KoneFutur Brandtin sähköisten liitäntöjen asennus- ja käyttöohje Päivitetty 24.2.2013 Brandt liitäntä - - 1 -
Sisällys KÄYTTÖÖNOTTO...3 YLEISTÄ...3 TOIMINNON REKISTERÖIMINEN KÄYTTÖÖN...3 BRANDTIN TOIMITTAJANUMEROIDEN ASETTAMINEN...3 ASETUSTEN JA TUNNUSTEN LAITTAMINEN...4 TOIMITTAJATIETOJEN TÄYDENTÄMINEN...5 TUOTEKORIN HAKU HONDAN WEBEPC/ EPC -LUETTELOSTA...6 POLARIKSEN PARTSMART- VARAOSALUETTELON LIITÄNTÄ...7 SAATAVUUSKYSELY...7 TILAUKSEN TEKO, SUORA TILAUKSEN LÄHETTÄMINEN...7 POIKKEAVAT TOIMITUSTAVAT SUORISSA TILAUKSISSA...8 TILAUKSEN LÄHETTÄMINEN EXTRANETIN KAUTTA (VANHA TAPA)...9 PALVELINOSOITTEIDEN MUUTTAMINEN SAATAVUUSKYSELYYN TARPEEN VAATIESSA...10 LISÄTIETOJA...10 Brandt liitäntä - - 2 -
KÄYTTÖÖNOTTO YLEISTÄ Tämä ohje koskee KoneFuturin versiota 2010.3 tai uudempaa. Liitäntä sisältävät seuraavat osat: - Ostoskorin haku EPC ja WebEPC varaosaluetteloista - Suora ostotilauksen lähetys Brandtin järjestelmään - Edellisen kanssa vaihtoehtoinen tapa: Ostotilauksen tallennus lähetettäväksi Extranetin kautta - Saatavuuskysely - Extranet- palvelun avaus nuolesta - Takuiden ja huoltojen rekisteröinti sekä konetietojen haku, josta on erillinen käyttöohjeensa (2010.3 version uudet toiminnot) TOIMINNON REKISTERÖIMINEN KÄYTTÖÖN Kyseessä on lisämoduuli. Rekisteröintiä varten tulee saada ensin rekisteröintikoodi FuturSoftilta. Kun rekisteröintikoodi on saatu, se syötetään päävalikon yläreunassa, kohdassa Asetukset- Lisätoimintojen käyttöönotto. Tällä ruudulla selataan kohtaan Liitäntä Brandt tai haetaan nimihaulla. Sen kohdalla painetaan Rekisteröi kohdalla oleva toiminto käyttöön ja syötetään annettu koodi. Koodi riippuu yrityksen tarkasta nimestä. Joten jos ohjelma ei hyväksy saatua koodia, pitää ilmoittaa ruudulla näkyvä yrityksen nimi, ja pyytää sitä vastaava uusi koodi. BRANDTIN TOIMITTAJANUMEROIDEN ASETTAMINEN Ensin ohjelmaan pitää määrittää, millä toimittajanumerolla ohjelmassa käsitellään Hondaa ja Polarista. Mahdolliset muut merkit käsitellään sen mukaan, ovatko ne Brandt Oy:n alla (Honda toimittajanumero) vai Brandt-Polaris Oy:n alaisuudessa (Polaris toimittajanumero). Brandt liitäntä - - 3 -
Huom! Tärkeää! Hondaa ja Polarista käsitellään omilla toimittajanumeroillaan, koska on myös kaksi yhtiötä, Brandt Oy ja Brandt-Polaris Oy. Molempien tuotteet tulee olla ajettuna tuotteiksi eri toimittajanumeroillaan. Jos käytössä on pelkkä Polaris, eikä Hondaa, asetetaan Hondan toimittajanumeroksi joku numero, joka ei ole käytössä (esimerkiksi esim. 9999). Näin esimerkiksi rivit, joilla toimittajanumero on 0, eivät missään käyttötilanteessa ymmärretä olevan Hondan tuotteita (jos toimittajanumerona 0). Toimittajanumerot asetetaan seuraavasti: - Mennään kohtaan Asetukset Lisäasetukset - Siellä välilehdelle Brandt - Täällä kohdassa Hondan toimittajanumero annetaan oikea toimittajanumero. ASETUSTEN JA TUNNUSTEN LAITTAMINEN Brandtin Extranetin käynnistyssivun asettaminen Käynnistyssivu on https://extranet.brandt.fi/branprod/default.asp Samalta lisäasetusten Brandt- välilehdeltä, kuin edellä, asetetaan myös minkä nettisivun ohjelma avaan, kun painetaan Extranetin käynnistysnuolta. Tämän nettisivun saa tietoon Brandtilta, tai FuturSoftin helpdeskistä. Extranetin käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttäminen Brandt liitäntä - - 4 -
Brandtin Extranetin tunnukset tarvitaan saatavuuskyselyä varten. Ne syötetään Brandt- välilehdellä kohtiin Saatavuuskyselyn käyttäjätunnus ja Saatavuuskyselyn salasana, ja ovat samat, millä yritys on jo aiemmin kirjautunut Brandtin Extranetiin. Uusia tunnuksia ei siis tarvita tätä varten. TOIMITTAJATIETOJEN TÄYDENTÄMINEN Tilausjärjestelmän tiedot syötetään toimittajien hallintaruudulla. Sinne mennään ensin päävalikon Tiedot- välilehdeltä kohdasta Toimittajat. Tällä ruudulla haetaan ensin Brandt. Toimittajan tietoruudulla on syytä ensin tarkistaa, että oma asiakasnumero on syötetty. Se on Yleiset- välilehden kohdassa Oma asiakasnumero. Aktiivisuus kentän pitää olla "AKTIIVINEN". Yleiset- välilehdellä, www- palvelimen osoite- kenttään syötetään: extranet.brandt.fi Sähköinen kauppa- välilehdellä syötetään kohtiin www- käyttäjätunnus ja www-salasana, Brandtin Extranetin tunnukset. Ennen kuin tilausliitäntä voidaan kuitenkaan avata, tulee Brandtin IT-osastoon olla yhteydessä, jotta suora tilausliitäntä (FTP) aktivoidaan käyttöön. Tunnukset ovat kuitenkin siis samat kuin Extranetiin. Brandt liitäntä - - 5 -
TUOTEKORIN HAKU HONDAN WEBEPC/ EPC -LUETTELOSTA Liitäntä on tehty sekä nettiluetteloon että vanhempaan EPC- luetteloon. Tämä ohje koskee molempia. Ostoskorin siirrossa käytettävä siirtotiedoston nimi asetetaan asetuksissa kohdassa Lisäasetukset Brandt Hondan siirtotiedosto. Tämä voidaan asettaa usein kuvan tavalla, mutta luonnollisesti voi muuttua luettelon määrittelemällä tavalla. Lisäksi syötetään asetusten samalla välilehdellä kohtaan Käynnistyssivu WebEPC ajan tasalla oleva käynnistys-nettisivu varaosaluettelolle. Periaatteessa siis käynnistetään luettelo Brandtin neuvomalla tavalla, ja otetaan nettiselaimen otsikossa näkyvä osoite muistiin ja kopioidaan sen tänne (Ctrl+C =kopioi, Ctrl+V=liitä). Osoite ei ole julkista tietoa, ja se voi muuttua ajan myötä, jonka vuoksi sitä ei julkaista tässä ohjeessa). Haku myyntiin, ostoihin tai työmääräysruudulle tapahtuu Honda- painikkeesta. Jotta painike nuolineen tulee näkyviin, se ensin aktivoidaan myyntiruudun alareunassa oltaessa hiiren oikealla, kun aktiivisena on välilehti Luettelot. Valikossa pitäisi olla Honda, joka ruksataan. Tämän jälkeen ohjelma muistaa tämän eri ruuduilla. Lisäksi Järjestä luettelot- toiminnolla sen voi siirtää vaikkapa ensimmäiseksi listalla. Kuvakkeen yläpuolella olevasta vasemman puoleisesta nuolesta voidaan käynnistää suoraan nettisivu, josta luetteloon kirjaudutaan sisään. Huom! tunnukset pitää aina syöttää, eli ohjelma ei kirjaudu sisään suoraan. Ostoskori tallennetaan sitten varaosaluettelon puolella. Tallennusvaiheessa kannattaa käyttää tallennuskohteena Paikallinen levy C: ja Dmsparts-kansiota. Jos Dmsparts-kansiota ei löydy, niin se luodaan ( -kuvakkeesta). Tiedostonimeksi tulee yleensä vakiona dmsparts.txt. Brandt liitäntä - - 6 -
Kunhan edellä on määritetty asetuksiin Hondan toimittajanumero oikein, tuotteiden pitäisi tulla ruudulle sen jälkeen, kunhan ne löytyvät tuotekortistosta. Muussa tapauksessa ohjelma herjaa puuttuvasta tuotekoodista. POLARIKSEN PARTSMART- VARAOSALUETTELON LIITÄNTÄ Jos käytössä on Polariksen PartSmart varaosaluettelo, siihen on olemassa erillinen liitäntä. Tämä avataan rekisteröintikoodilla ja siitä on erillinen asennusohje. Tästä voi kysyä helpdeskistä lisätietoja, jos luettelo on käytössä. SAATAVUUSKYSELY Kun Extranetin käyttäjätunnus ja salasana on syötetty asetuksiin (kts. edellä), samoin kuin Brandtin toimittajanumero, toimii saatavuuskysely myyntiruudulla yksinkertaisesti Saatavuus- painikkeesta (kun auki on Luettelot- välilehti). Tälle on myös pikanäppäin Ctrl+S. Saatavuustiedot avautuvat sisäiseen nettiselaimeen, ja näkyvät seuraavasti. Tiedot näkyvät Extranetin tapaan, ja Toim. aika kertoo onko tuote heti saatavissa vai tietyllä toimitusajalla. Koska kyselyn vastaus on tämäntyyppinen, tehdään kysely aina tuotekohtaisesti, kaikilta tuotteilta kerralla kyselyä ei voi tehdä, mm. koska tietoja ei voida näyttää näin tarkasti listamuodossa. Kyselystä ilmenee myös mahdollinen korvattu tuotekoodi sekä nykyinen hinta. Vaikka ruudulla näkyy esim. Ostoskorissa tai Poista, on tämä pelkkä saatavuuskysely, joka ei vaikuta ostoskoreihin ym. Extranetissä. TILAUKSEN TEKO, SUORA TILAUKSEN LÄHETTÄMINEN Tilaus tehdään normaaliin tapaan, ja hyväksymisen jälkeen painetaan ostotilausruudulla Lähetä- F8. Brandt liitäntä - - 7 -
Lähetysruudulla näkyy sen jälkeen Brandtin tilaus (tai kaikki muutkin lähettämättä olevat) ja tilaus lähetetään Lähetä- F12 toiminnolla. Käytännöt tilausten suorassa lähettämisessä: - Tilaukset käsitellään arkisin 7-18 välisenä aikana. Eli jos tilaus lähetetään illalla, se käsitellään aamulla. - Tilaukset luetaan sisään 5 minuutin välein. Näin ollen keskimäärin tilaus luetaan sisään 2-3 minuutissa. - Tilauksesta tulee yrityksen sähköpostiosoitteeseen vahvistus, kun se on onnistuneesti käsitelty - Tilauksen tila on nähtävissä Extranetista, valikon kohdasta Tilaus ja joko Rivit tai Tilaukset. - Tilaus menee välittömästi keräilyyn, jos tavaraa löytyy POIKKEAVAT TOIMITUSTAVAT SUORISSA TILAUKSISSA Oletuksena toimitustavaksi tulee asiakastiedoissa oleva toimitustapa. Tämä on syytä varmistaa käyttöönoton yhteydessä, koska tätä ko. oletustoimitustapaa ei ole välttämättä aiemmin käytetty, koska Extranetissä on kulloinkin valittu oikea toimitustapa. Brandt liitäntä - - 8 -
Jos halutaan valita eri toimitustapoja tilausta tehtäessä, voidaan käyttää ohjelmassa olevaa mahdollisuutta määritellä toimittajakohtaisia toimitustapakoodeja. Tällöin ne perustetaan toiminnossa Toimitustapojen hallinta, välilehdellä Ostotilausten toimitustavat. Tällöin nämä toimitustavat näkyvät ostotilausta tehtäessä ruudulla toimitustapojen valikossa. Toimitustapakoodit ovat syyskuussa 2010 seuraavat, ja varmistukset on syytä tehdä tarvittaessa suoraan Brandtilta. 1 Nouto 7 Matkahuolto 8 Lentorahti 43 Posti 9.00 44 Posti 14.00 TILAUKSEN LÄHETTÄMINEN EXTRANETIN KAUTTA (VANHA TAPA) Tilauksen suora lähettäminen korvaa tarpeen lähettää Extranetin kautta. Tämäkin mahdollisuus on kuitenkin entuudestaan olemassa. Tilaus hyväksytään tällöin ensin normaaliin tapaan. Kun liitäntä on päällä, ja ohjelma havaitsee tilauksen Brandtin tilaukseksi, ohjelma tallentaa siirtotiedoston Brandtin muodossa. Tämän jälkeen käynnistetään Brandtin Extranet, painamalla ostotilausruudulla olevaa, Hondan logon yläpuolella olevaa oikean puoleista nuolta. Brandt liitäntä - - 9 -
Tällöin avautuu Brandtin Extranet, johon kirjaudutaan omilla käyttäjätunnuksilla. Extranetissä mennään kohtaan Ostoslistat. Siellä on kohta Siirrä EPC tiedosto. Tällöin valitaan tiedostoksi c:\hondaepc\dmsparts.txt. Tuoterivit tulevat silloin näkyviin Extranetiin. Samalla nähdään tuotteiden saatavuus ja muut tiedot. Sen jälkeen viedään kustannusarvio tilaukseksi (Order). PALVELINOSOITTEIDEN MUUTTAMINEN SAATAVUUSKYSELYYN TARPEEN VAATIESSA Ohjelmaan ei ole täysin kiinteästi ohjelmoitu saatavuuskyselyn nettiosoitetta, koska nettiosoitteet voivat ajoittain muuttua. Jos osoite jatkossa muuttuu, sen muuttaminen tapahtuu seuraavasti. Asetuksissa Brandt- välilehdellä ruksataan asetusruudun alareunasta Näytä piilotetut asetukset. Tämän jälkeen ruudulle tulevat näkyviin sekä Brandt saatavuuskyselyn osoite että Polaris saatavuuskyselyn osoite. Nämä aktivoidaan kaksoisnapsauttamalla asetuksen nimeä, jolloin arvo tulee näkyviin. Näitä voidaan tällöin muuttaa vapaasti ruudulla. Jos tämä tarve tulee, siitä ohjeistetaan erikseen, mikä uusi palvelinosoite on. LISÄTIETOJA FuturSoft Oy, Helpdesk 0600-9-4044, helpdesk@futursoft.fi Brandt liitäntä - - 10 -