Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT muutostuki Porin seutu 14.10.2013 Muutostuen sisältö kunnille 10/2013 Muutosjohtaminen Lähipalvelut Lähidemokratia Suurten kaupunkiseutujen hanke ICT-muutostuki Yhteisten ratkaisujen käyttöönoton tuki Muutostukiohjelma Talouden tasapainottamismenettely Verkostoyhteistyö Muutosjohtamisen ja toiminnallisen muutoksen tuki = käynnissä (hanke- / rahoituspäätös tmv.) = valmistelussa (suunnitelmaluonnos tmv.) = idea-asteella (ideapaperi tmv.) = suunnittelua ei käynnistetty = lakisääteistä toimintaa (tuleva kuntarakennelaki) Tuki yhdistymisselvityksiin Tutkimus- ja tietopankki Yhdistymisavustukset VOS-kompensaatio Erityiset kuntajakoselvittäjät Kuntarakennelain mukainen tuki Tiedonhallinta ja tutkimus Meta-arviointi Uudistuksen arviointitutkimus ICT-tutkimukset
Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT -tuki ICT tukiohjelman toimintamallin tavoitteena on varmistaa, että kuntaorganisaatioissa (kunnat, kuntayhtymät ja muut kunnalliset organisaatiot) toiminta voi liitostilanteesta tai muusta rakennemuutoksesta huolimatta jatkua katkotta. Tavoitteena luoda edellytykset kunnille kehittää tietohallintoa ja ICT toiminnan johtamista entistä paremmin toimintaa tukevaksi Yhteisillä toimintamalleilla, tukimateriaalilla ja kuntaliitoskohtaisella muutostuella tuetaan kansallisten kunta- ja palvelurakennemuutosten tavoitteita sekä liittyvien kuntien paikalliselle muutokselle asettamia yhteisiä tavoitteita. Tukiohjelman avulla pyritään varmistamaan, että toiminnan kehittämisen edellytykset säilyvät muutoksesta huolimatta Selvitysvaihe Toteutusvaihe Arviointivaihe Tuki kuntamuutoksen hyötyjen, kustannusten ja uusien ratkaisumallien arviointiin lähtötilanteen ja asetetun tavoitteen avulla. Tavoitetilan toteutuksen suunnittelu Tuki varsinaiselle kuntamuutoksen toteutukselle, jatkuvuuden varmistaminen sekä uusien ja yhteisten ratkaisuiden käyttöönotolle Muutokselle asetettujen tavoitteiden saavuttamisen varmistaminen, uusien ratkaisujen ja mallien käyttöönoton varmistaminen, hyötyjen mittaus ICT muutostuen ohjaus ja hallinta ICT muutostuki / toimintamalli Yhteinen muutostuki Muutostuki kunnalle Kunnat Tutkimusohjelma Työvälineet Asiantuntijatuki Tietopankki Asiantuntijatyö Asiantuntijatyön hankinnan rahoitus Yhteinen muutostuki: Muutoksen suunnittelua, toteutusta ja arviointia tukevat työvälineet Muutoksen suunnittelussa, toteutuksessa ja arvioinnissa tarvittavan tiedon tietopankki Arviointi- ja tutkimustiedon kokoaminen ja muutosten toteutusta tukevan tutkimusohjelman muodostaminen Muutostuki kunnille: Asiantuntijatuki ja asiantuntija tuen hankinnan rahoitus muutoksen suunnittelua, toteutusta ja arviointia sekä yhteisten työvälineiden hyödyntämistä varten Selvitysvaiheen tuki: selvitysalueille Toteutus- ja arviointivaiheen tuki: uudelle kunnalle
Asiantuntijatuki kunnille Asiantuntijatuen vaihtoehdot: Rahoitus 1) Valtiovarainministeriö myöntää kunnalle rahoituksen asiantuntijapalveluiden hankkimiseksi: Asianasiantuntijatuki Verkostot a) KL-kuntahankintojen puitejärjestelystä b) Omasta puitejärjestelystä / olemassa olevien sopimustensa puitteissa c) Markkinoilta Kunta KL-kuntahankinnat Asiantuntijatuen hankinta Oma puitejärjestely / sopimus 2) Valtiovarainministeriö hankkii tarvittavan asiantuntijatue niille kunnille jotka eivät halua tai pysty hyödyntämään ensimmäistä vaihtoehtoa (asiantuntijapalvelu) Valtiovarainministeriö varautuu resuroimaan selvityshenkilömenettelyllä toteutettavan muutostuen (mikäli edelliset tukimuodot eivät sovi valtiovarainministeriö voi osoittaa selvityshenkilön alueelle ja osallistuu henkilön kustannuksiin) Muutosprosessi ja ICT-muutostuki Yhdistymispäätös Yhdistymissopimuksen hyväksyntä Uuden kunnan päätöksentekojärjestelmän käynnistäminen Muutosprosessi Selvitysvaihe Toteutus (siirtymäkausi) Toteutus (uusi kunta) Seurantavaihe Ohjaus ja hallinta Valtuuston päätös selvitysalueesta (mahdollinen selvityshenkilö) Ohjausryhmä luottamushenkilöjohto Jory/Työvaliokunta kuntajohtajat ja/tai luottamushenkilöjohto Valmistelevat työryhmät (palvelut, hallinto, jne.) Alatyöryhmät/projektointi, vastuutus Yhdistymishallitus (uuden kunnan hallitus) Virkamies valmistelijat Yhdistyvien kuntien: valtuustot (päätökset) Viranhaltijat Uuden kunnan: - valtuusto - kunnanhallitus - lautakunnat -Virkamiesjohto Kunnan valtuusto Kunnanhallitus Lautakunnat Kunnan virkamiesjohto (yhdistymissopimus 3 v.) Toiminta Nykytilan kuvaaminen Nykytilan analyysi Vaihtoehtoiset toimintamallit Toteutuksen suunnittelu Riskien arviointi Yhdistymissopimuksen valmistelu Tavoitetila Toimintamallin valinta. Suunnittelu Hankejohtaminen, toteutus Kriittiset toimet 100 pv Nykytilan päivitys Sopimukset, hankinnat Riskien hallinta, varautum. Strategia Hankejohtaminen, toteutus Hallinto/johtosäännöt Uusi palvelurakenne. ICT palveluiden. johtaminen. Suunnitteluperiaatteet Sopimukset, hankinnat Riskien hallinta, varautum. Johtamis- ja palvelujärjestelmän ylläpito ja kehittäminen Talous ja tuottavuus Sopimukset ja hankinta Seuranta ja mittarointi Riskien arviointi ja hallinta ICT -muutostuki Päätöksenteon, ohjauksen ja hallinnan sekä toiminnan tarvitsema tieto ICT muutostuen työvälineet ja asiantuntijatuki 6
Muutostuen työvälineet Selvitysvaihe Toteutusvaihe Arviointivaihe Muutoksen toteutukseen liittyvät ohjeet ja viitekehykset A) ICT-muutoskäsikirja kunta- ja palvelurakennemuutoksiin B) Muutoksen toteuttamisen soveltamisohje johdolle C) Strategia ja skenaariot muutoksessa / Tavoitetilan kartoitus ja valinta D) Kustannushyötysuhteen ja muiden talouden osatekijöiden arviointi E) Muutoksen onnistumisen mittaaminen F) Riskienhallintaohje G) Opas tiekartan laatimiseen tavoitetilan saavuttamiseksi H) Hankejohtaminen ja projektisalkun hallinta I) Tietohallintomalli J) Ohje kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin käyttöönottoon K) Kokonaisarkkitehtuurimenetelmän soveltaminen muutoksessa L) Tietoturvallisuuden ja varautumisen ohje M) Yhteisten palveluiden hyödyntäminen N) Sopimukset ja hankinnat I Selvitysvaiheen tehtävät II Toteutusvaiheen tehtävät III Arviointivaiheen tehtävät Mallit ja kuvauspohjat Muutosprosessi: edellytysten luominen tulevalle kehitykselle 8
Selvitysvaihe ja ICT-muutostuki Muutosprosessi Selvitysvaihe Ohjaus ja hallinta Kuntaliitosselvitykseen nimetty ohjausryhmä nimeää valmistelevat työryhmät Mahdollinen hallintoryhmä valmistelee usein myös ICT: n Suositeltavaa on selvitystyön projektointi ml. ICT Toiminta Nykytilan kuvaaminen Nykytilan analyysi Vaihtoehtoiset toimintamallit Yhdistymispäätös Yhdistymissopimuksen hyväksyntä Yhdistymisselvitys ja -sopimuksen valmistelu Vaihtoehtojen toteutuksen suunnittelu Vaihtoehtojen arviointi Päätöksenteon, ohjauksen ja hallinnan sekä toiminnan tarvitsema tieto ICT -muutostuki Nykytilakuvaukset (tietojärjestelmät, -varannot, -verkot, -turva, standardit, kust., resurssit, rakenteet, prosessit, organisaation linjaukset, strategiat, projektisalkku, sidosryhmät, - arkkitehtuuri) Sopimukset (palvelut, lisenssit, toimittajat) Reunaehdot, rajoitteet (lainsäädäntö, muut) Palvelu- ja ICT-rakenne Vaihtoehtojen riskien, kustannusten, hyötyjen arviointi ja tavoitetilakuvaukset Vaihtoehtojen alustava toteutussuunnitelma (roadmap), palveluiden jatkuvuus, laatu, varautuminen Yhdistymisselvitys (palveluiden järjestämissuunnitelma) Yhdistymissopimus (esim. palvelujärjestelmien yhteensovittamisen periaatteet, yhdistymisavustuksen käyttö) ICT muutostuen työvälineet ja asiantuntijatuki Esimerkki / selvitysvaihe: sopimukset ja hankinnat Nykytila: voimassa olevat hankintasopimukset organisaatioittain (millaisia palvelu- ja tavarahankintoja koskevia sopimuksia on, minkä pituisia sopimuskaudet ovat sekä mitä erityisehtoja, esim. irtisanomisehtoja, ehtoja hinnan tarkistamisesta tai immateriaalisista ja muista oikeuksista sopimuksiin sisältyy Tavoitetila: palvelutoiminnan tavoitetilan toteuttamista tukevan ICT-ympäristön järjestelmien ja palveluiden tavoitetilan määrittely. Sopimusten ja hankintatarpeiden analysointi tavoitteen ja nykytilan näkökulmasta Muutossuunnitelma: menestyksekäs ja tuottava hankinta perustuu erityisesti sen suunnitteluvaiheessa tehtyyn työhön. Suunnittelulla kiinnitetään olennaiset osatekijät hankinnan kohteesta koko projektin, hankkeen, palvelun tms. keston ja elinkaaren ajaksi, mikä korostaa vaatimusmäärittelyn yhteydessä myös riskienhallinnan näkökulmaa. 10
ICT muutostuen suunnitteluprosessi Muutostuen kohteiden suunnittelu Muutoksen tavoitteet Muutoksen haasteet Muutosta tukevat tehtävät T Muutostuen tarpeet Muutostuen toteutuksen suunnittelu Tehtävä 1 Tehtävä 2 Tehtävä 3 P Muutostuen toteutuksen käynnistys Muutostuen resursointi R A S Muutoksen toteutus Tehtävä 1 Tehtävä 2 Tehtävä 3 Muutostuen tehtävät ICT muutostuen yhteinen suunnittelu ja ohjaus: Yhteinen muutostuen kohteiden määrittely (millä toimenpiteillä, tehtävillä ja asiantuntemuksella muutoksen suunnittelua ja toteutusta autetaan parhaiten) Muutostuen toteutuksen suunnittelu (yhteisen projektisuunnitelman laatiminen muutoksen ja sitä tukevan muutostuen tehtäväkokonaisuuksista) Muutostuen resursointi (rahoitus, asiantuntijapalveluiden hankinta, verkostoituminen) Yhteinen ohjaus muutostuen tehtävien toteuttamiseksi asetettujen tavoitteiden mukaisena ICT tuki: esimerkkejä 12 12
Keski-Uusimaa: Toteutuksen vaiheet Projekti on tarkoitus viedä läpi 8.10.2013 20.6.2014 välisenä aikana. Projektin ensimmäisessä vaiheessa kartoitetaan Keski-Uudenmaan kuntien nykytila (kuvausmallin tarkennus, olemassa olevat kuvaukset, kuvausten analysointi, olemassa olevien kuvausten harmonisointi, puuttuvien kuvausten toteutus). Kevään 2014 toteutustapa ja eteneminen päätetään myöhemmin Hyvinkää ICT-ympäristön yleiskuvaus: toimintaympäristö Mäntsälä Nurmijärvi Tuusula Mäntsälä Hyvinkää Nurmijärvi Järvenpää Pornainen Tuusula Kerava Sipoo Järvenpää Pornainen Kerava Yhteensä ICT henkilöstö: xxx x ICT-budjetti: xxx M Sipoo
Str at egiaja hallin to Hankinnat ja toimittajayh teistyö Liiketoimint a- yht eist yö Liketoiminnan kehittäminen Tavoitteet, mittarit ja viestintä Ekosysteemien halinta Konseptien kehittäminen Prosessien kehittäminen Pro jekt ien jo htaminen Projektisalkun halinta P erustiedon halinta Palveluiden Jatkuvuuden hallinta jo htaminen Strategia, toimintamalli Valmistelu ja Business case Organisointi ja osaaminen Tarvemäärittely, kilpailutus ja evaluointi Suunnittelu, organisointi ja käynnistys Palveluiden suunnittelu Arkkitehtuuri ja muutosten hallinta Toteutus, testaus ja ohjaus Palveluiden käyttöönotto T i e t ot u rv a, riskienhallinta ja laadunvarmistus N euvottelu, sopimukset ja päätöksenteko Koulutus ja käyttöönotto Hankinta- ja toimittajastrategia Palvelustrategia Palvelutuotanto Taloussuunnittelu ja seuranta Toimittajasuhteet, sopimushallinta ja markkina-analyysi Päätös ja hyötyjen rea l is o i nt i Palvelun j atk u va kehittäminen Päijät-Häme: Seudun toimijoiden keskeiset ICTympäristön osat Päätelaitteet Käyttöjärjestelmät Työasema Kannettava Tabletti Älypuhelin Yhteensä: 13 000 työasemaa, 3 500 kannettavaa, 150 tablettia Keskimäärin: 1 600 työasemaa, 450 kannettavaa, 18 tablettia Windows 7 10 500 kpl, Windows XP 5400 kpl, Mac OSX 300 kpl (myös joitakin Windows Vista, Android, IOS, Linux) Päätelaitteiden harmonisointi ja yhteinen elinkaaren-hallinta voisi tuoda nopeita kustannushyötyjä sekä parantaa yhteentoimivuutta Mm. MS lisenssien kohdalla seudullinen volyymi voi mahdollistaa paremman aseman sopimusneuvotteluissa ja näin kustannustehokkuutta Asiakassovellukset Toimialasovellukset SOTE OPETUS TEKE Tekla GIS - 3 Hallintosovellukset Rondo - 3 Efecte - 2 Personec - 2 Effica - 3 Primus - 5 Kurre - 5 Xcity-3 Titania - 3 Dynasty - 3 Pegasos* Wilma - 4 Moodle - 2 Aromi - 2 Basware - 2 Datwin - 2 Budnetti - 2 Tiima - 2 Populus- 3 SAP ERP* Asiakassovelluksissa useampi näennäinen mahdollisuus yhteisjärjestelmillä vähentää päällekkäisten ratkaisujen määrää sekä mahdollisesti kustannuksia vaatii aina myös prosessien/toiminnan harmonisointia! Sovellusinfra Kapasiteettipalvelut MS Exchange 2003-10 MS Active Directory Palvelimet: Windows 690 kpl, Linux 40 kpl (myös joitakin AIX, Solaris, Netware) MS Sharepoint MS SCCM Citrix / Cisco F-Secure Konesalien konsolidointi tunnistettu yhdeksi yhteiseksi kehityskohteeksi Pilvipalvelu- ja IaaS-strategia voisi mahdollistaa esim. sovellus- ja kapasiteettipalvelujen tehokkaan uudelleenjärjestämisen Yhteensä: 14 laitetilaa tai konesalia 5 toimijaa käyttää DNA:n konesalia ICT-INFRASTRUKTUURIN KUSTANNUKSIA, konesalipalvelut (palvelinhallinta, palomuurit, sisäinen tietoliikenne), helpdesk, lähituki Konesaliin käytetyt investointirahat Kulukirjattavat ostot (ei sis. lisenssejä, tietoliikennemaksuja) Infraan kohdistuvat palkkakulut 2011-2013: 1 220 000 (arvio) 2011: 1 138 205 (n. 50 % kaikista ostoista) 2011: n. 500 000 (n. 28% kaikista palkkakuluista) Joensuun seutu: tukikohteet Kehittämiskohteet Nykytila Tavoite Tietohallintostrategia / toimintasuunnitelma Tietohallinnon toimintamalli Kokonaisarkkitehtuuri Projektisalkku Sopimussalkku Tietojärjestelmäkartta IT-budjetti Tietoturva ja varautuminen Kehittämissuunnitelma OK Kehitystä tarvitaan Ei olemassa
Etelä-Karjala: ICT -muutostuki ICT-muutostuki Etelä-Karjalaan ICT muutostuen tarve ja kohteet: Muutosjohtamisen-, hankejohtamisen-, suunnittelun ja hankintojen tuki (muutos) Liiketoiminnan prosessien suunnittelun ja arvioinnin tuki (tavoitetila) Yhteisen alueellisen kokonaisarkkitehtuurin ja hallinnointimallin suunnittelu (tavoitetila) Suunniteltu sisältö ja toteutustapa: ICT-ympäristön toimintaympäristön nykytilan kuvaus ja analysointi (tietyt tukitoiminnot kannattaa yhdistää joka tapauksessa) Tavoitetilan suunnittelu (alueellinen arkkitehtuuri) ja eri ratkaisuvaihtoehtojen arviointi, kustannus hyöty laskelmat Suositukset ja mallit tulevista linjauksista ja päätöksistä (kansallinen ja alueellinen taso) Seuraavat tehtävät VM valmistelee ehdotuksen suunnitelmasta suunniteltujen sisältöjen toteuttamisesta (nykytila, tavoitetila, arviointi, muutoksen toteutus) Suunnitelman pohjalta yhdessä suunnitellaan toteutuksen vaiheet, tuotokset, aikataulut, resurssitarpeet) muutotuen käynnistäminen suunnitelman mukaisesti Lisätietoa! www.kuntarakenne.fi www.vm.fi tommi.oikarinen@vm.fi heikki.talkkari@vm.fi mikael.vakkari@vm.fi 18