HAMA Hankinnasta maksuun tilannekatsaus Keijo Kettunen, maksuliikepäällikkö, Valtiokonttori Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämishanke Valtion taloushallinnon strategia 2020 asetti Hankinnasta maksuun prosessin keskeiseksi kehittämiskohteeksi - Hankintatoimen keskitetty organisointi virastossa muodostaa perustan prosessin tehokkaalle hoitamiselle - Tavoitteena on menojen käsittelyn automatisointi mahdollisimman suuressa määrin - Taloushallinnolla tulee olla perusosaamista hankintatoimesta ja samoin hankintatoimen tulee ymmärtää taloushallintoa. - Tavoitteena on vähentää yksistään menojen käsittelyn työmäärää yli 30 % vuoteen 2020 mennessä Valtiovarainministeriön Valtion hankintatoimen kehittämishanke 11.8.2014 29.1.2016. Tavoitteena mm. - Vahvistaa ja selkeyttää valtion hankintatoimen ohjausta ja organisointia - Lisätä hankintojen suunnitelmallisuutta ja seurantaa 4.6.2015 2 1
Näin yleisellä tasolla ei HAMA:n ohjeistus ole 4.6.2015 3 Hankinnasta maksuun -prosessi Taloushallinnon prosessialueet Suunnitelmista tuloksiin Hankinnasta maksuun 1. Hankintojen suunnittelu ja valmistelu 1.1 Vuosisuunnittelu 1.2 Kilpailutuskalenterin suunnittelu 1.3 Yksittäisen hankinnan suunnittelu ja valmistelu 2. Hankintojen kilpailuttaminen 3. Sopimushallinta 3.1 Sopimuksen laadinta 3.2 Tilaaminen (Tilha) 3.3 Sopimusten ja tilausten seuranta (Tilha, Kieku/BI) 4. Menojen käsittely (Kieku, Rondo) 4.1 Perustietojen ylläpito 4.2 Menotositteiden käsittely 4.3 Maksuunpano 4.4 Menotiliotteiden käsittely 4.5 Menojen käsittelyn kaudenvaihde Tilauksesta perintään Kirjauksesta tilinpäätökseen 4.6.2015 4 2
Hankkeen lopputulokset ja niiden hyödyntäminen Normistomuutokset TaA 29 3mom. Maksuliiketiliä voidaan kuitenkin käyttää automaattisia toimintoja käyttäen siten kuin valtiokonttori tarkemmin määrää. (30.12.2014/1435) Määräys tästä tulossa kesäkuussa 2015 4.6.2015 5 Hankkeen lopputulokset ja niiden hyödyntäminen Normistomuutokset TaA 38 3mom Ennen kuin virasto tai laitos tekee tilauksen, sopimuksen tai muulla tavoin sitoutuu menon maksamiseen (menopäätös), sen on varmistettava menon laillisuus ja tarkoituksenmukaisuus sekä määrärahan ja valtuuden riittävyys. Ennen menon maksamista viraston tai laitoksen on varmistauduttava, että asiakirja, johon meno perustuu, on asiallisesti ja numerollisesti oikea. Ennen menon maksamista on 69 b :ssä tarkoitetun taloussäännön nojalla tehtävään määrätyn henkilön hyväksyttävä meno. Hyväksyjän on varmistauduttava menoperusteen oikeellisuudesta. Hyväksyminen on päivättävä ja allekirjoitettava. Hyväksymismerkinnästä on käytävä ilmi tilit, joille meno kirjataan. Edellä 1 momentissa tarkoitettua menopäätöstä voidaan pitää myös menon hyväksymisenä, jos menopäätös on tehty esittelystä ja jos menopäätöksen perusteella maksettavaksi erääntyvien yksittäisten menoerien rahamäärä tai vastikkeellisten menojen määräytymisperuste on yksilöity menopäätöksessä. Menopäätöksestä tulee tällöin käydä ilmi päiväys, allekirjoitus ja tilit, joille meno kirjataan. (30.12.2014/1435) Ohje tästä tulossa kesäkuussa 2015 (Valtion maksuliikepalvelujen hoito) 4.6.2015 6 3
Hankkeen lopputulokset ja niiden hyödyntäminen Normistomuutokset TaA 43. Kirjausten tulee perustua päivättyyn, numeroituun ja hyväksyttyyn tositteeseen, joka todentaa kirjanpitotapahtuman. Muita kuin talousarviomenon osoittavia tositteita voidaan hyväksyä palvelukeskuksessa siten kuin valtiokonttori määrää. (30.12.2014/1435) Ohje/määräys tulossa kesäkuussa 2015 4.6.2015 7 Hankkeen lopputulokset ja niiden hyödyntäminen Hyvät käytännöt -ohje Tilha Hankkeessa määritettiin prosessialueen hyviä käytäntöjä yhdessä kirjanpitoyksiköiden, Palkeiden ja Hanselin kanssa. Hyvät käytännöt julkaistiin Valtiokonttorin ohjeena. Ohjeen liitteenä mm. suositus hankintakanaviksi eri hankintakategorioille Antaa kirjanpitoyksiköille eväät hankintojen tekemiseen eri välineillä (maksuaikakortti, Tilha, sopimuskohdistus, muu) - Hankkeessa kehitettiin Tilaustenhallintapalvelun (Tilha) toimivuutta (tuoteluettelot, raportointi, tilauksellisten laskujen käsittely) sekä määritettiin maksuaikakorttihankintojen periaatteita 4.6.2015 8 4
Tilhatuoteluetteloiden tuottaminen helpottuu Uusi väline tuoteluetteloiden tuottamiseen (Catman) Toimittajalle tuoteluettelon tuottaminen yksinkertaisella excelillä helppoa Toimittaja lähettää tuoteluettelon sähköpostin liitteenä Baswarelle ja Basware lataa sen kyseisen viraston Catmaniin Kirjanpitoyksiköt voivat itse julkaista tuoteluettelot julkaisuajankohdassa ei ole enää viivettä tuoteluettelo voidaan rajata näkymään vain esim. tietyille yksiköille Kirjanpitoyksiköt voivat arkistoida tai poistaa vanhentuneet tuoteluettelot Kirjanpitoyksiköt voivat ladata itse omat tuoteluettelonsa järjestelmään 4.6.2015 9 Raportointi havainnollistuu ja monipuolistuu Uusi raportoinnin väline Analytics Aiemmin ei ole ollut mahdollista raportoida Tilhasta: organisaatiokohtaisia lukuja käyttäjäkohtaisia tilausmääriä ja eurosummia tietoa aktivoiduista toimittajista ja valituista tilaustavoista tilaussuunnitelmia ja niiden käyttöastetta Tilha-tilausten ennusteraportointi (tilauksiin sidottu pääoma) osittain vastaanotettujen ja eri tilausvaiheessa olevien tilausten raportointi on puuttunut kokonaan nykyisin Tilha-järjestelmästä eri organisaatiotasojen ja liikekirjanpitotilien tehokas raportointi on puuttunut kokonaan Nyt tämä kaikki on mahdollista Lisäksi uusi raportointiväline mahdollistaa porautumisen tilausnumerolle ja perusdataan saakka 4.6.2015 10 5
Malli raportoinnista 4.6.2015 11 Tilauksellisten laskujen määrän kehittyminen (HAMA-hankkeeseen osallistuneet kirjanpitoyksiköt) Tilauksellisten laskujen %-osuus menotositteista 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 25% 24% 21% 19% 17% 16% 15% 15% 13% 13% 13% 10% 8% 8% 6% 2% 2% 2% 1% 1% 1% 0% 0% 0% 0% 1% 1% FMI MML Rise PHRAKL ELY UM Tulli Vero VK 2013 2014 1-3/2015 Kirjanpitoyksiköissä tilauksellisten laskujen osuus on kasvanut, kun tilaustenhallintapalvelu on otettu aktiiviseksi osaksi hankintatoimea. Tilaustenhallintapalvelun aktiivinen käyttö on edellyttänyt toimintatapojen ja tehtävien organisoinnin muutoksia. 4.6.2015 12 6
Tilauksellisten laskujen automaattisen käsittelyn kehittyminen HAMA-hankkeeseen osallistuneet kirjanpitoyksiköt Automaattisesti käsiteltyjen tilauksellisten laskujen %-osuus 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 68% 64% 59% 60% 44% 33% 34% 36% 25% 27% 29% 22% 23% 20% 21% 20% 13% 13% 11% 13% 8% 6% 2% 1% 0% 0% 0% FMI MML Rise PHRAKL ELY UM Tulli Vero VK 2013 2014 1-3/2015 Yllä kaaviossa on kuvattu se osuus tilauksellisista laskuista, jotka on käsitelty täysin automaattisesti (ilman palvelukeskuksen tai kirjanpitoyksikön toimenpiteitä). Tilauksellisten laskujen automaattisen käsittelyn aste on kehittynyt positiiviseen suuntaan sekä järjestelmiin tehtyjen muutosten että kirjanpitoyksiköiden toimenpiteiden vuoksi. Alkuvuoden 2015 tilanteessa merkittävin syy automaattisen käsittelyn epäonnistumiseen oli se, ettei vastaanottokuittausta oltu tehty Tilhassa. Toiseksi merkittävin syy oli tilauksen ja laskun summaerot. 4.6.2015 13 Hankkeen lopputulokset ja niiden hyödyntäminen Tilaaminen - Laskumäärillä painotettu tilauksellisten laskujen täsmäytymisaste oli hankkeen päättyessä yhteensä 39 % ilman, että laskujen sisäänluvun laajennus on toteutettu OpusCapitalla. - Tilauksellisten laskujen osuus HAMA-kirjanpitoyksiköillä 7,4 %. - HAMA:n kokemusten ja TAHA 2020 -strategia huomioiden tilauksellisille laskuille voidaan asettaan tavoitteeksi: Laskujen 70 %:n automaattinen täsmäytymisaste ja 20 40 %:n käyttöaste (puolet hankintasuunnitelmaan perustuvia) Voidaan saavuttaa 40 80 htv:n säästö 4.6.2015 14 7
Tavallinen ostolasku Sopimuskohdistus Palkeet Virasto Palkeet Virasto Lasku saapuu Lasku saapuu 5.6.2015 Lopputulosten hyödyntäminen Menojen käsittely -pääprosessi Perustietojen ylläpito - Toteutettiin kertatoimittaja-toiminnallisuus, joka siirretty tuotantoon. - Toiminnallisuus otettiin käyttöön Kiekun erä 3:n siirryttyä tuotantoon 1.4.2015. - Toiminnallisuus sujuvoittaa prosessia, mutta säästöt tästä eivät kovin merkittäviä. 4.6.2015 15 Menojen käsittely -pääprosessi Sopimuskohdistus tehostaa ostolaskujen käsittelyä Laskun esikäsittely Reititys Reskontra Maksuunpano Tiliotteiden käsittely Tiliöinti Asiatarkastus Hyväksyminen Laskun automaattinen kohdennus Reskontra Maksuunpano Tiliotteiden käsittely Sopimuksen tallentaminen Sopimuksen asiatarkastus Sopimuksen hyväksyminen Tehdään ennen ensimmäistä laskua ja sopimuksen muuttuessa 4.6.2015 16 8
Tavoitetilan prosessi Sopimus ja sopimuksellinen lasku Sopimuskohdistuksen piiriin valikoidaan sopimukseen perustuvia toistuvia laskuja, esim. vuokrasopimukset, siivouspalvelusopimukset, sähkönsiirtosopimukset, sähkösopimukset jne. Sopimuksen tiedot tallennetaan Rondoon lähtökohtaisesti sopimuksen voimassaoloajaksi. Sopimus asiatarkastetaan ja hyväksytään kirjanpitoyksikössä. Toimittaja lisää sopimusnumeron ensisijaisesti ostolaskun xml-tiedostoon sopimusnumero -kenttään. Sopimukselliset laskut kohdistuvat hyväksyttyyn sopimukseen ilman kiertoa kirjanpitoyksikössä. 4.6.2015 17 Sopimuksellisten laskujen määrän ja automaattisen käsittelyn kehittyminen 2000 1800 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 12/2014 1/2015 2/2015 3/2015 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Sopimukselliset laskut, lkm Sopimuksellisten laskujen automaatisen käsittelyn aste, % 12/2014 1/2015 2/2015 3/2015 Sopimuksellisia laskuja kpl/kk Automaattisesti käsitellyt sopimukselliset laskut 892 1.751 953 1.845 47 % 77 % 80 % 83 % 4.6.2015 18 9
Lopputulosten hyödyntäminen Menojen käsittely -pääprosessi Sopimuskohdistustoiminnallisuus - Laskumäärillä painotettu täsmäytymisaste hankkeen päättyessä 2015 oli 84,4 %. - Sopimuksellisten laskujen osuus HAMA-virastoilla 3,3 %. HAMA:n kokemusten ja TAHA 2020 -strategia huomioiden tavoite voidaan asettaa sopimuskohdistustoiminnallisuuden osalta: 90 %:n täsmäytymisasteeseen ja 15 30 %:n käyttöasteeseen Voidaan saavuttaa 80 160 htv:n säästö 4.6.2015 19 Menojen käsittely -pääprosessi Tavoitetilan prosessi lasku, jolla tiliöintikoodi Rondoon saapuu tiliöintikoodillinen lasku Rondo antaa laskulle tiliöintimallin mukaisen tiliöinnin Lasku asiatarkastetaan ja hyväksytään kpy:ssä Maksettu lasku Lasku siirtyy hyväksytyt - kansioon 4.6.2015 20 10
Tavoitetilan prosessi Tiliöintikoodi Palkeissa tallennetaan kirjanpitoyksikön antamien tietojen pohjalta tiliöintimalli ja tiliöintimallin laskulle laukaiseva ehto. Toimittajaa pyydetään lisäämään tiliöintikoodi ostolaskun xmltiedostoon ensisijaisesti tiliöintiviite-kenttään. Lasku, jolla on tiliöintikoodi, saa laskun sisäänluvun yhteydessä tiliöintimallin mukaisen tiliöinnin. Lasku asiatarkastetaan ja hyväksytään kirjanpitoyksikössä. Samaa tiliöintikoodia ja tiliöintimallia voi käyttää usealla laskulla. Olemassa olevien tiliöintimallien hyödyntäminen (muokkaaminen automaattiseksi) on mahdollista. Kirjanpitoyksikön tulee vuoden 2015 aikana ottaa tiliöintikoodi käyttöön vähintään kymmenen toimittajan kaikilla niillä laskuilla, joille tiliöintikoodi soveltuu. 4.6.2015 21 Tiliöintikoodilla käsitellyt laskut 800 Tiliöintikoodilla käsitellyt laskut 2015 761 700 600 500 400 300 200 100 104 104 0 Tammikuu Helmikuu Maaliskuu 4.6.2015 22 11
Lopputulosten hyödyntäminen Menojen käsittely -pääprosessi Tiliöintikoodi-toiminnallisuus - Toiminnallisuus tuotannossa - Valtiotasolla noin 5 15 % koko laskujen määrästä voi kuulua tiliöintikoodin piiriin, laskumäärissä noin 70 000 210 000 kappaletta Voidaan saavuttaa 15 45 htv:n säästö 4.6.2015 23 Lopputulosten hyödyntäminen Menojen käsittely -pääprosessi Maksuunpano automatisointi - Normistomuutokset toteutettu - Toiminnallisuus siirretään tuotantoon kevääseen 2016 mennessä Saavutetaan vähintään 1 htv:n säästö 4.6.2015 24 12
Lopputulosten hyödyntäminen Menojen käsittely -pääprosessi Menotiliotteiden käsittely - Automaatioaste hankkeen alussa noin 10 %, tällä hetkellä noin 55 %. - Automaatioaste voidaan nostaa vähintään 80 %:iin Voidaan saavuttaa 5 7 htv:n säästö 4.6.2015 25 Loppupäätelmät - TAHA 2020 -strategian tavoite yli 30 prosentin säästöistä tarkoittaa vähimmillään 280 htv:tta - HAMA:n tuloksia hyödyntämällä voidaan saavuttaa arviolta 140 293 htv:n säästöt - Käytännössä säästöpotentiaali on vielä tätä tavoitettakin suurempi, koska laskelmissa ei ole mukana esim. laskujen esikäsittelyä, joka voidaan pääosin koneellistaa tehokkailla toimenpiteillä voidaan laskujen täsmäytymisastetta kasvattaa entisestään (toimittajarahoitus) - Hyödyntämällä Hankinnasta maksuun -prosessin parhaita käytäntöjä (ohje), toimintojen keskittämistä, automaation lisäämistä sekä kehittämällä osaamista voidaan TAHA2020 strategian tavoitteiden toteutumista edistää parhaiten. 4.6.2015 26 13
Keskittäminen Automatisointi Työskentelytavat ja osaaminen 5.6.2015 Hankinnasta maksuun -prosessin ja tuottavuuden kehittämisen painopistealueita Budjetoinnin keskittäminen (karkeistaminen) Laskujen tiliöiminen Laskujen hyväksyminen Palkeiden lisäpalvelut Hankintatoimi ja tilaaminen Laskujen asiatarkastus Verkkolasku ja skannauspalvelu Sopimuskohdistustoiminnallisuus Tiliöintimallit Tilaustenhallintapalvelu: tilaukselliset laskut Tiliöintikooditoiminnallisuus Taloushallinnon kokonaisuuden hallinta Hankintatoimen analysointi TaA-muutosten hyödyntäminen Seurantakohteet ja sisäinen laskenta HAMA hyvät käytännöt -ohje Sopimushallinta Kirjanpitoyksikön sisäisten ohjeiden selkeys Välineosaaminen (esim. Kieku BI) 4.6.2015 27 Hankinnasta maksuun prosessiin liittyvät tehtävät 2015-2016 Tilaustenhallintasovelluksen käytön laajentaminen Tilaustenhallintasovelluksen kilpailuttaminen Sovelluksen tuotantoonsiirto Sopimuskohdistustoiminnallisuuden käyttöönottojen laajentaminen Tiliöintikoodin käyttöönottojen laajentaminen Maksuaikakortin tiliöintien automaation kehittäminen Maksuunpanon automatisointi Tiliotteen tapahtumien käsittelyn automatisointi Prosessin kehittäminen ja hyvien käytäntöjen levittäminen 2015 2016 2017 4.6.2015 28 14
Viime kädessä kyse on johtajuudesta, saavutetaanko tavoitteet. 4.6.2015 29 Hankinnasta maksuun prosessin tilanne kirjanpitoyksiköissä Hankinnasta maksuun prosessi parhaat kirjanpitoyksiköt: verkkolaskuprosentti, sopimukselliset, tilaukselliset laskut 15
Taustaa Tilastojen perusteella havaittavissa merkittäviä eroja parhaiden ja huonoimpien kirjanpitoyksiköiden osalta Tavoitteiden saavuttaminen vaatii aktiivista toimintaa kirjanpitoyksiköiltä Sopimuskohdistus- ja tiliöintikooditoiminnallisuuden sekä TILHA:n käyttöasteet eivät ole vielä riittävällä tasolla 4.6.2015 31 Kiitos! 4.6.2015 32 16
Parhaat kirjanpitoyksiköt, verkkolaskuprosentit Laskut yht Verkkolaskuja Verkkolaskuprosentti Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori 5947 5807 97,65 % Puolustushallinnon Rakennuslaitos 16439 15641 95,15 % Valtiovarainministeriö 1534 1437 93,68 % Hallinnon tietotekniikkakeskus 1447 1354 93,57 % Väestörekisterikeskus 900 834 92,67 % Puolustusministeriö 1175 1082 92,09 % Valtioneuvoston kanslia 3556 3271 91,99 % Verohallinto 7933 7279 91,76 % Suomenlinnan hoitokunta 1408 1280 90,91 % Maaseutuvirasto 1235 1122 90,85 % Lähde: Palkeet suoritemäärätaulukko 4.6.2015 33 Verkkolaskuprosentit hallinnonaloittain (tilanne 2015) Hallinnonala Verkkolaskut yhteensä Verkkolaskuprosentti VN 3949 98,97 % TP 1032 94,59 % VM 33 588 90,76 % LVM 16 926 89,86 % STM 14 004 88,01 % UM 5403 87,16 % TEM 40 282 85,84 % MMM 14 459 85,69 % OKM 19 963 84,84 % EK 3066 83,63 % SM 42 717 82,98 % OM 37 873 80,94 % PLM 52 043 80,10 % YM 3304 77,16 % Valtio yhteensä 288 609 84,50 % 4.6.2015 34 17
Parhaat kirjanpitoyksiköt, tilaukselliset laskut (tilanne 2015) Laskujen kokonaismäärä Automaattisesti käsitelty Manuaalisesti käsitelty Tilaukselliset yht Automaattisesti käsitelty % Tilha laskujen osuus % Puolustushallinnon Rakennuslaitos 16439 1155 2843 3998 28,89 % 24,32 % Puolustusvoimat 52189 0 12456 12456 0,00 %* 23,87 % Ilmatieteen laitos 3873 140 578 718 19,50 % 18,54 % Verohallinto 7933 805 558 1363 59,06 % 17,18 % Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea 1051 54 101 155 34,84 % 14,75 % Tulli 4915 171 544 715 23,92 % 14,55 % GTK - Geologian tutkimuskeskus 3038 72 288 360 20,00 % 11,85 % Maanmittauslaitos 5417 294 277 571 51,49 % 10,54 % Valtion taloudellinen tutkimuskeskus 319 8 19 27 29,63 % 8,46 % Tilastokeskus 1193 13 77 90 14,44 % 7,54 % 4.6.2015 35 Parhaat kirjanpitoyksiköt, sopimukselliset laskut (tilanne 2015) Viraston nimi Laskujen kokonaismäärä Automaattisesti käsitelty Manuaalisesti käsitelty Sopimukselliset yht Automaattisesti käsitelty % Sopimuksellisten laskujen osuus % ELY-keskusten ja TEtoimistojen kehittämis- ja hallintokeskus 47948 4207 922 5129 82,02 % 10,70 % Hallinnon 1447 39 12 51 76,47 % 3,52 % tietotekniikkakeskus Verohallinto 7933 226 31 257 87,94 % 3,24 % Ilmatieteen laitos 3873 36 37 73 49,32 % 1,88 % Elintarviketurvallisuusvirast o 4045 6 68 74 8,11 % 1,83 % Pelastusopisto 1263 2 14 16 12,50 % 1,27 % Maanmittauslaitos 5417 29 24 53 54,72 % 0,98 % Palkeet 1215 9 0 9 100,00 % 0,74 % Valtiokonttori 5049 27 9 36 75,00 % 0,71 % Tulli 4915 9 24 33 27,27 % 0,67 % Rikosseuraamuslaitos 18466 106 4 110 96,36 % 0,60 % Rajavartiolaitos 11960 21 37 58 36,21 % 0,48 % Puolustushallinnon Rakennuslaitos Lähde: Palkeet suoritemäärätaulukko 16439 20 14 34 58,82 % 0,21 % 4.6.2015 36 18
Parhaat kirjanpitoyksiköt, tiliöintikoodilliset laskut (tilanne 2015) Rajavartiolaitos 750 Verohallinto 481 ELY-keskusten ja TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus 175 Puolustushallinnon rakennuslaitos 129 Hallinnon tietotekniikkakeskus 68 Ulkoasiainministeriö 66 Rikosseuraamuslaitos 61 Maanmittauslaitos 59 Valtiokonttori 45 Liikenteen turvallisuusvirasto 24 Tiliöintikoodilliset yhteensä 1930 4.6.2015 37 Lisätietoja: Keijo.Kettunen@valtiokonttori.fi maksuliike@valtiokonttori.fi Kiitos! 4.6.2015 38 19