ASIO EduERP Resurssien hallinta

Transkriptio

1 ASIO EduERP Resurssien hallinta Jaana Sillanpää Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 1

2 Sisällys 1 Kirjautuminen Kalenterit Oma kalenteri Tilakalenterit Henkilökuntakalenterit Ryhmäkalenteri Opiskelijakalenteri Kurssikalenterit Varauksen teko Yhden tietyn tilan varaaminen Opetusvaraus Sisäinen, työelämäpalvelu tai Liiketoiminta Usean eri kohteen varaaminen (Statusnäyttö) Vapaan tilan etsiminen Yksinkertaistettu haku Laaja haku Varauksen muuttaminen Tilan/tilojen lisääminen varaukseen Varauksen jakaminen kahteen eri tilaan Henkilön päällekkäisvarauksen lisääminen Usean ryhmän liittäminen varaukseen Omat ryhmät...25 Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 2

3 1 Kirjautuminen Ohjelma on selainpohjainen, joten ohjelmaa varten tarvitaan internet-selain. Ohjelmaan pääsee osoitteella tila.savonia.fi Ohjelmassa on ns. Haka-kirjautumispalvelu, jolloin kirjautumiseen käytetään windows-tunnuksia. Mikäli ohjelma antaa ensimmäistä kertaa kirjautuessa virheilmoituksen Syötit väärän käyttäjätunnuksen tai salasanan. Yritä uudelleen., pitää salasana käydä tallentamassa/muuttamassa sellaiseen hakemistoon, jota Haka-kirjautumista käyttävät ohjelmistot käyttävät. Salasanan muutos tehdään Savonia-amk:n verkossa seuraavasti: 1. Valitse Internet Explorerin Suosikit (Favorites)-valikosta Tietohallinto - IT Services ja sieltä edelleen Change your Savonia password. 2. Anna avautuvaan ruutuun käyttäjätunnuksesi ja salasanasi. Tämän jälkeen avautuu varsinainen salasananvaihtosivu. 3. Mikäli nykyinen salasana on vähintään 10 merkkiä pitkä, eikä se sisällä skandimerkkejä (ä, Ä, ö, Ö, å, Å), niin salasanaa ei tarvitse muuttaa ja sen voi kirjoittaa kaikkiin kolmeen salasana-kenttään. Muutoin kirjoita ylimpään kenttään vanha salasanasi ja kahteen muuhun uusi salasana. Paina lopuksi Change-painiketta. Mikäli salasanan tallennus onnistui, kenttien alapuolelle ilmestyy vihreällä teksti Success. 4. Salasananvaihtoikkunan voi sulkea ja yrittää Asioon kirjautumista uudelleen. Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 3

4 Kirjauduttaessa ohjelmaan ensimmäistä kertaa, näkyviin tulee ikkuna, jossa kerrotaan mitä tietoja käyttäjästä välitetään ohjelmalle. PAINA Hyväksyn -painiketta Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 4

5 Kirjautumisen jälkeen selain näyttää ohjelman pääikkunan. Ikkunan vasemmassa reunassa ovat alekkain toiminnot, joita käyttäjä voi käyttää. Ohjelman käyttäjät on jaettu käyttäjäryhmiin, joten käyttäjien oikeudet ohjelman toimintoihin vaihtelevat. Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 5

6 2 Kalenterit Ohjelman avulla voi selata tai tehdä varauksia eri resursseille. 2.1 Oma kalenteri Oman kalenterin avulla henkilö näkee kaikki varauksensa sekä pääsee merkitsemään omia henkilökohtaisia varauksiaan. Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 6

7 2.2 Tilakalenterit Tilakalenterien avulla nähdään tilojen varaukset. Tilat ovat lajiteltu kampuskohtaisesti käyttötarkoituksen mukaan. Lajit ovat opetustilat, henkilötyötilat, tekniset tilat ja varsinaisiin teknisiin tiloihin kuulumattomat tilat. Riippuen käyttöoikeuksista, näkyvillä ovat vain ne tilalajit, joihin käyttäjällä on oikeus. Lajien edessä on kolmimerkkinen tunnus, joka kertoo mistä kampuksesta on kysymys. Tunnus on kolme ensimmäistä merkkiä ko. kampuksen käyntiosoiteesta. Alla on luettelo kunkin kampuksen tunnuksista. Hau Haukisaarentie Iisalmi Hul Hulkontie Kuopio Kuo Kuopionlahdenkatu 23 C Kuopio Mic Microkatu Kuopio Nii Niiralankatu Kuopio Opi Opistotie Kuopio Osm Osmajoentie Varkaus Pii Piispankatu Kuopio Pre Presidentinkatu Kuopio Sai Sairaalakatu Kuopio Sam Sammakkolammentie Kuopio Opetustilat on merkitty ainoastaan kolmimerkkisellä kampuksen tunnuksella. Kun käyttäjä on valinnut haluamansa tilalajin, hän voi valita yksittäisen tilan valitsemalla joko ylhäällä vasemmassa reunassa näkyvästä alasvetovalikosta tai suoraan oikeanpuoleisessa ikkunassa näkyvästä taulukosta. Haluttu tarkasteluajankohta valitaan ylhäällä vasemmalla olevasta kalenterista. Jos käyttäjällä on varausoikeudet, hän voi tehdä tilavarauksia kalenterin kautta. Varauksen teko on selitetty tarkemmin kohdassa 3. Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 7

8 2.3 Henkilökuntakalenterit Henkilökuntakalenterin avulla nähdään henkilöiden varaukset. Haluttu henkilö valitaan ylhäällä vasemmassa reunassa näkyvästä alasvetovalikosta ja haluttu tarkasteluajankohta valitaan ylhäällä vasemmalla olevasta kalenterista. Jos käyttäjällä on varausoikeudet, hän voi tehdä henkilövarauksia kalenterin kautta. Varauksen teko on selitetty tarkemmin kohdassa Ryhmäkalenteri Ryhmäkalenterin avulla nähdään ryhmän/ryhmien lukujärjestykset. Yksittäisen ryhmän voi valita ylhäällä vasemmassa reunassa näkyvästä alasvetovalikosta. Jos halutaan nähdä useamman ryhmän yhdistetty lukujärjestys, valitaan halutut ryhmät oikealla näkyvästä taulukosta. Haluttu tarkasteluajankohta valitaan ylhäällä vasemmalla olevasta kalenterista. Jos käyttäjällä on muutosoikeudet, hän voi muuttaa ryhmän varausta (esimerkiksi tilan tai ajan muutos). 2.5 Opiskelijakalenteri Opiskelijakalenterin avulla nähdään opiskelijan lukujärjestys. Haluttu opiskelija valitaan ylhäällä vasemmassa reunassa näkyvästä alasvetovalikosta. Haluttu tarkasteluajankohta valitaan ylhäällä vasemmalla olevasta kalenterista. Tätä kalenteria voi vain selailla. 2.6 Kurssikalenterit Kurssikalenterin avulla nähdään opetettavien opintojaksojen lukujärjestykset. Haluttu opintojakso valitaan ylhäällä vasemmassa reunassa näkyvästä alasvetovalikosta. Haluttu tarkasteluajankohta valitaan ylhäällä vasemmalla olevasta kalenterista. Tätä kalenteria voi vain selailla. Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 8

9 3 Varauksen teko Varauksen voi kohdistaa joko yksittäiseen resurssiin (esimerkiksi tila tai henkilö) tai useampaan resurssiin (tila, opettaja ja ryhmä). Yksittäisen resurssin varaus voidaan tehdä joko suoraan kalenterin kautta tai valitsemalla päävalikosta kohta Vapaan ajan haku. Useamman resurssin varaaminen yhtä aikaa kannattaa tehdä toiminnolla Statusnäytöt. 3.1 Yhden tietyn tilan varaaminen Opetusvaraus Valitse varattava tila tilakalenterista ja valitse haluttu viikko ylhäällä olevasta kalenterista. Klikkaa hiirellä viikkokalenterista haluamaasi kellonaikaa. Käyttötyyppi: Valitse Opetus. Vastuuyksikkö: Valitse valintalistalta se vastuuyksikkö, minkä alaista opetus on. Opetusmuoto: Mahdollinen tarkempi jaottelu opetukselle. Ryhmä: Valitse haluamasi ryhmä pudotuslistalta Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 9

10 Aikaväli: Anna haluttu aloitus- ja päättymiskellonaika. Hinta: Ohjelmassa on oletuksena ruksattu Käytä hinnastoa. Jos tilojen perustietoihin on viety hinnat, tuo tämä ruutu valmiiksi ne. Kurssi: Voit poimia opintojakson varaukseen painamalla Hae-painiketta.Voit rajata hakutuloksia kirjoittamalla ensimmäiseen kenttään opintojaksokoodin tai sen osan ja/tai toiseen kenttään opintojakson nimen tai sen osan. Pvm: Valitse mille aikavälille varaus kohdistetaan. Viikonpäivät: Valitse haluttu/halutut viikonpäivät. Luokkatila: Oletuksena on se tila, joka valittiin Tilakalenterista. Opettaja: Voit poimia opettajan varaukseen painamalla Hae-painiketta. Voit rajata hakutuloksia kirjoittamalla kenttään opettajan sukunimen alkuosan. Hyväksy/Varausvahvistus. Pelkällä Hyväksy painikkeella tallennat varauksen. Hyväksy/Varausvahvistus painike antaa mahdollisuuden tulostaa tai lähettää sähköpostilla vahvistus. Jos jokin resursseista (opettaja, tila tai ryhmä) on jo varattu ko. aikaan, ohjelma antaa siitä ilmoituksen. Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 10

11 3.1.2 Sisäinen, työelämäpalvelu tai Liiketoiminta Valitse varattava tila tilakalenterista ja valitse haluttu viikko ylhäällä olevasta kalenterista. Klikkaa hiirellä viikkokalenterista haluamaasi kellonaikaa. Näytölle ilmestyy varausruutu: Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 11

12 Käyttötyyppi: Valitse oikea käyttötyyppi. Opetus-käyttötyypillä voit tehdä opetusvarauksen, jolloin ohjelmassa voidaan valita ryhmä, aine ja opettaja. Asiakas: Anna asiakkaan nimen alkuosa ja paina Poimi painiketta. Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 12

13 Jos Asiakas löytyy yritysrekisteristä, tarkista tiedot, Tallenna ja paina Poimi varaukseen painiketta. Muussa tapauksessa perusta uusi yritys ja poimi se varaukseen. Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 13

14 Yhteyshenkilö. Asiakkaan perustietoihin voidaan liittä yhteyshenkilöitä, jolloin sieltä voidaan suoraan poimia henkilö varausruudulle. Yhteyshenkilö ja hänen yhteystietonsa voidaan myös kirjoittaa varaukseen käsin. Sisäisessä varauksessa tähän voidaan kirjoittaa varaajan nimi. Aikaväli. Valitse varauksen aloitus- ja loppuaika klikkaamalla kellon aikaa. Maksutapa. Valitse maksutapa klikkaamalla. Tilaisuus. Kirjoita tilaisuuden nimi. Pvm. Jos varaus on useana päivänä, vaihda päivämäärä klikkaamalla Valitse loppupvm. Viikonpäivä. Usean päivän vaihtoehdossa valitse myös viikonpäivä(t), milloin varaus on. Lisätietoja. Lisätietoja kenttään voit kirjoittaa tarvittaessa lisäselvityksiä. Hyväksy/Varausvahvistus. Pelkällä Hyväksy painikkeella tallennat varauksen. Hyväksy/Varausvahvistus painike antaa mahdollisuuden tulostaa tai lähettää sähköpostilla vahvistus. Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 14

15 Hinta. Ohjelmassa on oletuksena ruksattu Käytä hinnastoa. Jos tilojen perustietoihin on viety hinnat, tuo tämä ruutu valmiiksi ne. Hinnastoja voi olla useita. Tällöin valitaan, mitä hinnastoa käytetään ja painetaan Laske hinnat -painiketta. Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 15

16 Varausvahvistukset. Tulosta varausvahvistus painikkeella saat vahvistuksen ruudulle, josta sen voi tulostaa selaimen Tulosta-toiminnolla. Vastaanottajan sähköpostitiedot tulevat automaattisesti ruudulle, jos ne on viety varausruudulle asiakkaan yhteyshenkilön kohdalle. Vahvistus lähtee myös HTML -muotoisena liitteenä. Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 16

17 3.2 Usean eri kohteen varaaminen (Statusnäyttö) Statusnäyttöjen avulla voidaan hakea yhteistä vapaata aikaa usealle eri kohteelle. Aikaväli: Miltä päivämääräväliltä vapaata aikaa haetaan ja mihin viikonpäiviin haku kohdistetaan. Statusnäkymän lisäasetukset: Käyttäjä voi valita, miten päivät ja varauskohteet näkyvät. Tilan kapasiteetti: Tilan henkilölukumäärä Tilan koko: Tilan neliömäärä Tilat/ Henkilöt/ Yksiköt: Mihin kohteisiin haku kohdistetaan. Omat ryhmät: Omiin ryhmiin voit määritellä haluamasi resurssit, esimerkiksi tietyn kampuksen opettajat. Varusteet: Tarvittavat varusteet Ohjelmat (ryhmät): Hakuun liitettävät ryhmät. Napauttamalla yksikköä, sen alapuolelle ilmestyvät ko. yksikön ryhmät, joista voi poimia haluamansa. Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 17

18 Riippuen statusnäytön lisäasetuksista, näytölle tulee valittujen lajien varaustilanne. Värilliset ruudut näyttävät varatut ajat, valkoiset ovat vapaita aikoja. Varauskohteen pääsee varaamaan asettamalla rasti haluttujen kohteiden eteen ja valitsemalla näytön ylä- tai alareunasta toiminnon Varauksen teko/kalenteri tai Varauksen teko/status. Varauksen teko/kalenteri: Ohjelma näyttää tilat rinnakkain. Ylhäällä on painike, josta voi valita järjestetäänkö kohteet varauskohteen vai päivämäärän mukaan. Klikkaamalla hiirellä halutun ajan kohdalla, näytölle avautuu varausruutu. Varaus tehdään kohdan 3.1. mukaisesti. Varauksen teko/status: Ohjelma näyttää tilat alekkain. Valitse ylhäältä varauksen käyttötyyppi. Klikkaa hiirellä halutut ajat (=ruudut); valitut ruudut muuttuvat harmaiksi. Valitse ylhäältä painike Jatka. Näytölle avautuu ikkuna, johon voi syöttää varauksen tiedot. Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 18

19 4 Vapaan tilan etsiminen Vapaita tiloja voidaan etsiä Vapaan ajan haku-toiminnolla. Toiminto on jaettu Yksinkertaisettuun hakuun (tilaa haetaan yhdelle tietylle päivälle) ja Laajaan hakuun (tilaa haetaan jollekin aikavälille) Yksinkertaistettu haku Päivämäärä: Haluttu päivämäärä Tilat: Rastita halutut tilalajit Henkilöt: Rastita halutut henkilöryhmät (tällä hetkellä kaikki henkilöt samassa Henkilöt-ryhmässä) Omat ryhmät: Tiettyä tarkoitusta varten jaotellut tila/henkilöryhmät. Rajaa haku yksikköihin: Hakee kaikki ko. yksikköön sidotut resurssit. Tilan tarve henkilölukumäärälle: Ryhmän henkilölukumäärä Varusteet: Rastita tarvittavat varusteet Tietokone: Tietokoneitten tarvittava lukumäärä Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 19

20 4.1.2 Laaja haku Päivämääräväli: Miltä päivämääräväliltä vapaata aikaa haetaan Viikonpäivät: Mihin päiviin haku kohdistetaan. Aikaväli: Miltä aikaväliltä vapaata aikaa haetaan ja mikä on tilaisuuden kesto Tilan laji: Miltä kampukselta tiloja haetaan. Tilan tarve henkilölukumäärälle: Ryhmän henkilölukumäärä Varusteet: Tarvittavat varusteet Haun tulokset avautuvat seuraavanlaiseen ikkunaan: Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 20

21 Tilat, joille löytyi yhteinen vapaa aika näkyvät listalla valkoisella värillä. Aikaisin hakuehtoja vastaava yhteinen vapaa aika on kirjattu näkyviin taulukon soluun. Tilat, joille ei haetuilla ehdoilla löydy lainkaan vapaata aikaa hakuehdoilla näkyvät punaisella värillä. Tilat, joille ei haetuilla ehdoilla löydy yhteistä vapaata aikaa näkyvät listalla keltaisella värillä. Solussa on ensimmäinen haetun mittainen vapaa ajanhetki. Klikkaamalla tilakoodia saat esiin ko. tilan varaukset. Toiminnon kautta voit poistaa tai muokata tekemiäsi varauksia. Mikäli et näe valintaruutua tilan/henkilön edessä, sinulla on siihen vain selailuoikeus. Päiväkohtaisten painikkeiden ohje: "<<" Hae aikaisempaa vapaata aikaa ko. päivänä. Haku tapahtuu puolen tunnin askelin. "Varaa" Siirry varaamaan valitsemiasi varauskohteita ko. päivänä. Varaus tapahtuu kohdassa 3.1. kuvatulla tavalla. ">>" Hae myöhempää vapaata aikaa ko. päivänä. Haku tapahtuu puolen tunnin askelin. Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 21

22 5 Varauksen muuttaminen Varaus aukeaa klikkaamalla hiirellä varausta. Yhden opetusvarauksen muutokset voi tehdä suoraan tällä ruudulla vain muuttamalla tietoja (esimerkiksi opetustilan vaihtaminen toiseen). Paina lopuksi Hyväksy. Jos varauksessa on useiden päivien tai aikojen varauksia, klikkaa Varausmuutokset painiketta. Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 22

23 Jokaisesta eri päivästä tai ajasta tulee oma varausrivi, jota voi muuttaa. Valitse ne rivit, joiden tietoja haluat muuttaa. Jos muutat esimerkiksi opetustilaa usealle opetuskerralle, klikkaa? -painiketta Tila- ja ruokailuvarauksen rivitietojen pika-asetuksista riviltä Tila. Valitse listalta haluamasi tilalaji ja klikkaa näytön alareunassa olevaa Hae tilaa-painiketta. Valitse avautuvalta listalta haluamasi tila ja klikkaa Poimi valitut tilat-painiketta. Napauta vielä varausmuutokset ikkunassa Aseta valittuihin-painiketta ja lopuksi Tallenna. 5.1 Tilan/tilojen lisääminen varaukseen Opetusvaraukseen voidaan lisätä tiloja seuraavasti: 1. Avaa varaus klikkaamalla sitä kalenterista. 2. Napauta varausikkunan alareunassa olevaa Varausmuutokset-painiketta. Näytölle avautuu uusi ikkuna, jossa on listattu varaukseen sisältyvät ajat. 3. Valitse ne rivit, joihin haluat tehdä tilan lisäyksen. Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 23

24 4. Napauta Lisää tila-painiketta. Valitse Uusi tila -kohdassa haluamasi kampus ja paina ruudun alareunassa Hae vapaata tilaa painiketta. Valitse haluamasi tilat ja paina Poimi valitut tilat painiketta. 5.2 Varauksen jakaminen kahteen eri tilaan Joskus opetusvaraus halutaan purkaa siten, että esimerkiksi kolmen tunnin opetusvarauksesta yksi tunti halutaan muuttaa toiseen tilaan. 5. Avaa varaus klikkaamalla sitä kalenterista. 6. Napauta varausikkunan alareunassa olevaa Varausmuutokset-painiketta. Näytölle avautuu uusi ikkuna, jossa on listattu varaukseen sisältyvät ajat. 7. Valitse ne rivit, joihin haluat tehdä tilan lisäyksen. 8. Napauta Lisää tila-painiketta ja valitse haluttu tila -> varauksella näkyy kaksi tilaa. 9. Valitse listalta alkuperäiset rivit. Kohdassa Tila- ja ruokailuvarausten rivitietojen pika-asetus aseta alkuperäisessä tilassa pidettävä aika ja paina rivin lopussa olevaa Aseta valittuihin - painiketta. Paina myös ryhmän alla olevaa Tallenna painiketta. 10. Valitse vielä uuden tilan rivit ja aseta näille haluttu aika samalla tavalla kuin kohdassa Henkilön päällekkäisvarauksen lisääminen Jos henkilölle on jo tehty varaus, voidaan hänelle kuitenkin tehdä toisia opetusvarauksia varattuun aikaan. 1. Tee uusi opetusvaraus normaalisti. 2. Kirjoita Opettaja kenttään opettajan sukunimi tai osa siitä ja paina Hae painiketta. Ohjelma näyttää listassa vain ne opettajat, joilla ei ole varauksia ko. aikaan. 3. Kaikki opettajat saat napauttamalla Näytä kaikki painiketta. Varatut opettajat on merkitty tähdellä (*). Varatut opettajat voi kuitenkin poimia varaukseen. Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 24

25 5.4 Usean ryhmän liittäminen varaukseen 1. Avaa varaus klikkaamalla sitä kalenterista. 2. Napauta varausikkunan alareunassa olevaa Varausmuutokset-painiketta. Näytölle avautuu uusi ikkuna, jossa on listattu varaukseen sisältyvät ajat. 3. Napauta listan alapuolella olevaa Lisää ryhmä/ohjelma-painiketta. Valitse haluttu ryhmä listalta. Ota rasti pois niistä opetustapahtumista, joihin et halua lisätä ryhmää. Lopuksi paina ikkunan alareunassa olevaa Lisää varaukseen-painiketta. Toista 3. askel jokaiselle liitettävälle ryhmälle. 6 Omat ryhmät Jos tarvitaan tehdä varauksia säännöllisesti esimerkiksi joillekin tiimeille, kannattaa tiimin henkilöistä tehdä oma ryhmänsä. 1. Valitse Ylläpito, Omat ryhmät 2. Ruudussa Uuden ryhmän perustaminen anna ryhmän nimi ja valitse mistä lajeista varauskohteet valitaan (samaan ryhmään voi valita tiloja ja henkilöitä). Paina lopuksi Lisää uusi painiketta. 3. Rastita haluamasi varauskohteet ja paina Tallenna painiketta. 4. Ryhmän muokkaus ikkunassa voit valita näkyykö ryhmä kaikille käyttäjille (Julkinen) vai näkyykö se vain itsellä (Henkilökohtainen). Paina lopuksi Tallenna painiketta. Savonia-ammattikorkeakoulu Sivu 25