SoleTM: työsuunnitelmat ja työajan kohdentaminen TES-päivä 12.5. ja 17.5.2010 19.5.2010 1 Ketkä kohdentavat työaikaa? Työajan kohdentaminen koskee kaikkia Muutamia poikkeusryhmiä Tarkkuus ja menettelytavat eri henkilöstöryhmien ja rahoitusmuotojen välillä vaihtelevat SoleTM järjestelmään pääsyn edellytykset Voimassa oleva palvelussuhde Voimassa oleva käyttölupa HY:n verkkoon 19.5.2010 2 1
Täydentävään rahoitukseen kohdistuva työ kohdennetaan tunnin tarkkuudella oikeille päiville Yliopiston rahoittama työ Työsuunnitelma lukuvuosittain (1600 h piiriin kuuluvat) Kohdennetaan työaika oikean kuukauden kohdalle (muut) Kaikki työaika täytyy kohdentaa, ei vain projektityö Projekteille kohdistuvan työn projektin johtaja vahvistaa Rahoittaja- tai yksikkökohtaiset eritysohjeet 19.5.2010 3 Käyttäjä ottaa kantaa projektiin ja tehtävään Järjestelmä tarjoaa kaikille omat projektit Kaikilla näkyy oma tulosyksikkö Tarvittaessa täydentävän rahoituksen projekteja Tehtävärakenne: OPM:n määrittelemät tulosalueet Rahoittajakohtaiset tai yksikkökohtaiset eritystarpeet 19.5.2010 4 2
Roolit järjestelmässä: Projektivastaava näkee oman projektinsa tunnit Tulosyksikkövastaava näkee oman tulosyksikkönsä tunnit Tiimivastaava näkee oman ryhmänsä tunnit (työn alla) Hallinnossa tietoja käsitellään vain yksikkö- tai ammattiryhmätasolla Henkilötasoiset tiedot ovat projektien raportointia varten yksiköiden käytössä 19.5.2010 5 Ohjeistus antaa perusteet, käytännön soveltaminen jää usein käyttäjälle Ei liity UPJ:hin, kulunvalvontaan tai palkanmaksun perusteisiin, vain kustannuslaskentaan Tietoja ei saa käyttää työsuoritusten arviointiin tai työajan valvontaan Ei pikkutarkkaa kohdentamista vaan olennaisen erittelyä 19.5.2010 6 3
Aikataulut Työsuunnitelmat Tehtynä ennen lukuvuoden alkua Vahvistettuna elokuun loppuun mennessä Työajan kohdennus Tehtynä seuraavan kuukauden 4. päivään mennessä Projektien tunnit vahvistettuna 7. päivään mennessä Edellinen kuukausi lukitaan 8. päivänä Siirto kirjanpitoon seuraavan kuukauden 10. päivä Tämän jälkeen korjaaminen vaatii paljon käsityötä HUOM! Alustavat päivät! 19.5.2010 7 1600 kokonaistyöaikaa noudattavat Työsuunnitelma tehdään ajalle 1.8.-31.7. Miten 1600 h jakautuu syys- ja kevätlukukaudelle Miten 1600 h jakautuu tulosalueille Opetus, tutkimus, yvv ja hallinto Täydentävän rahoituksen toiminta Esimies vahvistaa työsuunnitelmat, jolloin järjestelmä tekee niitä toteutumia tasaisesti koko vuodelle Projekteille kohdistuva työ: kohdennus kuukausittain niille päiville, jolloin työ on tehty 19.5.2010 8 4
Muu henkilökunta Projekteille kohdistuva työ: kohdennus kuukausittain niille päiville, jolloin työ on tehty Muu työ: kohdennus kuukausittain oikealle kalenterikuukaudelle Varsinainen työ projekteille tai tulosyksikölle Lomat yms. aina tulosyksikön alle 19.5.2010 9 Työaikojen vahvistaminen Täydentävän rahoituksen projektit: Projektin johtaja vahvistaa kuukausittain Samalla hän hyväksyy sen, että projektille kertyy palkkakustannuksia Perusrahoituksen projektit Vahvistaminen ei ole välttämätöntä Tiimikohtainen vahvistaminen tulossa pikapuolin UPJ-esimies/alainen tai muu tiimi 19.5.2010 10 5
Korjaaminen Suljettuja kausia on mahdollista korjata erityisellä korjauslomakkeella Vastuukäyttäjät tekevät > loppukäyttäjä ei pääse itse tekemään korjauksia Korjatut tunnit näkyvät miinus-merkkisinä alkuperäisellä projektilla Korjaus näkyy kirjanpidossa korjauspäivän mukaan 19.5.2010 11 1600 h henkilöstön työajan käsittely Suunnitelma toimintamenoihin kohdistuvasta työstä Opetus ja tutkimus 1400 h / 12 116 h / kk Täyd.rahoituksen toiminta 200 h / 12 16 h / kk Yhteensä 1600 h Työajan kohdentaminen, kk taso Tulosyksiköllä 116 h 64 % Projekti 1 20 h 11 % Projekti 2 45 h 25 % Yhteensä 181 h 19.5.2010 12 6
Palkkakustannusten kertyminen SoleTM tuntikertymät Proj.1 50 % Proj 2 30 % Muu toim. 20 % Palkkajärjestelmä: kuukauden aikana maksettu palkka 4000 Ilmi: palkkakust. jako Proj1 2000 Proj2 1200 Muu 800 19.5.2010 13 Projektin henkilöstövoimavarasuunnittelu Sähköinen lomake toiminnanohjausjärjestelmässä Lomaketta voi täyttää laitos tai palvelukeskus Tavoite: yhdessä paikassa on tieto henkilöstön suunnitellusta työpanoksesta Näkökulmana voi olla laitos, projekti tai henkilö Lomakkeen tietojen perusteella projekti näkyy tai ei näy henkilöillä Solessa 19.5.2010 14 7