1 Henkilöstösuunnitelma Päiväys 2013 2015 Työyksikkö Tulosyksikkö Toimiala Espoo Catering -liikelaitos Espoo Catering -liikelaitos Palveluliiketoimen toimiala Yksikön perustehtävä Espoo Catering-liikelaitoksen toiminta-ajatuksena on järjestää laadukkaita ja kilpailukykyisiä cateringpalveluita asiakkaiden tarpeisiin sekä huolehtia Espoon kaupungin keittiöverkoston rakenteesta. 1. Henkilöstön nykytila. Kuvataan yksikön nykyinen henkilöstö- ja tehtävärakenne, koulutustaso ja ennakoitu vaihtuvuus. Henkilöstömäärä 31.12.2011 oli 479 henkilöä, josta vakinaisia 460 ja määräaikaisia 19. Henkilöstöstä naisia oli 436 henkilöä, 91 % ja miehiä 43 henkilöä, 9 %. Henkilöstön keski-ikä oli 45,5 vuotta (Espoo 44,5 vuotta). Suunnitelmakaudella 2013 2015 eläkeiän saavuttaa 31 henkilöä, 6,5 % henkilöstöstä. Vuonna 2011 vakinaisen henkilöstön lähtövaihtuvuus oli 9,38 %, mistä eläkkeelle siirtyneiden osuus oli 3,71 %. Henkilöstöä rekrytoitaessa edellytyksenä on alan ammattitutkinto ja riittävä suomenkielen taito. Catering - alan ammattitaitoisen työvoiman saatavuus on vaikea pääkaupunkiseudulla ja tulee vaikeutumaan lähivuosina. Henkilömäärät nimikkeittäin 12/2011 Nimike Yhteensä Alue-esimies 9 Asiakaspäällikkö 4 Dieettikokki 11 Henkilöstöasianhoitaja 1 Kehityspäällikkö 1 Keittiömestari 2 Kokki 91 Liiketoiminnansihteeri 5 Palveluvastaava 95 Ravintolapäällikkö 4 Ravitsemispäällikkö 1 Ravitsemistyönjohtaja 2 Ruokapalveluiden suunnittelija 4 Ruokapalvelutyöntekijä 163 Ruokapalveluesimies 75 Ruokapalveluohjaaja 3 Salivastaava 1 Sihteeri 1 Suunnittelija 1 Talouspäällikkö 1 Taloussihteeri 1 Toimistosihteeri 1 Toimitusjohtaja 1 Tuotantopäällikkö 1 479
2. Millaisia muutoksia Espoo-strategia, mahdolliset investoinnit ja toiminnan kehittäminen tuovat henkilöstösuunnitelmaan? Miten lailla yksikön henkilöstösuunnittelussa huomioidaan monimuotoisuussuunnittelu (ikä, sukupuoli, monikulttuurisuus) ja tasa-arvonäkökulma? Tuottavuustoimenpiteet ja toimintaympäristön muutokset Yhtenä tuottavuustoimenpiteenä uusittiin henkilötömitoitus vuonna 2009, ja henkilöstömäärä on vähentynyt siitä alkaen yhteensä 72 henkilöä. Mitoitusta, työaika- ja työvuorosuunnittelua sekä oikeanlaista resursointia kehitetään tulevien vuosien aikana. Kehittämisessä hyödynnetään Suomessa käytössä olevia järjestelmiä. Henkilöstömäärä kasvaa suunnitelmakaudella volyymin muutoksen mukaisesti. Lisäksi henkilöstömäärää kasvattaa omien kiertävien sijaisten palkkaaminen. Päivähoitoikäisten lasten, koululaisten ja ikäihmisten määrän vuosittainen kasvu edellyttää varautumista vastaavaan ateriapalvelujen tuottamiseen. Kaupungin linjauksen mukaan on 1990-luvun alusta lähtien päivähoidon uudet toimipisteet rakennettu ja vanhoja tuotantokeittiöitä saneerattu palvelukeittiöiksi. Päivähoidon palvelukeittiöihin tarvitaan jokaiseen yksi henkilö palvelukeittiön koosta riippumatta, koska työ ajoittuu koko päivälle. Tämä lisää vuosittain vakituisen henkilöstön määrää, ja ammattiryhmistä palveluvastaavien osuus henkilöstöstä tulee kasvamaan. Vuonna 2014 valmistuvan keskuskeittiön toiminnan vakiinnuttua henkilöstömäärää voidaan vähentää suhteessa tuotettuun ateriamäärään tehokkaampien tuotantoprosessien takia. Ostopalvelutyövoimaa käytetään lyhytaikaisiin poissaoloihin, rekrytointivajeisiin ja täydentämään mitoitusta toiminnan mukaisesti. Omien kiertävien sijaisten määrän lisääminen vähentää vastaavasti ostopalvelutyövoiman käyttöä. Päiväkoti- ja kotipalveluateriatuotannon keskittäminen keskuskeittiöön, Aromi-järjestelmän laajentaminen sisäisten asiakkaiden sähköiseen tilausjärjestelmään ja vuonna 2012 remontoidun Espoonlahden aluekeittiön käyttöönotto mahdollistavat jatkossa yhä tehokkaamman palvelutuotannon. Omavalvontajärjestelmän automatisoinnissa, työaika- ja työvuorosuunnittelussa sekä valmistuvan keskuskeittiön tuotannonsuunnittelussa hyödynnetään joko Aromi-järjestelmää tai muita järjestelmiä. Vuonna 2013 Taavinkodin keittiössä aloitetaan viikonlopputoiminta ja sieltä toimitetaan ateriapalvelut myös Viherkotiin sen perusparannuksen valmistuttua. Muutokset lisäävät keittiön mitoitusta kahdella henkilöllä. 2 Monimuotoisuussuunnitelman huomioiminen Espoo Catering -liikelaitos ottaa toiminnassaan huomioon Espoon kaupungin ja toimialan linjausten mukaisesti ikään, sukupuoleen, tasa-arvoon ja monikulttuurisuuteen liittyvät seikat. Työn ja perhe-elämän yhteensovittaminen on käytännössä huomioitu tekemällä työntekijöiden tarpeiden mukaisia toimenpiteitä. Samapalkkaisuusperiaatetta noudattaen työntekijät saavat samaa palkkaa riippumatta sukupuolesta tai kansallisuudesta. Palkkauksen ja työnvaativuuden arvioinnin kehittäminen ovat keskeisiä asioita, jotta palkkaus on nykyistä paremmin oikeudenmukaisessa suhteessa tehtävien vaativuuteen. Espoo Catering -liikelaitos on säännöllisesti palkannut kesätyöntekijöitä. Vuonna 2012 kesätöissä työskenteli 12 henkilöä, joista kaksi oli maahanmuuttajataustaista. Kesätyöntekijät tuovat omalta osaltaan monimuotoisuutta toimintaympäristöön. Espoo Catering -liikelaitoksen työntekijöistä 5 % on maahanmuuttajataustaisia. Osaamisen, työn ja laadun kehittäminen Henkilöstön osaamisen kehittäminen on yksi Espoo Catering -liikelaitoksen henkilöstösuunnittelun painopisteistä. Espoo -strategian mukaisesti vuonna 2012 koko keittiöhenkilöstölle tehtiin osaamiskartoitukset. Näiden pohjalta järjestetään tarvittavia koulutuksia osaamisen kehittämiseksi. Vuonna 2014 valmistuvan keskuskeittiön toimintatavat vaativat uudenlaista osaamista, mikä otetaan huomioon vuoden 2013 koulutussuunnitelmassa.
Koko henkilöstölle järjestetään asiakaspalvelukoulusta, missä käsitellään toimialan ja Espoo Catering - liikelaitoksen määrittelemät palvelun periaatteet. Esimiesten työsuojelutietoutta lisätään koulutuksilla. Henkilöstön ympäristö- ja laatutietoisuutta lisätään tiedottamalla ja kouluttamalla. Tavoitteena on, että 200 henkilöä on suorittanut ympäristöpassin vuoden 2015 loppuun mennessä. Esimiestyötä sekä henkilöstö- ja talousjohtamista kehitetään espoolaisen johtamismallin mukaisesti. Toimialan jatkuvan parantamisen toimintamalli on käytössä koko Espoo Catering -liikelaitoksessa. Vuonna 2013 laatutyötä jatketaan toimialan linjausten mukaisesti. Laatutyön kehittämiseksi on laadittu toimintakäsikirja, jonka toteuttamista jatketaan. Tuotanto- ja asiakaspalveluprosessien laatua kehitetään auditoinnin avulla, joka voi olla joko organisaation sisäistä tai ulkoista. Itsearviointi- ja ristiinarviointityötä jatketaan ja hyödynnetään operatiivisessa toiminnassa. EFQM-mallin mukaisesti tehdyillä itsearvioinneilla arvioidaan ja kehitetään kokonaisvaltaisesti Espoo Cateringin toimintaa. Itsearviointien avulla priorisoidaan kehittämishankkeet. Vuosilomasuunnittelun toimintamallia kehitetään ja se otetaan aktiiviseen käyttöön vuoden 2013 aikana. 3 Työvoimapulaan ja sairauspoissaoloihin vastaaminen Tuetaan työkykyä ajoissa -toimintamallilla ja tukemalla esimiehiä työhyvinvointiin liittyvissä asioissa pyritään vähentämään sairauspoissaoloja.työkyvyn kartoituksilla ja räätälöimällä työtehtäviä voidaan henkilön terveystilanne huomioida käytännössä. Työn kuormitusta vähennetään prosessoidulla tuotannolla, työn kuvia tarkistamalla ja työaikajärjestelyillä. Alue-esimiesten itsearvioinnista noussutta kehittämishanketta sairauspoissaoloihin puuttumiseksi jatketaan vuonna 2013. Valmistuessaan hanke vähentää sairauspoissaoloja, lisää työhyvinvointia ja parantaa tuottavuutta. Henkilöstön työhyvinvoinnin lisäämiseksi on laadittu toimintasuunnitelma vuosille 2011 2014, joka päivitetään vuonna 2013 toimialan linjausten mukaiseksi. Kunta 10 -tutkimuksen tulokset analysoidaan niiden valmistuttua vuoden 2013 alussa ja tulosten perusteella tehdään toimintasuunnitelmaan tarvittava lisäykset epäkohtien poistamiseksi. Vaarojen ja riskien arviointi on säännöllistä ja jatkuvaa toimintaa työpisteissä. Työtapaturmat ja läheltä pititilanteet käsitellään työpistekokouksissa. Ammattitaitoisen työvoiman saamiseksi lisätään sekä oppisopimuskoulutettavien määrää että yhteistyötä oppilaitosten kanssa. Syksyllä 2012 aloitetaan uusi, kaksi vuotta kestävä, 16 henkilön catering-alan perustutkinnon oppisopimusryhmä. Johtamista tuetaan kouluttamalla omasta henkilöstöstä oppisopimuksella potentiaalisia esimiehiä. Vuonna 2012-2013 opiskelee kuusi henkilöä edellä mainitulla mallilla. Työvoimapulaan vastaaminen vaatii edelleen muutoksia palkkarakenteeseen, nimikkeisiin ja ammattitaitovaatimuksiin. Muutoksilla parannetaan työvoiman saatavuutta, lisätään kustannustehokkuutta ja edistetään työssäjaksamista. Saman ammattinimikkeen sisällä arvioidaan tarvetta porrastaa palkkauksia osaamisen mukaan. Osalla maahanmuuttajataustaisista työntekijöistä huono suomenkielen taito rajoittaa heidän työntekoaan. Vuodesta 2013 alkaen avustavissa tehtävissä, esimerkiksi astiahuolto, työskenteleviltä edellytetään catering-alan osatutkintoa tai riittävää työkokemusta. Vakanssimuutokset Tuotantokeittiöiden muuttaminen palvelukeittiöiksi vähentää ruokapalveluesimiesten vakanssien tarvetta, mutta lisää palveluvastaavien tarvetta. Kokkien ja ruokapalvelutyöntekijöiden vakanssien määrän arvioidaan lisääntyvän vuosien 2013-2016 aikana volyymin kasvusta johtuen. Vakansseja muutetaan vastaamaan todellista tarvetta. Uusia vakansseja ei esitetä. 3. Osaamisriskikartoitus. Mikä osaaminen on kriittistä nyt ja tulevaisuudessa? Minkälaista tärkeää osaamista henkilöstöltä puuttuu tulevaisuuden näkökulmasta? Onko vanhenevaa tai poistuvaa
4 osaamista tai sellaista, joka on vain yhden henkilön varassa? Millä toimenpiteillä kriittistä osaamista lisätään (koulutuksella, perehdytyksellä, rekrytoimalla)? Vaikutus toimintaan Ajankohtaisuus Todennäköisyys Yhteensä: Riskin suuruus 1-5 1-5 1-5 Osaamisriski Toimenpide 1 Tuotantomenetelmä-, erityisruokavalio- 5 5 5 15 Reseptiikan, tuotantomenetelmien ja ja prosessiosaaminen logistiikan kehittäminen, muutosvalmennus /koulutus erityisesti keskuskeittiön henkilöstö ja työnjohto uusittujen toimintamallien mukaisesti. 2 Henkilöstö- ja talousjohtaminen 5 5 4 14 Työpaikkaohjaus, koulutus, mentorointi 3 Asiakaspalveluosaaminen 5 5 4 14 Palvelustandardit ja asiakaspalvelukoulutus, tilaajatuottajamallin ymmärtäminen ja palvelusopimusten tunteminen. 4 Tietotekniikan, laitteiden tekninen osaaminen sekä järjestelmien osaaminen 5 5 5 15 Koulutus ammattiryhmittäin. Tietotekniikan, koneiden, laitteiden ja järjestelmien monipuolinen hyödyntäminen käytännön työssä. Keskuskeittiöstä tilaaminen vaatii päiväkotien palveluvastaavien kouluttamista tietotekniikkaan yleisesti sekä myös valitun tilausjärjestelmän käyttöön. (1: pieni riski, 5: suuri riski)
5 4. Miten hankittava lisäosaaminen vaikuttaa yksikön henkilöstömäärän kehitykseen? Miksi? ( ) Henkilöstömäärä vähenee ( x) Henkilöstömäärä pysyy ennallaan ( ) Henkilöstömäärä kasvaa Henkilöstömäärän kehittymiseen vaikuttavat lähinnä toimialojen väestön kasvusta johtuvat volyymin ja palveluverkon muutokset sekä henkilöstön eläköityminen. 5. Määrällinen henkilöstösuunnitelma eli arvio kokonaishenkilöstömäärän kehityksestä 12/2012 12/2013 12/2014 12/2015 Vakinaisia 467 476 495 493 Määräaikaisia 35 36 20 20 - joista vakinaisten sijaisia 19 19 19 19 Yhteensä 502 512 515 513 Ryhmä 6. Muut resurssit (lähtökohta on, että työyksikkö varaa itse omaan talousarvioonsa riittävät henkilöstökustannukset) Juniorimallilla palkatut (palkkaus enintään kahdeksi vuodeksi/juniori) Oppisopimuskoulutettavat X (25) Maahanmuuttajien rekrytointimallilla palkatut (enint.3v./maahanmuuttaja) X (1) Palkalliset harjoittelijat Palkattomat harjoittelijat Siviilipalvelusmiehet Kesätyöntekijät X (12) Työllistetyt (tukityöllistetyt) X (2) 7. Espoon strategiset tavoitteet henkilöstöä ja palveluja koskien Mahdollisuus palkata/hyödyntää (x) Päämäärä: Kaupungilla on osaava, kehittämiseen osallistuva ja uudistumiskykyinen henkilöstö, joka parantaa työn tuottavuutta. - Johtaminen ja esimiestyö ovat hyvällä tasolla - Henkilöstö- ja osaamisrakenne tukee palvelujen järjestämisen kehittämistä ja palvelujen tehokasta tuottamista - Jatkuvan parantamisen toimintamalli on käytössä - Henkilöstön työhyvinvointi on hyvä ja sairauspoissaolot ovat vähentyneet - Maahanmuuttajataustaisten henkilöiden osuus henkilöstöstä lähenee maahanmuuttajaväestön osuutta espoolaisista - Kaupungilla on korkeakoulu- ja toisen asteen tasoisia harjoittelu- ja työmahdollisuuksia