Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 1 (5) Valtion IT-palvelukeskus 4/

Transkriptio

1 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 1 (5) Valtion IT-palvelukeskus 4/ Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä Valtipa-yhteistyöryhmän kokous Aika klo 13:00-15:30 Paikka Osallistujat Opetus- ja kulttuuriministeriö, Meritullinkatu 10, kh Väinämöinen K214 Ulla Virtasalo YM Pertti Nummela UM Marjatta Lahin OM Aulikki Pakanen PLM, Anna-Maija Marttila VM Manu Herna SM Anne Niemi LVM Johanna Hartman STM Anne Hurmalainen TEM Eeva-Liisa Tuomi-Kyrö OKV Marja Oksa-Pallasvuo eduskunta Puheenjohtaja Tarja Kaira- Hiekkavuo OKM, varalla Helena Vilokkinen Sihteeri Anne Kauhanen- Simanainen, VIP/Valtiokonttori 1 Kokouksen avaus 2 Edellisen kokouksen ( ) pöytäkirja Puheenjohtaja Tarja Kaira-Hiekkavuo avasi kokouksen ja esitteli opetus- ja kulttuuriministeriön organisaation. Hyväksyttiiin kokouksen pöytäkirja muutoksitta. Pöytäkirja on HARE:ssa hanke: VM043:00/ Valtipa-yhteistyön jatko ja tilaaja-tuottajamalli vuoden 2010 jälkeen. esitteli troikan esityksen valtioneuvoston tietopalveluyhteistyön toimintamallista (Liitteenä). Vaihtoehtojen hahmottamisen ja keskustelun tukena oli myös etukäteen lähetetty muistioluonnos Valtioneuvoston tietopalveluyhteistyö VALTIPA v jälkeen (Liitteenä). Keskustelussa esitettiin seuraavia näkökohtia toimintamallista: Pidettiin hyvänä, että VM on valmis asettamaan Valtipan. Itseohjautuvaa toimintamallia ei pidetty varteenotettavana vaihtoehtona. Troikka sai kiitosta siitä, että oli tehnyt nyt konkreettisen ehdotuksen toimintamallista, josta voidaan keskustella.

2 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 2 (5) Koordinointitehtävien siirtämisessä ministeriöiden vastuulle pelättiin riskia, että Valtipan toiminta saattaa hiipua. Ulkopuolelta hankittavien palvelujen muuttuminen maksullisiksi on kuitenkin väistämätöntä, joten toimintamallin muutosta tarvitaan. Valtipan tulisi profiloida itsensä, jotta ministeriöt osallistuisivat sen kustannuksiin: Mitä Valtipa on ja mihin se tähtää? Mitä Valtipa haluaa? Mihin panostetaan ja miksi? Mikä on yhteinen viesti? Nähtiin, että tiedon hallintaan liittyvät asiat ovat yhä vaikeampia, laajempia ja monimutkaisempia. Konkreettisten asioiden parissa toimineet ryhmät, kuten VNLib ja asiasanastoryhmä ovat omalla alueellaan toimineet hyvin. Asiakirjahallinnan ryhmän toiminta on jo ollut vaikeampaa kokonaisuuden laajuuden vuoksi. Valtipa-yhteistyön kautta saatavan kollegiaalisen tuen turvaamista pidettiin tärkeänä eikä siitä haluttaisi luopua. Pidettiin hyvänä lähtökohtana kolmea esitettyä toiminnan painopistettä: kokonais- ja tietoarkkitehtuurin toteuttaminen, asiakaslähtöisten palvelujen kehittäminen tiedosta ja yhteistyö tietohallinnon ja viestinnän kanssa. Valtipan toiminta on tärkeää kytketä etenkin tietoarkkitehtuuriin. Valtipalla on tärkeä rooli tietohallintolain toteutuksessa erityisesti semanttisen yhteen toimivuuden osalta. Yhteistyötä tulee korostaa ennen kaikkea toiminnan suuntaan (mallina kokonaisarkkitehtuuriajattelu: toiminta tiedot teknologia). Valtipan toiminnan laajentamista hallinnonaloille pidettiin raskasvetoisena etenkin niiden kokemusten pohjalta, joita on saatu ministeriön ohjaavasta roolista. Joissakin ministeriöissä se ei kuulu lainkaan ministeriön tietopalvelun rooliin. Yhteistyötä hallinnonalojen kanssa ei kuitenkaan pidä tulkita ohjaukseksi, vaan kyseessä voi olla konkreettisissa asioissa tehtävä kehittämistyö. Kysyttiin pitäisikö luoda uusi verkosto tietotoimijoiden kesken. Ehdotus sai kannatusta. Kysyttiin puhuttaisiinko uudessa verkostossa yhdellä äänellä? Tulisiko verkostosta IT-vetoinen? Keskustelussa toisaalta pidettiin tärkeänä yhteistyötä valtioneuvostotasolla eri toimijoiden kanssa, mutta tietopalvelujen, tietohallinnon ja viestinnän yhteistyöverkoston muodostamista pidettiin käytännössä vaikeasti toimivana ratkaisuna mm. yhteisten asioiden abstraktisuuden vuoksi. Täsmennettiin muiden tietotoimijoiden kanssa tehtävän yhteistyön kohdistamista ministeriöiden yhteisiin hankkeisiin. Yhteistyötä muiden tietotoimijoiden kanssa pidettiin tärkeänä ja luontevana organisaatioiden sisällä, joskin esimerkiksi tietopalvelujen ja viestinnän tehtäväalueet nähtiin etäisinä toisilleen. Keskeisinä Valtipan toiminnan kohteina pidettiin yhteentoimivuuslain ja valtiotason (VALTASA) arkkitehtuurien toteuttamista valtioneuvostoympäristössä. Esimerkkinä konkreettisesta, yhteisestä tehtävästä mainittiin tehtäväluokitus ja todettiin, että sen laadinnassa joudutaan joka tapauksessa tekemään yhteistyötä myös hallinnonalojen kanssa. Ei kannata pitää kiinni vanhentuneista järjestelmistä, vaan seurata sitä, mihin verkottunut tietoympäristö on kehittymässä (Government 2.0 on teemana mm. tämän vuoden Lontoon Online-konferenssin työpajassa ). Tietopalvelujen pitää kysyä asiakkailta, millaisia palveluja he tosiasiassa haluavat. Valtipan piirissä voitaisiin hyödyntää palvelumuotoilun lähestymistapaa. Tällä tarkoitetaan käyttäjien tarpeista kehitettäviä uusia palveluja, jotka syntyvät usean tuottajan voimin ja ylittävät organisaatiorajat. Käyttäjät osallistuvat palvelujen yhteiseen suunnitteluun ja heillä on mahdollisuus olla mukana päätöksenteossa. Käyttäjät voivat myös osittain olla palvelun tuottajia. Kirjastonjohtaja Eeva-Liisa Lehtonen on esitellyt Valtipan

3 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 3 (5) kirjastotyöpajassa, miten käyttäjälähtöistä palvelumuotoilua on sovellettu kauppakorkeakoulun kirjastossa. Britanniassa palvelujen yhdessä tuottaminen ja yhdessä suunnittelu on jo niin pitkällä, että hallituksennn toimisto on koonnut julkisen hallinnon työntekijöille palvelumuotoilun oppaan Successful Service Design. 4 Valtipan vuositilastot Asiakaslähtöisten palvelujen kehittämisen suhteen ehdotettiin valtioneuvoston kirjastoyhteistyön tulevaisuutta koskevan selvityksen laadintaa tavoitteena perusteellisesti pitemmälle menevä yhteistyö eduskunnan kirjaston kanssa. Osassa ministeriöitä kirjastoja ollaan ajamassa alas. Esitettiin pohdittavaksi kysymys, miksi yhteentoimivuutta ei ole saatu aikaan, vaikka se on ollut pitkään Valtipan strategioissa. Tältä pohjalta voidaan oivaltaa, mihin on jatkossa panostettava. Valtipan tulisi markkinoida ja viestiä itsestään ja valtioneuvoston tietopalvelutoiminnasta tehokkaammin. Yhteinen näkemys oli seuraavista asioista: Valtipan toiminnan tulee kiinnittyä kokonaisarkkitehtuuriin, etenkin tietoarkkitehtuuriin sen osana ja tuoda tieto-osaamistaan esille. Valtipan seuraavan toimikauden tehtävät tulee avata ja konkretisoida: esim. tehtäväluokitus, eams. Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmää tarvitaan edelleen ja sen asettamista pidetään tärkeänä. Yhteistyötä eri tietotoimijoiden kanssa tulee tehdä konkreettisissa ministeriöiden yhteisissä hankkeissa. Käytännön koordinointitehtäviin ei ole perusteltua saada rahaa, joten lähtökohta on, että ministeriöt ottavat jatkossa näistä vastuun. Asiantuntijatukea toivottiin jatkossakin saatavan tiedon hallinnan kokonaisuuden ja yhteentoimivuuden ja tietoarkkitehtuurin eri osa-alueiden ja niiden yhteyksien sekä asiakaslähtöisen palvelujen kehittämiseen. Tätä varten haluttaisiin vuosittain tietty määrä asiantuntijatyötä, joka voidaan täsmentää kahden vuoden toimintasuunnitelmassa. Nämä kustannukset jaettaisiin ministeriöiden kesken. Lisäksi projektien tarvitsema asiantuntijatyö ja kustannukset arvioidaan erikseen toimintasuunnitelman mukaisesti. Päätettiin, että seuraavassa kokouksessa työstetään toimintasuunnitelmaa vuosille , minkä perusteella voidaan arvioida hankittavien asiantuntijapalvelujen vuosittainen tarve. Troikka valmistelee toimintasuunnitelmaa käydyn keskustelun pohjalta. Edellisessä kokouksessa keskusteltiin Valtipan tilastoinnin ja sen uudistamisen tarpeista. Todettiin mm., että tilastoja tarvitaan mittaamaan toiminnan resursseja, suoritteita ja tuloksia. Valtipan nykyiset tilastot eivät enää vastaa kaikilta osin toiminnan kehitämän hetken sähköisen toimintaympäristön tarpeita. Pari vuotta sitten perustettiin työryhmä, jonka ehdotuksen pohjalta uudistettiin EUTORI-tilastoja. Keskustelussa kävi ilmi, että ministeriöt laativat tietopalveluista omia tilastoja erilaisin periaattein ja eri tarkoituksiin. Aulikki Pakanen kysyi, miten tietopalvelujen toimintaa mitataan.

4 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 4 (5) 5 Valtioneuvoston eamsien yhtenäistäminen 6 Jäsenen vaihdoksia ja sijaisuuksia: Päätettiin, että jokainen ilmoittaa Aulikille, mihin tarpeisiin laatii tilastoja tietopalveluista, asiakirjahallinnasta ym. Aulikki lähettää etukäteen asiasta kaikille muistutuksen ja laatii koosteen tilanteesta. Anna-Maija Marttila kertoi aams-työstä. Aluksi käydään läpi talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit, jotka ovat kaikille ministeriöille yhteisiä. Samaan aikaan eams työtä tehdään myös VIPissä Valdaa varten. Keskinäisestä työnjaosta ja tulosten hyödyntämisestä ristiin on sovittu. Senaattorissa on osio Valtioneuvoston eams, johon on koottu aineistoja. Sivuilla näkee, missä mennään ja voi myös ilmoittautua mukaan työhön. Toivottiin, että sivuilla eroteltaisiin paremmin, mitkä aineistot ovat työryhmän tuotoksia ja mitkä taustamateriaalia. Kimmo Tuominen on siirtynyt Jyväskylän yliopiston kirjaston ylikirjastonhoitajaksi 1.9. alkaen. Hänen tilalleen Valtipa-yhteistyöryhmään tulee Marja Oksa-Pallasvuo. Eeva-Liisa Tuomi-Kyrön vuorotteluvapaan aikana hänen sijaisenaan on Soile Manninen Valtipa-yhteistyöryhmän kokoukset ja aiheet syksyllä Ilmoitusasiat Päätettiin pitää Valtipan kokoukset syksyllä 2010 seuraavasti: ti klo 13-15:30 (Troikka ti klo 14-16): - Valtipa yhteistyö ja toimintasuunnitelman työstäminen ti klo 13-15:30 (Troikka ke klo 14-16) - Toimintasuunnitelman jatkokäsittely (jos tarpeen) - Senaattorin kehittäminen - Mitä valtioneuvoston asetus tietoturvallisuudesta valtionhallinnossa tarkoittaa tietopalvelujen ja asiakirjahallinnan näkökulmasta (voidaan järjestää myös erillisenä tilaisuutena joko joulu- tai tammikuussa) - Oppijan verkkopalvelukokonaisuus (käynnistää mm. opetusalan sanastotyön) - Eduskunnan kirjaston tietopalvelun palvelujohtaja Virpi Johansson jää eläkkeelle alkaen. Arkistopäällikkö Juhani Lomu alkaen. - Tietojohtamisen verkosto suunnittelee tietojohtamista koskevaa yhteistilaisuutta pidettäväksi eduskunnan tietoyhteiskuntaryhmän ja Tietoasiantuntijoiden kanssa. - SÄKE työryhmä on valmistellut Sujuvampaan lainvalmisteluun hankkeessa luonnoksen lainvalmistelun ideaaliprosessin malliksi. Prosessimalli on kommentoitavana 6.9. mennessä työryhmän sivuilla liitetiedostoissa - Valtipa on antanut valtiovarainministeriölle lausunnon hallituksen esitykseksi julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta ja tietojärjestelmien yhteentoimivuudesta annettavaksi laiksi - Tietoasiantuntijat ry. on antanut lausunnon em. laista , ks. > Lausunnot

5 Valtiokonttori Pöytäkirja VM043:00/ 5 (5) - Valtiovarainministeriö on julkaissut 6.7. väliraportin Julk-IT-ratkaisuiden operatiivisesta tuotannosta ja hallinnoinnista vastaavan organisaation perustaminen, väliraportti, 36/ Lontoon online -tilaisuudessa on tänä vuonna esim pre-conference workshop, jonka aiheena on Government 2.0 (How next-generation web technologies are transforming the public sector) Koko ohjelma on osoitteessa: - VM on julkaissut tulevaisuuskatsauksen Hallinto hyvinvoinnin ja talouden tasapainottajana Hallintopolitiikan suuntaviivat vuoteen (VM Hallinnon kehittäminen 40/2010) yvinvoinnin_ja_talouden...netti.pdf 9 Kokouksen päättäminen sihteeri Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15:45. Jakelu Tiedoksi

6 Valtiokonttori Muistio (luonnos) 1 (6) Valtiokonttori Valtioneuvoston tietopalveluyhteistyö v jälkeen Valtioneuvoston tietopalvelujen yhteistyöryhmä VALTIPA on toiminut vuodesta 1993 lähtien. VALTIPA-yhteistyöryhmässä ovat mukana ministeriöt, eduskunta, tasavallan presidentin kanslia, oikeuskanslerin virasto ja Kansallisarkisto. Verkostoon kuuluu yhteistyöryhmän lisäksi useita verkostoryhmiä, kuten säädösvalmistelun tietotuki-, tietoaineisto-, asiakirjahallinnan, kirjasto-, asiasanasto- ja arkistonhoitajien ryhmät sekä valtioneuvoston yhteisten tietojärjestelmien käyttäjä- ja kehittäjäryhmiä. Toiminnassa ovat mukana kaikki tietopalvelun ammattiryhmät, yhteensä noin 200 tiedon hallinnan ammattilaista. VALTIPAn perimmäisenä tavoitteena on koko toiminnan ajan ollut että valtioneuvostossa, kansalaisilla ja muilla asiakkailla sidosryhmillä on käytettävissä toiminnassa tarvittava tieto nopeasti, luotettavasti ja sopivassa muodossa. Valtiovarainministeriön Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö asetti VALTIPAn nykyiseksi toimikaudeksi (Asettamispäätös , VM043:00/2008). Tällä toimikaudella asetettuja tavoitteita ovat tietovarantojen tehokas yhteiskäyttö ja sujuvat tieto- ja viestintäprosessit, hyvä tiedonhallintatapa valtioneuvostossa ja tietopalvelun, viestinnän ja tietohallinnon ammattilaisten yhteistyön ja valtioneuvostotasoisen verkostoitumisen kehittäminen. VALTIPAn tehtävänä on asettamispäätöksen mukaan valtioneuvoston sisäisten tietovarantojen ja prosessien kehittäminen ja ylläpitäminen, ulkoisten tietojen hankkiminen sekä niiden hyödynnettävyyden varmistaminen ja tiedon aktiivinen tarjoaminen. Tehtävät koskevat tarkennettuina: informaatioprosessien kehittämistä kansainvälisen tiedon yhteiskäyttöisyyden tehostamista hyvän tiedonhallintatavan omaksumista osaksi tieto- ja viestintäkulttuuria semanttista yhteen toimivuutta ja informaatioarkkitehtuuria metatietojen yhtenäistämistä ja yhteisiä käytäntöjä informaation käyttö- ja pääsyoikeuksien, jakelun ja julkistamisen periaatteita tiedon seurannan kehittämistä verkkopalvelujen ja tietotuen käyttäjälähtöistä kehittämistä sekä verkoston kehittämistä resurssina ja tulevaisuuspääomana. 1 VALTIPA on organisoitunut verkosto VALTIPAn toimintaa suunnittelee troikka, jonka kokoonpano vaihtuu puolivuosittain. Troikkaan kuuluu istuva puheenjohtaja, edellisen puolivuotiskauden puheenjohtaja ja seuraavan puolivuotiskauden puheenjohtaja sekä VAL- TIPA-koordinaattori. VALTIPA-yhteistyöryhmään voidaan kutsua asiantuntijoita. VALTIPAn kustannukset on rahoitettu valtiovarainministeriön VNTHY:n budjetista Valtion IT-palvelukeskuksen perustamiseen saakka ja sen jälkeen jälkimmäisen budjetista vuosina 2009 ja Valtipan koordinaattorina olevan Siltasaarenkatu A, Helsinki PL 100, VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) ,

7 Valtiokonttori Muistio (luonnos) 2 (6) Valtiokonttori VALTIPAn toiminnan tuloksia tietoasiantuntijan virka siirrettiin VM:stä Valtion IT-palvelukeskukseen VNTHY:n mukana. VALTIPA on toiminut 17 vuotta. VALTIPAn verkostomainen, poikkihallinnollinen toiminta on aikanaan saanut kansainvälistä huomiota ennakoivuudessaan ja sitä voi pitää menestyksekkäänä. Verkostomaisella toiminnalla on ollut suuri merkitys poikkihallinnollisessa hyvien käytäntöjen jakamisessa ministeriöiden ja muiden yhteistyöosapuolten tietopalvelujen, kirjastojen ja asiakirjahallinnon ammattilaisten kesken. VAL- TIPA on ollut aktiivinen valtioneuvoston yhteisten tietojärjestelmien, kuten EUTORIn, HAREn ja VNLibin kehittämisessä ja ylläpidossa. Taloudellista kokonaisetua on saatu mm. tietoaineistojen yhteishankinnoista. ja yhteisluetteloista Tietosisältöjen hallintaa ja yhteen toimivuutta on edistetty yhtenäistämällä metatietoja ja asiakirjarakenteita. Seminaarien ja koulutuksen avulla on vahvistettu ja päivitetty osaamista ja pyritty edistämään yhteistyötä tietohallinnon ja viestinnän kanssa. 3 Koordinointipalvelun organisointi VALTIPAn koordinointi siirtyi vuonna 2009 Valtion IT-palvelukeskukseen samalla kun VIPiin siirtyi koko valtioneuvoston tietohallintoyksikkö. Valtioneuvoston tietohallintoyksikköä, joka asetti VALTIPAn, ei ole enää erillisenä yksikkönä myöskään VIPin sisällä. Jos VALTIPAn toiminnan perustaksi halutaan asettamispäätös, on jonkin ministeriön tehtävä jatkosta asettamispäätös. VIP palvelun tarjoajana Valtion IT-palvelukeskuksen tehtävänä on tuottaa ministeriöiden yhteiset sekä koko valtionhallinnolle tarjottavat yhteiset tai laajaan käyttöön valtionhallinnolle tarjottavat tieto- ja viestintätekniikkapalvelut. Palveluiden tuottamisesta sovitaan asiakkaana toimivien virastojen sekä valtiokonttorin välillä. Valtion ITpalvelukeskuksen suoritteet asiakasvirastoille ja laitoksille ovat maksullisia suoritteita, joista peritään suoritteen tuottamisesta palvelukeskukselle aiheutuvien kokonaiskustannusten määrä (omakustannusarvo). Suoritteista perittävät maksut kattavat VIPin toiminnasta aiheutuvat kokonaiskustannukset kokonaan vuodesta 2012 alkaen.( Valtioneuvoston asetus valtiokonttorista /1155). VALTIPA ei verkostona voi olla VIPin asiakas, vaan palvelusopimus on tehtävä viraston ja valtiokonttorin välillä. Koordinointipalvelu on myös VIPin tehtävien näkökulmasta liian yleinen ja väljä palvelumuoto. VIP voi tuottaa ministeriöille ja valtionhallinnolle tuotteistettuja ja hinnoiteltuja asiantuntijapalveluja. Tilaaja tulee olemaan myös palvelun maksaja. Tilaaja saa edustajansa VIPin palvelujen ohjausryhmään. Siltasaarenkatu A, Helsinki PL 100, VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) ,

8 Valtiokonttori Muistio (luonnos) 3 (6) Valtiokonttori Toiminta- ja tietoympäristön muutoksia Lähes 20 vuoden aikana valtionhallinnon toimintaympäristö on muuttunut ja muutosten tahti on tiivistynyt VALTIPAn nykyisellä toimikaudella. Ympäröivä yhteiskunta ja globaali verkottunut tietoympäristö edellyttää hallinnolta muuttumista ja uusia toimintatapoja. Julkisen talouden tiukentumisen vuoksi resurssien kohdistamista on tarkasteltava uudelta pohjalta. Myös verkostoitumisen tavat ovat muuttuneet ja edelleen muutoksessa. Ammatillisia verkostoja muodostetaan hyödyntäen mm. sosiaalista mediaa. Verkostoja syntyy, niiden elinkaari ja kokoonpano vaihtelee tilanteiden ja tarpeiden mukaan. Osallistujat voivat siirtyä verkostosta toiseen ja keskustella eri foorumeilla valintojensa mukaan. Julkishallinnon toiminta, lainsäädäntö, hallinto ja lainkäyttö perustuvat tietoon. VALTIPAN tavoitteet tiedon hallinnan kehittämiseksi ovat edelleen ajankohtaisia, mutta nyt kehittämisyhteistyötä tarvitaan laajemmalta pohjalta eikä VALTIPA ole enää tämän kehittämistyön veturi. Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen ja toteuttaminen edellyttää moniammatillista yhteistyötä toiminnan asiantuntijoiden ja kehittäjien, tietohallinnon, asiakirjahallinnan, tietopalvelujen ja viestinnän ammattilaisten kesken. Valtioneuvoston piirissä toimii Valtipan lisäksi useita kehittämisverkostoja, kuten ministeriöiden kehittämispäälliköiden Kehikko, talouspäälliköiden verkosto, viestintäpäälliköiden verkosto, tietohallinnon erilaisia yhteistyöryhmiä. VALTTI, valtioneuvoston tietohallinnon yhteistyöryhmä toimi vuoden 2009 loppuun asti. OECD:n tuore raportti (Finland working together to sustain success. OECD Public Governance Reviews ) kannustaa ketterämpään hallintoon. Millaisia verkostojen ja rakenteiden avulla tuetaan jatkossa ketterämpää hallintoa ja tiedon hyödyntämistä? Monitahoisen yhteistyön lisäksi kokonaisarkkitehtuurin ja yhteen toimivuuden kehittämiseksi julkishallinnon kaikilla tasoilla tarvitaan tietojohtamista, ei ainoastaan IT-johtamista. Tietojohtaminen on strategista johtamista, joka kattaa organisaation tiedon hankinnan, tuotannon, jakamisen, hallinnan, hyödyntämisen ja uuden tiedon tuottamisen prosessit sekä palvelut, joita tiedosta muodostetaan. Tietojohtaminen koskee ihmisiä, tietosisältöjä ja teknologioita. VALTIPAn tuleva toiminta tulee ratkaista osana tätä kokonaisuutta. 5 VALTIPAn toiminnan jatkamisen vaihtoehtoja Valtipan puitteissa vaihtoehtoja on jatkaa toimintaa joko itseohjautuvalta pohjalta tai niin, että jokin ministeriö asettaa yhteistyöryhmän ja vastaa sen kustannuksista. Itseohjautuva verkosto Tässä vaihtoehdossa VALTIPA-yhteistyöryhmä ja verkostoryhmät jatkavat toimintaansa itseohjautuvasti mahdollisesti osana laajempaa yhteentoimivuusverkostoa, mutta ilman asettamispäätöstä ja koordinointipalvelua Siltasaarenkatu A, Helsinki PL 100, VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) ,

9 Valtiokonttori Muistio (luonnos) 4 (6) Valtiokonttori VALTIPAn toimintamalli on kehittynyt siten, että periaatteessa se voi jatkaa toimintaansa tältä pohjalta puolivuosittain vaihtuvien puheenjohtajien johdolla. Verkostoryhmät toimivat jo nyt itseohjautuvasti. Riskeinä voisi olla ministeriöiden osallistuminen yhteistyöhön vaihtelevilla panoksilla ja koko toiminnan kuihtuminen, jos esim. - osa tietopalveluhenkilöstä ei voi osallistua toimintaan ilman nimeämistä ja asettamispäätöksellä muodostettuun työryhmään tai - toiminnan jatkuvuuteen, sen suunnitteluun ja yhteistilaisuuksien käytännön toteutukseen ei ministeriöissä riitä/voida käyttää resursseja. Valtipan toiminta perustuu tässä vaihtoehdossa siihen, että ministeriöt hyväksyvät tietopalvelujen käyttävän työaikaansa yhteiseen toimintaan, tietopalvelupäälliköiden aktiivisuuteen ja sitoutumiseen sekä siihen, että he kannustavat henkilöstöään osallistumaan verkostoryhmiin. Riskejä arvioitaessa on otettava huomioon, että verkostomaisen toiminnan tuloksellisuus perustuu joka tapauksessa osallistujien kiinnostukseen, aktiivisuuteen ja siihen, että kukin antaa oman panoksensa yhteistyöhön. Ministeriön asettama verkosto ja sen koordinointi Organisoidummassa vaihtoehdossa jokin ministeriö asettaa Valtipan yhteistyöryhmän ja vastaa sen kustannuksista. Asettamisen lisäksi ao. ministeriö tekee VIPin kanssa palvelusopimuksen tarvittavista palveluista. Vaihtoehtoja koordinoinnin järjestämiseksi Valtioneuvoston tietopalveluyhteistyön koordinointia ja kehittämistä valtioneuvoston ulkopuolelta ei ole mahdollista tehdä samalla tavoin kuin sitä on tehty vuoteen 2009 asti ministeriössä virkatyönä. Tätä VALTIPA ennakoi jo kannanotoissaan koordinnoinnista vastaava tietoasiantuntijan viran säilyttämiseksi valtioneuvostossa. Ministeriöiden tietopalveluyhteistyön kehittäminen on osa valtioneuvoston tietojohtamista, joka ei ole siirrettävissä ulkopuolelle. Myös koordinointiin liittyvät ministeriöiden tietopalvelujen tiedottamis- ja viestintätehtävät ovat parhaiten hoidettavissa valtioneuvoston sisällä. 1) Valtipa-yhteistyön koordinointi aiemmalta pohjalta Jos katsotaan että koordinointia tarvitaan aiemmalta pohjalta, tulisi tämä tehtävä sisällyttää jonkin ministeriön tehtäviin. Tehtävä luontuisi ministeriöiden tehtävien kannalta valtiovarainministeriölle/hallinnon kehittämisosastolle, Valtioneuvoston kanslialle tai opetus- ja kulttuuriministeriölle. 2) Toinen vaihtoehto on, että kokonaisvaltaisen koordinoinnin tavoitteesta luovutaan ja VALTIPA-yhteistyössä tarvittavat palvelut eritellään esimerkiksi tarvittaviin asiantuntija-, viestintä- ja sihteeripalveluihin, jolloin ministeriöt voivat joko hoitaa nämä itse tai tilata näitä palveluja tarpeen ja tarjonnan mukaan soveltuvilta palvelutarjoajilta. VIP voi tarjota asiantuntijapalveluja (esim. tietoturva-, projekti-, arkkitehtuuri-, tiedonhallinta- ja arviointipalveluja) asiakkaiden kanssa tehtävien palvelusopimusten pohjalta. Siltasaarenkatu A, Helsinki PL 100, VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) ,

10 Valtiokonttori Muistio (luonnos) 5 (6) Valtiokonttori Valtipan kokousrutiineihin liittyvät tehtävät kuten kokousjärjestelyt, esityslistat, pöytäkirjat ja tiedottamisasiat olisi sujuvinta hoitaa kulloinkin puheenjohtajana toimivan ministeriön vastuulla. Kokousrutiineja tulisi mahdollisimman paljon keventää hyödyntämällä ja kehittämällä esimerkiksi Senaattoria yhteisenä tiedon jakamisen foorumina, kuten VALTIPAn puitteissa jo on ryhdytty tekemään. Kokousten vähentäminen ja verkkoviestinnän työkalujen hyödyntäminen on myös valtionhallinnon johdon linjausten mukaista (esim. kansliapäälliköiden kirje kesällä 2009). Joka tapauksessa valtioneuvostojen tietopalvelujen kehittäminen ja yhteistyö on jatkossa nähtävä osana laajempaa julkishallinnan tiedon hallinnan kokonaisuutta. 6 Tietoyhteistyön laajentaminen hallinnonaloille ja koko julkishallintoon? Valtioneuvostossa käytetään laajasti eri tahoilla tuotettua tietoa ja toisaalta valtioneuvoston tuottamaa tietoa tarvitaan koko yhteiskunnassa. Hallinnonaloilla on pitkään toivottu Valtipan toiminnan laajentamista niiden suuntaan. Asiakas- ja palvelunäkökulmasta ja hallinnon yhteen toimivuuden aikaan saamiseksi on yhä useammassa yhteydessä tarpeen tarkastella julkishallintoa kokonaisuutena. Laajapohjainen verkosto voisi tukea julkishallinnon yhteen toimivuutta ja tietojohtamista asiakaslähtöisesti ja julkishallinnon kokonaisedun näkökulmasta. Tällaisella verkostolla olisi mahdollisuus edistää horisontaalista yhteistyötä ja organisaatioiden välisiä prosesseja sekä tuottaa enemmän synergiaa kuin puhtaasti ministeriönäkökulmasta lähtevällä toiminnalla. Yhteentoimivuusverkosto olisi tukena julkishallinnon tietojohtamisen ja kokonais- ja tietoarkkitehtuurien kehittämiselle. Mukana tulisi olla laajasti julkishallinnon tahoja ja tietohallinnon, tietosisältöjen, tietopalvelujen ja viestinnän asiantuntijoita. Onko jatkossa perusteita ja tarpeen rajata tietopalveluyhteistyö vain valtioneuvoston piiriin? Toisaalta valtioneuvoston tietopalveluyhteistyö tukee valtioneuvostokokonaisuuden kehittämistä. 6.1 Ehdotus VALTIPAlle luontuvia tehtäviä ovat jatkossa valtioneuvoston yhteisen tietoarkkitehtuurin toteuttaminen ja asiakaslähtöisten palvelujen tuottaminen tietovarannoista. Verkoston koordinointi tulisi hoitaa mahdollisimman kevyesti kulloinkin puheenjohtajavuorossa olevien ministeriöiden tehtävänä (ns. troikka). Valtipa-yhteistyöryhmän asettava ministeriö vastaa toiminnan sekä ulkopuolelta hankittavien palvelujen kustannuksista. Nämä kustannukset voidaan jakaa myös ministeriöiden kesken. Valtiovarainministeriön laatimassa hallintopolitiikan tulevaisuuskatsauksessa ehdotetaan valtioneuvoston muodostamista yhdeksi kokonaisuudeksi teke- Siltasaarenkatu A, Helsinki PL 100, VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) ,

11 Valtiokonttori Muistio (luonnos) 6 (6) Valtiokonttori mällä siitä hallinnollisesti yksi virasto (Hallinto hyvinvoinnin ja talouden tasapainottajana Hallintopolitiikan suuntaviivat vuoteen VM 40/2010). Tämä antaisi toteutuessaan uuden pohjan myös valtioneuvoston yhteisen tiedon hallinnan ja tietopalvelujen kehittämiselle. Kun valtion- ja koko julkishallinnon kokonais- ja tietoarkkitehtuurien laadinta on meneillään, on oikea aika luoda uudenlainen tietojen yhteen toimivuutta ja sujuvia tietoprosesseja koko julkishallinnossa edistävä toimintatapa. Julkishallinnon kaikilla tasoilla tarvitaan tietojohtamista. Tieto- ja informaatioprosesseja tulee kehittää asiakaslähtöisten palvelujen ja innovatiivisen johtamisen tueksi. Hallinnon yhtenäisyyden ja ketterän kehittämisen tueksi tarvitaan uudenlaisia organisaatio-, osaamis- ja verkostorakenteita. Kestävä tuottavuus edellyttää yhteisen tietopääoman täysimittaista hyödyntämistä koko julkishallinnon toiminnassa. Julkishallinnon tietojohtamisen, tiedon hallinnan ja tietoarkkitehtuurien kehittämiseksi ja tueksi tarvitaan laajapohjaista yhteistyötä. Siinä tulisi olla mukana toiminnan asiantuntijoita ja kehittäjiä, hallinnon kehittämisen, talouden. tietohallinnon, tiedon johtamisen, tietopalvelujen ja verkkoviestinnän näkökulmat. Kehittämiskohteita ovat yhtenäinen, yhteen toimiva ja ketterä hallinto, kokonaistaloudellinen ajattelu ja tiedon täysimittainen hyödyntäminen toiminnassa ja palveluissa. VM:n hallinnon kehittämisosasto, JulkIT tai ValtIT voisivat olla mahdollisia tahoja organisoimaan yhteentoimivuusverkostoa. Siltasaarenkatu A, Helsinki PL 100, VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) ,

12 Valtioneuvoston tietopalveluyhteistyö Troikan esitys toimintamallista keskusteltavaksi Valtipa-yhteistyöryhmässä ja jatkoneuvottelujen pohjaksi

13 Esitys toimintamalliksi Valtiovarainministeriö asettaa VALTIPAn toimikaudeksi Valtipan toiminta ja tehtävät kytketään valtioneuvostoympäristössä kokonaisarkkitehtuurien ja etenkin tietoarkkitehtuurien kehittämiseen ja toteuttamiseen eri tasoilla sekä niihin liittyen tietojen yhteen toimivuuden edistämiseen (sujuvat informaatio- ja tietoprosessit) julkishallinnon yhteisen metatietoarkkitehtuurin pohjalta asiakaslähtöisten palvelujen kehittämiseen tietovarannoista tietoammattilaisten ja organisaatioiden välisen yhteistyön kehittämiseen (tietopalvelut, tietohallinto, viestintä), yhteistyön laajentamiseen hallinnonaloille

14 Toimintasuunnitelma Arkkitehtuurit: Valtioneuvoston tietoarkkitehtuurin kehittäminen ja toteuttaminen osana valtiotason arkkitehtuuria: tietovarantojen ja metatietoarkkitehtuurin kehittäminen em. mukaisesti Asiakaslähtöiset palvelut: esim. paikkatiedon ja sosiaalisen median työkalujen hyödyntäminen valtioneuvoston tietopalveluissa Yhteistyö: Aktiivinen osallistuminen tietohallinnon, verkkoviestinnän, hallinnon kehittämisen ja asiakkaiden yhteistyöfoorumeihin ja verkostoihin

15 Toiminnan organisointi VM on valmis asettamaan VALTIPA-yhteistyöryhmän. Kustannukset jaetaan ministeriöiden kesken. Koordinointipalvelun näkökulmasta liian yleinen ja väljä palvelumuoto. VIP tulee tarjoamaan tuotteistettuja asintuntijapalveluja. VALTIPA-yhteistyöryhmän koordinointiin liittyvistä käytännön tehtävistä vastaa troikka toimintavuorollaan (puoli vuotta) hyödyntäen mahdollisimman paljon Senaattoria yhteistyöfoorumina. Verkostoryhmät vastaavat omasta toiminnastaan VALTIPAn tavoitteiden mukaisesti, dokumentoivat työskentelynsä ja viestintänsä Senaattoriin

16 Valtipan keskuudessa sisäisesti hoidettavat koordinointitehtävät Yhteistyön suunnittelu ja valmistelu Verkoston vuosittaisten toimintasuunnitelmien kokoaminen verkostoryhmien esitysten pohjalta. Vaihtoehtoisesti verkostoryhmät tekevät lyhyet toimintasuunnitelmansa Senaattoriin, jossa ne ovat kootusti esillä. Valtipan yhteinen vuosittainen toimintasuunnitelma Yhteistyöryhmän toiminnan tuki Valtipa-yhteistyöryhmän kokouksiin liittyvät tehtävät (kokousjärjestelyt, tilat, esityslistat ja pöytäkirjat)

17 Valtipan keskuudessa sisäisesti hoidettavat koordinointitehtävät Raportointi Yhteistyöhön liittyvä viestintä ja dokumentointi (Valtipan tietojen ylläpitäminen Senaattorissa, toimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen Senaattorissa) Raportointi Valtipan toiminnasta yhteistyöryhmän asettajalle, toimintakertomuksen kokoaminen (Millaista väliraportointia asettaja odottaa?) Ministeriöiden tietopalvelutilastot (Kukin ministeriö vastaa omastaan yhteiseen tilastotaulukkoon. Tarvitaanko tilastointia, jos kaikki ministeriöt eivät siihen kuitenkaan osallistu?)

18 Palvelujen hankinta ja kustannukset Seminaarit, koulutustilaisuudet ja työpajat, sisällöt ja toteutus (1-2 seminaaria/vuosi) Kehittämisprojektit ja selvitykset (1-2 projektia/vuosi) Asiantuntijatuki kokouksissa ja työryhmissä (esim. Valtipan strategian laadinta, eams-kehittäminen, asiakirjojen rakenteistaminen ja metatietojen yhtenäistäminen, tietoarkkitehtuurien kehittäminen) Kustannukset: - Toimintasuunnitelman (3 vuotta) ja tilattavan asiantuntijatyön mukaisesti, esim. puitesopimus VIPin kanssa vuosittain hankittavasta asiantuntijatyöstä - Kustannukset jaetaan ministeriöiden kesken

19 Esimerkki kustannuksista/vuosi neuvottelujen pohjaksi Asiantuntijatuki työryhmissä ja kokouksissa VIPistä esim. 2-3 pv/kk, vuodessa n. 2-3 htkk n e/v, n e/ministeriö Projektien kustannukset erikseen toimintasuunnitelman pohjalta tarvittavien palvelujen perusteella ja Valtipayhteistyöryhmän sopimalla tavalla

20 Mahdollisia VIPin asiantuntijapalveluja neuvottelun kohteeksi Tietoturvapalvelut Projektipalvelut* Arkkitehtuuripalvelut* Tiedonhallintapalvelut* Arviointipalvelut* (Palvelut valmistelussa*)

21 Toimintamalliin siirtyminen Toimintamalliin siirrytään vuoden 2011 aikana asetuspäätöksen ja toimintamallin mukaisesti Vuonna 2012 kaikki VIPiltä tilattavat palvelut ovat maksullisia Toimintamalliin valmentaudutaan: - Toiminnan suunnittelu uuden toimintamallin pohjalta - Senaattorin kehittäminen Valtipan tarpeisiin - Uusi tehtävänjako (käytännön koordinointitehtävät ministeriöihin, asiantuntijatuki VIPistä) - Mitä muuta?