Valtionavustusjärjestelmän sähköistäminen Opetustoimen henkilöstökoulutus Kick-off 7.5.2015 Eeva-Kaisa Linna
Taustalla Valtionavustusprosessia on kehitetty jatkuvasti, mutta resurssit eivät riitä, ellei prosessia kyetä sähköistämään Hakemuksien ja raporttien tietoja ei pystytä käsittelemään, eikä hyödyntämään riittävästi; lomakkeiden muuttaminen hidasta ja kallista Manuaalisia vaiheita paljon, hidasta, virheriski suuri Tavoitteet ja raportoidut tulokset osittain tulkinnallisia, vaikuttavuutta ei pystytä kaikilta osin osoittamaan Toimintatavat epäyhtenäisiä
Kysely valtionavustuksia saaville toimijoille syksyllä 2014 (hajanaisia lainauksia 1/3) teknisiä ongelmia, hakulomake toiminut vaihtelevasti eri selaimilla vaikeuksia tallennuksessa selaimen sulkemisella täytynyt varmistaa hakemuksen tallentuminen jos olisi sähköinen allekirjoitus, ei tarvittaisi paperisia hakemuksia joskus jopa tiedot ovat kadonneet hakulomakkeen toimintojen ymmärtäminen on vaatinut paljon
Kysely valtionavustuksia saaville toimijoille syksyllä 2014 (hajanaisia lainauksia 2/3) (OPH:n nettisivuilla oleva) tiedotesivu hieman epäselvä, listassa ajallisesti eri aikaan avoinna olevia ja jo päättyneitä hakuja hakulomake ei vastaa hakutiedotteen sisältöä, otsikointia eikä rakennetta OPH:n sivuilla väli- ja loppuraportointilomake, silti voidaan lähettää toisenlainen raportointipohja haulle tulisi varata nykyistä pidempi aika haun ei tulisi osua joulun ympärille
Kysely valtionavustuksia saaville toimijoille syksyllä 2014 (hajanaisia lainauksia 3/3) tarkempi ja yksityiskohtaisempi ohjeistus hyväksyttävien menoerien osalta hakuvaiheessa vaikea tietää millaisia menoja syntyy oman organisaation taloushallinnon kannalta pakko lajitella kustannukset tarkemmin kuin OPH:n lomakkeella menoerien luokittelu tuottaa vaikeuksia me kouluttajat kaipaamme vapautta ideoida ja tarjota oman talomme pohjalta tarpeellista koulutusta
Opetushallituksen valtionavustusjärjestelmä Tavoitteena on tarjota valtionavustusten julkaisuun, hakemiseen ja käsittelyyn sekä raportointiin liittyvät vaiheet sähköisesti hakijoille sekä virkailijoille. Järjestelmän avulla myös valvotaan myönnettyjen avustusten rahankäyttöä ja tavoitteiden toteutumista. Valtionavustusprosessi on yksi keskeinen Opetushallituksen kehittämis- ja asiakaspalveluprosessi. Valtionavustushakemuksia tulee vuosittain n. 3 000 kpl, jonka lisäksi erilaisia valtionavustusten saajien seurantaraportteja n. 2 500 kpl.
Tavoitteena tehokkuuden lisääminen Manuaalisia työvaiheita vähemmän Virhemahdollisuuksia vähemmän Tiedot syötetään järjestelmiin vain kerran Käytetään yhteisiä perustietoja Tiedot ovat kaikkien niitä tarvitsevien käytössä Tietojen oikeellisuus turvataan Käyttö- ja hyväksymisvaltuudet määritelty Avustuksien maksut tuotetaan järjestelmästä Työn painopisteen siirtämistä valtionavustustoiminnan laadulliseen arviointiin, hakijoiden ja vastuuvirkamiesten tyytyväisyyden lisäämiseen sekä prosessiin käytetyn työajan vähentämiseen Yhteys asianhallintajärjestelmään
Valtionavustusprosessi, haku
Valtionavustusten valvonta, seuranta ja raportointi Kaikista valtionavustuksista kerätään seurantatietoja Hakutiedotteessa määritetään milloin hakijan tulee raportoida. (yleensä hankeen puolivälissä sekä puoli vuotta hankkeen päättymisestä loppuraportti). Annettujen selvitysten perusteella tehdään avustuksen käyttöön kohdistuvaa valvontaa, jolla varmistetaan, että myönnetty valtionavustus on käytetty avustuspäätöksessä osoitettuun käyttötarkoitukseen ja hyväksyttäviin menoihin. Raportointi kaikkein työllistävin ja siihen liittyy eniten ongelmia
Valtionavustusten valvonta, seuranta ja raportointi Sisältää liikaa manuaalisia vaiheita, ohjeistukset ja käytänteet ovat erilaisia Raportin tarkastajalla ei ole työkalua, jonka avulla toteutumaa verrataan; osittain päätöskään ei sisällä valvonnan perustetta; esim. hyväksytty kustannusarvio, mihin pitää verrata; yhteishanke, miten tuki on tarkoitettu jaettavaksi osallistujien kesken Raportin hyväksymisestä tai tarkastamisesta / taloustarkastuksesta ei jää diaariin merkintää Avustusten käytön valvonta on puutteellista, epäyhtenäistä ja ristiriitaista. Selvitysvaatimukset poikkeavat toisistaan Järjestelmään luotava yhtenäiset raportointimekanismit
Opetustoimen henkilöstökoulutus edelläkävijä 2015 haussa uudistettu sähköinen lomake hakulomakkeen otsikoita selkiytetty ja merkkimäärää rajoitettu pähkinänkuori tiivistelmä suunnitellusta ja samalla testi hakijalle tietojen siirto sähköisesti FM-käsittelyjärjestelmään, jota myös kehitetty palvelemaan paremmin virkailijoita yksilöity talousarviosuunnitelma