostokäyttäytymisen perusteella entistä tarkemmin niin, että saadaan luotua selkeät kohderyhmät markkinoinnille. Lisäksi oleellista on kampanjoiden tulosten seuraaminen resurssien optimoimiseksi sekä eri palautekanavista tulevan asiakaspalautteen tallentuminen asiakkaiden tietoihin, Lehtismäki listaa uudelle järjestelmälle asetettuja vaatimuksia. KUSTANNUSTEHOKKUUS RATKAISI Expert ASA haki toimivaa asiakkuudenhallintajärjestelmää erottuakseen kilpailijoistaan asiakaspalvelun laadussa ja tutki useita vaihtoehtoja järjestelmää valitessa. Selvitysten jälkeen totesimme, että SAP-ratkaisu sisältää kaikki vaatimustemme mukaiset ominaisuudet. Lisäksi web-pohjainen järjestelmä oli meille mieluisa myös siksi, ettei tarvitsisi ylläpitää kiinteitä ohjelmistoja työasemilla, Lehtismäki kertoo. SAP-ratkaisu päätettiin Expert ASAssa ottaa käyttöön vaiheittain. Yhteistyökumppaniksi projektiin valittiin Solteq. Käyttöönoton ensimmäisessä vaiheessa päätettiin toteuttaa segmentointiin ja kampanjoiden hallintaan tarvittavat osat. Ensi alkuun käyttäjinä on muutama toimihenkilö ja jatkossa enemmän. Tietojärjestelmien vaatimukset muuttuvat koko ajan käytössä, minkä vuoksi olemassa olevia ratkaisuja hienosäädetään koko ajan. Yhteistyö Solteqin kanssa on sujunut hyvin ja parhaita käytäntöjä tuleviin vaiheisiin hiotaan jatkuvasti. Päätimme edetä pala kerrallaan ja keskittyä näin aluksi puhtaasti markkinoinnin osuuteen. Toimintoja on helpompi kehittää lennossa, kun käyttäjäryhmä on aluksi hyvin tiivis, Lehtismäki kertoo. TYÖKALU KOHDENNETUMPAAN MARKKINOINTIIN Ensimmäisenä käyttöönotettu alue keskittyy segmentointiin: kohderyhmien poimintaan ja kampanjoiden hallintaan. Syksyllä 2009 käyttöönotetulta järjestelmältä tietohallintopäällikkö odottaa tuloksia vielä saman vuoden puolella. 14
Asiakkaan saama lisäarvo ostokselle tulee tässä bisneksessä ennen kaikkea palvelun laadusta. Parasta mahdollista palvelua ei pystytä luomaan ilman toimivaa ja tehokasta asiakkuudenhallintajärjestelmää. Jarkko Lehtismäki, tietohallintopäällikkö, Expert ASA Ykköstavoite järjestelmälle heti aluksi on kohdennettu markkinointi. Tavoitteena on saada kokoon laadukasta informaatiota suorapostitusryhmistä ja muista markkinoinnin kohderyhmistä. Mainonnan kohdentamisen täytyy olla tehokasta ja kampanjoiden tehokkuutta pitää pystyä mittaamaan, Lehtismäki korostaa. Expert ASAlla SAP on koettu käyttöliittymältään selkeäksi ja nopeasti omaksuttavaksi ratkaisuksi, joka sopii myös laajempaan käyttöön. Seuraavaa vaihetta ajatellen on myös opittu käyttöönotosta paljon ongelmatilanteisiin reagoinnin ja tehtävien määrittelyn suhteen. ASIAKASKONTAKTIT TALTEEN SAP-ratkaisu otettiin Expert ASAlla käyttöön tukemaan paitsi tehokasta markkinointia, myös laadukasta asiakaskontaktointia. Toimivan asiakkuudenhallintaratkaisun ansiosta saavutetaan jatkuva läpinäkyvyys ja paras mahdollinen palvelu asiakkaan suuntaan, kun informaatio ei katoa palvelukontaktien vaihtuessa. Seuraavaksi CRM-järjestelmä otetaan asiakaspalvelukeskuksen käyttöön. Tarvitsemme työkalun asiakaskohtaamisten dokumentointiin. Työkaluilta edellytetään kokonaisvaltaista tietojenhallintaa, jotta asiakkaan kontaktihistoriaa pystytään hyödyntämään täysimääräisesti asiakaspalautteeseen vastatessa, Lehtismäki toteaa. SAP-ratkaisun käyttöönoton yhteydessä Expert ASAlla tehdään samalla tiedon eheytysprojektia. Tässä yhteydessä tallennettavan informaation yhtenäisyys ja asiakastietojen laatu paranee merkittävästi esimerkiksi turhien päällekkäisyyksien poistumisella. Tietojen tallentaminen ja niiden hyödyntäminen asiakaspalvelussa on keskeistä asiakkaan kokeman hyvän laadun takaamiseksi, Lehtismäki summaa. 15
GYCOM SAP:n asiakkuudenhallintaratkaisun ansiosta koko Gycom-konserni puhuu samaa kieltä Gycom myy elektroniikka- ja mekaniikkaratkaisuihin liittyviä tuotteita teollisuudelle ja sähkötukkuliikkeille. Yrityksen 35 pohjoismaista myyjää suorittavat yhteensä noin 12 000 asiakaskäyntiä vuosittain. Koska asiakkaita on paljon ja valikoimaan kuuluu lähes 40 000 tuotetta, asiakassuhteiden hallinta on Gycomille ensiarvoisen tärkeää. Tämän vuoksi Gycom-konsernissa otettiin keväällä 2009 käyttöön asiakkuudenhallintaratkaisu, SAP CRM. Sen ansiosta ryhmän myyntiorganisaatio tehostui ja konsernin työskentelytavat yhtenäistyivät. Gycomin tietotekniikasta ja tietojärjestelmistä vastaava Håkan Svärd kertoo, että SAP CRM:n käyttöönoton suurin etu on ollut Gycom-konsernin saavuttama pohjoismainen liiketoimintaalusta, johon CRM kuuluu integroituna osana. Aiemmin Ruotsissa ja Tanskassa oli käytössä yhteinen CRM-järjestelmä ja muilla mailla omat, erilliset järjestelmänsä. Aiemmat ratkaisut eivät myöskään sisältäneet Outlook-integraatiota eivätkä täydellisiä SAP ERP- ja SAP BI -integraatioita. Gycomin uuden, täysin integroidun SAP CRM -ratkaisun ansiosta koko henkilöstöllä on käytössään enemmän ja parempaa tietoa kuin aikaisemmin. Logistiikkahenkilöstöllä on käytössään samat tiedot kuin myyjillä ja markkinointihenkilöstöllä. Koko yritys yksinkertaisesti puhuu samaa kieltä. Gycom-konserni on käyttänyt SAP:n ratkaisuja vuodesta 2001, jolloin SAP Business All-in-One otettiin käyttöön SAP:n jälleenmyyntikumppani Impleman toimittamana. SAP CRM -ratkaisu toimitettiin keväällä 2009. Svärd kertoo uuteen CRM-ratkaisuun vaikuttaneista asioista: CRM:n käyttöönoton lähtökohtana oli myyntihenkilöstö. Halusimme käyttäjäystävällisen ratkaisun, joka soveltuu myyjien tarpeisiin. Tapaamisten kirjaamisen ja tarjousten tekemisen oli oltava myyjälle mahdollisimman helppoa, vain muutaman hiirenklikkauksen päässä. Nyt se onnistuu SAP CRM -ratkaisumme avulla. Lyhyesti kuvattuna ratkaisu toimii niin, että myyjä näkee CRM:n aloitussivulta tiivistelmän suunnitelluista tapaamisistaan ja tehtävistään. Aloitussivulta saa kaikki tiedot päivän tapaamisista ja pääsee myös tarkastelemaan asiakaskortteja, joista selviävät tapahtumat, asiakkaan tilaushistoria ja myyntitilastot. Jokaisen asiakaskontaktin jälkeen myyjä voi kirjata CRM-järjestelmään tärkeitä tietoja aloitussivun kautta. Myyjä voi esim. laatia käyntiraportin esimuotoiltuun Word-pohjaan, päivittää asiakastietoja, laatia tai päivittää tarjouksia ja kirjata uusia tapaamisia. Markkinointiosasto voi SAP CRM:n kautta segmentoida potentiaalisia asiakkaita tai luoda uusia liiketoimintamahdollisuuksia suunnatulla markkinoinnilla. Asiakaskortin kautta asiakaspalvelu pääsee tarkastelemaan jokaisen asiakkaan avaintietoja ja asiakashistoriaa. Svärd jatkaa kertomalla, että järjestelmä suorittaa nykyään automaattisesti monia toimintoja, jotka aiemmin tehtiin käsivoimin. Aiemmin, kun meillä oli erilliset CRM-järjestelmät eikä toiminnanohjausjärjestemä ollut täysin integroitu, tarvittiin useita työntekijöitä ainoastaan ylläpitämään järjestelmää ja päivittämään asiakas- ja tuotetietoja. Nykyään nämä toiminnot tapahtuvat automaattisesti ja ne sovitetaan suoraan yhteen SAP:n toiminnanohjausjärjestelmän kanssa. Tämä ei ole ainoastaan vähentänyt resurssien tarvetta, vaan myös parantanut tiedon laatua. 16
SAP CRM:n valmiiden lomakepohjien ja toiminnanohjausjärjestelmän päivitettyjen tietojen, kuten tuotetietojen ja hintaehtojen, avulla myyjät voivat ottaa aiempaa enemmän vastuuta myyntityöstä ja tarjousten valmistelusta. Aiemmin myyjien täytyi työskennellä yhdessä tarjouskäsittelijöiden kanssa, kun tarjous haluttiin laatia ja lähettää. Nyt myyjä voi vain yksinkertaisesti koostaa tarjouksen, joka lähetetään suoraan asiakkaalle sähköpostilla PDF-muodossa. Tämä on suuri etu, koska myyjät saavat tarjoukset liikkeelle nopeammin. Myyjä voi nyt sopia asiakkaan kanssa puhelimessa, että lähettää tarjouksen esimerkiksi puolen tunnin sisällä. Tiedon läpinäkyvyyden ansiosta henkilöstöllä on käytössään entistä enemmän tietoa, mikä auttaa tekemään aiempaa parempia päätöksiä. Myyjät näkevät esimerkiksi varastossa parhaillaan olevat tuotteet ja niiden kappalemäärät. On myös helpompaa palata takaisin ja etsiä vanhoja tietoja tai tietoja toisesta järjestelmästä. Esimerkiksi heti kun tarjous ilmaantuu toiminnanohjausjärjestelmään, se on heti käytettävissä myös CRM:ssä. Aiemmin toisessa järjestelmässä sijainnut tarjous löytyy nyt yhdessä tilauksen kanssa. SAP CRM:n ja SAP BI:n yhteensovittaminen tarjoaa lähes rajattomat analyysi- ja seurantamahdollisuudet. Esimerkiksi asiakas-, tuoteryhmä- tai maakohtaiset myyntitilastot voidaan yhdistää CRM:ään olemassa olevista BI-raporteista. Asiakaskontaktien tai tarjousten määrää voidaan tarkastella myyjä- tai organisaatiokohtaisesti. Käyntiraportit voidaan noutaa BI:stä ja myyntijohto voi tarkastella CRM:ssä jokaisen myyjän hoitamia tehtäviä ja asiakastapaamisia ja tulevia tapaamisia. SAP CRM on ollut käytössämme nyt puoli vuotta, ja ratkaisu vastaa tarpeitamme mielestämme erittäin hyvin. Olemme tähän asti ensisijaisesti keskittyneet myyntipuoleen, mutta ratkaisussa on paljon muitakin ominaisuuksia, joita voimme käyttää, kunhan pääsemme kunnolla vauhtiin. Emme vielä käytä CRM:ä esimerkiksi markkinoinnissa tai asiakastuessa niin aktiivisesti kuin voisimme, mutta tulemme jatkossa paneutumaan asiaan, Håkan Svärd toteaa lopuksi. Gycom on agentuuriyritys, joka markkinoi ja myy sähkö- ja mekaniikkaratkaisujen tuotteita teollisuudelle ja sähkötukkuliikkeille. Yritys edustaa tunnettuja, johtavia kansainvälisiä tuotemerkkejä, joihin kuuluvat esimerkiksi Fluke, Wieland ja Moeller. Pohjoismaissa toimivalla Gycom-konsernilla on toimipaikat Ruotsissa, Suomessa, Tanskassa ja Norjassa. Yhtiön liikevaihto on noin 550 miljoonaa Ruotsin kruunua ja sen palveluksessa on noin 140 työntekijää. Tarinamme asiakkaiden kertomana Gycom 17
HEINON TUKKU SAP E-Commerce parantaa palvelua ja helpottaa myyjien työtä Heinon Tukku vaihtoi myynnin järjestelmänsä Bilot Oy:n palveluna toimittamaan SAP E-Commerce -ratkaisuun. Selainpohjainen järjestelmä helpottaa sekä myyjien päivittäistä työtä että asiakkaiden itsenäisesti tekemiä tilauksia. Ratkaisu ohjaa ja tehostaa myös Heinon Tukun logistiikkaa. Heinon Tukku harjoittaa päivittäistavaroiden tukkutoimintaa ja maahantuontia. Vuonna 1899 perustettu perheyritys tarjoaa yrityksille todella laajat valikoimat erilaisia tuotteita sekä monimuotoisen hankintakanavan. Konsernissa on kuusi yritystä, joilla on yhteensä noin 20 000 asiakasta. Asiakkailla on useita tilaus- ja ostotapavaihtoehtoja ja heidän apunaan on kenttä- ja puhelinmyynti sekä useita erikoistuneita asiantuntijamyyjiä. Heinon Tukun puhelinmyyntiin tulee päivittäin noin 1 500 puhelua. Myytäviä nimikkeitä on yli 15 000 ja tilausrivejä noin 350 000 kuukaudessa. Halusimme siirtyä selainpohjaiseen myynnin järjestelmään helpottaaksemme puhelinmyyjien työtä ja parantaaksemme asiakaspalvelua, Heinon Tukun järjestelmäpäällikkö Erkki Toivanen kertoo. 24/7 TILAUSKANAVA Myynnin järjestelmää vaihdettaessa lähdettiin toteuttamaan 24/7 tilauskanavaa Heinon Tukun Espoon ja Tampereen toimipisteille. SAP ERP -logistiikkaprosessiin saumattomasti integroitavaan SAP E-Commerceen päädyttiin kevyen ja helposti muokattavan web-käyttöliittymän sekä nopean tuotehaun ansiosta. Toimittajaksi valitsimme Bilotin heidän erinomaisen ratkaisuehdotuksensa ansiosta. Heillä oli myös paras kokemus SAP E-Commerce -toteutushankkeista, vahvat referenssit sekä kustannustehokas toimitustapa, järjestelmäpäällikkö Erkki Toivanen toteaa. Bilot räätälöi SAP E-Commerce -järjestelmän Heinon Tukun tarpeisiin. Ratkaisussa mm. ohjataan logistiikkaa reaaliaikaisella saatavuustarkastuksella sekä lasketaan reittiaikataulut ja toimitusajat. Google-tyyppinen ennakoiva haku ja Ajax-tekniikalla nopeutettu ostoskori parantavat käyttöominaisuuksia. Ratkaisuun lisättiin myös tuotekuvien ja -ominaisuuksien hallinta. Meillä oli alusta lähtien sekä myyjiä että käyttäjiä kehittämässä järjestelmää ehdottava tuotehaku syntyi käyttäjien innovaationa. Ratkaisun iteraatioita tehtiin useita ja niitä käytiin läpi viikoittain, Erkki Toivanen kuvailee prosessin kulkua. Asiakkaan tilauspohjat päivittyvät dynaamisesti tilaushistoriaan perustuen ja järjestelmä hallinnoi automaattisesti mm. tupakkaja alkoholilupien tasoja. Suurkeittiöillä on oma AROMI-liittymä, jossa reseptiikka ohjaa tilauksia. Asiakkaiden toiveet välittyvät SAP E-Commercesta SAP ERP -järjestelmään, jolloin logistiikka osaa toimittaa oikeat tavarat oikeaan aikaan asiakkaalle. Järjestelmä mahdollistaa myös tuotetiedon rikastamisen asiakkaan ostopäätökseen vaikuttavilla ominaisuuksilla, Toivanen kertoo. 18
KÄYTTÄJÄT OVAT TYYTYVÄISIÄ Heinon Tukun nettikaupassa on jo yli 1 000 aktiivista asiakasta ja käyttäjien määrä kasvaa jatkuvasti. Käyttäjäkokemukset ovat olleet positiivisia. Asiakkaat tekevät paljon enemmän itsenäisiä tilauksia kuin aiemmin. Sitä kautta puhelinmyyjien työmäärä on pudonnut ja he voivat keskittyä muihin tehtäviin, järjestelmäpäällikkö Erkki Toivanen kehuu. Tulevaisuudessa Heinon Tukku aikoo integroida SAP E-Commercen puhelinmyynnin käyttämään SAP BCM -järjestelmään. Ratkaisu mahdollistaa esimerkiksi asiakkaan automaattisen tunnistamisen puhelinnumeron perusteella sekä verkkopankki- ja luottokorttimaksut ostojen yhteydessä. Saimme yhdellä ratkaisulla erinomaisen työkalun myyjillemme sekä helppokäyttöisen nettikaupan asiakkaillemme. Erkki Toivanen, järjestelmäpäällikkö, Heinon Tukku Tarinamme asiakkaiden kertomana Heinon Tukku 19
HEINON TUKKU SAP- järjestelmä nopean toimitusrytmin avaimena Päivittäistavaroiden tukkukauppaa ja maahantuontia harjoittavan Heinon Tukun asiakaslupaus on, että tavara saapuu asiakkaalle 24 tunnin sisällä tilauksesta. Vanhat uskomukset jäykkyydestä ovat murtuneet, kun SAP:n joustavat ja toimintavarmat ratkaisut rullaavat Heinon Tukun liiketoiminnan tukena. Heinon Tukun järjestelmähankinnassa keskeisin tavoite oli tuote-, toimittaja- ja asiakashallinnan parantaminen sekä koko yritystoiminnan virtaviivaistaminen. Yrityksessä otettiin käyttöön SAP- ratkaisut, koska haluttiin kokonaisvaltainen ja kattavasti yhteensopiva toiminnanohjausjärjestelmä. Alkukeväästä 2010 lähtien Heinon Tukulla on koko organisaatio SAP:n piirissä. - Vuonna 2004 halusimme siirtyä keskitettyyn ketjunohjaukseen ja teimme sopimuksen kaupan yrityksille tuotteistetun SAP-ratkaisun toimittamisesta. Käyttöönotto päätettiin tällöin toteuttaa kahdessa vaiheessa toimivuuden varmistamiseksi, Heinon Tukun toimitusjohtaja Marja Hämäläinen kertoo. Heinon Tukussa oli tarve nykyaikaiselle järjestelmälle, jolla voidaan hallita tehokkaasti, paitsi laajaa päivittäistavaroiden ja suurkeittiötarvikkeiden tuotepalettia, myös esimerkiksi asiakastiedostoja ja toimittajayhteyksiä. SAP-ratkaisut otettiin aluksi taloushallinnon ja pikatukkujen käyttöön. - Jatkossa saavutetaan toimintojen optimaalinen tehokkuus, kun SAP-ratkaisut tulevat koko talon kattaviksi. Monta mutkaa poistuu samalla matkasta, kun järjestelmät yhdenmukaistuvat, Hämäläinen sanoo. AJANTASAISEMPAA TIETOA SAP:n ratkaisut tuottavat Heinon Tukulle tätä nykyä toimintaa ohjaavaa ajantasaista tietoa. Tiedon tuottamisen tehokkuus ja helppous on ollut toimitusjohtajan mukaan Heinon Tukulle valtava harppaus siitä, mihin oltiin aiemmin totuttu. - Raportointi on kehittynyt ja nopeutunut valtavasti. Tiedonjako sekä oman organisaation tarpeisiin että asiakkaan suuntaan onnistuu nyt sähköisesti. SAP-ratkaisujen käyttöönotto on tehostanut kaikkea informaationkulkuamme ja virtaviivaistanut prosessejamme, Hämäläinen kertoo. Positiiviset käyttäjäkokemukset ovat Heinon Tukussa tehneet vaikutuksen. SAP:n logiikka ja ajatusmaailma miellyttävät toimitusjohtajaa suuresti. - Tämän päivän tietomassan hallintaan SAP tarjoaa toimivan ratkaisun. Vanhat uskomukset jäykkyydestä ovat murtuneet, ja nykyään käyttäjät ihmettelevät, miten aiemmin on pärjätty ilman SAP-järjestelmiä. Täytyy pitää mielessä, että ihmisethän työn lopulta tekevät, ja SAP-ratkaisut ovat erinomaisia työkaluja heidän käyttöönsä, Hämäläinen hymyilee. SAP-RATKAISUT ALAN SUOSIOSSA SAP-ratkaisut käsittävät Heinon Tukussa taloushallinnon, tukkutilaukset, keskitetyn asiakas- ja tavarantoimittajarekisterin sekä varastonhallintamoduulin. Lisäksi käytössä on sähköinen tilausjärjestelmä ja call-center-tyyppinen puhelinjärjestelmäpalvelu. - Tukkukaupan alalla SAP-ratkaisut ovat yleisiä laajemminkin, joten järjestelmätoimittajan valinta oli meille helppo. Hankintaan vaikutti erityisesti se, että SAP:llä oli ennestään runsaasti kokemusta päivittäistavarakaupan järjestelmistä. Tulevaisuuden harkinnassa ovat vielä henkilöstöhallinnon ja asiakkuudenhallinnan liittäminen SAP-ratkaisuihin. 20