Joensuun kaupunkikonsernin hankintaohjelma

Joensuun kaupunkikonsernin hankintaohjelma 2014

Sivu 2/23

Sivu 3/23 Sisältö 1 Tiivistelmä... 4 2 3 4 Johdanto... 5 Hankintaohjelman lähtökohdat... 5 Strategiset linjaukset hankinnoissa... 6 4.1 Yrittäjäystävällisyys ja työllisyys... 6 4.2 Toimintatapojen ja tuotannon uusiminen... 7 4.3 Vetovoima... 8 4.4 Hyvinvointia edistävä ympäristö... 8 5 Hankintojen strateginen johtaminen... 9 5.1 Hankintakategoriat... 9 5.2 Vastuut... 10 6 Hankintojen johtamista ohjaavat keskeiset linjaukset... 11 6.1 Innovatiivisuus... 11 6.2 Hankintojen tulosperusteisuus... 12 6.3 Markkinoiden osallistaminen... 12 6.4 Asiakkaiden osallistaminen... 13 6.5 Yritysvaikutusten arviointi... 13 6.6 Ympäristövaikutusten arviointi... 13 6.7 Sosiaalisten vaikutusten arviointi... 14 7 Hankintaprosessi... 14 7.1 Hankinnan vaiheet... 14 7.2 Hankintojen sähköistyminen... 15 7.3 Hankintalaki ja kynnysarvot... 15 7.4 Viestintä... 16 7.5 Hankintasopimusten hallinta ja sopimuskauden aikainen talouden seuranta... 16 8 9 Hankintaosaaminen... 17 Toimeenpano ja toimintamallin kehittäminen... 18 9.1 Ohjelman toimeenpano... 18 9.2 Keskeiset kehityskohteet ja toimintaperiaatteet vuosille 2015 ja 2016... 18 10 Raportointi ja mittaaminen... 19

Sivu 4/23 JOENSUUN KAUPUNKIKONSERNIN HANKINTAOHJELMA 1 TIIVISTELMÄ Joensuun kaupunkikonsernin hankintaohjelma toteuttaa Rajaton tulevaisuus, Joensuun strategian 2013-2016 neljää kriittisintä päämäärää; yrittäjäystävällisyys ja työllisyys, toimintatapojen ja tuotannon uusiminen, vetovoima ja hyvinvointia edistävä ympäristö. Päämäärien toteuttamiseksi ovat määritellyt erilliset toimenpiteet. Hankintaohjelman tavoitteet ovat hankintojen strategisuuden ja johtamisen vahvistuminen, hankintaprosessien ja toimintamallien systematisointi sekä hankintaosaamisen vahvistuminen. Kuva 1. Hankintaohjelman tavoitteet Joensuun kaupunkikonsernin hankintojen kehittäminen tapahtuu kaksivaiheisesti: 1. Tässä hankintaohjelmassa on asetettu hankintojen strategisen tason tavoitteet ja määritetty toimenpiteet päämäärien mukaisesti. Hankintojen strategiseen johtamiseen varattu resurssi seuraa ohjelman toimeenpanoa ja mittaa toteutumista. 2. Keskukset ja tilaajaorganisaatiot vastaavat hankintaohjelman toimeenpanosta ja tavoitteiden asetannasta omassa organisaatiossaan oman toimialansa erityispiirteet huomioiden. Nämä myös raportoivat ohjelman toimenpiteiden toteuttamisesta kaupungin hankinnoista vastaavalle resurssille.

Sivu 5/23 2 JOHDANTO Kuntasektori on suurin julkisten hankintojen tekijä Suomessa. Julkisilla hankinnoilla ja niiden kohdentumisella on merkittäviä vaikutuksia kaupunkikonsernin talouden kehitykseen, alueen työllisyyteen sekä koko kaupunkiseudun kehitykseen kaupunkikuvaan ja vetovoimaisuuteen kohdentuvien vaikutusten kautta. Julkisten hankintojen vaikutukset ulottuvat tuotteiden ja palveluiden tarjonnan lisäksi myös markkinoiden kehitykseen ja niillä voidaan edistää innovatiivisten, ympäristöystävällisten ja sosiaalisesti vastuullisten tuotteiden ja palveluiden syntymistä. Lisäksi julkisen sektorin on tärkeää uudistaa hankintakäytäntöjään myös yritysten näkökulma huomioiden, nyt julkista sektoria ei kaikissa hankinnoissa pidetä kiinnostavana ostajana. Joensuun seudun yritysten kilpailukyvyn ja työllisyyden kannalta on tärkeää, että julkisten hankintojen osaaminen alueella lisääntyy sekä hankintaorganisaatioissa että yrityksissä. Tämä ohjelma asettaa hankintojen kehittämisen strategiset päälinjaukset niin että innovatiivisuus, kustannustehokkuus, laatu, ympäristö- ja sosiaaliset kriteerit sekä seudun elinkeinovoimaisuus tulevat yhä useammin huomioiduksi. Kansallisesti on käynnissä hankintoja ohjaavia uudistuksia, joiden merkitys huomioidaan ohjelman toimeenpanossa. Vuoden 2015 alusta voimaan tulevassa kuntalaissa korostuu kunnan asukkaiden ja palveluiden käyttäjien oikeus osallistua ja vaikuttaa kunnan toimintaan. Keväällä 2016 voimaan tuleva uusi hankintalaki pyrkii vahvistamaan työllisyyden, terveyden ja sosiaalisten näkökohtien huomioimista samoin kuin vahvistamaan pienten ja keskisuurten yritysten osallistumista hankintakilpailuihin. Uusien sosiaali- ja terveyspalveluista vastaavien alueiden toiminta alkaa vuonna 2017. Uudessa mallissa on erotettu palvelujen järjestäminen ja niiden tuottaminen toisistaan. Muutokset tulevat vaikuttamaan hankintoihin. Ohjelman laadintaa on taustoitettu nykytilaselvityksellä, joka käsitti kaupungin keskuksille ja tilaajaorganisaatioille tehdyt haastattelut sekä sähköiset kyselyt kaupungin hankintoja tekevälle henkilöstölle, hankintatoimelle ja valtuustolle. Näillä kartoitettiin mainittujen toimijoiden näkemyksiä hankintojen nykytilasta, kehityskohdista ja -tarpeista. Lisäksi hankintaprosessin ja -osaamisen tarpeita ja keinoja käsiteltiin henkilöstölle ja seudun yrityksille järjestetyissä työpajoissa. Yritysten näkökulmia on huomioitu Itä-Suomen yliopiston Julkisten hankintojen strategisen osaamisen kehittäminen (Hanki) -projektissa tekemiin tutkimuksiin perustuen (ks. Saastamoinen 2013; Saastamoinen et al. 2013; Tammi ja Saastamoinen 2013). Hankintaohjelmaa täydentävät Joensuun seudun hankintatoimen yleiset hankinta- ja pienhankinnat -ohjeet, jotka antavat yksityiskohtaiset ohjeet hankintojen kilpailuttamiseen ja sopimuksen laadintaan. Hankintaohjelma on laadittu Joensuun Seudun Kehittämisyhtiö JOSEK Oy:n hallinnoiman Hankintatoiminnasta strateginen menestystekijä -hankkeen toimenpiteenä. Hanke toteutettiin ajalla 1.1.2014 31.3.2015 Pohjois-Karjalan ELY keskuksen osarahoittamana. Hankintaohjelman valmisteluun ovat osallistuneet lisäksi Joensuun kaupunki, Joensuun seudun hankintatoimi, Joensuun Yrittäjät ry, Pohjois-Karjalan Yrittäjät ry, Itä-Suomen yliopisto ja Joensuun Tiedepuisto Oy. 3 HANKINTAOHJELMAN LÄHTÖKOHDAT Hankintojen nykytila ja jakautuminen Joensuun kaupunkikonsernissa Joensuun kaupungin hankintojen kokonaisarvo ylittää henkilöstökulujen kokonaismäärän. Vuoden 2011 tietojen mukaan hankintojen kokonaismäärä oli 204 miljoonaa euroa, eli lähes 43 % kokonaisbudjetista, joka oli 464 miljoonaa euroa. Pelkästään aineiden, tarvikkeiden ja tavaroiden hankinnat olivat kokonaisarvoltaan 16 miljoonaa euroa. Euromääräisesti n. 56 % hankinnoista kohdistuu maakuntaan. Paikallisten yritysten voittamat hankinnat ovat tyypillisesti pienempiä kuin maakunnan ulkopuolisten yritysten voittamat. Hankintojen kokonaisvaikutus oli n. 143 miljoonaa euroa, joka tarkoittaa työllisiä n. 2 500. Suhteellista osuutta nostamalla hankintoja n. 10 %-yksikköä maakuntaan siirtyy n. 500 työpaikkaa muualta omalle alueelle ja kunnallisverotuotto kasvaa n. 3,5 milj.. Sovellettu tilaaja-tuottajamalli Joensuussa on käytössä sovellettu tilaaja-tuottaja malli. Kaupunginvaltuusto ja -hallitus määrittelevät tilatessaan minkä tasoisia palveluita, kuinka paljon ja mihin hintaan kaupunkilaisille tuotetaan. Palveluja tuottavat lautakunnat pohtivat, kuinka tilaus toteutetaan mahdollisimman tehokkaasti ja asiakaslähtöisesti. Tilaukset tehdään vuosittain talousarvion yhteydessä. Tilaajan tehtävänä on kuulla asukkaita ja koota tietoa palvelutarpeista. Yhteistyökumppaneina tässä ovat muun muassa asukas- ja kyläyhdistykset, vanhempaintoimikunnat, nuorisovaltuusto sekä vammais- ja vanhusneuvostot. Tuottaja vastaa puolestaan asiakkaiden tyytyväisyydestä. Tuottaja kerää asiakaspalautetta, jonka pohjalta tehdään mahdollisia muutoksia palveluiden järjestämiseen. Tilaajan organisaation muodostaa konsernihallinto, johon kuuluvat hallintoyksikkö, talous- ja strategiayksikkö, henkilöstöyksikkö, tilakeskus, kaupunkirakenneyksikkö sekä Joensuun seudun hankintatoimi. Tuottajaorganisaatioon kuuluvat sosiaali- ja terveyskeskus, varhaiskasvatus- ja koulutuskeskus, vapaa-aikakeskus, tekninen keskus sekä liikelaitokset.

Sivu 6/23 Kilpailuttaminen Joensuun kaupungin organisaatioon kuuluva Joensuun seudun hankintatoimi vastaa maakunnallisesti keskitetystä tavara- ja palveluhankintojen kilpailuttamisesta. Hankintatoimessa on mukana 14 kuntaa sekä 13 kuntayhtymää, yhtiötä tai yhdistystä. Joensuun seudun hankintatoimen tehtävä perustuu yhteistyöhön liittyneiden osapuolten allekirjoittamaan yhteistoimintasopimukseen ja hankintatoimen johtokunnan johtosääntöön. Joensuun seudun hankintatoimen rahoitus perustuu komissio malliin, jossa palvelua käyttävät tahot maksavat hankinnoissaan hankinnan arvoon perustuvaa komissiomaksua. Muita hankintarenkaita voidaan perustellusti käyttää, mikäli näin saavutetaan taloudellista etua suuremmalla volyymilla tai mikäli kilpailutuksen kohde vaatii eritysasiantuntemusta. 4 STRATEGISET LINJAUKSET HANKINNOISSA Ohjelmakaudella 2013-2016 korostuu elinvoiman ja kasvun lisääminen. Elinvoima tarkoittaa tulevaisuudenuskoa, luovuutta, iloa, energiaa ja innostusta. Väestön, aluetalouden ja työpaikkamäärän kestävää kasvua tarvitaan, jotta kaupunki on kilpailukykyinen suhteessa muihin vastaavankokoisiin kaupunkeihin. Kasvava osa ikääntyvistä on aktiivisia toimijoita ja kuluttajia. Tämä lisää heille tarkoitettujen yksityisten palvelujen innovointia ja kysyntää, mikä tukee työllisyyttä ja taloudellista kasvua. Joensuun kaupungin strategiakartta sisältää 16 strategista päämäärää. Hankintaohjelmassa niistä on huomioitu neljä kriittisintä; yrittäjäystävällisyys ja työllisyys, toimintatapojen ja tuotannon uusiminen, vetovoima ja hyvinvointia edistävä ympäristö. Hankintojen painopiste suunnitteluun ja sopimuksen hallintaan Hankintaprosessissa painopiste on ollut perinteisesti kilpailutuksessa. Kilpailutus on kuitenkin vain yksi hankintaprosessin vaihe. Hankintoja pitää kehittää suunnittelua ja sopimuksen aikaista toimintaa painottaviksi. Hankinnat tulee olla jatkossa tilaajan ja toimittajien välistä yhteistyötä yhteisten päämäärien saavuttamiseksi ja niiden ydin on sopimuksen aikaisessa aktiivisessa toiminnassa. Painopisteiden tulee ohjata hankintojen resursoinnin kohdentamista. Resurssien kohdentuminen perinteisessä hankinnassa Suunnittelua ja sopimuksen aikaista toimintaa korostava uusi näkemys hankinnoista Hankinnan suunnittelu ja valmistelu KILPAILUTUS Toimittajasuhteen hallinta Hankinnan suunnittelu ja valmistelu Toimittajasuhteen hallinta Kuva 2. Perinteisen ja uuden hankintamallin erot Perinteisessä mallissa resursseina nähdään tyypillisesti vain kaupungin oma henkilöstö. Resursointi painottuu kilpailutuksen toteutukseen. Uudessa näkemyksessä hankinnan resursseina eivät ole pelkästään kaupungin henkilöstö vaan hankintojen suunnittelussa ja toimittajasuhteen hallinnassa myös tuottajilla ja asiakkailla on keskeinen asema. 4.1 YRITTÄJÄYSTÄVÄLLISYYS JA TYÖLLISYYS Aluetalouden kasvun tärkein tekijä on yritysten, työpaikkojen ja työllisyyden lisääminen. Kaupunki toteuttaa omalta osaltaan Joensuun seudun keskeisten toimijoiden yhteistä kasvustrategiaa Kestävästi kasvava, älykkäästi uudistuva. Kaupunki edistää yritystoiminnan edellytyksiä ja huomioi päätösten yritysvaikutukset. Kaupunki jatkaa tiivistä yhteistyötä yritysten ja niitä edustavien tahojen kanssa. Joensuu on nostanut yrittäjäystävällisyyden kaupunkistrategiansa vahvaksi painopisteeksi. Hankinnoilla on merkittävä rooli yritysten elinvoimaisuuden tukemisessa. Yrityksiä aktivoidaan osallistumaan julkisiin hankintoihin ja avataan mahdollisuuksia uusien tuotteiden ja palveluiden luomiselle, luodaan uusia yhteistyön malleja ja tuetaan mm. hankinta-asiamies -toimintaa. Kauppakamarin 2012 yritysjohtajille osoittaman kyselyn mukaan hankintatoiminta on tärkein kehittämiskohde kuntien toiminnassa yritysten näkökulmasta. Elinkeinopolitiikan mittariston mukaan (Suomen yrittäjät 2012), kriittisimmin arvioidut väittämät ovat: Kunnan päätöksenteko on yritysten toiminnan kannalta riittävän nopeaa Kunnan hankintapolitiikka tukee pk-yritysten kasvua ja kehittymistä Kunnan hankintaosaaminen on riittävällä tasolla

Sivu 7/23 TOIMENPITEET: 1. Tarjousasiakirjat ja hankintasopimusten ehdot - Hankintaprosessi toteutetaan niin että niiden hallinnollinen taakka yrityksille on mahdollisimman pieni, ei esim. vaadita viranomaistodistuksia jo tarjousten antamisvaiheessa ellei tämä ole hankinnan kannalta keskeistä, määritetään tarjouksen muoto ennalta ja huomioidaan tarjousten laadintaa tukeva aikataulu. Laaditaan sopimusehdot niin, että ne eivät estä yritystä osallistumasta kilpailuun ja että ne tukevat mahdollisimman hyvin yritysten toimintaedellytyksiä. 2. Yrityksille reilu mahdollisuus osallistua - Varmistetaan että kaikilla yrityksillä on reilu mahdollisuus osallistua kilpailutukseen eikä hankinnan vaatimukset tarpeettomasti estä yrityksiä osallistumasta tarjouskilpailuun. Mikäli seudulla ei vielä ole tuotetta tai palvelua tarjoavia yrityksiä, mahdollistetaan näiden syntyminen. 3. Innovaatiovaikutukset - Hankinnoilla tulee tukea uuden liiketoiminnan syntymistä ja seudun yritysten tuote, kehitys ja innovaatio -toimintaa tarjoamalla demo- ja referenssikohteita uusille ratkaisuille. 4. Sosiaaliset vaikutukset - Huomioidaan hankintojen sosiaaliset vaikutukset ohjelman linjausten mukaisesti ja käytetään hankinnoissa sosiaalisia kriteereitä tarkoituksenmukaisella tavalla. Tulevan hankintalain muutokset pienten ja keskisuurten yritysten osallistumisedellytysten tukemiseksi tullaan huomioimaan ohjelmakausittain muokattavissa toimenpiteissä. 4.2 TOIMINTATAPOJEN JA TUOTANNON UUSIMINEN Väestömäärän ja -rakenteen muutos lisää erityisesti hoito- ja hoivapalveluiden kysyntää. Samaan aikaan kaupungin talous joutuu yhä ahtaammalle. Tämä edellyttää toimintatapojen kehittämistä ja uudistamista sekä toiminnan vaikuttavuusarvioinnin kehittämistä. Monituottajamallia hyödynnetään hallitusti ja yhteistyö alueen yrityksiin, yhdistyksiin ja järjestöihin on kiinteää. Palveluissa vahvistetaan kolmannen sektorin roolia. Kaupunki tuottaa itse kilpailukykyisesti suurimman osan palveluista. Palvelutuotannossa pyritään kuitenkin monikanavaisuuteen tähän malliin sopivissa palveluissa. Tavoitteena on vahvistaa kaupungin kykyä hyödyntää kasvavia palvelumarkkinoita ja vastata asukkaiden vaatimuksiin valinnan vapauden lisäämisestä. Tuottajan neuvottelukunta huolehtii koko kaupungin tasolla palveluprosessien yhteensovittamisesta. Lautakunnat vastaavat niiden kehittämisestä. Hankintakilpailutuksilla haetaan myös innovatiivisia, tehokkaita ja uudenlaisia ratkaisuja, ei vain valmiita tuotteita tai palveluja. Hankinnoissa huomioidaan myös ympäristö- ja sosiaaliset vaikutukset. TOIMENPITEET: 1. Strategisen hankintojen johtamisen ja kehittämisen organisoiminen - Hankintojen strategisen johtamisen kehittämiseksi kohdennetaan resurssi ja perustetaan säännöllisesti kokoontuva strategisen johtamisen, hankintavastaavien, tuottajaorganisaatioiden johdon ja hankintatoimen yhteinen ryhmä tulevien hankintojen koordinoimiseksi. 2. Yritysten osallistaminen hankintojen suunnitteluun Markkinakartoitusten lisäksi yritysten toimialaosaamista hyödynnetään osallistamalla näitä hankintojen suunnitteluvaiheessa erilaisten ratkaisujen kartoittamiseksi ja määrittämiseksi. 3. Hankintaan osallistuvien toimijoiden yhteistyön vahvistaminen Keskukset ja tilaajaorganisaatio sekä hankintatoimi työskentelevät aiempaa tiiviimmässä ja tehokkaammassa yhteistyössä hankintojen suunnitteluvaiheen ja sopimuksen aikaisen toiminnan tukemiseksi. 4. Hankintojen tulosperusteisuuden ja sopimuskannusteiden kehittäminen - Strategisesti tärkeitä hankintoja arvioidaan tulosperusteisen hankinnan määrittelyn näkökulmasta. Samoin tulosperusteisuutta vahvistetaan hankintasopimukseen kirjattavilla kannusteilla.

Sivu 8/23 5. Hankinnan elinkaarikustannukset Strategisissa hankinnoissa lasketaan hankinnan koko elinkaaren kustannukset, silloin kuin se on tarkoituksenmukaista. Todellisten kustannusten määrittäminen tukee hankinnan laatukriteerien luomista hintapainotuksen sijaan. 6. Hankintasopimusten systemaattinen käyttö ja toteutumisen seuranta Olemassa olevia sopimuksia hyödynnetään täysimääräisesti ja tehokkaasti. Hankintasopimusten täysimittaisen käytön seurannalle luodaan systemaattinen malli, jonka tulee perustua todellisiin toteutuneisiin lukuihin. 7. Tilausjärjestelmän systemaattinen käyttöönotto Otetaan olemassa oleva tilausjärjestelmä käyttöön läpi koko konsernin kaikissa niissä hankinnoissa, joissa automaattisella tilaamisella voidaan tehostaa tilaustoimintaa. 4.3 VETOVOIMA Vetovoimainen kaupunki houkuttelee asukkaita, vierailijoita ja yrityksiä. Kaupungin väestömäärän kasvu ja muuttovoitto synnyttävät positiivisen kasvun kehän. Joensuun vetovoima palvelee koko ydinkaupunkiseudun kasvua. Symmetrisen kaupungin ydinhanke Joki keskelle kaupunkia antaa merkittävän kasvusysäyksen kaupungille seuraaville 20 vuodelle. Miljardiluokan investoinnit luovat vahvan kasvupohjan, kaupungin ydinkeskustan ilme uusiutuu ja elävöityy. Hyvät kaupalliset palvelut, toimivat julkiset palvelut ja tasapainossa oleva kaupungin talous sekä laaja vapaa-ajan mahdollisuuksien kirjo luovat perustan vetovoimalle. TOIMENPITEET 1. Innovatiivisten ratkaisujen edistäminen Strategisesti tärkeiden hankintojen tavoitteita tulee miettiä täysin uusien ratkaisujen saavuttamisen näkökulmasta ja potentiaalisia toimittajia ja asiakkaita osallistaen. 2. Loppukäyttäjien/asiakkaiden osallistaminen hankintojen suunnitteluun Uusi kuntalaki korostaa kuntalaisten yhä aktiivisempaa osallistamista. Tämä otetaan huomioon myös hankintojen suunnittelussa. Tarjoamalla kuntalaisille mahdollisuus aktiiviseen osallistumiseen lisätään kaupungin vetovoimaa sekä palveluiden ja kaupunkiympäristön laatua. Myös yritykset voivat olla asiakkaita. 3. Kuntalaisten osallistumista, kaupungin kehittymistä ja kuntalaisten hyvinvointia ja viihtymistä vahvistaviin hankintoihin lisätään Luodaan uusia osallisuuden muotoja tarvelähtöisyyden ja asiakaskokemuksen mittaamisen kehittämiseksi. 4.4 HYVINVOINTIA EDISTÄVÄ YMPÄRISTÖ Kaupunkirakenteella ja ympäristöratkaisuilla vaikutetaan myös hyvinvointiin ja terveyteen. Tavoitteena on esteetön ympäristö, turvallinen, sujuva ja ympäristöystävällinen liikenne teknologisia ratkaisuja hyödyntäen, pyöräilyn ja kävelyn lisääminen, joukkoliikenteen lisääminen ja toimintaedellytysten parantaminen, monipuolinen liikunta ja luonnon kokeminen luontopoluilla, muilla liikuntareiteillä ja puistoissa. TOIMENPITEET 1. Ympäristövaikutukset Huomioidaan ympäristövaikutukset ohjelman linjauksen mukaisesti ja käytetään hankinnoissa ympäristökriteereitä tarkoituksenmukaisella tavalla. 2. Hyvinvointia edistävä tavoite osaksi hankintoja - Kaupunkirakenteen kehittämistä koskevissa hankinnoissa korostetaan hyvinvointia edistävän ympäristön tavoitetta ja tämän osaamisen vahvistamista. Hyvinvointia voidaan vahvistaa esim. rakennetun ympäristön ja palveluiden hyvällä suunnittelulla sen toimijoita osallistaen.

Sivu 9/23 5 HANKINTOJEN STRATEGINEN JOHTAMINEN Strategista hankintojen johtamista ja keskusten sekä liikelaitosten vastuuta hankintaprosessissa on tarpeen vahvistaa. Keskusten hankintavastaavien hankintaosaamista ja markkinatuntemusta tulee lisätä koulutuksella. Hankintojen strategiseen johtamiseen tulee varata resurssi, joka vastaa strategisen tason kehittämisestä, hankintojen taloudellisuuden kehittämisestä ja hankintojen kytkemisestä kaupungin talouden kokonaissuunnitteluun sekä tunnistaa strategisten hankintojen mahdollisuuksia ja tukee näiden toteutusta. Keskuksilla tulee olla nimettynä hankinnoista vastaavat henkilöt, joiden hankintaosaaminen on taattava koulutuksilla ja heille tulee varata resursseja koko hankintaprosessin läpiviemiseen. Hankintatoimen hankintaosaamisesta tulee vahvistaa tämän ohjelman sisällön mukaisesti sekä lisätä heidän osaamistaan kouluttaa ja konsultoida keskuksia. Kuva 3. Hankintojen strateginen johtaminen ja organisointi 5.1 HANKINTAKATEGORIAT Hankintaprosessi suunnitellaan hankintakategorioittain. Hankinnan suunnittelu- ja toteutusprosessiin käytettävät menetelmät ja resurssit määritetään hankintakategorian mukaisesti niin että strategiseen ja vaikuttavuudeltaan suureen hankintaan panostetaan enemmän kuin arvoltaan tai vaikuttavuudeltaan vähäiseen. Samalla varmistetaan, että hankinnat tehdään kustannustehokkaasti. Jokainen keskus ja tilaajaorganisaatio laativat hankintakategoriasta toimenpiteet oman toiminnan tavoitteita parhaiten tukeviksi. Tämän jälkeen jokainen hankinta arvioidaan kategorian mukaisesti.

Sivu 10/23 Kuva 4. Hankinnan nelikenttäanalyysi 5.2 VASTUUT Hankintojen strategisen vaikuttavuuden saavuttamiseksi johtamisen rinnalla korostuu vastuunjako hankinnoissa. Keskusten ja konsernihallinnon tulee vastata hankintojen valmistelusta strategisten tavoitteiden mukaisesti. Seuraavassa taulukossa on esitetty ohjeellinen vastuunjako hankintaprosessin vaiheittain ja toimijoittain. Toimijoiden päätasot ovat hankintayksikkö, Joensuun seudun hankintatoimi, hankittavan palvelun tai tuotteen loppukäyttäjät ja hankittavan palvelun tai tuotteen markkinoilla olevat tarjoajat. Palvelun loppukäyttäjiä voivat olla kunnan työntekijät, kuntalaiset tai kaupungissa toimivat yritykset tai muut yhteisöt. Vastuiden jakautuminen voi yksityiskohdissa vaihdella hankintayksiköittäin ja hankinnoittain. Vastuut määritetään yksityiskohtaisesti jokaisessa organisaatiossa. Hankinnan käynnistämisvaiheessa nimetään vastuuhenkilö sekä riittävästi resursseja hankinnan toteuttamiseen. Kuva 5. Hankintojen vastuut

Sivu 11/23 Hankintaprosessin työmäärän painotusta siirretään suunnittelun ja sopimuskauden vaiheisiin. Näissä päävastuu on hankintaa toteuttavalla keskuksella ja tilaajaorganisaatiolla. Joensuun seudun hankintatoimi tukee hankintayksiköitä ja vastaa kilpailutuksesta. Sopimuskauden aikana hankintatoimi vastaa tilaajavastuun mukaisten velvoitteiden tarkastamisesta sekä hinnanmuutos- ja sopimusmuutosneuvotteluista ja kirjallisten reklamaatioiden tekemisestä ja sopimusten seurannasta omien tekemiensä sopimusten osalta. 6 HANKINTOJEN JOHTAMISTA OHJAAVAT KESKEISET LINJAUKSET Hankintalain mukaan hankinnat on suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet (HL 2 ). Hankinnoissa on noudatettava hankinnan suuruudesta riippumatta avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Tarjoajaehdokkaita ja tarjouksentekijöitä on kohdeltava, sekä saatuja tarjouksia on käsiteltävä, näiden periaatteiden mukaisesti hankintaprosessin eri vaiheissa. Lisäksi hankinnoissa tulee huomioida jokaisen toimialakohtainen lainsäädäntö. Tässä hankintaohjelmassa keskitytään hankintojen toteuttamisen tavoitteisiin ja toteutustapoihin hankintojen vaikuttavuuden vahvistamiseksi. Tarjouspyyntöön ja sopimukseen liittyviä yksityiskohtaisia ohjeita on käsitelty Joensuun seudun hankintatoimen yleiset hankintaohjeet -dokumentissa. Tarve ja tavoitteet määrittävät sen, tehdäänkö hankinta kertaluonteisena hankintasopimuksena, esim. jokin rakennusinvestointi, tai puitesopimuksena, joka antaa mahdollisuuden joustavuuteen. Hankinta voidaan toteuttaa myös käänteisellä kilpailutuksella, tässä hinta määritetään jo hankintailmoituksessa, tai urakkana. Jokaisessa hankinnassa tulee arvioida yritys-, ympäristö- ja sosiaalisten kriteereiden käytön mahdollisuudet. Näillä voidaan myös vahvistaa yritysten tuotekehitystä ja kilpailukykyä ja näin tukea seudullisten elinkeinojen vahvistumista. Näitä näkökulmia tukevien kriteereiden käyttöä tulee arvioida tapauskohtaisesti. Joissain tapauksissa liian tiukkojen kriteereiden käyttö voi rajoittaa tiettyjen yritysten osallistumista kilpailuun ja näin mm. estää seudun oman yritysten mahdollisuuksia tarjota palveluitaan ja tuotteitaan. Tähän ohjelmaan nostetut seuraavassa kuvatut linjaukset ovat keinoja keskusten ja tilaajaorganisaatioiden taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden saavuttamiseksi. 6.1 INNOVATIIVISUUS Innovatiivisilla hankinnoilla voidaan tarkoittaa seuraavia eri asioita: 1. Innovatiivisia hankintatapoja; uusi tapa toteuttaa hankintaprosessi 2. Innovaatioiden hankintaa; tuotekehitysprojektin hankinta 3. Innovaatioihin kannustavia hankintasopimuksia; hankinta luo toimittajille innovaatiokannusteen 4. Hankintojen käyttämistä innovaatiopolitiikan välineenä; hankintoja hyväksikäyttäen kehitetään alueen yritysten liiketoimintaa ja innovointia Usein nämä eri näkökulmat yhdistyvät innovatiivisissa hankinnoissa: kun halutaan hankkia innovatiivinen lopputulos, hankinnan kohteella on uutuusarvoa, se edellyttää yleensä myös uusia toimintatapoja hankinnan eri vaiheissa. Kun halutaan hankkia parempaa, tulee se myös tyypillisesti hankkia paremmin. Hankintakriteereihin on tärkeää sisällyttää myös laadun mittareita. Yleensä innovatiivisuus tarkoittaa myös hankintaan sisältyvien riskien uudenlaista jakautumista; hankinnat ovat kumppanuutta ja se sisältää molemminpuolisen riskin. Innovatiivisilla hankintatavoilla tarkoitetaan hankinnan suunnittelu- tai toteutusvaiheen uusia toimintamalleja, joilla pyritään varmistamaan, että hankittava kohde vastaa mahdollisimman hyvin tarvetta. Tämä edellyttää hankintamenettelyn suunnittelua tavoitteen mukaan ja haluttua tavaraa tai palvelua tarjoavien toimijoiden ottamista mukaan hankintaprosessiin. Nämä toimintamallit voivat edeltää varsinaista juridista hankintaprosessia kuten luvussa 6.3. mainittu markkinavuoropuhelu tai sisältyä kilpailutusvaiheeseen kuten neuvottelumenettely. Innovatiivisuus edellyttää uusia toimenpiteitä niin loppukäyttäjien kuin markkinoiden osallistamiseksi systemaattiseksi osaksi hankintojen toteutusta. Hankinnan innovatiivisuuden arviointi perustuu sen hankintakategoriaan. Kun hankinta on strateginen arvoltaan, volyymiltään tai muutoin merkittävä, kannattaa suunnitteluun panostaa ja toteutuksessa käyttää innovatiivisia menetelmiä.

Sivu 12/23 6.2 HANKINTOJEN TULOSPERUSTEISUUS Tulosperusteisuudella voidaan vahvistaa hankinnan innovaatiokannusteita. Tulosperusteisella hankinnalla tarkoitetaan sellaista hankintaa, jossa hankinnan kohde on vähintään osittain sidottu hankinnalla tavoiteltaviin tuloksiin. Tulosperusteisissa hankintamalleissa tuottajalla on sisäänrakennettu kannustin kehittää parempia tuotantotapoja, koska niissä ei osteta toimenpiteitä tai resursseja (kuten päiviä tai työntekijämääriä) vaan lopputulosta. Esimerkiksi lampun sijaan ostetaan valoa ja yksittäisten maahanmuuttajien kielikoulutustuntien sijaan maksetaan vain kielitestien läpäisystä. Tulosperusteisuus itsessään sisältää kannustavan elementin. Lisäksi sopimukseen voidaan kirjata bonuksia ja sanktioita tavoitteiden, kuten laatuvaatimusten tai asiakastyytyväisyydensaavuttamisesta tai niiden ylittämisestä tai alittamisesta. Tyypillisen sanktioinnin oheen on suositeltavaa ottaa mukaan myös palkitseminen. Erilaisia kannustavia tulosperusteisia malleja on käytössä paljon, nämä tulee määrittää jokaisessa hankinnassa täysin kyseisen hankinnan tavoitteiden mukaisesti. Tulosperusteinen hankinta vaatii yksityiskohtaisesti mietittyjä laatukriteereitä seurannan tueksi. Toimintaperusteiset hankintamallit Tulosperusteiset hankintamallit Resurssit Prosessit Tuotokset Laatu Tulokset Henkilökuntamäärä Laitteet Tilat Materiaalit Toimintamallit Tuotantotavat Menetelmät Hoitomuodot Palvelutapahtumat Palvelun volyymi Luotettavuus Oikea-aikaisuus Standardien mukaisuus Kuva 6. Tulosperusteiset hankintamallit 6.3 MARKKINOIDEN OSALLISTAMINEN Markkinoilla olevien toimijoiden ja nykyisten sekä tulevien tuotteiden ja palveluiden tuntemus on onnistuneen hankinnan edellytys. Palveluiden ja tuotteiden nykyiset ja potentiaaliset tarjoajat ovat yleensä toimialansa asiantuntijoita ja heidän asiantuntemustaan tulee käyttää hankintojen määrittelyssä. Vuoropuhelu yritysten kanssa on suositeltavaa jo aikaisessa vaiheessa tarjouksen suunnittelua. Vain juridisen tarjouskilpailun aikana keskustelut yritysten kanssa ovat tarkasti rajoitettuja ja määrämuotoisia. Kaikissa muissa vaiheissa vuorovaikutus on sallittua ja vahvistaa tulevien hankintojen määrittelyä. Markkinoiden osallistamisen kaikissa toimenpiteissä tulee kuitenkin toimia avoimesti, tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Hankintafoorumi Tilaajien ja toimittajien yhteistyötä vahvistetaan osapuolten yhteisessä hankintafoorumissa. Tämä on säännöllisesti kokoontuva yhteistyöelin, jossa kaupungin hankinnoista vastaavaa johto, hankinnoista vastaavien keskusten ja tilaajaorganisaatioiden edustajat, hankintatoimi, Josek ja yrittäjäjärjestöjen edustajat käsittelevät tulevia strategisia hankintoja. Markkinatuntemusta vahvistavat toimenpiteet Markkinoiden tuntemuksen keinoina ovat markkinakartoitus ja markkinoiden osallistaminen. Toteutukseen on useita eri menetelmiä hankinnan kohteen ja käytettävissä olevien resurssien mukaan. Tilaajan ja toimittajien yhteistyön vahvistaminen Hankintayksikön järjestämät satunnaiset tai säännölliset tulevista hankinnoista yleisellä tasolla tiedottavat tilaisuudet Tilaajan toimittajien yhteistyön vahvistamiseen pyrkivät toimialan kehitystä ja tilaajan tarpeita ja toimintaympäristöä käsittelevät työpajat tarkoituksenaan pohjustaa tulevien hankintojen suunnittelua

Sivu 13/23 Yksittäisen hankinnan määrittely Markkinakartoitus eri lähteitä hyödyntäen Hankintaa koskevat vuorovaikutteiset tiedotus- ja keskustelutilaisuudet Hankinnan ratkaisua määrittävät työpajat, joihin voi tilaajien ja toimittajien lisäksi osallistua myös hankittavan palvelun tai tuotteen loppukäyttäjiä. Yhteiskehittämisen eri muodot ja intensiivisyys määritetään tarpeen ja yhteistyön toteutuksen mahdollisuuksien mukaan. Markkinavuoropuhelu on keskeinen hankinnan potentiaalisten tarjoajien osallistamisen menetelmä. Se tulee suunnitella täysin hankittava ratkaisu, markkinatilanne ja sen toimijoiden tuntemus huomioiden. 6.4 ASIAKKAIDEN OSALLISTAMINEN Asiakkaalla tarkoitetaan palvelun tai tuotteen loppukäyttäjää, joka voi hankintakohtaisesti olla kunnan työntekijä, kuntalainen tai yritys. Kustannustehokkuuden ja asiakastyytyväisyyden vahvistaminen vaatii asiakkaiden systemaattista osallistamista hankittavan palvelun tai tuotteen suunnitteluun hankinnan kohdetta määritettäessä ja hankinnan sopimuskauden aikaisessa seurannassa ja kehittämisessä. Asiakkaiden osallistaminen on jatkuvaa oppimista kunnan toimintojen ja hankintojen kehittämiseksi. Keskusten tulee oppia myös toisiltaan hankintojen tarvemäärittelyn menetelmien kehittämiseksi. Hankinnan kohdetta määritettäessä Hankinnan sopimuskauden aikana KEVYT RASKAS Asiakastarve- ja tyytyväisyyskyselyt Asiakkaiden tarpeita kartoittavat haastattelut ja ryhmäkeskustelut Asiakkaiden tarpeita määrittävät ideointityöpajat Asiakkaiden käyttökokemuksia keräävä päiväkirjamenetelmä: Asiakkaat vastaavat muutamaan palveluta/tuotetta koskevaan kysymykseen päivittäin KEVYT RASKAS Asiakastarve- ja tyytyväisyyskyselyt Kehittämistä koskevat haastattelut Kehittämistä koskevat työpajat Asiakkaiden havainnointi 6.5 YRITYSVAIKUTUSTEN ARVIOINTI Hankintojen yritysvaikutukset arvioimalla varmistetaan ettei hankinnoilla ole kielteisiä vaikutuksia yrityksiin vaan ne luovat yrityksille mahdollisuudet tasapuoliseen kilpailuun ja liiketoimintaa vahvistaviin hankintoihin. Yritysvaikutuksia käsitellään kaupungin hyvän valmistelun ohjeissa. Lisäksi Joensuun Yrittäjät ry on laatinut yritysvaikutusten arvioimisen kriteerit määrittäen ne merkityksen ja vaikutuksen ulottuvuuksilla. Tämän ohjelman liitteenä olevassa hankinnan toteutuksen tarkastuslistassa oleva arviointimalli on kehitetty yrittäjäjärjestön mallin pohjalta. Suhteellista osuutta nostamalla hankintoja n. 10 %-yksikköä maakuntaan siirtyy n. 500 työpaikkaa muualta omalle alueelle ja kunnallisverotuotto kasvaa n. 3,5 milj.. Kaupungin omien resurssien ollessa riittämättömiä, tulee palvelujen tuottamistapoja vertailla tasapuolisesti kokonaisja elinkaarikustannukset huomioiden. 6.6 YMPÄRISTÖVAIKUTUSTEN ARVIOINTI Joensuun kaupungin strategiassa on määritetty, että hankinnoissa huomioidaan ympäristövaikutukset. Tätä yksityiskohtaisemmin toimenpiteitä hankintojen ympäristövaikutusten vahvistamiseksi on kuvattu Joensuun kaupungin Ilmastoohjelmassa. Seuraavaan on poimittu keskeisiä hankintoja ohjaavia toimenpiteitä: Energiatehokkuutta otetaan yhä enemmän huomioon kaikissa laitehankinnoissa. Julkisissa hankinnoissa otetaan huomioon myös vastuullisuus, kuten Reilun kaupan kriteerit. Energiaan liittyvien tuotteiden hankinnan kokonaistaloudellisuuden vertailuperusteina on käytettävä ympäristömerkkien saamisen kriteereitä tai hankittava energiamerkinnän parhaisiin luokkiin kuuluvia tuotteita. Lisäksi on siirryttävä energiatehokkaisiin ja vähän kuluttaviin valaistusjärjestelmiin sisä- ja ulkovalaistuksessa. Palveluiden hankinnassa on vähennettävä elinkaaren aikaisia ympäristövaikutuksia muun muassa ottamalla huomioon Pohjoismaisen tai EU:n ympäristömerkin palveluille kehittämät kriteerit. Keittiöissä ja ruokapalveluissa on hankittava ravitsemussuositusten mukaista sekä luonnonmukaisesti tuotettuja, kasvispainotteisia tai sesonginmukaisia elintarvikkeita. Julkisissa keittiöissä tarjotusta ruoasta 10 prosenttia on luomua vuoteen 2015 mennessä ja 20 prosenttia vuoteen 2020 mennessä. Julkisissa ruokapalveluissa on pyrittävä järjestelmällisesti ruokahävikin vähentämiseen ja energiatehokkuuden parantamiseen.

Sivu 14/23 6.7 SOSIAALISTEN VAIKUTUSTEN ARVIOINTI Sosiaalisesti vastuullisilla julkisilla hankinnoilla tarkoitetaan hankintoja, joissa sosiaaliset näkökulmat on huomioitu ja joissa sosiaaliset ja taloudelliset näkökulmat vahvistavat toisiaan. Sosiaalisilla hankinnoilla pyritään vahvistamaan työllisyyttä ja näin vähentämään syrjäytymistä ja vahvistamaan yhteiskunnallista vastuunkantoa. Sosiaaliset kriteerit hankinnoissa voivat liittyä esimerkiksi: Työllisyysmahdollisuuksien luomiseen mm. nuorille, pitkäaikaistyöttömille, ikääntyneille, vammaisille ja osatyökykyisille Yritysten liiketoiminnan toteuttamiseen niin, että ne huomioivat sosiaaliset näkökulmat laajemmin kuin laissa edellytetään Sosiaalisen yhdenvertaisuuden tukemiseen mm. parantamalla vähemmistöryhmien omistamien tai heitä työllistävien yritysten edellytyksiä osallistua julkisiin hankintoihin Tasa-arvoisiin ja turvallisiin työoloihin sekä oikeudenmukaiseen palkkaukseen Palveluiden tai tavaroiden esteettömään käyttöön 7 HANKINTAPROSESSI Hankintaprosessi tulee suunnitella aina kulloisenkin hankinnan ja sen tavoitteiden mukaisesti. Tässä auttaa hankintojen oikeanlainen kategorisointi. Toimivat hankintakategoriat varmistavat, että hankintojen resurssit kohdentuvat strategisesti ja taloudellisesti oikealla tavalla: resurssit kohdentuvat tärkeisiin hankintoihin ja hankintojen kustannukset eivät muodostu liian suureksi suhteessa toteutettavaan hankintaan. Selkeä vastuunjako, prosessin hallittu johtaminen (suunnittelusta sopimuksenaikaiseen toimintaan) sekä oikea-aikainen ja riittävä viestintä on keskeistä kaikissa hankinnoissa. Tässä luvussa on linjattu miten hankinnat tulee vastuuttaa, miten toimivat hankintakategoriat muodostetaan ja miten hankinnoista viestitään. 7.1 HANKINNAN VAIHEET Kaupunkikonsernin strategiset hankinnat toteutetaan seuraavassa kuvatun hankintaprosessin mukaisesti. Jokainen keskus tulee itse määrittämään omien hankintojensa tarpeita tukevat yksityiskohtaiset toimet. Keskeistä hankintaprosessissa on käsitellä jokaista hankintaa aina sen tarpeen, tavoitteiden ja vaikuttavuuden näkökulmasta. Hankinnan aikaisempia tarjouspohjien tai sopimusluonnosten kopiointi ei tuo hankintaan uusia ratkaisuja eikä vahvista hankinnan vaikuttavuutta. Vaikuttavuuden syntyä voidaan edistää hankinnassa kohteen määrittelyssä, kilpailutuksen vertailuperusteissa ja sopimuskannusteissa. Toisaalta hankinnan suunnitteluun ja toteutukseen käytettävää työmäärää pitää arvioida aina hankinnan strategisuus ja koko huomioiden. Kuva 8. Hankintaprosessi

Sivu 15/23 7.2 HANKINTOJEN SÄHKÖISTYMINEN Julkisia hankintoja ohjaavassa uudessa hankintadirektiivissä velvoitetaan siirtymään sähköisiin menetelmiin. Joensuun kaupunkikonsernissa hyödynnetään sähköisiä työvälineitä hankintojen operatiivisen toteutuksen ja hankintasopimusten hallinnan tukena. Tavoitteena on sähköistää koko hankintaprosessi. Tehokkaan prosessin merkitys korostuu erityisesti volyymija rutiinihankinnoissa. Pienhankinnat (kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat) tullaan käyttöönottoajan jälkeen ilmoittamaan jatkossa pienhankintaportaalissa. Kuva 9. Sähköiset välineet eri hankintaprosessin vaiheissa menetelmiä EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat tulee ilmoittaa EU-laajuisesti. EU-hankintailmoitukset tehdään HILMAssa, josta ne toimitetaan automaattisesti julkaistavaksi Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa (S-osa) sekä TED- tietokannassa (Tenders Electronic Daily). 7.3 HANKINTA- JA TILAAJAVASTUULAIT Hankintalain tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuolisia mahdollisuuksia tarjota tavaroita, palveluita ja rakennusurakointia julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa. Hankintayksikön on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet, kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Julkisia hankintoja sitovat laissa asetetut hankintojen kynnysarvoihin sidotut periaatteet. Hankintalakia sovelletaan vain EUkynnysarvot ja kansalliset kynnysarvot ylittäviin hankintoihin. Näiden lisäksi Joensuun kaupunki on määrittänyt kaupungin sisäisellä ohjeella raja-arvoja hankintojen toteutukselle ja näiden vastuille. Kynnysarvolla tarkoitetaan yksittäisen hankinnan suurinta mahdollista ennakoitua arvoa. Ennakoitu arvo määrittelee osaltaan myös sen, sovelletaanko hankintaan kansallista menettelyä vai EU-menettelyä. Euromääräiset voimassa olevat kynnysarvot löytyvät HILMASTA http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/docs/kynnysarvot/ Kynnysarvoja euromääräisesti pienempiin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia. Näitä pienhankintoja toteutetaan Joensuun kaupunkikonsernissa Joensuun seudun pienhankintaohjeen mukaisesti, http://www.joensuu.fi/ohjeet-ja-maaraykset. Hankintayksikön tulee tilaajavastuulain mukaan pyytää sopimuskumppanilta tilaajavastuulain alaiset todistukset, esim. todistukset verojen eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Sen sijaan että nämä pyydetään tarjouksen jättämisen yhteydessä voi tilaaja pyytää tarjouksen jättäjiltä todistuksen velvoitteiden suorittamisesta. Asiakirjat tarkastetaan sitten ennen sopimuksen laadintaa. Hankintayksiköt voivat myös käyttää tilaajavastuu.fi -verkkopalvelua. Tämän kautta hankintayksikkö voi hyvin helposti tarkastaa tilaajavastuulain alaisten velvoitteiden täyttymisen palvelua käyttävien tarjoajien osalta.

Sivu 16/23 7.4 VIESTINTÄ Strategisesti tärkeiden hankintojen viestintä suunnitellaan heti kun hankinnan suunnittelu käynnistetään. Viestintäsuunnitelmassa määritetään eri kohde- ja sidosryhmien kontaktoinnin viestit, tavoitteet ja kanavat sekä aikataulut ja vastuut. Viestinnän suunnittelu ohjaa miettimään hankintaprosessin vaiheita ja jäsentää hankinnan toteutusta. Kuva 10. Esimerkkejä hankinnan strategisen- ja operatiivisen suunnitteluvaiheiden sekä toteutusvaiheen viesteistä, tavoitteista ja kanavista 7.5 HANKINTASOPIMUSTEN HALLINTA JA SOPIMUSKAUDEN AIKAINEN TALOUDEN SEURANTA Laadukas, kustannustehokas ja tilaajan muuttuviin tarpeisiin innovatiivisesti vastaava hankinta edellyttää sopimuskauden aikaista toteuman seurantaa. Hankittujen tuotteiden ja palveluiden laadun valvontaa tulee kehittää nykyisestään paitsi seurantamittareiden niin myös sopimusrikkomuksista asetettavin sanktioin. Sanktioiden lisäksi sopimusten vaikuttavuutta tulee lisätä kannustavuudella. Sopimuksen aikainen kehittäminen edellyttää, että hankinnan suunnitteluvaiheessa on määritetty seurannan ja kannusteiden perusperiaatteet, joita tarkennetaan sopimusvaiheessa. Hankintasopimusten käytettävyys Joensuun kaupunkikonsernin kaikki hankintasopimukset tulee olla saatavilla keskitetysti yhdestä paikasta tai yhdellä käyttöliittymällä. Käytön tulee olla keskuksille ja tilaajaorganisaatiolle helppoa ja nopeaa. Hankintasopimusten käyttämisen lisäämiseksi hakutoiminnoilla on vähintään mahdollistettava: o Tuotteet o Palvelut o Hinta o Sopimuskausi, optiokausi o Hälytykset o Toimiala o Yksikkö o Toimittaja Hankintasopimusten seuranta Hankintasopimusten seurannan vastuuttaminen (sopimuksen arvo vrt. todellinen toteuma kilpailutettuihin tuotteisiin/palveluihin ja toimittajiin) Hankinnan valmistelun aloittaminen ajallisesti aikaisin, hankinnan kategorian mukaisesti Tilaajan ja toimittajan vuorovaikutuksen määrittely o Tapaamisten ja muun vuorovaikutuksen muodot, esim. yhteiset arviointi- ja kehittämiskokoukset o Vuorovaikutuksen vuosikello Asiakaspalautteen ja tyytyväisyyden mittaamisen määrittely o Mittaamisen menetelmät o Mittaamisen vastuut o Mittaamisen vuosikello

Sivu 17/23 8 HANKINTAOSAAMINEN Hankintojen kehittäminen vaatii tähän osallistuvalta henkilöstöltä hankintojen strategisuuteen ja operatiiviseen toteutukseen liittyvää osaamista. Hankintojen tekninen toteutus hoidetaan Joensuun seudun hankintatoimessa. Osaamisen kehittämisen tarpeita on kartoitettu hankintojen nykytilaselvityksellä ja toimenpiteitä on käsitelty seuraavassa osaamislajeittain: 1. Hankintojen strateginen johtaminen Hankintojen vaikuttavuuden vahvistaminen edellyttää strategisen näkökulman vahvistamista. Tässä painottuu hankintojen johtaminen sekä kaupunkikonsernin että keskusten ja tilaajaorganisaatioiden tasolla. Strategisuuteen liittyy niin johtamisosaaminen, kaupungin elinkeinopolitiikka ja talous kuin strategisten hankintojen uusien ratkaisujen hankinta. 2. Tarvelähtöisyys ja loppukäyttäjien osallistamisen tavoitteet sekä menetelmät Keskusten osaamista kuvata sisällöllisesti omia tarpeitaan, tuotteitaan ja palveluitaan, tulee vahvistaa. Hankintojen sisältöasiantuntijoiden tarvemäärittelyn tueksi on tärkeää osallistaa myös palveluiden ja tuotteiden loppukäyttäjiä. Samoin loppukäyttäjiä on tärkeä kuulla läpi hankinnan sopimuskauden tarpeiden ja toteutuneen tuotannon laadun mittaamiseksi. Tarvemäärityksen menetelmien osaamiseen on hyvä kytkeä palvelumuotoilun lähtökohtia. 3. Hankintalainsäädännön osaaminen Hankintalainsäädännön osaamisen tasoja tulee vahvistaa keskuksissa hankinnoista vastaavien sekä hankintatoimen osalta. Keskuksilla tulee olla perustiedot hankintalainsäädännöstä sekä sopimuslaista. Hankintatoimella tulee olla perustietojen lisäksi laaja-alaisempaa osaamista hankintalainsäädännön ymmärryksestä ja tulkinnasta sekä velvoite tiedon ylläpitämiseen ja omalta sekä keskusten osalta. 4. Viestintä ja yhteydenpito markkinoiden kanssa Tilaajien ja toimittajien välisen hankintaprosessin suunnittelu ja sopimuskauden aikaisen vuoropuhelun tavoitteet ja menetelmät. 5. Hankintojen tulosperusteisuus Hankintojen tulosperusteisuutta käytetään varovaisesti ja sen käyttöä tulee vahvistaa. Tulosperusteisuudella voidaan vahvistaa hankinnan innovaatiokannusteita. Tulosperusteisen hankinnan pitäisi olla sellainen, jossa vaikuttavuudelle on sijaa ja palveluntuottaja voi sitä edistää. Eli hankinnan sisältö ja määritykset pitäisi mahdollistaa palvelutuottajan toimenpiteet vaikuttavuuden aikaansaamiseksi. 6. Sosiaaliset kriteerit Sosiaalisilla hankinnoilla pyritään usein vahvistamaan työllisyyttä ja näin vähentämään syrjäytymistä ja vahvistamaan yhteiskunnallista vastuunkantoa. Sosiaalisten kriteereiden käyttöä hankinnoissa tulee vahvistaa. Keskukset ja tilaajaorganisaatiot määrittävät hankintaosaamisen tarpeensa ja näihin vastaavat toimenpiteet. Osaamisen kehittämiseen tulee myös varata resursseja.

Sivu 18/23 9 TOIMEENPANO JA TOIMINTAMALLIN KEHITTÄMINEN 9.1 OHJELMAN TOIMEENPANO Tämä ohjelma on koko kaupunkikonsernin toimintaa ohjaava asiakirja ja se määrittelee hankintojen kehittämisen strategiset linjaukset, joiden perusteella jokainen keskus laatii omat yksityiskohtaiset tavoitteet ja mittaristot. Samoin nämä tulevat käsittelemään ohjelmassa kuvattuja hankintaprosessia tukevia toimintamalleja oman yksikön tarpeisiin ja toimintamalleihin soveltaen. Hankintaohjelma päivitetään kahden vuoden välein. Joensuun kaupunkikonsernin hankintojen kehittäminen tapahtuu kaksivaiheisesti: 1. Hankintaohjelma luo hankintojen strategisen tason tavoitteet ja määrittää toimenpiteet päämäärien mukaisesti. Hankintojen strategiseen johtamiseen varattu resurssi seuraa ohjelman toimeenpanoa ja mittaa toteutumista. 2. Keskukset ja tilaajaorganisaatiot ovat vastuussa hankintaohjelman toimeenpanosta ja tavoitteiden asetannasta omassa organisaatiossaan oman toimialansa erityispiirteet huomioiden. Nämä myös raportoivat ohjelman toimenpiteiden toteuttamisesta kaupungin hankinnoista vastaavalle resurssille. 9.2 Kuva 12. KESKEISET Hankintojen KEHITYSKOHTEET kehittämisen vaiheistus JA TOIMENPITEET 2015-2016

Sivu 19/23 9.3 KESKEISET KEHITYSKOHTEET JA TOIMENPITEET 2015-2016 Ohjelman laadintaa on taustoitettu nykytilaselvityksellä. Tällä kartoitettiin hankintojen nykytilaa, kehityskohteita ja -tarpeita. Näiden perusteella on määritelty keskeiset kehittämiskohteet ja toimenpiteet. Joensuun kaupungin hankintojen kokonaisarvo, noin 200 milj. euroa, ylittää henkilöstökulujen kokonaismäärän. Lähes puolet budjetista haukkaavalla osuudella pystytään vaikuttamaan kuntalaisten hyvinvointiin, työllisyyteen ja seudun yritysten pärjäämiseen. Hankintojen strategiseen johtamiseen tulee varata resurssi, joka vastaa strategisen tason kehittämisestä, hankintojen taloudellisuuden kehittämisestä ja hankintojen kytkemisestä kaupungin talouden kokonaissuunnitteluun sekä tunnistaa strategisten hankintojen mahdollisuuksia ja tukee näiden toteutusta. Hankintaprosessissa painopiste on ollut perinteisesti kilpailutuksessa. Kilpailutus on kuitenkin vain yksi hankintaprosessin vaihe. Hankintoja pitää kehittää suunnittelua ja sopimuksen aikaista toimintaa painottaviksi. Tulosperusteisuudella voidaan vahvistaa hankinnan innovaatiokannusteita. Hankintaohjelman tavoitteet ovat hankintojen strategisuuden ja johtamisen vahvistuminen, hankintaprosessien ja toimintamallien systematisointi sekä hankintaosaamisen vahvistuminen. Kuva 13. Nykytilan kartoituksessa esiin tulleet keskeiset kehittämiskohteet Kuva 14. Toimenpiteet 2015-2016 10 RAPORTOINTI JA MITTAAMINEN Ohjelmassa on valittu keskeiset kehittämiskohteet ja toimenpiteet. Näille tullaan asettamaan tavoitteet ja mittarit keskusten toimeenpanosuunnitelmissa, jotka ohjaavat hankintojen toteutusta ja kehittämistä. Asetettujen tavoitteiden vastaavuutta Joensuun kaupunkikonsernin sisäisiin ja toimintaympäristön muutoksiin arvioidaan vuosittain. Tällöin tehdään tarvittavat muutokset tavoitteisiin ja niiden mittareihin.

Sivu 20/23 SANASTO Hankinta Hankintasopimuksesta ja sitä edeltävästä kilpailuttamismenettelystä käytettävä yhteisnimitys. Hankinnan katsotaan alkavan joko hankintailmoituksen julkaisemisesta tai hankinnassa, jossa ei julkaista hankintailmoitusta, tarjouspyynnön lähettämisestä. Hankintakalenteri Tietokanava yrityksille, löytyy tulevat kilpailutukset keskitetysti Joensuun seudulla, uudet hankintapäätökset ja ostopaikkaluettelo: valitut toimittajat ja palvelun tuottajat Hankintaprosessi Hankinnan suunnittelusta alkava kilpailuttamismenettely vaiheineen. Hankintaprosessi päättyy sopimuksen allekirjoittamiseen. Joensuun kaupunkikonsernin hankintaprosessi on kuvattu tämän ohjelman sivulla x. Hankintasopimus Hankintapäätöksen jälkeen tehtävä hankintaa koskeva kirjallinen sopimus, joka on tehty yhden tai useamman tarjoajan ja yhden tai useamman hankintayksikön välillä ja jonka tarkoituksena on rakennusurakan toteuttaminen, tavaran hankinta tai palvelun suorittaminen taloudellista vastiketta vastaan. Hankintayksikkö Toimija, joka on velvollinen noudattamaan hankinnoissaan hankintalakia. Hankintayksiköitä ovat valtio ja kunnat toimielimineen, kuntayhtymät ja muut ylikunnalliset toimielimet, evankelisluterilainen kirkko seurakuntineen, sekä ortodoksinen kirkkokunta. Lisäksi hankintayksiköitä ovat muut julkisoikeudelliset laitokset tietyin edellytyksin, esimerkiksi kunnalliset osakeyhtiöt. Julkinen hankinta Julkista hankintaa ovat tavaroiden ja palveluiden ostaminen, vuokraaminen, osamaksulla ostaminen, leasing ja optiosopimukset sekä rakennus- ja käyttöoikeusurakan toteuttaminen. Kansallinen hankintailmoitus Tehdään kokonaisarvoltaan kansallisten ja EU-kynnysarvojen väliin jäävästä hankinnasta sekä liitteen B mukaisesta palveluhankinnasta, kun sen arvo ylittää kansallisen kynnysarvon. Hankintailmoitus tehdään osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Keskus Entinen hallintokunta. Kynnysarvot Hankintalaissa määritellyt euromääräiset raja-arvot, joiden mukaan määräytyy, mitä hankintalain säännöksiä hankintaan tulee soveltaa. EU-kynnysarvo on EY:n hankintadirektiiveissä säädetty tietty euromäärä, jonka ylittävissä hankinnoissa on noudatettava tarkempia ja yksityiskohtaisempia menettelytapoja kuin EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa. Markkinakartoitus Mahdollisten toimittajien tarjoamien ratkaisujen kartoitus. Markkinakartoituksessa voidaan huomioida olemassa olevien ratkaisujen lisäksi myös tuotekehityssuunnitelmat. Markkinakartoituksen menetelmiä ovat esim. olemassa olevien tuote/palvelutarjonnan tietojen keruu eri tiedonhakumenetelmin (verkkosivut, alan julkaisut, messut ja mutu tapahtumat) ja toimittajien haastattelut ja mutu tapaamiset tiedon syventämiseksi. Markkinavuoropuhelu Potentiaaliset toimittajat kutsutaan tilaajan ja toimittajan kahdenväliseen tai kaikille toimittajille yhteiseen vuoropuheluun, jossa pyritään löytämään uusia ratkaisuja hankinnan kohteen toteuttamiselle. Markkinavuoropuhelua toteuttaessa tukee noudattaa tasapuolisuutta ja markkinavuoropuhelusta on hyvä tiedottaa mahdollisimman laajasti, myös mm. Hilmassa. Pienhankintaportaali Toimittajaportaali, jossa kansallisen kynnysarvon alittavat kilpailutukset. Puitejärjestely Yhden tai usean hankintayksikön ja yhden tai usean toimittajan välinen sopimus, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot kuten hinnat ja suunnitellut määrät. Puitejärjestelyn enimmäispituus on 4 vuotta. Suorahankinta Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö hankintailmoitusta julkaisematta valitsee menettelyyn mukaan yhden tai useamman toimittajan, jonka kanssa hankintayksikkö neuvottelee sopimuksen ehdoista. Tarjouspalvelu Toimittajaportaali, jossa kaikki Joensuun seudun hankintatoimen julkaisemat avoinna olevat tarjouspyynnöt. Tarjouspalvelun kautta voi esittää kysymyksiä ja jätetään tarjous. Toimittaja on luonnollinen henkilö, oikeushenkilö tai julkinen taho tai näiden ryhmittymä, joka tarjoaa markkinoilla tavaroita, palveluja tai rakennustyötä tai rakennusurakoita. Sanastossa on käytetty Kuntaliiton hankinnat-fi palvelun sanastoa.