Aikuisopiskelijan viikko - Viitekehys alueellisten verkostojen yhteistyöhön Aikuisopiskelijan viikko tarjoaa mainion tilaisuuden toteuttaa tapahtumia yhteistyössä oman alueen eri organisaatioiden kanssa. Monet tapahtumat toteutuvat hyvin jo varsin toimivassa yhteistyössä, johon kuuluvat myös selkeät tapahtuman arviointimenetelmät (tapahtumien määrä tai tapahtumiin osallistuneet). Verkoston oman toiminnan arviointiin ei välttämättä kuitenkaan käytetä aikaa. Tämä dokumentti tarjoaa mallin, jota Aikuisopiskelijan viikkoa toteuttavat ryhmät voivat käyttää aloittaessaan yhteistyön rakentamista, kumppanuutta eri organisaatioiden välillä. Malli tarjoaa työkalun, joka auttaa järjestämään tapaamisia ja tukee yhteistyön arviointia. Alla olevaan taulukkoon on koottu työskentelyä ja arviointia tukevia kysymyksiä suunnittelun eri vaiheisiin. Yhteistyön arviointiin liittyvät kysymykset ovat värillisellä pohjalla. ALOITUS Kumppanuutta perustettaessa on tärkeää selvittää yhteiset tavoitteet. Onko huomioitu laaja yhteistyökumppaneiden kirjo? Kumppanien kirjolla on merkitystä Aikuisopiskelijan viikon toteutumiseen. Esimerkiksi taide, kulttuuri, ympäristö, media, työpaikat, ammattiyhdistykset. Oman alueen organisaatioiden kartoittamiseen voi käyttää hieman aikaa. Onko aikuisoppijoita mukana yhteistyössä? Onko olemassa opiskelijoiden edunajajia tai edustajia, joita voisi pyytää mukaan suunnitteluun? Onko yhteistyökumppaneilla samankaltaiset käsitykset Aikuisopiskelijan viikosta? Onko yhteisesti laadittuja lähtökohtia? Onko yhteisiä tavoitteita? Oliko kumppaneilla samankaltaiset käsitykset Aikuisopiskelijan viikon tavoitteista ja tuloksista? Onko jollakin yhteistyökumppaneista päävastuu tapahtuman järjestämisestä? Määriteltiinkö tavoitteet ja toivomukset? Auttavatko muut kumppanit koordinaattoria tehtävien hoitamisessa? Määrättiinkö vastuurooli jollekin kumppaneista? Kuinka mukana olevat kumppanit kokivat tämän työskentelytavan? 1
Keskustellaanko yhteistyön odotuksista ja velvoitteista, kirjataanko ne ylös? Laaditaan sopimus, jossa yhteistyön yksityiskohdat kirjataan. Perustetaanko ryhmä virallisesti? Keskusteltiinko odotuksista ja velvoitteista? Kirjattiinko ne? Tehtiinkö yhteistyöstä ns. sopimus? Miltä sopimuksen mukainen työskentely tuntui yhteistyökumppaneista? Kuinka kumppanuus toimii? Määritelläänkö yhteistyön tavoitteet (esimerkiksi deadlinet ja/tai määrälliset tavoitteet)? Tavoitteet rajaavat Aikuisopiskelijan viikon tapahtumaa ja antavat toiminnalle selkeämmän suunnan Onko tavoitteita, joita tapahtuman ulkopuoliset tukijat asettavat? Määriteltiinkö tavoitteet? Saavutettiinko tavoitteet käytännössä? Määriteltiinkö tavoitteita uudelleen prosessin edetessä? Jos niin, miksi? Määritelläänkö ryhmän jokaiselle jäsenelle rooli ja vastuu, esimerkiksi työryhmien kautta, joita muodostetaan tiettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi? Työryhmien muodostaminen voi lisätä verkoston tehokkuutta. Muodostettiinko työryhmiä? Toimivatko työryhmät tarkoituksen mukaisesti? Kuvataanko ohjaukseen ja toimeenpanoon liittyvät menetelmät erillisessä päätösasiakirjassa? Päätösasiakirja sisältää yksityiskohtaisen kuvauksen projektista, aikataulusta ja tehtäväjaosta. Tehtiinkö päätöksistä asiakirja? Sisälsikö päätösasiakirja tarpeelliset ja olennaiset tiedot, joita tarvitaan tapahtuman toteutuksessa? 2
Laaditaanko yhteistyölle ja suunnitellulle toiminnalle budjetti? Varainkeruuta voidaan tarvita Varhaisessa vaiheessa tehdyt sopimukset vastuunjaosta helpottavat työtä Onko budjetointi mahdollista? Sallliiko taloudellinen tilanne ryhmän työskentelyn? Ovatko vastuunjako selkeä kaikille kumppaneille ja helpottaako se työtä? Mitä kumppanuudessa tehdään? Laaditaanko toimintasuunnitelma aikatauluineen? Tehtävät kuvataan toimintasuunnitelmassa kronologisessa järjestyksessä. Lisäksi aikataulua suunniteltaessa jaetaan tehtävät ja määritellään erilaiset roolit. Laadittiinko toimintasuunnitelma? Osoittautuiko toimintasuunnitelma hyödylliseksi työvälineeksi? Jos ei, miksi? Laaditaanko markkinointi ja viestintäsuunnitelma? Markkinointi ja viestintäsuunnitelma antaa yhteistyökumppaneille mahdollisuuden tarkastella viestintätapoja, joilla parhaiten saavutetaan kohderyhmä/ryhmät. Laadittiinko markkinointi ja viestintäsuunnitelma? Tehtiinkö verkosto analyysi? Laaditiinko PR strategia erityisten kohderyhmien saavuttamiseksi? Minkälaisia kokemuksia syntyi? Päätetään tapahtumista ja toiminnoista, joita yhteistyössä toteutetaan. Mitä erilaisia rakennusaineksia löydetään? Lähestytäänkö tiettyä kohderyhmää? Ryhmällä voi olla kampanjateema/teemoja tai päiviä jotka keskittyvät tiettyihin Mitä viestintäkanavaa/kanavia käytetään? 3
asioihin. Osallistuvatko aikuisoppijat valmisteluun? Onko erityinen kampanjateema tai tietyille asialle omistettuja päiviä? Lähestyttiinkö tiettyä kohderyhmää? Vaikuttiko valittu lähestymistapa median valintaan? Osallistuivatko oppijat valmistelutyöhön? Mitä kokemuksia syntyi? Kirjataanko päätökset, joissa kuvataan mistä tehtävästä kukin kumppani on vastuussa? Voidaan muodostaa ohjausryhmä, joka päättää onko päätösasiakirja hyväksyttävissä tai työryhmä joka hoitaa tiettyjä tapahtumia tai toimintoja. Vaihtoehtoisesti koordinoivalla taholla voi olla (laaja) mandaatti toimintojen toteutuksen suhteen. Tehtiinkö päätöksistä asiakirja? Kattoiko asiakirjan sisältö kaikki toteutettavat toiminnot? Oliko tarpeen mukauttaa asiakirjaa missään vaiheessa? Jos kyllä, missä asiassa/asioissa? Kuinka kumppanit toteuttavat tapahtumia? Välittyvätkö tapahtumien yksityiskohdat kumppaneille, esimerkiksi kuka tekee ja mitä? Tämä voi liittyä tärkeimpien aiheiden ja/tai yksityiskohtaisen informaation yleiseen tiedotukseen. Mitä tietoa yhteistyökumppaneille välitettiin? Osoittautuiko välitetty tieto riittäväksi? Jos ei, milloin tieto ollut riittävää? Kuinka arvioidaan välitetyn tiedon laatua? Arviointi Ovatko kumppanit sopineet kuinka Kriteereihin voi sisältyä Aikuisopiskelijan viikolla järjestettävien 4
Aikuisopiskelijan viikolla toteutettuja tapahtumia ja toimintoja arvioidaan? Onko ulkopuolisilla tukijoilla vaatimuksia? Ovatko kumppanit sopineet tavasta, jolla ryhmän työskentelyä arvioidaan? Arvioitiinko Aikuisopiskelijan viikkoa määriteltyjen kriteereiden pohjalta? aktiviteettien määrä ja laajuus, kuinka yksilöt ja organisaatiot kokivat yhteistyön, sopimukset, budjetin ja muut toiminnot kuten markkinointi ja viestintä Ryhmä voi myös haluta kirjata muita hyötyjä, joita liittyi yhteistyössä tekemiseen jatkuuko yhteistyö Aikuisopiskelijan viikon ulkopuolella? Työskentelytavan arviointi hallinnollisella (ohjausryhmä) ja toiminnallisella (työryhmä) tasolla? Tapahtumiin osallistuneiden määrä, ryhmän toteuttamien tapahtumien määrä? Tuottiko arviointi tietoa, joka voi parantaa tai muuttaa tulevan viikon järjestelyä? Mitkä asiat koettiin onnistuneiksi? Mitä tulisi muuttaa tulevaisuudessa? 5