Kuopio, Käyttöohje, 12.2.2002

Käyttöohje Kuopio

Kuopio, Käyttöohje, 12.2.2002 Versiohistoria: Versio Pvm Laatija Muutokset 0.1 10.2.2002 Wesa Aapro T2-vaiheen mukaisen käyttöohjeen ensimmäinen versio. 1.0 11.2.2002 Ossi Jokinen Katselmointi ja oikolukukorjaukset T2-vaiheen palautusta varten. Kuopio2002, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 2

SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO...5 1.1 DOKUMENTIN KÄYTTÄJÄT...5 1.2 DOKUMENTIN KÄYTTÖTARKOITUS...5 1.3 INTRANETIN YLEISKUVAUS...5 1.4 MÄÄRITELMÄT, TERMIT JA LYHENTEET...5 2. ASENNUS JA KÄYTTÖÖNOTTO...6 2.1 ASENNUS...6 2.2 KÄYTTÖÖNOTTO...6 2.3 POISTAMINEN...6 3. INTRANETIN KUVAUS...7 3.1 YLEISTÄ...7 3.2 ILMOITUKSET JA VAROITUKSET...7 3.3 LISTAUKSET...7 3.4 TOIMINTONAPIT...8 3.5 SISÄÄN KIRJAUTUMINEN...8 3.6 OIKEAN NAPIN PIKAVALIKKO...8 3.7 OMA SIVU...8 3.8 JÄRJESTELMÄN OSIOT...8 3.8.1 Yhteystiedot...8 3.8.2 Resurssit...9 3.8.3 Ylläpito...9 4. TOIMINTOLUETTELO...10 4.1 YLEISTÄ...10 4.1.1 Sisään kirjautuminen...10 4.1.2 Osion vaihto...10 4.1.3 Alaosion vaihto...10 4.1.4 Kielen vaihtaminen...10 4.1.5 Ohjeiden saaminen...10 4.1.6 Palautteen lähettäminen...10 4.1.7 Uloskirjautuminen...10 4.2 KÄYTTÄJÄT...10 4.2.1 Listaa käyttäjät...11 4.2.2 Lisää käyttäjä...11 4.2.3 Muokkaa käyttäjää...11 4.2.4 Poista käyttäjä...11 4.3 TYÖNTEKIJÄT...11 4.3.1 Listaa työntekijät...11 4.3.2 Lisää työntekijä...11 4.3.3 Muokkaa työntekijää...12 4.3.4 Katsele työntekijän yhteystietoja...12 4.3.5 Poista työntekijä...12 4.4 YHTEYSHENKILÖT...12 4.4.1 Listaa yhteyshenkilöt...12 Kuopio2002, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 3

4.4.2 Lisää yhteyshenkilö...12 4.4.3 Muokkaa yhteyshenkilöä...12 4.4.4 Poista yhteyshenkilö...12 4.5 YHTEYSYRITYKSET...12 4.5.1 Listaa yhteysyritykset...13 4.5.2 Lisää yhteysyritykset...13 4.5.3 Muokkaa yhteysyritystä...13 4.5.4 Poista yhteysyritys...13 4.6 ASIAKKAAT...13 4.6.1 Listaa asiakkaat...13 4.6.2 Lisää asiakas...13 4.6.3 Muokkaa asiakasta...13 4.6.4 Poista asiakas...13 4.7 OMAT KONTAKTIT...13 4.7.1 Listaa omat kontaktit...14 4.7.2 Lisää/muokkaa/poista oma kontakti...14 5. INTRANETIN VAJAAVAISUUDET...15 6. ONGELMATAPAUKSET...16 7. HAKEMISTO...17 Kuopio2002, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 4

1. JOHDANTO 1.1 Dokumentin käyttäjät Tämä dokumentti on suunnattu asiakasyrityksen intranet-vastaavalle, joka opastaa yrityksen henkilöstöä intranetin käyttöönotossa. Luvut 3-5 voidaan sellaisenaan jakaa henkilöstölle käyttöohjeiksi. 1.2 Dokumentin käyttötarkoitus Dokumentin on tarkoitus antaa perinpohjainen selonteko intranet-järjestelmästä, sen toiminnoista ja etenkin siitä miten sitä käytetään. Dokumentti yksinään ei riitä Intranetin ymmärtämiseen vaan lukijalla on syytä olla myös käyttäjätunnus Intranet-järjestelmään, josta hän voi kokeilla järjestelmän käyttöä. Intranet on suunniteltu mahdollisimman intuitiiviseksi käyttää joten pelkästään järjestelmässä seikkailemalla on mahdollista oppia sen käyttäminen. 1.3 Intranetin yleiskuvaus Intranet on lyhyesti kuvattuna webbipohjainen PK-yrityksille suunnattu yrityksen toiminnanohjaustyökalu. 1.4 Määritelmät, termit ja lyhenteet [Vielä kesken.] Kuopio2002, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 5

2. ASENNUS JA KÄYTTÖÖNOTTO 2.1 Asennus Intranetin asennuksen hoitaa Innofactorin ammattitaitoinen asennushenkilöstö. Intranet asennetaan joko asiakkaan tai Innofactorin palvelimelle, josta sitä käytetään internetselaimen välityksellä. Intranetin käyttäjät eivät tarvitse mitään muuta ohjelmaa kuin Internet Explorer 5.0 tai uudemman selaimen, joka tulee vakiona mukana uusissa Windows-käyttöjärjestelmissä. 2.2 Käyttöönotto Järjestelmän laajamittainen käyttöönotto vaatii sitä käyttävän henkilöstön syöttämistä järjestelmään sekä salasanojen ja oikeuksien antamista käyttäjille. Tämän hoitaa yrityksen Intranetvastaava. Ohjeet tähän selviävät myöhemmin dokumentissa. 2.3 Poistaminen Järjestelmää ei tarvitse poistaa muualta kuin palvelimelta, koska se on webbipohjainen. Järjestelmän poistamisen palvelimelta suorittaa Innofactorin ammattitaitoinen asennuksenpoistohenkilöstö. Kuopio2002, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 6

3. INTRANETIN KUVAUS 3.1 Yleistä Intranet-järjestelmä sisältää seuraavaa PK-yrityksen toiminnanohjauksen työkalut: Työntekijöiden hallinta Asiakkaiden hallinta Yhteyshenkilöiden hallinta Yhteysyritysten hallinta Näiden lisäksi Intranet tarvitsee seuraavia sisäisiä työkaluja: Intranetin käyttäjien hallinta Kaikki nämä on integroitu yhdenmukaisen ja helpon, käytettävyyslaboratoriossa testatun käyttöliittymän alle. 3.2 Ilmoitukset ja varoitukset Järjestelmää käytettäessä saattaa syntyä lukuisia käyttäjälähtöisiä virhetilanteita. Virheet ilmoitetaan käyttäjälle aina yhdenmukaisella tavalla - punaisella kirjasimella kirjoitetulla virhetekstillä virheen syntymispaikan lähelle. Virheet ovat tyypillisesti syötekenttiin annettua virheellistä tai puutteellista tietoa. Jos käyttäjä on pitkään käyttämättä järjestelmää, saattaa käyttäjän session eli istunto vanheta. Tämä tarkoittaa että järjestelmän muistista katoaa jälki käyttäjästä ja tästä syystä käyttäjä joutuu kirjautumaan järjestelmään uudestaan ja aloittamaan istuntonsa alusta. Jos käyttäjä haluaa pysyvästi poistaa tietoa järjestelmästä, aukeaa aina dialogiikkuna jossa pyydetään vahvistus poistamisesta. Jos äärimmäisen harvinaisessa ja epätodennäköisessä tilanteessa järjestelmässä tapahtuu sisäinen virhe, annetaan virheilmoitus ja istunto keskeytetään. Virheilmoitus lähtee myös sähköpostilla Innofactorin ammattitaitoiselle tuotekehitysosastolle, ja mahdolliset toistuvat virheet eliminoidaan. 3.3 Listaukset Järjestelmässä listataan usein erilaisia asioita, kuten työntekijöitä. Listauksen yhteydessä on usein linkkejä joiden avulla voi rajata listausta. Linkit ovat joko aakkosia (aakkosen mukaan listattu) tai tyyppejä (esim. työntekijälistauksessa osastot). Tyypit voivat olla myös alasvetovalikkoja. Listojen yhteydessä on usein myös vapaa tekstihakukenttä jonka avulla voidaan rajata listausta. Kuopio2002, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 7

3.4 Toimintonapit Järjestelmä käyttää jatkuvasti yhdenmukaista käyttöliittymää ja toimintonapit on hajautettu sivulle yhdenmukaisella tavalla. Osion näkymään vaikuttavat napit ovat koko sivun ylälaidassa. Listauksiin vaikuttavat napit ovat listauksen yläpuolella. Listausten yhteydessä listaukseen voi lisätä uusia elementtejä sivun alalaidan kautta. Vahvistus- ja peruutus-napit ilmestyvät aina sivun alalaitaan. 3.5 Sisään kirjautuminen Intranetin käyttäminen vaatii sisäänkirjautumisen. Sisäänkirjautumisen sivu on ensimmäinen joka latautuu. Jos käyttäjän istunto vanhenee, tulee hänen kirjautua sisään uudestaan. 3.6 Oikean napin pikavalikko Kun hiiren oikeaa nappia painaa, avautuu hiiren kursorin kohdalle pikavalikko, josta voi vaihtaa kielen, saada ohjeita, antaa palautetta tai uloskirjautua järjestelmästä. Samat toiminnot löytyvät nappeina oikeasta ylälaidasta. 3.7 Oma sivu Sisään kirjauduttua aukeaa Oma sivu, eli sivu jolle on koottu kaikki kyseistä käyttäjää varten tärkeät toiminnot pienoiskoossa. [Tällä hetkellä omalla sivulla ei ole mitään toimintoja.] 3.8 Järjestelmän osiot Intranet-järjestelmä koostuu useasta eri osiosta: yhteystiedot, resurssit ja ylläpito. Eri osiot ovat tarkoitettu erilaisten toimintojen suorittamiseen. 3.8.1 Yhteystiedot Tässä osiossa voidaan käsitellä tietoa kaikista järjestelmään mitenkään liitetyistä henkilöistä tai organisaatioista. Sivu jakautuu alasivuihin yhteystietojen tyyppien mukaan: työntekijät, henkilöt, yritykset, asiakkaat. Tämä osio on jokaiselle työntekijälle erilainen sillä jokainen työntekijä saa itse lisäillä yhteystietoja. Yrityksellä on joitakin yleisiä yhteystietoelementtejä. Työntekijän oma osoitekirja on nimellä PDA (viittaa mahdollisuuteen kopioida yhteystiedot kämmentietokoneeseen). Kuopio2002, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 8

3.8.2 Resurssit Tässä osiossa voidaan käsitellä tietoa yrityksen resursseista. Sivu jakautuu alasivuihin eri resurssityyppien mukaan: työntekijät. [Tällä hetkellä löytyy ainoastaan työntekijäresursseja.] 3.8.3 Ylläpito Tässä osiossa voidaan lisätä järjestelmään käyttäjiä tai poistaa niitä, sekä muuttaa käyttäjien oikeustasoja. Yrityksen työntekijän ei tavallisesti tarvitse tätä osiota käyttää. [Tällä hetkellä tässä osiossa voi ainoastaan lisätä tai poistaa valmiilta työntekijältä oikeudet Intranetin käyttämiseen.] Kuopio2002, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 9

4. TOIMINTOLUETTELO 4.1 Yleistä 4.1.1 Sisään kirjautuminen Sisään kirjautuminen tapahtuu syöttämällä käyttäjätunnus omaan kenttäänsä ja salasana omaan kenttäänsä. Tämän jälkeen tulee painaa hyväksy-nappia. 4.1.2 Osion vaihto Osion vaihto tapahtuu vasemman ylälaidan alasvetovalikosta. Kun uusi osio on valittu, se latautuu automaattisesti. Omalle sivulle pääsee jokaisen osion yhteydessä olevan Oma sivu napin kautta. 4.1.3 Alaosion vaihto Jokainen osio jakautuu alaosioihin, esimerkiksi yhteystiedot erilaisten yhteystietotyyppien mukaan (henkilöt erotellaan yrityksistä). Alaosion voi vaihtaa ylälaidan napeista. 4.1.4 Kielen vaihtaminen Käyttöliittymän kielen voi valita joko oikean napin pikavalikosta, tai oikean ylälaidan linkistä. Kielen vaihto tapahtuu kahden välillä niin että kun suomi on valittu, voidaan vaihtaa ruotsiin, ja toisinpäin. 4.1.5 Ohjeiden saaminen Ohjeita saa joko oikean napin pikavalikosta tai oikean ylälaidan linkistä. Ohjesivusto on kirjamainen jota voi lukea. 4.1.6 Palautteen lähettäminen Palautetta voi lähettää joko oikean napin pikavalikosta tai oikean ylälaidan linkistä. Palautetta lähetetään erilliseltä sivulta antamalla oma sähköpostiosoite (esitäytetty) sekä palauteteksti. 4.1.7 Uloskirjautuminen Järjestelmästä voi kirjautua ulos joko oikean napin pikavalikosta tai oikean ylälaidan linkistä. Ulos kirjautuminen vie takaisin sisään kirjautumisen sivulle. 4.2 Käyttäjät Intranetin käyttäjät ovat henkilöitä (yleensä työntekijöitä) joilla on tunnus ja salasana Intranetiin. [Tässä versiossa ei vielä ole erilaisia oikeustasoja.] Käyttäjiä käsitellään ylläpito-osion kautta. Kuopio2002, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 10

4.2.1 Listaa käyttäjät Ylläpito-osion käyttäjät-sivulla on listattuna kaikki käyttäjät. [Tällä hetkellä sama kuin kaikki työntekijät.] Näistä osa saattaa näkyä harmaalla. Tällaisilla käyttäjillä ei ole käyttäjätunnusta eikä salasanaa. 4.2.2 Lisää käyttäjä Ylläpito-osion etusivun alalaidan napeista voidaan lisätä käyttäjä. [Tämä on sama kuin lisäisi uuden työntekijän.] Kun käyttäjä on lisätty, kysytään käyttäjälle tunnus ja salasana. Kun nämä on annettu, uusi käyttäjä on lisätty järjestelmään. 4.2.3 Muokkaa käyttäjää Käyttäjän muokkaus tapahtuu saman sivun kautta kun tunnuksen antaminen lisättäessä käyttäjää, mutta sinne pääsee klikkaamalla käyttäjälistasta yhtä käyttäjää. 4.2.3.1 Oikeustasot Käyttäjille voi määrittää oikeustasoja jokaisen Intranetin osion mukaan. Oikeudet voidaan rajoittaa yrityksen osastojen tasolle. 4.2.4 Poista käyttäjä Käyttäjän voi poistaa poistamalla käyttäjätunnuksen, eli poistamalla tekstin käyttäjätunnuskentästä käyttäjää muokattaessa ja tallentamalla muutokset. 4.3 Työntekijät Työntekijät ovat kaikki yrityksen työntekijät. Työntekijöitä käsitellään resurssitosion kautta. 4.3.1 Listaa työntekijät Työntekijät voi listata kolmesta paikasta: resurssit-osion työntekijät-sivulta, yhteystiedot-osion työntekijät-sivulta, sekä ylläpito-osion käyttäjät-sivulta [koska työntekijät ovat myös käyttäjiä]. Näistä ensimmäistä suositellaan sillä sitä kautta voi työntekijöitä käsitellä kaikkein monipuolisimmin. 4.3.2 Lisää työntekijä Resurssit-osion työntekijät-sivulta voi lisätä työntekijän alalaidan napista. Työntekijän voi myös lisätä ylläpito-osion käyttäjät-sivulta, jolloin työntekijälle annetaan myös käyttäjätunnus. Työntekijän lisääminen tapahtuu täyttämällä työntekijälomakkeen jossa kysytään kaikenlaista tietoa työntekijästä. Etunimi ja sukunimi ovat pakollisia kenttiä. Kuopio2002, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 11

4.3.3 Muokkaa työntekijää Työntekijää voi muokata resurssit-osion työntekijät-sivulta klikkaamalla listasta yhtä työntekijää. Työntekijän muokkaus tapahtuu samalla sivulla kun työntekijää lisättäessä. 4.3.4 Katsele työntekijän yhteystietoja Työntekijän yhteystiedot näkyy luonnollisesti muokkaamalla työntekijää, mutta myös yhteystiedot-osion työntekijät sivulta, jossa linkkiä klikkaamalla pääsee tarkastelemaan työntekijän yhteystietoja. 4.3.5 Poista työntekijä Työntekijän voi poistaa työntekijän muokkauksen kautta, alalaidan poista-napista. 4.4 Yhteyshenkilöt Yhteyshenkilöt ovat kuten puhelinmuistion rivit, eli vain yhteystietoja. Yhteyshenkilöt voivat olla yksityisiä tai julkisia. Yksityinen yhteyshenkilö tarkoittaa että se näkyy ainoastaan käyttäjälle ja julkinen näkyy kaikille käyttäjille. Yhteyshenkilöitä käsitellään yhteystiedot-osion henkilöt-sivun kautta. 4.4.1 Listaa yhteyshenkilöt Yhteyshenkilöt saa listattua yhteystiedot-osion henkilöt sivulta. 4.4.2 Lisää yhteyshenkilö Yhteyshenkilön voi lisätä yhteystiedot-osion henkilöt-sivun alalaidan napista, josta avautuu uusi sivu mihin voi täyttää yhteyshenkilön tietoja. Yhteyshenkilön voi lisätä julkiseksi tai yksityiseksi riippuen napista mitä painaa. 4.4.3 Muokkaa yhteyshenkilöä Yhteyshenkilöä voi muokata yhteystiedot-osion henkilöt-sivun listauksen elementtiä klikkaamalla. Muokkaus tapahtuu samalla sivulla kun mihin mennään yhteyshenkilöä lisättäessä. 4.4.4 Poista yhteyshenkilö Yhteyshenkilön saa poistettua yhteyshenkilön muokkauksen kautta. 4.5 Yhteysyritykset Yhteysyritykset ovat kuten yhteyshenkilöitä, joskaan niitä ei voi laittaa yksityisiksi. Yhteysyrityksiä käsitellään yhteystiedot-osion yritykset-sivun kautta. Kuopio2002, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 12

4.5.1 Listaa yhteysyritykset Yhteysyritykset saa listattua yhteystiedot-osion yritykset sivulta. 4.5.2 Lisää yhteysyritykset Yhteysyrityksen voi lisätä yhteystiedot-osion yritykset-sivun alalaidan napista, josta avautuu uusi sivu mihin voi täyttää yhteysyrityksen tietoja. 4.5.3 Muokkaa yhteysyritystä Yhteysyritystä voi muokata yhteystiedot-osion yritykset-sivun listauksen elementtiä klikkaamalla. Muokkaus tapahtuu samalla sivulla kun yhteysyrityksen lisääminen. 4.5.4 Poista yhteysyritys Yhteysyrityksen saa poistettua yhteysyrityksen muokkauksen kautta. 4.6 Asiakkaat Asiakkaat ovat yrityksiä tai henkilöitä joille on määrätty asiakkuussuhde. Asiakkaita pääsee tarkastelemaan yhteystiedot-osion asiakkaat sivulta. 4.6.1 Listaa asiakkaat Asiakkaat saa listattua yhteystiedot-osion asiakkaat sivulta. 4.6.2 Lisää asiakas Asiakkaan saa lisättyä yhteystiedot-osion asiakkaat-sivun listan alapuolella olevasta napeista (yksityis- tai yritysasiakas). [Kun projektit lisätään järjestelmään, asiakkaan voi lisätä ainoastaan sitä kautta.] Asiakasta lisättäessä siirrytään sivulle jossa tulee täyttää asiakkaasta tietoja. 4.6.3 Muokkaa asiakasta Asiakkaan tietoja voi muokata yhteystiedot-osion asiakkaat-sivun listan nimestä klikkaamalla. Asiakkaan tietojen muokkaus tapahtuu samalla sivulla kun asiakkaan lisäys. 4.6.4 Poista asiakas Asiakkaan voi poistaa asiakkaan muokkauksen kautta. 4.7 Omat kontaktit Omat kontaktit ovat henkilöitä jotka on lisätty ainoastaan käyttäjälle, sekä yleiset henkilöt joiden kohdalle käyttäjä on lisännyt merkintöjä. Kuopio2002, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 13

Omia kontakteja käsitellään yhteystiedot-osion henkilöt- sekä PDA-sivujen kautta. PDA tarkoittaa kämmentietokonetta, eli siis taskumuistiota ja PDA-sivun kautta käsitellään henkilöitä jotka on merkattu laitettavaksi kämmenmikron muistikirjaan. 4.7.1 Listaa omat kontaktit Osan omista kontakteista saa listattua yhteystiedot-osion PDA-sivun kautta. Tällä sivulla on listattuna kaikki henkilöt jotka on joko henkilön itse itselleen lisäämiä tai merkattu PDA-laitteeseen lisättäviksi. Henkilöt-sivulla on listattuna kaikki henkilöt ja ne joiden kohdalla on mitään merkintöjä, ovat omia kontakteja. 4.7.2 Lisää/muokkaa/poista oma kontakti Oman kontaktin voi lisätä helposti yhteystiedot-osion henkilöt-sivulta yksinkertaisesti lisäämällä henkilön perään merkintöjä (joulukortti, syntymäpäivämuistutus, PDA). Jos henkilön kohdalla ei ole merkintöjä, se ei ole oma kontakti. Kuopio2002, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 14

5. INTRANETIN VAJAAVAISUUDET [Dokumentti ja intranet ovat vielä keskeneräisiä.] Kuopio2002, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 15

6. ONGELMATAPAUKSET Kadonneissa pääkäyttäjän salasanoissa, yhteysongelmissa, Windows-ongelmissa ja kaikissa muissa ongelmissa, ottakaa yhteys lähimpään Innofactorin ammattitaitoiseen Intranet-support-työntekijään. Kuopio2002, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 16

7. HAKEMISTO [Ei vielä avainsanoja.] Kuopio2002, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 17