Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 1 (4) Valtion IT-palvelukeskus 6/2010 2008 Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä Valtipa-yhteistyöryhmän kokous Aika 7.12.2010 klo 13:00-15:30 Paikka Osallistujat Opetus- ja kulttuuriministeriö, Meritullinkatu 10, kh Väinämöinen K214 Ulla Virtasalo YM Jaana Puumalainen Leena Palmén OM, Aulikki Pakanen PLM Anna-Maija Marttila VM Hannele Anttila MMM Anne Niemi LVM, Johanna Hartman STM, Anne Hurmalainen TEM Soile Manninen OKV Pekka Kuittinen VNK, Senaattori, asiantuntijajäsen Päivi Laakso Valtion ITpalvelukeskus, asiantuntijana esityslistan kohdan 3 yhteydessä Erja Nokkanen OKM, asiantuntijana esityslistan kohdan 4 yhteydessä Puheenjohtaja Tarja Kaira- Hiekkavuo OKM Sihteeri Anne Kauhanen- Simanainen, VIP/Valtiokonttori 1 Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 Edellisen kokouksen (26.10.2010) pöytäkirja Hyväksyttiin pöytäkirja, joka on ollut esillä Senaattorissa. HARE:ssa hanke: VM043:00/2008 3 Tehtäväluokitus VALDA-asianhallintajärjestelmää varten Päivi Laakso Valtion IT-palvelukeskuksesta kertoi tehtäväluokituksen laadinnasta valtionhallinnon yhteistä VALDA-asianhallintajärjestelmää varten. Tehtäväluokitus tulee kommentoitavaksi Valtiokonttorin VALDA-sivuille 16.12.2010.. Kaikki ovat tervetulleita osallistumaan alkutalven työskentelyyn. 4 Oppijan verkkopalvelukonaisuus ja siihen liittyvä sanastotyö Erja Nokkanen opetus- ja kulttuurministeriöstä esitteli SADe (Sähköinen asiointi ja viestintä) -ohjelmaan kuuluvaa oppijan verkkopalvelukokonaisuutta ja siihen liittyvää opetustoimen sanastotyötä. (Esitys liitteenä)
Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 2 (4) 5 Valtipa-yhteistyön jatko tilaaja-tuottajamallin pohjalta: toimintasuunnitelma 2011-2012 yhteistyöryhmän asettamista ja VIPin kanssa tehtävää palvelusopimusta varten, Valtipa-yhteistyöryhmän asettaminen vuosille 2011-2012, asettamiskirjeluonnos ja palvelukuvaus (liitteinä) Anne Kauhanen-Simanainen esitteli toimintasuunnitelman ja palvelukuvauksen. Toimintasuunnitelma ja siihen liittyvä ja palvelukuvaus (liitteinä) hyväksyttiin VM:n ja Valtion IT-palvelukeskuksen välisen sopimuksen laadintaa varten. Toivottiin, että ministeriöiden laskutus tehtäisiin yhtenä eränä vuoden lopussa. Anna-Maija Marttila esitteli yhteistyöryhmän asettamisen etenemistä. Ministeriöitä on pyydetty nimeämään edustajansa ja puolet ministeriöistä on jo vastannut. Jos ministeriöt esittävät vastauksissaan kommentteja asettamiskirjeeseen, ne huomioidaan. Yhteistyöryhmä pyritään asettamaan mahdollisimman pian.. Keskusteltiin erillisprojektiksi suunnitellusta kirjasto 2.0 selvityksestä. - Soile Manninen on koonnut kirjastojen toivomuksia. Kirjastoselvityksen tulisi olla enemmän tulevaisuuteen suuntaava kuin nykytilan kartoitus. Esimerkkejä muista maista, esim. Ruotsista (yhteinen kirjasto toteutettu, nyt kirjastoja ollaan myös konkreettisesti järjestämässä yksiin tiloihin) ja Tanskasta. Yhteinen kokoelmapolitiikka? Kirjastojärjestelmien tulevaisuus askarruttaa. - Ehdotettiin selvitykselle kahta linjaa: 1) jatketaan nykytilan pohjalta ja pyritään saamaan kaikki ministeriöt mukaan kirjastoyhteistyöhön 2) tutkitaan mitä merkitsisi esim. VM:n hallintopolitiikan tulevaisuuskatsauksen ehdotus valtioneuvoston kehittämisestä yhdeksi yhtenäiseksi organisaatioksi ja tukipalveujen keskittäminen sen tueksi..eduskunnan kirjasto on otettava selvitystyössä huomioon keskeisenä palveluntuottajana - Selvitykseltä odotetaan konkretiaa: toimintaympäristöä koskevien muutosten ja vaikutusten selvittämistä, esim. tilasäästöt ja henkilöstövähennykset. - Pidettiin tärkenä selvityksen sisällön ja käsitteiden täsmentämistä ja käyttäjälähtöisyyttä: Mistä puhutaan kun puhutaan kirjastopalveluista. Laajennetaanko selvitys koskemaan tietopalveluja laajemminkin, esim. intrapalvelut Mikä on palvelulupaus? - Lähdettävä käyttäjien tarpeista: mitä virkamiehet tarvitsevat, mitkä ovat virkamiehen työaikaa säästäviä tiedonjalostustapoja jne.? 6 VALTIPAn tilastot Aulikki Pakanen esitteli ehdotusta tilastotietojen keräyslomakkeen yksinkertaistamiseksi (liitteenä). Tilastointiviikkoja ehdotetaan siirrettäväksi viikolla eteenpäin siten, että ensimmäinen tilastointiviikko v. 2011 on viikko 5. Ehdotusta pidettiin selkeyttävänä. Työryhmä jatkaa tältä pohjalta jatkoehdotusten tekoa.
Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 3 (4) 7 Senaattori-palveluihin liittyvä yhteishankintojen rahoitussuunnitelma 2011 Toistaiseksi voimassa olevassa sopimuksessa tietoaineistojen hankintayhteistyöstä valtioneuvostossa (VNK:n Dnro 1/04/2007) todetaan, että "Yhteistyöhön sovitaan etukäteen vuosittainen yhteinen budjetti, jonka puitteissa hankintayhteistyötä harjoitetaan. Esitys vuosittaisesta yhteisestä budjetista käsitellään valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöverkosto Valtipassa.". Esitys: Kokonaisvuosisummaa korotetaan 1,5 %:lla jolloin uudet luvut olisivat seuraavat mikäli eduskunta ja VNK myöntävät tarvittavat määrärahat. 10.11.2010 toteuma 2010 2011 esitys Erotus 1161 SENAATTORI sisältömenot (TiP) 333 379 368 000 373 477 5 477 VN-osapuolet yhteensä 69 743 74 778 5 035 -yhden ministeriön maksuosuus 6 141 6 583 442 -OKV:n maksuosuus 1 096 1 184 88 -TPK:n maksuosuus 1 096 1 184 88 Arvioidut henkilöresurssit 0,8 htv laajuinen työpanos VNK:lta ja 0,5 htv yhteensä ministeriöissä. Sopimusta koskeva lasku lähetetään osapuolille loppuvuodesta 2011. Pekka Kuittinen esitteli asian. Esitys hyväksyttiin. 8 Johanna Hartmanin kiitokset yhteistyöstä VALTIPA-yhteistyöryhmän ja verkostoryhmien jäsenille 9 Seuraava kokous Johanna Hartman kiittää VALTIPA-yhteistyöryhmän ja verkostoryhmien jäseniä lämpimästi yhteistyöstä. Johanna on jäämässä eläkkeelle vuoden 2011 alkupuolella 25 vuoden tietopalvelu-uran jälkeen. Seuraava kokous päätettiin sopia sähköpostitse.
Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 4 (4) 10 Ilmoitusasiat VALTASA Valtiotason arkkitehtuurit-hankkeen lopputulokset on nyt julkaistu valtiovarainministeriön nettisivuilla: (http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/20100105valtio/name.jsp). Lopputulokset eivät vielä sellaisenaan ole arkkitehtuurin virallinen versio, vaan niiden pohjalta valtiovarainministeriössä muodostetaan kaksi arkkitehtuurikokonaisuutta: Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri ja Valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuuri (tämä työ on käynnissä.) Nämä arkkitehtuurikokonaisuudet tullaan sitten lähettämään lausuntokierrokselle, minkä jälkeen ne julkaistaan virallisina julkisen hallinnon ja valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuureina. 16.11.2010 pidetyn KDK-konferenssin Yhdessä enemmän. esitykset osoitteessa http://www.kdk2011.fi/fi/ajankohtaista/konferenssi/ohjelma. 12.11.2010 pidetty Ideat liikkeelle tietojohtamisella menestykseen -seminaari onnistui hyvin. Seminaariin otti puhujien lisäksi osaa noin 80 osallistujaa ja keskustelu oli aktiivista. Seminaarin esitysmateriaalit löytyvät Tieken sivuilta http://www.tieke.fi/?x11635=28505sivulta löytyvät myös tietojohtamista esittelevät kalvosarjat. Kalvoja saa lähteet mainiten vapaasti hyödyntää.seuraavassa Hallinto-lehdessä on seminaaria käsittelevä juttu. Eläkkeelle siirtynyt Maija Jussilainen lähettää kiitokset kaikille valtipalaisille hänelle osoitetusta huomiosta yllä mainitussa tilaisuudessa. Paikkatietoikkuna voitti Laatukeskuksen Laatuinnovaatio 2010 palkinnon. Ks. www.paikkatietoikkuna.fi 11 Kokouksen päättäminen Anne Kauhanen-Simanainen sihteeri Jakelu Tiedoksi
Oppijan verkkopalvelukokonaisuus ja siihen liittyvä sanastotyö Valtipa-yhteistyöryhmän kokous 7.12.2010 Erja Nokkanen, OKM
Oppijan verkkopalvelukokonaisuus - tavoite Tuottaa kattavasti opiskelua ja siihen hakeutumista, oppimista ja urasuunnittelua tukevia palveluita elinikäisen oppimisen periaatteella Asiakaslähtöinen yhtenäinen ja kustannustehokas palvelukokonaisuus, joka syntyy olemassa olevista ja kehitettävistä uusista palveluista sekä niiden tuottamista tukevista tietojärjestelmistä. Palvelujen käyttäjä voi olla koulutukseen hakeutuja, opiskelija, perhe, toinen oppilaitos tai koulutuspalvelun tuottaja, yritys ja muu työelämän organisaatio, julkishallinto tai kansalaisyhteiskunnan toimija
Koulutukseen hakeutuminen Nykytila: Olemassa olevia palveluja ja kuvauksia Perusasteen palveluja Lahti-Fenix Koulutielle 2 SOPS sähköinen oppimissuunnitelm a Yliopistohaku.fi avoinamk.fi Lukio ja AM yhteishaku Haenyt.fi / studieval.fi Amk.fi Amkhaku.fi Admissions.fi Opehaku.fi Kurssihaku Teknologiaratkaisuja Asiointialusta Avoin koulu ITK Ammatinvalinta, informaatiopalveluja NUOVE Palaute AIPAL JHS Sanastotyö AVO A-ura Näköaloja.info CV-Netti Koulutukset.mol.fi Avosto.net/laskuri Oppijan verkkopalvelukokonaisuus Kouluta-arkkitehtuuri Kohti kumppanuutta viitearkkitehtuurityö RAKETTI Ammattinetti.fi Kansanopistot.fi KuntaIT-sähköisen asioinnin viitearkkitehtuuri Arkkitehtuurikuvauksia Avoinyliopisto.fi Oph.fi Osaan.fi Universityadmissions.f i Opintoluotsi.fi opintonetti Koulutusnetti.fi Opintoon ohjaus, informaatiopalveluja Research.fi ENSTI Virtuaaliyliopisto.fi Sivistys.net Ploteus.net Tilastokeskus Tieto ja tilastopalveluja Kela.fi opintotuki
Elinikäinen oppiminen Hakeutujan palvelut Opintojen aikaiset palvelut Siirtymä-vaiheen palvelut Työ- ja elinkeinoelämä Hajautetuista palveluista kerätään määrämuotoinen opintosuoritustieto = Hyöty = Säästöt Todennetun Osaamisen rekisteri Oppija Todennetun osaamisen hyödyntäminen mm.: - Jatko-opinnoissa - Suunnittelussa - Hakemisessa Hakeutujan tietopalvelut yhdestä paikasta Opintojen aikainen etenemisen seuranta: - Todistukset - Osasuoritukset - Suunnittelu Opiskelijaliikkuvuuden helpottuminen. Todennetun osaamisen ja osasuoritusten hyödyntäminen mm.: - Koulun vaihdoissa - Jatko-opinnoissa - Suunnittelussa Keskitetyt informaatiopalvelut Todennetun osaamisen ja osasuoritusten hyödyntäminen mm.: -Työnhaussa -Työharjoittelussa Keskitetyt informaatiopalvelut Tuottaja Todennetun osaamisen hyödyntäminen ja keskitetyn palvelun hyödyt mm.: - Palvelutarjonnassa - Suunnittelussa - Manuaalityön väheneminen Opintosuoritusotteet sähköisesti. Opintojen aikainen etenemisen seuranta: - Todistukset - Osasuoritukset - Suunnittelu Opintosuoritustietojen siirtyminen sähköisesti. Todennetun osaamisen ja osasuoritusten hyödyntäminen mm.: - Koulun vaihdoissa - Jatko-opinnoissa - Suunnittelussa - Manuaalityön väheneminen Tutkintojen läpäisyn nopeutuminen, opintojen tehostuminen. Osaamisen ja osasuoritusten hyödyntäminen aiemmin opitun tunnistamisessa ja tunnustamisessa. -Manuaalityön väheneminen
Oppijan palvelut 2. OppijaOppijan verkkopalvelun tavoitetila Hakeutujan palvelut Opintojen aikaiset palvelut Tiedonsiirto- ja rajapintapalvelut siirtymävaiheissa Oppijan sisältöpalvelut Informaatiopalvelut Opinto-, uraohjaus- ja neuvonta palvelut Ilmoittautuminen (lukukausi, läsnä-olo yms.) Opintojen suunnittelu ja seuranta HOPS Kouluasteen muutokset Työelämään siirtyminen Opetussuunnitelman ja tutkintojen perusteet kuvaukset Haku- ja valintapalvelut Ensikertainen ilmoittau tuminen Opintojen aikaiset tukipalvelut ja hyvinvointipalvelut Opintojen rahoitus/etuudet Liikkuvuus oppilaitoksesta toiseen Työharjoittelu/ työssä oppiminen Oppimateriaalipalvelu / Verkkoopetus Oppija, Koulutuspalveluiden järjestä / tuottaja Tietovarantopalvelut Opetuksen järjestäminen Todennetun osaamisen rekisteri Opintohallinnon palvelut Koulutustilastot Opiskelija tiedot Opintosuunnitelmat Lukujärjestykset / Resurssien varaukset Tutkinto ja kurssiarviointi Kodin ja koulun / yhteisön vuorovaikutus Arviointi ja tutkimustiedot Työelämän tiedot Opetustoimen sähköinen asiakirjahallinta Ohjaus- ja johtamisjärjestelmä Keskitetysti palvelu Tietovarastot Monistettava palvelukomponentti (hajautettu käyt.ot.) Palvelua ei toteuteta SADe -rahoituksella (muutostarpeet tulee kuitenkin ottaa huomioon)
5. Toteutusvaiheen aikataulutus 2011 2012 2013 2014 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Ohjaus ja hallinta Organisointi Oppijan verkkopalvelun ylätason määrittely Hakeutujan tietopalvelu Todennetun osaamisen rekisteri Opintojen aikaiset ja siirtymävaiheen palvelut Opetuksen järjestäjien palvelut Palveluympäristön toteutus Oppijan verkkopalvelukokonaisuuden käyttöönotto Päättäminen
Opetustoimen sanastotyö perusta opetustoimen tietoarkkitehtuurille Sanastoprojektin kokonaistavoitteena on luoda "Opetustoimen terminologinen sanasto", yhteinen käsitemalli sekä laatia esitys mallin hallinnoinnista ja ylläpidosta Työskentelyssä noudatetaan JHS 170 + 175 sanastotyöprosessin periaatteita opetustoimen paikan asemoimiseksi julkisen hallinnon "tietoarkkitehtuuri-asemakaavassa". Käynnistynyt sanastotyö luo perustan opetustoimen tietoarkkitehtuurille. Pitkällä tähtäimellä asiantuntijoille tarkoitettu sanastotyö tukee opetustoimen hallinnonalan tiedonhallintaa ja luo edellytyksiä kehittää tiedonhakua, tiedonsiirtoa, tiedon mallintamista ja arkistointia. Terminologiseen sanastoon kootaan termitietueina ja käsitekaavioina opetustoimen käsitteet sekä suomen- että ruotsinkielellä (myöh. engl).
Vapaa sivistystyö Opetustoimen arkkitehtuuri Opetussektorit Yhteiset arkkitehtuuriperiaatteet Yhteisen toiminnan toiminta-arkkitehtuuri Aikuiskoulutus Korkeakoulu Ammatillinen koulutus Lukio Perusopetus Yhteinen tietoarkkitehtuuri Yhteisten tietojärjestelmien ja tietovarantojen arkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Opetustoimen järjestelmissä on tällä hetkellä käytössä monia erikseen ylläpidettäviä järjestelmäkohtaisia käsitteistöjä ja käsitteitä vastaavia termejä -> termi-inventaario Nykyisissä koulutussektorikohtaisissa sähköisissä palveluissa on käytössä koulutusalakohtaiset sanastot ja käsitteet -> harmonisointi Tietotarvekartoitus ottaen huomioon mm kaikki koulutussektorit.
JHS175 Julkisen hallinnon sanastotyöprosessi Suodatus & harmonisointi JHS-sanasto JHS-metatietorekisteri Ydinkäsitteet skeemaelementti Ydinsanastoryhmä JHS-skeemakirjasto JHS170 Julkishallinnon XML-skeemat Lomake Excel-mallipohja Lomake Hakukäyttöliittymä käsite käsite käsite käsite käsite Intressiyhteisö Operatiivinen vetäjä käsite
Opetustoimen sanastotyön eteneminen IY & YSR JHS175-suositus ja IY:n sanastotyöprosessi toimintaa ohjaa ja koordinoi Ydinsanastoryhmä (YSR), joka ottaa vastuun ns. ydinkäsitteiden määrittelystä, Sanastokeskus TSK:n määrittelymenetelmin ja terminologin avustuksella kuvattu käsitekartoin keskeisiä käsitteitä, YSR kommentoinut käsitteitä ja suodattanut itselleen ydinkäsitteitä, joille tuottamassa suosituksen mukaiset metatiedot, IY tallentanut "omistamiaan" ehdokaskäsitteitä ns. käsiteartikkeleina JHS-sanastoon, joka on osa JHS-metatietorekisteriä ja josta aikanaan tullee osa julkisen hallinnon yhteistä ns. metatietopalvelua. käydään ensimmäinen kommentointi- ja palautekierros (joulukuu 2010) IY analysoi kommentit ja muokkaa luonnoksista ehdotukset hyväksyttäväksi YSR:lle, Termi-inventaario ( yli 800 käsitettä) olemassa olevien ja eri koulutusasteilla käytössä olevien käsitteen harmonisointi inventaariossa mukana käsitteet mm. Raketti_OPI & KOULUTA & WERA YSR suodattanut osan käsitteistämme ydinkäsitteiksi (ammatti, henkilö, henkilötunnus, nimi, sukunimi, etunimi, kutsumanimi) Käsitemäärittely ja käsitekaaviot - n 180 käsitettä, joista alustavasti määritelty tutkinto, koulutus, opiskelu, haku, valinta
Käsitteiden välisten suhteiden analysointi ja käsitejärjestelmien luonti on edellytys kunnollisten määritelmien laatimiselle. www.jhsmeta.fi
Semanttinen yhteistoiminnallisuus Semanttinen yhteentoiminnallisuus varmistaa, että siirrettävillä tiedoilla on sama merkitys tarkasteltuna sekä lähettävän että vastaanottavan järjestelmän toiminnan kannalta Tarvitaan yhteisymmärrys tiedon semantiikasta eli merkityksestä sekä struktuurista eli rakenteesta Syntaksin rooli on toimia tiedollisen ja teknisen yhteistoiminnallisuuden siltana: kyse on yhteisistä esitystapasäännöistä, joita noudattamalla järjestelmät kykenevät ymmärtämään toistensa tietoa. Yksi esimerkki syntaksisesta yhteentoiminnallisuudesta on sovittu XML-rakenne, johon siirtotiedoston tai sanoman rakenne perustuu.
Valtiokonttori Suunnitelma 1 (4) Valtion IT-palvelukeskus Anne Kauhanen-Simanainen 7.12.2010 VALTIPAn toimintasuunnitelma 2011-2012 1 Jatkuva toiminta 1.1 VALTIPAn strategian laadinta 1.2 Yhteentoimivuuden edistäminen VALTIPA-yhteistyöryhmän toiminta vuosina 2011 ja 2012 on tiedon hallinnan asiantuntijavaikuttamista ministeriöiden yhteisissä asioissa sekä valtioneuvoston tietopalvelujen toiminnan kehittämistä. Uuden toimintamallin mukaisesti VALTIPAn koordinointitehtävät siirretään kulloinkin puoli vuotta vuorossa olevalle puheenjohtajatroikalle, joka muodostuu kolmen yhteistyöorganisaation edustajista. Jatkuvasta asiantuntijatuesta neuvotellaan vuosittain päivitettävä palvelusopimus Valtion IT-palvelukeskuksen kanssa. Toimintasuunnitelmaan 2011-2012 sisältyy sekä jatkuvaa toimintaa että mahdollisia erillisprojekteja. Erillisprojektit ja niiden rahoitus suunnitellaan ja sovitaan erikseen. Laaditaan valtioneuvoston tietopalvelustrategia vuosille 2011-2013. Strategia päivitetään vuosittain toimintasuunnitelman laadinnan yhteydessä. Kustannukset: aikaresurssi, strategian laadintaan käytettävä asiantuntijatyö, strategiatyöpajan suunnittelu- ja järjestelykustannukset, mahdolliset ulkopuoliset puhujat VALTIPA edistää yhteentoimivuutta julkishallinnon, valtionhallinnon ja valtioneuvoston kokonaisarkkitehtuurilinjausten mukaisesti: osallistumalla tiedon hallinnan asiantuntijavaikuttajana yhteentoimivuutta edistäviin työryhmiin ja antamalla lausuntoja tähän liittyvistä hankkeista ministeriöiden yhteisten asioiden kehittämisen näkökulmasta yhtenäistämällä sähköiseen asianhallintaan (esim. sähköisen allekirjoituksen käyttöön) liittyviä käytäntöjä ja linjauksia laatimalla eams VALTIPA-organisaatioiden yhteisille prosesseille osallistumalla asiantuntijana Julkishallinnon tehtäväluokituksen laadintaan edistämällä julkishallinnon yhteisten ontologioiden kehittämistä ja käyttöönottoa valtioneuvostossa, varmistamalla ontologia JUHO:n ylläpito sekä sisällön laajentaminen osana ONKI-palvelujen kehittämistä kansallisen konsortiomallin pohjalta. Kustannukset: aikaresurssi asiantuntijavaikuttamiseen, osallistumiseen työryhmiin ja lausuntojen laadintaan. Siltasaarenkatu 18 20 A, Helsinki PL 100, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) 7725 539, www.valtiokonttori.fi
Valtiokonttori Suunnitelma 2 (4) Valtion IT-palvelukeskus Anne Kauhanen-Simanainen 7.12.2010 1.3 Teematilaisuudet ja hallinnonalayhteistyö Järjestetään teematilaisuuksia (max 4 puolen päivän tilaisuutta vuodessa), joihin voidaan kutsua myös hallinnonalojen edustajia. Vuonna 2011 on ajankohtainen teema tietoturvallisuus tietopalvelujen näkökulmasta. Kustannukset: tilaisuuksien suunnittelu ja järjestelyt, mahdolliset ulkopuoliset puhujat 1.4 Valtipa-yhteistyöverkoston toimintatapojen kehittäminen 2 Erillisprojektit 2.1 Valtioneuvoston kirjastopalvelut 2.0 Jatketaan vuonna 2010 aloitettua perehtymistä sosiaalisen median työkaluihin hyödyntämällä aktiivisesti Senaattorin tarjoamia työkaluja verkoston toiminnassa. Kehitetään Senaattoria VALTIPA-yhteistyöryhmän toimintaympäristönä yhteistyössä Senaattorin toimituksen kanssa. Kehittämistyö aloitetaan keväällä 2011. Kustannukset: kehittämistyöpajan suunnittelu ja järjestelyt, mahdolliset ulkopuoliset puhujat Tehdään selvitys valtioneuvoston tulevaisuuden kirjasto- ja tietopalvelujen organisoinnin vaihtoehdoista ja niiden vaikutuksista ottaen huomioon valtioneuvoston toiminta- ja tietoympäristöä koskevat muutokset ja suunnitelmat. Selvitys tehdään yhteistyössä kirjastoryhmän kanssa. Selvitystyö aloitetaan vuonna 2011. Kustannukset: Selvitystyön tekevän asiantuntijan työ riippuen työn laajuudesta ja perusteellisuudesta. Toteutetaan erillisprojektina tarkemman projektisuunnitelman pohjalta. Kustannuksista vastaavat projektiin osallistuvat organisaatiot. 2.2 Paikkatiedon hyödyntäminen tietopalveluissa Jatketaan vuonna 2010 aloitettua perehtymistä paikkatiedon hyödyntämismahdollisuuksiin tekemällä pieni käyttäjälähtöinen sovellus valtioneuvostoympäristöön yhteistyössä MML:n kanssa. Ehdotetaan projektin suunnittelua ja toteutusta tietoaineistoryhmälle. Paikkatiedolla tarkoitetaan kaikkea tietoa, joka sisältää välittömän tai välillisen viittauksen tiettyyn paikkaan tai maantieteellisen alueeseen. Paikkatiedon avulla voidaan luoda esimerkiksi karttakäyttöliittymä tietoon ja visualisoida tietoa eri tavoin. Karttakäyttöliittymää hyödyntävien tietopalvelujen avulla voitaisiin valtioneuvostoympäristössä tukea asianhallintaa ja päätöksentekoa. Siltasaarenkatu 18 20 A, Helsinki PL 100, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) 7725 539, www.valtiokonttori.fi
Valtiokonttori Suunnitelma 3 (4) Valtion IT-palvelukeskus Anne Kauhanen-Simanainen 7.12.2010 Kustannukset: Toteutetaan erillisprojektina tarkemman projektisuunnitelman pohjalta. Kustannuksista vastaavat projektiin osallistuvat organisaatiot. 3 Organisoituminen ja kokoukset 4 Budjetti 2011-2012 4.1 Jatkuva toiminta VALTIPA-yhteistyöryhmä VM asettaa Valtipa-yhteistyöryhmän vuosille 2011-2012. Ministeriöt varaavat määrärahan VALTIPA-yhteistyöhön ja sen asiantuntijatukeen asetuskirjeen ja Valtipa-yhteistyöryhmän toimintasuunnitelman pohjalta. VALTIPAn vuosikello vahvistetaan vuoden 2011 alussa Ministeriöiden kustannukset muodostuvat VALTIPA-yhteistyöhön käytettävästä aikaresurssista ja asiantuntijapalvelujen hankinnasta. Puheenjohtajana toimiva ministeriö maksaa kokoustarjoilut. Troikka kevät 2011 - Puheenjohtaja LVM Troikka syksy - Puheenjohtaja STM Epävirallisia tapaamisia: Joka kuukauden ensimmäisenä perjantaina on VAL- TIPAn epävirallinen lounastapaaminen Ravintola Rodolfossa, Kirkkokatu 5. Valtion IT-palvelukeskuksen tietoasiantuntijatuki VALTIPA-yhteistyöryhmän työskentelyyn 35 htp/vuosi (keskimäärin 3 htp/kalenterikuukausi). VIPin hinnoittelun mukaan asiantuntijapalvelun hinta on 747 euroa/päivä (1.11.2010). Kustannukset tämän mukaan yhteensä 26 145 euroa vuodessa (em. hinnoittelun mukaan, kustannukset tarkistetaan vuosittain), sisältäen: - asiantuntijatuki VALTIPAn teematilaisuuksien ja työpajojen sisällönsuunnitteluun ja toteutukseen (enintään 4 tilaisuutta/vuosi) - valtioneuvoston tietopalveluyhteistyön strategiasuunnittelu, työpajan vetäminen ja strategian kirjoittaminen - asiantuntijatuki VALTIPA-yhteistyöryhmän kokouksissa ja niiden valmistelussa koskien etenkin valtioneuvoston tietoarkkitehtuurin, tiedon hallinnan kokonaisuuden ja yhteen toimivuuden kehittämistä. Em. asiantuntijapalvelu perustuu valtiovarainministeriön ja Valtion ITpalvelukeskuksen väliseen sopimukseen. Sopimuksen perusteella kustannukset jaetaan osallistujaorganisaatioiden kesken, 2200 euroa/osallistujaorganisaatio (VALTIPAn jäsenmaksu, jonka perusteella kysei- Siltasaarenkatu 18 20 A, Helsinki PL 100, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) 7725 539, www.valtiokonttori.fi
Valtiokonttori Suunnitelma 4 (4) Valtion IT-palvelukeskus Anne Kauhanen-Simanainen 7.12.2010 set organisaatiot voivat olla mukana VALTIPA-yhteistyöryhmän ja verkostoryhmien toiminnassa). Ministeriöiden kustannukset muodostuvat em. VALTIPAn jäsenmaksusta ja VALTIPA-yhteistyöhön käytettävästä aikaresurssista. Puheenjohtajaministeriö maksaa kokoustarjoilut. Budjettiin ei sisälly määrärahaa ulkopuolisten puhujien tai kouluttajien hankkimiseen tilaisuuksiin. 4.2 Erillisprojektit Erillisprojektien (esim. Kirjastopalvelut 2.0 ja paikkatietosovellus) suunnittelusta ja käynnistämisestä vastaavat projekteihin osallistuvat organisaatiot. VALTIPA-yhteistyöryhmä pyrkii mahdollisuuksien mukaan vaikuttamaan erillisprojektien saamiseksi osaksi valtioneuvoston tai julkishallinnon laajempia hankkeita. Siltasaarenkatu 18 20 A, Helsinki PL 100, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) 7725 539, www.valtiokonttori.fi
Asettamispäätös VM158:00/2010 Luonnos 2277/00.01.00.01/2010 xx.12.2010 Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmän (Valtipa) asettaminen Valtiovarainministeriö on tänään asettanut Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmän, Valtipan. Toimikausi Tausta 1.1.2011 31.12.2012 Valtipa-yhteistyöryhmä on toiminut vuodesta 1993 lähtien. Valtipaverkostoon kuuluu yhteistyöryhmän lisäksi muita verkostoryhmiä. Valtipa on toiminnassaan edistänyt - päätöksenteossa tarvittavien tietoaineistojen yhteishankintoja ja yhteiskäyttöä, - järjestelmien ja prosessien tietosisältöjen yhteentoimivuutta (mm. metatietomäärittelyin), sekä - hyvää tiedonhallintatapaa ja yhteisiä käytäntöjä valtioneuvoston tietopalveluissa. Toimintaympäristö on muuttunut. Verkostomaisempi toimintatapa lisääntyy hallinnossa, sosiaalisen median käyttö lisääntyy, valtion toimintamenojen säästöt ja tuottavuustavoitteet vähentävät henkilöstöä ja muita resursseja. Ratkaisuja etsitään isommille kokonaisuuksille: hallinnonalalle, valtion- tai koko julkishallinnolle. Hallinnon yhteisenä tavoitteena ovat asiakaslähtöiset palvelut, tietojen yhteentoimivuus ja yhteiset tietojärjestelmäratkaisut. Kokonais- ja tietoarkkitehtuurit ohjaavat kehittämistä eri tasoilla. Valtipan tavoitteet tiedon hallinnan kehittämiseksi ovat edelleen ajankohtaisia, mutta valtioneuvoston tietopalvelutkin on jatkossa nähtävä laajemmin osana koko julkishallinnon tiedon hallintaa. Valtioneuvostossa tarvitaan taho joka toimii linkkinä valtion- ja julkishallinnon yhteentoimivuus- ja tietoarkkitehtuurifoorumeihin, ja huolehtii että valtioneuvoston erityistarpeet otetaan huomioon valtion tai julkishallintoa koskevissa määrittelyissä. Vastaavasti yhteistyöryhmä voi tukea yhteisten ratkaisujen ja määrittelyjen soveltamista valtioneuvostossa yhtenäisellä tavalla. Valtioneuvoston tietopalveluita on kehitettävä yhteistyössä valtioneuvoston yhteisenä resurssina. 146152 0.11 Valtiovarainministeriö Puh 09 160 01 tai 09 578 11 (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi 09 160 33123 PL 28, 00023 Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi www.vm.fi Y-tunnus 0245439-9
2 (3) Tavoite/tehtävä Valtipan tavoitteena on edistää ja tukea - tietosisältöjen yhteentoimivuutta valtioneuvostossa ja valtionhallinnossa - kokonais- ja tietoarkkitehtuurien laadintaa ja toteuttamista eri tasoilla - hyvää tiedonhallintatapaa ja tietoturvallisuutta valtioneuvostossa - asiakaslähtöisten palvelujen kehittämistä valtioneuvoston tietovarannoista Toimikauden 2011-2012 tehtävänä on erityisesti: tietosisältöjen yhteentoimivuuden ja arkkitehtuurien osalta: - täydentää valtioneuvoston yhteinen tietoarkkitehtuurikuvaus ja osallistua sen toteuttamiseen - tukea valtioneuvoston eams:n ja julkishallinnon tehtäväluokituksen laadintaa sekä julkishallinnon ontologian (JUHO) käyttöönottoa - edistää yhtenäisiä ja tuottavia toimintatapoja sekä hyviä käytäntöjä valtioneuvoston asiakirjahallinnassa, tietoprosesseissa ja muissa tietopalveluissa asiakaslähtöisten palvelujen osalta: - edistää tietoaineistojen yhteishankintoja ja tietovarantojen yhteiskäyttöä - selvittää kirjastopalvelujen tarve ja toteutusvaihtoehdot valtioneuvostotasolla tulevaisuudessa hallinnon yhteistyön osalta: - edistää asiakirjahallinnon yhteistyötä ja tukea Valdan käyttöönottoja hallinnonaloilla - seurata tietosisältöjen yhteentoimivuuteen liittyviä kehittämishankkeita julkishallinnossa ja tarvittaessa tuoda valtioneuvoston näkökulman em. hankkeisiin - järjestää koulutuksia ja tilaisuuksia osaamisen ylläpitämiseksi valtioneuvoston tietopalveluissa Organisointi Valtipan jäseniä ovat valtioneuvoston organisaatioiden ja tärkeimpien sidosryhmien tietopalvelujen edustajat. Yhteistyöryhmään voidaan kutsua asiantuntijoita. Puheenjohtajuus ja sihteerin tehtävät kiertävät puolivuosittain ryhmän sopimalla tavalla. Valtipan toimintaa suunnittelee troikka, jonka kokoonpano vaihtuu puolivuosittain. Troikkaan kuuluu sen hetkinen puheenjohtaja, edellisen puolivuotiskauden puheenjohtaja ja seuraavan puolivuotiskauden puheenjohtaja sekä asiantuntijat Valtion IT-palvelukeskuksesta (VIP) ja Senaattorin toimituksesta (valtioneuvoston kansliasta). Valtipa-yhteistyöryhmän jäsenet: [..täydennetään..]
3 (3) Kustannukset ja rahoitus Työ tehdään pääsääntöisesti virkatyönä. Toiminnan tueksi Valtion ITpalvelukeskukselta tilataan tietoasiantuntijapalvelua, joka liitetään valtiovarainministeriön ja VIP:n väliseen palvelusopimukseen. Tilattavan asiantuntijatyön kustannukset maksetaan osallistuvien ministeriöiden toimintamenomomenteilta. Vuonna 2011 arvioidut kustannukset ovat n. 28 000 euroa (konsulttipäivän hinta 747 e, yhteensä n. 36 htp/v), ja ministeriökohtainen kustannus n. 2300 euroa /vuosi. VIP laskuttaa vuosittain Valtipan toimintasuunnitelmaan perustuvan toteutuneen asiantuntijatyön kustannukset yhteistyöhön osallistuvilta ministeriöiltä. Erillisprojektien rahoituksen ryhmä arvioi hankesuunnitelman perusteella ja kustannukset jaetaan ryhmässä päätettävällä tavalla. Hallinto- ja kehitysjohtaja Päivi Nerg Tietopalvelupäällikkö Irja Peltonen Liitteet Jakelu Tiedoksi Valtipan toimintasuunnitelma 2011-2012 Valtipa-yhteistyöryhmän jäsenet ja varajäsenet Ministeriöt Valtioneuvoston kanslia Oikeuskanslerin virasto Tasavallan presidentin kanslia Eduskunnan tieto- ja viestintäyksikkö Kansallisarkisto Valtipa-verkostoryhmien yhteyshenkilöt Senaattorin Valtipa sivusto
Valtiokonttori Palvelukuvaus 1 (5) Valtion IT-palvelukeskus Valtioneuvoston veluyhteistyön jatuki <nro> Anne Kauhanen-Simanainen 8.12.2010 Palvelukuvaus Valtioneuvoston tietopalveluyhteistyön (VALTIPA) asiantuntijatuki Siltasaarenkatu 18 20 A, Helsinki PL 100, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) 7725 539, www.valtiokonttori.fi
2 (5) Sisällysluettelo 1 Tiivistelmä... 3 2 VALTION IT-palvelukeskuksen palvelut VALTIPA-yhteistyölle... 3 2.1 Asiantuntijatuki VALTIPAn teematilaisuuksien suunnittelussa... 3 2.2 Asiantuntijatuki valtioneuvoston tietopalveluyhteistyön strategiasuunnittelussa... 3 2.3 Asiantuntijatuki VALTIPA-yhteistyöryhmän kokouksissa ja niiden valmistelussa... 3 3 Erikseen tilattavat lisätyöt... 4 4 Palvelun elinkaari... 4 4.1 Palvelun käynnistys... 4 4.1.1 Palvelun käynnistämisen edellytykset... 4 4.1.2 Palvelun tilaaminen ja käyttöönotto... 4 4.2 Palvelun muutokset... 4 4.3 Palvelun päättäminen... 4 5 Palvelutasot... 4 6 Dokumentointi, palvelukohtainen raportointi ja arkistointi... 4 7 Palvelun rajaukset ja osapuolten velvollisuudet... 5
3 (5) 1 Tiivistelmä Valtion IT-palvelukeskus tukee tietoasiantuntijapalvelulla (asiantuntijtuki) valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöverkoston (VALTIPA) toimintaa. VALTIPA-verkosto koostuu vuosiksi 2011-2012 asetetusta VALTIPAyhteistyöryhmästä ja tehtävä- tai ammattikuntakohtaisista verkostoryhmistä. VALTIPA-yhteistyöryhmän toiminta perustuu valtiovarainministeriön vuosiksi 2011-2012 tekemään asettamispäätökseen. VALTIPA-verkostoon kuuluvat ministeriöiden tietopalveluiden, Eduskunnan kirjaston ja eduskunnan sisäisen tietopalvelun, Oikeuskanslerin viraston, Tasavallan presidentin kanslian ja Kansallisarkiston tietopalvelutehtävissä toimivat tietopalveluasiantuntijat. VALTIPAn tehtävänä on valtioneuvoston sisäisten tietovarantojen ja prosessien kehittäminen ja ylläpitäminen, ulkoisten tietojen hankkiminen sekä niiden hyödynnettävyyden varmistaminen ja tiedon aktiivinen tarjoaminen. VALTIPA-verkostossa on tehtävä- ja ammattikohtaisia sekä tietojärjestelmien pääkäyttäjäryhmiä, yhteensä noin 10 ryhmää. Ryhmiä muodostetaan tarpeen mukaan. 2 VALTION IT-palvelukeskuksen palvelut VALTIPA-yhteistyölle Jatkuva asiantuntijatuki koostuu seuraavista palveluista: asiantuntijatuki VALTIPAn teematilaisuuksien ja työpajojen sisällön suunnittelussa ja toteutuksessa (enintään 4 tilaisuutta/vuosi) asiantuntijatuki valtioneuvoston tietopalveluyhteistyön strategiasuunnittelussa, strategiatyöpajan vetäminen ja strategian kirjoittaminen asiantuntijatuki VALTIPA-yhteistyöryhmän kokouksissa ja niiden valmistelussa koskien etenkin valtioneuvoston tietoarkkitehtuurin, tiedon hallinnan kokonaisuuden ja yhteen toimivuuden kehittämistä. 2.1 Asiantuntijatuki VALTIPAn teematilaisuuksien suunnittelussa Palvelu sisältää tietoasiantuntijan osallistumisen VALTIPAn teematilaisuuksien ja työpajojen sisällönsuunnitteluun ja toteutukseen. Palvelu kattaa enintään neljä tilaisuutta vuodessa VALTIPAn toimintasuunnitelman mukaisesti. 2.2 Asiantuntijatuki valtioneuvoston tietopalveluyhteistyön strategiasuunnittelussa Palvelu sisältää asiantuntijatuen valtioneuvoston tietopalveluyhteistyön strategiasuunnittelussa ja strategian laadinnassa, strategiatyöpajan sisällön suunnittelun ja strategian kirjoittamistyön yhteistyössä VALTIPAyhteistyöryhmän kanssa. 2.3 Asiantuntijatuki VALTIPA-yhteistyöryhmän kokouksissa ja niiden valmistelussa Palvelu sisältää tietoasiantuntijan osallistumisen VALTIPA-yhteistyöryhmän kokouksiin ja niiden valmisteluun sekä asiantuntijatuen käsiteltäessä näiden yhteydessä valtioneuvoston tiedon hallinnan kokonaisuuteen ja tietoarkkitehtuuriin liittyviä kysymyksiä.
4 (5) 3 Erikseen tilattavat lisätyöt 4 Palvelun elinkaari 4.1 Palvelun käynnistys 4.1.1 Palvelun käynnistämisen edellytykset 4.1.2 Palvelun tilaaminen ja käyttöönotto 4.2 Palvelun muutokset 4.3 Palvelun päättäminen 5 Palvelutasot Erikseen tilattavissa olevat lisätyöt ovat jatkuvaan palveluun kuulumattomia kerta- tai projektiluontoisia lisäpalveluita tai tehtäviä. Ne tilataan aina yksitellen ja niille määrätään toimittajan puolelta vastuuhenkilö, joka tekee asiasta suunnitelman ja varaa toteuttavat resurssit. Palvelu toimitetaan Asiakkaan kanssa sovitun aikataulun mukaisesti. Erikseen tilattavat lisätyöt hinnoitellaan ja veloitetaan palvelusopimuksen hinnastoliitteen mukaisesti. Yleiset palveluiden tilaukseen, hyväksyntään, muutokseen ja ongelmanhallintaan käytettävät menettelyt on kuvattu palvelusopimuksessa ja sen liitteissä. Valtiovarainministeriö asettaa VALTIPA-yhteistyöryhmän kaksivuotiskaudeksi 2011-2012. Tämä palvelukuvaus ja siihen liittyvä sopimus tarkistetaan vuosittain. Yhteistyöryhmän kokoonpano on määritelty asettamiskirjeessä. Palvelu tilataan toimittajan ja asiakkaan sopimuksessa kuvattujen yhteistyökäytäntöjen mukaisesti. Käyttöönotto toteutetaan VALTIPA-yhteistyöryhmän toimintasuunnitelman perusteella. Toimintasuunnitelma tarkistetaan vuosittain. Palvelun muutoksissa noudatetaan palvelusopimuksessa kuvattua muutosmenettelyä.. Palvelu päättyy automaattisesti VALTIPA-yhteistyöryhmän toimintakauden päättyessä. Asiantuntijatukea on saatavissa normaalina työaikana arkisin VALTIPAyhteistyöryhmän toimintasuunnitelman ja tämän palvelukuvauksen mukaisesti. 6 Dokumentointi, palvelukohtainen raportointi ja arkistointi Asiantuntijatukeen ei sisälly dokumentointia, raportointia tai arkistointia, paitsi erikseen toimintasuunnitelman mukaan sovittavissa tehtävissä, kuten valtioneuvoston tietopalvelustrategian kirjoittaminen.
5 (5) 7 Palvelun rajaukset ja osapuolten velvollisuudet Palvelun reunaehdot ja rajaukset: Valtion IT-palvelukeskus tarjoaa asiantuntijatukea VALTIPAyhteistyöryhmän toimintasuunnitelman, valtiovarainministeriön asettamiskirjeen ja tämän palvelukuvauksen kuvaamissa rajoissa yhteensä 35 htp/vuodessa (keskimäärin 3 htp/kuukaudessa). Palvelua tuotetaan VIPin käytettävissä olevien resurssien puitteissa. Asiakkaan velvollisuudet Valtiovarainministeriö asettaa VAL- TIPA-yhteistyöryhmän. Toimittajan velvollisuudet Valtion IT-palvelukeskus vastaa VALTIPAn asiantuntijatuen resurssoinnista siten, että tässä palvelukuvauksessa kuvatut tehtävät voidaan hoitaa. Valtion IT-palvelukeskus laskuttaa vuosittain Valtipan toimintasuunnitelmaan perustuvan toteutuneen asiantuntijatyön kustannukset asettamiskirjeen yhteydessä sovitun menettelytavan mukaan.
Keräyslomake TILASTOTIETOJEN KERÄYSLOMAKE VUODELLE 2011 2.12.2010 Tilastointiviikoilla 5, 13, 21, 29, 37 ja 45 kerättävät tiedot Määrien seuranta ASIAKKAAT oma henkilöstö VN ja eduskunta muut Tiedonhaut: pikaselvitykset (alle 15 min.) tiedonhaut (15 min - 1 h) laajat tiedonhaut (> 1 h) Skannatut asiakirjat Neuvonta ja käytön opastus: asiakirjahallinnon ja kirjasto-tietopalvelun järjestelmät Halutessaan voi jaotella käytetyn ajan mukaisesti kuten kohdassa Tiedonhaut Halutessaan voi jaotella neuvonnan / opastuksen kohteen mukaan Tilastointiviikko Tilastoija Sivu 1
Keräyslomake TILASTOTIETOJEN KERÄYSLOMAKE VUODELLE 2010 26.3.2010 Tilastointiviikoilla 4, 12, 20, 28, 36 ja 44 kerättävät tiedot Määrien seuranta ASIAKKAAT PALVELUT Tiedonhaut: neuvonta (esim. puhelimessa) pikaselvitykset (5-15 min.) tiedonhaut (15 min - 1 h) laajat tiedonhaut (> 1 h) Kopiot, asiakirjoja, artikkeleita Jakelut: kirjaamosta lähtevät kirjeet EU-asiakirjat: Tietopalveluun saapuneet EU-asiakirjat Itsepalvelukäytön opastus Tilastointiviikko Tilastoija oma henkilöstö VN ja eduskunta muut Sivu 1