TULEVAISUUS PALVELUALOILLA -SEMINAARIN SUUNNITTELU JA TOTEUTUS

TULEVAISUUS PALVELUALOILLA -SEMINAARIN SUUNNITTELU JA TOTEUTUS Tuomas Timonen Opinnäytetyö Huhtikuu 2004 Matkailu-, ravitsemis- ja talousala

JYVÄSKYLÄN KUVAILULEHTI AMMATTIKORKEAKOULU Matkailu-, ravitsemis- ja talousala 3.4.2004 Tekijä(t) TIMONEN, Tuomas Julkaisun laji Opinnäytetyö Sivumäärä 62 Luottamuksellisuus Julkaisun kieli suomi Työn nimi Salainen saakka TULEVAISUUS PALVELUALOILLA -SEMINAARIN SUUNNITTELU JA TOTEUTUS Koulutusohjelma Palvelutuotannon ja -johtamisen koulutusohjelma Työn ohjaaja NIVES, Marja Toimeksiantaja(t) Jyväskylän ammattikorkeakoulu, matkailu-, ravitsemis- ja talousala Tiivistelmä Opinnäytetyön tarkoituksena oli suunnitella, koordinoida ja toteuttaa Tulevaisuus palvelualoilla -seminaari. Se järjestettiin Jyväskylän ammattikorkeakoulun matkailu-, ravitsemis- ja talousalan koulutusyksikössä 11.3.2004. Seminaarin tavoitteena oli tarjota näkymiä palvelualojen ajankohtaisiin ilmiöihin ja tulevaisuuden haasteisiin työntekijän näkökulmasta. Seminaarin kohderyhminä olivat alan opiskelijat, opetushenkilöstö ja muut asiasta kiinnostuneet. Seminaarissa pohdittiin osaamis- ja koulutustarpeiden kehitystä palvelualoilla, palvelualojen haasteita ja ongelmakohtia sekä työn epävarmuuden ja muutoksen vaikutuksia. Keskeisiksi ilmiöiksi nousivat laaja-alainen osaaminen, työelämän laadun kehittäminen sekä työn ja ajan hallinta. Opinnäytetyön raportissa selvitetään palvelualojen kehitystä, nykytilaa ja tulevaisuuden näkymiä sekä tapahtuman järjestämisen vaiheita ja käytäntöä Tulevaisuus palvelualoilla -seminaarin kautta. Raportissa käsitellään vaiheittain, mitä asioita on syytä muistaa, jotta lopputuloksena on onnistunut tapahtuma. Seminaariin osallistui 90 henkilöä kolmesta eri ammattikorkeakoulusta. Palautteen perusteella tapahtuma oli onnistunut ja täytti odotukset. Järjestetty seminaari tarjosi näkökulmia ja aiheita jatkokeskustelulle palvelualojen kehityksestä ja haasteista, joihin tulevaisuuden palvelualojen osaajan pitää varautua 2000-luvun muuttuvassa työelämässä. Avainsanat (asiasanat) tapahtumallinen opinnäytetyö, seminaari, tapahtuman järjestäminen, palvelualat, projekti, tapahtuma Muut tiedot

JYVÄSKYLÄ POLYTECHNIC DESCRIPTION School of Tourism and Services Management 3.4.2004 Author(s) TIMONEN, Tuomas Type of Publication Bachelor s thesis Pages 62 Confidential Language Finnish Title Until PLANNING AND IMPLEMENTATION A SEMINAR ON FUTURE IN THE SERVICE SECTOR Degree Programme Degree Programme in Service Management Tutor NIVES, Marja Assigned by Jyväskylä Polytechnic, School of Tourism and Services Management Abstract The purpose of this bachelor s thesis was to coordinate and implement a seminar on Future in the service sector -seminar, organized at Jyväskylä Polytechnic, School of Tourism and Service Management on 11 March 2004. The aim of the seminar was to present views on topical phenomena in the service sector and challenges in the near future. The seminar discussed the needs for skills and training, problems and challenges in the service sector. Also the effects of uncertainty and change in working life were discussed. The key issues of the seminar raising discussion were the extensive skills, developing of working life quality, controlling the work and time management. The report deals with the development, current state and future prospects of the service professions and also the phases and practice of organizing an event through the example provided with the seminar. The report tocuses on the issues that have to be take into consideration in order to organize a successful event. In total 90 persons from three polytechnics participated in the seminar. On the grounds of the feedback, the seminar was successful and met the expectations. The seminar provided fresh perspectives and issues for discussion on the development and challenges of the service sector. Keywords event, seminar, organizing an event, service sector, project Miscellaneous

SISÄLTÖ 1 1 IDEASTA SEMINAARIKSI...3 2 PALVELUTYÖ MUUTTUVASSA MAAILMASSA...5 2.1 Palvelu käsitteenä...5 2.2 Palvelusektorin kehitys...7 2.3 Palvelualojen tulevaisuus...9 2.3.1 Työmarkkinoiden kehitysnäkymät...11 2.3.2 Osaamis- ja koulutustarpeet palvelualoilla...14 3 TAPAHTUMAN JÄRJESTÄMINEN PROJEKTINA...22 4 SUUNNITTELU SEMINAARIN PERUSTANA...26 4.1 Tavoitteiden asettaminen...28 4.2 Toteutettavuuden ja riskien arviointi...29 4.3 Käytännön organisointi...31 4.3.1 Ohjelman suunnittelu...32 4.3.2 Taloudelliset ratkaisut...33 4.4 Markkinointi ja tiedotus...34 5 TOTEUTUSVAIHE PROJEKTIN HUIPENTUMANA...36 6 SEMINAARIN PÄÄTTÄMINEN JA ARVIOINTI...39 6.1 Jälkimarkkinointi...39 6.2 Suunnitteluvaiheen arviointi...40 6.3 Seminaarin onnistuminen...41 6.4 Osallistujien palaute...42 7 SEMINAARISTA SUUNTAA TULEVAISUUTEEN...44 LÄHTEET...50

LIITTEET...54 2 Liite 1. Toimintasuunnitelma...54 Liite 2. Tapahtumaprosessin aikataulu...56 Liite 3. Seminaarin kutsu...57 Liite 4. Osallistujien palautelomake...58 Liite 5. Lehdistötiedote...59 Liite 6. Liite 7. Käsiohjelma...61 Seminaarin uutisointi...62 KUVIOT KUVIO 1. Työllisyyden muutos toimialoittain...11 KUVIO 2. Osa-aikatyötä tekevien määrä...12 KUVIO 3. Henkilöstökoulutuksen osaamisalueiden tärkeyden muutos...16 KUVIO 4. Ammattikorkeakoulusta vastavalmistuneiden sijoittuminen...19 KUVIO 5. Projektin elinkaari...23 KUVIO 6. Tapahtumaprosessin jaksotus...25 KUVIO 7. Strateginen kolmio...27 KUVIO 8. Operatiivinen kolmio...31 KUVIO 9. Seminaarin aiheiden kiinnostavuus...43 TAULUKOT TAULUKKO 1. Työlliset toimialoittain....7 TAULUKKO 2. Seminaarin kustannukset...34

3 1 IDEASTA SEMINAARIKSI Suomalainen elinkeinorakenne on muuttunut viimeisen sadan vuoden aikana huomattavasti; yli 1900-luvun puoliväliin yhteiskuntamme tukipilareita olivat alkutuotanto ja myöhemmässä vaiheessa kasvanut teollisuus. Aloittaessamme 2000-lukua edellä mainituista elinkeinorakenteen pilareista on jäljellä teollisuus. Alkutuotannon osuus on laskenut merkittävästi verrattuna esimerkiksi 1900-luvun alkupuolen tilanteeseen. Elinkeinorakenteen uudeksi pilariksi on noussut laaja-alainen, palveluelinkeinojen muodostama kokonaisuus, palvelualat 1. Yhteiskunnan ja elinkeinorakenteen kehityksen myötä pysyväksi ilmiöksi yhteiskuntaamme näyttää syntyneen jatkuva muutos. Sen tulevaisuuden suuntien ennakoinnista on tullut osa elämäämme - lähes kaikissa elämänvaiheissamme, sekä yksityisessä elämässä että ennen kaikkea työelämässä. Yhteiskunnan ja työelämän muutosten ennakointi korostuu tulevaisuuden osaajien ja tekijöiden päätöksissä, koska erityisesti heiltä odotetaan taitoa varautua uusiin vaatimuksiin. Useimpien opiskelijoiden pitäisi kyetä suuntaamaan opintojaan, erityisesti syventäviä ja vapaavalintaisia opintoja, tulevaisuuden vaatimusten perusteella. Toisaalta tulevan kehityksen tuntemusta vaaditaan myös koulutuksen suunnittelusta vastaavilta tahoilta. Opinnäytetyön toimeksiantajana oli Jyväskylän ammattikorkeakoulun matkailu-, ravitsemis- ja talousalan koulutusyksikkö. Työelämän yleisten kehitysnäkymien lisäksi koulutusyksikön laaja-alainen koulutustarjonta vaatii opetussuunnittelun yhteydessä marata-alan tulevaisuuden kehitysnäkymien huomioimista. Tulevaisuuteen suuntautuva koulutus- ja kehittämistoiminta 1 Palvelualoihin kuuluvat alkutuotantoon, teollisuuteen ja rakentamiseen kuulumattomat alat.

4 on olennainen osa-alue Maratan vuoteen 2006 yltävässä visiossa (Maratan toimintasuunnitelma 2003-2004). Idea seminaarin järjestämisestä syntyi omakohtaisen ongelman kautta. Työelämään siirtyminen alkoi lähestyä ja sen myötä tulevaisuuden haasteet ja niiden kohtaaminen. Kysymyksiä ja mietteitä oli paljon, mutta vastauksia huomattavasti vähemmän. Samoja kysymyksiä olivat pohtineet itseni lisäksi toisetkin opiskelijat, joten päätin hakea vastauksia omiin kysymyksiini ja pyrkiä tarjoamaan niitä muillekin. Aihealueen ja näkökulman valinta oli oppimisympäristö huomioiden luonnollinen: seminaarin pääteemoiksi nousivat palvelualojen tulevaisuus sekä ennen kaikkea nähtävissä olevat haasteet ja osaamisvaatimukset tulevaisuuden palvelualoilla. Opinnäytetyön yleisenä teemana on tapahtuman järjestäminen. Raportti muodostuu kahdesta keskeisestä aihekokonaisuudesta. Alussa selvitetään lyhyesti palveluelinkeinon kehitys, nykytila ja tulevaisuuden ennusteet. Järjestetyn seminaarin ilmiön esittelyn jälkeen raportissa käsitellään tapahtuman järjestämisen teoriaa sekä Tulevaisuus palvelualoilla -seminaarin organisointia ja toteutusta. Tapahtuman järjestämistä käsittelevä osuus on pyritty rakentamaan siten, että sen avulla on mahdollisuus toteuttaa samansuuruinen tapahtuma, tapahtumallinen opinnäytetyö (Vilkka & Airaksinen 2003). Muutokset suomalaisessa elinkeinoelämässä jatkuvat. Helmikuussa 2004 julkisuuteen ilmoitettiin uuden elinkeinoelämän etujärjestön syntymisestä. Yksityisten palvelualojen keskusliitto Palvelutyönantajat ry:n sekä Teollisuuden ja työantajain keskusliiton hallitukset hyväksyivät etujärjestöjen yhdistymisen. Vuoden 2005 alussa aloittavan uuden etujärjestön nimeksi tulee Elinkeinoelämän keskusliitto (EK), johon kuuluu alkuvaiheessa 15 000 yritystä ja 900 000 työntekijää.

2 PALVELUTYÖ MUUTTUVASSA MAAILMASSA 5 2.1 Palvelu käsitteenä Vielä 1980-luvulla palvelua pidettiin Suomessa olemukseltaan epäselvänä tuotteena, koska se ei ollut konkreettisesti käsiteltävä tai pakattava tuote. Nykyään palvelu mielletään hyvinkin konkreettiseksi asiaksi, kun lähes kaikkea voidaan ostaa ja myydä. Palvelun ja palvelutuotteen rinnastaminen on kuitenkin täysin ymmärrettävää palvelukokonaisuuden muodostuessa useimmiten erillään olevista palvelusta ja tuotteesta. (Honkola & Jounela 2000, 16.) Käsitteenä palvelua on vaikea määritellä yksiselitteisesti ja lyhyesti. Palvelun monimuotoisuuden ja palvelujen erilaisuuden vuoksi palvelu voidaan määritellä useilla eri tavoilla, tapauskohtaisesti. Kirjallisuudessa palvelulle on esitetty lukuisia määritelmiä. Grönroosin (2000, 52.) määritelmää voidaan pitää kattavana: Palvelu on ainakin jossain määrin aineeton teko tai tekojen sarja, jossa asiakkaan ongelma ratkaistaan yleensä siten, että asiakas, palveluhenkilökunta ja/tai fyysisten resurssien tai tavaroiden ja/tai palvelun tarjoajan järjestelmät ovat vuorovaikutuksessa keskenään. Palvelun määritelmissä painottuu yleisesti tuottajan näkökulma. Aatola (1999, 7.) esittää palvelun määritelmäksi kuluttajan näkökulmasta seuraavan: Kuluttajan näkökulmasta palveluksi voidaan katsoa työ tai tehtävä, josta hän saa hyötyä tai joka lisää tavalla tai toisella tarpeentyydytystä. Koska edellisten määritelmien näkökulmana on yksiselitteisesti joko tuottaja tai kuluttaja, määritelmää voidaan tarkentaa palvelujen perusominaisuuksilla, joiden yleisiä piirteitä ovat esimerkiksi (Kasvio 1994, 52; Grönroos 2000, 50):

6 Aineettomuus; puhtaimmillaan pelkistetty palvelu on aineetonta. Sitä ei voi koskea, kokeilla tai mitata. Heterogeenisyys; tuotanto- ja jakeluprosessiin vaikuttavat ihmiset, joko henkilökunta tai asiakkaat tai molemmat. Siksi palvelu ei ole sama kahdelle eri asiakkaalle. Tuotannon, jakelun ja kulutuksen samanaikaisuus silloin, kun kyse on henkilökohtaisesta palvelusta. Palvelun käyttäjänä asiakas osallistuu myös sen tuottamiseen. Teko tai prosessi; jokainen palvelu on ainutkertainen ja uusi palvelu täytyy prosessoida jossain määrin alusta saakka. Ydinarvon tuottaminen ostajan ja myyjän välisessä vuorovaikutuksessa; suurin osa tuotantoprosessista on usein näkymätöntä ja asiakas mieltää vain tuotantoprosessin näkyvän osan. Asiakkaan osallistuminen tuotantoon; palvelua ei voida toteuttaa, ellei asiakas ainakin jossain määrin osallistu palvelun tuotantoprosessiin. Varastoimattomuus; palvelu syntyy ja on käytettävissä tuotantotapahtumassa eikä sitä voida varastoida. Siirtämätön omistajuus; useimmiten hankittua palvelua ei voi siirtää toisen omistukseen, erityisesti sen käytön jälkeen. Palvelu-käsitettä voidaan täsmentää ja havainnollistaa myös erilaisten luokittelujen avulla, joita voidaan tehdä asiayhteyteen ja tilanteeseen sopivan näkökulman perusteella. Luokittelua voidaan tehdä esimerkiksi ylläpitosektorin (yksityinen tai julkinen), toimialan tai tuotantopaikan (esim. kauppa, majoitus- ja ravitsemistoiminta, pankki, vakuutus) sekä palvelun käyttäjän tai vastaanottajan (kuluttaja- ja yrityspalvelut) perusteella. Palveluja voidaan luokitella myös asiakastyypin (yksityinen tai yritys/organisaatio), kohderyhmän (yleis- tai erityispalvelut), palvelun sisällön tai sen tuottamisessa vaaditun ammattitaidon mukaan. (Aatola 1999, 8.)

7 2.2 Palvelusektorin kehitys Viimeisten vuosikymmenten aikana palvelusektori on kasvanut huomattavasti Suomessa. Muista länsimaista poiketen Suomessa palvelusektorin kasvu on tapahtunut samanaikaisesti teollistumisen myötä ja melko myöhäisessä vaiheessa (Rastas 1999, 36). 1900-luvun alussa noin 13 prosenttia työvoimasta työskenteli palvelualoilla. Todellisuudessa palvelutyötä tekevien määrä oli huomattavastikin suurempi, mutta 1900-luvun alussa palvelusväkeä ei laskettu ammatissa toimiviin henkilöpalvelujen kansantaloudellisen tuottamattomuuden takia. (Suomen vuosisata 1999, 79.) Kaikkien elinkeinorakenteellisten muutosten jälkeen, vuoden 2003 lopussa Suomessa palvelusektorin osuus työllisten määrällä mitattuna oli kaikista toimialoista noin 70 prosenttia, alkutuotannon noin viisi ja jalostuksen 25 prosenttia (Ks. taulukko 1); (Työllisyys toimialoittain 2004). TAULUKKO 1. Työlliset (1 000 henkeä) toimialoittain 1990-2003 (Työmarkkinat 2004). 1990 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 Maa- ja metsätalous 222 170 159 153 144 144 142 135 127 120 Teollisuus 556 457 461 463 475 488 494 497 491 470 Rakentaminen 201 115 118 130 139 149 149 145 148 151 Kauppa, majoitus ja ravitsemis 395 301 316 329 339 355 354 357 363 363 Liikenne 179 163 160 164 170 168 171 174 169 173 Rahoit; vakuut. ja liike-eläm.palv.toim. 268 228 241 240 249 267 287 301 308 313 Julkiset ja muut palvelut 681 659 667 684 700 719 732 750 759 767 Toimiala tuntematon 3 6 6 7 8 6 6 7 7 8 Välittömästi sodan jälkeen, 1940-luvulla, palvelusektorin osuus laski 1920-luvun tasolle, minkä takia palvelusektori kehittyi ja kasvoi poikkeusolojen ja säännöstelymääräysten vuoksi huomattavasti hitaammin kuin ennen sotia tai sodan jälkeisenä poikkeusaikana (Pietiäinen 1995, 14). Suomessa palvelualojen suurin kasvu ajoittuu toisen maailmansodan jälkeiseen aikaan, jolloin yhteis-

8 kunnan tuottamat palvelut alkoivat kehittyä. Huomattavin kasvu julkisten palveluiden työvoimassa alkoi 1960-luvulla ja jatkui 1980-luvulle saakka. 1900-luvun lopussa yhteiskunnalliset palvelut olivat suurin työllistäjä, kun neljännes maamme työllisistä oli yhteiskunnallisten palveluiden työvoimaa. (Suomen vuosisata 1999, 109.) Palvelusektorin palkkatyön lisääntyminen 1940-luvulta alkaen oli henkilömäärällä mitattuna suurin tekijä koko palkkatyön markkinoiden kasvussa (Järvelä 1991, 152). Suomen palvelualojen rakenne on ollut kansainvälisesti poikkeava. Julkisen sektorin tuottamien palvelujen merkitys ja osuus koko palvelutuotannosta ja työllisyydestä on maassamme huomattavan suuri, kun taas yksityisten, henkilökohtaisten ja yhteiskunnallisten palvelujen työllisyysosuus on Suomessa ollut vähäinen. Samaan aikaan palvelusektorin kasvu on kansainvälisesti ollut voimakas erityisesti yksityisissä palveluissa. (Rastas 1999, 39.) Eri maiden väliset suhteellisen suuret erot elinkeinorakenteen palveluvaltaistumisessa johtuvat muun muassa rakenteellisista tekijöistä, teollisuuden ja palvelujen yhteiskunnallisesta asemasta, palvelujen kansainvälistymisestä sekä kuluttajakäyttäytymisestä. Kehittyneissä maissa palvelut muodostavat 60-70 prosenttia bruttokansantuotteesta ja työllisyydestä (Rastas 2000, 3). Palveluja voidaankin pitää nykyisen yhteiskunnan elinkeinollisena selkärankana. Palvelujen kasvuun vaikuttaneita tekijöitä ovat Rastaan (1999) mukaan olleet esimerkiksi: kansantuotteen kasvu ja tuotantorakenteen erikoistuminen teknisen kehityksen teollisuudesta vapauttaman työvoiman siirtyminen palvelualoille yritysten organisaatiomuutokset perusosaamiseen keskittymisen ja ulkoistamisen kautta, tuotantotoiminnan ja organisaatioiden hajauttaminen

9 tietotekniikan kehitys teollisuuden ja palvelujen kansainvälistyminen yhteiskuntapoliittiset painotukset hyvinvointipalveluihin kuluttajapalvelujen kehittymismahdollisuudet yksityisten kulutusmenojen kasvaessa, kuluttajien tarpeiden suuntautuminen elämäntapojen ja työssäkäynnin muutokset. Muista tuotantoaloista poiketen palvelualat altistuvat ulkomaiselle kilpailulle eri tavalla kuin aineellinen tuotanto, esimerkiksi teollisuus. Useimmat palveluista on tuotettava siellä, missä ne käytetäänkin. Tästä syystä palvelujen tuotanto ei voi siirtyä ulkomaille, kuten esimerkiksi aineellisten hyödykkeiden tuotanto halvempien tuotantokustannusten maihin. (Hjerppe & Vartia 1998, 27.) Toisaalta on esitetty epäilyjä ulkomaisen työvoiman saapumisesta Suomeen. Palvelutyönantajien arvion mukaan ei ole odotettavissa, että esimerkiksi Euroopan unionin laajenemisen seurauksena Suomeen olisi tulossa juuri ollenkaan ammattitaitoista työvoimaa. Uusien jäsenmaiden kansantalouksien ennustetaan kasvavan niin nopeasti, että työvoiman ennustetaan sitoutuvan näihin maihin. (Martikainen 2002.) 2.3 Palvelualojen tulevaisuus Nyky-yhteiskunnan keskeiseksi piirteeksi on yleisesti esitetty nopeaa muutosta, jonka vaikutus näkyy myös työelämässä. Kirsti Longan (2003, 9) mukaan viimeisten 20 vuoden aikana yhteiskunnassamme on tapahtunut enemmän muutoksia kuin ajanjaksoa edeltäneinä 200 vuotena yhteensä. Käytännössä muutos näkyy yksittäiselle työntekijälle uusina vaatimuksina ja edellyttää uudenlaisia valmiuksia työn suorittamiseksi. Yksilötasolla muutokset ilmenevät esimerkiksi siten, että ihmisillä saattaa olla useampia työtehtäviä ja ammatteja työuran aikana kuin aikaisemmin. Otalan (2001) mukaan ihmisellä on laskettu

10 olevan tällä hetkellä vähintään viisi eri uraa elämänsä aikana (Otala 2001, 11). Myös työtehtävät ja ammatit saattavat muuttua työmarkkinauran aikana, esimerkiksi toimintayhteyksiltään ja työvälineistöltään. Yhteiskunnan ja tietotaidon kehittyessä on normaalia, että ammateissa edellytettävä tietämys saattaa muuttua huomattavastikin ammatissa toimimisen ja nykyään jopa ammattiin kouluttautumisen aikana. (Tynjälä & Nuutinen 1997, 182.) Tämä asettaa omat vaatimuksensa koulutuksen suunnittelusta ja toteutuksesta vastaaville tahoille. Tulevaisuuden yksityiskohtainen ennustaminen ei tieteen ja käytännön menetelmien kehityksestä huolimatta ole helppoa, ja viimeiset vuosikymmenet ovat käytännössä todistaneet, kuinka vaikeaa on ennakoida yhteiskunnallisia muutoksia. Muutoksen tulevaisuuden suuntia voidaan kuitenkin ennakoida etsimällä ja tutkimalla sellaisia työelämän piirteitä, jotka ovat yleistyneet ja kehittyneet Suomea pidemmälle teollistuneissa maissa. (Kirjonen 1997, 30.) Aaltonen ja Wilenius (2002, 68) toteavat, että hyödyllisintä ja tarkoituksenmukaisinta on tunnistaa tutkimustulosten perusteella ne tekijät, jotka ovat todennäköisimpiä tulevaisuuden kehityksen kannalta. Käytettävissä olevia resursseja ei kannata tuhlata kaikkien mahdollisten tunnistettujen kehityspiirteiden syvälliseen analysointiin ja niihin perusteellisesti varautumiseen. Yksi keino tulevaisuuden kehityksen tarkasteluun on luoda jatkonäkymät sen perusteella, mitä todennäköisesti tulee tapahtumaan ja millä seurauksin, jos nykyinen kehitys jatkuu. (Emt. 68.) Yhdistämällä nämä kaksi tapaa voidaan luoda suhteellisen luotettavia ennusteita tulevaisuuden kehityssuunnista. Ennusteiden toteutuminen edellyttää kuitenkin ennakoinnissa apuna käytettyjen tekijöiden toteutumista. Luonnollisesti ennakoimattomat muutokset vaikuttavat kehitykseen ja kääntävät sen oletusta. Tulevaisuuden ennakoinnin mahdollisesti tärkeimpänä tuloksena voitaisiinkin pitää käsityksen muodostumista siitä, mihin voimme ja haluamme vaikuttaa.

11 2.3.1 Työmarkkinoiden kehitysnäkymät Palveluvaltaisissa maissa esitetään usein kysymys, kuinka pitkälle palvelusektori voi kasvaa. Vastauksena tähän voidaan todeta, ettei palvelusektorin kasvulla periaatteessa ole ylärajaa, kuten esimerkiksi teollisuuden materiaalituotannolla. Pisimmälle rakennemuutoksessa edenneissä maissa palveluiden osuus työvoimasta on jopa 80 prosenttia. (Rantanen 1999, 9.) Palvelujen kehittymisedellytykset ovat tulevaisuudessa riippuvaisia yhä enemmän riittävästä koulutuksesta ja osaamisesta sekä uusiutumiskykyisestä työvoimasta. Käytännössä tämä tarkoittaa, että koulutuksen tulee vastata työelämän vaatimusten muutoksiin. (Rastas 2000, 3.) 100 80 92 Alkutuotanto 60 40 20 17 20 33 Teollisuus Rakentaminen 0-20 -40-60 -80-25 -67 Valtion ja kuntien palvelut Yksityiset palvelut Koko kansantalous KUVIO 1. Työllisyyden muutos toimialoittain (1 000 henkeä) 2002-2007 (Työllisyyden muutos, Palvelutyönantajat 2003). Yksityisten palvelujen työpaikkojen määrän arvioidaan kasvavan muita toimialoja voimakkaammin vuoteen 2020 saakka (Ks. kuvio 1). Erityisesti arvioidaan, että kauppaa ja liike-elämää palvelevien toimintojen sektorit kasvavat (Työllisyys vuosituhannen alussa 2002, 203). Palvelutyönantajien arvion mukaan työllisyyden kasvu pelkästään yksityisillä palvelualoilla vuoteen 2010 mennessä on noin 120 000 henkeä. Työvoimasta poistuvien henkilöiden määrä

12 huomioiden alalle tarvitaan vuoteen 2010 mennessä noin 240 000 uutta työntekijää. Työvoiman saatavuutta vaikeuttaa kaiken lisäksi se, että myös muilta toimialoilta eläkkeelle siirtyminen on melko voimakasta. Vuoteen 2010 mennessä kunnista on siirtymässä noin 150 000 työntekijää eläkkeelle. (Martikainen 2002.) Toisaalta yritysten aikomuksissa palkata uutta työvoimaa eläkkeelle jäämisten myötä on huomattavaa vaihtelua. Länsi-Uudenmaan Kauppakamarin vuonna 2004 teettämän kyselyn mukaan alueen suurimmissa yrityksissä aiotaan ottaa uusi työntekijä ainoastaan 72 prosenttiin seuraavien neljän vuoden aikana eläkkeelle jäämisten myötä vapautuvista työpaikoista (Wallenius 2004). Viimeisten vuosien aikana osa-aikatyö ja muut epätyypilliset työsuhteet ovat lisääntyneet suomalaisilla työmarkkinoilla (Ks. kuvio 2). Tällaisia epätyypillisiä työsuhteita ovat esimerkiksi sijaisuudet, kausityöt, projektityöt ja vuokratyö (Lindström 1999, 47). 325 300 275 250 225 200 1990 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 KUVIO 2. Osa-aikatyötä tekevien määrä (1 000 henkeä) Suomessa vuosina 1990-2002 (Työmarkkinat 2004). Euroopan maista Suomessa tehdään kolmanneksi eniten epätavallisen lyhyitä työsuhteita. Maamme kokonaistyövoimasta noin 18 prosenttia on määräaikai-

13 sia; kuntien ja valtion töistä runsaat 20 prosenttia on määräaikaisia ja yksityisillä aloilla noin 10 prosenttia. Suomea yleisempää määräaikaisten työsuhteiden tekeminen on vain Espanjassa ja Portugalissa. (Parkkila 2003.) Osa-aikaiset työsuhteet ovat keskittyneet elinkeinorakenteen muutoksen myötä kasvaneelle palvelusektorille, jolla työskentelee yli 80 prosenttia kaikista osa-aikatyötä tekevistä. Merja Kauhasen (2003) tutkimuksen perusteella palvelualojen osa-aikatyö kohdistuu erityisesti naisiin ja nuoriin. Miehiin ja iäkkäämpiin työntekijöihin verrattuna naisten ja nuorten todennäköisyys tehdä osa-aikatyötä on merkittävästi suurempi. Myös koulutuksella on vaikutusta työsuhteen pysyvyyteen. Perusasteen koulutuksen saaneiden henkilöiden todennäköisyys joutua työskentelemään osa-aikaisena on yli kaksi kertaa suurempi kuin korkea-asteen koulutuksen saaneilla. (Kauhanen 2003, 4.) Osa-aikatyöhön suhtautuminen vaihtelee yleensä osa-aikaisuuden syyn perusteella, mutta myös kulttuuriset tekijät vaikuttavat yleiseen suhtautumiseen. Esimerkiksi Keski-Euroopassa lyhyempään työaikaan suhtaudutaan positiivisemmin ja enemmän vaihtoehtoja tarjoavana työmuotona kuin Suomessa (Suutari 2004). Vapaaehtoisen osa-aikatyön merkittävimpiä esteitä ovat yleensä tulojen pienentyminen, työjärjestelyjen vaikeudet tai työnantajan negatiivinen suhtautuminen (Kivimäki & Otonkorpi-Lehtoranta 2003, 64). Suomessa negatiivinen suhtautuminen osa-aikatyöhön johtuu pitkälti osa-aikaisten työsuhteiden käyttötavoista. Työnantajien motiivit epätyypillisten työsuhteiden käytölle ovat usein perusteettomia tai puutteellisia. Osa-aikatyö on myös keskittynyt muutamille aloille, kuten esimerkiksi kaupan alalle ja hoitoalalle. Osa-aikatyö on yleisestä negatiivisesta suhtautumisesta huolimatta mahdollisuus työllisyyden lisäämiseen. Myös Työministeriön asettama Työvoima 2020 -työryhmä esittää loppuraportissaan (2003) osa-aikatyöpaikkojen lisäämistä. Työryhmä perustelee ehdotustaan muun muassa yleisen työllisyysasteen ko-

14 hoamisella, ikääntyvien työssä pysymisen edistymisellä sekä nuorten työn, opiskelun ja perhe-elämän yhteensovittamisen helpottamisella. (Työvoima 2020 loppuraportti 2003, 57.) 2.3.2 Osaamis- ja koulutustarpeet palvelualoilla Jatkuvan kehityksen takia työmarkkinoiden työntekijöille asettamat koulutusvaatimukset lisääntyvät ja eriytyvät samalla, kun työvoiman riittävyys ja sen turvaaminen korostuvat suomalaisessa työelämässä, myös palvelualoilla. Työvoiman riittävyys nousee ajankohtaiseksi tilanteessa, jossa työmarkkinoilta poistuvan väestön määrä kasvaa samalla, kun työikäisiksi tulevat ikäluokat pienenevät. (Rastas 1999, 37.) Syynä tähän on suomalaisten keski-iän nopea kasvu. Kun vuonna 1990 suomalaisten keski-ikä oli 37,5 vuotta, vuonna 2021 se on 43 vuotta (Vartia & Ylä-Anttila 1996, 6). Tilastokeskuksen tilastot väestön ikärakenteesta tukevat Vartian ja Ylä-Anttilan näkemystä (Väestö iän ja sukupuolen 2004). Työvoiman ikääntyminen ei ole vain suomalainen ilmiö, mutta meillä siihen liittyy joitakin erityispiirteitä. Esimerkiksi monesta muusta länsimaasta poiketen työikäinen väestö on Suomessa vanhempaa ja aiheuttaa muita maita enemmän siirtymistä työvoiman ulkopuolelle. Aikaisempaa nopeammat tekniset muutokset ja osaamisvaatimusten kehitys vaativat myös työikäisen väestön ikääntyessä lisääntyvää koulutusta ammattitaidon ylläpitämiseksi. (Rantanen 1998, 13.) Vaikka työmarkkinoiden vaatimukset muuttuvat nopeasti, työntekijöiden ammattitaidon ja osaamisen kehitys on hidas prosessi. Uuden osaamisen ja osittain myös ajattelutavan oppiminen ei ole helppoa ja erityisen vaikeaa se on juuri vanhemmille sukupolville. (Hämäläinen 1997, 13.) Erityinen yksityiskohta ammatti- ja osaamistarpeiden muutoksessa on niiden alueellisesti epätasainen kehitys. Laukkasen (1998) kyselytutkimuksen tulokset osoittivat, että Ete-

15 lä-suomessa painottuivat asiantuntijuus sekä tietotekniikka- ja kielitaidot. Pohjoisessa uskottiin puolestaan moniammatillisuuden sekä myynti- ja hoitotyötaitojen merkityksen nousevan ammatti- ja osaamisrakenteen muutoksessa. (Laukkanen 1998, 34.) Yksityisen sektorin osaamistarpeet Palvelutyönantajat ry:n vuonna 2003 tekemän osaamis- ja koulutustarveselvityksen mukaan yksityisten palvelualojen yritykset edellyttävät henkilöstöltään aikaisempaa laaja-alaisempaa osaamista. Yritysten uuden henkilöstön rekrytointi painottuu aikaisempaa enemmän ammatillisen peruskoulutuksen ja korkea-asteen koulutuksen hankkineisiin. Pelkän yleissivistävän koulutuksen hankkineiden rekrytoinnin uskottiin vähenevän kaikilla toimialoilla. Vuonna 2002 noin kaksi kolmasosaa palveluyritysten rekrytoimasta ammattitaitoisesta henkilöstöstä oli suorittanut ammatillisen perustutkinnon. Viidenneksellä uusista työntekijöistä oli ammattikorkeakoulututkinto ja 15 prosentilla akateeminen tutkinto. Koulutusselvitykseen otti osaa yhteensä 764 palvelualan yritystä, joiden palveluksessa oli noin 177 000 työntekijää. (Suutari & Tuominen 2003, 3.) Palveluyritysten vuosina 2003-2005 henkilöstökoulutuksessa nousevat tärkeimmiksi koulutuskohteiksi markkinointi, neuvottelutaidot, ihmissuhdetaidot sekä kielitaito ja kansainvälisyys (Ks. kuvio 3). Henkilöstökoulutuksen suunnitellut osaamisalueet viestittävät melko paljon palvelualojen yleisiä osaamistarpeiden kehitystä. Palvelualojen yritysten monipuolisen osaamisen korostamista tukee myös se, että ne nostavat henkilöstökoulutuksen aihelistalle yhä enemmän uusia osaamisalueita. (Emt. 11.)

16 Markkinointi Neuvottelutaidot Kielitaito ja kansainvälisyys Ihmissuhdetaidot Esimiestaidot Johtaminen ja liikkeenjohto Yhteistyö- ja tiimitaidot Myyntitaidot Henkilöstö- ja työsuhdeasiat Turvallisuuskoulutus Uuden tekniikan käyttötaidot Laatukoulutus Asiakaspalvelutaidot Tietojärjestelmien käyttötaidot Alakohtaiset tekniset taidot Tuotetietous 0 20 40 60 80 100 120 140 160 KUVIO 3. Henkilöstökoulutuksen osaamisalueiden tärkeyden muutos (%) 2003-2005 (Suutari & Tuominen 2003). Kuten kuviosta 3 selviää, yksityiset palvelualojen yritykset ovat panostamassa eniten markkinoinnin, neuvottelutaitojen ja yleisesti sosiaalisen kanssakäymisen osaamisalueiden koulutukseen. Yksityisen palvelusektorin ydinosaamisalueisiin ei ole odotettavissa merkittäviä muutoksia (Emt. 10). Yritykset tulevat painottamaan myös kolmen vuoden kuluttua koulutuksessaan muun muassa asiakaspalvelua, tuotetietoutta ja esimiestaitoja. Osaamisalueita, jotka ovat olleet jo pidempään suosiossa. Julkisen sektorin osaamistarpeet Osaamis- ja koulutustarpeet eroavat jonkin verran yksityisellä ja julkisella sektoreilla. Yhtenä syynä tähän voi olla esimerkiksi sektoreiden erilaiset kilpailuja toiminta-asetelmat. Kunta-alalla ammatti- ja osaamisvaatimusten muutoksiin vaikuttavat usein myös kuntien erilaisuus ja erilainen satsaus eri toimintoihin (Nakari 2000, 92). Nakarin (2000) kunnallisten työyhteisöjen laatua kä-

17 sittelevässä tutkimuksessa selvitettiin muun muassa tulevaisuuden työtehtävien hoitamiseen tarvittavien osaamismuotojen lisäystarpeita kuntasektorilla. Suurimmat lisäystarpeet kohdistuivat 411 työyhteisön henkilöstön näkemyksen mukaan seuraaviin osaamismuotoihin: tietotekninen osaaminen halu ja kyky uudistua taloudellisten realiteettien huomioiminen itsensä jatkuva kehittäminen työn kehittämisvalmius moniammatillisuus eri kulttuurien tuntemus. Hieman erikoista on, että esimerkiksi vuorovaikutustaitoihin, palveluhenkisyyteen ja viestintätaitoihin kohdistui paljon vähäisemmät lisäystarpeet kuin edellä lueteltuihin osaamismuotoihin. (Emt. 92.) Lähitulevaisuudessa kunta-ala joutuu kilpailemaan aikaisempaakin enemmän osaavasta ja työhönsä motivoituneesta työvoimasta. Samaan aikaan kuntaalan henkilöstön osaamistarpeet tulevat muuttumaan. Uusia osaamistarpeita synnyttävät esimerkiksi palvelutuotannon rakenteiden muutos, seutuyhteistyön yleistyminen sekä teknologian ja uusien työmenetelmien kehittyminen. (Kuntaosaaja 2012 -hanke.) Tulevaisuuden toimintaympäristön muutosten vaikutuksia kartoitetaan Suomen Kuntaliiton vuosina 2003-2005 toteutettavassa Kuntaosaaja 2012 -hankkeessa, jonka tavoitteena on ennakoida alueellisesti toimintaympäristöjen muutosten vaikutuksia seudun palvelutarpeisiin ja selventää tulevaisuuden palvelujen järjestämistapoja. Selvitysten perusteella luodaan toimintamalli,

18 jonka avulla kunnat pyrkivät arvioimaan henkilöstön määrän ja osaamistarpeiden kehitystä. (Emt.) Vastavalmistuneiden sijoittuminen palvelualoille Palvelutyönantajat ry:n selvityksen mukaan ammatillisesta peruskoulutuksesta valmistuneet työllistyvät palveluyrityksissä pääasiassa suorittavan tason tehtäviin. Ammatillisesta peruskoulutuksesta valmistuneilta odotetaan ammatillista osaamista ja työelämätaitoja, jotka yritysten kokemusten perusteella ovat kyseisellä ryhmällä puutteellisia. Yritykset olivat tyytyväisiä ammatillisesta peruskoulutuksesta vastavalmistuneiden palvelutaitoihin, kielitaitoon ja kansainvälisyystaitoihin. (Emt. 3.) Yli puolet ammattikorkeakoulututkinnon hankkineista sijoittuu palvelualan yrityksissä suorittavan tason tehtäviin, noin 25 prosenttia asiantuntijatehtäviin ja noin 10 prosenttia esimies- tai johtoaseman tehtäviin (Ks. kuvio 4). Sijoittumisessa on kuitenkin suuria toimialojen välisiä eroja. Matkatoimistoissa, rahoitus- ja vakuutusalalla, majoitus- ja ravitsemispalveluissa sekä sosiaali- ja terveyspalveluissa ammattikorkeakoulututkinnon suorittaneet työllistyvät suurimmaksi osaksi suorittavan tason tehtäviin. Vuosien 1999 ja 2001 vastaaviin selvityksiin verrattuna ammattikorkeakoulusta valmistuneiden työllistymisessä eri tason tehtäviin ei näiltä osin ole tapahtunut muutoksia. (Emt. 4.) Akateemisen tutkinnon hankkineista palveluyrityksiin työllistyvistä henkilöistä puolet sijoittuu asiantuntijatason tehtäviin, noin 25 prosenttia suorittavan tason tehtäviin ja noin 20 prosenttia esimies- ja johtotason tehtäviin. Akateemisesti koulutettujen sijoittuminen asiantuntijatehtäviin on yleisintä tietotekniikan palveluissa, maaseutuelinkeinoissa ja neuvonta-alalla, yksityisissä oppilaitoksissa, kiinteistöpalveluissa sekä sosiaali- ja terveyspalveluissa. (Emt. 4.)

19 Yhteensä Tietotekniikan palvelut Sosiaali- ja terveyspalvelut Rahoitus ja vakuutus Opetus Matkatoimistot Majoitus- ja ravitsemispalvelut Maaseutuelinkeinot ja neuvonta Kiinteistöpalvelut Kauppa Huolinta Henkilöstöpalvelut Autoliikenne Apteekit 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Johto Esimies Asiantuntija Suorittava taso KUVIO 4. Ammattikorkeakoulusta vastavalmistuneiden sijoittuminen eri tason työtehtäviin Palvelutyönantajien jäsenyrityksissä vuonna 2002. (Suutari & Tuominen 2003.) Koulutusselvitykseen osallistuneiden yritysten mielestä ammattikorkeakoulusta vastavalmistuneilla on hyvät teoreettiset valmiudet. Myös valmistuneiden kielitaito ja kansainvälisyystaidot saavat hyvää palautetta. Parannettavaa yritysten kokemusten perusteella olisi palvelualttiudessa, sosiaalisissa taidoissa ja tiimityötaidoissa. Yrityksistä 13 prosenttia piti ammattikorkeakoulusta vastavalmistuneiden esimiestaitoja hyvinä. Poikkeuksena olivat kuitenkin majoitus- ja ravitsemispalvelut, joiden yrityksistä noin kolmannes pitää vastavalmistuneiden esimiestaitoja hyvinä. (Emt. 31.)

20 Yliopistosta vastavalmistuneiden osaamiseen yritykset olivat tyytyväisiä erityisesti teoreettisten valmiuksien sekä kielitaidon ja kansainvälisten valmiuksien osalta. Kuten ammattikorkeakoulusta valmistuneilla, myös yliopistosta valmistuneiden esimiestaitoja pidettiin heikkoina. (Emt. 32.) Muutoksen haasteet koulutukselle Menneiden vuosien yhteiskunnalliset ja työelämän muutokset ovat vaatineet myös koulutuksen ja koko koulutusjärjestelmän tarkistamista ja osittain uudistamista. Yksi suurimmista uudistuksista on ollut ammattikorkeakoulujärjestelmän luominen ja vakiinnuttaminen. Pedagogisista uudistuksista merkittävimpiä ovat olleet muun muassa työlähtöisen oppimisen, ongelmakeskeisen opetuksen ja työelämäyhteistyön käyttöön ottaminen opetusmenetelmissä (Koulutuksen tutkimuslaitos 2004). Ammattikorkeakoulujen syntymisen ajoittuminen yhteiskunnan merkittävään muutosajankohtaan 1990-luvulla tapahtui oikeaan aikaan. Koulutusjärjestelmä oli tuottanut siihen saakka joko teoreettisilla tiedoilla varustettuja korkeakoulutettuja tai käytännön taidot hallinneita ammatillisesti koulutettuja. Ammattikorkeakoulujärjestelmällä pyrittiin tarjoamaan kahden edellä mainitun järjestelmän välimaastoon sijoittuva, kahden koulutussektorin hyviä ominaisuuksia sopivissa suhteissa sisältävä koulutusalue. Järjestelmälle oli myös olemassa hyvä perusta opistotason koulutuksessa, mikä käytännössä korvautui uudella ammattikorkeakoulujärjestelmällä. Reilun kymmenen vuoden ajanjakson jälkeen voidaan todeta, että koulutusjärjestelmän uudistus onnistui erittäin hyvin. Ammattikorkeakoulun asemaa eurooppalaisessa koulutuskokonaisuudessa käsitelleen Opetusministeriön selvityksen (2004) mukaan suomalaisessa ammattikorkeakoulujärjestelmässä pitäisi ottaa käyttöön kahden syklin tutkinto-

21 rakenne 2, mihin yliopistosektorilla siirrytään vuonna 2005. Kahden syklin tutkintorakenne selkeyttäisi perustutkintojen asemaa, ja nostaisi jatkotutkinnot selkeästi korkeamman tason tutkinnoiksi. (Liljander 2004.) Ammattikorkeakoulujen työelämälähtöisten ja työelämää kehittävien jatkotutkintojen kokeiluvaiheessa on mukana kolme koulutusalaa: hallinto ja kauppa, sosiaali ja terveys sekä tekniikka ja liikenne. Ammattikorkeakoulujen jatkotutkintojen tulevaisuus on vielä epäselvä. Kokeilu päättyy vuonna 2005, mutta yleinen keskustelu tukee vahvasti jatkotutkintojen vakinaistamista. Tällä hetkellä kokeiltaviin tutkintoihin otetaan yhteensä 300 opiskelijaa vuodessa, mutta kaavailujen mukaan esimerkiksi vuonna 2008 aloituspaikkoja olisi jo 2 000 (Liiten 2003). Muutokset ovat vaikuttaneet myös yliopistoihin ja ammatillisiin oppilaitoksiin. Työelämäyhteistyö ja -lähtöisyys ovat olleet merkittäviä pedagogisia, mutta myös imagollisia tekijöitä ammattikorkeakouluissa, ja nyt ne on huomioitu yhä yleisemmin myös yliopistoissa. Ammattikorkeakoulujen onnistunut käytäntö lienee näyttäneen suuntaa yliopistoille. Yhteiskunnan ja työelämän muutos on vaikuttanut myös ammatilliseen peruskoulutukseen. Erilaiset näyttötutkinnot ovat yleistyneet viimeisten 10 vuoden aikana runsaasti. Niiden lisäksi käytännön työn ja teorian yhdistelmänä toteutettava oppisopimuskoulutus on opiskelijamäärällä mitattuna nelinkertaistunut 1990-luvun aikana (Oppisopimuskoulutus 2004). 2 Kahden syklin tutkintorakenteella tarkoitetaan selkeästi kahteen erilliseen tutkinto-osaan jaettua opintojärjestelmää, kuten esimerkiksi kandidaatin tutkinto ja maisterin tutkinto. Ammattikorkeakoulussa tämä tarkoittaisi tutkintorakenteen jakautumista perustutkintoon ja jatkotutkintoon.

3 TAPAHTUMAN JÄRJESTÄMINEN PROJEKTINA 22 Projekti -käsitteellä tarkoitetaan ennalta sovittuun tavoitteeseen rajatussa ajassa pyrkivää tehtäväkokonaisuutta, jonka käytännön toteutuksesta vastaa projektia varten perustettu organisaatio, jonka käytettävissä ovat selkeät resurssit ja edellytykset (Silfverberg 1996, 7). Projektimuotoista työskentelyä on Suomessa käytetty perinteisesti erilaisissa tuotannon ja palveluiden kehittämishankkeissa, alueellisessa kehittämisessä ja organisaatioiden sisäisissä kehittämisprosesseissa (Emt. 11). Kettunen (2003) toteaa, että projekti perustetaan, koska tavoitteisiin ei ole mahdollista päästä ilman erillistä projektiryhmää ja sen työtä tavoitteiden saavuttamiseksi (Kettunen 2003, 15). Projektiryhmä saattaa tehdä projektityötä myös omien päätoimiensa rinnalla, ilman erillisiä työsuhteita tai korvauksia. Nykyään ovat yleistyneet myös niin sanotut vakituiset projektityösuhteet, jolloin vakituisessa työsuhteessa oleva henkilö työskentelee saman työnantajan useammissa peräkkäisissä projekteissa. Projekti voidaan määritellä eri näkökulmista. Seuraavat tunnuspiirteet ovat kuitenkin yhteisiä kaikille projekteille (Viirkorpi 2000, 8): määräaikaisuus (alku ja loppu) kertaluontoisuus erityinen tarkoitus ja tavoite rajattu tehtäväkokonaisuus kokonaisuutena hallittu erilliset, osoitetut resurssit vastuut ja valtuudet määritelty oma ohjausrakenne.

23 Projektin perusominaisuus on kuitenkin sen määräaikaisuus; sillä on selkeä alkamis- ja päättymisajankohta eli elinkaari (Ks. kuvio 5). Elinkaari jakautuu useisiin eri vaiheisiin, joilla tarkoitetaan käytännössä rakentamisvaiheen eli systeemityön sisäistä vaiheistusta (Ruuska 1997, 16). Päätöspiste etenemisestä Tarpeen tunnistaminen Määrittely Suunnittelu Toteutus Projektin päättäminen (palautus) (palautus) KUVIO 5. Projektin elinkaari (Kettunen 2003, 41). Projektin elinkaaren vaiheet seuraavat toisiaan ja ensimmäistä vaihetta lukuun ottamatta jokainen vaihe edellyttää edellisen vaiheen läpiviemistä. Projekti lähtee liikkeelle havaitusta tarpeesta tai ideasta. Määrittelyvaiheessa arvioidaan idean toteuttamismahdollisuuksia, ja mikäli tulokset ovat tarpeeksi rohkaisevia, projektin varsinainen suunnittelu voidaan aloittaa. Suunnitteluvaiheessa täsmennetään edellisen vaiheen tuloksia ja rakennetaan tavoitetason suunnitelmat konkreettisiksi. Suunnitteluvaiheen merkittävin tulos on projektisuunnitelma (liite 1), joka toimii käytännön työn opasteena. (Emt. 41-42.) Projektin toteutusvaihetta viedään eteen päin laaditun suunnitelman mukaisesti, vaikka lähes jokaisessa projektissa suunnitelmaa joudutaankin muuttamaan kesken toteutusvaiheen odottamattomien tekijöiden takia. Tällaisiin

24 tilanteisiin pitäisi osata varautua suunnitelmaa laadittaessa. Toteutusvaiheen tuloksena syntyy prosessin alussa suunniteltu tuotos; tuote, tapahtuma, toimintasuunnitelma tai jotain muuta. Projekti suoritetaan loppuun päättämisvaiheen kautta, joka yleensä sisältää loppuraportoinnin, projektiorganisaation purkamisen ja mahdollisten jatkosuunnitelmien kaavoittamisen. (Emt. 42.) Projektissa voidaan tarvittaessa palata elinkaaren edelliseen vaiheeseen. Mikäli esimerkiksi toteutusvaiheessa projektin perusteet (mm. rahoitus, tavoitteet) muuttuvat merkittävästi, pitää työ palauttaa hetkeksi takaisin suunnitteluvaiheeseen ja jatkaa uuden suunnitelman mukaan. Myös suunnitteluvaiheesta voidaan palata takaisin määrittelyvaiheeseen tarkentamaan suunnittelutyön perusteita. Tapahtuman järjestämisessä käytetään niin sanottua toteutusprojektia (tapahtumaprojekti), jossa työn tavoitteena on ennalta tiedossa oleva lopputulos. Toteutusprojektin suurin haaste on yleensä aikataulu, jonka mukaan projektin on edistyttävä. Aikataulun lisäksi toteutusprojektissa on lukuisia ulkoisia tekijöitä, jotka ovat riskejä onnistumisen kannalta. Ulkoiset tekijät vaihtelevat tapahtuman mukaan. Niitä voivat olla esimerkiksi sää, kilpailevat tapahtumat tai valitut esiintyjät. (Emt. 23-24.) Pahimmassa tapauksessa ulkoisia tekijöitä saattaa ilmetä useita samanaikaisesti, jolloin epäonnistumisen estäminen on melko vaikeaa. Toteutusprojektin lopputuloksen perusominaisuus on niiden erilaisuus. Urheilukilpailun luonne on täysin erilainen kuin esimerkiksi kulttuuritapahtuman tai yrityksen järjestämän kiitostilaisuuden. Kaikille tapahtumille on kuitenkin yhteistä niiden vaatima monitahoisuus järjestäjältä. Tapahtuman sisällöstä ja luonteesta riippumatta itse tapahtumaa edeltää suunnittelu- ja valmistelutyö, jonka määrä vaihtelee luonnollisesti tapahtuman mukaan. Muutaman tunnin asiakastapahtuma vaatii erilaisen työpanoksen kuin muutaman päivän kansainvälinen kongressitapahtuma.

25 Yleisötapahtuma kannattaa suunnitella ja toteuttaa alusta alkaen projektityöskentelyn periaatteita noudattaen, jotta tapahtumasta muodostuisi järjestelmällisesti toteutettu kokonaisuus. (Kauhanen, Juurakko & Kauhanen 2002, 23.) Tapahtuman järjestämisessä projekti voidaan jakaa toiminnallisesti kolmeen osaan (Vallo & Häyrinen 2003): suunnitteluvaihe toteutusvaihe jälkimarkkinointi. Kuten projekteissa yleensä, myös tapahtumaprosessissa suunnitteluvaiheeseen on ajallisesti ja työmäärällisesti panostettava eniten (Ks. kuvio 6). Projektin kokonaisaika 8 viikkoa SUUNNITTELUVAIHE TAPAHTUMAN JÄLKIMARKKINOINTI TOTEUTUS 75% / 6 viikkoa 10% / 0,8 viikkoa 15% / 1,2 viikkoa - projektin käynnistys - resurssointi - vaihtoehtojen tarkistus - päätökset ja varmistaminen - käytännön organisointi - rakennusvaihe - itse tapahtuma - purkuvaihe - kiitokset asianosaisille - materiaalin toimitus - palautteen kerääminen ja työstäminen - yhteydenottopyyntöjen hoitaminen - yhteenveto KUVIO 6. Tapahtumaprosessin jaksotus (Vallo & Häyrinen, 2003.) Esimerkiksi kahdeksan viikon tapahtumaprojektissa suunnitteluvaiheeseen pitäisi varata noin 75 prosenttia (kuusi viikkoa) kokonaisajasta, toteutusvaiheeseen 10 prosenttia (0,8 viikkoa) ja jälkimarkkinointiin 15 prosenttia (1,2 viikkoa); (Emt. 2003, 177-178).

4 SUUNNITTELU SEMINAARIN PERUSTANA 26 Lukuun ottamatta kriisiprojekteja ennen hankkeen aloittamista asiaa valmistellaan ja visioidaan jonkin verran. Tapahtumaprojektissa pelkästään tapahtuman idean löytäminen vaatii runsaasti aikaa ja työtä. Usein hyviä ideoita saattaa olla liian monta, jolloin niiden joukosta on pystyttävä valitsemaan yksi tai muutama, joita aletaan kehittää eteenpäin. Kehitettävien ideoiden valinnan pitäisi perustua huolellisesti harkittuihin kriteereihin, jolloin jo lähtökohdiltaan huonon idean kehittämisen ja ennen pitkää hylkäämisen mahdollisuus minimoidaan heti projektin alussa. (Kauhanen ym. 2002, 27.) Suunnittelutyötä varten kannattaa kartoittaa ja ottaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa mukaan kaikki ne henkilöt, joiden työpanosta tapahtuman järjestämisen jossain vaiheessa tarvitaan. Tämä auttaa erilaisten näkökulmien ja ideoiden kartoituksessa ja antaa perusteita ajallisten resurssien arvioimiseen. Henkilöiden kokoon kutsumisella varmistetaan myös projektiorganisaatiossa työskentelevien tieto tapahtumasta ja suunnittelutyön edistymisestä. Projektin sisäisestä viestinnästä on huolehdittava koko prosessin ajan. Jos organisaatio on pieni, tiedonkulussa ei useinkaan ole huomattavia ongelmia, mutta organisaation koon kasvaessa myös tiedon kulkuun liittyvien ongelmien todennäköisyys kasvaa. (Vallo & Häyrinen 2003, 179.) Koska Tulevaisuus palvelualoilla seminaarin toiminnallinen organisaatio muodostui käytännössä kahdesta henkilöstä, tällaisia ongelmia ei päässyt syntymään. Tapahtumaprojektin ensimmäinen idea oli hyvin laaja seminaarin järjestäminen. Tämän jälkeen alkoi ideointi seminaarin aiheista, joita ilmestyikin karsittavaksi asti. Aiheen valintaan vaikutti melko paljon esimerkiksi tapahtuman kohderyhmän valinta. Kohderyhmäksi valittiin matkailu-, ravitsemis- ja talousalan opiskelijat ja aiheen ideointi rajoittui ja tarkentui kyseisen alan aiheisiin. Matkailu-, ravitsemis- ja talousalaa kokonaisuudessaan yhdistävä aihealue on palvelu, jolloin seminaarin aihealueessa päädyttiin palvelutyöhön ja

27 erityisesti sen tulevaisuuteen. Mikäli seminaari olisi järjestetty elinkeinoelämän tai jonkin intressin yhdistämille henkilöille, ideoinnissa olisi pitänyt lähteä aivan eri pohjalta kuin kohderyhmän ollessa tietyn koulutusalan opiskelijat. Tapahtuman suunnittelun alkuvaiheet voidaan tiivistää niin sanottuun strategiseen kolmioon (Ks. kuvio 7); (Emt. 120). MIKSI? Mikä on tapahtuman viesti? IDEA MITÄ? Tapahtuman luonne ja virallisuusaste KENELLE? Millaisia ihmisiä tavoitellaan? KUVIO 7. Strateginen kolmio (Emt. 120). Strategisen kolmion kysymyksillä haetaan vastauksia tapahtuman keskeisiin kysymyksiin: Miksi tapahtuma järjestetään? Kenelle tapahtuma järjestetään? Mitä järjestetään? Vastausten edellä lueteltuihin kysymyksiin pitää löytyä taholta, jolla on tarve tai halu järjestää tapahtuma. Kolmen strategisen kysymyksen vastauksena on yleensä tapahtuman idea. (Emt. 121.)

28 Projektin onnistumiseen vaikuttavista tekijöistä yksi tärkeimmistä on ajan hallinta, joka toimii perustana projektin toteutukselle. Mitä tarkemmin projektin vaiheet ja tehtävät voidaan määritellä ajallisesti, sitä todennäköisemmin projekti onnistuu ainakin käytännön järjestelyjen kannalta. Selkeä aikataulu (liite 2) helpottaa myös kustannusten seurantaa. Vaikka aikataulu olisi yksityiskohtainen ja mahdollisimman realistisesti rakennettu, saattaa se silti projektin aikana muuttua. (Kauhanen ym. 2002, 99.) Seminaarin sisällön suunnittelu aloitettiin noin neljä kuukautta ennen tapahtuma-ajankohtaa. Seminaarin suunnitteluun ja valmisteluun käytettiin kolmen viikon tauko pois lukien aikaa noin 11 viikkoa. 4.1 Tavoitteiden asettaminen Tapahtuman tavoitteiden asettaminen on syytä tehdä projektin asettamisen yhteydessä, jolloin ideoiden valinta ja kehittäminen ovat johdonmukaisia. Usein tavoite on taloudellinen, vaikka sisällöllinen tavoite ja sen toteutuminen vaikuttavat melko suoranaisesti taloudellisen tavoitteen onnistumiseen. Kun tavoitteet ovat selvät, käytännön suunnittelu sekä organisointi onnistuvat helpommin, ja mahdollisia yllätyksiä tulee vastaan vähemmän kuin huonosti suunnitellussa prosessissa. (Kauhanen ym. 2002, 45.) Seminaarin idean ja aihealueen tarkennuttua palvelutyöhön ja erityisesti sen tulevaisuuteen tavoitteiden asettaminen vaati aihealueen nykytilanteen, mahdollisten yleisten ongelmien ja tulevaisuuden näkymien kartoittamista. Seminaarin tavoitteet olivat suurimmaksi osaksi sisällöllisiä. Tavoitteena oli tarjota näkymä palvelualojen tulevaisuuteen työntekijän näkökulmasta: palvelualojen kehitysnäkymiin sekä osaamis- ja koulutustarpeisiin. Asiat koskettavat erityisesti lähivuosina valmistuvia opiskelijoita, joiden pitäisi osata varautua työelämän heille osoittamiin haasteisiin. Luonnollisesti tulevaisuuden osaamistarpeet koskettavat myös työelämässä olevia, joille haasteisiin vastaa-

29 minen on yhtä tärkeää. Taloudellisena tavoitteena oli saada seminaarin kustannukset pysymään mahdollisimman alhaisina, mikä Vallon ja Häyrisen (2003) mukaan luo lisävaativuutta tapahtuman järjestämiseen (Emt. 28). Suoranaisten sisällöllisten ja taloudellisten tavoitteiden lisäksi tapahtumalle voidaan asettaa myös muita tavoitteita. Erityisesti yritysten järjestämissä tapahtumissa tavoitteina voivat olla yrityskuvan kehittäminen, näkyvyyden hankkiminen, asiakassuhteiden hankinta ja lujitus sekä tuotteiden esittely ja myynnin edistäminen. Jos tavoite on konkreettinen, sen saavuttamista ja tapahtuman onnistumista on helppo mitata ja arvioida jälkikäteen. (Vallo & Häyrinen 2003, 28.) 4.2 Toteutettavuuden ja riskien arviointi Viimeistään projektisuunnitelman valmistuttua pitää arvioida suunnitelman perusteella projektin toteutettavuutta ja käydä läpi mahdollisimman kattavasti sen riskitekijät. Keskeisimpiä toteutuksen perusteita on useimmiten taloudellisen ja imagollisen tappion todennäköisyyden ja vaikutuksen arviointi. Tässä vaiheessa päätetään lopullisesti, lähdetäänkö projektia viemään eteenpäin ja missä muodossa. (Kauhanen ym. 2002, 29.) Riskienhallinnassa käytetään usein niin sanottua ABC -ajattelutapaa, mikä muodostuu seuraavista vaiheista: A. Riskien tiedostaminen (riskien kartoitus). B. Riskien luokittelu niiden todennäköisyyden ja merkittävyyden suhteen (riskien arviointi). C. Tarvittavien suunnitelmien ja päätösten tekeminen riskien minimoimiseksi, siirtämiseksi muille tai eliminoimiseksi (riskien hallinta).

30 Yleisötapahtumaan liittyviä riskejä voidaan luokitella useilla eri tavoilla. Riskit voidaan jakaa ajallisesti tapahtumaa edeltäviin, tapahtuman aikaisiin ja tapahtuman jälkeisiin. Toinen mahdollisuus on jakaa riskit asiaryhmittäin. Tällaisia ryhmiä ovat esimerkiksi asiakasriskit, sopimusriskit, aikatauluriskit, taloudelliset riskit ja nykyään merkittäväksi uhaksi nousseet turvallisuusriskit. (Emt. 54.) Riskien kartoituksen jälkeen arvioidaan niiden vakavuus. Kaksi keskeistä arviointikriteeriä ovat riskin todennäköisyys ja sen taloudellinen merkitys. Riskien arvioimiseksi riskityypit ja niiden taloudellinen vaikutus voidaan pisteyttää todennäköisyyksien perusteella. Jos projektiorganisaatioon kuuluu useampia henkilöitä, jokainen voi ensin henkilökohtaisesti pisteyttää omien arvioidensa mukaan riskien todennäköisyyksiä. Tämän jälkeen muodostetaan ryhmässä yhteinen kanta, mitkä riskit johtavat hallintasuunnitelman laatimiseen ja mahdollisesti jopa toimintasuunnitelman muuttamiseen eli todennäköisen riskin eliminoimiseen. (Emt. 55-56.) Kartoituksen ja arvioinnin jälkeen vuorossa on riskien hallinta, jos jonkin riskin todennäköisyys on noussut määriteltyä toimenpiderajaa suuremmaksi. Toteuttamissuunnitelman muutoksella pyritään laskemaan riskin todennäköisyyttä esimerkiksi asian suuruusluokkaa pienentämällä, siirtämällä riski muille (alihankinta) tai joissakin tapauksissa vakuuttamalla toiminta. Tapahtuman suunnitteluvaiheen riskien hallinnan lisäksi myös tapahtuman aikaiset riskit on hallittava. Monet uhkatekijät, kuten esimerkiksi turvallisuusuhat saattavat toteutua vasta tapahtuman toteutusvaiheessa. Tällöin korostuvat muun muassa yleisön liikkeiden suunnittelu ennalta ja tarvittaessa liikkeiden hallinta. (Emt. 56-57.) Tulevaisuus palvelualoilla -seminaariin ei liittynyt merkittäviä riskejä. Tapahtumalla ei käytännössä ollut taloudellisen epäonnistumisen riskiä, koska osallistujilta ei kerätty pääsymaksuja ja alusta alkaen oli selvää, että menot tulevat