Palvelukuvaukset (26.5.2011) PALVELUN PÄÄTYYPPI PALVELUN ALATYYPIT TARKENNUS 1. Säilyttäminen 1.1. Analoginen määräaikainen säilyttäminen 1.1.1. Elkassa 1.1.2. Asiakkaan toimipisteessä 1.2. Analoginen pysyvä säilyttäminen 1.3. Sähköinen määräaikainen säilyttäminen 1.4. Sähköinen pysyvä säilyttäminen 2. Tietopalvelut 2.1. Tutkijasalipalvelu 2.2. Neuvontapalvelut 2.3. Selvityspalvelut 2.3.1. Maksullinen tiedonetsintä 2.3.2. Tiedon jalostaminen 2.4. Internet-palvelut 2.5. Arkistotietokantapalvelut 2.5.1. Julkiset palvelut 2.5.2. Palvelut luovuttajille 2.6. Kaukolainapalvelu 3. Työsuoritteet 3.1. Konsultointipalvelut 3.1.1. Neuvonta 3.1.2. Koulutus 3.1.3. AMS laadinta 3.2. Seulontapalvelut 3.3. Hävittämispalvelut 3.4. Digitointipalvelut 3.5. Järjestämispalvelut 4. Tuotemyynti 4.1. Tuotteiden myynti 4.2. Käyttöoikeuksien myynti 4.3. Sovellusvuokraus 4.3.1. Arkistotietokanta 4.3.2. Dokumenttienhallinta
1. Säilyttämispalvelut 1.1. Analoginen määräaikainen säilyttäminen Yhteydenotto Asiakas on kiinnostunut luovuttamaan paperilla tai muulla analogisella alustalla olevaa aineistoa (tekstit, kartat, piirustukset, valokuvat, äänitteet, liikkuvan kuvan tallenteet) Elkaan. Yleensä yhteydenotto tapahtuu puhelimella tai sähköpostilla. Tässä vaiheessa kartoitetaan millaisesta aineistosta on kyse ja onko kyseessä pysyvä ja/tai määräaikainen säilytystarve. Sopiminen Asiakkaan asiakirjojen säilyttämisestä tehdään erillinen sopimus, jossa sovitaan mm. säilytysaika, aineistomäärät, hinnoittelu sekä hävityskäytänteet. Perussopimus on helpohkosti tehtävissä olemassa olevien sopimusten pohjalle. Vastaanotto Sovitaan kuinka aineisto siirretään Elkaan. Päävaihtoehtoina ovat, että luovuttaja hoitaa aineiston pakkaamisen ja siirron tai Elka huolehtii pakkaamisesta ja siirtämisestä. Myös näiden päävaihtoehtojen yhdistelmät ovat mahdollisia, esimerkiksi Elka pakkaa ja luovuttaja hoitaa siirrot. Elkan vastaanottama aineisto säilytetään ensin lyhyen aikaa vastaanottotilassa siirtovälineissä, josta ne viedään siirtovälineissä hyllyttämättömään arkistohuoneeseen tai aineisto puretaan suoraan arkistohyllyihin. Säilyttäminen/hallinta Aineistoa ei järjestetä. Aineistoon on kuitenkin lisättävä riittävät, mieluummin jonkin standardin mukaiset metatiedot, joiden avulla aineistoa voidaan hallita fyysisesti ja jotta asiakirjojen hävittämisen prosessi voidaan toteuttaa oikealla tavalla. 1.1.1. Elkan tiloissa Säilyttäminen tapahtuu Elkan makasiinitiloissa arkistohyllyissä tai pahvilaatikoissa siirtolavoilla. 1.1.2. Asiakkaan toimipisteessä Säilyttäminen tapahtuu asiaan toimipisteessä millä tahansa hallittavissa olevalla säilytystavalla. 1.2. Analoginen pysyvä säilyttäminen Yhteydenotto Asiakas on kiinnostunut luovuttamaan paperilla tai muulla analogisella alustalla olevaa aineistoa (tekstit, kartat, piirustukset, valokuvat, äänitteet, liikkuvan kuvan tallenteet) Elkaan. Yleensä yhteydenotto tapahtuu puhelimella tai sähköpostilla. Tässä vaiheessa kartoitetaan millaisesta aineistosta on kyse ja onko kyseessä pysyvä ja/tai määräaikainen säilytystarve. Sopiminen Aineiston siirtämisestä Elkaan tehdään sopimus, joka voi olla lahjakirja (omistusoikeus on Elkalla) tai talletussopimus (omistusoikeus säilyy luovuttajalla). Sopimus laaditaan vasta siinä vaiheessa kun aineisto on Elkassa, koska laskutusperusteena on aineiston määrä, joka useasti voidaan määritellä vasta Elkassa. Sopimuksia on laadittu myös ennen siirtoa, jos 2
aineisto ja määrä ovat olleet riittävän tarkasti selvillä. Joskus luovuttajaa ei pystytä selvittämään ja sopimusta ei voida laatia. Elkalla on perussopimuspohja, jota voidaan muokata asiakkaan toiveiden mukaiseksi, ja jossa mainitaan mm. käyttörajoitukset. Vastaanotto Sovitaan kuinka aineisto siirretään Elkaan. Päävaihtoehtoina ovat, että luovuttaja hoitaa aineiston pakkaamisen ja siirron tai Elka huolehtii pakkaamisesta ja siirtämisestä. Myös näiden päävaihtoehtojen yhdistelmät ovat mahdollisia, esimerkiksi Elka pakkaa ja luovuttaja hoitaa siirrot. Elkan vastaanottama aineisto säilytetään ensin lyhyen aikaa vastaanottotilassa siirtovälineissä, josta ne viedään siirtovälineissä hyllyttämättömään arkistohuoneeseen tai aineisto puretaan suoraan arkistohyllyihin. Siirtovälineissä olevaa aineistoa saatetaan myöhemmin purkaa arkistohyllyihin tai se otetaan järjestettäväksi ja luetteloitavaksi. Säilyttäminen Analoginen aineisto säilytetään normit täyttävissä ja valvotuissa olosuhteissa Elkan arkistohuoneissa. Säilyttämiseen liittyy usein järjestämis-, digitointi- ja tietopalveluita (ks. kohdat 2 ja 3) 1.3. Sähköinen määräaikainen säilyttäminen Digitaalisen aineiston vastaanottaminen rajapinnan kautta (uusi) Asiakas siirtää pysyvästi tai määräajan säilytettäviä digitaalisia objekteja metatietoineen suoraan omasta järjestelmästään (esim. asiankäsittelyn tai dokumenttien hallinnan järjestelmät) Elkan säilytysjärjestelmään. Asiakas pääsee Elkan järjestelmässä olevaan aineistoon oman järjestelmänsä kautta ja/tai Elkan käyttöliittymän kautta. Digitaalisen aineiston vastaanottaminen dokumenttienhallintapalveluna (uusi) Asiakkaalle tarjotaan dokumenttienhallintajärjestelmää, jossa on tehtäväluokitus. Metatiedot ja digitaaliset objektit ovat Elkan järjestelmässä. Digitaalisen aineiston vastaanottaminen offline-siirtona (osittain uusi) Asiakas siirtää Elkaan digitaalista aineistoa jollain tietovälineellä. Mikäli tarvittavia metatietoja ei ole, ne tallennetaan Elkassa. Digitaalinen aineisto on Elkan järjestelmässä. Säilyttäminen/hallinta Aineisto voidaan ottaa vastaan joko luovutuspaketteina tai yksittäisinä tiedostoina. Hallinnan kannalta on välttämätöntä luoda vaatimukset vähimmäistason metatiedoille, joita ilman aineisto ei ole löydettävissä ja haettavissa. 1.4. Sähköinen pysyvä säilyttäminen Ks. 1.3. Sähköinen määräaikainen säilyttäminen Säilyttäminen/hallinta Aineisto voidaan ottaa vastaan joko luovutuspaketteina tai yksittäisinä tiedostoina. Hallinnan kannalta on välttämätöntä luoda vaatimukset pitkäaikaissäilytyksen vähimmäistason metatiedoille. Määräaikaiseen säilytykseen verrattuna pysyvästi säilytettävään aineistoon on liitettävä paljon kattavammin esimerkiksi teknistä ja hallinnollista metatietoa, jolla 3
saavutetaan yhteensopivuus esimerkiksi KDK-PAS järjestelmän kanssa. Palvelun on mitä todennäköisimmin sisällettävä metatietojen rikastamista, sillä järjestelmään saapuva aineisto on todennäköisesti varustettu melko heikoilla tiedoilla. Sähköisen pysyvän säilyttämisen tallennusjärjestelmä hankitaan ulkoistettuna palveluna esimerkiksi edellä mainitulta KDK-PAS:ilta tai muulta hyvin luotettavalta palveluntarjoajalta. 4
2. Tietopalvelut 2.1. Tutkijasalipalvelut Asiakas tulee Elkaan etsimään tietoa itseään kiinnostavasta asiasta. Päivystäjä auttaa häntä arkistotietokannan, arkistoluetteloiden ja inventointiluetteloiden käyttämisessä. Tietojärjestelmän kehittyneiden hakutoimintojen avulla asiakas löytää helposti viitetiedot haluamistaan analogisista arkistoyksiköistä. Päivystäjä noutaa asiakkaan haluamat arkistoyksiköt makasiinista. Päivystäjä auttaa asiakasta myös jäljenteiden saamisessa (valokopiot, digitoinnit). 2.2. Neuvontapalvelut (puhelin, sähköposti) Asiakas on kiinnostunut jostakin asiasta, joten hän ottaa yhteyttä Elkaan, jossa hänen tiedusteluunsa vastaa todennäköisesti vuorossa oleva päivystäjä. Päivystäjä auttaa asiakasta tiedon etsimisessä aivan kuten tutkijasalipalvelun kohdallakin. Tyypillisimmillään tiedusteluissa kysytään säilytetäänkö jotakin tiettyä arkistoa Elkassa, millaiset ovat aukioloaikamme, paljonko jokin suorite maksaa ja mistä jotakin tiettyä tietoa kannattaisi ryhtyä etsimään. Neuvontapalvelu johtaa usein siihen, että asiakas tulee vierailulle tutkijasaliin tai hän käyttää verkkopalveluitamme. 2.3. Selvityspalvelut Asiakkaan toimeksiannosta tapahtuvat tiedon etsimis- ja jalostamispalvelut Elkan hallussa olevista aineistoista. 2.3.1. Maksullinen tiedonetsintä Asiakkaan toimeksiannosta tapahtuva maksullinen tiedonetsintä käynnistyy yleensä puhelimitse tai sähköpostitse tapahtuvan neuvontapalvelun jälkeen. Asiakasta kiinnostava asia on voinut osoittautua hankalammaksi selvittää, eikä asiakkaalla ole mahdollisuutta tulla Elkaan itse tutkimaan asiaa. Asiakas voi esimerkiksi asua kaukana tai asiakkaana on yritys, joka haluaa ostaa selvityksen palveluna. Päivystäjä etsii tiedon asiakkaan puolesta ja laskuttaa asiakasta tuntihinnoittelun mukaisesti. Selvityspalveluun liittyy useimmiten jäljenteiden ottamista asiakirjoista. 2.3.2. Tiedon jalostaminen Laajempiin tiedonetsintätapauksiin liittyy yleensä myös tiedon jalostamista käyttökelpoisempaan muotoon. Tiedon jalostaminen voi tarkoittaa myöskin itsenäisempää toimeksiantoa, kuten esimerkiksi historiikin tai muun esityksen laatimista yleensä yritysasiakkaalle. Laajempia tiedonetsintätilauksia katsotaan tapauskohtaisesti, ja niistä laaditaan tarjous. Tiedonjalostamispalvelut eivät 5
kuulu päivystäjälle, vaan sitä varten katsotaan henkilökunnasta sopivin henkilö tehtävään. Tilauksiin mahdollisesti kuuluvien taitto- ja painotehtävien toteuttamisessa käytetään ulkopuolista palveluntarjoajaa. 2.4. Internet-palvelut Asiakas voi paikasta riippumatta tutkia ja käyttää Elkan verkossa olevia aineistoja. Osa aineistoista voi olla vaikkapa maksullisia ja vaatia kirjautumisen. Osa aineistoista voi vastaavasti olla kenen tahansa tutkittavissa. 2.5. Arkistotietokantapalvelut Arkistotietokannassa olevien aineistojen luettelointitietojen sekä digitaalisten objektien etsiminen ja tutkiminen selainpohjaisella käyttöliittymällä. 2.5.1. Julkiset palvelut Arkistotietokannassa olevan käyttörajoittamattoman aineiston tutkiminen missä tahansa paikasta riippumatta. Asiakas voi ilman kirjautumista etsiä tietoa käyttö- ja näyttörajoittamattomasta aineistosta. 2.5.2. Palvelut luovuttajille Aineiston luovuttajille suunnattu arkistotietokantapalvelu oman aineistonsa etsimiseksi ja käyttämiseksi. Oikeus voidaan luovuttajan toimesta myöntää myös kolmannelle osapuolelle. Asiakkaan pitää kirjautua palveluun ja hänellä pitää olla oikeudet kyseisen aineiston käyttöön, muokkaamiseen ja lisäämiseen. 2.6. Kaukolainapalvelu Asiakirjojen lainaaminen tutkija-asiakkaille Arkistolaitoksen toimipisteeseen, yksityiseen keskusarkistoon tai Tampereen yliopiston kirjastoon. Vastaavasti myös muiden arkistojen asiakirjojen kaukolainaaminen Elkaan. Lisäksi arkistonluovuttaja voi kaukolainata luovuttamiaan asiakirjoja omaan toimipisteeseensä. 6
3. Työsuoritepalvelut 3.1. Konsultointipalvelut Asiakkaalle tarjottavat neuvonta, koulutus ynnä muut työsuoritteet. 3.1.1. Neuvonta (Yritys-)asiakas ottaa yhteyttä ja pyytää neuvontaa jossakin asiakirjahallintoon tai arkistonhoitoon liittyvässä asiassa. Yleensä neuvonta alkaa puhelimessa tai sähköpostissa annettavalla opastuksella. Mikäli kyse on laajemmasta tiedontarpeesta, niin silloin käydään sopimusneuvottelu, jonka pohjalta tehdään tarjous neuvontatyöstä. Neuvonta voi koskea esimerkiksi tietojärjestelmähankintaa, arkistokelpoisia säilytysvälineitä tai yleistä arkistotoimen organisointia. 3.1.2. Koulutus Asiakkaalle tarjottava koulutus asiakirjahallinnon, arkistonhoidon tai digitoinnin käytänteistä, joka voi tapahtua joko Elkassa tai asiakkaan toimipisteessä. Esimerkiksi jonkin oppilaitoksen koulutusohjelmaan sisältyvä opetus tai yritysasiakkaan toimipisteessä tapahtuva koulutus. 3.1.3. AMS laadinta Asiakas ottaa yhteyttä ja pyytää apua arkistonmuodostussuunnitelman/tiedonohjaussuunnitelman laatimisessa. Asiasta käydään ensiksi sopimusneuvottelu, jonka pohjalta tehdään tarjous. Sen jälkeen kartoitetaan tilanne, tutustutaan asiakkaan prosesseihin sekä syntyviin asiakirjoihin. Yhteistyössä asiakkaan toimihenkilöiden kanssa laaditaan luonnos arkistonmuodostussuunnitelmasta, joka täytyy hyväksyttää organisaation johdolla. Jatkossa AMS:n ylläpitäminen erillisenä palveluna. 3.2. Seulontapalvelut Seulontapalvelu käynnistyy yleensä asiakkaan yhteydenotolla, jossa hän ilmoittaa tarvitsevansa arvonmääritystä arkistonsa materiaalille. Seulontapalvelut toteutetaan hinnastossa mainitun konsultointityön hinnan mukaisesti, joten se ei edellytä kovin laajoja sopimusneuvotteluita. Riittää, kun asiakas tekee tilauksen. Elkan edustaja käy asiakkaan toimipisteessä arvioimassa tilanteen ja sen jälkeen suorittaa arvonmäärityksen. Seulontapalvelu johtaa useimmiten hävityspalveluun sekä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirtämiseen Elkaan. 3.3. Hävittämispalvelut Analoginen aineisto Analoginen määräajan säilytettävä aineisto hävitetään määräajan päätyttyä, harvemmin yhdellä kertaa, yleensä vuosittain kun tietyn asiakirjaryhmän vuosikerran säilytysaika on umpeutunut. Hävittämiseen liittyy hävityslupa, luettelon laadinta hävitettävistä asiakirjoista, asiakirjojen kerääminen tuhoamista varten, asiakirjojen tuhoaminen ja tuhoamistapahtuman 7
ja -tavan todentaminen. Hävittäminen tapahtuu joko Elkan asiakirjatuhoojalla tai ostopalveluna. Digitaalinen aineisto (uusi) Digitaalisen aineiston hävittämisen prosessi on muutoin samanlainen kuin analogisen aineiston kohdalla, paitsi että kaikki fyysiset työvaiheet jäävät pois. 3.4. Digitointipalvelut Digitointi Elkassa, oma digitointi Elka valitsee digitoitavat asiakirjat Elkan säilytyksessä olevassa analogisesta arkistoaineistosta. Aineistot digitoidaan Elkassa. Tuotetut digitaaliset kappaleet säilytetään. Digitointi Elkassa, digitointi asiakkaalle Asiakas valitsee digitoitavat asiakirjat Elkan aineistosta tai sellaisesta aineistosta, jota ei säilytetä Elkassa. Aineistot digitoidaan Elkassa. Tuotetut digitaaliset kappaleet säilytetään. Digitointi palveluntarjoajan tiloissa, Elkan tarve Elka valitsee digitoitavat asiakirjat Elkassa säilytyksessä olevassa analogisesta arkistoaineistosta. Digitoitava aineisto on sellaista, että sitä ei voida digitoida Elkassa. Aineistot digitoidaan palveluntarjoajan tiloissa. Digitaaliset kappaleet säilytetään. Digitointi palveluntarjoajan tiloissa, asiakkaan tarve Asiakas valitsee digitoitavat asiakirjat Elkassa säilytyksessä olevassa analogisesta arkistoaineistosta tai sellaisesta aineistosta, jota ei säilytetä Elkassa. Digitoitava aineisto on sellaista, että sitä ei voida digitoida Elkassa. Elka toimii välittäjänä. Aineistot digitoidaan palveluntarjoajan tiloissa. Kopiot digitaalisista kappaleista säilytetään, jos tietovälineet kulkevat Elkan kautta. Digitointi asiakkaan tiloissa (uusi) Elkan henkilökunta digitoi asiakkaan aineistoa tai asiakas digitoi analogista aineistoaan. Aineistot digitoidaan asiakkaan tiloissa. Digitaalinen kappale voidaan säilyttää asiakkaan järjestelmässä tai Elkan järjestelmässä. 3.5. Järjestämispalvelut Järjestämispalvelut kytkeytyvät yleensä analogisen pysyvän säilytyksen palveluun. Arkiston järjestämisellä edistetään aineistojen säilyvyyttä, haettavuutta ja käytettävyyttä. Järjestämispalvelu voidaan toteuttaa myös itsenäisenä palveluna ilman yhteyttä muihin palveluihin. Parhaana esimerkkinä tästä on Sota-arkistoprojekti. Tietopalvelusihteerien ja arkistonjärjestäjien suorittama itsenäinen järjestämistyö alkaa kun asiakkaan yhteydenotto, sopimusneuvottelut tarjouksen jättäminen ja sopimuksen laatiminen sekä aineiston vastaanotto on suoritettu. Pysyvästi säilytettävien Elkan asiakirjojen järjestämistyö sekä asiakkaalle tarjottavien itsenäisten järjestämistöiden pääperiaatteet ovat samankaltaisia, mutta itsenäisissä 8
järjestämistöissä asiakkaalla saattaa olla omat laatuvaatimuksensa. Esimerkkinä tästä on Sota-arkistoprojekti, jossa on kymmeniä sivuja laatuvaatimuksia sekä työohjeita aineiston kunnostamiselle ja luetteloimiselle. Joku asiakas voi toisaalta vaatia esimerkiksi että luetteloiminen tehdään Excel-tiedostoon. Epäjärjestykseen joutunut arkisto pyritään järjestämistyön aikana saattamaan loogiseen järjestykseen, joka vastaisi arkistonmuodostajan asiankäsittelyssä ja arkistonmuodostuksessa tarkoittamaa järjestystä. Aineistosta poistetaan säilyvyyttä haittaavat esineet, kuten muovitaskut, klemmarit, ruosteiset niitit jne. Tämän jälkeen asiakirjat sijoitetaan arkistokelpoisiin vaippalehtiin ja arkistokoteloihin, jotka estävät pölyn, lian ja auringonvalon pääsyn asiakirjoihin. Järjestetyt asiakirjat luetteloidaan. Yleensä luettelointi tapahtuu arkistoyksikön tarkkuudella, mutta erityismateriaalien sekä erityisen arvokkaan aineiston kohdalla luettelointi voidaan suorittaa myös asiakirjan tarkkuudella. Arkistoyksikkö on samansisältöisten tai samankaltaisten asiakirjojen muodostama kokonaisuus, joka luetteloidaan yhdessä. Arkistoyksikkö voi olla esimerkiksi pöytäkirjasidos, nippu kirjeenvaihtoa samalta vuodelta tai vaikkapa joukko samankaltaisia yritysesittelyvideoita. Luetteloinnin tarkkuus, luetteloitavat metatiedot sekä luettelointiin käytettävät järjestelmät voivat vaihdella sen mukaan, onko kyse Elkassa säilytettävien arkistojen järjestämistyöstä vai asiakkaalle tehtävien erillisten projektiluonteisten järjestämistöiden luetteloinnista. Esimerkiksi Sota-arkistoprojektissa luettelointi tehdään Kansallisarkiston VAKKAtietokantaan Lumo-extranet sovelluksella. Varsinaisten aineistoa koskevien metatietojen lisäksi järjestämispalvelun yhteydessä syötetään järjestelmään työhön liittyviä metatietoja, kuten aineiston lopullinen hyllymetrimäärä, sijaintitiedot sekä työn tekijän tiedot. 9
4. Tuotemyynti 4.1. Tuotteiden myynti Elkan aineistojen tuotteistaminen sekä niiden myynti. Prosessi voi olla esimerkiksi seuraava: tunnistetaan jokin mielenkiintoinen asiakirjakokonaisuus, josta jalostetaan helposti markkinoitava kokonaisuus. Esimerkiksi juliste, kahvimuki, kuvakirja, videoesitys tai aineistopaketti. 4.2. Käyttöoikeuksien myynti Käyttöoikeuksien myyminen johonkin tarkasti rajattuun sähköiseen asiakirjakokonaisuuteen. Edellyttää kokonaisuuden tunnistamisen, jalostamisen, muokkaamisen ja jakelun suunnittelun. Palvelu edellyttää asiakkaalta kirjautumista tietojärjestelmään. 4.3. Sovellusvuokraus Elkan suunnittelemien tietojärjestelmien vuokraaminen asiakkaille. 4.3.1. Arkistotietokanta Arkistotietokannan käyttöoikeuden vuokraaminen jollekin toiselle toimijalle. 4.3.2. Dokumenttienhallintasovellus Selainpohjaisen dokumenttienhallintasovelluksen vuokraaminen esimerkiksi Pk-yrityksille. 10