Sähköpostin työkäyttötutkimus 1
Lähtotilanne Katrium España S.L. toteutti toukokuun 2012 aikana D-Fence Oy:n toimeksiannosta sähköpostin työkäyttötutkimuksen. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää miten kohderyhmät kohtaavat sähköpostin ja sen käyttöön liittyvät ongelmat työelämässä sekä mitkä asiat päivittäisessä sähköpostin käytössä loppukäyttäjiä häiritsevät ja kuinka paljon näiden läpikäymiseen kuluu aikaa. Tarkoitusena oli ulkopuolisen osapuolen tekemä mittaus yrityksille, jotka käyttävät sähköpostia liiketoimintavälineenä. Kvantitatiivinen tutkimus suoritettiin valitsemalla ensin kohderyhmään kuuluvia yrityksiä ja rakentamalla niiden pohjalta soittorekisteri. Yrityksissä työskenteleviä henkilöitä haastateltiin puhelimitse ja vastaukset tallennettiin Microsoft Word pohjaiseen tiedostoon ja koottiin tutkimuksen päätteeksi erilliseen Excel taulukkoon. Vastaajilta kysyttiin käyttävätkö he roskapostikansiota, kuinka he toimivat, jos roskapostia tulee ja kuinka kauan poistotoimenpiteisiin kuluu aikaa. Tutkimuksessa selvitettiin myös kuinka huolissaan vastaajat ovat verkkorikollisuudesta sekä mikä on parasta sähköpostin käytössä ja mikä huonointa. Vastaukset analysoitiin ja tulokset havainnollistettiin sekä visuaalisesti, että sanallisesti. Tutkimuksen kohderyhmä Kvantitatiivinen tutkimus suoritettiin valitsemalla kohderyhmäksi yrityksiä, jotka käyttävät sähköpostia päivittäin liiketoimintavälineenä. Toimialat valittiin yhteistyössä asiakasyritys D-Fence Oy:n kanssa. Kohderyhmään kuuluviksi yrityksiksi valikoituvat hotellit, markkinointiyhtiöt, mainostoimistot ja mainostilaa vuokraavat sekä myyvät yritykset, matkatoimistot, pankit, kunnat ja kaupungit, asiakaspalvelut, erilaiset yhdistykset ja järjestöt, maahantuontiyritykset, henkilöstöhallintoyritykset ja lakiasiaintoimistot. Suurimmassa osassa yrityksistä puhelu ohjautui keskukseen, josta haastattelijat pyysivät yhdistämään henkilölle, joka pystyy vastaamaan sähköpostiin liittyviin kysymyksiin. Keskukset yhdistivät puhelut tällöin it-puolelle tai joskus myös helpdeskiin. Tästä johtuen noin puolet vastanneista on it-alalla toimivia henkilöitä. Puolessavälissä tutkimusta päätimme yhteistyössä D-Fence Oy:n kanssa, että jatkossa tavoittelemme esimerkiksi myynti- ja markkinointipuolen edustajia vastaamaan kyselyyn, jotta saamme tuloksista mahdollisimman kattavan otannan. 2
1. Käytättekö sähköpostia työssänne? Kyllä 200 100,0 % Ei 0 0,0 % 3
2. Onko roskaposti tuttu asia? Kyllä 198 96,0 % Ei 2 4,0 % 4
3. Käytätkö roskapostikansiota? Kyllä 150 75,0 % Ei 50 25,0 % 5
4. Kuinka paljon aikaa menee sen läpikäymiseen? Alle 1 min - 1 min/pvä 64 32,0 % 2-5 min/pvä 57 28,5 % Yli 5 min/pvä 9 4,5 % 2-5 min/vko 21 10,5 % Yli 5 min/vko 14 7,0 % EOS tai jätti vastaamatta 35 17,5 % 6
5. Tuleeko roskaa silti vielä läpi, "Saapuneet" - kansioon? Kyllä 110 55,0 % Ei 58 29,0 % EOS tai jätti vastaamatta 32 16,0 % 7
6. Asteikolla 1-5: Miten paljon Teitä huolettaa verkkorikollisuus yleensä? (1 ei huoleta yhtään, 5 huolettaa kovasti) Ei huoleta yhtään 15 7,5 % Huolettaa melko vähän 37 18,5 % Huolettaa jonkin verran 75 37,5 % Huolettaa melko paljon 46 23,0 % Huolettaa kovasti 25 12,5 % EOS tai jätti vastaamatta 2 1,0 % 8
7. Parasta sähköpostin käytössä on? Nopeus 86 43,0 % Helppous 26 13,0 % Maksuttomuus 3 1,5 % Tavoitettavuus 8 4,0 % Saa dokumentin itselle 15 7,5 % Ei ole sidonnainen aikaan 18 9,0 % Säästää paperia 3 1,5 % Kätevä 24 12,0 % EOS tai jätti vastaamatta 17 8,5 % 9
8. Huonointa sähköpostin käytössä on? Virukset 3 1,5 % Tulee liikaa postia 59 29,5 % Epävarmuus 42 21,0 % Roskaposti/mainokset 21 10,5 % Sosiaalisuus vähenee 7 3,5 % Informaation epäselvyys 9 4,5 % Vie aikaa 13 6,5 % Paineet/vaatii nopeaa reagointia 8 4,0 % Turvallisuusriskit 5 2,5 % EOS tai jätti vastaamatta 33 16,5 % 10
Kysymykset Ensimmäisessä kysymyksessä kysyttiin käyttääkö haastateltava henkilö työssään sähköpostia. Koska kriteerinä tutkimukseen vastaamiseen oli, että haastateltava henkilö käyttää työssään sähköpostia, vastasivat kaikki myöntävästi. Kysymyksen tarkoituksena oli varmistaa, että henkilö varmasti kuuluu kohderyhmään. Toisessa kysymyksessä tiedusteltiin onko roskaposti tuttu asia. Lähes kaikki vastaajista, eli 96 % kertoi tietävänsä mitä on roskaposti ja vain 4 % ilmoitti ettei ole tuttu asia. Kolmannessa kysymyksessä vastaajilta kysyttiin käyttävätkö he roskapostikansiota työsähköpostissaan. Neljännes vastaajista ei käytä roskapostikansiota ja jopa 75 % ilmoitti käyttävänsä sellaista. Kysymyksessä oli tarkoituksena kartottaa onko tälläistä kansiota ylipäätään olemassa. Neljännessä kysymyksessä selvitettiin kuinka kauan aikaa kuluu roskapostien läpikäymiseen. Tämä oli luokiteltu tärkeimmäksi kysymykseksi asiakasyrityksen tarpeisiin nähden. Vastaajat käyttivät suurimmaksi osaksi alle minuutista minuuttiin päivässä aikaa tähän. Viidennessä kysymyksessä haluttiin selvittää tuleeko kohderyhmän edustajille roskapostia Saapuneet kansioon, vaikka olisikin roskapostikansio olemassa. Yli puolella vastaajista roskapostia tulee roskapostikansiosta huolimatta. Seuraavassa kysymyksessä vastaajia pyydettiin arvioimaan asteikolla yhdestä viiteen kuinka huolissaan he ovat verkkorikollisuudesta yleensä. Mielipiteet jakautuivat melkotasaisesti, mutta eniten vastattiin, että huolettaa jonkin verran. Kysymyksissä seitsemän ja kahdeksan kartoitettiin kohderyhmän edustajien mielipiteitä siitä, mitkä ovat sähköpostin käytön parhaat ja huonoimmat puolet. Parhaimmiksi puoliksi nousivat sähköpostin nopeus ja kätevyys ja huonoimmiksi puoliksi postien suuret määrät ja sähköpostin epävarmuus. 11