Osallistumispyyntö kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn Tekesin operatiivisten sovelluksien ylläpito ja kehitys Tekes the Finnish Funding Agency for Innovation Kyllikinportti 2 P.O. Box 69, FI-00101 Helsinki, Finland +358 295055000 +358-9-6949196
2 (12) Sisällysluettelo 1 PERUSTIEDOT... 3 2 OSALLISTUMISPYYNNÖN RAKENNE... 3 3 HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS... 3 4 HANKINTAMENETTELY... 4 5 HANKINNAN AIKATAULU... 5 6 EHDOKKAAN SOVELTUVUUTTA KOSKEVAT VÄHIMMÄISVAATIMUKSET... 5 7 VALINTA NEUVOTTELUMENETTELYYN... 7 8 HANKINNAN TOTEUTTAJAN VALINTA... 9 9 SOPIMUSKAUSI JA MUUT EHDOT... 9 10 ALIHANKKIJAT... 10 11 TURVALLISUUSSOPIMUS... 10 12 ASIANTUNTIJAPALVELUN KIELI... 10 13 SOPIMUSEHDOT... 10 14 LISÄKYSYMYKSET... 10 15 OSALLISTUMISHAKEMUKSEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO... 11 16 ALLEKIRJOITUS... 11 17 LIITTEET... 12
3 (12) 1 Perustiedot Tekes on Työ- ja elinkeinoministeriön alainen virasto. Autamme yrityksiä muuttamaan kehittämiskelpoisen idean liiketoiminnaksi tarjoamalla rahoitusta ja asiantuntijapalveluja. Toiminnallamme edistämme yritysten kansainvälistä kilpailukykyä, autamme kasvattamaan tuotantoa ja vientiä ja luomme perustaa työllisyydelle ja yhteiskunnan hyvinvoinnille. Asiakkainamme on vuosittain noin 3 000 yritystä ja 50 yliopistoa, korkeakoulua ja tutkimuslaitosta. Projektirahoitukseen käytettävissämme on vuosittain noin 600 miljoonaa euroa, millä voimme käynnistää runsaat 2 000 tutkimus- ja kehitysprojektia. Tekesin ydintoiminnan prosessit on lähes kokonaan sähköistetty ja tähän hankintaan kuuluvat järjestelmät ovat keskeisimpiä koko Tekesin operatiivisen toiminnan pyörittämisessä. 2 Osallistumispyynnön rakenne Osallistumispyyntöön sisältyy seuraavat liitteet: Hankinnan kohteen kuvaus (Liite 1) Soveltuvuusvaatimukset (Liite 2, vakuutus velvoitteiden täyttämisestä + liikevaihtovaatimus + turvallisuussopimuksen hyväksyminen) Referenssien täyttölomakkeet (Liite 3) Henkilötaulukko (Liite 4) Tekesin turvallisuussopimus (Liite 5) 3 Hankinnan kohde ja laajuus Hankinnan kohteena on Tekesin nykyisten J2EE pohjaisten, Tekesin ydintoimintoja tukevien operatiivisten järjestelmien ja niiden integraatioiden sekä verkkopalveluiden kehittäminen ja ylläpito. Valittu toimittaja vastaa mm. kohteena olevien järjestelmien sovelluskehityksestä, arkkitehtuurin kehittämisestä, sovellusten virheenkorjauksista ja sovelluksen rakenteen parantamisesta. Kaiken edellä mainitun toimittaja tekee yhteistyössä tilaajan kanssa. Tilaajan vastuulla on laatia toiminnalliset vaatimusmäärittelyt ja yleiset arkkitehtuuriperiaatteet. Hankinnan arvon arvioidaan olevan n. 1 miljoona euroa vuodessa ja hankinnan keston vähintään 4 vuotta. Alla yksinkertaistettu kuva Tekesin järjestelmistä, joista keskeisen osan muodostavat hankinnan kohteena oleva järjestelmät. Ne on reunustettu punaisilla viivoilla, ja niihin rajapintojen kautta liittyvät järjestelmät on merkitty tähdellä.
4 (12) Järjestelmät kattavat toiminnallisuuden käyttöjärjestelmästä ylöspäin, siis myös middleware-osuuden. Hankinnan kohteen tarkempi kuvaus on liitteessä 1. 4 Hankintamenettely Hankintamenettely on kilpailullinen neuvottelumenettely. Hankinta on hankintayksikön arvion mukaan kokonaisarvoltaan EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja valtioneuvoston asetusta julkisista hankinnoista (614/2007). Osallistumishakemusten avaustilaisuus ei ole julkinen. Osallistumishakemukset vertaillaan käyttäen tässä dokumentissa kerrottuja valintakriteereitä. Neuvottelumenettelyyn hyväksytyt tarjoajat ilmoitetaan kaikille osallistumishakemuksen jättäneille kirjallisesti. Mikäli saaduista osallistumishakemuksista yksikään ei vastaa osallistumispyyntöä asiakkaan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet hankinnan aikana muuttuvat oleellisesti, hankintayksikkö voi keskeyttää hankinnan. Mikäli hankinta joudutaan keskeyttämään, hankintayksikkö antaa tästä perustellun kirjallisen päätöksen. Hankintayksikkö tutustuu vain pyydettyihin materiaaleihin.
5 (12) 5 Hankinnan aikataulu Hankinnan aikataulu on tavoitteellinen ja voi kilpailutusprosessin edetessä muuttua. Vaihe 1: Ehdokkaiden valinta neuvottelumenettelyyn 1. Hankintailmoituksen julkaisu 17.2.2014 2. Ehdokkaat voivat esittää lisäkysymyksiä 27.2.2014 asti 3. Hankintayksikön vastaukset lisäkysymyksiin toimitetaan 6.3.2014 mennessä 4. Osallistumishakemusten viimeinen jättöpäivä 20.3.2014 klo 15 5. Ehdokkaiden (3 5 kpl) valinta tarjoajiksi arviolta vko 14 Vaihe 2: Neuvottelut 1. Neuvottelukutsu arviolta vko 15 2. Neuvottelut myöhemmin ilmoitettavalla aikataululla ja sisällöllä, alustavasti alkaen 22.4. 3. Neuvottelujen toteutus: Neuvotteluvaiheessa tullaan teettämään osallistujilla ennakkotehtäviä ja/tai pyydetään alustava tarjous, jotka käsitellään neuvotteluissa. Neuvotteluja arvioidaan käytävän n. 2-3 / tarjoaja. Ainakin yhteen neuvottelukertaan edellytetään osallistuvan arkkitehti/kehittäjä-roolissa oleva henkilö(t). Vaihe 3: Lopullisen tarjouspyynnön valmistuminen ja tarjousten vastaanotto. 1. Lopullisten tarjousten pyytäminen kaikilta neuvotteluvaiheeseen valituilta 2. Lopulliset tarjoukset, arviolta viikolla 23 3. Vertailu 4. Hankintapäätös ja sen tiedoksianto arviolta kesäkuun 2014 lopussa 5. Sopimuksen laadinta elokuussa 2014 6 Ehdokkaan soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset 1. Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä Ehdokkaan tulee täyttää Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä lomakkeessa (liite 2) esitetyt edellytykset 2. Ehdokkaan liikevaihtovaatimus Vähintään 8 miljoonaa euroa vuoden 2012 tilikaudelta. 3. Ehdokkaan täytyy hyväksyä Tekesin turvallisuussopimus (liite 5). Turvallisuussopimukseen on mahdollista tehdä vähäisiä ja perusteltuja muutoksia, joilla ei ole oleellista vaikutusta sopimuksen sisältöön. Tekes teettää kaikista palvelua tuottavista henkilöistä turvallisuusselvityksen, joka heidän tulee läpäistä.
6 (12) 4. Vaatimus referensseistä hankintaa vastaavista projektitoteutuksista Ehdokkaan tulee olla ollut vastaavana toimittajana projekteissa, joissa on muutettu ja tehostettu organisaation keskeisiä prosesseja räätälöityjen tietojärjestelmien avulla. Esitettävä vähintään kolme (3) ja enintään viisi (5) tällaista toteutusta, joissa on käytetty ketteriä kehitysmenetelmiä (Scrum tai vastaava). Referenssiprojektien tulee olla päättynyt ja käyttöönotettu aikavälillä 14.2.2011 14.2.2014. Referenssit on täytettävä liitteenä olevalle lomakkeelle (liite 3, sivu 1). Muita kuin lomakkeelle täytettyjä referenssikuvauksia ei huomioida. Asiakkaan yhteyshenkilöt ja yhteystiedot on mainittava. Yhden referenssikuvauksen maksimipituus on kaksi A4- sivua. 5. Vaatimus referensseistä hankintaa vastaavista ylläpitotoimituksista Ehdokkaan on esitettävä vähintään kolme (3) ja enintään viisi (5) seuraavanlaista referenssitoimitusta: Ehdokkaan tulee olla vastaavana toimittajana järjestelmien ylläpitopalvelussa, joka täyttää kaikki seuraavat ehdot: Sisältää vähintään kaksi (2) toisiinsa integroitua Java-pohjaista järjestelmää. Järjestelmäksi katsotaan tässä loppukäyttäjää palveleva kokonaisuus. Integraatioksi ei hyväksytä saman järjestelmän eri osakomponenttien välistä integraatiota. Ylläpidon/pienkehityksen volyymi on vähintään neljä (4) julkaisua vuodessa. Ylläpidettäviä järjestelmiä kehitetään aktiivisesti. Tämä mitataan siten, että järjestelmiin tehtäviä muutoksia on tehty kuukaudessa vähintään 10 henkilötyöpäivää. Ylläpitopalvelun yhtäjaksoinen kesto on vähintään kuusi (6) kuukautta. Referenssiasiakkuudet saavat olla samoja kuin kohdassa 3. Referenssitoteutuksien ylläpidon tulee olla aikavälillä 14.2.2011 14.2.2014. Referenssitoimitus on voinut alkaa ennen tätä ajanjaksoa. Referenssit on täytettävä liitteenä olevalle lomakkeelle (liite 3 sivu 2). Erillisiä referenssikuvauksia ei huomioida. Asiakkaan yhteyshenkilöt ja yhteystiedot mainittava. Yhden referenssikuvauksen maksimipituus on kaksi A4-sivua.
7 (12) 6. Vaatimus henkilöiden kyvykkyydestä Ehdokkaalla on oltava vähintään kuusi (6) työntekijää, joilla on vähintään kahden (2) vuoden työkokemus vähintään kahdesta (2) seuraavasta Tekesin kannalta keskeisimmästä teknologiasta: Java EE Spring JBoss EAP Mule-palveluväylä Näiden kuuden (6) työntekijän lisäksi tarjoajalla on oltava vähintään neljä (4) muuta työntekijää, joilla on vähintään yhden (1) vuoden työkokemus vähintään kahdesta (2) edellä mainituista Tekesin kannalta keskeisimmästä teknologiasta. Henkilöt on täytettävä liitteenä olevaan henkilötaulukkoon (liite 4). Muita kuin lomakkeelle täytettyä tietoja (esim. CV-kuvaukset) ei huomioida. Henkilötaulukkoa käytetään myös henkilöiden osaamisen vertailussa. 7 Valinta neuvottelumenettelyyn Ensimmäisessä vaiheessa suljetaan pois ne ehdokkaat, joiden taloudellinen tai tekninen suorituskyky ei vähimmäisvaatimusten mukaisesti ole riittävä hankinnan kohteena olevan toimituksen läpivientiin. Ehdokkaan soveltuvuutta arvioitaessa kilpailusta suljetaan pois ehdokas tai tarjoaja, joka on syyllistynyt johonkin hankintalain (348/2007) 53 :ssä mainittuun rikokseen. Hankintayksikkö voi sulkea kilpailusta pois ehdokkaan tai tarjoajan, joka ei täytä hankintalain 54 :ssä todettuja vaatimuksia. Kilpailusta voidaan em. pykälän mukaisesti sulkea pois tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten maksujen suorittamisen. Em. lisäksi ehdokas tai tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos se ei täytä kappaleen 6 mukaisia soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia. Vertailussa valitaan vähintään kolme (3) mutta enintään viisi (5) ehdokasta, joiden kanssa käydään neuvotteluja hankinnan toteuttamisesta ja Tekesin esittämien tarpeiden toteutettavuudesta. Neuvotteluihin osallistuvat ehdokkaat valitaan seuraavien vertailukriteerien perusteella: 1. Ehdokkaalla osoitettu kyvykkyys toteuttaa projekteja ketteriä menetelmiä käyttäen aikataulussa ja budjetissa pysyen. Painoarvo 30 % Asia todennetaan referenssien perusteella. Referensseissä on kuvattava, miltä osin ehdokas katsoo niiden olevan relevantteja Tekesin hankinnan läpiviennin kannalta.. Referenssien tulee olla aikaväliltä 14.2.2011 14.2.2014. Tekes vertailee
8 (12) maksimissaan viisi (5) referenssiä. Jos tarjoajaehdokas esittää yli viisi (5) referenssiä, sen täytyy ilmoittaa, mitkä viisi (5) referenssiä otetaan vertailuun. Yhden referenssikuvauksen pituus saa olla korkeintaan kaksi A4-sivua. Projektiksi katsotaan kalenteriajan kestoltaan vähintään kolmen kuukauden mittainen kokonaisuus, jonka toteuttamiseen on toimittajan projektitiimissä osallistunut vähintään 3 henkilöä päätoimisesti. Referenssiprojektit täytetään liitteenä olevalle lomakkeelle (liite 3). Tekes voi tarkistaa referenssin yhteyshenkilöiltä, joten heidän suostumuksensa tulee olla varmistettu. Referenssiprojektien vertailu: - Painotetaan referenssejä, joissa on tehostettu keskeisiä prosesseja räätälöityjen tietojärjestelmien avulla. - Painotetaan referenssejä, joissa kehitettävät järjestelmät ovat Tekesin järjestelmien kaltaisia ja/tai laajuisia. - Referenssiasiakkaalta kysytään tyytyväisyys palvelun laatuun ja varmistetaan referenssin soveltuvuus. - Referenssiprojektin pisteytykseen vaikuttavat projektin sisällön lisäksi projektin budjetin ja aikataulun pitäminen. 2. Ehdokkaan osoitettu kyvykkyys tuottaa ylläpitopalvelua ketterästi ja tehokkaasti useita järjestelmiä ja lukuisia integraatiota sisältävässä ympäristössä. Painoarvo 30 % Asia todennetaan referenssien perusteella. Referensseissä on kuvattava, miltä osin ehdokas katsoo niiden olevan relevantteja Tekesin hankinnan läpiviennin kannalta. Referenssien tulee olla aikaväliltä 14.2.2011 14.2.2014. Tekes vertailee maksimissaan viisi (5) referenssiä. Jos tarjoajaehdokas esittää yli viisi (5) referenssiä, sen täytyy ilmoittaa, mitkä viisi (5) referenssiä otetaan vertailuun. Yhden referenssikuvauksen pituus saa olla korkeintaan kaksi A4-sivua. Referenssitoimitukset täytetään liitteenä olevalle lomakkeelle (liite 3). Tekes voi tarkistaa referenssin yhteyshenkilöiltä, joten heidän suostumuksensa tulee olla varmistettu. Referenssitoimitusten vertailu: - Painotetaan referenssejä, joissa ylläpidettävät järjestelmät ovat Tekesin järjestelmien kaltaisia ja/tai laajuisia. Vertailussa arvostetaan myös referenssejä, joissa vastaava toisen toimittajan toteuttama kokonaisuus on otettu ylläpitoon. - Referenssiasiakkaalta kysytään tyytyväisyys palvelun laatuun ja varmistetaan referenssin soveltuvuus. 3. Ehdokkaan henkilöiden muu osaaminen. Painoarvo 40 % Osaaminen todennetaan henkilötaulukon perusteella. Ehdokas täyttää vähintään10 henkilön osaamistiedot henkilötaulukkoon (liite 4). Taulukkoon merkityistä henkilöistä
9 (12) vertaillaan ensimmäiset 10 henkilöä. Muita kuin lomakkeelle täytettyä tietoja (esim. CVkuvaukset) ei huomioida. Vertailussa arvioidaan, miten kattava ja syvä osaaminen ehdokkaan henkilöillä on Tekesin järjestelmissä käytetyistä teknologioista ja muista keskeisistä kompetensseista. Tärkeitä ovat vähimmäisvaatimuksissa mainitut keskeisimmät teknologiat. Palvelun kattavan haltuunoton ja laadun takaamiseksi ehdokkaan henkilöillä edellytetään olevan osaamista kaikista teknologioista, jotka on mainittu henkilötaulukossa (liite 4). Arvioinnissa painotetaan henkilöiden moniosaamista. Lisäksi toiseen taulukkoon tulee merkitä ehdokkaan henkilöiden yhteenlasketut kokemuskuukaudet ko. osaamisalueista. Mikäli osaamista ei kaikilta alueilta ole, tulee ehdokkaan mahdollisissa neuvotteluissa esittää suunnitelma, miten aikoo osaamisen niihin hankkia. Tarjoaja nimeää toimitusta tekevän tiimin vasta neuvotteluvaiheen tarjouksessa. Mikäli valittu toimittaja vaihtaa silloin nimettyä henkilöä ennen toteutuksen alkua tai kesken sopimuskauden, maksaa Tekes Toimittajalle tilalle tulleen henkilön osalta kolmen kuukauden ajan 80 % sopimuksen mukaisesta tuntihinnasta. 8 Hankinnan toteuttajan valinta Neuvottelujen jälkeen tilaaja tarkentaa määrittelyjä ja jättää tarjouspyynnön, joka osoitetaan neuvottelumenettelyssä vielä mukana oleville ehdokkaille. Hankintapäätös tehdään seuraavien valintakriteerien perusteella: 1. Hinta niille asiantuntijapalveluille ja kehittämistoimenpiteille, jotka tarkentuvat neuvottelumenettelyn aikana. Vertailuhinnan arvioinnissa käytetään neljän vuoden jaksoa, painoarvo 50 % 2. Ehdokkaan toteutustiimin kyvykkyys (osaaminen ja menetelmät) palvelun tuottamiseen, painoarvo 30 % 3. Neuvotteluvaiheen yhteydessä tehtävät ennakkotehtävät, painoarvo 20 % Ennakkotehtävät liittyvät järjestelmäkokonaisuuden arkkitehtuurin kehittämiseen ja kehitys- ja ylläpitotyön organisointiin. Valintakriteerien sisältö tarkentuu neuvotteluvaiheen jälkeen. 9 Sopimuskausi ja muut ehdot Ylläpidosta ja kehittämisestä tehtävä sopimus on voimassa toistaiseksi. Irtisanomisaika on molemmilla sopimuspuolilla neljä (4) kuukautta.
10 (12) 10 Alihankkijat Tarjoajan tulee antaa selvitys mahdollisista alihankinnoista. Tarjoaja vastaa alihankkijoidensa työstä kuin omastaan. Suoraan työn toteuttamiseen osallistuvat alihankkijat on nimettävä ja niiden osalta on annettava selvitys yrityksen perustiedoista. Palveluntuottajan on ilmoitettava tilaajan hyväksyttäväksi sopimuksen kohteena olevan palvelun tuottamisessa käyttämänsä keskeiset alihankkijat. Perustellusta syystä Tekes voi kieltäytyä hyväksymästä alihankkijaa 11 Turvallisuussopimus Työn toteuttajan ja Tekesin välillä tullaan tekemään turvallisuussopimus. Turvallisuussopimukseen on mahdollista tehdä vähäisiä ja perusteltuja muutoksia, joilla ei ole oleellista vaikutusta sopimuksen sisältöön. 12 Asiantuntijapalvelun kieli Lähtökohtaisesti toteutusta tehtäessä ja jatkossa ylläpitopalvelussa tullaan käyttämään suomen kieltä. Tarkemmat vaatimukset tältä osin esitetään varsinaisessa tarjouspyynnössä. 13 Sopimusehdot Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot JIT 2007 Erityisehtoja tilaajan sovellushankinnoista (JIT 2007 - Sovellukset) Erityisehtoja konsultointipalveluista (JIT 2007 - Konsultointi) Erityisehtoja palveluista (JIT 2007 Palvelut) Yleiset sopimusehdot (JIT 2007 Yleiset sopimusehdot) Ehtojen soveltamisjärjestys määritellään tarkemmin tarjouspyynnössä. 14 Lisäkysymykset Osallistumishakemuspyynnöstä voi kysyä lisätietoja 27.2.2014 saakka vain sähköpostitse osoitteesta kilpailutus@tekes.fi. Kysymysviesti tulee otsikoida Kysymykset 65/25/2013 Tekes kokoaa kysymykset yhteen ja vastaa niihin 6.3.2014 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi emme vastaa puhelimitse esitettyihin kysymyksiin.
11 (12) 15 Osallistumishakemuksen jättäminen ja voimassaolo 16 Allekirjoitus Osallistumishakemus tulee olla kaikkine liitteineen perillä Tekesissä viimeistään 20.3.2014 klo 15.00. Osallistumishakemus pyydetään toimittamaan ensisijaisesti sähköpostitse, osoitteeseen kirjaamo@tekes.fi tai suojattua yhteyttä käyttäen https://asiointi.tekes.fi/suojaposti. Lähetyksessä tulee huomioida seuraavat asiat: Sähköpostin osoitekenttään tai kirjekuoreen tulee selkeästi merkitä osallistumishakemuksen jättäjän nimi ja asian tunnus: 65/25/2013 Sähköpostin maksimikoko liitteineen on 9 Mt. Liitetiedostot voivat olla pakattuja (Winzip) Liitetiedostot tulee toimittaa ensisijaisesti.pdf- ja.tif-dokumentteina. Liitetiedostot on mahdollista toimittaa myös.rtf tiedostoina sekä Wordin.doc ja.docx -tiedostoina, Excelin.xls- ja.xlsx tiedostoina sekä Powerpointin.ppt- ja.pptx -tiedostoina. Sähköpostitse lähetettäessä osallistumishakemuksen liitteineen katsotaan olevan perillä Tekesissä silloin, kun viesti/viestit ja niiden liitteet ovat käytettävissä ja luettavassa muodossa Tekesin kirjaamon sähköpostissa. Jos osallistumishakemus lähetetään usealla viestillä, on huomioitava, että tarjous katsotaan ajoissa saapuneeksi vain, jos kaikki tarjouksen osia sisältävät viestit ovat perillä Tekesissä yllä mainittuun määräaikaan mennessä. Osallistumisilmoitukset voidaan jättää myös postitse tai Tekesin vastaanottoon tuomalla suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Tekes/Kirjaamo PL 69 (Kyllikinportti 2) 00101 Helsinki Osallistumishakemuksen tulee olla sitovana voimassa 31.5.2014 asti. Innovaatiorahoituskeskus Tekes Harri Eskola Tietohallintojohtaja Asiakirja on allekirjoitettu sähköisesti
12 (12) 17 LIITTEET Liite 1 Hankinnan kohteen kuvaus (Tekes DM 1231380) Liite 2 Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä (DM 1242193) Liite 3 Referenssiprojektien ja ylläpitotoimituksen referenssitoteutusten lomakkeet (DM 1242667) Liite 4 Henkilötaulukko (DM 1228080) Liite 5 Tekesin turvallisuussopimus (DM 1243855)