eage maisterivalinnan hakukohteen akateemisen arvioijan koulutus Page 1 Mari Riihiaho 25.3.2011
Kirjautuminen ja käyttöoikeudet Järjestelmään kirjaudutaan Aalto tunnuksella (käyttäjätunnus ja salasana) Käyttöoikeudet muodostuvat pääkäyttäjän (opintotoimisto) lisäämien roolien perusteella (Akateemisen arvioijan rooli). Akateemisen arvioijan roolilla pääset päivittämään Akateemisen arvioinnin lomaketta. Page 2
Hakijoiden tunnistaminen Hakijoilla on järjestelmässä yksilöivä tunniste, joka on järjestelmän luoma ID (Tunniste). Hakijoiden käyttäjätunnuksena järjestelmässä toimii sähköpostiosoite. Hakijalla voi olla vain yksi hakemus järjestelmässä, viimeisin hakemus on voimassa oleva. Page 3
Käyttäjän eri näytöt Odottavat Hakijat löytyvät Odottavat näytöltä vasta sitten, kun hallinnollinen tarkastus on tehty ja lomake on lähetetty akateemiseen arviointiin. Odottavat näytöltä löytyvät kaikki hakukohteeseen hakeneet kelpoiset hakijat. Odottavat näytöllä voi järjestää hakijoita otsikkotietojen mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Page 4
Käyttäjän eri näytöt Käsittelyssä olevat Käsittelyssä olevat näytöltä löytyvät kaikki itselläsi käsittelyssä olevat hakemukset. Page 5
Käyttäjän eri näytöt Arkisto Arkisto näytöltä löytyvät aina kaikki hakukohteen hakemukset. Page 6
Käyttäjän eri näytöt Raportit Kaikki hakijat (myös muiden hakukohteiden hakijat) saadaan näkyville Raportit toiminnon kautta. Järjestelmään on määritelty erilaisia raporttipohjia, joita voidaan hyödyntää. Page 7
Hakuprosessin lomakkeet Käyttäjän valikko Sähköpostin lähetys hakijalle Käsittelyn kaikki vaiheet nähtävillä Käsittelijöiden väliset kommentit Käsittelyprosessin vaiheet Page 8
Asian tiedot välilehti Asian tiedot välilehti: hakijalle voi lähettää sähköpostia, joka tallentuu järjestelmään. näkyvissä hakemuksen käsittelijöiden historiatieto (kaikki lukitukset ja lukituksien purkamiset näkyvät Käsittelyhistoriassa). käsittelijöiden kesken voi lisätä Kommentteja (kommentit eivät näy hakijalle). Page 9
Asian lukitus Jos haluat käsitellä hakijaan liittyviä tietoja, asia tulee ensin lukita itselleen painamalla Lukitse asia itsellesi. Tietoja pääsee katselemaan myös ilman lukitusta. Page 10
Asian lukitus toiselta käsittelijältä Jos hakemus on käsittelyssä jollakin henkilöllä, on hakemuksen edessä lukittu merkki. Lukituksen voi purkaa toiselta valitsemalla hakemuksen ja painamalta sivun yläosasta Lukitse itsellesi painiketta. Page 11
Akateeminen arviointi Jos hakija on hakenut kahteen kohteeseen, näkevät akateemiset arvioijat myös toisen kohteen tiedot, mutta päivitysoikeudet ovat vain oman hakukohteen lomakkeeseen. Page 12
Skannatut liitteet Korkeakoulu voi halutessaan skannata hakemukseen liitteitä valitsemalla Lomakkeet > Skannatut liitteet. Sivulla on toiminto Lisää tiedosto (tiedoston maksimi koko on 25000 Kt) Page 13
Akateeminen arviointi Akateemisen arvioinnin lomakkeella näkyvät mm. hakijan kielitaito, yliopisto, tutkintotiedot sekä motivaatiokirje. Lomakkeelle voidaan arvioida hakijan eri osa alueita numeroin tai sanallisesti. (Huom! Lomakkeella näkyvä keskiarvo on opiskelijan itsensä merkitsemä) Keskiarvojen tarkistamista/laskemista varten on tarjolla excel laskuri (tehty tuotantotalouden laitoksella/ Jouko Karjalainen). http://www.tkk.fi/fi/opinnot/tietojarjestelmat/keskiarvola skuri1.xls Page 14
Akateeminen arviointi Korkeakoulutietokanta ja arviointiryhmän logiikka Hakukohteet on liitetty arviointiryhmään, joka on tyypillisesti koulutusohjelma. Akateeminen arvioija pääsee merkitsemään oman arviointiryhmänsä arvion Korkeakoulu tietokantaan. Arviointi tallentuu järjestelmään ja näkyy kaikilla hakijoilla, jotka ovat hakeneet samasta korkeakoulusta saman arviointiryhmän hakukohteisiin.
Akateeminen arviointi Korkeakoulutietokanta Myös akateemisen arvioinnin lomakkeelta linkistä Korkeakoulun arviot päästään Korkeakoulutietokantaan, jonne voidaan lisätä oman hakukohteen arviointiryhmän arvio korkeakoulusta. Arviointiryhmä voi arvioida yliopistoa joko numeerisella arvosanalla tai kommentoida sanallisesti. Page 16
Akateeminen arviointi Korkeakoulutietokanta Akateemisen arvioinnin lomakkeella olevan linkin lisäksi Korkeakoulutietokantaan pääsee myös valikosta kohdasta Ylläpitokanta > Korkeakoulu. Page 17
Akateeminen arviointi Korkeakoulutietokanta Korkeakoulu löytyy joko kirjoittamalla nimen osan Korkeakoulun nimi sarakkeeseen tai painamalla vain Hae painiketta, jolloin tietokanta hakee kaikki korkeakoulut. (Mikä tahansa merkki on *) Page 18
Akateeminen arviointi Korkeakoulutietokanta Korkeakoulun perustiedot näkyvät tästä. (päivitetään hakijapalveluissa) Arviointilistaan pääsee sivun alaosasta tai kaikki tehdyt arviot löytyvät kohdan Arviointi lista kautta Hae painikkeen avulla. (päivitetään korkeakouluissa)
Akateeminen arviointi Korkeakoulutietokanta Annetut arviot korkeakouluista näkyvät kohdasta Arviointi lista. Kaikkien arviointiryhmien arvioita pääsee selaamaan, mutta päivitysoikeus on vain omien hakukohteiden arviointiryhmiin. Jos korkeakoulua ei löydy arviointilistasta, ei kyseistä koulua ole aiemmin arvioitu > yhtään paperit toimittanutta hakijaa ei korkeakoulusta ole aiemmin hakukohteeseen hakenut.
Akateeminen arviointi alustavan valintaesityksen merkitseminen Akateemisen arvioinnin lomakkeelle voidaan merkitä alustava valintaesitys ja alustava hylkäyksen syy. Nämä tiedot näkyvät valintaesityslomakkeella, mikä helpottaa lopullisen valintaesityksen tekemistä. Page 21
Akateeminen arviointi raporttien hyödyntäminen Kun arviot on tehty kaikista kohteen hakijoista, voidaan järjestelmästä ottaa excel lista, jossa nähdään hakijoiden järjestyminen esim. annettujen pisteiden perusteella. Raporttipohjaan voidaan asettaa kaava, joka tuottaa muodostuvaan exceliin kaavan mukaisen tuloksen hakijoista. Pyyntö kaavan lisäämisestä tehdään osoitteeseen eage@aalto.fi. (vain järjestelmässä akateemista arviointia tekeville hakukohteille) Page 22
Raportit raporttipohjan lataaminen Lataa raportti valikosta löytyvät valmiit raporttipohjat. Raporttipohjan saa ladattua klikkaamalla raportin nimeä.
Raportit raporttipohjan lataaminen Raporttipohjaan määritellyt tiedot tulevat näkyville Sarakkeet osioon. Voit poistaa raportilta tietoja valitsemalla sarakkeen edessä olevan punaisen rastin. Raporttiin voi määritellä kaavan tai suodattimen Lisää kaavasarake tai Lisää suodatin painikkeiden edessä olevista vihreistä + painikkeista. Lopuksi valitse raportin muoto (Excel, Open office, Html) ja paina Luo raportti painiketta.
Raportit oman raportin lataaminen Voit luoda raportille haluamiasi asioita valitsemalla tiedon klikkaamalla Lomakkeiden kentät osiosta haluttua tietoa.
Perustietojen hakeminen oman hakukohteen hakijoista Valitaan raporttipohja Academic evaluation, basic information. Raporttipohjaan on määritelty ainoastaan yksi suodatin Vaihe = Akateeminen arviointi. Kun määritellään suodattimia lisää, tulee muistaa, että raporttipohjan suodatin vaikuttaa myös seuraavaan suodattimeen, joka luodaan.
Perustietojen hakeminen oman hakukohteen hakijoista Jatketaan olemassa olevaa suodatinta valitsemalla Lisää suodatin kohdasta vihreä + painike > asetetaan ehdot suodattimelle > painetaan Lisää suodatin. Ehdot esimerkkihakukohteen Energia ja LVI tekniikan koulutusohjelma Energiatekniikka suodattimessa 1. hakukohteena hakeville: ja [Hakulomake] 1. hakukohde = Energia ja LVI tekniikan koulutusohjelma Energiatekniikka (Koska raporttipohjaan on jo määritelty, että suodatetaan Vaihe=Akateeminen arviointi, ei tässä ensimmäisen suodattimen luontivaiheessa tarvitse vaihetta enää määritellä.)
Perustietojen hakeminen oman hakukohteen hakijoista Jos halutaan hakukohteen kaikki hakijat, tulee myös 2. hakukohteena hakevat määritellä raportille. Suodattimen määrittelyä voi jatkaa suoraan muuttamalla muutamia ehtoja sekä painaa Lisää suodatin. Ehdot suodattimessa 2. hakukohteena hakeville: tai [Hakulomake] 2. hakukohde = Energia ja LVI tekniikan koulutusohjelma Energiatekniikka Sekä ehdot vaiheen suodattamisesta: ja [perustiedot] Vaihe = Akateeminen arviointi
Perustietojen hakeminen oman hakukohteen hakijoista Suodattimien lisäämisen jälkeen muodostuu niistä lauseke määrittelyosion alapuolelle. Raportti saadaan luotua valitsemalla raportin tyyppi sekä Luo raportti painike. Mitä raportille tulee? Raportille tulevat perustiedot hakijoista, jotka ovat akateemisessa arvioinnissa ja heidän 1. tai 2. hakukohteensa on Energia ja LVI tekniikan koulutusohjelma Energiatekniikka.
Varasijakäsittely 1/2 Hakukohteen hakijat asetetaan paremmuusjärjestykseen. Järjestelmä ei itse järjestä hakijoita paremmuusjärjestykseen, vaan järjestely tehdään sen ulkopuolella (akateeminen arviointi). Järjestely voidaan tehdä joko papereista tai hyödyntämällä järjestelmästä saatavaa exceliä. Lopuksi hyväksytyt hakijat ja varasijoille tulevat hakijat merkitään Valintaesitys lomakkeelle kohteen pääkäyttäjän toimesta. Varasijoja tulee merkitä hakukohteelle riittävästi, vähintään yhtä monta kuin mitä 2. hakukohteesta on hyväksytty hakijoita (Huomio myös varasijoille merkityt 2. hakukohteen hakijat). Page 30
Varasijakäsittely 2/2 Varasijoja voidaan merkitä hakukohteelle kuinka paljon tahansa. Varasijat merkitään hakukohdekohtaisesti numeroin (1,2,3), ei tutkinto ohjelmakohtaisesti. Paremmuusjärjestyksen numeroita ei merkitä järjestelmään. Page 31
Esimerkki hakukohteen valinta-ajosta Hakukohteen EST14 hakijat paremmuusjärjestyksessä (hakijan 1. hakukohde on merkitty punaisella ja 2. hakukohde keltaisella värillä, vihreällä ympyrällä hakukohde, jonne hakija hyväksytty): Järjestys numero 1. hakukohde 1 EST14 AUT01 2 EST14 2. hakukohde 3 BIO05 EST14 Hakukohde, jonne hakija valikoituu: EST14 Elektroniikan ja sähkötekniikan tutkinto ohjelma Sähköfysiikka 4 EST13 EST14 5 EST14 MAR04 Varasijoilla: 1 GMA05 EST14 2 EST14 KON04 3 EST14 RRT02 BIO05 Bioinformaatioteknologian tutkinto ohjelma Bioautomatiikka GMA05 Geomatiikan tutkinto ohjelma Geodesia 4 EST14 PUU01 Sijalla 4 oleva hakija valikoituu 2. kohteen hakijana, koska hakijaa ei ole hyväksytty EST13 kohteeseen. Tarjolla olevista hakijoista aina parhaat valikoituvat hakukohteeseen, kun tarkastellaan koko hakijajoukkoa!
Yhteystiedot Mari Riihiaho, p. 050 5112969 mari.riihiaho@aalto.fi tai eage@aalto.fi Wiki sivut: https://wiki.aalto.fi/display/opitieto/ Page 33