Sosiaali- ja terveysltk. 132 03.11.2016 TULKKAUSPALVELUJEN HANKINTA SOTEL 03.11.2016 132 Valmistelu ja lisätiedot: maahanmuuttajatyöpäällikkö Sirkka Valta 040 531 2660, hankintapäällikkö Tuure Marku 040 489 1908 ja hankintasihteeri Tarja Juvonen 040 752 2998 tai etunimi.sukunimi@porvoo.fi Porvoon kaupungin sosiaali- ja terveystoimi (myöh. Tilaaja) on pyytänyt tarjousta tulkkauspalveluista. Tulkkauspalveluita tarvitaan asioimistulkkauksesta paikan päällä ja etäpalveluna sekä ilmoitustulkkauksesta. Tulkkauspalvelua tarvitaan laajasti sosiaali- ja terveys- sekä sivistyspalveluiden eri yksiköissä. Tavallisimmin tarvetta on lääkäreiden vastaanotolla, lastensuojelussa, maahanmuuttajapalveluissa sekä aikuissosiaalityössä. Porvoon kaupunkikonserniin kuuluvilla muilla yksiköillä on niin halutessaan mahdollisuus tilata tulkkauspalvelua tämän kilpailutuksen perusteella solmitun sopimuksen mukaisesti. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettely oli avoin. Hankintailmoitus julkaistiin 5.8.2016 HILMA-palvelussa ja Porvoon kaupungin sivuilla. Puitesopimuksen sopimuskaudeksi on suunniteltu 1.1.2017 31.12.2018 (+ 2 vuoden optio joko yksi (1) vuosi tai kaksi (2) vuotta kerrallaan). Option käytöstä tehdään erillinen päätös. Tilaaja varaa oikeuden olla ottamatta optiokausia käyttöön kaikkien sopimustoimittajien kanssa. Tilaaja valitsee puitesopimustoimittajiksi tarpeitaan vastaavan määrän tarjoajia, kuitenkin vähintään viisi (5) palveluntuottajaa, mikäli hyväksyttäviä tarjouksia saadaan riittävä määrä. Hankinnan arvioitu kokonaisarvon enimmäismäärä sopimuskaudella on noin 920 000 (alv 0%). Tilaaja ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan soveltuvuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 3. Tarjousten hintavertailu
Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset ja kyky suoriutua hankinnan toimittamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jota koskee hankintalain 53 :n tai 54 :n mukainen poissulkemisperuste. Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden tarjousten osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Vertailusta suljetaan pois tarjous, jos se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin kysymyksiin tarjottu palvelu ei täytä sille tässä tarjouspyynnössä ja palvelua koskevassa lainsäädännössä asetettuja vaatimuksia tarjoaja ei hyväksy liitteenä 2 olevan sopimusluonnoksen ehtoja Kolmannessa vaiheessa tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle ja tarjouksen muodolle asetetut vaatimukset vertaillaan tarjouspyynnössä ilmoitettujen valintaperusteiden mukaisesti. Tarjouksessa tuli ilmoittaa ne kielet, joille tulkkauspalvelua suomi vieraskieli - suomi tarjotaan. Tarjoajan tuli ilmoittaa vähintään yksi vieras kieli. Tarjouksessa tuli esittää arvonlisäverottomat kiinteät hinnat tulkkauspalvelulle ajalle 1.1.2016 31.12.2018. Valintaperusteena oli halvin hinta. Vertailuperusteiden painoarvot jakautuivat seuraavasti: Tuntihinnat Painoarvo Asioimistulkkaus paikan päällä /tunti (alv 0 %) 40 % (max. 40 p.) Asioimistulkkaus etäpalveluna /tunti (alv 0 %) 40 % (max. 40 p.) Ilmoitustulkkaus /kerta (alv 0 %) 20 % (max. 20 p.) Kiirelisä /tunti (alv 0 %) ei mukana vertailussa Vertailukohdittain halvin hinta saa maksimipisteet ja muut suhteessa vähemmän (halvin / tarjottu * max. pisteet). Vertailupisteet lasketaan lopuksi yhteen.
Sopimuskauden aikana toimittajavalinnassa noudatetaan etusijajärjestystä, eli työ tilataan siltä halvimman hinnan tarjonneelta palveluntuottajalta, jolla on tilattuna ajankohtana resursseja työn suorittamiseen. Ellei palveluntuottajalla ole tulkkia tilattuun ajankohtaan, varaus tehdään järjestyksessä seuraavalta. Puitesopimustoimittajilla ei ole yksinoikeutta tuottaa hankinnan kohteena olevia töitä. Tilaaja varaa oikeuden käyttää puitejärjestelyn ulkopuolisia toimittajia, jos kukaan sopimustoimittajista ei pysty toimittamaan vaaditun kielen tulkkausta tilattuun ajankohtaan. Määräaikaan 30.9.2016 klo 14.00 mennessä saapui 25 tarjousta. Tilaajan tarpeita vastaava määrä on kahdeksan (8) palveluntuottajaa. 1. Vantaan Tulkkikeskus Oy 86,060 / 100 pistettä Asioimistulkkaus paikan päällä 55,00 /tunti (alv 0 %) Asioimistulkkaus etäpalveluna 24,00 /tunti (alv 0 %) Ilmoitustulkkaus 15,00 /kerta (alv 0 %) 2. T:mi Tultra 71,620 / 100 pistettä Asioimistulkkaus paikan päällä 52,50 /tunti (alv 0 %) Asioimistulkkaus etäpalveluna 52,50 /tunti (alv 0 %) Ilmoitustulkkaus 10,50 /kerta (alv 0 %) 3. Suomen Tulkkauspalvelut Oy 71,380 / 100 pistettä Asioimistulkkaus paikan päällä 54,80 /tunti (alv 0 %) Asioimistulkkaus etäpalveluna 51,80 /tunti (alv 0 %) Ilmoitustulkkaus 10,00 /kerta (alv 0 %) 4. T:mi Tulkkipalvelu Bozena Oinonen 71,333 / 100 pistettä Asioimistulkkaus paikan päällä 45,00 /tunti (alv 0 %) Asioimistulkkaus etäpalveluna 45,00 /tunti (alv 0 %) Ilmoitustulkkaus 20,00 /kerta (alv 0 %) 5. T:mi Tulkkaus- ja käännöspalvelut Safin 69,175 / 100 pistettä Asioimistulkkaus paikan päällä 59,00 /tunti (alv 0 %) Asioimistulkkaus etäpalveluna 30,00 /tunti (alv 0 %) Ilmoitustulkkaus 30,00 /kerta (alv 0 %) 6. T:mi D&D Kielipalvelu 65,833 / 100 pistettä Asioimistulkkaus paikan päällä 48,00 /tunti (alv 0 %) Asioimistulkkaus etäpalveluna 48,00 /tunti (alv 0 %)
Ilmoitustulkkaus 24,00 /kerta (alv 0 %) 7. T:mi Tulkkitoimisto Tam Le 60,667 / 100 pistettä Asioimistulkkaus paikan päällä 60,00 /tunti (alv 0 %) Asioimistulkkaus etäpalveluna 40,00 /tunti (alv 0 %) Ilmoitustulkkaus 30,00 /kerta (alv 0 %) 8. Tulkkipalvelu Creative Oy 59,962 / 100 pistettä Asioimistulkkaus paikan päällä 50,00 /tunti (alv 0 %) Asioimistulkkaus etäpalveluna 50,00 /tunti (alv 0 %) Ilmoitustulkkaus 42,00 /kerta (alv 0 %) Hallintosäännön 40 :n mukaan lautakunta päättää yli 500 000 euron hankinnoista. Liitteet: Avauspöytäkirja Vertailutaulukko Vs. stj.: Sosiaali- ja terveyslautakunta päättää, että tulkkauspalveluiden puitesopimukseen sopimuskaudelle 1.1.2017 31.12.2018 valitaan seuraavat kahdeksan (8) palveluntuottajaa. Option käytöstä päätetään erikseen. Palveluntuottaja Vertailupisteet yhteensä 1. Vantaan Tulkkikeskus Oy 86,060 2. T:mi Tultra 71,620 3. Suomen Tulkkauspalvelut Oy 71,380 4. T:mi Tulkkipalvelu Bozena Oinonen 71,333 5. T:mi Tulkkaus- ja käännöspalvelut Safin 69,175 6. T:mi D&D Kielipalvelut 65,833 7. T:mi Tulkkitoimisto Tam Le 60,667 8. Tulkkipalvelu Creative Oy 59,962 Pykälä tarkastetaan heti. Päätös: Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti yksimielisesti, että tulkkauspalveluiden puitesopimukseen sopimuskaudelle 1.1.2017 31.12.2018 valitaan seuraavat kahdeksan (8) palveluntuottajaa. Option käytöstä päätetään erikseen. Palveluntuottaja Vertailupisteet yhteensä
1. Vantaan Tulkkikeskus Oy 86,060 2. T:mi Tultra 71,620 3. Suomen Tulkkauspalvelut Oy 71,380 4. T:mi Tulkkipalvelu Bozena Oinonen 71,333 5. T:mi Tulkkaus- ja käännöspalvelut Safin 69,175 6. T:mi D&D Kielipalvelut 65,833 7. T:mi Tulkkitoimisto Tam Le 60,667 8. Tulkkipalvelu Creative Oy 59,962 Pykälä tarkastettiin heti.