Maventan käyttöohje 15.11.2011
Sisällys 1 Palvelun käyttöönotto... 3 1.1 Maventa-tilin avaaminen... 3 1.2 Maventa-tilin aktivoiminen... 4 2 Ensimmäisen käyttökerran opas... 5 2.1 Verkkolaskutilin asetukset... 5 3 Maventa palvelunhallinta... 7 3.1 Palvelunhallinnan pääsivu... 7 3.2 Pikalinkit... 8 4 Laskut... 8 4.1 Laskut (Avoimet)... 8 4.2 Noutamattomat ostolaskut... 10 4.3 Lähetetyt laskut... 10 4.4 Saapuneet laskut... 10 4.5 Lähetystavat... 11 4.6 Virheelliset laskut... 11 4.7 Vie laskuja... 11 4.8 Testaa XML-laskudata... 12 4.9 Lähetä XML-laskudata... 12 5 Raportit... 12 5.1 Myyntiraportti... 12 5.2 Saapuneet... 13 5.3 Transaktiot... 13 6 Haku... 14 7 Valitse yritys... 14 8 Asetukset... 15 8.1 Yrityksen tiedot... 15 8.2 Laskujen vastaanotto... 16 8.3 Pankkiverkkoasetukset... 17 8.4 Skannitili... 17 8.5 Postiosoitteet... 17 8.6 Pankkitilit... 18 8.6.1 Tilin muokkaus tai lisääminen... 18 8.7 Ohjelmisto API-avaimet... 19 9 Käyttäjät... 20 9.1 Laskutuslisät... 21 10 Ulkoasuasetukset... 23 11 Omat asetukset... 23 11.1 Tiedot... 23 11.2 Vaihda salasana... 24 12 Maventan verkkolaskutilin aktivoiminen taloushallinto-ohjelmassasi... 24 2 (24)
1 Palvelun käyttöönotto 1.1 Maventa-tilin avaaminen Mene osoitteeseen https://secure.maventa.com/register?lang=fi A. Valitse Tilin tyypiksi Yritys Asiakastili. B. Valitse maaksi Suomi. C. Täytä yrityksesi nimi, Y-tunnus sekä käyttämäsi taloushallinto-ohjelma. D. Täytä käyttäjätietoihin nimi, sähköposti ja puhelinnumero. E. Valitse salasana. F. Hyväksy käyttöehdot, jotta voit rekisteröityä. G. Lopuksi klikkaa rekisteröidy. 3 (24)
1.2 Maventa-tilin aktivoiminen Rekisteröitymisen jälkeen saat ilmoituksen aktivointisähköpostista. Aktivointisähköposti Seuraamalla sähköpostissa olevaa aktivointilinkkiä aktivoit tilin ja pääset palvelun aktivoitumissivulle, missä on linkki palvelun kirjautumissivulle. Ensimmäistä kertaa palveluun sisään kirjautuessasi sinun täytyy tehdä tietyt pakolliset määrittelyt (ks.2). 4 (24)
2 Ensimmäisen käyttökerran opas 2.1 Verkkolaskutilin asetukset Kirjautuessasi palveluun ensimmäistä kertaa sinun täytyy määritellä tilin asetukset. Voit kuitenkin muuttaa tietoja tarvittaessa myöhemmin. A. Ensimmäisellä sivulla lisää yrityksen osoitetiedot. B. Seuraavalla sivulla anna yrityksesi pankkitiedot. C. Lisää yrityksesi sähköpostiosoite. D. Lisää laskutuksen sähköpostiosoite, jos et halua laskujen menevän yrityksen yleiseen sähköpostiin. E. Lisää yrityksesi kotisivun osoite, jos haluat sen näkyvän laskussa. F. Määrittele sähköpostimuistutuksen väli, eli kuinka usein asiakas, joka ei ole noutanut laskua, saa siitä muistutuksen sähköpostiin. Jos et halua käyttää muistutuksia, laita kenttään 0. G. Voit sallia automaattisen paperilaskujen lähetyksen tietyn alueen sisällä. H. Voit valita kirjeluokan, jota käytetään kotimaassa paperilaskujen lähetyksessä. 5 (24)
Kolmannella sivulla määrittelet laskutuslisät ja korkoprosentit. Voit myöhemmin milloin vain muuttaa näitä ja muita asetuksia palvelunhallinta sivulta. I. Aseta viivästyskorko. J. Määrittele muistutusmaksu. K. Määrittele paperilaskutuslisä. L. Valitse valuutta, jonka mukaan summat määritellään. M. Aktivoi verkkolaskujen vastaanotto, mikäli haluat käyttää toimintoa. Verkkolaskutilin määrittely on nyt valmis ja voit aloittaa palvelun käyttämisen. 6 (24)
3 Maventa palvelunhallinta 3.1 Palvelunhallinnan pääsivu Pääset Maventan palvelusivuille osoitteessa https://login.maventa.com käyttäjätunnuksen ja salasanasi avulla. Palvelunhallinnassa näet osto ja myyntilaskusi, voit tehdä raportteja sekä hakea tiettyä laskua. Lisäksi voit muuttaa yrityksesi asetuksia, kytkeä uusia palveluja päälle (kuten paperisten ostolaskujen skannauksen, perintäpalvelut, yms.) ja luoda yrityksellesi lisää käyttäjiä. 7 (24)
3.2 Pikalinkit Pikalinkit löytyvät etusivun vasemmasta laidasta. Niiden avulla pääset nopeasti tarkastelemaan esimerkiksi avoimia laskuja tai raportteja. Voi myös antaa palvelusta palautetta. A. Anna palautetta valitsemalla palautelomake. B. Ilmoita viestissä sähköpostiosoitteesi sekä nimesi. C. Määritä valikosta käyttämäsi taloushallinto-ohjelmisto. D. Kirjoita viesti. E. Lähetä palautteesi. 4 Laskut Voit tarkastella odottavia (eli ei vielä hyväksyttyjä laskuja) sekä arkistoituja laskuja tai viedä laskuja taloushallinto-ohjelmistoosi. Näet aina laskun tiedot klikkaamalla näytä lasku. 4.1 Laskut (Avoimet) Täältä näet avoimet laskut ja niiden tiedot, kuten laskun tilan, laskunumeron, asiakkaan, laskutus- ja eräpäivän sekä laskun summan. Jos laskun tiedot ovat kohdallaan, klikkaa 8 (24)
hyväksy. Mikäli laskussa on mielestäsi virhe, jonka haluat laskuttajan korjaavan, valitse hylkää. Kirjoita hylkäyksen syy ilmestyvään laatikkoon. Suosittelemme kuitenkin myös ottamaan yhteyttä suoraan laskuttajaan. Jos lasku on mielestäsi asiaton tai huijauslasku, valitse ilmianna. A. Voit rajata hakuehtoja rajausehto-kentässä. B. Klikkaa näytä lasku päästäksesi laskun tietoihin. C. Näet laskuttajan tiedot. D. Näet vastaanottajan tiedot. E. Näet laskun tiedot. F. Saat myös tarkemman erittelyn laskun sisällöstä, josta käyvät ilmi laskutettavat tuotteet ja niiden hinnat veroineen ja ilman. G. Voit joko noutaa PDF-laskun, kuitata laskun maksetuksi tai peruuttaa sähköpostilaskun. 9 (24)
4.2 Noutamattomat ostolaskut EI KUVAA! Sisään tulleet ostolaskut näet täältä. Napsauttamalla näytä lasku laskun kohdalla, pääset tarkastelemaan sitä yksityiskohtaisemmin. Painamalla hyväksy saat laskun pankkitiedot näkyviin ja laskuttaja saa automaattisesti tiedon hyväksymisestä. Hyväksymisen jälkeen voit tallentaa laskun haluamassasi muodossa ja se siirtyy arkistoon saapuneisiin laskuihin. 4.3 Lähetetyt laskut Lähetetyissä laskuissa ovat yrityksesi lähettämät laskut, jotka vastaanottaja on hyväksynyt. 4.4 Saapuneet laskut Arkisto -otsikon alla saapuneissa laskuissa näkyvät hyväksymäsi ostolaskut. Sisään tulleet ostolaskut tulevat sivulle saapuneet laskut, joka on odottaa- otsikon alla. 10 (24)
4.5 Lähetystavat Täältä näet laskujen lähetystavat, eli ovatko ne lähteneet verkko-, sähköposti- vai paperilaskuina. Näet muuten samat tiedot kuin lähetetyt laskut -osiosta. 4.6 Virheelliset laskut Virheellisiksi merkityt laskut löytyvät täältä. 4.7 Vie laskuja Vie laskuja -toiminnolla voit tallentaa haluamasi laskut PDF-, Finvoice- tai muussa XML- muodossa. A. Voit etsiä laskuja rajausehtokentän avulla. B. Valitse haluamasi laskut laittamalla rasti laskun kohdalla olevaan ruutuun. C. Voit myös valita kaikki laskut tai poistaa jo tekemäsi valinnat. D. Valitse laskujen tiedostomuoto. 11 (24)
E. Klikkaa lopuksi vie laskuja. 4.8 Testaa XML-laskudata Voit myös testata laskumateriaalisi yhteensopivuuden Maventan kanssa. Toiminto tukee useita laskuja samassa XML- tiedostossa. 4.9 Lähetä XML-laskudata Tällä sivulla voit lähettää luomiasi XML-laskuja. Ennen lähetystä saat esikatselun laskun tiedoista ja viestin mahdollisista virheistä. Hyväksy lähetys painamalla lähetä. Huomioi, että laskuja, joissa on liitetiedostoja, ei voida lähettää tämän toiminnon avulla. 5 Raportit Raportit-sivulla voit luoda raportteja myynnistä, saapuneista laskuista sekä transaktioista. 5.1 Myyntiraportti A. Klikkaa ensin valitse saadaksesi laskutustilaston esiin. B. Yleisestä tilastosta näet mm. vuoden todellisen myynnin. 12 (24)
C. Avoimien laskujen tilastosta näet mm. erääntyneet laskut. D. Voit tallentaa raportin PDF-muodossa klikkaamalla linkkiä. 5.2 Saapuneet Näet raportin saapuneiden laskujen osalta. Saat raportin samalla tavalla kuin edellisessä kohdassa. 5.3 Transaktiot A. Valitse ensin raportin aloitus- ja lopetuspäivämäärät. Paina sitten valitse saadaksesi raportin näkyviin. B. Näet sekä saapuneet että lähteneet laskut ja niiden tiedot, kuten mm. laskun tilan. C. Valitse tallenna PDF, mikäli haluat raportin PDF-muodossa. 13 (24)
6 Haku Käytä haku- työkalua löytääksesi yritykset sekä niiden laskutusosoitteet. Voit hakea yrityksiä nimellä, OVT- / verkkolaskutusosoitteella, Maventa- ID:llä tai VAT - / Y- tunnuksella. A. Syötä hakuehto tekstikenttään etsiäksesi haluamasi yritykset. B. Klikkaa näytä tiedot nähdäksesi tarkempia tietoja yrityksestä. C. Näet yrityksen osoitteen, Y-tunnuksen sekä laskujen vastaanottomahdollisuudet. 7 Valitse yritys Täältä näet kaikki yritykset, joihin sinulla on käyttöoikeus. A. Klikkaamalla valitse pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan kyseisen yrityksen tietoja. 14 (24)
8 Asetukset Asetukset-sivulla voit muokata yritys- ja käyttäjäasetuksia. Aloitussivulla näet API-avaimesi sekä yrityksen UUID- tunnuksen. Tarvitset niitä saadaksesi yhteyden Maventaan muista ohjelmistoista. API-avainta tarvitaan aina, mutta UUID on tarpeellinen vain silloin, kun sinulla on käyttöoikeus useampaan yritykseen samalla käyttäjätunnuksella. Kysy ohjelmistosi valmistajalta tarkempia ohjeita siitä, mihin avaimet syötetään. 8.1 Yrityksen tiedot A. Yrityksen tiedot -sivulta löydät yrityksen Y- tunnuksen, Maventa- verkkolaskuosoitteen ja kotimaan. Voit myös vaihtaa yrityksen nimeä ja sähköpostiosoitetta. B. Voit vaihtaa myös laskutuksen sähköpostiosoitetta. C. Voit vaihtaa kotisivun osoitteen. D. Voit asettaa sähköpostimuistutusten välin, eli kuinka monen päivän välein lähetetään muistutus asiakkaalle, joka ei ole noutanut laskua. Oletusarvo on 2. Jos et halua lähettää muistutuksia, laita kenttään 0. E. Voit aktivoida ipost- palvelun, joka mahdollistaa paperilaskujen lähettämisen automaattisesti. Kun aktivoit palvelun, valitse mahdollistetaanko laskujen lähettäminen kotimaassa, EU-maissa vai maailmanlaajuisesti. F. Valitse myös kotimaan laskujen kirjeluokka. G. Ilmoitukset laskunvälitysvirheistä lähetetään laskun luoneen käyttäjän sähköpostiin. Voit lisätä yhden tai useamman sähköpostiosoitteen (erota ne toisistaan pilkulla), jonne virheilmoitukset lähetetään. H. Voit myös estää ilmoituksen lähettämisen laskun luoneen käyttäjän osoitteeseen. 15 (24)
I. Voit tilata lyhyen raportin tilinne laskumääristä joko päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. J. Voit antaa useita osoitteita (pilkulla eroteltuna). Lisäksi voit valita kuinka usein raportti lähetetään. K. Voit aktivoida perintäpalvelun yhteistyökumppanimme Duetto Groupin kautta. Aktivoinnin jälkeen saat laskut-osion navigointipalkkiin uuden linkin nimellä lähetä perintään, josta pääset lähettämään laskuja perintään. L. Paina lopuksi päivitä. 8.2 Laskujen vastaanotto Tältä sivulta näet yrityksesi verkkolaskuosoitteen, johon laskut voidaan vastaanottaa. Jos vastaanotto on aktiivinen (rasti kohtaan vastaanota laskuja), muut yritykset voivat lähettää verkkolaskuja yritykseen Maventa-verkoston kautta. Vastaanottaminen on ilmaista operaattoriverkon sisällä. 16 (24)
8.3 Pankkiverkkoasetukset Tällä sivulla voit aktivoida käyttöösi laskujen lähetyksen pankkiverkkoon. Avauksesta veloitetaan 10 euroa (ALV 0%). Kun yhteys on avattu, voit lähettää sekä vastaanottaa verkkolaskuja pankkien yritysasiakkaille ja -asiakkailta. Vastaanotto aktivoituu samalla tavalla kuin muidenkin laskujen vastaanottaminen (ks. 8.2). 8.4 Skannitili Skannauspalvelun avulla paperiset ostolaskut saadaan muutettua sähköisiksi. Palvelu toimii siten, että saapuvat laskut skannataan, ja niistä tulkitaan perustiedot, joiden avulla luodaan verkkolasku. A. Sirryttyäsi skannipalvelun aktivointiin lisää kenttiin yrityksesi osoitetiedot palautettavan materiaalin lähettämistä varten. B. Laita rasti kohtaan Avaa skannitili ja paina lopuksi Tilaa. Näet nyt skanniosoitteesi, jonka voit antaa niille toimittajille, jotka lähettävät paperilaskuja. Palvelu on aktivoinnin jälkeen käytössäsi heti. Jatkossa saat laskut sähköisinä suoraan Maventa-tilillesi. 8.5 Postiosoitteet Täältä näet yrityksesi postiosoitteet. Tämän toiminnon avulla voit säästää aikaa silloin, kun laskuja täytyy lähettää useammalla kielellä. Laskua luodessa katsotaan vastaanottajan maakoodia ja kieltä (esim. FI / SE), jos niille löytyy osuma, se valitaan. Jos osumaa ei löydy, käytetään ensimmäistä kyseisen maan osoitetta. Jos maaosumaakaan ei löydy, käytetään oletukseksi valittua osoitetta. Esimerkki: Jos yrityksellä on Finland / FI- ja 17 (24)
Finland / SE- osoitteet, ja laskutetaan suomalaista yritystä ruotsiksi, laskulle valitaan Finland / SE- osoite. Lisää uusi postiosoite täyttämällä osoitetiedot niille varattuihin kenttiin. joita voit muokata kohdasta maa / kieli. Voit lisätä niitä klikkaamalla lisää postiosoite. 8.6 Pankkitilit A. Voit muokata olemassa olevia pankkitilejä klikkaamalla tilinumeroa. B. Voit poistaa pankkitilejä. C. Voit lisätä uusia pankkitilejä. 8.6.1 Tilin muokkaus tai lisääminen Vanhan tilin muokkaaminen ja uuden lisääminen onnistuvat samalla tavalla. A. Voit muuttaa pankkia ja tilinumeroa tai lisätä uuden. 18 (24)
B. Voit valita, käytetäänkö kyseistä tiliä oletuksena laskujen maksussa. 8.7 Ohjelmisto API-avaimet Tällä sivulla voit lisätä ja muokata ohjelmistojen API-avaimia. A. Klikkaamalla ohjelmistoa pääset muokkaamaan API-avaimia. B. Voit muokata laskutusmarginaaleja. C. Voit poistaa API:n käytöstä. D. Klikkaa lopuksi päivitä. 19 (24)
E. Napsauttamalla lisää API- avain pääset syöttämään ohjelmistoille määrärajan ja laskutusmarginaalit. Se tapahtuu samalla tavalla kuin edellisessä kohdassa opastettu tietojen muokkaaminen. 9 Käyttäjät Käyttäjät-sivulla voit lisätä, poistaa ja muokata yrityksen käyttäjiä. Voit muuttaa käyttäjän tietoja täällä. A. Näet myös käyttäjän käyttöoikeudet. B. Lisää uuden käyttäjän tiedot. C. Aseta hänelle käyttöoikeudet, joko user tai admin. Adminilla on laajemmat oikeudet ohjelman käyttöön. D. Paina lopuksi luo. Tällöin uusi käyttäjä saa aktivointisähköpostin. Seuraamalla sähköpostissa olevaa linkkiä pääset näkemään käyttäjäkohtaisen API-avaimesi sekä siirtymään palveluun sisään sähköpostissa mainitulla salasanalla, jonka voit muuttaa heti sisäänkirjauduttuasi Maventa-palvelun käyttäjät-osiossa. E. Klikkaamalla listaa käyttäjät näet kaikkien käyttäjien tiedot. 20 (24)
Aktivointisähköposti Klikkaa aktivoi tilisi -linkkiä. Sähköpostilinkkiä seuratessasi tulet alla nähtävälle sivulle, jossa näet käyttäjäkohtaisen API-avaimesi. 9.1 Laskutuslisät Täältä näet yrityksen laskutuslisät ja voit muokata tai lisätä niitä. A. Klikkaamalla valuuttaa pääset muuttamaan laskutuslisän tietoja. 21 (24)
B. Määrittele koron, muistutusmaksun ja paperilaskutuslisän suuruus. C. Valitse valuutta. Huom! Jos valuutalle ei ole määritelty asetuksia, käytetään oletusarvoina nollaa (0). D. Paina lopuksi päivitä. E. Voit lisätä uusia laskutuslisiä. F. Määrittele koron, muistutusmaksun ja paperilaskutuslisän suuruus. G. Valitse valuutta. Huom! Jos valuutalle ei ole määritelty asetuksia, käytetään oletusarvoina nollaa (0). H. Paina lopuksi lisää. 22 (24)
10 Ulkoasuasetukset Tällä sivulla pääset muuttamaan laskujesi ulkoasua. Mikäli lasku lähetetään paperisena ipost- palvelun avulla, Maventa luo laskun PDF- muodossa itse teknisistä syistä johtuen. A. Voit ladata yrityksesi logon Maventapalveluun PDF- laskuja varten. Palvelu tukee yleisimpiä kuvamuotoja. Etsi kuva tietokoneeltasi selaa-toiminnon avulla. B. Voit antaa kuvan leveyden ja korkeuden pikseleinä tai jättää ruudun tyhjäksi, jolloin kuva sovitetaan automaattisesti. C. Voit antaa X- ja Y-koordinaatit pikseleinä tai jättää ruudun tyhjäksi, jolloin kuva sovitetaan automaattisesti. X-koordinaatit lasketaan sivun vasemmasta reunasta oikealle ja Y- koordinaatit sivun pohjasta ylöspäin. Vakioasetukset ovat X: 40px ja Y: 780px. D. Valitse PDF-malliksi joko moderni tai tilisiirtolomake. E. Voit myös vaihtaa PDF-laskussa käytettyä väriä (vain tilisiirtolomake). Väri annetaan HTML-värikoodina, esimerkiksi 99CCFF. F. Valitse, tulostetaanko laskuun myös viivakoodi. G. Voit omalla vastuulla käyttää omia PDF kuvia ipost-kirjeissä. Emme suosittele tätä, sillä lopputulos ei teknisistä syistä johtuen välttämättä näytä toivotulta. Mikäli silti haluat käyttää omia kuvia, käytä ainoastaan mustaa ja valkoista väriä (ei edes harmaasävyä) ja pidä sivun yläreuna sekä oikea puoli vapaana. Omalla PDF-kuvalla varustettuihin laskuihin lisätään aina kansisivu osoitteille, joten nämä laskut ovat aina vähintään kaksisivuisia ja niistä veloitetaan sen mukaisesti. 11 Omat asetukset 11.1 Tiedot A. Voit muokata käyttäjän tietoja. 23 (24)
B. Pystyt halutessasi vaihtamaan henkilökohtaisen API-avaimesi. Muista tällöin päivittää uusi API avain jokaiseen sitä käyttävään sovellukseen. Huom! API avain on käyttäjän henkilökohtainen tunnus. Jos epäilet jonkun muun saaneen sen haltuunsa, vaihda se. 11.2 Vaihda salasana Vaihda salasana syöttämällä vanha salasana sille merkittyyn kenttään. Syötä sen jälkeen uusi salasana kahteen kertaan. Paina lopuksi vaihda. 12 Maventan verkkolaskutilin aktivoiminen taloushallinto-ohjelmassasi Jos taloushallinto-ohjelmistosi tarvitsee Maventan API-avaimen ja UUID-koodin toimiakseen, löydät ne asetuksista (ks.kohta 8). 24 (24)