SALON SEUDUN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN KOPIOINTI- JA TULOSTUSPALVELUIDEN PUITESOPIMUS

1(10) Liite 5 Sopimusluonnos PUITESOPIMUSLUONNOS SALON SEUDUN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN KOPIOINTI- JA TULOSTUSPALVELUIDEN PUITESOPIMUS xx.xx.2017 OSAPUOLET Asiakas Salon seudun koulutuskuntayhtymä (myöh. SSKKY) Toimittaja xx

2(10) 1. OSAPUOLET Asiakas Salon seudun koulutuskuntayhtymä (SSKKY) Toimittaja xx 2. SOPIMUKSEN TAVOITE Tämän Puitesopimuksen tavoitteena on sopia niiden palvelujen sisällöstä, menettelytavoista, kohdeympäristöstä ja hinnoittelusta, jotka Toimittaja toimittaa Asiakkaalle, jotta Toimittaja voi mahdollisimman laajasti vastata siitä, että sen Asiakkaalle tuottamat kopiointi- ja tulostuspalvelut toimivat. 3. SOPIMUKSEN KOHDE Palvelu käsittää Asiakkaan kopiointi- ja tulostuspalvelut kokonaispalveluna Asiakkaan Salon toimipisteissä (Taitajankadun ja Hyvoninkadun toimipisteet). Kopiointi- ja tulostuspalvelulla kokonaispalveluna tarkoitetaan tässä Toimittajan suorittamaa palvelua, jolla tämä pitää Asiakkaan kopiointi- ja tulostuspalvelut toiminnassa ja ylläpitää niitä tämän sopimuksen ja siinä määriteltyjen palvelutasojen mukaan. Tämä Puitesopimus koskee seuraavia palveluja: laitteiden toimitus ja kuljetus laitteiden asennus laitteiden käyttökoulutus laitteissa käytettävät tarvikkeet, väriaineet ja niitit poislukien paperit palveluntoimittajan suorittamat huollot ja korjaukset varaosineen Puitesopimus ei tuota Toimittajalle yksinoikeutta Puitesopimuksessa määriteltyihin tuotteisiin ja palveluihin. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta. Palvelut ja kohdeympäristö on kuvattu Puitesopimuksen liitteessä 1, Palvelukuvaus. Palvelujen laatu ja sanktiointi on kuvattu Puitesopimuksen liitteessä 2, Laatu ja sanktioinnit. Palvelujen hinnoittelu on kuvattu Puitesopimuksen liitteessä 4, Toimittajan tarjouksen hinnoitteluliite. 4. PALVELUJEN KUVAUKSET Palvelukuvaukset on esitetty omana liitteenään, liite 3, Kopiointi- ja tulostuspalveluita koskevat vaatimukset. Palvelukuvaukset ovat yksityiskohtaisia kuvauksia kustakin yksittäisestä palvelusta, jonka Toimittaja toimittaa Puitesopimuksen perusteella Asiakkaalle. 5. YHTEISTOIMINTAORGANISAATIO Puitesopimuksen yhteistoiminnan organisointiin kuuluvat:

3(10) Puitesopimuksen yhteyshenkilöt, jotka nimetään sekä Asiakkaan että Toimittajan puolelta: Asiakas xx, asema yrityksessä (sopimukseen liittyvät asiat) Markus Hänninen, atk-päällikkö (hankinnan kohteeseen liittyvät asiat Toimittaja XX, asema yrityksessä (sopimukseen liittyvät asiat) XX, asema yrityksessä (hankinnan kohteeseen liittyvät asiat) Palvelujen ohjausryhmä Palvelutyytyväisyyden ylläpitämiseksi pidetään tarpeen mukaan Asiakkaan pyynnöstä Palvelujen ohjausryhmän kokouksia, joissa käydään läpi kehittämistarpeet ja päätetään niiden toteutustavasta, toteuttamisaikataulusta ja eri toimeksiantojen priorisoinnista. 6. PALVELUJEN TOIMITUS Palvelujen toimituksen palvelutasot ja kohdeympäristö on kuvattu Puitesopimuksen liitteessä 2 Laatu ja sanktioinnit ja liitteessä 1, Palvelukuvaus. 7. PALVELURAPORTOINTI Palveluihin liittyen Toimittaja tuottaa kuukausittain Asiakkaalle raportin, josta käyvät ilmi muun muassa tulostusmäärät, laitemäärät, lisälaitemäärät, laitteiden sijainnit ja huollon toteutuneet vasteajat, kopiointi- ja tulostuslaitteiden palvelukatkokset. Kuukausiraporteista koostamalla Toimittaja laatii neljännes- ja vuosiraportit, joiden sisältö on kuukausivuosiraporttia vastaava. Raportointi käsitellään Asiakkaan toimesta tai tarpeen vaatiessa Asiakkaan pyynnöstä Palvelujen ohjausryhmässä.

4(10) 8. HINTA JA HINNANMUUTOKSET Hinnat perustuvat Toimittajan xx.xx.2017 antamaan tarjoukseen. Hinnat ovat kiinteät sopimuskauden kaksi ensimmäistä vuotta, jonka jälkeen niitä on mahdollista tarkistaa. Mikäli Tilaaja ei hyväksy hinnantarkistusta, käynnistetään mahdolliset tarkistusneuvottelut. Hyväksyttäviä hinnanmuutosperusteita voivat olla työvoima- tai materiaalikustannusten muutokset. Korotus voi olla enintään kustannustason nousua vastaava. Toimittaja on velvollinen esittämään kirjallisen selvityksen esittämälleen hinnankorotukselle. Toimittajan on ilmoitettava hinnanmuutosperusteesta Tilaajalle kirjallisesti vähintään kolme (3) kuukautta ennen muutoksen haluttua alkamisajankohtaa. Mikäli tilaaja ei hyväksy hinnantarkistusta, käynnistetään mahdolliset tarkistusneuvottelut. Ellei hinnasta päästä sopimukseen, molemmilla sopijaosapuolilla on oikeus irtisanoa sopimus irtisanomisajan puitteissa. Irtisanomisaikana noudatetaan muuttamattomia hintoja. Hinnat kattavat kaikki Toimittajan kustannukset, eikä matkakustannuksia, päivärahoja tai muita vastaavia kuluja korvata erikseen. Matka-ajasta ei makseta korvausta. Maksusuoritukset suoritetaan kerran kuukaudessa: palvelumaksu laskutetaan kuukausittain etukäteen sekä kopio- ja tulostusveloitus jälkikäteen todellisen käytön mukaan. Muut toimenpiteet jälkikäteen hyväksyttyä palvelua vastaan. Tehdyt työt tulee eritellä laskussa. Ennakoita ei makseta. Maksuaika on 21 päivää laskun saapumisesta ja hyväksytystä suorituksesta. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Palvelujen hinnat on esitetty Puitesopimuksen liitteessä 4. Toimenpiteisiin, jotka eivät sisälly kiinteään kuukausiveloitukseen saa ryhtyä vain, jos niille on Asiakkaan nimeämien yhteyshenkilöiden kirjallinen (esim. sähköposti) työtilaus. 9. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi on neljä (4) vuotta ja se alkaa siitä, kun sopimus allekirjoitetaan. Asiakas varaa kuitenkin oikeuden halutessaan irtisanoa sopimus päättymään jo kahden vuoden kuluttua sopimuksen allekirjoittamisesta kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. Toimittajalla ei ole irtisanomisoikeutta. 10. MUUT EHDOT JA MÄÄRÄYKSET Puitesopimuksen laatuvelvoitteet astuvat voimaan, kun käyttöönotto on hyväksytysti tehty. Hyväksyntä tehdään Asiakkaan toimesta tai Palvelujen ohjausryhmässä, ja se voidaan tehdä myös vaiheittain. Käyttöönotto voidaan tehdä asteittain esim. toimipisteittäin.

5(10) 11. PUITESOPIMUKSEN MUUTOKSET Asiakkaalla on oikeus sopimuskauden aikana ilman erillistä muutossopimusta seuraaviin toimenpiteisiin: - Liittää / poistaa Puitesopimukseen uusia palvelupisteitä sopimuksen allekirjoituksesta sopimuksen päättymiseen asti. - Sopimuksesta voidaan lisätä tai poistaa laitteita toiminnan muutoksen sitä vaatiessa. - Palvelupisteiden laitteita voidaan vaihtaa palveluluokasta toiseen kopiomäärän oleellisesti muuttuessa. Tätä Puitesopimusta voidaan muuttaa muilta kuin edellä määritellyiltä osin vain molempien sopijapuolten allekirjoittamalla muutossopimuksella, ellei toisin yhteisesti sovita. 12. YLIVOIMAINEN ESTE Vapauttamisperusteeksi (force majeure) katsotaan sellainen sopimuksen täyttämisen estävä ja sopimuksen syntymisen jälkeen sattunut epätavallinen ja asiaan vaikuttava tapahtuma, jota sopijapuolten ei ole ollut syytä ottaa huomioon sopimusta tehdessään, joka on sopijapuolista riippumaton ja jonka seuraamuksia ei voida estää ilman kohtuuttomia lisäkustannuksia tai kohtuutonta ajanhukkaa. Tällainen tapahtuma voi olla sota, kapina, pakko-otto tai takavarikko julkiseen tarpeeseen, tuonti- tai vientikielto, luonnonmullistus, yleisen liikenteen tai energiajakelun keskeytys, työselkkaus, tulipalo tai muu vaikutuksiltaan yhtä merkittävä ja epätavallinen sopijapuolista riippumaton syy. Toimittajan on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä kirjallisesti Asiakkaalle samoin kuin esteen lakkaamisesta. Vapauttamisperusteeksi katsotaan myös Toimittajan alihankkijaa kohdannut ylivoimainen este, mikäli alihankintaa ei voida ilman kohtuuttomia kustannuksia tai oleellista ajanhukkaa hankkia muualta. 13. TOIMITUKSEN VIIVÄSTYMINEN Mikäli Toimittaja havaitsee viivästyvänsä toimituksessaan tai velvoitteessaan tai että viivästys on todennäköinen, toimittajan on viivytyksettä ilmoitettava asiakkaalle viivästyksestä ja sen vaikutuksesta toimitusaikatauluun. Jos on käynyt selväksi, että toimeksiantosopimuksen täyttäminen tulee viivästymään ylivoimaisen esteen vuoksi vähintään 30 päivää alkuperäisestä aikataulusta, sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus. Asiakkaalla on myös oikeus purkaa sopimus, mikäli Toimittaja ei täytä sopimusta sovitussa määräajassa eikä näytä toteen, että sopimuksen täyttämättä jättäminen johtuu ylivoimaisesta esteestä tai Asiakkaasta johtuvasta syystä. Lisäksi viivästystä on kestänyt vähintään 14 päivää.

6(10) Asiakas saa aina purkaa sopimuksen näistä määräajoista riippumatta, mikäli viivästyksellä on hänelle oleellinen merkitys ja Toimittaja on ollut tästä tietoinen. Mikäli toimituksen viivästyminen ei johdu Asiakkaasta tai ylivoimaisesta esteestä, toimittaja maksaa Asiakkaalle sopimussakkoa riippumatta viivästyksen aiheuttaman vahingon suuruudesta 1 prosenttia sopimushinnasta jokaiselta alkavalta 7 vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Asiakkaalla on oikeus vähentää sopimussakko Toimittajalle suoritettavista maksuista. Toimittajalla ei ole oikeutta saada sopimussakkoa Asiakkaan viivästyksestä. 14. VAHINGONKORVAUS JA VASTUUNRAJOITUKSET Tähän Puitesopimukseen perustuva sopijapuolen korvausvelvollisuus toiselle sopijapuolelle sopimusrikkomuksesta aiheutuneista välittömistä kuluista ja vahingoista on mahdolliset viivästys- ja muut sakot huomioon ottaen yhteensä enintään sopimuksen arvonlisäveroton kokonaisarvo. Sopijapuoli ei vastaa mistään välillisestä tai epäsuorasta vahingosta. Vastuunrajoitukset eivät koske vahinkoa, joka on aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella, eivätkä sellaisia tilanteita, joissa vastuuta ei lain mukaan voida rajoittaa. Vastuunrajoitukset eivät myöskään koske immateriaalioikeuksien loukkauksista aiheutunutta korvausvelvollisuutta. 15. SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN Osapuolilla ei ole oikeutta siirtää tätä sopimusta ilman toisen osapuolen kirjallista suostumusta. 16. SOPIMUKSEN PURKAMINEN Kumpikin sopijapuoli saa purkaa Puitesopimuksen, mikäli Puitesopimuksen täyttäminen todetun ylivoimaisen esteen jatkumisen vuoksi viivästyy yli 30 päivää. Asiakas voi aina purkaa sopimuksen edellä mainitusta määräajasta riippumatta, mikäli viivästymisellä on oleellinen merkitys. Asiakas saa purkaa Puitesopimuksen, jos Toimittajan suoritus eroaa olennaisesti tai toistuvasti palvelulle asetetuista sisältö-, laatu- ym. vaatimuksista, eikä toimittaja korjaa puutetta 14 päivän kuluessa kirjallisesta huomautuksesta, Toimittaja ei täytä sopimuksen mukaisia velvoitteitaan määräajassa eikä näytä toteen, että sopimuksen täyttämättä jättäminen johtuu ylivoimaisesta esteestä tai asiakkaan syystä,

7(10) Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muuten vakaviin taloudellisiin tai liiketoiminnallisiin vaikeuksiin eikä tämän vuoksi tai muusta vastaavasta syystä kykene suorittamaan sopimuksen mukaisia velvoitteitaan eikä myöskään aseta riittävää vakuutta sopimusvelvoitteittensa täyttämiselle eikä kykene antamaan asiakkaan hyväksymää selvitystä siitä, kuinka toimittaja suorittaa velvoitteensa. Toimittaja sitoutuu sopimuksen päättyessä luovuttamaan sopimukseen liittyvän kaiken materiaalin/aineiston sekä avustamaan asiakasta sopimuksen kohteen siirtämisessä uudelle toimittajalle siten, että sopimuksen vastaanottava taho pystyy saumattomasti jatkamaan palvelun tuottamista. 17. SALASSAPITO Toimittaja vastaa salassapidosta sekä myös salassapidon toteutuksesta Puitesopimuksen liitteessä 5 määritellyllä tavalla. Toimittaja pitää asiakkaalta saamansa luottamukselliseksi merkityn tai muuten luottamukselliseksi tai liikesalaisuudeksi katsottavan aineiston salassa eikä käytä tietoja muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Toimittaja vastaa, että kaikki sen palveluksessa olevat samoin kuin alihankkijat noudattavat tätä määräystä. Tämä määräys on voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen. Asiakkaalla on oikeus vaatia erillisen salassapitositoumuksen allekirjoittamista niiltä Toimittajan tai tämän alihankkijan palveluksessa olevilta, jotka sopimuksen toteuttavat. Sopijapuolet huolehtivat omilla vastuualueillaan, että tietosuojaa ja salassapitoa koskevat säädökset ja viranomaisten antamat määräykset otetaan huomioon. 18. PALVELUIDEN SOPIMUKSENMUKAINEN LAATUTASO Toimittaja toimittaa palvelut Asiakkaalle sopimuksen mukaisina ja laadukkaasti. Asiakkaan tavoitteena on käyttää korkeatasoisia palveluja toimintansa edistämiseksi. Laadun seurannan, mittareiden, sanktioiden ja palkkioiden tarkoitus on ohjata ja kehittää palvelua Asiakkaalle entistäkin laadukkaammaksi. Palveluiden laadulla ja siihen liittyvillä Palvelusopimuksen liitteen 2 kriteereillä ja seurattavilla mittareilla on tavoitteena varmistaa Asiakkaan kopiointi- ja tulostusympäristön toimivuus. 18.1 Laatutason seuranta Palvelun laatua ja kehittämistä ohjaa Asiakas tai tarpeen mukaan Asiakkaan pyynnöstä Palvelujen ohjausryhmä. Toimittaja seuraa palvelun laadun toteutumista ja raportoi poikkeamat sovitusta palvelutasosta ja laadusta. Laadun seuranta perustuu neljännesvuosittaiseen laaturaporttiin. Toimittaja toteuttaa asiakastyytyväisyyskyselyn vuosittain toteutuneen palvelutason ja laadun seuraamiseksi.

8(10) Laatutason seuranta on tarkemmin kuvattu Palvelusopimuksen liitteessä 2 Laatu ja sanktioinnit. 18.2 Laatutavoitteet ja -sanktiot Palvelun tuottamiseen liittyvät laatukriteerit ja mittarit sekä niihin liittyvät sanktiot on esitetty tämän puitesopimuksen liitteessä 2 Laatu ja sanktioinnit 19. SOPIMUSKAPPALEET Tätä Puitesopimusta on laadittu kaksi (2) samansanaista kappaletta, yksi kummallekin osapuolelle. 20. LIITTEET Liite 1: Palvelukuvaus (tarjouspyynnön liite 1) Liite 2: Laatu ja sanktioinnit Liite 3: Kopiointi- ja tulostuspalveluita koskevat vaatimukset (tarjouspyynnön liite 3) Liite 4: Toimittajan tarjouksen hintaliite Liite 5: Salassapitolauseke 21. ALLEKIRJOITUKSET Salo, xx.xx.2017 Olli-Pekka Juhantila Kuntayhtymän johtaja Salon seudun koulutuskuntayhtymä NIMI Asema yrityksessä Yritys

9(10) SOPIMUKSEN LIITE 2: LAATU JA SANKTIOINNIT Salon seudun koulutuskuntayhtymän (SSKKY) tavoitteena on käyttää korkeatasoisia kopiointi- ja tulostuspalveluja. Laadun seurannan, mittareiden ja sanktioiden tarkoitus on ohjata ja kehittää kopiointi- ja tulostuspalveluja entistä laadukkaammaksi. SSKKY on määritellyt kopiointi- ja tulostuspalvelun vikatilanteen korjausajoille seuraavat palvelutasovaatimukset ja niiden sanktioinnin. SANKTION KU- VAUS KORJAUSAJAT VIRHEIDEN LUKUMÄÄRÄ Yksittäisen laitteen vikaantuminen >tarjottu minimi aika > 24 h > 72 h 5-10 kpl/3kk >20 24kpl/3kk Korvaus* 50 euroa 150 euroa 400 euroa 100 euroa 400 euroa Yksittäisen laitteen vikaantumisella tarkoitetaan mitä tahansa vikatilannetta, joka estää ko. vikaantuneen laitteen käytön kopiointi- tai tulostuskäyttöön. Korjausaika on ma-pe 08:00 17:00 Korjausajan pituus lasketaan seuraavasti (alla esimerkit): Huoltokutsu esitetään toimittajalle pe klo 16:00. Laite käyttökunnossa ma klo 15:00. Tarjoajan antama vaste- aika korjaukselle tarjouksessa 8 h. Sanktiota ei aiheudu. Jos laite kunnossa vasta klo 16:00, aiheutuu 50 euron sanktio. Sanktiot ovat kumulatiivisia. Toimittaja sitoutuu sopimusaikana korvaamaan korkeintaan 100 % kokonaishankintahinnasta. SSKKY valvoo vikatilanteen korjauksen valmistumisaikaa ja virheiden määrää seurantajakson (3 kk) aikana. Valmistumisajan mittaus käynnistyy siitä hetkestä, kun SSKKY ilmoittaa viasta sovitulla menettelytavalla toimittajalle. Valmistumisajan mittaus keskeytetään siihen hetkeen, kun toimittaja ilmoittaa korjauksen valmistumisesta. Tämän jälkeen SSKKY:llä on viisi työpäivää aikaa testata korjauksen toimivuus. Mikäli vika ei ole korjaantunut, SSKKY:n ilmoituksesta jatketaan valmistumisajan mittaamista keskeytysajankohdasta. Valmistumisajalla tarkoitetaan asiakkaan ongelman ratkaisuun käytettyä kokonaisaikaa, jonka perusteella sanktiot määräytyvät.

10(10) SOPIMUKSEN LIITE 5: SALASSAPITOSITOUMUS Sitoudun siihen, etten Salon seudun koulutuskuntayhtymän (jäljempänä SSKKY) tiloissa työssä ollessani, tai muutoin SSKKY:n toimeksiannosta toimiessani (näitä kutsutaan jatkossa tässä sitoumuksessa toimeksiantosuhteeksi), paljasta sivullisille tiedoksi saamieni asiakirjojen salassapidettävää sisältöä enkä muutakaan tietooni samaa seikkaa, josta lailla tai asetuksella on säädetty vaitiolo- tai salassapitovelvollisuus, jotka on merkitty tai ilmoitettu salassa pidettäviksi tai jotka luonteensa vuoksi muuten on ymmärrettävä salassa pidettäviksi. Lisäksi sitoudun olemaan väärinkäyttämättä tehtävieni vuoksi saamiani ei-julkisia ja salassa pidettäviä tietoja ja jättämättä niitä sivullisten nähtäville tai muuten saataville. Salassapidon piiriin kuuluvia tietoja ovat esimerkiksi liike- ja ammattisalaisuudet, SSKKY:n asiakkaisiin liittyvät tiedot, henkilötiedot ja turvallisuusjärjestelyihin liittyvät tiedot. Sivullisiksi tässä yhteydessä katsotaan myös ne SSKKYssa tai sen yhteistyökumppaneilla työskentelevät henkilöt, jotka eivät heille määrättyjen tai sovittujen tehtävien perusteella ole oikeutettuja tietoja saamaan. Toimeksiantosuhteen päättyessä luovutan haltuuni annetut tai tehtävien vuoksi valmistamani SSKKYtä tai sen asiakkaita tai yhteistyötahoja koskevat ei-julkisia tai salassa pidettävää tietoa sisältävät asiakirjat ja tietovälineet sekä niiden kopiot SSKKY:lle, ellei asiasta erikseen ole muuta sovittu kirjallisesti. Vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus on voimassa vielä toimeksiantosuhteen päättymisen jälkeen. Sitoudun noudattamaan edellä kuvattuja asioita ja muita erikseen annettuja ohjeita ja määräyksiä. Niiden rikkominen saattaa eräissä tapauksissa muodostaa rikokseksi katsottavan teon. Olen lukenut ja ymmärtänyt edellä kuvatun vaitiolo- ja salassapitovelvollisuuteni ja sitoudun mainittuja velvollisuuksia noudattamaan. Paikka ja aika: Allekirjoitus: Työntekijän nimi Toimittajayritys