Hyvän hakemuksen laatimisesta laadukkaaseen toteutukseen Infotilaisuus

Transkriptio

1 Hyvän hakemuksen laatimisesta laadukkaaseen toteutukseen Infotilaisuus Eeva-Kaisa Linna

2 Opetushallitus ja valtionavustustoiminta Prosessivastuu Päätöksenteko Valvontavastuu (tarkastusoikeus ulottuu yhteistyökumppaneihin) Vaikuttavuuden arviointi Tavoitteena vaikuttavuus mitä on, miten ja milloin mitattavissa? Rahat organisaatioille vai tekemiselle? Erityisavustus tavoitteeseen perustuvaa (vrt. yleisavustus) Rahanjakajan luottamus hakijan tuotoksiin 14/12/2017 Opetushallitus 2

3 Opetushallituksen valtionavustusprosessi Toteuttamis ohjelma Hakutiedote - ohjeet - hakukriteerit / valintaperusteet - painopistealueet / teemat Haun ja hakulomakkeen luominen ja julkaisu Hakuvaihe Määrä rahapäätös Hakemusten arviointi, käsittely ja päätökset Maksatusprosessi Mahdolliset muutokset Seuranta, väli- ja loppuraportointi Tarkastus 14/12/2017 Opetushallitus 3

4 Hankeprosessi hakijan kannalta KEHITTÄMISTARVE - Todettu - Resurssit - Yhteistyökumppanit HAKUTIEDOTE - Ohjeisiin ja hakukriteereihin tutustuminen MÄÄRITTELY - Tavoitteet - Toiminta - Tuotokset - Tulokset HAKUVAIHE - Hakulomakkeeseen orientoituminen - Suunnitelma - Talousarvio Myönteinen päätös HANKKEEN KÄYNNISTÄMINEN - Toiminnan ja talouden järjestäminen - yhteistyösopimuk set HANKKEEN TOTEUTTAMI NEN Mahdolliset muutokset Seuranta, väli- ja loppuraportointi Tarkastus 14/12/2017 Opetushallitus 4

5 HANKE JA HAKEMINEN

6 HANKKEEN KAARI Todennettu tarve Tavoitteen määrittely minkä pitää muuttua, mitä tavoitellaan? Tulokset ja tuotokset. Mitä konkreettista hanke tuottaa? Toteutustapa miten? Resurssit, kustannusarvio realistisuus Tulosten ja tuotosten käyttökelpoisuus ja levitettävyys 14/12/2017 Opetushallitus 6

7 HAKEMINEN Laaditaan digitaalisesti valtionavustusjärjestelmässä Täydennyspyyntöominaisuus Allekirjoittaminen Tiedoksi sähköisesti Myöhästynyt hakemus Hakijoiden yhdenvertainen kohtelu haun eri vaiheissa HAKEMUS 14/12/2017 Opetushallitus 7

8 HAKEMINEN Hakemuksen täyttäminen aloitetaan antamalla yhteyshenkilön sähköpostiosoite Järjestelmä antaa tunnuksen, jolla hakemuslomakkeelle pääsee Järjestelmä kysyy Y-tunnuksen Kysytään myös hakijayhteisön virallinen sähköpostiosoite sekä allekirjoitusoikeudellisten henkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet Käsittelyyn lähetystä hakemuksesta lähtee tieto sähköpostilla kaikkiin näihin osoitteisiin, samoin päätös 14/12/2017 Opetushallitus 8

9 HAKEMINEN Laaja hakukelpoisuus (elinkeinonharjoittajat eivät voi hakea) Perustiedot hakijayhteisöstä (maakunta, omistajatyyppi, yritysmuoto) Yhteistyökumppanit (joilla omat osatoteuttamissuunnitelmansa ja talousarvionsa osana hankekokonaisuutta) Hankkeen muut yhteistyökumppanit (osallistuvat omalla kustannuksellaan) Hankkeen suunnitellut alihankkijat (joilta esim. ostetaan koulutuspalveluita) 14/12/2017 Opetushallitus 9

10 HAKEMINEN Olemme kiinnostuneita hakijoiden osaamisesta ja kokemuksesta henkilöstökoulutuksesta koulutustoimialalla. Sanallinen kuvaus Myös suunnitellut kouluttajat kiinnostavat. Henkilöiden nimet ja lyhyet kuvaukset osaamisalueesta ja kokemuksesta 14/12/2017 Opetushallitus 10

11 HAKEMINEN Hanke pähkinänkuoressa Miksi hanke tarvitaan ja miten tarve on kartoitettu Hankkeen yleiset tavoitteet, toteutustapa, tulokset ja tuotokset Hankkeen osapuolet ja työnjako Toteuttamispaikkakunnat, opiskelijoiden rekrytointi, hankeseuranta, tulosten levittäminen TULOKSET JA TUOTOKSET KIINNOSTAVAT MEITÄ 14/12/2017 Opetushallitus 11

12 YHTEISHANKKEISTA Hankkeessa voi olla useita toteuttajia (hakijaorganisaatio + kumppanit) Kumppaneiden täytettävä samat hakukelpoisuuden ehdot kuin hakijaorganisaation Kumppaneita koskevat samat ehdot ja velvollisuudet kuin hakijaorganisaatiota Toteuttajien laadittava (yhteistyö-)sopimus. Sopimuksen sisältö määritelty hakijoille ja käyttäjille laaditussa yleisohjeessa Yhteistyösopimuksia ei toimiteta Opetushallitukselle, jolla on kuitenkin tarvittaessa oikeus saada sopimukset 14/12/2017 Opetushallitus 12

13 TULOKSET JA TUOTOKSET - NÄIN Hanke pähkinänkuoressa kysytään myös raportoinnin yhteydessä Esimerkiksi vastataan kysymykseen mikä muuttui? Jaettavissa avoimella alustalla Esimerkkejä Xx-alan toisen asteen opettajat hankkivat tietotekniikkataitoja, joita voivat soveltaa työssään, apunaan 70-sivuinen oppimateriaalikooste, joka tuotettiin hankkeen aikana Lapsen vasu, tutkija Noora Heiskasen videoluento 14/12/2017 Opetushallitus 13

14 TULOKSET JA TUOTOKSET - EI NÄIN Pähkinänkuori loppuraportista: Hanke toteutettiin pääosin alkuperäisen hankesuunnitelman mukaan Palaute oli hyvä Syntyi runsaasti oivalluksia Uutta ajattelua Oman toiminnan uudenlaista suuntaamista Osaaminen muutoksessa elämisessä on kasvanut Tuettiin yhteisyyden kokemista Opettajien kiinnostus/motivaatio verkko-opetusmahdollisuuksia kohtaan on kasvanut 14/12/2017 Opetushallitus 14

15 TALOUS Haluamme eritellyn, yksityiskohtaisen talousarvion, joka reflektoi resursseja, joita arvioitte tarvittavan tavoitteiden saavuttamiseksi Eritelty Excel hakemuksen liitteeksi, ehdoton edellytys, puute johtaa hylkäykseen Esimerkki hyvin eritellystä talousarviosta 14/12/2017 Opetushallitus 15

16 PITKÄKESTOISUUS Osaamisen kohottaminen yksilön ja työyhteisön näkökulmasta Opintopisteytys, pidemmän aikavälin (esim. 1,5 vuotta) kattavat koulutuskokonaisuudet, joissa osaaminen syvenee. Irralliset, tietoiskutyyppiset koulutuspäivät eivät vastaa tätä tavoitetta. Modulipaletin tuettava pitkäkestoisuutta Moduleiden välillä oltava jotakin, joka sitoo ne toisiinsa (välitehtävät, etäverkostoituminen) Monimuotoinen toteutus, koulutuksen voi viedä myös paikalle 14/12/2017 Opetushallitus 16

17 PÄÄTÖS Toiminnan ja talousarvion näkökulma harkinnassa Realistisuus, mahdollisuus saavuttaa tavoitteet Mahdollinen leikkaus Mahdollinen kieltäytyminen päätöksen raukeaminen Ilmoitusvelvollisuus mainitaan päätöksessä SÄHKÖINEN PÄÄTÖS Tehdään ja toimitetaan sähköisen järjestelmän avulla Päätöksen perustelut Sitovuus, mm. määrälliset tavoitteet Liitteenä voimassa olevat ohjeet sekä ehdot ja rajoitukset 14/12/2017 Opetushallitus 17

18 PÄÄTÖS Haun tausta ja avustuksen käyttötarkoitus Määräraha, jolta avustus maksetaan Valtionavustuksen määrä Sovellettavat säännökset Hankkeen hyväksytyt kokonaisnettokustannukset Opetushallituksen myöntämän avustuksen määrä euroina ja enimmäisosuutena kokonaisnettokustannuksista (prosenttia) Käyttöaika sekä velvollisuus antaa hankkeesta loppuselvitys ja mahdollisesti väliselvitys Saajan pankkitili, maksutapa ja maksuerät 14/12/2017 Opetushallitus 18

19 HANKKEIDEN TOTEUTTAMINEN

20 Tietoa ja ohjausta toimeenpanoon Valtionavustuslaki /688 Opetushallituksen ohjeistus löytyy viraston nettisivuilta kohdasta Rahoitus/valtionavustukset Yleisohje valtionavustuksen hakijoille ja käyttäjille, Erityisavustukseen liittyvät ehdot ja rajoitukset Hakutiedote Päätös 14/12/2017 Opetushallitus 20

21 Erityisavustukseen liittyvät ehdot ja rajoitukset 1/2 Asianmukainen käyttö päätöksen mukaiseen toimintaan Hyväksyttävät menot tarpeelliset ja määrältään kohtuulliset (palkkakatto, valtion matkustusohjesääntö) Kustannukset, joita ei hyväksytä Laki julkisista hankinnoista (1397/2016) (huom. kaikki vähintään 7000 euroa + ALV arvoiset hankinnat on kilpailutettava; vähintään hintatiedustelu) Työajanseurannan järjestäminen 14/12/2017 Opetushallitus 21

22 Erityisavustukseen liittyvät ehdot ja rajoitukset 2/2 Kirjanpito, tilintarkastus ja toiminnantarkastus Hankkeelle avataan oma kustannuspaikka kirjanpitoon Kustannukset tulee pystyä osoittamaan kirjanpidosta, samoin rahoitus Selvitys ilmoitettuun määräaikaan mennessä Valtionavustuksen palauttaminen Käyttötarkoituksen ja ehtojen muuttaminen (muutoshakemus) Tarkastusoikeus (Opetushallitus tai ulkopuolinen valtuutettuna) 14/12/2017 Opetushallitus 22

23 Valtionavustusta saaneen toimijan vastuu 1/2 Valtionavustuksen kohdentaminen päätöksen mukaiseen toimintaan; hankkeen sisällöllisen kuvauksen ja kustannusarvion tulee vastata toisiaan, ovat toisiaan tukevia osioita. Taloussuunnittelu, Excel suunnittelun apuna Raportointi- ja selvitysvastuu (velvollisuus toimittaa Opetushallitukselle avustuksen käyttö- ja seurantatietoja) Käyttämättä jääneen avustuksen palauttaminen 14/12/2017 Opetushallitus 23

24 Valtionavustusta saaneen toimijan vastuu 2/2 Koordinaattorin vastuut Yhteistyökumppanit ja näiden vastuut; yhteistyösopimukset Kokeilu kyseessä on toiminnan kehittäminen, ei organisaation toiminnan tukeminen 14/12/2017 Opetushallitus 24

25 Hankkeen kirjanpidon järjestäminen Ilmoitus taloushallintoon saadusta rahoituksesta; päätös ja sen liitteet sekä yleisohje tiedoksi. Rahaa seurattava päätöksen mukaisesti. Taloushallintoon tieto kustannuksista, jotka voidaan kohdentaa hankkeelle. Kirjanpidon seurannan järjestäminen (Audit trail) Hankkeesta aiheutuneet hyväksyttävät kustannukset tiliöidään ko. kustannuspaikalle. Myös palkkakustannukset! Mahdollistaa jatkuvan kustannusseurannan sekä kirjanpitoraportin, joka tarvitaan loppuselvityksen liitteeksi. Hankkeen menot käsitellään suoriteperusteisesti (ei maksuperusteisesti). 14/12/2017 Opetushallitus 25

26 Talous Valtionavustus kattaa avustettavasta hankkeesta aiheutuvat menot 100- prosenttisesti. Tarkoitettu välittömiin menoihin, joita ei olisi syntynyt ilman kyseistä hanketta. Voidaan kattaa vain hankkeen välittömät menot sekä sellaiset menoerät, joiden osalta voidaan osoittaa välitön aiheuttamisperuste. Laskennallisia ja prosentuaalisia kustannuseriä, jotka eivät perustu välittömästi hankkeesta aiheutuviin todellisiin menoihin ja joita ei olisi syntynyt ilman kyseistä hanketta, ei hyväksytä valtionavustushankkeen kustannukseksi. 14/12/2017 Opetushallitus 26

27 Talous, kustannusten hyväksyttävyys Kohtuulliset palkkakustannukset ovat työ- ja virkaehtosopimuksen mukaisia palkkoja. Yleiskustannuksia voidaan hyväksyä siltä osin, kun ne voidaan esittää hankkeelle välittöminä kustannuksina. Esim. toimitilojen vuokrat, taloushallinnon palkkakustannukset, puhelin- ja IT-kustannukset suhteessa palkkakustannuksiin ALV on hyväksyttävä kustannus silloin, kun se jää avustuksen saajalle lopulliseksi kustannukseksi. Tällöin sisällytetään kustannusarvioon, ja mainitaan hakemuksella kohdassa. 14/12/2017 Opetushallitus 27

28 MUUTOKSET Kommunikointi muutostarpeesta vastuuvirkamiehen kanssa sähköpostilla Pienehkö muutos vastuuvirkamies voi hyväksyä sähköpostikommunikaatiolla. Merkinnät järjestelmään Olennainen muutos allekirjoitettu muutoshakemus ja päätös paperilla, liitteeksi järjestelmään sekä merkinnät Tulevaisuudessa Hakemus ja siihen mahdollisesti arviointivaiheessa tehdyt muutokset -> päätöksen pohja (hakusuunnitelma) Hyväksytty hakusuunnitelma -> toteutussuunnitelma Muutosta tarvitseva kommunikoi tarpeen ja saa linkin toteutussuunnitelmaan Muutospäätös järjestelmässä 14/12/2017 Opetushallitus 28

29 Valtionavustuksen palauttaminen Valtionavustuslain (688/2001) 20 :n nojalla avustuksen saajan tulee viipymättä palauttaa virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti saamansa avustus tai sen osa tai, jos avustusta tai sen osaa ei voida käyttää avustuspäätöksessä edellytetyllä tavalla. Avustuksen saaja on velvollinen viipymättä palauttamaan avustuksen tai osan siitä, jos avustusta ei ole käytetty sen ajan kuluessa, jolloin se on avustuspäätöksen mukaan käytettävä, mikäli Opetushallitus ei ole hakemuksesta myöntänyt avustuksen käytölle lisäaikaa. Valtionavustuslain 24 :n nojalla avustuksen saajan on maksettava palautettavalle määrälle avustuksen maksupäivästä korkolain (633/1982) 3 :n 2 momentin mukaista vuotuista korkoa lisättynä kolmella prosenttiyksiköllä. 14/12/2017 Opetushallitus 29

30 Valtionavustuksen takaisinperintä Opetushallituksella on velvollisuus periä jo maksettu valtionavustus takaisin, jos valtionavustuksen saaja ei ole palauttanut käyttämättä jäänyttä osuutta tai on käyttänyt sen oleellisesti muuhun tarkoitukseen kuin se on myönnetty tai antanut Opetushallitukselle väärää tai harhaanjohtavaa tietoa, jolla olisi ollut vaikutusta määrärahan saantiin tai muutoin oleellisesti rikkonut säännöksiä tai ehtoja 14/12/2017 Opetushallitus 30

31 J A A K Ä Y T Ä N N Ö T 14/12/2017 Opetushallitus 31

32 Tämä oli nyt sitten tässä. Kiitos kaikille teille, joiden kanssa olen tätä matkaa tehnyt. Iloista joulua!