KURSSIHALLINTA TaikaKoulutus -käyttöohje
Yleistä ohjelmasta WWW- selaimella käytettävä ohjelma koulutustenhallintaan ja asiakashallintaan ja viestintään Käytettävät kokonaisuudet Koulutushallinta Koko prosessi: sähköinen ilmoittautuminen, kartoitukset, tehtävät, palautteet, laskutus jne Asiakashallinta Perusyhteystiedot Excel vienti/tuonti Jakelulistat ja asiakkaiden roolitus Viestintä ja tapahtumat integroituna Tehdyt toimenpiteet Tietojen päivitys Viestintä Personoidut viestit: sähköposti ja tekstiviesti
Sisäänkirjautuminen Avaa www-selain ja kirjoita koulutussaitin url-osoite Login-painike löytyy piilotettuna (yleensä oikeasta yläkulmasta) Anna oma käyttäjätunnus ja salasana
UUDEN KURSSIN LUOMINEN 1/2 Valitse etapahtuma-valikosta Koulutuksen-/Tapahtumahallinta Napauta Lisää tapahtuma Valitse tapahtuman tyypiksi Kurssi ja napauta Seuraava Valitse kurssin pohjaksi mahdollisesti otettavat tiedot (mallikursseista) Napauta Seuraava
Uuden kurssin luominen 2/2 Anna kurssille nimi ja ajankohta ja napauta Seuraava Luo kurssi tai palaa muuttamaan tietoja napauttamalla Edellinen Saat ilmoituksen kurssin luonnista ja voit siirtyä luotuun kurssiin napauttamalla Siirry luotuun kurssiin
Kurssin etusivu Kurssin etusivulle pääset valitsemalla vasemmasta reunan valikosta Kaikki tapahtumat ja napauttamalla listalla haluamasi kurssin nimeä Perustiedoista lisäät kurssin tärkeät tiedot Etusivulla näkyy mm. kurssin ilmoittautumisten tilanne yhdellä silmäyksellä (tarkempiin tietoihin pääset napauttamalla ko. kohdan kpl-määrää)
Perustiedot Anna tapahtuman status (alustava, aikataulutettu, pidetään, päätetty, peruttu) Jos koko kurssi järjestetään samalle asiakkaalle, valitaan asiakasyritys ja yritykselle voidaan tehdä Tilaajalasku Valitse mihin kurssiryhmään tai -ryhmiin kurssi kuuluu Täytä yleistiedot ja Tallenna. Perustiedot tulevat näkyviin ilmoittautumisessa ja vahvistuksissa. Tapahtuman palvelutunnus on yleinen ilmoittautumiskoodi tapahtumaan Tapahtumalla voi olla kaksi palvelutunnusta ne erotetaan pilkulla (ilman välilyöntejä) HUOM! Tämän ohjeen kuvakaappaukset etaikan koulutussaitilta, perustiedoissa näkyvät kentät voivat poiketa siitä mitä omalla saitilla on käytössä
Perustiedot, Kalenterissa näkyvät tiedot Kohdassa Ilmoittautumisen ajankohdan näyttäminen määrittelet näytetäänkö ilmoittautumisen ajankohdat kalenterissa ja millä tavoin Esim. vaihtoehdoilla Ei alkupäivää/ei loppupäivää ilmoittautumisen ajankohtia ei näytetä lainkaan Vaihtoehdolla Ei alkupäivää ja Loppupäivä kellolla ei ilmoittautumisen alkuaikaa näytetä mutta päättymisestä näytetään sekä päivä että kellonaika Ajankohtien näyttämisen asetukset on muistettava tarkistaa myös kalenterin asetuksissa Syötä lisäksi haluamiisi kenttiin ne lisätiedot, joiden haluat näkyvän kalenterissa Kohdassa Näytetään kalenterissa ajalla määrittelet aikavälin milloin koulutus näkyy kalenterissa
Perustiedot, Muut tiedot Muiden tietojen valinnan vaihtelevat, joten tässä kuvassa näkyvät kentät eivät ole käytössä kaikilla (kenttien näkyvyys määritellään asetuksissa) Esim. Opetustunnit-kentän tieto tulee oletusarvoksi kun osallistujalle määritellään tieto että hän on osallistunut koulutussuunnitelmaan liittyvään koulutukseen. Tästä toiminnosta tarkemmin näiden ohjeiden kahdella viimeisellä sivulla
Perustiedot, ilmoittautumisen asetukset ja hintatiedot Saa ilmoittautua -valinnassa on avattava ilmoittautuminen jotta se on ylipäänsä mahdollista. Alkuaika ja Loppuaika määrittelevät milloin ilmoittautuminen on auki Osallistujien max. määrä rajoittaa tilaisuuteen mahtuvien määrän. Jätä kenttä nollaksi, jos rajoitusta ei ole. Määrittele myös sallitaanko jonotus, ilmoittautuminen estyneeksi sekä peruminen ja tietojen muuttaminen Valitse miten tapahtuman ajankohta näytetään (mm. ilmoittautumisen vahvistusviestissä) Ilmoitt. lomakkeen kieli -kohdassa voit valita kielen jolla ilmoittautuminen tapahtuu Ilmoitt.lomakkeen kenttien määritys - kohdassa valitset kentät, joita haluat kysyä ilmoittautumisessa Lisäkysymykset voi lisätä vasta, kun olet kertaalleen tallentanut ilmoittautumisen Napauttamalla Muokkaa hintatietoja pääset määrittelemään hinnat sekä niiden näyttämisen ilmoittautujalle
Perustiedot, vahvistusviesti ja näkyvyyssäännöt Ilmoittautumisen vahvistusviesti Lähettäjän sähköpostiosoite on pakollinen Voit valita vahvistusviestiin liitettävän tiedoston napauttamalla Lisää tiedosto. Tiedosto on ensin lisättävä tapahtumaan Tiedostot-välilehdellä Mikäli haluat vahvistusviestiin liitteeksi vcalendar-tiedoston, liitä se tässä mukaan Ilmoittautumisen loppuinfo -teksti näytetään vahvistuksissa Tapahtuman näkyvyyssäännöt Tapahtuman näkyvyyssäännöillä voit määritellä esim. miten tapahtuma näkyy eri käyttäjäryhmille Jos haluat käyttää tapahtumaa mallipohjana lisää valinta ruutuun Tallenna mallipohjaksi Tallenna tapahtuma Voit myös kopioida tapahtuman kaikkine tietoineen.
Muut tuotteet Käytetään mm. tapahtuman yhteydessä jaettavien tai myytävien tuotteiden tilaamiseen Maksulliset tilattavat aina tätä kautta (ei maksulliset voi hoitaa esim. lisäkysymysten kauttakin) Tuotteita voi lisätä Uusi tuote -linkin avulla Käytetään myös jos jollekin erilliselle asialle/tuotteelle tarvitaan omat lisäkysymykset, hinta tms.
Tehtävät Listataan tehtävät, jotka liittyvät kurssin järjestämiseen Tehtävän voi osoittaa itselleen tai jollekin toiselle tiedonantona sähköpostitse tai se voidaan määritellä kuuluvaksi jollekin roolille
Kartoitukset Kartoituksia voi kysellä vain ennen kurssia tai sitten ennen ja/tai jälkeen kurssin Määrittele kartoitusten aukioloajat ja muut määritykset napauta Tallenna Luo kysymykset napauttamalla Alkukartoituksen/Loppukartoitukse n luominen Jos loppukartoituksessa käytetään samoja kysymyksiä kuin alkukartoituksessa, niin napauta Kopioi alkukartoituksen kysymykset loppukartoitukseen
Kartoitukset Kartoitusten kysymykset tehdään samaan tapaan kuin muutkin kysymykset järjestelmässä (lisäkysymykset, palautteet) Kysymysten hallinnalle on oma ohje Kartoituksen kysymykset voi myös kopioida mallipohjaksi tallennetusta tapahtumasta valitsemalla tapahtuma Kopioi Alkukartoitus-kysymykset - valintalistalta ja napauttamalla Kopioi Järjestelmään voi tuoda kysymyksiä myös tekstimuotoisena Tekstimuotoisten kysymysten tuonti kurssiin onnistuu napauttamalla Tuo kysymykset - linkkiä
Palautteet Kurssin jälkeen pyydetään osallistuneilta henkilöiltä palautetta kurssin onnistumisesta Myös palautteissa pystyy valitsemaan jo olemassa olevista kysymyksistä Luodaan samaan tapaan kuin lisäkysymykset
Ilmoittautumisten hallinta Ilmoittautuneiden katselu Ilmoittautumisen vastaanotto puhelimitse Ilmoittautumisen peruuttaminen Ilmoittautuneiden lisäkysymysten vastausten haut
Ilmoittautumisten katselu Valitse etapahtuma-valikosta Kurssi-/Tapahtumahallinta Napauta haluamasi kurssin nimeä, jolloin pääset sen etusivulle Napauta Ilmoittautunut-kohdasta kappalemäärää, jolloin näet tapahtuman ilmoittautuneet Osallistujat-välilehden kautta pääset myös katsomaan ilmoittautumisia
Ilmoittautumiset puhelimitse Siirry haluttuun tapahtumaan, siellä Osallistujat-sivulle ja Ilmoittautunut-välilehdelle Ilmoita uusi osallistuja = käy ilmoittautumisen vaiheet läpi (mm. lisäkysymykset). Lisää uusi osallistuja rekisteristä = lisää olemassa olevan henkilön tapahtuman osallistujaksi (asiakashallinnasta). Osallistuja lisätään mutta lisäkysymyksiin ei vastata jos lisäys tehdään rekisteristä Ilmoita uusi osallistuja- vaihtoehdolla teet normaalin ilmoittautumisketjun osallistujan puolesta. Vahvistus-vaiheessa voit valita lähetetäänkö vahvistusviesti ilmoittautujalle Napauttamalla - symbolia siirryt ilmoittautujan tietojen muuttamiseen ts. käyt ilmoittautumisen vaiheet läpi uudelleen. Tämä myös muuttaa aikaleimaa Päiväyssarakkeessa.
Ilmoittautumisen peruutus Siirry Ilmoittautunut-välilehdelle Valitse peruutettava henkilö Napauta Tilat-toimintovälilehteä Muuta tilaksi Perunut ja kirjoita peruutuksesta tietoa Lisätietokenttään Vahvista tilan muutos napauttamalla Vaihda tila
Lisäkysymysten vastausten haut Siirry ilmoittautuneisiin ja napauta Etsi, jonka jälkeen avautuu hakuehdot Valitse lisäkysymys ja sen vastaus ja napauta Hae. Ohjelma listaa kaikki kyseisellä tavalla vastanneet. Voit siirtää vastauksen valinneet Exceliin Vienti-toimintovälilehden toiminnoilla Saat vastaukset näkyviin listalle napauttamalla valinnan ruutuun Näytä tuotteet ja vastaukset
Vienti-välilehden toiminnot Siirry ilmoittautuneisiin ja avaa Vientivälilehti osallistujalistan alapuolella Välilehdeltä löytyy toimintoja, joilla kohdistat osallistujia asiakashallintaan liität osallistujia olemassa olevaan tai uuteen jakelulistaan luot osallistujista Excel-tiedoston tulostat erilaisia listoja, nimilappuja ja tarroja
Kotisivut Siirry Kotisivut-sivulle, valitse valintalistalta mistä kopioit kotisivut ja napauta Luo tapahtumalle kotisivut valitusta mallista Napauta Näytä tapahtuman kotisivut -linkkiä Editoi tapahtuman kotisivuja