Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna VI Taulukkolaskenta 1 YLEISTÄ... 2 2 MS EXCEL TAULUKKOLASKENNAN PERUSELEMENTIT: SOLU, RIVI JA SARAKE... 2 3 SOLUJEN KÄSITTELEMINEN... 3 3.1 Solun muotoileminen... 3 3.2 Tietojen syöttäminen lomakkeen soluihin... 4 3.3 Tiedon kopiointi täyttökahvan avulla... 4 3.4 Solussa olevan tiedon muokkaaminen... 5 3.5 Syötetyn tiedon tyypin määräytyminen... 5 4 SOLUUN VIITTAAMINEN JA KAAVAT... 6 4.1 Suhteellinen soluviittaus... 6 4.2 Absoluuttinen soluviittaus... 7 4.3 Funktiot... 8 5 TAULUKKOLASKENTA KAAVIOIDEN LAADINTA... 11 Harjoituksissa 7 ja 8 käytetään Microsoft Excel 2016-taulukkolaskentaohjelmaa, tämä on taustamateriaali molempiin harjoituksiin. - 1 -
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna 1 Yleistä Taulukkolaskenta on tehokas tapa työstää lukumuotoisesta tiedosta (datasta) tuloksia eri tarpeisiin. Taulukkolaskennassa luotavia lomakkeita (worksheets) voi ajatella ruutupaperina, jossa jokainen ruutu on tiedon tallentamisen mahdollistava solu (cell). Etuna ruutupaperiin ja muihin staattisiin taulukoihin, taulukkolaskennassa lomakkeiden ruutuja eli soluja pystytään muotoilemaan, ja soluihin syötetyn tiedon pohjalta pystytään laskemaan tuloksia. Laskeminen voi tapahtua joko valmiiden tai itse luotujen kaavojen eli funktioiden avulla. Mikäli funktiossa käytettyjen solujen tiedot muuttuvat, myös tulokset lasketaan automaattisesti uudelleen. Taulukkolaskentaohjelmien perustoiminnallisuuskin on sangen monipuolinen ja riittää sangen pitkälle. Esimerkiksi taloushallinnon tehtäviin, tilastolliseen analyysiin ja tiedon visualisointiin löytyy paljon valmista toiminnallisuutta. Lisäksi erityistehtäviin on saatavilla lukuisia lisäosia. Taulukkolaskentaohjelmista on kuitenkin hyötyä myös monissa pienimuotoisemmissa ja henkilökohtaisemmissa tilanteissa, joita kuka tahansa keskiverto ihminen kohtaa. Tässä taustamateriaalissa pyritään tuomaan esille ne taulukkolaskennan ja taulukkolaskentaohjelmistojen peruspiirteet, jotka käyttäjän tulisi tuntea niiden mahdollisuuksia hyödyntääkseen ja niiden käytössä kehittyäkseen. Taustamateriaalin ja harjoitusten jälkeen sinun helpompi jatkaa tutustumista Exceliin Officen omia harjoituskursseja 1 ja muuta verkosta löytyvää opetusmateriaalia hyödyntäen. 2 MS Excel taulukkolaskennan peruselementit: Solu, rivi ja sarake Käynnistettyäsi Excel-taulukkolaskentaohjelman, sinulle aukeaa työkirja, jossa on valmiina kolme tyhjää lomaketta (taulukkoa, worksheet). Lomakkeilla liikutaan alareunan lehdyköiden avulla. Lomakkeita voi tuhota Poista-valikon kautta (Aloitus/Solut/Poista/Poista taulukko; Home/Cells/Delete/Delete Sheet) ja uusia lomakkeita voi lisätä Lisää-valikon (Aloitus/Solut/Lisää/Lisää taulukko; Home/Cells/Insert/Insert Sheet) kautta. Solut, rivit ja sarakkeet ovat taulukon peruselementit. Taulukko muodostuu soluista (cell), joista kuhunkin voidaan tallentaa tieto. Soluun viitataan rivin (row) ja sarakkeen (column) indeksien avulla; lomakkeen ensimmäinen solu vasemmassa yläreunassa on solu A1. Kuvassa 1 on valittuna (aktivoituna) solu B7. Taulukon rivit on nimetty (indeksoitu) numeroin ylhäältä alas ja sarakkeet kirjaimin vasemmalta oikealle. Taulukossa voi olla 1 048 576 riviä ja 16 384 saraketta. Sarakkeiden nimet kulkevat A:sta Z:aan, jonka jälkeen niiden nimeämiseen käytetään kirjaimia AA, AB, ZZ, AAA, jne. Viimeinen sarake on XFD. Kuva 1. Solut lomakkeessa. 1 https://support.office.com/fi-fi/article/excel-koulutus-9bc05390-e94c-46af-a5b3-d7c22f6990bb?ui=fi-fi&rs=fi-fi&ad=fi - 2 -
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna 3 Solujen käsitteleminen 3.1 Solun muotoileminen Kuhunkin soluun liittyy sen sisältämän tiedon ja sijaintipaikan lisäksi tieto sen muotoilusta. Muotoilu kertoo solun tietotyypin, ts. tulkitaanko solussa oleva tieto esim. luvuksi, tekstiksi tai päiväykseksi, visuaaliseen ulkonäköön (esim. solun väri, fontti, tiedon sijoittelu solussa, solujen kehystykset, jne.) liittyvät määritykset, ja solun suojauksen (mahdollisen muutosten estäminen). Jos soluun syötetty tieto muokkautuu automaattisesti erilaiseksi kuin on tarkoitus, syy on todennäköisesti väärässä muotoilussa. Solun muotoilua muokataan Excel 2016:ssa solunmuotoiluviestiruudussa (dialogissa), jonka saa auki valintanauhassa Aloitus (Home) valintanauhassa kaikkien ryhmien Fontti, Tasaus ja Tyyli (Font, Alignment ja Number) -kulmapainikkeista (Kuva 2). Samaan viestiruutuun pääsee myös kakkospainikkeella solun päällä aukeavasta valikosta Format Cells. Viestiruudussa annettavat määritykset kohdistuvat aina aktiiviseen soluun. Solun muotoilu tehdään siis valitsemalla ensin muotoiltava(t) solu(t), avaamalla solunmuotoiluviestiruutu ja tekemällä siinä halutut valinnat. Kannattaa jälleen muistaa kontekstisensitiiviset pudotusvalikot, esimerkiksi solunmuotoiluviestiruudun voi avata näppärästi myös hiiren oikean näppäimen kautta. Viestiruudun Luku (Number) -välilehdellä voi määritellä solulle joko valmiiksi määritellyn tietotyypin tai muokata itse esitystapa solun tiedolle (Oma; Custom Userdefined; Käyttäjän määrittämä). Yleisimmin käytettävät tietotyypit ovat luvut (Luku; Number) ja teksti (Teksti; Text). Kuva 2. Solunmuotoiluviestirutu (Muotoile solut...; Format Cells...) Esimerkiksi annettaessa solun tietotyypiksi luku (Number), sille voidaan antaa myös esitystarkkuus (desimaaliosan pituus) ja määrätä miten negatiiviset luvut esitetään (ks. Kuva 2). Ellei solulle anna itse tietotyyppimääritystä, sen oletusarvo on yleinen (Yleinen; General). Yleinen-tyyppisen tiedon tulkinta tapahtuu automaattisesti siihen kirjoitetun tiedon perusteella (tarkemmin alla). - 3 -
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna 3.2 Tietojen syöttäminen lomakkeen soluihin Tietoja kirjoitetaan lomakkeelle aivan kuten muissakin ohjelmissa: valitaan kohta, johon halutaan kirjoittaa ja syötetään haluttu sisältö näppäimistöltä. Kuvassa 3 syötetään tekstiä soluun A1. Name box; Nimiruutu Tiedon syöttäminen soluun lopetetaan ( kuitataan ) joko Enter-näppäimellä tai Enter-painikkeella (Kuva 3). 3.3 Tiedon kopiointi täyttökahvan avulla Soluihin syötettävä tieto on usein sarjanomaista. Näissä tilanteissa kannattaa käyttää hyödyksi ns. täyttökahvaa (ks. Kuva 4). Tarttumalla täytön kantasolun kahvaan hiirellä, ja raahaamalla sitä alas, saadaan seuraavien rivien solut samassa sarakkeessa täytetyksi kantasolun tiedon perusteella. Vastaavasti raahaamalla täyttökahvasta oikealle, saadaan täytetyksi seuraavien sarakkeiden solut samalla rivillä. Excelissä sen, miten kantasolun kopiointi uusiin soluihin tapahtuu, pääsee määrittämään Automaattisen täytön asetukset (Auto Fill Options) -pudotusvalikon avulla (ks. Kuva 5). Valikko ilmestyy raahaamasi alueen oikeaan alakulmaan kun nostat hiiren painikkeen raahauksen jälkeen. Valikosta voit valita kopioidaanko kantasolun tieto (1) sellaisenaan uusiin soluihin (Copy Cells), (2) käytetäänkö kopioinnissa kantasolun arvosta lähtevää sarjaa (kuten kuvassa, Fill Series), (3) kopioidaanko uusiin soluihin vain kantasolun muotoilu (Fill Formatting Only), (4) kantasolun sisältö ilman muotoilua (Fill Without Formatting), vai kokeillaanko (5) pikatäydennystä (Flash Fill). Yksinkertaisin käytettävä sarja on lineaarinen nouseva lukujono, mutta muita Excelin tunnistamia sarjoja voit käydä katsomassa Tiedosto/Asetukset/Lisäasetukset /Yleiset/Muokkaa omia luetteloita (File/Options /Advanced/General/Edit Custom Lists) -viestiruudusta, jossa voit määritellä itse omiakin sarjoja. Aritmeettisen sarjan voi määritellä yksinkertaisesti antamalla sarjan alku peräkkäisissä soluissa, ja aktivoimalla täyttökahva molemmille soluille. Kuvassa 6 on aktivoitu täyttökahva soluille, joissa on arvot 1 ja 4, jolloin täyttökahvan avulla täytettäisiin seuraavat solut kolmen askelvälillä 7, 10, 13, jne. - 4 - Cancel Insert function; Syötä kaava Enter Kuva 3. Täyttökahva Kaavarivi Täyttökahva Kuva 4. Täyttökahva on pieni neliö. Kantasolussa on kuvassa luku 1. Kuva 5. Excel: Automaattisen täytön vaihtoehdot esiin ponnahtavasta valikosta Kuva 6. Sarjan alku
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna 3.4 Solussa olevan tiedon muokkaaminen Paitsi solun tiedon esityksen muotoilua joka esitettiin yllä, pitää soluun syötetyn tiedon sisältöäkin tietysti päästä muokkaamaan. Solu pitää ensin aktivoida hiiren napsautuksella, jonka jälkeen sitä voi muokata normaalien tekstinkäsittelytoimenpitein kaavariviltä. Painamalla näppäimistöltä funktionäppäintä F2 tai kaksoisnapsauttamalla solua, solu aukeaa muokkausta varten myös suoraan soluun. 3.5 Syötetyn tiedon tyypin määräytyminen Jos soluun syötetään tekstiä, kuten Kuvassa 3 tehtiin, sen tietotyyppi määräytyy automaattisesti tekstityyppiseksi. Kuitenkin, jos se vain on mahdollista, soluun viety tieto tulkitaan numeraaliseksi. Numeraalista tietoa ovat paitsi luvut, myös esimerkiksi päivämäärät, kellonajat, prosenttiluvut ja rahasummat. Se, mistä tietotyypistä kulloinkin on kyse, päätetään tiedon kirjoitusasun mukaan. Desimaaliosan ilmaisemiseen käytettävän merkin voi määrätä viestiruudussa (Tiedosto/Asetukset/Lisäasetukset/Desimaalierotin; File/Options/Advanced/Decimal Separator) Useimmiten lienee järkevää määrätä että taulukkolaskentaohjelma käyttää erotinta joka on määrätty järjestelmätasolla 1 desimaalierotinmerkiksi. Suomessa käytössä oleva desimaalierotin on pilkku. Jos soluun esimerkiksi syötetään tieto 1215, se tulkitaan kokonaisluvuksi 1215 tieto 12,15 se tulkitaan desimaaliluvuksi 12,15 tieto 12:15, se tulkitaan kellonajaksi vartin yli kaksitoista tieto 12.15, se tulkitaan päivämääräksi joulukuun 15. Käytetyn oletusmuotoilun voi halutessaan vaihtaa solunmuotoiluviestiruudussa, joka jo edellä esiteltiin. Vaikka solun tekstityypin päättely automaattisesti siihen kirjoitetun sisällön perusteella on toisaalta kätevää (esim. lukuja sisältäville laskennoissa käytettäville soluille Generaltietotyyppi riittää hyvin), sillä saattaa jossain tilanteessa olla yllättäviä vaikutuksia. Kokeilepa. Mitä tapahtuu, jos kirjoitat soluun (mikäli et ole käynyt muuttamassa solun oletusarvoista General-tietotyyppiä) luvun 23.8. Entä jos kirjoitat henkilötunnuksen 050879. Yllättävät tilanteet johtuvat automaattisesta tiedon tulkinnasta. Edellinen tieto tulkitaan päivämääräksi, ja sen esitys muutetaan päivämäärän oletusesitysmuotoon. Jälkimmäinen tieto tulkitaan kokonaisluvuksi, jossa etunolla on turha. Tällaisissa tilanteissa usein kannattaa määrittää tieto tulkittavaksi tekstinä. Tällöin tulee vain huomata, että tekstityyppisellä tiedolla ei voi suorittaa laskutoimituksia. Yksinkertaisin oikotie tiedon määräämiseksi tekstityyppiseksi on kirjoittaa tiedon eteen heittomerkki ( ). Merkkiä ei tulkita tietoon kuuluvaksi, se vain pakottaa solun tiedon tekstityyppiseksi. 1 Käyttöjärjestelmätasolla Control Panel / Regional and Language Options / Finnish Cutomize painikkeen kautta pääsee muuttamaan kielialueen oletusasetuksia - 5 -
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna 4 Soluun viittaaminen ja kaavat Heti alussa todettiin, että soluun viitataan solun sarakkeen ja rivin avulla (siis esimerkiksi A1). Soluviittaukset voivat kuitenkin olla joko suhteellisia tai absoluuttisia. Esimerkiksi soluviittaus A1 on suhteellinen. 4.1 Suhteellinen soluviittaus Suhteellisen soluviittauksen tekeminen on taulukkolaskentaohjelmassa helppoa. Kokeilepa. Kirjoita johonkin soluun joku arvo, esimerkiksi soluun B2 arvo 15 (ks. Kuva 7), aktivoi solu C2, ja kirjoita kaavariville yhtäsuuruusmerkki ( = ), napsauta hiirellä solua B2, jolloin saat kaavariville automaattisesti napsautetun solun suhteellisen osoitteen (B2), ja kuittaa solun C2 tiedon syöttäminen enterillä (joko näppäimistöltä tai painikkeesta). Näin sait C2:lle arvoksi solun B2 sisällön. C2:ssa ei kuitenkaan ole sisältönä lukua 15, vaan suhteellinen viittaus soluun B2. Näet mitä se tarkoittaa, kun muutat solun B2 sisällön esimerkiksi luvuksi 20. Myös solun C2 arvo muuttui, koska se viittaa solun B2 sisältöön. Soluun C2 kirjoittamasi lauseke =B2 oli itse asiassa jo yksinkertainen kaava. Kokeillaan hitusen monimutkaisemman kaavan kirjoittamista. Kirjoitetaan kaava joka laskee yhteen lukuja. Kirjoita soluihin B2:B5 joitain lukuja (ks. Kuva 8). Kuva 7. Suhteellisen soluviittauksen tekeminen hiiren avulla osoittamalla. Kuva 8. Kaava lukujen yhteen laskemiseen. Napsauta solu B6 aktiiviseksi, ja aloita kaavan kirjoitus kirjoittamalla kaavariville jälleen = -merkki. Napsauta ensimmäistä yhteenlaskettavaa (B2), kirjoita + merkki, Napsauta seuraavaa (B3), kirjoita + -merkki, napsauta seuraavaan (B4), kirjoita + merkki, ja napsauta vielä viimeistä yhteenlaskettavaa (B5). Kaavarivillä on nyt kaava =B2+B3+B4+B5. Kun kuittaat kaavan kirjoituksen enterillä, tapahtuu kaavan laskenta, ja soluun B6 saadaan lukujen summa (tässä tapauksessa se oli 3126,6). - 6 -
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna Mitä tarkoittaa se, että viittaus soluun on suhteellinen? Suhteellinen viittaus lasketaan aina viittaajasta käsin. Jos esimerkiksi solusta B6 viitataan soluun B2, suhteellista viittaustapa tarkoittaa että viittaus tehdään samaan sarakkeeseen, neljä riviä ylemmäs. Viittauksen suhteellisuus tulee esille kun kopioidaan kaavoja. Esimerkiksi, jos nyt kirjoitamme C-sarakkeeseenkin soluihin C2:C5 lukuarvot, ja haluamme laskea nekin yhteen, ei meidän tarvitse kirjoittaa Kuva 9 Kaavan kopiointi soluun C6 uudelleen kaavaa =C2+C3+C4+C5 vaan voimme kopioida kaavan solusta B6 soluun C6 (aktivoi solu B6, kopioi se C6:een kopioinnin voi tehdä monella tavalla, kätevästi täyttökahvalla tai vain tutusti leikkaa / liimaa Ctrl+C/Ctrl+v, vrt. Kuva 9). C6:seen tuli nyt lasketuksi C-sarakkeessa olevat luvut C2:C5. Kun tutkit C6:sen kaavaa (napsauta C6 aktiiviseksi, saat kaavan näkyviin kaavarivillä), huomaat, että kopioidun kaavan soluviittaukset B-sarakkeeseen muuttuivat viittauksiksi C-sarakkeeseen. Tämä johtuu siitä että summakaavassa käytetyt viittaukset muotoa Bn olivat suhteellisia, tähän sarakkeeseen, n solua ylemmäs ; ne siis muuttuivat viittauksiksi Cn. 4.2 Absoluuttinen soluviittaus Absoluuttinen soluviittaus saadaan kirjoittamalla sarakkeen ja/tai rivin nimen eteen $ -merkki. Siispä viittaus $X$n pysyy kaavoja kopioitaessa aina viittauksena soluun Xn, se ei muutu suhteessa siihen kohtaan johon kaava kopioidaan. Kokeilepa edellisessä esimerkissä muuttaa solun B6 sisältö muotoon =$B2+$B3+ $B4+$B5+$B6 ja kopioi kaava sitten uudelleen soluun C6. Mitä tapahtui? Katso miten solun C6 kaava muuttui? Miksi? Kokeillaanpa vielä. Tehdään kaava, joka kertoo luvut vaihdeltavissa olevalla kertojalla. Kirjota oheista kuvaa (Kuva 10) noudattaen taulukko, jossa kirjoitat soluun B2 luvun 2, ja soluihin B4:B9 joitakin lukuja. Tee sitten soluun C4 kaava B2*B4, joka siis kertoo vasemmalla olevan luvun B2 solun kertojalla Kun kuittaat kaavan (enterillä), saat kertolaskun tuloksen (tässä tapauksessa 68) Edellä opimme, että samaa kaavaa ei tarvitse toistaa muille soluille C5:C9, vaan voimme kopioida sen solusta C5. Kopioinnin voi itse asiassa tehdä yhdestä solusta useampaan suoraan seuraavasti (Kuva 11). Aktivoi solu josta kopioidaan (C4), ja kopioi se (itse asiassa siis sen sisältämä kaava) leikepöydälle (Ctrl c) Kuva 10. Kertolaskukaava - 7 -
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna Kopioi kaava C4:sta soluihin C5:C9. Ups! Mitä tapahtui? Soluun C5 ei tullutkaan sisällöksi kertoja x B7 niin kuin ehkä odotimme. Miksi? Alkuperäisen C4 solun kaavan molemmat soluviittaukset (B2 ja B4) olivat suhteellisia, ensimmäinen yksi sarake vasemmalle, kaksi riviä ylös, ja toinen viereinen solu vasemmalla. Siispä kaavaa kopioitaessa suhteelliset viittaukset muuttuivat soluissa C5:C9 vastaavasti. Kaavan jälkimmäisen viittauksen osalta se olikin mitä halutaan: halutaan kertoa viereinen solu vasemmalla, mutta kertojan tulisi olla kaavassa aina B2, ei yksi sarake vasemmalle, kaksi riviä ylös. Katso solujen kaavoja, niin huomaat, että esimerkiksi solun C5 kaava on =B3*B5. Solussa B3 ei kuitenkaan ole edes lukua jota laskutoimituksessa voisi käyttää. Tarvitsemme siis absoluuttista viittausta, joka pitää soluviittauksen B2 paikallaan kaavaa kopioitaessa. Muutetaan siis solun C4 kaava muotoon =$B$2*B4, ja kopioidaan se uudelleen soluihin C5:C9. Nyt kertolaskut toimivat oikein kaikkien lukujen osalta (Kuva 12). Tässä tilanteessa olisi itse asiassa riittänyt, jos vain rivi olisi kiinnitetty absoluuttiseksi osoitteeksi (B$2), koska sarakehan pysyy joka tapauksessa samana. Loogisempaa on kuitenkin sitoa sarake absoluuttisella viittauksella, koska soluviittauksen on tarkoitus pysyä aina viittauksena samaan soluun (vaikka sitä joskus käytettäisiinkin sarakkeiden yli). Kokeilepa nyt kertolaskutaulukkosi toimintaa muuttelemalla kertojaa (solun B2 sisältöä). Tämä on itse asiassa hyvin tyyppinen tapa käyttää taulukkolaskentaohjelmia. Kaavojen avulla luodaan lomake, jossa olevat arvot riippuvat jonkun solun, parametrin, sisällöstä. Tällöin lomakkeella on helppo kokeilla erilaisia mitä jos tilanteita, jolloin laskennoissa olevat muuttuvat arvot otetaan kaavoihin parametreina jonkun solun sisällöstä: Mitä jos tilaisinkin suuremman määrän tuotetta ja saisin siitä suuremman alennuksen?, Mitä jos matkalle lähteekin 15 henkilöä, mitkä ovat silloin kustannukset, Mitä jos vuokra nouseekin 50 euroa, miten käy budjettini? jne Suhteellisten ja absoluuttisten soluviittausten merkintöjä (esim A1 $A1 A$1 $A$1) on helppo vaihtaa F4-näppäintä käyttäen (kun kirjoituskohta on kaavarivillä soluviittauksessa, paina näppäintä F4). 4.3 Funktiot Edellä teimme yhteenlaskukaavan soluun itse, muodostamalla summalausekkeen kirjoittaen yhteenlaskettavat solut (itse asiassa vain osoitimme niitä hiirellä, mutta olisimme voineet myös kirjoittaa solujen nimet) ja plus-merkin niiden väliin kaavariville. Meidän ei tarvitse kuitenkaan useinkaan kirjoittaa kaavoja itse; taulukkolaskentaohjelmat sisältävät laajan joukon valmiiksi määriteltyjä funktioita, jotka voimme vain ottaa käyttöön. - 8 - Kuva 11. Kaavan kopiointi useampaan soluun Kuva 12. Kertolasku sen jälkeen, kun kertojaan viitataan absoluuttisesti
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna Kappaleen 4.1 ja Kuvan 8 lukujen yhteenlaskuesimerkissä olisimme voineet ottaa käyttöön valmiiksi määritellyn funktion SUM (SUMMA) alla kuvatulla tavalla (vrt. Kuva 13). Kuva 13 SUM (summa) -valmisfunktion käyttäminen summien laskennassa Kokeile: Kirjoita lukuja lomakkeelle (uudelle lomakkeelle, työlehdelle), esimerkiksi soluihin B2:B5. Aktivoi solu B6, ja paina kaavarivin vasemmalla puolella olevaa funktiopainiketta (fx). Etsi ja avaa fx aukeavasta Funktion lisääminen (Insert function) -viestiruudussa funktio SUMMA (SUM). Huomaa, että voit kysyä funktiota Etsi funktio (Search for function), ja että voit lajitella funktiolistaa eri tavoin Tai valitse luokka (Or select a category). Aukeavassa ohjatussa funktionkirjoitusviestiruudussa pääset määrittelemään funktiolle annettavat argumentit: silloin kun argumentin kenttä on valittuna, voit napsautella halutut argumentit kenttiin, tai jos argumenttilista on yhtenäinen alue, voit raahata hiirellä mukaan otettavien argumenttien yli Tässä tapauksessa haluamme summan argumentit B2:B5. Vaikka sinulla olisi jo sattumalta ollut oikeat argumentit kentässä Number1 (Luku1), kokeile miten ne valittaisiin lomakkeelta hiirellä. Kun argumentit on valittu (tässä tapauksessa vain ensimmäiseen kenttään jos annoit yhtenäisen välin; voit antaa myös solun B2 kenttään Luku1 (Number1), solun B2 kenttään Luku2 (Number2), jne., kuittaa funktio OK painikkeella Näin sait lasketuksi summan soluun B6, huomaa kaavariville automaattisesti muodostunut kaava. Muiden valmisfunktioiden käyttö tapahtuu samalla periaatteella: aktivoidaan solu, johon halutaan laskea arvo funktion avulla, valitaan käytettävä funktio, ja ohjatussa funktionkirjoitusviestiruudussa määritellä kyseiselle funktiolle annettavat argumentit Voit tutustua valmisfunktioihin itsenäisesti sovellusten Help-toiminnon avulla, mutta tässä käsitellään vielä ohjatusti monessa tilanteessa kätevä IF (JOS)-funktio. - 9 -
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna IF-funktion avulla sinulla on mahdollista määrätä solulle arvo, joka riippuu annetun ehdon täyttymisestä. Funktion muoto on =IF (ehto; arvo_jos_ehto_tosi; arvo_jos_ehto_epätosi) Jos meillä on lomakkeella opiskelijoiden kurssilla saamia pisteitä (Kuva 14), ja heille pitäisi antaa tulokseksi hyväksytty, mikäli heidän pistemääränsä vähintään 55 pistettä. Muussa tapauksessa tulos on hylätty. Tämä saadaan IF-funktion avulla aikaan seuraavasti. Annetaan ensimmäiselle opiskelijalle (soluun D2) kaava: =IF (B2>=55; hyväksytty ; hylätty ) Toisin sanoen, jos yhteispisteet ovat yhtä suuret tai suuremmat kuin 55, solulle annetaan arvo hyväksytty, ja muussa tapauksessa hylätty. Kuten edellä kertolausekkeen yhteydessä, kaavaa ei tarvitse kirjoittaa muille riveille (muille opiskelijoille) uudelleen, vaan sen voi tässäkin kopioida suoraan tuottamaan muiden opiskelijoiden tulokset. Kuva 14. Opiskelijoiden kurssilla saamat pisteet. IF-funktioita voi ketjuttaa sisäkkäin. Jos edellisessä esimerkissä vähintään 55 yhteispisteen saamisen lisäksi tekemättömiä harjoituksia saisi olla korkeintaan 5, tämä tulisi huomioida kaavassa. Tällainen esimerkki esitellään Kuvassa 15: näkyvä IF lause tarkoittaa, että jos pisteet ovat vähintään 55, niin silloin tarkistetaan tekemättömien harjoitusten määrä: jos tekemättömien lukumäärä on 5 tai vähemmän, niin funktion arvo on hyväksytty. Muissa tapauksissa (yhteispisteet < 55 tai tekemättömät harjoitukset > 5) funktion arvo on hylätty. Kuva 15 IF-funktioita voi kirjoittaa sisäkkäin. - 10 -
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna 5 Taulukkolaskenta kaavioiden laadinta Taulukoiden numerotiedoista on vaikea saada kokonaiskuvaa esitettävästä asiasta. Taulukoiden pohjalta tehdyt graafiset esitykset havainnollistavat usein tiedoista muuten vaikeasti havaittavia trendejä, ja antavat yhdellä silmäyksellä selkeän yleiskuvan. Graafisia esityksiä, kaavioita on taulukkolaskentaohjelmilla helppo tehdä. Usein jo oletusarvoilla tuotetut pylväs- tai palkkikaaviot auttavat ymmärtämään taulukossa esitettyjä tietoja. Seuraavassa esitellään, miten yrityksen kolmen eri liikkeen alkuvuoden myyntitulokset sisältävästä taulukosta voitaisiin tuottaa kaavio, josta on helpompi saada mielikuva kunkin liikkeen suoriutumisesta nopeammin kuin pelkästä numeroita sisältävästä taulukosta. Excelin 2016 versiossa kaaviot tehdään kahdessa vaiheessa ensin luodaan oletusarvoisia sapluunoita käyttäen mahdollisimman lähelle sellainen kaavio kuin halutaan saada aikaan, ja sen jälkeen tehdään näin saatuun kaavioon mahdolliset tarvittavat muokkaukset Chart Tools; Kaavio työkalut -välilehden komentoja käyttäen. Edellisen esimerkin kaavio luotaisiin Excelissä seuraavasti. Valitse ensin työkirjasta ne tiedot, joista haluat piirtää kaavion ja valitse sen jälkeen Insert-välilehdeltä haluamasi kaavion tyyppi tässä tapauksessa siis pylväskaavio (ks. Kuva 16). Kuva 16. Valitaan tiedot kaavioon ja sen jälkeen kaavion tyyppi Tässä tilanteessa valittaessa yksinkertainen pylväskaavio: Insert Column Chart/2-D Column/Clustered column; Lisää pylväskaavio/2-ulotteinen pylväskaavio/liitetty pylväskaavio saadaan Kuvan 17 kaavio. - 11 -
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna arvosarja selitetekstit Kuva 17. Valmiilla sapluunalla luotu oletusarvoinen kaavio Nyt jälkikäteen voimme muuttaa melkein mitä tahansa oletuskaavion ominaisuuksia, lähtien jopa kaavion tyypistä. Kun napsautat kaaviota, aktivoituu valintanauhaan käyttöön; Kaaviotyökalut (Chart Tools), jossa Rakenne (Design) välilehden Tyyppi (Type) -komentojen kautta pääsee muuttamaan kaavion vielä ihan toisen tyyppiseksi, esimerkiksi kolmiulotteisiksi pylväiksi tai piirakaksi. Sen mitä näytetäänkö x- ja y-akselilla taulukon rivejä ja sarakkeita, vai päinvastoin (ts. kuvataanko x-akselilla kaupunkeja vai kuukausia) pääsee määräämään napsauttamalla painiketta Rakenne/Tiedot/Vaihda rivi tai sarake (Desing/Data/Switch Data Row/Colum).; Saman komentoryhmän Valitse tiedot (Select Data) -painikkeesta voidaan tehdä sama akselien vaihto, mutta sieltä voi muokata myös yksittäisiä arvosarjoja, jättää jotakin selitearvoa vastaavan pylvään (esim. Tampere alla) pois, Kuva 18). Kuva 18 Muutetaan viimeisen sarjan nimeksi Myynti yhteensä - 12 -
Aulikki Hyrskykari, Antti Sand, Juhani Linna Kuva 18 osoittaa myös miten esimerkiksi sarjan nimen (Myynti yhteensä, joka puuttui taulukon riviotsikoista) voi antaa jälkikäteenkin viimeiselle arvosarjalle eli siis viimeiselle neljästä pylväästä. Toki saman olisi saanut aikaan kirjoittamalla Myynti yhteensä soluun A7, koska sarakkeessa A olleita riviotsikoita käytettiin sarjan nimikkeinä. Otsikoiden lisäämisen kaavioon tehdään Rakenne (Design) välilehden Lisää kaavion osa (Add Chart Elements) valinnalla ja Pika-asettelu (Quick Layouts) valikoimasta löytyvien sapluunoiden avulla. Kuvan 19 kaavio on tehty valitsemalla sapluunaksi asettelu, joka on vaihtanut alun perin alla olleen selitetekstin (legend) paikan kaavio sivuun. Sapluunoiden tekstit saa auki muokattavaksi kaksoisnapsautuksella. Kuva 19. Kuvan asettelua voi muokata jälkikäteen Chart Layouts komennoilla yksittäisiä kaavion osia lisäten tai Pikaasettelu (Quick Layout) komennosta löytyvien sapluunoita käyttäen. Kaavio työkalun (Chart Tools) välilehien (Rakenne;Design ja Muotoilu;Format) kautta pääsee muokkaamaan kaavion lähes kaikkia muokattavaksi ajateltavissa olevia ominaisuuksia. Esimerkiksi viimeiseltä välilehdeltä Muotoilu (Format) -välilehdeltä pääsee muokkaamaan pylväiden ominaisuuksia, kuten vaikkapa Muototehosteiden (Shape Effects) kautta voidaan asettaa viimeisen pylvässarjan hehkumaan (Kuva 20). Kaavion voi kopioida suoraan leikepöydän kautta muihin Office - sovelluksiin, ts. Wordiin ja PowerPointtiin. Tämä tapahtuus siis seuraavasti: koko kaavion aktivointi + Leikkaa (Copy, tai ctrl + c) ja määränpääsovelluksessa Liimaa (Paste, tai ctrl + v). Kuva 20. Pylväiden ominaisuuksien muokkausta (glow). - 13 -