Muistio tukipalvelukeskustyöryhmä Aika Torstai 6.11.2014 klo 9.00-11.00 Paikka Kurikan kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone, Kärrytie 1 Läsnä Hautala Kaarina Hirsimäki Erkki Kivikko Sakari Koivula Leila Kätevä Marjukka, sihteeri Latikka Tapani, pj Lähdesmäki Kirsti Rantanen Elise Valkama Teija Poissa Riippi Erkki 1. Kokouksen järjestäytyminen Valittiin puheenjohtajaksi Tapani Latikka ja sihteeriksi Marjukka Kätevä. 2. Tukipalvelukeskus - Kurikka-Jalasjärvi palvelujen järjestämissuunnitelman mukaan yhdistyneen kaupungin hallinto- ja konserniviestintä, konsernitalous ja controller-toiminta, HRM, tietohallinto sekä hankinta kootaan konsernipalvelukeskukseksi. - Yhdistymissopimuksessa on edelleen sovittu, että palvelukeskus tuotteistaa palvelunsa ja tarjoaa niitä myös konsernin tytäryhteisöille. - Selvitys tulee olla valmis helmikuun 2015 loppuun mennessä. Keskusteltiin tukipalvelukeskukseen tulevista palveluista. On ollut epäselvää, sisältyvätkö hallinto-/sihteeripalvelut samaan tukipalvelukeskukseen talous-, it- ja palkkahallinnon kanssa. Sihteeripalveluille on perustettu oma työryhmänsä, joten tukipalvelukeskustyöryhmä jättää ne oman valmistelunsa ulkopuolelle. Hallinto- ja konserniviestintä katsottiin kaupungin ydintoiminnaksi, joka ei tulisi olla tukipalvelukeskukseksi. Keskusteltiin siitä, mille organisaatioille tukipalvelukeskus tulee tarjoamaan palveluitaan. Yhdistymissopimuksen mukaan palvelukeskus tuotteistaa palvelunsa ja tarjoaa niitä myös konsernin tytäryhteisöille. Konserniyhtiöt päättävät itse kilpailutuksen myötä käyttävätkö he näitä palveluja vai ostavatko ao.palvelu ulkoa. Prosessien määrittelyssä ja palvelujen tuotteistamisessa olisi kuitenkin hyvä olla mukana kaikki palveluja jatkossa tuottavat henkilöt. Työryhmässä todettiin, että voidaan myös tarjota palveluja jatkossa muille kunnille, mikäli kiinnostusta löytyy. Päätettiin esittää yhdistymishallitukselle, että hallinto- ja konserniviestintää ei sisällytettäisi tukipalvelukeskukseen. Esitetään lisäksi johtoryhmälle ja edelleen yhdistymishallitukselle, että JIK ky:ltä pyydetään päätös tai ainakin periaatteellinen linjaus siitä, lähteekö se mukaan palvelukeskuksen toimintaan ja millä aikataululla se tapahtuu. 3. Tukipalvelukeskuksen prosessien määrittely
Liitteissä 1 ja 2 alustavat luonnosehdotukset toiminnan kehittämiselle asetettavista tavoitteista, työryhmistä, aikataulutuksesta ja mallinnettavista yhteisistä prosesseista. Työryhmät voivat itse muuttaa suunnitelmaa työn alettua. Työryhmiin kutsutaan kunnasta, kaupungista ja tytäryhtiöistä ne työntekijät, jotka kyseisiä palveluita tuottavat. Lisäksi päätettiin kutsua JIKperuspalveluliikelaitoskuntayhtymästä vastaavia palveluja tuottavat henkilöt asiantuntijoiksi, sillä he ovat jo yhtymää perustettaessa tehneet vastaavaa mallinnus- ja yhteensovittamistyötä ja tuottavat palveluja laajalle alueelle ja neljän eri kunnan entisille työntekijöille. Prosessityöryhmien vetäjiksi valittiin hankintaprosessiin Marjukka Kätevä, henkilöstöhallintoprosesseihin Marianne Tapanainen, ICT-palveluprosesseihin Ari Nuotio ja talousprosesseihin Paula Antila. Tapani Latikka osallistuu työryhmien aloituskokouksiin kertoen tehtävänannon. Lisäksi tukipalvelukeskustyöryhmän jäsenet osallistuvat tarpeen vaatiessa prosessityöryhmien kokouksiin. Samassa yhteydessä sovittiin, että valtionvarainministeriön ict-projektiryhmän vetäjäksi valitaan Ari Nuotio ja ohjausryhmään Erkki Hirsimäki ja Tapani Latikka. Kunnan ja kaupungin palvelinten, sähköpostin, n.80 ohjelman jne. yhteensovittamisen projektin vetäjäksi sovittiin Arttu Ketonen ja ohjausryhmään nykyiset osastonjohtajat. 4. Palvelusopimukset Tuotettavat palvelukokonaisuudet - Palvelutuotannon periaatteet - Rajapinnat - Palvelujen hinnoittelu - Puitesopimus / palvelusopimus - Palvelusopimuksen seurantaneuvottelu Päätettiin perustaa pienempi sopimusryhmä, johon valittiin Tapani Latikka ja Marjukka Kätevä. He käyvät läpi tämänhetkiset talous-, it- ja palkkahallinnon palvelusopimukset ja laativat luonnoksen sopimusmallista. Käytiin läpi liitteenä 3 olevat diat. 5. Tilatarpeet/periaatteet Työryhmä totesi, että tukipalvelukeskuksen sijoittumisen periaatteet on ratkaistava pikaisesti. Valmistelutyössä on tiedettävä, sijoittuvatko henkilökunta samaan toimipisteeseen, sijaitsevatko hajautetusti vai jollain yhdistelmällä näistä sekä missä kyseinen toimipiste/toimipisteet sijaitsevat. Päätettiin esittää yhdistymishallitukselle, että se ottaisi kantaa ja päättäisi kokonaissuunnitelman uuden kaupungin toimintojen sijoittumisesta. 6. Yhteistoimintamenettely
Seuraavaan henkilöstöinfoon on kutsuttu konsernin henkilöstö. Todettiin, että tytäryhtiöille ja JIK-peruspalveluliikelaitoskuntayhtymälle on tiedotettava mahdollisesta tarpeesta käynnistää yhteistoimintamenettely omissa organisaatioissaan. 7. Seuraava kokous Sovittiin seuraavan kokouksen ajankohdaksi 16.12. klo 13 Jalasjärvellä. Muistion laati 6.11.2014 Jalasjärvellä Marjukka Kätevä
Suunnitelma/osallistujat 22.10.2014 TOIMINNAN KEHITÄMISELLE ASETTAVAT TAVOITTEET LUONNOS KÄSITELTÄVÄKSI Toiminnan kehittämiselle asetetut tavoitteet ja tulokset: Saada lisätietoa rooli / tehtäväjakoihin tukipalvelukeskusorganisaatiossa Kehittää yhteiset prosessit Mallintaa prosessit palvelunäkökulmasta (asiakkaan / toimittajan välinen rajapinta) Luoda ehdotus yhdenmukaisista toimivista tukipalvelukeskusprosesseista Kuvata tietoteknologian hyödyntäminen prosessissa Saada lisätietoa kehittämistyön jatkamiseksi Saada yleiskuvaus/ohje prosesseista käyttäjille Alapuolella on alustava Kurikan kaupungin osallistujaluettelo. Jalasjärven kunta ja tytäryhteisöt täydentävät listaa omalta osaltaan. (suluissa olevat palaveripäivät on alustavia) Hankintaprosessit: aloituskokous 25.11. klo 9 Hankinta / kilpailutus: (25.11. klo 9) Kurikka: Marko Stenius, Paula Antila, Jarmo Ojajärvi Jalasjärvi: Marjukka Kätevä, Terhi Venna, Harri Mäkiranta, Maire Pääkkönen, Johanna Kaari Henkilöstöhallinnonprosessit: aloituskokous 14.11. klo 9 Palvelusuhteen alkaminen päättäminen (14.11. klo 9.30) Kurikka: Leena Tuomisto, Marianne Tapanainen, Marja-Leena Suokas, Sakari Matalamäki Jalasjärvi: Kaisu Kortesluoma, Sinikka Koskela, Tuula Kuusiluoma Liikaoja o Palvelussuhde o Palvelussuhteen päättäminen o Palkka- ja palvelutodistukset Keskeytykset, muutosilmoitukset (14.11. klo 12) o Sairausloma2 o Äitiysloma o Koulutus Kurikka: Leena, Marianne, Marja-Leena, Sakari Jalasjärvi: Kaisu, Sinikka, Tuula Liikaoja Palkkalaskenta (28.11. klo 9) Kurikka: Leena, Marianne, Marja-Leena, Sakari Jalasjärvi: Kaisu, Sinikka, Tuula, päivähoidon palkat Maria Kärkkäinen Liikaoja o Työkokemuslisä ja vuosisidonnainen lisä o Tuntipalkat o Perhepäivähoitajien palkat o Palkka-ajo
Muut (16.1. klo 9) Kurikka: Leena, Marianne, Marja-Leena, Sakari Jalasjärvi: Kaisu, Sinikka, Tuula, matkalaskut lisäksi Mari Vuorenmaa o Eläkeasiat o Matkalaskut o Kokouspalkkio Kausiajot (6.2. klo 9) Kurikka:Leena, Marianne, Marja-Leena, Sakari Jalasjärvi: Kaisu, Sinikka, Tuula, lisäksi Populus vuodenvaihde Mari o KELA-hakemukset, yms. o Vakuutuskäsittely o Populus vuodenvaihde o kk-tilitykset o Populus vuodenvaihde ICT-palvelut: aloituskokous 21.11. klo 9 Helpdesk (21.11.2014) Kurikka: Arttu Ketonen, Minna Harju-Jyllilä, Ari Nuotio, Kai Latvaniemi Jalasjärvi: Päivi Tuominen, Jyrki Toivonen, Tuomo Kuusisto, Teemu Harjunpää Laitehankinta (21.11.2014) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Työasema-asennukset (21.11.2014) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Palvelimien hoito (10.12.2014 klo 9) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Ohjelmistojen päivitys (10.12.2014) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Infrastruktuurin hoito (tietoliikenne yms.) (10.12.2014) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Tietojärjestelmäprojektit (20.1.2015 klo 9) Kurikka: Arto, Arttu, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Tietohallinto (20.1.2015) Kurikka: Arto, Arttu, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Web-järjestelmien ylläpito (20.1.2015 klo 10.15) Kurikka: Arto, Arttu, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu, Taru Patteri Talousprosessit: aloituskokous 27.11. klo 9 Hankinta -/ ostolaskut (27.11. klo 9.30) Kurikka: Marko Stenius, Margit Ketola, Merja Mäkiranta, Paula Antila, Pia Pajala Jalasjärvi: Hannele Mäki-Ventelä, Tanja Rinne, Mari, Sarita Levä, Maire, Marja-Leena Lehtinen Käyttö- ja irtainomaisuus (23.1. klo 10.30) Kurikka: Paula Al., Paula An, Päivi Haavisto Jalasjärvi: Tanja, Maire, Marja-Leena Taloussuunnittelu (27.11. klo 10.30) Kurikka: Marko, Paula Al., Paula An
Jalasjärvi: Marjukka, Tanja, Maire, Marja-Leena Laskutuksen työryhmä (päivähoito-, vesi-, kansalaisopisto-, lomituspalvelu-, Lämpö-, rakennusvalvonta- ja yleislaskutus) (12.12. klo 10) Kurikka: Sakari Matalamäki, Marko, Merja, Paula Al., Pia, Päivi, Merja, Sointu Mäki-Marttunen, Ulla Linna Jalasjärvi: Tanja, Hannele, Mari, Sarita, Maria, Aino Nevala, Ulla Korpi, Jaana Kangas, Marja-Leena Jalasjärven Vesi Oy: Pirjo Marttila Perintä (30.1. klo 10.30) Kurikka: Sakari, Marko, Merja, Paula Al., Pia, Päivi Jalasjärvi: Tanja, Sarita, Marja-Leena, Maire Kirjanpito (23.1. klo 9) Kurikka: Paula An., Paula Al., Päivi Jalasjärvi: Tanja, Maire, Marja-Leena Kassa (12.12. klo 11) Kurikka: Margit, Paula An., Paula Al., Päivi Jalasjärvi: Tanja, Maire, Marja-Leena Maksuliikenne (30.1. klo 9.45) Kurikka: Paula An., Paula Al., Pia, Merja Jalasjärvi: Tanja, Mari, Hannele, Marja-Leena Raportointi (12.12. klo 9) Kurikka: Marko, Paula An., Paula Al., Päivi Jalasjärvi: Marjukka, Tanja, Maire, Marja-Leena Mallinnustyöryhmän sisältöä voidaan tarvittaessa tarkentaa.
PROJEKTISUUNNITELMA / AIKATAULU TUKIPALV.PROSESSIEN MALLINTAMISESTA Tunn iste Tehtävän nimi Käynnistä Valmis KLO Kesto Valmis marras 2014 joulu 2014 tammi 2015 helmi 2015 maalis 2015 huhti 2015 touko 2015 9.11 16.11 23.11 30.11 7.12 14.12 21.12 28.12 4.1 11.1 18.1 25.1 1.2 8.2 15.2 22.2 1.3 8.3 15.3 22.3 29.3 5.4 12.4 19.4 26.4 3.5 10.5 1 Aloitus 15.10.2014 32p 2 Kehityshankesuunnitelman laadinta 15.10.2014 25.11.2014 30p 25.11.2014 3 Aloituskokous 6.11.2014 6.11.2014 9:00 6.11.2014 4 Prosessien läpikäynnin käsittely 6.11.2014 16p 5 ICT-palvelut 21.11.2014 21.11.2014 9:00 21.11.2014 6 Hankinta 25.11.2014 25.11.2014 9:00 25.11.2014 7 Henkilöstöpalvelut 14.11.2014 14.11.2014 9:00 14.11.2014 8 Talouspalvelut 9:00 9 Nykytilan kartoitus/kehitämisehdotukset 14.11.2014 6.2.2015 6 6.2.2015 10 ICT-palvelut 21.11.2014 20.1.2015 43p 20.1.2015 11 Helpdesk 21.11.2014 21.11.2014 9:00 21.11.2014 12 Laitehankinta 21.11.2014 21.11.2014 9:30 21.11.2014 13 Työasema-asennukset 21.11.2014 21.11.2014 10:15 21.11.2014 14 Palvelimien hoito 10.12.2014 10.12.2014 9:00 10.12.2014 15 Ohjelmistojen päivitys 10.12.2014 10.12.2014 9:30 10.12.2014 16 Infrastruktuurin hoito 10.12.2014 10.12.2014 10:15 10.12.2014 17 Tietojärjestelmäprojektit 20.1.2015 20.1.2015 9:00 20.1.2015 18 Tietohallinto 20.1.2015 20.1.2015 9:45 20.1.2015 19 Web-järjestelmien ylläpito 20.1.2015 20.1.2015 10:15 20.1.2015 20 Hankinta 25.11.2014 25.11.2014 25.11.2014 21 Hankinta 25.11.2014 25.11.2014 9:00 25.11.2014 22 Henkilöstöpalvelut 14.11.2014 6.2.2015 6 6.2.2015 23 Palvelusuhteen alkaminen/ päättäminen 14.11.2014 14.11.2014 9:30 14.11.2014 24 Keskeytykset, muutosilmoitukset 14.11.2014 14.11.2014 12:00 14.11.2014 25 Palkkalaskenta 28.11.2014 28.11.2014 9:00 28.11.2014 26 27 Muut (eläke, matkalasku, palkkio, ym.) Kausiajot (KELA-hakem., vakuutus, kk-tilitykset ym.) 16.1.2015 6.2.2015 16.1.2015 6.2.2015 9:00 9:00 16.1.2015 6.2.2015 28 Talouspalvelut 30.1.2015 47p 30.1.2015 29 Ostolaskut, ostoreskontra 9:30 30 Taloussuunnittelu 10:30 31 Raportointi 12.12.2014 12.12.2014 9:00 12.12.2014 32 Vesilaskutus 12.12.2014 12.12.2014 10:00 12.12.2014 33 Kassa 12.12.2014 12.12.2014 11:00 12.12.2014 34 Kirjanpito 23.1.2015 23.1.2015 9:00 23.1.2015 35 Käyttöomaisuus/irtain omaisuus 23.1.2015 23.1.2015 10:30 23.1.2015 36 Myyntilaskut 30.1.2015 30.1.2015 9:00 30.1.2015 37 Maksuliikenne 30.1.2015 30.1.2015 9:45 30.1.2015 38 Perintä 30.1.2015 30.1.2015 10:30 30.1.2015 39 Tavoitetilan läpikäynti 12.2.2015 27.2.2015 12p 27.2.2015 40 ICT-palvelut 17.2.2015 17.2.2015 9:00 17.2.2015 41 Hankinta 12.2.2015 12.2.2015 9:00 12.2.2015 42 Henkilöstöpalvelut 27.2.2015 27.2.2015 9:00 27.2.2015 43 Talouspalvelut 20.2.2015 20.2.2015 9:00 20.2.2015 44 Prosessikuvaukset 3.11.2014 27.2.2015 85p 27.2.2015 45 Prosessikuvausten teko 3.11.2014 27.2.2015 85p 27.2.2015 46 Prosessikuvausten hyväksyminen 2.2.2015 27.2.2015 20p 27.2.2015 47 Jatkotoimenpidesuunnitelma 2.3.2015 29.5.2015 65p 29.5.2015 48 Suunnitelman teko 2.3.2015 29.5.2015 65p 29.5.2015 49 Hankkeen päättäminen 1.6.2015 1.6.2015 1.6.2015 50 Projektin päätös 1.6.2015 1.6.2015 1.6.2015 51 52 53
Palkka-, hankinta-, talous-, tietohallintoyhteistyö 6.11.2014/tl
Kurikka-Jalasjärvi palvelujen järjestämissuunnitelman mukaan yhdistyneen kaupungin hallinto- ja konserniviestintä, konsernitalous ja controller-toiminta, HRM, tietohallinto sekä hankinta kootaan konsernipalvelukeskukseksi. Yhdistymissopimuksessa on edelleen sovittu, että palvelukeskus tuotteistaa palvelunsa ja tarjoaa niitä myös konsernin tytäryhteisöille. Selvitys tulee olla valmis helmikuun 2015 loppuun mennessä. Valmistelutyöryhmä: Talousjohtaja, hallintojohtajat, henkilöstöpäällikkö, henkilöstösihteeri, talouspäällikkö JJ sekä luottamushenkilöt ja henkilöstön edustajat.
Palvelukonsepti Palvelukonsepti käsittää: tietohallinnon palvelut taloushallinnon palvelut hankintapalvelut henkilöstöhallinnon palvelut. Palvelut on osoitettu: kunnille terveydenhuollolle muille toimijoille (esim. tyräryhteisöt) Toiminta perustuu sekä omaan palvelutuotantoon että kumppaneiden kanssa tuotettujen palveluiden toimittamiseen.
ESIMERKKI MAHDOLLISISTA PALVELUISTA ASIAKKAITTAIN Tietohallinto-/ sovelluspalvelut Kurikka Jalasjärvi JIK Kuntayhteisö 1 Kuntayhteisö 2 Kuntayhteisö 3 Kuntayhteisö 4 Kuntayhteisö 5 Kuntayhteisö 6 Hankinnat/ Muut palvelut Henkilöstöhallinto Taloushallinto
Päätöksenteko Kaupungin organisaatioyksikkö Tukipalvelukeskus palvelut Palvelusopimus Asiakkaat
Palvelusopimukset Tuotettavat palvelukokonaisuudet Palvelutuotannon periaatteet Rajapinnat Palvelujen hinnoittelu Puitesopimus Asiakkaiden sitoutuminen Palvelusopimuksen seurantaneuvottelu vuosittain
Taloushallinnon palvelut Kirjanpito Vuoden aikana tapahtumien kirjaukset kuukausittain Arvonlisäverotilitykset valtiolle Vuoden aikana tapahtuvien budjettimuutosten kirjaukset Tilinpäätökset, yhteisöjen kanssa sovituin tehtävärajauksin Tilastopohjien ylläpito tilasto-ohjelmassa Ostoreskontra Ostolaskujen vastaanotto paperilla tai sähköisessä muodossa Laskujen skannaus Laskujen reititys asiatarkastajille ja hyväksyjille Laskujen vastaanotto ostoreskontraan Laskujen maksatuslistojen tulostus Myyntireskontra Tiliotteiden nouto pankkiohjelmalla Viitesuoritusten nouto ja suoritusten kuittaus Laskutusten vastaanotto myyntireskontraan Laskutus ja saatavien perintä
Henkilöstöhallinnon palvelut Vakiopalkkatekijöiden ja lisätapahtumien tallennus, tietojen tarkastus/korjaukset sekä ajon tulostukset Lakisääteiset tilitykset, täsmäytykset ja vuosiilmoitukset Palkkatodistukset, sv- ja tapaturmailmoitukset sekä uusien verokorttien tallennus tai suorasiirto Palkanlaskennassa vaadittavien tietojen sähköiset siirrot, tietojen täydennys ja tulostus Henkilöstöraportointi Matkalaskujen maksatusajot
Perustietotekniikan palvelut Työasemapalvelut Työasemien hankinta Käyttäjien opastus/koulutus työasemaohjelmistoihin Helpdesk-toiminnot Konesalipalvelut Asiakkaiden käyttämien palvelinlaitteistojen hallinnointi Kunnossapito Varmistukset. Tietoverkkopalvelut Kilpailutus Yhteyksien tekninen määrittely ja hallinnointi Palomuurin hallinnointi. Muut palvelut Keskitetyn puheratkaisun hoito
Sovelluspalvelut Hanke-/projektipalvelut Projektipäällikköpalvelut Konsultointi Tietohallintostrategiat Sovelluspalvelut Ohjelmistojen päivitykset
Keskittymisen tavoitteet / hyödyt Seudullinen yhteistyö / kumppanuus Erityisosaaminen, osaamisen ylläpito Toimintavarmuus, sijaisuudet Toimintojen kehittäminen, toimintaprosessien käyttöönotto Toiminnan tehokkuus, päällekkäisyyksien poistaminen Oikea mitoitus Volyymihyödyt yhteiset tietojärjestelmät, yhteinen ylläpito, hankinnat, henkilöstö, koulutus Kustannustehokkuus Seudullinen tietohallinto / Tiedonhallintajärjestelmien verkottuminen ja yhteistyö: julkinen sektori, yritykset, yhdistykset Kuntien voimavarat ydintehtävien toteuttamiseen
Tietojärjestelmätavoitteet Yhteiset tietojärjestelmät Mahdollisuus seudulliseen yhteistyöhön Nykyaikaisten järjestelmien ja prosessien käyttöönotto Toimintaprosessien sähköistäminen Reaaliaikaisuus Sisäisen valvonnan apuväline tieto helposti saatavissa järjestelmästä
Suunnitelma/osallistujat 22.10.2014 TOIMINNAN KEHITÄMISELLE ASETTAVAT TAVOITTEET LUONNOS KÄSITELTÄVÄKSI Toiminnan kehittämiselle asetetut tavoitteet ja tulokset: Saada lisätietoa rooli / tehtäväjakoihin tukipalvelukeskusorganisaatiossa Kehittää yhteiset prosessit Mallintaa prosessit palvelunäkökulmasta (asiakkaan / toimittajan välinen rajapinta) Luoda ehdotus yhdenmukaisista toimivista tukipalvelukeskusprosesseista Kuvata tietoteknologian hyödyntäminen prosessissa Saada lisätietoa kehittämistyön jatkamiseksi Saada yleiskuvaus/ohje prosesseista käyttäjille Alapuolella on alustava Kurikan kaupungin osallistujaluettelo. Jalasjärven kunta ja tytäryhteisöt täydentävät listaa omalta osaltaan. (suluissa olevat palaveripäivät on alustavia) Hankintaprosessit: aloituskokous 25.11. klo 9 Hankinta / kilpailutus: (25.11. klo 9) Kurikka: Marko Stenius, Paula Antila, Jarmo Ojajärvi Jalasjärvi: Marjukka Kätevä, Terhi Venna, Harri Mäkiranta, Maire Pääkkönen, Johanna Kaari Henkilöstöhallinnonprosessit: aloituskokous 14.11. klo 9 Palvelusuhteen alkaminen päättäminen (14.11. klo 9.30) Kurikka: Leena Tuomisto, Marianne Tapanainen, Marja-Leena Suokas, Sakari Matalamäki Jalasjärvi: Kaisu Kortesluoma, Sinikka Koskela, Tuula Kuusiluoma Liikaoja o Palvelussuhde o Palvelussuhteen päättäminen o Palkka- ja palvelutodistukset Keskeytykset, muutosilmoitukset (14.11. klo 12) o Sairausloma2 o Äitiysloma o Koulutus Kurikka: Leena, Marianne, Marja-Leena, Sakari Jalasjärvi: Kaisu, Sinikka, Tuula Liikaoja Palkkalaskenta (28.11. klo 9) Kurikka: Leena, Marianne, Marja-Leena, Sakari Jalasjärvi: Kaisu, Sinikka, Tuula, päivähoidon palkat Maria Kärkkäinen Liikaoja o Työkokemuslisä ja vuosisidonnainen lisä o Tuntipalkat o Perhepäivähoitajien palkat o Palkka-ajo
Muut (16.1. klo 9) Kurikka: Leena, Marianne, Marja-Leena, Sakari Jalasjärvi: Kaisu, Sinikka, Tuula, matkalaskut lisäksi Mari Vuorenmaa o Eläkeasiat o Matkalaskut o Kokouspalkkio Kausiajot (6.2. klo 9) Kurikka:Leena, Marianne, Marja-Leena, Sakari Jalasjärvi: Kaisu, Sinikka, Tuula, lisäksi Populus vuodenvaihde Mari o KELA-hakemukset, yms. o Vakuutuskäsittely o Populus vuodenvaihde o kk-tilitykset o Populus vuodenvaihde ICT-palvelut: aloituskokous 21.11. klo 9 Helpdesk (21.11.2014) Kurikka: Arttu Ketonen, Minna Harju-Jyllilä, Ari Nuotio, Kai Latvaniemi Jalasjärvi: Päivi Tuominen, Jyrki Toivonen, Tuomo Kuusisto, Teemu Harjunpää Laitehankinta (21.11.2014) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Työasema-asennukset (21.11.2014) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Palvelimien hoito (10.12.2014 klo 9) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Ohjelmistojen päivitys (10.12.2014) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Infrastruktuurin hoito (tietoliikenne yms.) (10.12.2014) Kurikka: Ari, Arttu, Kai, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Tietojärjestelmäprojektit (20.1.2015 klo 9) Kurikka: Arto, Arttu, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Tietohallinto (20.1.2015) Kurikka: Arto, Arttu, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu Web-järjestelmien ylläpito (20.1.2015 klo 10.15) Kurikka: Arto, Arttu, Minna Jalasjärvi: Päivi, Jyrki, Tuomo, Teemu, Taru Patteri Talousprosessit: aloituskokous 27.11. klo 9 Hankinta -/ ostolaskut (27.11. klo 9.30) Kurikka: Marko Stenius, Margit Ketola, Merja Mäkiranta, Paula Antila, Pia Pajala Jalasjärvi: Hannele Mäki-Ventelä, Tanja Rinne, Mari, Sarita Levä, Maire, Marja-Leena Lehtinen Käyttö- ja irtainomaisuus (23.1. klo 10.30) Kurikka: Paula Al., Paula An, Päivi Haavisto Jalasjärvi: Tanja, Maire, Marja-Leena Taloussuunnittelu (27.11. klo 10.30) Kurikka: Marko, Paula Al., Paula An
Jalasjärvi: Marjukka, Tanja, Maire, Marja-Leena Laskutuksen työryhmä (päivähoito-, vesi-, kansalaisopisto-, lomituspalvelu-, Lämpö-, rakennusvalvonta- ja yleislaskutus) (12.12. klo 10) Kurikka: Sakari Matalamäki, Marko, Merja, Paula Al., Pia, Päivi, Merja, Sointu Mäki-Marttunen, Ulla Linna Jalasjärvi: Tanja, Hannele, Mari, Sarita, Maria, Aino Nevala, Ulla Korpi, Jaana Kangas, Marja-Leena Jalasjärven Vesi Oy: Pirjo Marttila Perintä (30.1. klo 10.30) Kurikka: Sakari, Marko, Merja, Paula Al., Pia, Päivi Jalasjärvi: Tanja, Sarita, Marja-Leena, Maire Kirjanpito (23.1. klo 9) Kurikka: Paula An., Paula Al., Päivi Jalasjärvi: Tanja, Maire, Marja-Leena Kassa (12.12. klo 11) Kurikka: Margit, Paula An., Paula Al., Päivi Jalasjärvi: Tanja, Maire, Marja-Leena Maksuliikenne (30.1. klo 9.45) Kurikka: Paula An., Paula Al., Pia, Merja Jalasjärvi: Tanja, Mari, Hannele, Marja-Leena Raportointi (12.12. klo 9) Kurikka: Marko, Paula An., Paula Al., Päivi Jalasjärvi: Marjukka, Tanja, Maire, Marja-Leena Mallinnustyöryhmän sisältöä voidaan tarvittaessa tarkentaa.
PROJEKTISUUNNITELMA / AIKATAULU TUKIPALV.PROSESSIEN MALLINTAMISESTA Tunn iste Tehtävän nimi Käynnistä Valmis KLO Kesto Valmis marras 2014 joulu 2014 tammi 2015 helmi 2015 maalis 2015 huhti 2015 touko 2015 9.11 16.11 23.11 30.11 7.12 14.12 21.12 28.12 4.1 11.1 18.1 25.1 1.2 8.2 15.2 22.2 1.3 8.3 15.3 22.3 29.3 5.4 12.4 19.4 26.4 3.5 10.5 1 Aloitus 15.10.2014 32p 2 Kehityshankesuunnitelman laadinta 15.10.2014 25.11.2014 30p 25.11.2014 3 Aloituskokous 6.11.2014 6.11.2014 9:00 6.11.2014 4 Prosessien läpikäynnin käsittely 6.11.2014 16p 5 ICT-palvelut 21.11.2014 21.11.2014 9:00 21.11.2014 6 Hankinta 25.11.2014 25.11.2014 9:00 25.11.2014 7 Henkilöstöpalvelut 14.11.2014 14.11.2014 9:00 14.11.2014 8 Talouspalvelut 9:00 9 Nykytilan kartoitus/kehitämisehdotukset 14.11.2014 6.2.2015 6 6.2.2015 10 ICT-palvelut 21.11.2014 20.1.2015 43p 20.1.2015 11 Helpdesk 21.11.2014 21.11.2014 9:00 21.11.2014 12 Laitehankinta 21.11.2014 21.11.2014 9:30 21.11.2014 13 Työasema-asennukset 21.11.2014 21.11.2014 10:15 21.11.2014 14 Palvelimien hoito 10.12.2014 10.12.2014 9:00 10.12.2014 15 Ohjelmistojen päivitys 10.12.2014 10.12.2014 9:30 10.12.2014 16 Infrastruktuurin hoito 10.12.2014 10.12.2014 10:15 10.12.2014 17 Tietojärjestelmäprojektit 20.1.2015 20.1.2015 9:00 20.1.2015 18 Tietohallinto 20.1.2015 20.1.2015 9:45 20.1.2015 19 Web-järjestelmien ylläpito 20.1.2015 20.1.2015 10:15 20.1.2015 20 Hankinta 25.11.2014 25.11.2014 25.11.2014 21 Hankinta 25.11.2014 25.11.2014 9:00 25.11.2014 22 Henkilöstöpalvelut 14.11.2014 6.2.2015 6 6.2.2015 23 Palvelusuhteen alkaminen/ päättäminen 14.11.2014 14.11.2014 9:30 14.11.2014 24 Keskeytykset, muutosilmoitukset 14.11.2014 14.11.2014 12:00 14.11.2014 25 Palkkalaskenta 28.11.2014 28.11.2014 9:00 28.11.2014 26 27 Muut (eläke, matkalasku, palkkio, ym.) Kausiajot (KELA-hakem., vakuutus, kk-tilitykset ym.) 16.1.2015 6.2.2015 16.1.2015 6.2.2015 9:00 9:00 16.1.2015 6.2.2015 28 Talouspalvelut 30.1.2015 47p 30.1.2015 29 Ostolaskut, ostoreskontra 9:30 30 Taloussuunnittelu 10:30 31 Raportointi 12.12.2014 12.12.2014 9:00 12.12.2014 32 Vesilaskutus 12.12.2014 12.12.2014 10:00 12.12.2014 33 Kassa 12.12.2014 12.12.2014 11:00 12.12.2014 34 Kirjanpito 23.1.2015 23.1.2015 9:00 23.1.2015 35 Käyttöomaisuus/irtain omaisuus 23.1.2015 23.1.2015 10:30 23.1.2015 36 Myyntilaskut 30.1.2015 30.1.2015 9:00 30.1.2015 37 Maksuliikenne 30.1.2015 30.1.2015 9:45 30.1.2015 38 Perintä 30.1.2015 30.1.2015 10:30 30.1.2015 39 Tavoitetilan läpikäynti 12.2.2015 27.2.2015 12p 27.2.2015 40 ICT-palvelut 17.2.2015 17.2.2015 9:00 17.2.2015 41 Hankinta 12.2.2015 12.2.2015 9:00 12.2.2015 42 Henkilöstöpalvelut 27.2.2015 27.2.2015 9:00 27.2.2015 43 Talouspalvelut 20.2.2015 20.2.2015 9:00 20.2.2015 44 Prosessikuvaukset 3.11.2014 27.2.2015 85p 27.2.2015 45 Prosessikuvausten teko 3.11.2014 27.2.2015 85p 27.2.2015 46 Prosessikuvausten hyväksyminen 2.2.2015 27.2.2015 20p 27.2.2015 47 Jatkotoimenpidesuunnitelma 2.3.2015 29.5.2015 65p 29.5.2015 48 Suunnitelman teko 2.3.2015 29.5.2015 65p 29.5.2015 49 Hankkeen päättäminen 1.6.2015 1.6.2015 1.6.2015 50 Projektin päätös 1.6.2015 1.6.2015 1.6.2015 51 52 53
Palkka-, hankinta-, talous-, tietohallintoyhteistyö 6.11.2014/tl
Kurikka-Jalasjärvi palvelujen järjestämissuunnitelman mukaan yhdistyneen kaupungin hallinto- ja konserniviestintä, konsernitalous ja controller-toiminta, HRM, tietohallinto sekä hankinta kootaan konsernipalvelukeskukseksi. Yhdistymissopimuksessa on edelleen sovittu, että palvelukeskus tuotteistaa palvelunsa ja tarjoaa niitä myös konsernin tytäryhteisöille. Selvitys tulee olla valmis helmikuun 2015 loppuun mennessä. Valmistelutyöryhmä: Talousjohtaja, hallintojohtajat, henkilöstöpäällikkö, henkilöstösihteeri, talouspäällikkö JJ sekä luottamushenkilöt ja henkilöstön edustajat.
Palvelukonsepti Palvelukonsepti käsittää: tietohallinnon palvelut taloushallinnon palvelut hankintapalvelut henkilöstöhallinnon palvelut. Palvelut on osoitettu: kunnille terveydenhuollolle muille toimijoille (esim. tyräryhteisöt) Toiminta perustuu sekä omaan palvelutuotantoon että kumppaneiden kanssa tuotettujen palveluiden toimittamiseen.
ESIMERKKI MAHDOLLISISTA PALVELUISTA ASIAKKAITTAIN Tietohallinto-/ sovelluspalvelut Kurikka Jalasjärvi JIK Kuntayhteisö 1 Kuntayhteisö 2 Kuntayhteisö 3 Kuntayhteisö 4 Kuntayhteisö 5 Kuntayhteisö 6 Hankinnat/ Muut palvelut Henkilöstöhallinto Taloushallinto
Päätöksenteko Kaupungin organisaatioyksikkö Tukipalvelukeskus palvelut Palvelusopimus Asiakkaat
Palvelusopimukset Tuotettavat palvelukokonaisuudet Palvelutuotannon periaatteet Rajapinnat Palvelujen hinnoittelu Puitesopimus Asiakkaiden sitoutuminen Palvelusopimuksen seurantaneuvottelu vuosittain
Taloushallinnon palvelut Kirjanpito Vuoden aikana tapahtumien kirjaukset kuukausittain Arvonlisäverotilitykset valtiolle Vuoden aikana tapahtuvien budjettimuutosten kirjaukset Tilinpäätökset, yhteisöjen kanssa sovituin tehtävärajauksin Tilastopohjien ylläpito tilasto-ohjelmassa Ostoreskontra Ostolaskujen vastaanotto paperilla tai sähköisessä muodossa Laskujen skannaus Laskujen reititys asiatarkastajille ja hyväksyjille Laskujen vastaanotto ostoreskontraan Laskujen maksatuslistojen tulostus Myyntireskontra Tiliotteiden nouto pankkiohjelmalla Viitesuoritusten nouto ja suoritusten kuittaus Laskutusten vastaanotto myyntireskontraan Laskutus ja saatavien perintä
Henkilöstöhallinnon palvelut Vakiopalkkatekijöiden ja lisätapahtumien tallennus, tietojen tarkastus/korjaukset sekä ajon tulostukset Lakisääteiset tilitykset, täsmäytykset ja vuosiilmoitukset Palkkatodistukset, sv- ja tapaturmailmoitukset sekä uusien verokorttien tallennus tai suorasiirto Palkanlaskennassa vaadittavien tietojen sähköiset siirrot, tietojen täydennys ja tulostus Henkilöstöraportointi Matkalaskujen maksatusajot
Perustietotekniikan palvelut Työasemapalvelut Työasemien hankinta Käyttäjien opastus/koulutus työasemaohjelmistoihin Helpdesk-toiminnot Konesalipalvelut Asiakkaiden käyttämien palvelinlaitteistojen hallinnointi Kunnossapito Varmistukset. Tietoverkkopalvelut Kilpailutus Yhteyksien tekninen määrittely ja hallinnointi Palomuurin hallinnointi. Muut palvelut Keskitetyn puheratkaisun hoito
Sovelluspalvelut Hanke-/projektipalvelut Projektipäällikköpalvelut Konsultointi Tietohallintostrategiat Sovelluspalvelut Ohjelmistojen päivitykset
Keskittymisen tavoitteet / hyödyt Seudullinen yhteistyö / kumppanuus Erityisosaaminen, osaamisen ylläpito Toimintavarmuus, sijaisuudet Toimintojen kehittäminen, toimintaprosessien käyttöönotto Toiminnan tehokkuus, päällekkäisyyksien poistaminen Oikea mitoitus Volyymihyödyt yhteiset tietojärjestelmät, yhteinen ylläpito, hankinnat, henkilöstö, koulutus Kustannustehokkuus Seudullinen tietohallinto / Tiedonhallintajärjestelmien verkottuminen ja yhteistyö: julkinen sektori, yritykset, yhdistykset Kuntien voimavarat ydintehtävien toteuttamiseen
Tietojärjestelmätavoitteet Yhteiset tietojärjestelmät Mahdollisuus seudulliseen yhteistyöhön Nykyaikaisten järjestelmien ja prosessien käyttöönotto Toimintaprosessien sähköistäminen Reaaliaikaisuus Sisäisen valvonnan apuväline tieto helposti saatavissa järjestelmästä