MOBILITY-ONLINE OHJEITA ERASMUS+ STAFF TRAINING HAKUUN Tietohallinto/Mika Siiskonen/24.4.2015
Sisältö 1. HAKU MOBILITY ONLINE PORTAALIN KAUTTA... 3 2. ONLINE HAKULOMAKKEEN TÄYTTÄMINEN... 8 3. KIRJAUTUMINEN MOBILITY ONLINEEN... 17 4. MOBILITY ONLINE KÄYTTÄJÄN WORKFLOW... 19 4.1. TYÖSKENTELY WORKFLOW:LLA... 19 4.2. TÄYDENNÄ HENKILÖKOHTAISET TIETOSI... 22 4.3. TÄYDENNÄ ERASMUS+ APURAHALOMAKE... 28 4.4. TULOSTA STAFF TRAINING MOBILITY AGREEMENT... 30 4.5. TULOSTA CONFIRMATION OF ACCEPTANCE OF AN ERASMUS GRANT (STAFF)... 32 4.8. LATAA MATKARAPORTTISI... 35 4.6. VAHVISTUSKIRJE PARTNERILTA SAATU... 37 4.7. HAKUPROSESSI LOPPUNUT... 38 SAVONIA UAS CONTACT INFO... 39 2
1. HAKU MOBILITY ONLINE PORTAALIN KAUTTA Savonian henkilökunta aloittaa Erasmus+ staff training hakunsa Mobility Online portaalin kautta (kuva 1 alla). https://www.service4mobility.com/europe/mobilitysearchservlet?identifier=isat&kz_bew_art=out&kz_bew_pers=l&sprache=en&aust_prog=stt PLUS Kuva 1. Mobility Online hakuportaali Erasmus+ staff training haku 3
Mobility Onlinen hakuportaalissa valinnat tehdään ylhäältä alaspäin yksi kerrallaan. Ensin valitaan siis Faculty/Centre alasvetolistalta, sitten Department jne. Sitä mukaa, kun valintoja tehdään, muuttuu sivun alaosassa oleva tieto valitut ehdot täyttävistä partnereista (Based on the selected restrictions ). Aloita siis valitsemalla Faculty/Centre listalta osaamisalueesi. Odota, että sivu päivittyy. Päivittyminen on meneillään, kun sivu muuttuu vaaleammaksi ja sivulle ilmestyy SOP logo (kuva oikealla). Edellisellä sivulla näkyi, että mahdollisia partnereita oli alun perin 81 kpl (81 Exchange possibilities). Kuvassa 2 alla on valittu Faculty/Centre listalta Centre of Development and Services ja mahdolliset partnerit ovat vähentyneet tällä valinnalla 81 6. Kuva 2. Mobility Online hakuportaali Faculty/Centre = Center of Development and Services 4
Portaali elää sitä mukaa, kun teet valintoja. Esimerkiksi Department lista ilmestyy näkyville vasta, kun olet tehnyt valinnan Faculty/Centre listalta. Voit napsauttaa koska tahansa Show exchange details painiketta katsellaksesi partnereita, jotka täyttävät tähän saakka tekemäsi valinnat. Mitä enemmän teet tällä sivulla valintoja, sitä vähemmän partnerivaihtoehtoja on lopullisella sivulla, jossa mahdolliset partnerit näkyvät. Valitse Department listalta yksikkösi. Kuvassa 3 alla on valittu Faculty/Centren lisäksi Department listalta Centre of Development and Services. Jäljellä on näillä valinnoilla yhä 6 partneria. Kuva 3. Mobility Online hakuportaali Faculty/Centre = Centre of Development and Services ja Department = Centre of Development and Services 5
Valitse listoilta halutessasi vielä koulutusohjelma (Degree proramme), vuosi (Academic year), kohdemaa (Country) ja partneri (Partner institution). Kuten edellä kerrottiin, ei kaikkia valintoja ole pakko tehdä, vaan voit koska tahansa napsauttaa Show exchange details ja saat näkyville nykyiset hakuehdot täyttävät partnerit. Kuvassa 4 alla kaikki valinnat on tehty ja jäljellä on vain 1 partneri. Seuraavaksi klikkaamalla Show exchange details päästään sivulle, jolla on listattu kaikki näillä valinnoilla jäljellä olevat partnerivaihtoehdot. Kuva 4. Mobility Online hakuportaali kaikki valinnat tehty 6
Ohjelma näyttää kaikki partnerit, jotka toteuttavat edellä listoilta tehdyt valinnat (kuva 5 alla). Napsauttamalla vasemmanpuoleista, Home institution tiedon viereistä ikonia näkyville tulee yksityiskohtaisempaa tietoa kohteesta. Napsauttamalla oikeanpuoleista, Partner institution tiedon viereistä ikonia näkyville tulee yksityiskohtaisempaa tietoa partnerisopimuksesta. Napsauttamalla ikonia vasemmassa reunassa aukeaa online hakulomake. Kuva 5. Mobility Online hakuportaali tehdyt valinnat toteuttavat partnerit 7
2. ONLINE HAKULOMAKKEEN TÄYTTÄMINEN Kun napsautat hakuportaalin partnerilistauksessa partnerin vieressä olevaa ikonia, siirryt hakulomakkeelle HAKA kirjautumisen kautta. Valitse kotiorganisaatioksesi Savonia ammattikorkeakoulu ja napsauta Valitse (kuva 6 alla). Kirjaudu sitten Savonian kampustunnuksillasi (kuva 7 alla). Seuraavaksi näytölle aukeaa hakulomake. Kuva 6. Valitse kotiorganisaatiosi Kuva 7. Kirjaudu kampustunnuksillasi 8
Täytä tiedot hakulomakkeelle. Tähdellä (*) merkityt ja sinisellä rajatut kentät ovat pakollisia. Jos kentän vieressä on kysymysmerkki ikoni ( lisätietoa kentän täyttämisestä. ), sitä napsauttamalla saat Täytä Application data osio. Usein tämä osio tulee valmiiksi täytettynä, sillä nämä tiedot on jo annettu hakuportaalissa. HUOM! Academic year vaihtuu kesäkuun 1.päivänä vuosittain. 30.5.2015 alkavan vaihdon Academic year = 2014/2015 ja 1.6.2015 alkavan vaihdon Academic year = 2015/2016. Kuva 8. Mobility Online hakulomake Application data 9
Täytä Personal data osio. Sähköpostiosoite pitää kirjoittaa täsmälleen samassa muodossa molempiin kenttiin eli isot ja pienet kirjaimet katsotaan eri merkeiksi. Kuva 9. Mobility Online hakulomake Personal data 10
Täytä Home institution osio ylhäältä alaspäin valintoja tehden. Kuva 10. Mobility Online hakulomake Home institution 11
Täytä Host institution osio. Kuva 11. Mobility Online hakulomake Host institution 12
Täytä Travel and stay osio. Kuva 12. Mobility Online hakulomake Travel and stay 13
Täytä Planned activity osio. Kuva 13. Mobility Online hakulomake Planned activity 14
Täytä Other information osio. Kuva 14. Mobility Online hakulomake Other information Kun olet täyttänyt koko hakulomakkeen, napsauta Send application. 15
Ohjelma ilmoittaa, että haku on tallennettu ja tulet saamaan pian vahvistussähköpostin (kuva 15 alla). Kuva 15. Vahvistus hakulomake tallennettu Jos hakulomakkeeseen pitää tehdä muutoksia, ota yhteys Savonian kv toimistoon (mobility@savonia.fi). Kun napsautat yllä olevassa viesti ikkunassa Back, palaat hakuportaaliin, jonka voit nyt sulkea. Seuraavaksi saat siis sähköpostiviestin Mobility Onlinesta. Tuossa viestissä on linkki, jonka kautta voit jatkaa hakuprosessiasi täydentämällä loput henkilökohtaiset tietosi (Complete Personal Data workflow:lla). Säilytä tuo viesti, sillä sitä kautta pääset aina kirjautumaan Mobility Onlineen ja näet hakusi etenemisen workflow:llasi. Workflow on Mobility Onlinen näkymä, jossa näet koko hakuprosessisi visuaalisesti edessäsi: mitä kohtia hakuprosessissa on suoritettu ja mitä on vielä tulossa. 16
3. KIRJAUTUMINEN MOBILITY ONLINEEN Seuraavaksi saat siis sähköpostin (Confirmation of Registration) Mobility Onlinesta hakemuksesi saapumisesta järjestelmään, kuva 16 alla. Säilytä tämä sähköposti ja kirjaudu Mobility Onlineen aina tämän viestin linkin kautta. Voit siirtyä Mobility Onlineen joko napsauttamalla viestin lopussa olevaa Login linkkiä tai kopioimalla Loginlinkin alla olevan osoitteen selaimesi osoiteriville. Savonian käyttäjät kirjautuvat Mobility Onlineen HAKA kirjautumisen kautta omilla kampustunnuksillaan. Kuva 16. Confirmation of Registration sähköposti 17
Valitse kotiorganisaatioksesi Savonia ammattikorkeakoulu ja napsauta Valitse. Kirjaudu sitten Savonian kampustunnuksillasi. 18
4. MOBILITY ONLINE KÄYTTÄJÄN WORKFLOW 4.1. TYÖSKENTELY WORKFLOW:LLA Kun olet kirjautunut sähköpostiin saamasi viestin linkin kautta ensimmäisen kerran Mobility Onlineen, ohjelma näyttää suurin piirtein tältä, kuva 17 alla. Kuva 17. Mobility Online hakijan käyttöliittymä 19
Näytön oikeassa reunassa näkyy application workflow (kuva 18 alla) eli hakuprosessin kulku. Se kertoo tapahtumat, jotka hakuprosessi sisältää. Kun rivillä on Doneruudussa väkänen, on tuo kohta hakuprosessista käyty läpi. Osaa aiemmista kohdista voi hakija itse muuttaa, osan muuttamiseen tarvitaan koordinattorin oikeudet. Direct access via following link sarakkeessa näkyy linkkejä, joita napsauttamalla hakija voi tehdä toimintoja ja siirtyä workflow:lla eteenpäin. Esimerkiksi alla olevassa kuvassa 18 odotetaan hakijan täydentävän seuraavaksi henkilötietojaan napsauttamalla Personal data completed rivillä Complete personal data tekstiä. Kuva 18. Mobility Online Application workflow Complete personal data 20
Mikäli workflow rivin oikeassa reunassa näkyy sininen kysymysmerkki kuvake ( kohdasta. ), tarkoittaa se, että kuvaketta napsauttamalla saat lisätietoa kyseisestä workflow:n Kuva 19. Online help tarjolla rivin oikeassa reunassa 21
4.2. TÄYDENNÄ HENKILÖKOHTAISET TIETOSI Napsauta seuraavaksi workflow:lla Complete personal data linkkiä ja näkyville aukeaa ikkuna, jossa voit täydentää loput henkilötietosi (kuva 20 alla). Napsauta ensin Forward to update painiketta. Sinisellä reunustetut kentät ovat pakollisia, mutta voit kirjoittaa niihin vaikka pelkän väliviivan ( ) ja palata halutessasi täydentämään tietoja myöhemmin. Kuva 20. Complete personal data ikkuna, seuraavaksi Forward to update 22
Kun olet täyttänyt tietosi, napsauta Update personal details painiketta. Kuva 21. Complete personal data ikkuna, seuraavaksi Update personal details 23
Ohjelma näyttää ilmoituksen tietojen tallennuksesta (kuva 21). Kuva 22.Tiedot tallennettu onnistuneesti Napsauta Back to the workflow palataksesi takaisin workflow:lle. 24
Nyt näet, että workflow:lla on tapahtunut muutos eli Done laatikkoon on ilmestynyt väkänen Personal data completed riville. Kuva 23. Workflow henkilökohtaisten tietojen täydennyksen jälkeen 25
Yllä olevalta workflow:lta voit lukea, että seuraava vaihe hakuprosessissasi on Application formally checked. Eli käytännössä nyt odottelet, että koordinaattori määrittelee ohjelmassa hakusi Application formally checked tilaan. Itse asiassa aina kun workflow:lla Direct access via following link sarakkeessa ei ole tarjolla linkkiä, haun eteneminen vaatii koordinaattorilta jotain toimia. Kun sarakkeessa on linkki tarjolla, voit itse vaikuttaa hakusi etenemiseen. Kun koordinaattori on tehnyt Application formally checkedmäärittelyn, workflow näyttää tältä. Kuva 24. Workflow, kun koordinattori on määritellyt hakemuksen Application formally checked tilaan 26
Application formally checked merkinnästä saat myös sähköpostiviestin (Confirmation formally checked) ohjelmasta (kuva 25). Kuva 25. Email: Confirmation formally checked sähköpostiviesti 27
4.3. TÄYDENNÄ ERASMUS+ APURAHALOMAKE Seuraavaksi näet workflow:lta (kuva 24), että sinun odotetaan täydentävän Erasmus+ apurahatiedot. Napsauta siis Complete plan and fund form linkkiä workflow:lla. Kuva 26. Kysely Erasmus+ apurahatiedoista Täydennä kyselyyn Erasmus+ individual support ja Erasmus+ travel support summat. Napsauta Create painiketta ja sitten Cancel painiketta. 28
Nyt workflow:si näyttää jotakuinkin tältä. Kuva 27. Workflow, kun Erasmus+ apurahatiedot on syötetty 29
4.4. TULOSTA STAFF TRAINING MOBILITY AGREEMENT Nyt näet workflow:lta, että seuraavaksi sinun tulisi tulostaa Staff training Mobility Agreement dokumentti. Napsauta siis workflow:lla Print Staff Training Mobility Agreement linkkiä. Avaa ja tulosta tiedosto. Kuva 28. Staff Training Mobility Agreement dokumentin sivut 1/3 ja 2/3 30
Tämän jälkeen workflow näyttää suurin piirtein tältä. Kuva 29. Workflow, kun Staff Training Mobility Agreement dokumentti on tulostettu 31
4.5. TULOSTA CONFIRMATION OF ACCEPTANCE OF AN ERASMUS GRANT (STAFF) Seuraavaksi näet workflow:lta, että sinun odotetaan tulostavan Confirmation of Acceptance of an Erasmus Grant (staff) dokumentti. Napsauta siis workflow:lla Print Confirmation of Acceptance of an Erasmus Grant (staff) linkkiä. Avaa tiedosto ja tulosta se. Kuva 30. Confirmation of Acceptance of an erasmus Grant (staff) dokumentin sivu 1/5 32
Tämän jälkeen workflow näyttää jotakuinkin tältä. Kuva 31. Workflow, kun Confirmation of an Acceptance of an erasmus Grant (staff) on tulostettu 33
Seuraavaksi näet workflow:lta, että koordinaattori hyväksyy tai hylkää Erasmus+ tukesi. Kun koordinaattori on tehnyt sen, workflow näyttää suunnilleen tältä (tässä siis koordinaattori on hyväksynyt Erasmus+ tuen). Tämän jälkeen olet valmis matkaan Mobility Onlinen puolesta. Seuraavat workflow:n kohdat tehdään matkan jälkeen. Kuva 32. Workflow, kun Erasmus+ tuki on hyväksytty 34
4.8. LATAA MATKARAPORTTISI Kun olet palannut matkaltasi, seuraava tehtäväsi Mobility Onlinessa on matkaraporttisi lataaminen ohjelmaan. Tee se napsauttamalla Complete and upload Travel report linkkiä workflow:lla. Sinulle avautuu seuraavan näköinen ikkuna (kuva 33). Kuva 33. Upload your Travel report tiedostoa ei vielä ole etsitty Napsauta Browse etsiäksesi matkaraporttitiedostosi. Valitse tiedosto ja napsauta Open. Nyt ikkuna näyttää tältä (kuva 34). Napsauta Create ladataksesi matkaraporttisi Mobility Onlineen. Kuva 34. Upload your Travel report matkaraporttitiedosto on etsitty ladattavaksi Napsauta sitten Back to general overview ja vielä Back siirtyäksesi takaisin workflow näkymään. 35
Nyt workflow näyttää suurinpiirtein tältä. Kuva 35. Workflow, kun matkaraportti on ladattu Mobility Onlineen 36
4.6. VAHVISTUSKIRJE PARTNERILTA SAATU Seuraavaksi koordinaattori merkitsee partnerilta saadun vahvistuskirjeen (Confirmation letter) matkastasi palautuneeksi. Tämän jälkeen workflow näyttää tältä. Kuva 36. Workflow, kun koordinaattori on merkinnyt Confirmation letter returned 37
4.7. HAKUPROSESSI LOPPUNUT Lopuksi koordinaatti merkitsee hakuprosessisi loppuneeksi (Stay abroad completed), jonka jälkeen workflow:si näyttää lopulta tältä. Kuva 37. Workflow, kun koordinattori on merkinnyt Stay abroad completed 38
SAVONIA UAS CONTACT INFO International Mobility Affairs Savonia UAS Opistotie Campus P.O. Box 88 FI 70101 KUOPIO Email: mobility@savonia.fi Visiting address: Opistotie 2 (B Block, 2nd floor, Rooms B 2131 & B 2132) 39