Respa tilanvaraussovellus

Transkriptio

1 1 Respa tilanvaraussovellus Selainkäyttöistä Respa -tilanvaraussovellusta voidaan käyttää esim. kokous- ja liikuntatilojen varausten tekemiseen. Sovellus toimii kaikilla yleisesti käytössä olevilla www-selaimilla. Tilanvaraus on helppoa ja nopeaa. Tiloja voi olla rajattomasti. Kysy demoversiota!

2 2 Tilanvaraussovelluksen toiminnot Yleiset käyttöoikeudet Kuka tahansa käyttäjä voi selata minkä tahansa tilan varaustietoja. Varaustietoja voi etsiä esille määrittämällä hakukriteeriksi varattavan tilan pudotusvalikosta sekä halutun päivämäärän tai aikavälin (alkupvm-loppupvm). Vihreällä näytetään vapaat kellonajat. Punaisella näytetään jo varatut kellonajat. Kun hiiren kursori viedään tällaisen solun päälle, näytetään ko. varaukseen liittyvät tiedot "Alt -tagissa". Myös KLIKKAAMALLA saadaan varaustiedot näkyviin. Kuka tahansa käyttäjä voi tehdä varauksen mille tahansa muulle tilalle kuin "erityistilalle Tilanvaraussovellus ja käyttäjärekisteri Tilanvaraussovellukseen annetaan käyttäjärekisterin kautta kahdenlaisia käyttöoikeuksia : Tilanvaraus, Admin-liittymä : Oletuksena käyttöoikeus Admin liittymään annetaan ainakin HelpDeskin yleiselle käyttäjätunnukselle. Admin liittymässä voidaan määrittää seuraavat tiedot tilanvaraussovelluksen tietokantaan : Tilan nimi, joka tulee esille ao. jumpboxissa. Tilaan liittyvät ominaisuustiedot : varustelu, montako henkilöä mahtuu jne.. Nämä tiedot kirjoitetaan yhteen memo-kenttään. Tähän kenttään voidaan määrittää myös linkki esim. intranetissa jo valmiina olevaan sivustoon, jossa on tarkemmin kerrottu ko. tilan ominaisuuksista, varusteista, ym. tiedoista. Tilan varaukseen liittyvät erityistiedot. Mikäli tilaa ei voida varata tilanvaraussovelluksen kautta, kirjoitetaan tähän memo-kenttään kaikki tarvittavat tiedot, jotka liittyvät tilan varaamiseen. Mikäli tähän memo-kenttään on kirjoitettu jotain, ei tilanvaraussovellus anna suorittaa ko. tilan varausta suoraan sovelluksesta käsin. Admin -liittymän kautta määritetään myös, tiettyjen erityistilojen varausoikeus tietyille, käyttäjärekisterissä oleville henkilöille. Lisäksi admin liittymän kautta voidaan tehdä uusi varaus sekä päivittää ja peruuttaa mikä tahansa varaus tietokannasta. Tämä tapahtuu siten, että ylläpitäjä määrittää hakukriteeriksi haluamansa tilan sekä aikavälin (alkupvm ja loppupvm), jolle aikavälille tehdyt varaukset tuodaan esille asianmukaiseen luetteloon. Mikäli aikaväliä ei määritetä, tuodaan oletuksena esille kaikki varaukset sen hetkisestä päivämäärästä eteenpäin, ko. päivämäärä mukaanlukien.

3 3 Luettelossa on näkyvillä : - tilan nimi - varauspäivämäärä - varauksen alkamiskellonaika - varauksen päättymiskellonaika - varaustiedot Mikäli ylläpitäjä haluaa perua jonkin varauksen, hänen tarvitsee vain klikata ao. rivillä olevaa Peruuta -kuvaketta. Ennen varauksen perumista, sovellus kysyy varmistuksen suoritettavalle toimenpiteelle. Mikäli ylläpitäjä haluaa poistaa tietokannasta kaikki haun tuloksena löytyneet varaukset (vanhojen varausten pois-siivoaminen), tarvitsee hänen vain klikata Poista kaikki painiketta. Ennen varauksien poistamista, sovellus kysyy varmistuksen suoritettavalle toimenpiteelle. Admin-liittymässä on Laskuri, jolla saa laskettua tilojen varausasteen annetulta ajanjaksolta vaikka tila kerrallaan tai sitten kaikki tilat allekkain. "Tilanvaraus, Varaajan-liittymä" : Kaikille, joille on annettu oikeus tilanvaraussovelluksen "Varaajan" -liittymään, voivat tehdä tilanvarauksia kaikkiin niihin "erityistiloihin", joihin annetaan Admin -liittymän kautta varausoikeus vain tietyille henkilöille. Tällaisen "erityistilan" varaaminen vaatii aina sen, että henkilö on kirjautunut esim. "NetEazer" -intraan tai tilanvaraussovellukseen, jotta hänet voidaan tunnistaa käyttäjärekisterin tiedoista. Tässä tapauksessa hänen henkilötietonsa liitetään automaattisesti varaustietojen yhteyteen. Tässä tapauksessa varauksen tehnyt henkilö voi myös itse päivittää tai peruuttaa varauksen tiedot myöhemmin. Admin -liittymään ja Varaajan liittymään pääseminen edellyttää, että käyttäjä on : - kirjautunut sisälle johonkin NetEazer Intranetiin ja klikannut siellä Omat sovellukset sivulla ao. liittymän linkkiä - kirjautunut sisälle käyttäjärekisteriin ja klikannut siellä Omat sovellukset sivulla ao. liittymän linkkiä - kirjautunut suoraan sisälle tilanvaraussovellukseen - Valinnainen, esim. AD-kirjautuminen (optio) Tilanvarauksen tekeminen Sivu, jolla tilanvaraus tehdään, on perusrakenteeltaan samanlainen kuin ko. sovelluksen toimintoja esittelevässä PowerPoint-esityksessä on esitetty, seuraavin lisäyksin : - Tila -jumpboxin oikealla puolella on pieni linkkikuvake, jota klikkaamalla saadaan esiin ko. tilalle määritetyt ominaisuustiedot (varustelu, paikkojen lukumäärä jne.).

4 4 Varaustietoja koskevan tilan sekä aloitus- ja päättymispäivämäärän valinta Varaustiedot -kentän yläpuolelle tulee automaattisesti esille varauksen tekijän nimi, joka myös liitetään automaattisesti varaustietoihin. Kun tila sekä aikaväli on valittu ja käyttäjä on painanut "Näytä varaustilanne" - painiketta, tulee esille graafinen "varaustaulukko". Varaustaulukko näytetään oletuksena aikaväliltä 8:00-17:00. Lauantaita ja sunnuntaita ei oletuksena näytetä. Punaisella näytetään jo varatut kellonajat. Kun hiiren kursori viedään tällaisen solun päälle, näytetään ko. varaukseen liittyvät tiedot Vihreällä näytetään vapaat kellonajat. Kun vihreää solua klikataan ensimmäisen kerran, valitaan varauksen alkukellonaika (ko. taulukkorivillä oleva 1. kellonaika). "Päivä" -kenttään tulee tällöin varauspäiväksi ko. taulukkosarakkeen päivämäärä ja varauksen alkukellonaika tulee "Alkuklo" -kenttään. Samalla taulukkosolun väri muuttuu keltaiseksi. Jos samaa taulukkosolua klikataan toisen kerran, valitaan varauksen päättymiskellonajaksi ko. taulukkorivillä oleva 2. kellonaika eli tehdään puolen tunnin varaus. Varauksen loppumiskellonaika tulee "Loppuklo" -kenttään. Jos samaa taulukkosolua klikataan kolmannen kerran, muuttuu taulukkosolu takaisin vihreäksi. Samalla tyhjennetään "Päivä"-, "Alkuklo"- ja "Loppuklo"-kentät. Mikäli varauksen loppumisaika valitaan joltain alkukellonajan jälkeen olevalta riviltä (yli puolen tunnin varaus), sijoitetaan "Loppuklo" -kenttään ko. taulukkorivillä ollut 2. kellonaika. Samalla sovellus muuttaa alku- ja loppukellonajan väliset rivit keltaisiksi. (varaajan nimeä ei tarvitse kirjoittaa "Varauksen tiedot"-kenttään, sovellus lisää sen sinne automaattisesti). Mikäli jokin pakollinen tieto puuttuu, sovellus huomauttaa siitä heti. Lisäksi sovellus tarkistaa, ettei ko. tilalle ja valitulle päivälle sekä aikavälille ole juuri hetkeä aiemmin kukaan tehnyt varausta, joka menisi päällekkäin tämän varauksen kanssa. Jos päällekkäisyyttä ilmenee, ei varaustietoja talleteta tietokantaan, vaan ko. ristiriidasta huomautetaan käyttäjälle. Esimerkki varaustietojen näyttämisestä: Varattu itse Sihteerin tekemä varaus

5 5 Tila Rooma Tila Lontoo Pvm Pvm Klo Klo Aihe Intranet-ryhmä Aihe Johtoryhmä, puh.joht XXX Varasi Kimmo XXX, p Varasi Tuula XXX, p Eli Aihe -kenttä olisi ainoa, mitä sovellukseenkirjautunut itse kirjoittaisi. Lisäksi sovellus tarkistaa, että varauskellonajat valitaan saman päivän kohdalta, ettei varauskellonaikoja voi valita varattujen taulukkosolujen yli jne.. Kaikista tällaisista virhetilanteista ilmoitetaan käyttäjälle heti. Jos varaus saatiin talletettua tietokantaan asianmukaisesti, ilmoitetaan tästä kalenterin yläpuolella ja keltaiset taulukkosolut muutetaan punaisiksi. Mikäli valittu tila on sellainen, että sitä ei voi varata tilanvaraussovelluksen kautta, näytetään sitä koskevat tiedot "varaustaulukon" yläpuolella. Lisäksi sovellus ei salli määrittää varaukseen liittyvää päivämäärää eikä kellonaikoja tällaiselle tilalle. Toistuva varaus Ns. toistuva varaus tarkoittaa sitä, että tietyn tilan varaus voidaan tehdä yhdellä kertaa useammalle viikolle aina samalle viikonpäivälle annetulle päivämäärävälille tai vaihtoehtoisesti jokaiselle arkipäivälle (lauantai ja sunnuntai poislukien) annetulle päivämäärävälille ja samalle määritetylle aikavälille. Mikäli käyttäjä haluaa tehdä toistuvan varauksen, tapahtuisi se seuraavalla tavalla : Käyttäjä tekee ensin varauksen yksittäiselle päivälle tavalliseen tapaan. Kun sovellus näyttää vahvistustiedot tehdystä varauksesta, tulee näkyville myös päivämääräkenttä, johon voidaan kirjoittaa toistuvan varauksen päättymispäivämäärä (alkamispäivämäärä on aina sama kuin juuri tehdyn yksittäisen varauksen päivämäärä). Radiobutton valinnasta valitaan, tehdäänkö toistuva varaus aina samalle viikonpäivälle vai jokaiselle arkipäivälle ko. aikavälille. Tämän jälkeen käyttäjä painaa Tee toistuva varaus painiketta. Mikäli ko. tila oli vapaana koko annetulla aikavälillä, ilmoittaa sovellus, että tilanvaraus voitiin suoraan tehdä ko. aikavälille. Mikäli ko. aikavälillä oli varauksia, jotka menisivät päällekkäin nyt tehtävän varauksen kanssa, ei sovellus tee suoraan yhtäkään varausta, vaan ilmoittaa käyttäjälle, mille päiville varaus olisi mahdollinen ja mitkä päivät olisivat varattuja. Lisäksi sovellus kysyy, tehdäänkö varaus vapaana oleville päiville.

6 6 Varaus tehdään vapaille päiville vain siinä tapauksessa, että käyttäjä näin vahvistaa. Varauksen peruminen ja muokkaaminen Mikäli henkilö on tehnyt varauksen johonkin erityistilaan, voi hän myös päivittää tai peruuttaa tekemänsä varauksen, koska hänen henkilötietonsa on automaattisesti liitetty varauksen yhteyteen suoraan käyttäjärekisteristä. Käyttäjä voi etsiä aiemmin tekemänsä varaukset esille samoilla hakukriteereillä kuin tehdessään uutta varausta. Kun varaustiedot tulevat esille, näytetään varatut kellonajat punaisella värillä, kuten tavallista, mutta mikäli kyseessä on juuri kyseisen käyttäjän tekemä varaus, muodostetaan punaiseen taulukkosoluun linkki, jota klikkaamalla käyttäjä saa lomakesivulle auki kaikki varausta koskevat tiedot, joita hän voi muuttaa (varattava tila, varauspvm, alkuklo, loppuklo sekä varaustiedot). Myös varauksen peruminen on mahdollista tämän lomakesivun kautta. Mikäli peruttava varaus kuuluu osana toistuvaan varaukseen, kysyy sovellus käyttäjältä muutetaanko kaikkien toistuvaan varaukseen kuuluvien varausten tiedot siten kuin käyttäjä ne muutti (mukaanlukien varauksen peruminen). Jos käyttäjä vastaa kieltävästi tehdään muutos/peruutus vain sille yksittäiselle varaukselle, jonka käyttäjä otti muokattavaksi. Muussa tapauksessa muutos/peruutus koskee koko toistuvaa varausta. Ylläpitäjän käyttöliittymä Tähän käyttöliittymän osaan annetaan käyttöoikeus käyttäjärekisterin kautta. Ylläpitäjän käyttöliittymän kautta päästään päivittämään kaikkia tiloihin liittyviä tietoja sekä tilanvaraussovelluksen perusasetuksia. 2.1 Varattavien tilojen tiedot Varattavan tilan tietojen yhteyteen voidaan määrittää yksi tai useampi ruksattava valinta, joka koskee esim. niitä varusteita, jotka varauksen yhteydessä tilassa pitää olla (esim. Dataprojektori). Kunkin valinnan yhteyteen voidaan määrittää, onko varaajan pakko ruksata tämä valinta, ennen kuin hän voi tehdä varauksen. Näin esim. yhtenä valintana voi olla maininta Olen lukenut tämän tilan varaukseen liittyvät säännöt eikä varaaja voi tehdä varaustaan, ennen kuin ko. valinta on ruksattu. 3. Varaajan käyttöliittymä 3.1 Varaukseen suoraan liittyvät tiedot Alustava varaus (ruksattava valinta) Yrityksen nimi

7 7 Varaajan nimi Katuosoite Postinro Postitoimipaikka Puh Lisätietoja memo kenttä (olemassa oleva kenttä) Laskutetaan (ruksattava valinta) 3.2 Varaukseen liittyvät ruksattavat lisätiedot Mikäli käyttäjä tekee varausta tilalle, jonka tietojen yhteyteen on määritetty jotain valintoja, joista käyttäjä voi ruksata haluamansa vaihtoehdot, tulee Varaustiedot lomakkeelle näkyviin kuvake, josta klikkaamalla avautuu uusi pieni ikkuna, josta käyttäjä voi ruksata haluamansa vaihtoehdot. Mikäli ko. vaihtoehtojen joukossa on yksikin sellainen valinta, joka käyttäjän on pakko ruksata ennen kuin varaus voidaan tehdä, pitää sovellus huolen, että ko. valinta on ruksattava, ennen kuin varaustietoja voidaan tallentaa tietokantaan. Vastaava ominaisuus huomioidaan myös siinä yhteydessä, jolloin varaaja jälkikäteen muuttaa varauksensa tietoja. 3.3 Varaustietojen tulostus Valitaan haluttu päivämäärä Valitaan Tila pudotusvalikosta Kaikki tilat Painetaan Näytä varaustilanne painiketta Esille tulee talukko, jossa on näytetty kaikkien tilojen varaustiedot ko. päivämäärällä taulukko on tulostettavissa. Varaustietoja täydennetään kuitenkin kaikilla varaukseen liittyvillä tiedoilla.