Palkeiden palkanmaksuprosessin kontrollit Kieku-käyttäjäpäivät 20.9.2016 Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi
Kontrollien määrittäminen, suorittaminen ja raportointi Prosessinomistaja määrittelee palvelutuotannossa toteutettavat kontrollit oman prosessinsa osalta Pääsääntöisesti prosesseihin kuvattuja valvontatoimenpiteitä toteuttavat palkkapalvelusihteerit ja valvontatoimenpiteiden toteuttamista seuraavat/tarkastavat palveluesimiehet Tehtävien suorittamista seurataan hyödyntämällä määrämuotoista tehtäväraporttia Esimiehen tekemän seurannan tavoitteena on todentaa, onko kontrollilistassa kuvatut valvontatoimenpiteet (esim. tarkastukset ja täsmäytykset) toteutettu ja onko ne toteutettu oikein Palveluesimiehet raportoivat tehdyistä tarkastuksista oman ryhmänsä asiakkaiden ja prosessien osalta vuosineljänneksittäin Tulosyksikön päällikkö ja palveluesimiehet vastaavat, että määritellyt kontrollit toteutetaan ja poikkeamista raportoidaan kvartaaleittain
Kontrollien määrittäminen, suorittaminen ja raportointi Raporttipohjaan esimies käy merkitsemässä, mitä kuluneen kvartaalin aikana on tarkastanut ko. kontrollin osalta sekä tehdyt havainnot esim. puutteet kontrollien toteuttamisesta Esimiehellä voi olla tarkastettavaa aineistoa kontrollista ja asiakkaasta riippuen paljon. Tällöin tarkastusta täytyy tehdä pistokokein Yleisperiaatteena on, että pistokokeilla tehtävää tarkastusta tehdään kvartaaleittain siten, että vuoden aikana tulee läpikäytyä kaikki palveluryhmän asiakkaat vähintään kerran Raportointia hyödynnetään yksikön johtamisessa, prosessiohjauksessa, laadunvalvonnassa sekä kontrollien kehittämisessä 7 palkan- ja palkkionlaskentaan ja 4 työnantajatilityksiin liittyvää kontrollia
Palkan- ja palkkionlaskennan kontrollit Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi
Palkanlaskennan kontrollien aikataulu Aineiston viimeinen toimituspäivä Palkat siirretään pankkiin Palkan maksupäivä Palkeiden tarkastukseen liittyvien vaiheiden kesto tiedon vastaanottamisesta palkkojen maksuun kestää n. 6 työpäivää 2-4 pv 1 pv 1 pv 1 pv 3-5 pv KPY (lähtötiedot) KPY (sisäinen valvonta) Palkeet (palkanlaskenta, kontrollit) KPY (sisäinen valvonta) Maksupäivän aineiston toimitus Palkeisiin (sisältää liittymien vastaanotot, hyväksytyt portaalitapahtumat sekä AT:lla toimitetut toimeksiannot) Nettolistan tarkistus Palkka -ajo Kirjanpidon siirto, palkkaluettelo palkkalaskelmat, muutos luettelo Maksup äivän aineisto R8
Palkan- ja palkkionlaskennan kontrollit 1. Tietojen tallennus SAP HCM:n Merkitys: Varmistutaan siitä, että käyttäjätunnuksella (palkkapalvelusihteeri) on tehty ne toimeksiannot, jotka virasto on Palkeisiin tehtäväksi toimittanut. Todentaminen: Palveluesimiehet tarkistavat, että tehdyt tallennukset on tehty viraston pyyntöjen mukaisesti ja Palkeissa tehdyistä tallennuksista löytyy asianmukaiset dokumentit. Tarkastus toteutetaan pistokokein järjestelmän loki-tietoja hyödyntämällä käyttäjätunnuksittain. 2. Tietojen vastaanottaminen Merkitys: Varmistutaan siitä, että kaikki tarvittavat tietojen vastaanottoajot tulee huomioiduksi oikea-aikaisesti palkanlaskennassa. Todentaminen: Esimies tarkistaa ajolistataulukosta, että palkkapalvelusihteeri on kuitannut tehtävät tehdyksi.
Palkan- ja palkkionlaskennan kontrollit 3. Summien täsmäytys palkkaluettelon ja maksuluettelon välillä Merkitys: Varmistutaan siitä, että aineistojen summatiedot täsmäävät ja aineistot ovat muodostuneet täydellisinä ja siirretty eteenpäin. Todentaminen: Esimies tarkistaa ajolistataulukosta, että palkkojen pankkitiedoston siirto maksuliikkeelle, palkkaluettelon reititys asiakkaalle sekä verottajan vuosi-ilmoituksen täsmäytys on suoritettu aikataulussa. 4. Pankista poispyydettyjen tapahtumien käsittely Merkitys: Varmistetaan, että pankista poispyydetyt tapahtumat on dokumentoitu. Lisäksi dokumentteja hyödynnetään kirjanpidon täsmäytyksessä. Todentaminen: Palveluesimies allekirjoittaa palkkapalvelusihteerin tekemän tositteen, joka tallennetaan määriteltyyn hakemistoon maksupäivittäin.
Palkan- ja palkkionlaskennan kontrollit 5. Tarkistetaan, että palkka-ajossa syntyneet raportit ovat siirtyneet Rondoon Merkitys: Varmistetaan, että aineistot ovat siirtyneet kokonaisuudessaan (esim. yhteenvetosivu tai yhteensä loppusummat), eikä esim. sivuja puutu. Todentaminen: Esimies tarkistaa ajolistataulukosta, että palkkapalvelusihteeri on kuitannut tehtävät tehdyksi. 6. Kassamaksut ovat oikeita ja validoituja Merkitys: Kassamaksuun liittyen tulee löytyä hyväksytty lomake sekä palvelupyyntö. Jos kyseessä on palvelukeskuksen oma virhe, tulee asiakkaalle tehdä ilmoitus kassamaksun suorittamisesta. Todentaminen: Suoritetuista kassamaksuista tehty tosite tulee tallentaa määriteltyyn hakemistoon maksupäivittäin.
Palkan- ja palkkionlaskennan kontrollit 7. Palkkajärjestelmään perustettavat palvelussuhteet pl. ulkopuoliset palkkionsaajat Merkitys: Varmistetaan, että suoraan palkkajärjestelmään ei voi perustaa valehenkilöä virka- tai työsuhteisen palkansaajan osalta. Järjestelmäkontrolli: Palvelussuhteeseen tarvittavat VPL tiedot tulevat SAP HCM:stä ja niitä koskevia tietoja ei voi muuttaa tai ylläpitää palkoissa. Jos palkkoihin suoraan perustettaisiin keksitty virka- tai työsuhteinen henkilö, tapaus jää kiinni Tahti-siirrossa. Jos Tahti -aineistoa on jouduttu korjaamaan suoraan tiedostoon, tulee siitä syntynyt virhelista tallentaa määriteltyyn hakemistoon maksupäivittäin.
Työnantajatilitysten kontrollit Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi
Työnantajatilitysten kontrollit 1. Kirjanpidon ja palkan raporttien loppusummien täsmäyttäminen 2. Tilitysmaksulomakkeiden ja tilityksiin liittyvien selvitysten sekä kausiveroilmoitusten tekeminen ja tarkistaminen 3. Tilityslomakkeiden numero- ja asiatarkastaminen Rondossa ja reitittäminen hyväksyttäväksi sekä tilityslomakkeiden hyväksyminen 4. Tilitystulosteiden siirto maksuun Näiden kontrollien tarkoituksena on varmistaa, että toimintatapa on vastuunjakotaulukon mukaista ja edelleen tilitettävät erät menevät oikein ja oikea-aikaisesti maksuun. Lisäksi varmistetaan, ettei tasetileille ja verotilille jää ylimääräistä saldoa.