Kokemuksia projektimallin kehittämisest misestä sprinttimallilla Jani Lehtinen Tulosyksikön johtaja, Sovelluspalvelut Solteq Oyj 12.8.2009
Solteq Oyj Solteq on ohjelmistopalveluyhtiö, joka tukee asiakkaidensa kannattavuutta tehokkailla materiaalinohjauksen, taloushallinnon, omaisuudenhallinnan ja kunnossapidon järjestelmillä sekä perustietojen laadun parannuksella.
Vahvuusalueemme
ITOK Governance ITOK Governance on Solteqin yhteistyö- ja palvelumalli, joka toimii liiketoiminnan ja IT:n sillanrakentajana ITOK Governance sopimuksella määritellään yhteistyön ja palveluiden laajuus (roolit, vastuut, palvelut, prosessit jne.) Asiakkaamme saavat liiketoimintatarpeitaan ja tavoitteitaan vastaavat ohjelmistot ja palvelut Yhteistyön laajuus määritellään kolmella tasolla; strategisella, taktisella ja operatiivisella tasolla ITOK Governance asiakkaitamme: ITOK Governance malli perustuu mm ITIL viitekehykseen, ISO/IEC 20000 laatustandardiin ja Solteq STEPS Projektimalliin ITIL sisältää IT-palveluiden hallintaan ja tuottamiseen liittyvät parhaat käytännöt ja prosessit Solteqin STEPS projektimalli perustuu Suomen Projekti-Instituutin ABC Projektimalliin ISO/IEC 20000 on IT-palvelunhallinnan laatustandardi, joka perustuu ITIL:iin
Lähtökohdat projektimallin kehittämiselle Solteqissa Solteq on projektiliiketoimintaa harjoittava yritys: Kilpailukyvyn säilyttämiseksi ja parantamiseksi projektitoimintatapojen täytyy olla kunnossa Hyvä projektinhallinta on lisäarvo asiakkaalle ja laskutettavaa työtä Solteqille Asiakkaiden luottamus voitettava jo tarjousvaiheessa Projektien toteutuksen laatu varmistettava Solteq on laajentunut yrityskaupoilla: Useita erilaisia toimintatapoja Kukin yksikkö toimi omalla tavallaan, mutta asiakkaalle halutaan näkyä yhtenä Solteqina
Lähtökohdat projektimallin kehittämiselle Solteqissa Yhtenäisen projektikulttuurin perustaksi ei voitu ottaa minkään sisäisen yksikön tai ostetun yrityksen toimintatapaa Muutosvastarinnan alentamiseksi tarvittiin ulkopuolinen malli Muutostarpeen ja muutoksen johtamisen takana koko ylin johto Yhtenäisen mallin kehittäminen asiakasprojekteille oli ensimmäinen askel Nykyään myös kehitysprojekteissa hyödynnetään samaa projektimallia Projektiosaamisen kehittäminen ja projektipäälliköiden tukeminen jatkuu (projektipäällikköforum)
Miksi Solteq valitsi kehitystavaksi sprintin? Projektitoimintatavat haluttiin kuntoon nopeasti Perinteisellä kehittämistavalla projektimallin luontiin olisi mennyt kuukausia Kehittämiseen haluttiin sitouttaa Solteqin eri yksiköt mahdollisimman laajasti Aikataulujen sovittaminen sprinttinä oli helpompaa (ei lukuisia palavereja silloin tällöin) Myös uuden toimintatavan perusjalkautus avainprojektipäälliköille haluttiin tehdä tehokkaasti Koulutukset rinnakkaisryhmille
STEPS Projektimallin toteutus Aloituspalaveri 6.5.2008 ja kehityssprintti 9.- 11.6.2008 Versio 1.0 mallista valmiina 16.6.2008 Jalkautusvalmennukset 25.-26.8. ja 9.-10.9. Koulutettu 2x2x18 = 72 henkilöä Sisäiset info-tilaisuudet Johtoryhmä ja myynti Ensimmäinen projektipäällikköforum 6.11.2008 Projektitoimisto Esittelymateriaali Henkilöstön perehdyttäminen
STEPS Kehityssprintti Kehityssprinttiin osallistui 9 henkilöä Solteqista Valintaperusteena mahdollisimman kattava edustus eri yksiköistä, joissa erilaiset toimintatavat Kaksi konsulttia Suomen Projekti-Instituutista Vierumäeltä tilat 3 päiväksi Keskityttiin mallin luomiseen Eroon muista töistä Innovatiivinen ympäristö Puhelimet ja sähköposti kiinni Pitkiä päiviä 8:30-18
STEPS Kehityssprintti Projekti-Instituutin ABC Projektimalli toimi perustana Ryhmätöiden ja yhteisten keskustelujen avulla siitä muokattiin Solteqin toimintatavat ja päätöksentekokäytännöt huomioiva STEPS Projektimalli Myynnin prosessi yhdistettiin projektin toteutukseen Toteutuksen prosessit Ohjelmiston käyttöönottoprojekti Harmonisointiprojekti ABC luokittelu Mitä saatiin aikaiseksi?
Lopputulokset Dokumentti Tarkoitus Sisält ltö Kenelle? STEPS Projektimalli (ppt ( ppt) Kuvaa Solteqin projektimallin keskeiset periaatteet tiivistetysti esittämistä varten Solteqin projektimallin tausta, rakenne ja keskeinen sisältö Kaikille, ketkä haluavat esittää Solteqin projektimallia organisaatiossa STEPS Projektiohje (word ( word) Kuvaa projektinjohtamisen periaatteet Solteqissa ja yksittäisen projektin läpiviennin eri roolien näkökulmasta Projektinjohtamisen periaatteet Päätöksenteko projekteissa Projektin organisointi Ohjeet projektipäälliköille, ohjausryhmille ja omistajille Kaikille projekteissa työskenteleville, erityisesti omistajille, ohjausryhmän jäsenille ja projektipäälliköille STEPS Projektinjohtamisen dokumenttipohjat (word ( word) Toimii pohjana päätöksenteolle go/no-go päätöksissä Auttaa projektiin osallistuvia toimimaan määriteltyjen periaatteiden mukaisesti Projektikuvaus, projektisuunnitelma, viestintäsuunnitelma, riskienhallintasuunnitelma, edistymisraportti, muutospyyntö, loppuraportti Projektien omistajat, ohjausryhmät, projektipäälliköt, projektiryhmien jäsenet STEPS Projektien luokittelu (word word) Määrittelee tarkoituksenmukaisen projektinjohtamistason kullekin projektille Analyysilomake, jonka avulla määritellään projektille oikea johtamisluokka Projektin omistajille ja projektipäälliköille STEPS Terminologia (word ( word) Luo yhteisen kielen kaikille projekteissa työskenteleville Keskeiset projektinjohtamisen termit (Suomi, Englanti, Ruotsi) ja niiden selitykset (Suomi) Kaikille projekteissa työskenteleville
Salkunhallinnan taso DP0 DP1 DP2 Projekti- suunnitelma MS Projekti- ehdotus Projektinjohtamisen taso Asettaminen STEPS - perusrakenne Projektinjohtamisen suunnittelu Loppu- raportti Projekti- kuvaus Toteutuksen ohjaus Edistymisraportit MS DP3 Lopetus DP4 Projektityön toteutustaso Projektin tuotos
STEPS toteutusmallit Tehtävät toteutukselle ohjelmistotoimitukselle ja harmonisoinnille Dokumenttipohjia ohjaus- ja toteutusdokumenttien osalta
STEPS Projektiluokittelu Eri projektiluokissa tarvitaan eri tasoisia projektinjohtamisen käytäntöjä. Luokitus tehdään projektia asetettaessa. Mallissa on määritelty ne dokumentit (x), jotka ovat tarpeellisia ja vaadittuja kussakin projektiluokassa.
Projektinhallinnan dokumenttipohjat Projektikuvaus konkretisoi asiakastarpeen/projektiehdotuksen ja projektin päämäärä- sekä tuotostavoitteet. ABC Projektiluokan arviointi systemaattinen ja yhtenäinen tapa luokitella projektit niiden sisältämän riskitason ja kompleksisuuden mukaan. Tämän perusteella voidaan määritellä tarkoituksenmukaiset projektinjohtamisen käytännöt kullekin projektille. Projektisuunnitelma projektinjohtamisen ja läpiviennin kokonaissuunnitelma. DP2 päätös tehdään projektisuunnitelman pohjalta. Riskienhallintasuunnitelma tärkeä osa dokumentoitua projektisuunnitelmaa, johon riskit tulee tunnistaa, analysoida ja laatia varautumissuunnitelmat. Viestintäsuunnitelma lomake, joka helpottaa projektin sidosryhmien tunnistamista ja heihin kohdistuvan viestinnän suunnittelua Muutospyyntö lomake projektin toteutuksen aikana tapahtuvien muutosten hallintaan.