Asio Majoitus/vuodepaikka- ja vuokraushallinto- ohjelmiston esittely -symbolilla merkitään ne kalvot, joihin on tulossamuutoksia versiossa V15. -symbolilla merkitään ne kalvot, joihin on tulossamuutoksia versiossa V16. Asio-Data 2000-2016. Asio on Suomessa rekisteröity tavaramerkki. (RO 1.7.2016)
Asio ERP Ohjelmistoperhe Majoitus ja vuokraukset Lyhytkurssiohjelma Opetuksensuunnittelu (lukujärjestykset) Markkinointiohjelma Sanomapalvelin Muita osioita: Työajan suunnittelu Toiminnanohjaus Opintotarjotin Kurssipalauteohjelma Etäopetuksen tuki Asio Notification * Asio on Suomessa rekisteröity tavaramerkki. LDAP /AD / Shibboleth Tilavarausohjelmisto - Tilat, opettajat, välineet - Kurssit, tutkinto-ohjelmat - Tuotteet - Myyntipalvelu, laskutus - Raportointi - Ravintolat, orderit -Tapahtumatiedotteet, uutiset - Kalenteritietojen selailut - Asiakas- ja henkilörekisterit Integrointimahdollisuus opiskelijahallintoon Oodi, Winha, ProCapita, Helmi, Symsi, Asio Exchange Outlook Exchange / /Outlook WebCal Taloushallinto Henkilöstöhallinto Lukujärjestys Untis, Mimosa, Kurre Excel Asio Lukkari Asio EduApp
Asio-ohjelmistojen käyttäjiä Tilavarausohjelmisto (sis. majoitushallinnon) Yliopistot Helsingin yliopiston Viikin normaalikoulu (2003) Joensuun normaalikoulu / Joensuun yliopisto (2004) Teatterikorkeakoulu (2004) Turun yliopisto (2004) Helsingin kauppakorkeakoulu (2005) Tampereen yliopiston opettajankoulutuslaitokset (2005) Teknillinen korkeakoulu (2005) Lapin yliopisto (2006) Sibelius-Akatemia (2007) Vaasan yliopisto (2008) Aalto yliopisto, uutena Taideteollinen korkeakoulu (2011) Maanpuolustuskorkeakoulu (2012) Turun Kauppakorkeakoulu (2012) Ulkomaiset yliopistot Provinciale Hogeschool Limburg (2005) Tallinna Ülikool (2006) Ammattikorkeakoulut Jyväskylän ammattikorkeakoulu (2003) Oulun seudun ammattikorkeakoulu (2003) Savonia-ammattikorkeakoulu (2004) Mikkelin ammattikorkeakoulu (2005) Kajaanin ammattikorkeakoulu (2005) Pirkanmaan ammattikorkeakoulu (2005-2009) Laurea-ammattikorkeakoulu (2008) Haaga-Helia ammattikorkeakoulu (2010) Muut Helsinki Business College (2001) Savon Koulutuskuntayhtymä (2001-2009) Kirkkoharjun koulu (2002) Peräpohjolan opisto (2002) Helsinki Expert / Hotellikeskus (1989, 2003) Liikuntakeskus Pajulahti (1995, 2006) Myyrmäen Urheiluhallit Oy (1997, 2006) Valkea talo (2003) Järvenpään lukio (2004) Keravan ammattiopisto (2005) Pelastusopisto (2005) Espoon seudun koulutuskuntayhtymä, Omnia (2005) Rikosseuraamusalan koulutuskeskus (2005) Kuurojen kansanopisto (2006) Suomen Nuoriso-opisto (2006) Kainuun ammattiopisto (2007) Kiinteistö Oy Turun Monitoimihalli (2007) Veikkolan koulu (2007) Helsingin Musiikkitalo Oy (2010) Oulun seudun koulutuskuntayhtymä (2011) Omnia Finns (2012) InnoOmnia (2012) Kallio Kuninkala Musiikkikeskus (2012) InnoOmnia (2013) Kongressikeskus Dipoli (2013) Kainuun Aalto (2013) NN (salassapitovelvollisuus) (2014) Helsingin kaupunki (2014) Espoon Palloseura (2014) Helsingin Jalkapalloklubi (2014) Kainuun ammattiopisto / Kantri-hanke (2014)
Asio-ohjelmistojen käyttäjiä Opetuksen suunnittelu (Toteutussuunnittelu) Lyhytkurssiohjelmisto Ajantieto Oy (2002) Liikuntakeskus Pajulahti (1995,2007) Teatterikorkeakoulu / Avoin yliopisto (2007-2015) Pelastusopisto (2007) Suomen Vapaakirkko / Kiponniemen kurssikeskus (2008) Kuopion kesäyliopisto (2008) Jyväskylän ammattikorkeakoulu (2008) Hämeen ammattikorkeakoulu (2009) Teatterikorkeakoulun Täydennyskouluskeskus (2009-2013) Aktiivi-Instituutti (2011) Kansanvalistusseura ja Oriveden Opisto (2011) Kesäyliopisto Kainuun Aalto (2011) Sibelius-Akatemia (2011-2015) Savonlinnan kesäyliopisto (2011) Rikosseuraamusalan koulutuskeskus (2012) Mikkelin kesäyliopisto (2013) Turun kesäyliopisto (2013) Hämeen kesäyliopisto (2014) Päijät-Hämeen kesäyliopisto (2014) Helsingin kauppakorkeakoulu (2005) Tampereen yliopiston Hämeenlinnan ja Tampereen opettajankoulutuslaitokset (2005) Teknillinen korkeakoulu (2005) Lapin yliopisto (2006) Teatterikorkeakoulu (2006) Kainuun ammattiopisto (2007) Vaasan yliopisto (2008) Laurea ammattikorkeakoulu (2011) Aalto yliopisto (2011) Sibelius Akatemia (2012) Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia (2013) Maanpuolustuskorkeakoulu (2014) Kenttävarausohjelma Espoon Palloseura (2014) Helsingin jalkapalloklubi (2015) Gankulla IF (2015) Tapiolan Honka (2015) Espooon Taitoluisteluklubu (2016) Espoon Jäätaiturit (2016) Helsingin Taitoluisteluklubi (2016)
Asio ERP Majoitustoiminnot Asio Lyhytkurssit Kurssien majoituskiintiöt Myyntipalvelu Walk-in-majoitus Kurssilaiset (myös online) Online-huonevaraukset Varaukset Huonesijoittelu Check-in/-out Käteismaksu Siivous Pitkäkestoiset resurssivaraukset Laskutus Listat / Raportit Majoitus voidaan liittää myynti- ja kurssipalvelutoimintoihin tai sitä voidaan käyttää erillisesti. Taloushallinto
Sisältö 1. Johdanto 2. Perustiedot 2.1 Huonetyypit ja rakennus/osastotiedot 2.2 Huonetiedot 2.3 Käyttötarkoitukset 2.4 Varusteet 2.5 Tuotetiedot 2.6 Muut tiedot (oleskelutyyppi, vierailun aihe, asiakasryhmä) 3. Varaustoiminnot 3.1 Varauksen teko 3.2 Ryhmävarauksen teko 3.3 Majoitusanomuksen teko 3.4 Lyhytkurssien majoitukset / Kiintiöinti 3.5 Lyhytkurssien majoitukset / Majoittujien kirjaus 3.6.Pitkäkestoiset resurssivaraukset 3.7.Kiintiöinti ilman kurssihallintoa 3.8 Kiintiöiden ylläpito 3.9 Nettivaraukset 4. Huoneen vaihto 4.1 Huoneen vaihto / Sama rakennus 4.2 Huoneen vaihto / Eri rakennus 5. Majoitusvarauksen haku
6. Huonesijoittelu 6.1 Myyntipalvelun huonesijoittelu 7. Check-in, Check-out ja käteismaksut 7.1 Kuitin mitätöinti 7.2 Ennakon huomioonottaminen maksussa 8. Kassakladi 9. Listaukset ja raportit 9.1 Majoitulistat 9.2 Tilastokeskuksen raportti 9.3 Käyttöasteraportti 10. Laskutus 11. Majoitustoimintoihin liittyvät käyttöoikeudet 12. Siivousmääräysten teko ja kuittaus 12.1 Siivousmääräysten teko 12.3 Siivoojan lista
1. Johdanto Asio-Datan Majoitusvarausohjelmisto on itsenäisesti toimiva ohjelmakokonaisuus, joka voidaan liittää Asion Tilavaraus- ja Lyhytkurssiohjelmistoihin. Ohjelmistolla voidaan hoitaa perinteiset hotellitoiminnot ja myös esim. sairaaloiden ja hoitolaitosten vuodepaikkavaraukset. Ohjelmistolla voidaan hoitaa myös pitkäaikaisiin vuokrauksiin (esim. vuokrahuoneistot, autopaikat) liittyvät varaustoiminnot. Tässä esityksessä käydään läpi majoituksen hoitoon liittyvät toiminnot myyntisihteerien, vastaanoton ja huonesiivouksen kannalta. Toiminnot ovat soveltuvin osin käytettävissä myös edellä mainittuihin muihin käyttötarkoituksiin.
Huonesiivouksesta vastaavan käytössä on työmääräysohjelma. Siivoojat voivat nähdä työmääräyksensä ja suorittaa kuittauksensa mobiililaitteella, jolloin huoneiden siivoustilanne välittyy tosiaikaisesti vastaanottoon. Ohjelma sisältää yksittäisen henkilön tai ryhmän varaustietojen kirjaamisen ja ylläpidon, varausvahvistuksen tulostuksen, käteiskuitin muodostuksen, laskutuksen, asiakas- ja henkilörekisterit, varauslistaukset ja raportoinnin, vastaanoton toiminnot sekä siivoustoiminnan hallinnoinnin. Versiossa V15 on ohjelmistoon lisätty pitkäkestoisten resurssivarausten teko ja hallinnointi. Ne eroavat Asion Tilavarausohjelman varauskäsittelystä siinä, että varaukset tehdään vuorokausikohtaisesti (tilavarauspuolella varausyksikkö on normaalisti yksi tunti). Ohjelmasta voidaan ottaa käyttöön vain tarvittavat (esim. opiskelija-asuntolat) toiminnot.
Toimintoja ja ominaisuuksia: Toiminnallisena keskuksena varauskartta. Varaus voi sisältää yhden tai useamman henkilön, joiden oleskelujaksot voivat erota. Henkilön oleskelujakso voidaan jakaa useampaan osaan. Erilliset näytöt pitkille oleskelujaksoille (yrityskohtaisesti määritettävissä). Kurssilaisten huonesijoitteluun oma toimintonsa. Online-varaus mahdollista (lisäpiirre). Käyttöoikeustasot: Varaustilanteen selailu, varausten selailu, varausanomus, varauksen/anomuksen vahvistaminen. Huoneisiin voidaan liittää varusteita ja hakea vapaita huoneita/vuoteita niiden perusteella. Majoitustyypin avulla voidaan varauksia ryhmitellä Käyttötarkoituskirjauksen avulla voidaan järjestelmään liittää muutakin kuin huone/vuodevaraustoimintaa. Esimerkkeinä pitkäkestoiset vuokrasopimukset, autopaikkavuokraukset jne. Sisään- ja uloskirjaus, käteismaksut vastaanotossa Laskutus Siivoustoimen hallinnointi
2. Perustiedot Tässä luvussa kuvataan huone-, huonetyyppi- ja rakennustietojen ylläpito, käyttötarkoitusmääritysten teko ja merkitys, varusteiden määritys ja kiinnitys huoneisiin, tuotetietojen ylläpito sekä muut varaustoiminnassa käytettävät tiedot.
2.1. Huonetyypit ja rakennus/osastotiedot Huonetyypit ja rakennus/osastotiedot määritellään yritystiedoissa. Huonetyypeille määritetään huoneiden lukumäärä sekä vuoteiden määrä (nimelliskapasiteetti) ja lisävuoteiden määrä (Max.kap. = Nim. kap. + lisävuoteet).
2.2. Huonetiedot Muut huoneen tiedot ovat huonetiedoissa. Huone yksilöidään huonenumeron ja huonetyypin perusteella..
Huoneeseen liittyviä ominaisuuksia ja määreitä: Ryhmittely huonetyyppeihin, jotka puolestaan voidaan sijoitella eri rakennuksiin (rakennuksen osiin, osastoihin tms.) Hintatiedot Varusteet Tupakointi sallittu / ei sallittu Avainkoodit Kustannuspaikka Varauksen hyväksyjä (jos majoitusanomusmenettely käytössä)
2.3. Käyttötarkoitukset Käsitettä huone voidaan soveltaa laajasti. Se voi tarkoittaa esim. vuokrahuoneistoa, yhtä vuodepaikkaa tai vaikkapa työtilan ja autopaikan vuokrausta. Varausvaiheessa määritetään, mihin käyttötarkoitukseen varaus kohdistuu. Eri käyttötarkoituksiin tehdyt varaukset saavat oman merkintätapansa varauskartassa. Käyttötarkoitukset voidaan määrittää tarpeen mukaan. Tässä esimerkki. Käyttötarkoituksilla Majoitus ja vuokrasopimukset (VU) on oma värikoodaus ja merkintämenettely. Kts. varauskartan ohjetekstit.
2.4. Varusteet Huoneisiin liitettävät varusteet määritellään parametreissa.
2.5. Tuotetiedot Tuotetietojen liittäminen varauksiin on kehitteillä.
2.6. Muut tiedot Tässä mainitut tiedot määritellään parametreissa ja liitetään varauksiin: Oleskelutyyppi (P/6) Vierailun aihe (P/9) Asiakasryhmä (P/M3)
3. Varaustoiminnot Tässä luvussa kuvataan varauksen tekoon littyviä toimintoja.
3.1 Varauksen teko Varauskartta on rakennuskohtainen. Tässä esimerkki Majoitusvarauksista. Merkintöjä: Värikoodaus ruutuohjeissa Alleviivaus: Viimeinen päivä Risuaita: Ei muita tähän Vahvennus: Ulkomaalainen M/N: Mies, nainen?: Sukupuoli ei tiedossa
Tässä esimerkki vuokrauksesta. Merkintöjä: Värikoodaus kuin majoituksessa. Vuokralaisen nimestä näytetään kolme ensimmäistä merkkiä.
Voit hakea majoittujan sukutai etunimellä tai sen osalla.
Voit suodattaa näyttöön mies/naispaikat ja lisävuodemahdollisuuden.
Voit pyytää ohjelmaa näyttämään laskutusasiakkaan tai kurssin.
Klikkaamalla tulopäivää huonenumerorivillä, saat auki varausruudun.
Poimi laskutusasiakas, jos varaus laskutetaan. Majoittujan voit kirjoittaa suoraan varaukseen tai hakea henkilörekisteristä.
Maksutavat: Lasku Käteinen Ei maksua Siivousmerkinnällä kerrotaan ns. välisiivoustarve.
Voit tulostaa kuitin varauksen tallennuksen jälkeen.
Varausvahvistus voidaan lähettää postitse tai sähköpostilla.
Varaukseen liittyvät toimintomahdollisuudet.
Samaan varaukseen voi kirjata useampia majoitusjaksoja.
PitkänMajoitusanomus aikavälin varauskartta Yrityskohtaisella asetuksella voidaan asettaa se pvm-raja, jonka pidemmältä ajanjaksolta varauskartta näytetään kuukausikohtaisesti. Päivät -painikkeella päästään kuukausikohtaisiin päiväkohtaisiin näyttöihin (seuraava kalvo).
Majoitusanomus Ns. Mouseoverilla nähdään keitä huoneissa majoittuu.
Uuden majoittujan kirjaus samaan huoneeseen toisen kurssilaisen kanssa Joko kurssin kautta tai suoraan walk-in varauksena saadaan edellä esitetty varauskartta, jossa majoittujat on merkitty sukupuolen mukaan M/N/? -kirjaimilla. Klikataan sukupuolimerkintää halutun huoneen ja alkupäivän kohdalta. Valittu huone on korostettu.
Klikataan Majoittujakirjaus (rivin oikeassa reunassa).
Klikataan Uusi majoittuja ja täytetään tiedot. Tallennuksen jälkeen ruutu näyttää tältä.
Varauskartta on päivittynyt.
3.2 Ryhmävarauksen teko Aloita ryhmävarauksen teko
Valitse huoneet ja siirry eteenpäin.
Asio2 Täytä ryhmää koskevat tiedot.
Henkilöiden nimien kirjaukseen ja uusien lisäämiseen päästään tästä.
Voit täydentää nimitiedot. Voit lisätä ryhmään uuden henkilön näillä toiminnoilla.
Muista lopettaa ryhmän käsittely klikkaamalla tätä painiketta.
Klikkaamalla majoittujan kohdalta saadaan esiin ryhmävarauksen muokkaus -ruutu (kts. seuraava kalvo). Ryhmän majoitustilanne näkyy majoituskartassa.
Ruudulla voidaan näyttää myös muut majoittujat, jotka ovat ryhmävarauksen kanssa samalla majoitusjaksolla samoissa huoneissa. Muut majoittujat erottuvat ryhmävarauksesta tummemmalla taustavärillä. Ryhmävarauksen muokkaus -ruudussa nähdään varaukseen liitetyt huoneet sekä majoittujat. Varauksen rivikohtainen muokkaus (majoittuja, huone, majoitusjakso) on mahdollista.
3.3 Majoitusanomuksen teko Jokaiselle huoneelle voidaan valita henkilö, joka hyväksyy anomukset ja tekee varsinaiset varaukset. Hyväksyjä voidaan valita huonetietojen ylläpidossa.
Käyttäjälle voidaan kirjata käyttöoikeuksien kautta varauksien selailu-, anomus- tai kirjausoikeus. Varaajan oikeuksilla kirjautunut henkilö voi tehdä majoitusanomuksen klikkaamalla haluamansa huoneen tunnusta majoitusnäkymässä.
Kun varattava tila on valittu, avautuu viestintänäkymä, johon on esitäytetty tilan hyväksyjä, varaaja ja tilan nimi otsikkoon. Varaaja voi täydentää anomukseen liittyviä tietoja viestin tekstiosioon. Hyväksyjä saa tiedon majoitukseen liittyvästä varausanomuksesta sähköpostiinsa ja voi käydä hyväksymässä/tekemässä majoitusvarauksen. Viestintä tavallisella sähköpostilla.
3.4 Lyhytkurssien majoitukset / Kiintiöinti Kurssitietojen ylläpito -ruudusta päästään kiinnittämään kurssin tarvitsemat huoneet.
Klikkaamalla Varaa majoitus -painiketta päästään valitsemaan kiintiöitävät huoneet. Valitaan huoneet ja Klikataan Jatka valituilla huoneilla -painiketta.
Täydennetään tarvittavat tiedot ja klikataan Tallenna-painiketta.
3.5 Lyhytkurssien majoitukset / Majoittujien kirjaus Osallistujille voidaan varata majoitus suoraan Ilmoittautumisten käsittelyn yhteydessä.
Aikaväli alustuu kurssille määritetyn aikavälin mukaisesti (voidaan muokata tarvittaessa). Klikkaamalla aikaslottia kiintiöön kuuluvan huoneen kohdalla avautuu majoitusvaraus-ruutu.
Aikaväli ja majoittujan tiedot alustuvat automaattisesti. Aikaväliä ja tietoja voidaan muokata ja täydentää tarpeen mukaan. Varausruudussa nähdään osallistujan ilmoittautumislomakkeelle kirjaamat tiedot.
Majoitusvaraus kuitataan klikkaamalla Kuittaa majoitus varatuksi -painiketta.
Tieto kuitatusta majoitusvarauksesta välittyy Ilmoittautumisten käsittely -ruutuun.
3.6 Pitkäkestoiset resurssivaraukset Tämä toiminto on tilavarausohjelman laajennus, jota voidaan käyttää myös irrallisena. Varausjaksona on vuorokausi. Toiminto tukeutuu Majoitushallinto-ohjelman tietorakenteeseen. Pitkäkestoiset resurssivaraukset erotetaan majoitusvarauksista Käyttötarkoitus-määreellä. Käyttötarkoitus Majoitus on varattu majoitushallintoon, kaikki muut pitkäkestoisiin varauksiin.
Käyttötarkoitukset ja niille annettavat värikoodit määritellään parametrissa P/M1. Majoitus-käyttötarkoitusta ei tarvitse tässä määritellä.
Erityismenettely: Käyttötarkoitus Vuokrasopimukset (VU): Varauskartassa näytetään käyttötarkoituksen väri ja varaajan nimen kolme ensimmäistä merkkiä.
3.7 Kiintiöinti ilman kurssivarausta Tässä kohdassa esitetään tapaus, jossa kursseille tai muuhun tarkoitukseen halutaan varata majoituskiintiöitä. Oleellista on, että Asion kurssihallinto-ohjelmaa ei koko laajuudessaan käytetä (tämä vaihtoehto käsitellään muualla tässä dokumentissa). Kiintiöinti on periaatteessa ja pitkälti käytännössäkin sama asia kuin ryhmävarauksen teko.
Kursseista tallennetaan vain tunnus, nimi ja päivämäärät (mahdollisesti myös majoituksen hinta). Kiintiön asetuksen päästään painikkeella Kiinnitä majoitus.
Tässä ruutukaappaus, jossa on jo tehty kiintiöön varauksia kahteen huoneeseen (kolme varattu alunperin).
Haku kurssin nimellä ja myös majoittujan nimellä toimii.
Joko kurssin kautta tai suoraan walk-in varauksena saadaan edellisen kalvon esittämä varauskartta. Klikataan kurssin nimeä halutun huoneen ja alkupäivän kohdalta, jolloin saadaan ylläoleva kiintiötilannelistaus (ryhmälistaus). Valittu rivi (huone) on korostettu. Klikataan Majoittujakirjaus.
Kirjataan ainakin nimi ja sukupuoli. Tarvittaessa myös laskutusasiakas, hinta etc. Huomautus: Päivämäärien muuttaminen saattaa muuttaa myös kiintiötä, johon tosin vaikuttavat muutkin huoneessa asuvat. Kiintiö lasketaan siis huoneen majoittujien aikaisimmasta tulo- ja viimeisimmästä lähtöpäivästä.
Tallennuksen jälkeen ruutu näyttää tältä.
Sulje-painikkeella päästään takaisin varauskarttaan.
3.8 Kiintiöiden ylläpito Kiintiön ylläpito / Huoneiden poisto Poistetaan valitut rivit (joissa ei saa olla majoittujia, jos kyse on pelkästä kiintiöstä).
Huoneiden lisäys Klikkaa Lisää huoneita.
Aikavälin pidentäminen Tehdään huonekohtaisesti. Valitaan huone ja klikataan Majoittujakirjaus
Klikataan Uusi majoittuja. Annetaan uudet päivämäärät ja tallennetaan.
Aikavälin lyhentäminen Huone kerrallaan muutetaan päivämääriä majoittujakirjauksen kautta.
Kiintiöseuranta Raportti listaa kurssihallinnon tarpeisiina alustettujen huonekohtaisten kiintiöiden varaustilanteen. Ohjelmaa voidaan käyttää myös ryhmävarausten varaustilanteen seurantaan.
Taulukossa esitetään niiden huoneiden lukumäärä, joissa on kiintiöön sisältyviä varauksia ja kauttaviivan takana kiintiöön sisältyvien huoneiden lukumäärä. Huone katsotaan varatuksi, jos siinä on yksikin kiintiöön sisältyvä varaus.
3.9 Nettivaraukset Asio-majoituksen nettivarausmoduuli mahdollistaa vapaan majoituskapasiteetin myynnin helposti suoraan varausorganisaation omien nettisivujen kautta. Nettivarausmoduulin avulla omille nettisivuille voidaan upottaa nostoja vapaasta majoitustarjonnasta, ja upotukseen voidaan sisällyttää Asio-majoitusjärjestelmästä reaaliaikaisine hinta- ja saatavuustietoineen. Demo: http://asp.asio.fi/dev/onlinekalenteri/demot/ppo/ Varausohjelma on responsiivinen, ja soveltuu käytettäväksi millä tahansa päätelaitteella. Varaaja maksaa majoituksen verkkomaksulla, ja saa varauksesta sähköpostiinsa varausvahvistuksen. Varaus tulee automaattisesti Asio-majoitukseen. Majoitustarjontaan voidaan liittää kuvia, tietoja varusteista, kapasiteetista, tasosta sekä sijainnista. Hinnoittelu on parametroitavissa monipuolisesti huoneen, majoittujen määrän sekä majoitusjakson keston perusteella. Varausohjelman värimaailma on mahdollista kustomoida vastaamaan varausorganisaation omaa graafista ilmettä. Demoversio mahdollistaa tällä hetkellä yhden huoneen varaamisen kerrallaan.
Reaaliaikainen upotus suoraan Asiosta
Painamalla linkkiä päästään hakeamaan erilaisia majoituskohteita sekä suodattamaan halutuilla kriteereillä majoituskohteita. Alempaa löydät järjestelmään syötetyt karttalinkit sekä kuvat.
Varauksen perustiedot määritellään Asiosta ja varaus voidaan maksaa kätevästi Paytrailin verkkomaksulla.
Asiakas saa lopuksi varausvahvistuksen, joka pystytään tulostamaan ja se lähetetään myös sähköpostilla asiakkaalle.
4. Huoneen vaihto Tässä luvussa kuvataan huoneen vaihtoon ja majoitusjatkon katkaisuun liittyviä toimintoja.
4.1 Huoneen vaihto / sama rakennus Klikkaa huonenumerosta, jonka haluat vaihtaa. Majoittuja voidaan vaihtaa huoneesta toiseen myös hiirellä raahaamalla. Ohje ruudussa.
4.2 Huoneen vaihto / eri rakennus Huoneen vaihto eri rakennukseen tai selvästi eri aikaan. V15 lähtien myös suoraan varauskartassa, kts. luennoitsijamuistiinpanot.
Valitse huone, johon vaihdat. Paina Vaihda henkilö valittuun huoneeseen.
4.3 Majoitusjakson katkaisu / poisto Klikataan hiiren oikealla korvalla. Varaus voidaan poistaa myös varauksen ylläpitoruudussa..
5. Varauksen haku Tässä luvussa kuvataan varauksen hakeminen.
Aikaväli on valittava kaikissa muissa hauissa paitsi varausnrolla haettaessa.
Check-in ja check-out tapahtuvat yksinkertaisesti painamalla henkilön kohdalla olevaa painiketta. Majoittujalistaan lisätty toiminnot avaimen luovutuksen ja palautuksen kuittaamiseksi. Mahdollisuus lisätä tuotteita varaukseen.
Avaimen luovutuksen ja palautuksen kuittaus
9. Listaukset ja raportit Tässä luvussa kuvataan majoitukseen ja pitkäkestoisiin tilavarauksiin liittyvät listaus- ja raportointimahdollisuudet.
9.1 Majoituslistat
Voit vaihtaa sarakkeiden järjestystä klikkaamalla otsikosta.
9.2 Tilastokeskuksen raportti
9.3 Käyttöasteraportti Käyttöasteraportti löytyy valitsemalla päävalikosta Majoitus ja alavalikosta Käyttöasteraportti.
Voit määrittää aikavälin ja rakennukset, joiden perusteella Käyttöasteraportti muodostetaan
Esimerkki Käyttöasteraportista Sarakkeiden selitykset: Huone: Huoneen numero/nimi Rakennus: Rakennuksen nimi Huonetyyppi: Huonetyypin selite Var.lkm: Majoitusvarausten lukumäärä aikavälillä. Hlö.lkm: Majoittujien lukumäärä aikavälillä Huoneen käyttö %: Huoneen käyttö aikavälillä (Summarivillä kaikkien huoneiden keskiarvo) Vuoteiden käyttö %: Vuoteiden käyttöaste aikavälillä (Summarivillä kaikkien vuoteiden keskiarvo)
10. Laskutus Majoitukset voidaan laskuttaa ja siirtää taloushallintoon.
11. Majoitustoimintoihin liittyvät käyttöoikeudet Majoittujien kirjaus, majoitusanomus, majoitusvarausten selailu ja majoitustilanteen selailu ovat keskenään rinnakkaisia toimintoja. Jos majoituksen kirjaus on valittu, eivät anomus ja selailut ole aktiivisia. Jos anomus on valittu, se korvaa vastaavasti selailutoiminnon.
11.1 Majoittujien kirjaus -käyttöoikeudet Majoittujien kirjaus -oikeus mahdollistaa uusien majoitusvarausten kirjaamisen. Tällä oikeudella käyttäjä näkee rakennus- ja majoituskohdekohtaisen majoitustilanteen (majoituskartta) Majoitusvarausten selailu -tason mukaisesti sekä voi muokata jo olemassa olevia majoitusvarauksia.
Majoitusanomus 11.2 Majoitusanomus Majoitusanomus -oikeus antaa käyttäjälle mahdollisuuden tehdä majoitusanomus klikkaamalla haluamansa majoituskohteen tunnusta majoituskartassa. Tällä oikeudella käyttäjä näkee rakennus- ja majoituskohdekohtaisen majoitustilanteen Majoitusvarausten selailu -tason mukaisesti, mutta ei voi kirjata uusia varauksia tai muokata olemassa olevia majoitusvarauksia. Anomustenn vahvistusoikeus määritellään huonekohtaisesti. Vahvistusoikeuden omaava näkee vahvitusta odottavat varaukset päävalikossa ja voi hyväksyä tai hylätä anomuksen (vahvistamattoman varauksen).
Majoitusanomus 11.3 Majoitusvarausten selailu Majoitusvarausten selailu -oikeuden omaava käyttäjä näkee rakennus- ja majoituskohdekohtaisen majoitustilanteen (majoituskartta). Tämän lisäksi käyttäjä näkee varauskohtaiset tiedot, mutta ei voi kirjata uusia varauksia tai muokata olemassa olevia varauksia.
Majoitusanomus 11.4 Majoitustilanteen selailu Majoitustilanteen selailu -oikeuden omaava käyttäjä näkee rakennus- ja majoituskohdekohtaisen majoitustilanteen (majoituskartta), mutta ei pääse käsiksi varauskohtaisiin tietoihin eikä voi kirjata uusia varauksia tai muokata olemassa olevia majoitusvarauksia.
12. Siivousmääräysten teko ja kuittaus Siivousmääräysten teko ja kuittaus on erillisesti hinnoiteltu toimintokokonaisuus. Sen avulla siivooja saa tiedot siivouskohteista mobiililaitteseen ja voi siellä myös kuitata huoneet siivotuiksi. Näin säästyy aikaa mm. huoneen luovutuskuntoisuuskuittausta odotettaessa.
Kaksi eri ohjelmaa - Siivousmääräysten teko Ylläpitäjällä mahdollisuus tehdä siivouslistoja eri päiville ja sijoitella siivoojat kohteisiin - Siivoojan lista Siivoojalla mahdollisuus nähdä omat siivousmääryksensä mobiililaitteelta ja kuitata siivoukset suoritetuksi
12.1 Siivousmääräysten teko Siivoustyyppi (V/L) Edelliset siivoukset saa tarvittaessa näkyviin Huoneen tämänhetkiset ja tulevat asukkaat saadaan näkyviin Mahdollisia lisätietoja siivousta koskien Siivoojan kiinnitys Ohjelma muodostaa automaattisesti listan valitun päivän loppu- sekä välisiivouksista.
12.2 Siivoojan lista Siivooja näkee omat siivousmääräyksensä mobiililaitteella Näytettävien määräysten rajaus päivämäärän ja rakennuksen perusteella Siivous on kuitattu tehdyksi Siivouksen kuittaus
Mobiililaitteen käytön hyödyt Määräysten suoritustilanteen reaaliaikainen seuraaminen Huoneiden tilojen muutokset välittyvät järjestelmään reaaliajassa - vastaanotto näkee heti, kun huone on siivottu - siivooja näkee heti, kun asukkaat ovat lähteneet huoneesta - viime hetken ohjeet välittyvät siivoojalle Turha puhelimen käyttö vähenee
Lisätietoa Asio EduERP ohjelmaperheestä: www.asio.fi asio@asio.fi 09-6822929